Pengendalian Proses Perkuliahan Strata - 1

Transkripsi

1 FM-UII-AM-FSM-08/RO PROSEDUR SISTEM MUTU Pengendalian Proses Perkuliahan Strata - 1 FAKULTAS. Kode Dokumen : PM-UII-09 Versi / Revisi : 1/0 Tanggal Berlaku : 28 Februari 2000 Disahkan oleh, Diperiksa oleh, Disiapkan oleh, Prof. H. Zaini Dahlan, M.A. R e k t o r Dr. Ir. Luthfi Hasan, M.S. Kepala Perwakilan Manajamen Ir. Faisol AM, M.S. Pengendali Sistem Mutu

2 1. TUJUAN : Menjamin proses perkuliahan dapat berjalan baik sesuai dengan ketentuan. 2. RUANG LINGKUP : Program Strata-1 Fakultas.. 3. DEFINISI : a. Mata kuliah adalah bahan pelajaran yang harus disampaikan pada perkuliahan. b. Kuliah adalah proses penyampaian materi pelajaran kepada mahasiswa. c. Kartu Rencana Studi (KRS) adalah serangkaian mata kuliah per semester yang akan ditempuh oleh mahasiswa. d. Sarana Kuliah Standar adalah perlengkapan mengajar yang terdiri atas : papan tulis, alat tulis, overhead projector, transparansi standar, dan sistem pengatur suara. e. Evaluasi adalah suatu cara penilaian tentang penyerapan/pemahaman mata kuliah oleh mahasiswa, komponen-komponen evaluasi meliputi: presensi, UTS, UAS, dan Tugas-tugas Akademik lainnya. f. Praktikum adalah pemahaman materi kuliah dengan melakukan praktik langsung, pengujian atau pengukuran. g. Praktik Kerja adalah karya tulis ilmiah mahasiswa didasarkan atas pengamatan pekerjaan di lapangan sesuai bidang ilmu yang dipilih. h. Tugas Akhir adalah karya tulis ilmiah mahasiswa dari hasil penelitian, studi literatur, studi kasus, atau perancangan. i. Kuliah Kerja Nyata adalah penerjunan mahasiswa ke masyarakat untuk berinteraksi antara kemampuan mahasiswa dengan kebutuhan masyarakat. j. Yudisium adalah evaluasi semua kegiatan hasil perkuliahan untuk menetapkan kelulusan mahasiswa. 4. REFERENSI : 1. Prosedur Tinjauan Manajemen (PM-UII-01) 2. Prosedur Pengendalian Desain (PM-UII-04) 3. Prosedur Pengendalian Dokumen dan Data (PM-UII-05) 4. Prosedur Pengadaan Dosen (PM-UII-06) 5. Prosedur Pelatihan (PM-UII-18) Versi : 1 Revisi : 0 Halaman : 1 dari 10

3 5. PROSEDUR : 5.1 UMUM Semua kegiatan perkuliahan dikoordinasikan oleh Ketua Jurusan/Pembantu Dekan I Pengadaan dosen sesuai Prosedur Pengadaan Dosen (PM-UII-06) Bagian Pengajaran menyiapkan peralatan perkuliahan yang diperlukan sesuai dengan Formulir Pemeriksaan Persiapan Perkuliahan (FM-UII-AA-FPU-01) Pegawai administrasi yang terlibat dalam kegiatan proses perkuliahan harus sudah terlatih sesuai dengan prosedur pelatihan (PM-UII-18) Perkuliahan dilakukan dengan tatap muka di kelas dan atau di laboratorium sesuai jadwal yang telah ditetapkan, Permintaan sarana kuliah non-standar (selain OHP, spidol, mikrophone) oleh dosen harus seijin bagian pengajaran Perkuliahan dilaksanakan dalam semester gasal, semester genap, dan semester pendek, Bahan kuliah disusun oleh dosen pengampu mata kuliah di bawah koordinasi dosen koordinator, sesuai dengan Prosedur Pengendalian Desain ( PM-UII-04) Setiap mata kuliah paralel diketuai oleh dosen koordinator mata kuliah Setiap pertemuan kuliah didokumentasikan dalam Formulir Daftar Hadir Mahasiswa (FM-UII-AA-FPU-02) dan Formulir Daftar Hadir Dosen dan Realisasi SAP (FM-UII-AA-FPU-03) Setiap masa perkuliahan diakhiri dengan evaluasi belajar (ujian). Semua proses ujian dilaksanakan oleh Fakultas Bila ada masalah yang dapat mempengaruhi mutu proses perkuliahan, Bagian Pengajaran harus mencatatnya dalam Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-UII-AM-FSM-22), untuk ditindak lanjuti sesuai prosedur Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai (PM-UII-13). 5.2 KEGIATAN PRA KULIAH Versi : 1 Revisi : 0 Halaman : 2 dari 10

