IV. HASIL DAN PEMBAHASAN PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas.

Transkripsi

1 22 IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, Cibinong merupakan salah satu dari perusahaan air minum besar dengan jumlah pelanggan untuk satu cabang saja sekitar pelanggan. Perusahaan air minum ini memiliki sejarah yang cukup panjang dengan dimulai dari tahun 1977, dimana pada saat itu terjadi pembangunan sarana prasarana air bersih di Perum Perumnas Depok, berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Cipta Karya No. 28 / Kpts / CK / 1977 dengan organisasi pengelola, Badan Pengelola Air Minum (BPAM). Lalu pada tanggal 14 April 1983, didirikan Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Bogor yang bertempat di Gunung Batu Ciomas Bogor di bawah Pemerintah Daerah Kabupaten Bogor, dimana antara BPAM Depok dan PDAM Kabupaten Bogor merupakan pengelolaan yang terpisah. Selanjutnya pada tanggal 27 September 1988 terjadi fusi (penggabungan) antara BPAM dan PDAM Kabupaten Bogor, sehingga pengelolaan air minum dilakukan oleh satu pihak saja yaitu PDAM Kabupaten Bogor yang berkantor di Depok dan resmi menjadi Kantor Pusat Perusahaan Air Minum (PDAM) Kabupaten Bogor. Pada tanggal 11 November 1994 telah diserah terimakan pengelolaan Sumber Mata Air Ciburial dan Gubernur DKI Jakarta kepada Gubernur Jawa Barat. Kemudian dari Gubernur Jawa Barat ke Pemerintah Kabupaten Bogor dan kemudian pengelolaan selanjutnya diserahkan ke PDAM Kabupaten Bogor dari Pemerintah Kabupaten Bogor. Sejak saat itulah perusahaan air minum tersebut memulai perkembangannya sebagai salah satu produsen air minum di daerah Kabupaten Bogor. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor sendiri kini telah memiliki sebanyak sebelas cabang yang direncanakan untuk menambah menjadi 12 cabang pada tahun berikutnya, dan salah satu dari cabang tersebut adalah PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas yang terletak cukup dekat dengan lokasi kantor pusat perusahaan air minum tersebut. Melalui penerapan tujuan kerja yang sama, PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas memiliki visi, misi, hingga moto yang sejalan dengan kantor pusat. Visi dari PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor

2 23 adalah terwujudnya pelayanan yang mandiri, handal dan terpercaya. Sementara misi dari perusahaan ini adalah : 1. Memberikan pelayanan dengan kualitas air sesuai dengan persyaratan yang berlaku dan kuantitas yang memadai secara kontinu. 2. Membina dan menjalin hubungan baik dengan pelayanan dan stakeholder perusahaan. 3. Meningkatkan kualitas sumber daya perusahaan. 4. Meningkatkan kinerja keuangan perusahaan. 5. Mengutamakan pengembangan pada segmen rumah tangga dengan tetap memperhatikan segmen non rumah tangga. Sementara moto dari PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang sebelas adalah unggul dalam pelayanan, yang berarti perusahaan air minum ini berusaha memberikan pelayanan yang sebaik mungkin untuk para pelanggannya. Aspek inilah yang mendorong perusahaan air minum ini untuk terus memperbaiki pelayanan mereka bagi masyarakat khususnya para pelanggan mereka Unit Administrasi dan Keuangan serta Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas Unit administrasi dan keuangan merupakan unit yang secara umum bertugas untuk menangani proses masuk dan keluarnya uang, yaitu melayani pembayaran rekening air, rekening non air, hingga pembelian barang-barang inventoris kantor cabang pelayanan sebelas. Pembayaran rekening non air adalah pembayaran yang dilakukan pelanggan di luar pelunasan air yang telah terpakai, seperti pembayaran air melalui cicilan. Pembayaran cicilan hanya diperbolehkan jika tidak ada tunggakkan cicilan di bulan-bulan sebelumnya. Jika masih ada, maka pelanggan diminta melunasi cicilan sebelumnya dulu baru boleh meminta proses pembayaran serupa untuk bulan berikutnya. Secara umum tugas dari pegawai unit hubungan masyarakat atau Humas adalah melayani pengaduan dari pelanggan, serta menginformasikan jumlah rekening yang harus dibayar pelanggan dan tata cara melakukan pemasangan baru. Para staf Humas pun dapat menginformasikan mengenai tata cara melakukan pembayaran secara koletif bagi para pelanggan maupun calon

3 24 pelanggan. Gambar 2 berikut ini, merupakan Struktur Organisasi PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas. KEPALA CABANG SUTISNA KA.SIE HUMAS NURHELAWATI KA.SIE ADMINISTRASI DAN KEUANGAN MASWANDI KA.SIE TEKNIK M. ROJAK STAF HUMAS STAF ADMINISTRASI DAN KEUANGAN Staf Administrasi 1. M. Ridwansyah 2. Momi Maryami 3. Ambar 4. Budi 5. Galih Staf Lapang 1. Asep M. Yusuf 2. Armin 3. Andriman Aras 4. Syarif 5. Supriatna 6. Herry Staf Teller 1. Popi Sopiati 2. Lia S. 3. Ingeti Poetri Agha Staf Back Office Astuti Pujiwati Staf Gudang Syam Amir STAF TEKNIK 1. Jaka Suyatin 2. Harafik 3. Hendi Nugraha 4. Nasimin 5. Budi Dharma 6. Samsudin 7. Afrizal Cahyadi 8. Charolin BR. M. Keterangan : = Unit yang di analisis Gambar 2. Struktur organisasi PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Guna melakukan identifikasi lebih lanjut untuk implikasi manajerial, diperlukan data mengenai karakteristik pegawai. Berikut ini adalah karaktaristik dari pegawai Administrasi dan Keuangan. Pada Table 2, diketahui bahwa pendidikan untuk ketiga karyawan adalah sarjana dengan jurusan Ekonomi- Manajemen, maupun Akutansi. Selain itu, ketiga pegawai ini pun merupakan pegawai tetap dengan jabatan yang sama yaitu front office atau teller, dengan masa kerja yang berbeda-beda yaitu, untuk pegawai I dan II telah bekerja lebih dari lima tahun sementara untuk pegawai III, baru satu tahun.