4 5.2.1 Semua mahasiswa baru wajib mengikuti kegiatan Pra-Kuliah yang meliputi : Pekan Ta aruf, Orientasi Nilai Dasar Islam (ONDI), Placement Test Agama, dan Placement test lainnya sesuai kebutuhan Pekan Ta aruf dilaksanakan oleh Lembaga Kemahasiswaan di bawah koordinasi Universitas (Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni) ONDI dikoordinasikan oleh Universitas (Pembantu Rektor Bidang Kemahasiswaan dan Alumni), sesuai dengan pedoman pelaksanaan ONDI Placement Test Agama dilaksanakan oleh LPPAI sesuai dengan pedoman pelaksanaan Placement Test Agama 5.3 PERSIAPAN PERKULIAHAN Dekan/Ketua jurusan menetapkan mata kuliah yang ditawarkan pada setiap semester, sesuai kurikulum yang berlaku Dosen Pengampu mata kuliah diusulkan oleh Ketua Jurusan disetujui Dekan, dan disahkan dengan Surat Keputusan Rektor, setiap semester Bagian Pengajaran menyiapkan Jadwal Kuliah dan dikonfirmasikan dengan Dosen Pengampu, Jadwal ujian, dan alokasi ruang kelas, diperiksa oleh Ketua Jurusan dan disetujui oleh Pembantu Dekan I Satu minggu sebelum perkuliahan dimulai, mahasiswa melakukan pengisian rencana studi yang dilakukan dengan cara : a. Mengisi Kartu Rencana Studi (KRS) dengan menggunakan Formulir Kartu Rencana Studi (FM-UII-AA-FPU-14) sesuai dengan Peraturan Pengambilan KRS, bagi jurusan yang belum menggunakan Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIMAK) b. Melakukan key-in langsung di unit komputer yang disediakan oleh Fakultas, sesuai dengan Peraturan Pengambilan KRS Bagian Pengajaran dan Rumah Tangga menyiapkan sarana perkuliahan, Formulir Daftar Hadir Mahasiswa (FM-UII-AA-FPU-02), Formulir Daftar Hadir Dosen dan Realisasi SAP (FM-UII-AA-FPU-03), dan kebutuhan sarana lainnya yang dibutuhkan dosen Limabelas menit sebelum kuliah dimulai, Bagian Pengajaran memeriksa kelengkapan kuliah dan kebersihan ruang kelas. Versi : 1 Revisi : 0 Halaman : 3 dari 10

5 5.4 PELAKSANAAN PERKULIAHAN Perkuliahan dilaksanakan sesuai jadwal, ruang kelas, SAP, dan tata tertib yang berlaku (Panduan Akademik), Pada kuliah pertemuan pertama, dosen pengampu diharuskan menjelaskan pelaksanaan perkuliahan dan sistem evaluasi Pada setiap pertemuan kuliah, mahasiswa wajib mengisi daftar hadir kuliah dengan menggunakan Formulir Daftar Hadir Mahasiswa (FM-UII-AA-FPU-02) diketahui oleh Bagian Pengajaran Setiap memberi kuliah, dosen wajib mengisi daftar hadir mengajar dan evaluasi SAP dengan menggunakan Formulir Daftar Hadir Dosen dan Realisasi SAP (FM-UII-AA-FPU-03), dan setiap akhir kuliah daftar tersebut diserahkan ke Bagian Pengajaran Pada akhir masa perkuliahan Bagian Pengajaran mengumumkan daftar mahasiswa yang tidak berhak mengikuti ujian dikarenakan tidak memenuhi persyaratan ujian, diketahui Ketua Jurusan/Pembantu Dekan I Dosen Pengampu yang berhalangan hadir mengajar harus memberitahu sebelumnya ke Bagian Pengajaran. Bagian Pengajaran mencatat dalam Formulir Dosen berhalangan Hadir (FM-UII-AA-FPU-13) Ketua Jurusan menyiapkan daftar dosen yang dapat menggantikan dosen pengampu (jika diperlukan) untuk tiap mata kuliah Dalam hal Dosen Pengampu berhalangan mengajar pada jadwal yang telah ditetapkan, penggantian waktu (hari lain) harus dibicarakan dengan mahasiswa (oleh Bag. Pengajaran). Penggantian oleh Dosen lain (sejenis/serumpun) dapat dilakukan oleh Ketua Jurusan/Pembantu Dekan I dengan melihat daftar dosen pengganti untuk tiap mata kuliah Kuliah Lapangan diselenggarakan oleh Jurusan, dilaksanakan atas dasar permintaan dari dosen pengampu Kuliah Umum diselenggarakan oleh Jurusan minimal sekali dalam satu semester reguler. Materi Kuliah Umum disesuaikan dengan topik dan kebutuhan pengembangan bidang ilmu tertentu. Versi : 1 Revisi : 0 Halaman : 4 dari 10

6 5.5 EVALUASI/UJIAN Evaluasi terjadwal berupa : Ujian Reguler dan Ujian Semsester Pendek, yang terdiri dari Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS). Semua ujian diselenggarakan sesuai Kalender Akademik dengan koordinasi oleh Bagian Pengajaran Bagian Pengajaran menyusun jadwal ujian berdasarkan data mahasiswa yang terdaftar pada setiap mata kuliah dengan menggunakan Formulir Jadwal Ujian Tengah/Akhir Semester (FM-UII-AA-FPU-04) yang disetujui oleh Pembantu Dekan I. Jadwal Ujian juga disampaikan kepada semua dosen penguji palinglambat satu minggu sebelum ujian dimulai Berdasarkan jadwal ujian yang telah disusun, Bagian Pengajaran membuat Formulir Daftar Hadir Mahasiswa (FM-UII-AA-FPU-02) dan Formulir Pengumuman Ruang Peserta Ujian Tengah/Akhir Semester (FM-UII-AA-FPU- 06) Semua materi dari evaluasi terjadwal dilakukan secara tertulis. Soal ujian dibuat oleh dosen pengampu dan harus diserahkan ke Bagian Pengajaran paling lambat 2 (dua) hari sebelum hari ujian Pada setiap pelaksanaan ujian, Bagian Pengajaran menyediakan Formulir Berita Acara Ujian (FM-UII-AA-FPU-07) dan Formulir Daftar Ketidakhadiran Mahasiswa (FM-UII-AA-FPU-08) yang diisi oleh penanggung jawab ruang ujian/pengawas. Formulir Daftar Ketidakhadiran Mahasiswa (FM-UII-AA-FPU- 08) yang telah diisi, dikirim oleh Bagian pengajaran kepada dosen pengampu mata kuliah yang bersangkutan Evaluasi tidak terjadwal berupa : tugas, test dan sejenisnya sepenuhnya diserahkan kepada dosen pengampu Nilai akhir hasil evaluasi adalah : 35 % nilai UTS + 50 % nilai UAS + 15 % nilai keaktifan lain yang ditentukan oleh dosen pengampu Bagian Pengajaran dan Bagian Umum menyiapkan alokasi ruang ujian, perlengkapan dan pengawas ujian Jawaban ujian harus diserahkan kepada Dosen Penguji pada hari dimana ujian dilaksanakan. Bagian Pengajaran bertanggung jawab atas semua kelambatan penyerahan jawaban ujian Dosen penguji harus menyerahkan hasil koreksi ujian ke Bagian Pengajaran paling lambat 7 (tujuh) hari setelah ujian dilaksanakan Versi : 1 Revisi : 0 Halaman : 5 dari 10

7 Proses nilai hasil ujian diproses oleh Bagian Pengajaran sesuai dengan Prosedur Kerja Proses Nilai Hasil Ujian Penanganan keluhan/protes mahasiswa tentang nilai hasil ujian dikoordinasikan oleh bagian Pengajaran dengan mengisi Formulir Ketidakpuasan Nilai (FM-UII- AA-FEA-01) dan disertai dengan mengisi Formulir Daftar Nilai Perubahan (FM- UII-AA-FEA-02) Bagian Pengajaran melayani keluhan/protes mahasiswa tentang nilai hasil ujian dalam waktu 4 (empat) hari setelah pengumuman hasil ujian dikeluarkan. Bagian Pengajaran menyerahkan Formulir Ketidakpuasan Nilai (FM-UII-AA-FEA-01) yang telah diisi kepada dosen yang bersangkutan untuk ditentukan hasilnya Hasil dari keluhan/protes mahasiswa tersebut dapat berupa : (a) Nilai tetap, jika materi yang dikeluhkan masuk akal tetapi tidak ada perubahan nilai; (b) Nilai berubah naik, jika materi yang dikeluhkan benar; (c) Nilai berubah turun, jika materi yang dikeluhkan tidak masuk akal (mengada ada). Perubahan nilai yang terjadi diumumkan dengan menggunakan Formulir Daftar Nilai Perubahan (FM- UII-AA-FEA-02) Pelaporan peserta dan hasil ujian ke Dirjen DIKTI dibuat oleh Bagian Pengajaran, disetujui Dekan dan disahkan Rektor sesuai Format yang berlaku Ketua Jurusan bertanggung jawab untuk melaksanakan evaluasi terhadap hasil ujian. Evaluasi dapat dilakukan dengan mengadakan rapat evaluasi bersama dengan dosen pengasuh mata kuliah atau dosen koordinator tiap mata kuliah. Hasil rapat dituliskan dalam Formulir Notulen Rapat (FM-UII-AM-FSM-05). Bila hasil evaluasi memerlukan tindakan perbaikan, maka segera ditindak lanjuti sesuai Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (PM-UII-14) Setiap akhir semester Bagian Pengajaran mengeluarkan hasil studi setiap mahasiswa dengan menggunakan Formulir Kartu Hasil Evaluasi Studi (FM-UII- AA-FEA-03) yang berisi daftar perolehan nilai dalam semester yang telah dilaksanakan. Setelah diisi, formulir tersebut ditandatangani oleh dosen pembimbing akademik dalam rangkap 3, disampaikan kepada mahasiswa yang bersangkutan, dikirim ke orang tua mahasiswa dan arsip Bagian Pengajaran. 5.6 PRAKTIKUM Praktikum dilaksanakan secara terjadwal di masing-masing laboratorium sesuai dengan mata kuliah terkait. Penentuan jadwal praktikum disusun oleh Kepala Laboratorium dan diketahui Pembantu Dekan I Pelaksanaan praktikum dikoordinasikan oleh Kepala Laboratorium. Versi : 1 Revisi : 0 Halaman : 6 dari 10

8 5.6.3 Kegiatan praktikum harus sesuai dengan jadwal praktikum, Satuan Acara Praktikum. Bila terdapat perubahan Satuan Acara Praktikum, perubahan tersebut diusulkan oleh Kepala Laboratorium Dosen dan asisten Pembimbing Praktikum ditetapkan oleh Ketua Jurusan/ Pembantu Dekan I. Selama proses praktikum, dosen/asisten wajib memberikan tugas mandiri/kelompok Hasil praktikum harus disusun dalam buku laporan praktikum, diperiksa dan disetujui oleh Dosen/Asisten Pembimbing Praktikum Penilaian didasarkan atas nilai post test, penyusunan laporan, dan nilai responsi sesuai praktikum yang dilaksanakan. 5.7 PRAKTIK KERJA Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan mengendalikan proses administrasi praktek kerja Mahasiswa yang telah memenuhi syarat untuk melakukan praktek kerja wajib mendaftarkan diri di Bagian Pengajaran dengan mengisi Formulir Praktek Kerja (FM-UII-AA-FPU-09) dan telah mencantumkan praktek kerja di Kartu Rencana Studi (KRS) Dosen pembimbing Praktik Kerja ditunjuk oleh Jurusan dan disahkan oleh Dekan. Lokasi dan materi Praktek Kerja ditentukan oleh dosen pembimbing Pelaksanaan Praktik Kerja termasuk bentuk dan tata aturan penyusunan laporan Praktek Kerja harus sesuai dengan peraturan yang tercantum pada buku pedoman Praktik Kerja Nilai Praktik Kerja diberikan oleh Dosen Pembimbing, diserahkan ke Bagian Pengajaran paling lama satu minggu setelah Laporan Praktek Kerja disetujui Laporan Praktik Kerja yang telah disetujui oleh Dosen Pembimbing dibuat rangkap 2 (dua), dengan distribusi ke: Perpustakaan dan arsip mahasiswa. 5.8 TUGAS AKHIR/SKRIPSI Pembantu Dekan I dibantu oleh Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan mengendalikan proses administrasi Tugas Akhir/Skripsi Versi : 1 Revisi : 0 Halaman : 7 dari 10

9 5.8.2 Mekanisme pelaksanaan, proses` bimbingan dan evaluasi tugas akhir/skripsi sesuai dengan Petunjuk Bimbingan Tugas Akhir/Skripsi yang dikeluarkan oleh Fakultas/Jurusan Pembimbingan dilakukan secara klasikal dan khusus. Ketua Jurusan menentukan waktu bimbingan klasikal, sedangkan waktu bimbingan khusus dilakukan oleh dosen pembimbing Tugas Akhir/Skripsi dapat ditempuh setelah mahasiswa memenuhi persyaratan akademik yang ditentukan oleh Fakultas Setelah mahasiswa menempuh semua proses evaluasi, dosen pembimbing akan mengijinkan mahasiswa tersebut untuk melaksanakan evaluasi akhir yaitu pendadaran. Persetujuan dosen pembimbing untuk pendadaran menggunakan Formulir Permintaan Pendadaran (FM-UII-AA-FPU-10) Bagian Pengajaran menerima pendaftaran untuk pendadaran dan memeriksa kelengkapan persyaratan yang diperlukan sesuai yang tertera di dalam buku pedoman Fakultas Bagian Pengajaran menyusun jadwal Pendadaran bagi mahasiswa yang telah memenuhi syarat Pendadaran, dan meminta persetujuan dari Ketua Jurusan dan Pembantu Dekan I Bagian Pengajaran mencetak dan mendistribusikan undangan menguji Pendadaran bagi dosen pembimbing dan dosen penguji yang telah disetujui, paling lambat 2 hari sebelum pendadaran dilaksanakan Proses pelaksanaan pendadaran dilaksanakan sesuai dengan Prosedur Kerja Ujian Pendadaran Nilai Tugas Akhir/Skripsi diberikan setelah mahasiswa menempuh pendadaran. Kelulusan pada pendadaran merupakan akhir dari masa studi mahasiswa Mahasiswa yang tidak lulus dalam Pendadaran wajib mengulang sampai didapatkan nilai lulus. Pengulangan sidang ditetapkan minimal 2 (dua) minggu dari sidang sebelumnya Setelah priode pelaksanaan Tugas Akhir/Skripsi selesai, Dekan dan para pembantu Dekan, Ketua dan Sekretaris Jurusan, Bagian Pengajaran melakukan rapat evaluasi pelaksanaan Tugas Akhir/Skripsi. Hasil rapat dicantumkan dalam Notulen Rapat. Jika terjadi penyimpangan/ketidaksesuaian, maka Dekan bertanggung jawab untuk mengambil langkah langkah yang diperlukan sesuai dengan Prosedir Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai (PM-UII-13) Versi : 1 Revisi : 0 Halaman : 8 dari 10

10 5.9 KELULUSAN SARJANA Bagi program studi yang mengadakan ujian langsung (tanpa ujian negara) kelulusan sarjana dari seorang mahasiswa dinyatakan langsung setelah lulus ujian pendadaran Bagi program studi yang mengikuti ujian negara, kelulusan sarjana dari seorang mahasiswa dinyatakan pada rapat yudicium ujian negara Tinjauan kelulusan semua mata kuliah (lulus teori) dapat dilakukan oleh Jurusan dengan maksud meringankan mahasiswa dari beban pembayaran SPP Setiap akhir masa pendadaran, Dekan menyampaikan kepada Rektor daftar mahasiswa yang telah dinyatakan lulus Pelaporan daftar kelulusan mahasiswa berikut daftar nilainya ke Dirjen DIKTI dilaksanakan oleh Universitas KULIAH KERJA NYATA Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata dikoordinasikan oleh Lembaga Pengabdian pada Masyarakat (LPM) UII Mahasiswa yang akan mengikuti KKN harus mencantumkan keikutsertaannya di Kartu Rencana Studi Mahasiswa dapat mengikuti KKN setelah menyelesaikan persyaratan jumlah kelulusan mata kuliah tertentu yang ditetapkan dalam Pedoman Pelaksanaan KKN Bagian Pengajaran menyusun daftar peserta KKN, disahkan oleh Pembantu Dekan I dan dikirimkan ke LPM UII Dalam melaksanakan KKN mahasiswa dibimbing oleh Dosen Pembimbing Lapangan (DPL). DPL diusulkan oleh LPM kepada Rektor, kemudian Rektor mengeluarkan SK pengangkatan DPL Paling lambat satu bulan setelah KKN berakhir, mahasiswa harus menyusun laporan KKN sesuai format yang ditentukan oleh LPM, diperiksa oleh DPL Setelah laporan KKN disetujui oleh DPL, LPM mengeluarkan sertifikat KKN. 6. Lampiran : A. Formulir Pemeriksaan Persiapan Perkuliahan (FM-UII-AA-FPU-01) B. Formulir Daftar Hadir Mahasiswa (FM-UII-AA-FPU-02) Versi : 1 Revisi : 0 Halaman : 9 dari 10

11 C. Formulir Daftar Hadir Dosen dan Relaisasi SAP (FM-UII-AA-FPU-03) D. Formulir Jadwal Ujian Tengah/Akhir Semester (FM-UII-AA-FPU-04) E. Formulir Pengumuman Ruang Peserta Ujian Tengah/Akhir Semester (FM-UII- AA-FPU-06) F. Formulir Berita Acara Ujian (FM-UII-AA-FPU-07) G. Formulir Daftar ketidakhadiran Mahasiswa (FM-UII-AA-FPU-08) H. Formulir Praktek Kerja (FM-UII-AA-FPU-09) I. Formulir Permintaan Pendadaran (FM-UII-AA-FPU-10) J. Formulir Dosen Berhalangan Hadir (FM-UII-AA-FPU-13) K. Formulir Kartu rencana Studi (FM-UII-AA-FPU-14) L. Formulir Ketidakpuasan Nilai (FM-UII-AA-FEA-01) M. Formulir Daftar Nilai Perubahan (FM-UII-AA-FEA-02) N. Formulir Kartu Hasil Evaluasi Studi (FM-UII-AA-FEA-03) O. Formulir Notulen Rapat (FM-UII-AM-FSM-05) P. Formulir Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FM-UII-AM-FSM- 22) Versi : 1 Revisi : 0 Halaman : 10 dari 10