4 25 Berdasarkan karakteristik pegawai tersebut, kinerja dari masing-masing pegawai mengalami perbedaan yang cukup signifikan, dimana pegawai yang telah lebih dari lima tahun bekerja di sana, dari segi kecepatan pengerjaan tugas-tugas mereka memang lebih cepat dari pada pegawai lainnya. Namun meski demikian, para pelanggan lebih banyak memilih untuk dilayani oleh pegawai III yang lama bekerjanya baru satu tahun sehingga produktifitas pegawai III terbilang tinggi. Table 2. Karakteristik Pegawai Administrasi dan Keuangan. No. Karakteristik Pegawai Pegawai Administrasi dan Keuangan I II III 1 Pendidikan Sarjana Sarjana Sarjana 2 Status jabatan Pegawai tetap Pegawai tetap Pegawai tetap 3 Lama bekerja 10 tahun 10 tahun 1 tahun 4 Usia 35 tahun 36 tahun 26 tahun Berikut ini adalah karaktaristik dari pegawai Humas. Pada Table 3, diketahui bahwa pendidikan untuk kelima karyawan adalah dimulai dari Diploma hingga sarjana dengan jurusan yang beragam. Kelima pegawai ini merupakan pegawai tetap dengan jabatan yang sama yaitu front office untuk humas, dengan masa kerja yang berbeda-beda yaitu, untuk dari kurang dari satu tahun hingga lebih dari lima tahun. Berdasarkan karakteristik pegawai Humas tersebut, sepertihalnya pegawai bagian Adminisrasi dan Keuangan, bagian Humas pun kinerjanya mengalami perbedaan bagi setiap pegawai. Pegawai I, dengan pendidikan Sarjana dan masa kerja yang cukup lama yaitu 15 tahun, menjadikan proses penyelesaian tugas pegawai ini menjadi cukup cepat. Begitupun dengan pegawai Humas III dan pegawai Humas 1V. Namun disebabkan oleh beberapa faktor internal dari lingkungan kerja pegawai, dimana pelanggan lebih banyak di layani oleh pegawai II maka tingkat produktifitas pegawai II lebih tinggi jika di bandingkan dengan pegawai lainnya.

5 26 Table 3. Karakteristik Pegawai Humas. No Karakteristik Pegawai Pegawai Humas I II III IV V 1 Pendidikan Sarjana Sarjana Diploma Sarjana Diploma 2 Status jabatan Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai tetap tetap tetap tetap tetap 3 Lama bekerja 15 tahun 1 tahun 10 tahun 15 tahun 3 tahun 4 Usia 40 tahun 25 tahun 38 tahun 42 tahun 28 tahun 4.3. Job Description Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Job description untuk pegawai unit Administrasi dan Keuangan dapat dilihat pada Tabel 4 dimana pada tabel tersebut diuraikan mengenai tugas-tugas kerja dari pegawai unit Administrasi dan Keuangan. Tabel 4, secara umum tugas dari seorang pegawai bagian Administrasi dan Keuangan adalah melaksanakan pelayanan pembayaran rekening air dan non air. Mengenai cara transaksi pembayaran, pelanggan dapat memilih berbagai alternatif transaksi mulai dari pembayaran secara langsung dengan datang ke loket-loket pembayaran air/non air, melalui E-Banking, hingga melalui pembayaran kolektif.

6 27 Tabel 4. Job Description pegawai unit Administrasi dan Keuangan. NO URAIAN TUGAS 1. Melaksanakan pelayanan pembayaran rekening air di loket. 2. Menyiapkan dan membuat bukti setoran ke bank. 3. Melaksanakan pembuatan laporan daftar penerimaan harian dan bulanan, BS, dan LPP. 4. Memberikan informasi tentang tata cara pembayaran rekening air dan non air melalui E-payment bank dan sms banking. 5. Melaksanakan invoice tagihan kepada pelanggan. 6. Membuat surat untuk kepentingan jajaran administrasi dan keuangan. 7. Melaksanakan koordinasi secara vertical dan horizontal. Tabel 5 berikut ini adalah tabel yang menjabarkan uraian tugas pokok tiap pegawai pada bagian Humas yang menjadi objek penelitian, yang tugas-tugas mereka tersebut telah disesuaikan oleh perusahaan dengan latar belakang dan kapasitas kemampuan dari setiap karyawan. Berdasarkan Tabel 5, secara umum tugas dari pegawai Humas yang paling utama adalah melayani keluhan dari pelanggan-pelanggan mereka baik keluhan yang dilakukan secara langsung dengan datang ke kantor cabang maupun melalui jalur telepon yang telah tersedia.

7 28 Tabel 5. Job Description pegawai unit Humas NO URAIAN TUGAS 1. Melayani complain atau keluhan pelanggan 2. Mencatat berbagai pengaduan pelanggan ke form BPS 3. Melayani permintaan sambungan baru 4. Membuat SPK penyambungan. 5. Membuat SPK exs putus. 6. Memindahkan hasil pencatatan ke DSML bulan berikutnya. 7. Menata semua arsip untuk memudahkan pencarian data. 8. Melayani penginformasian tagihan pelanggan melalui telepon. 9. Mempersiapkan pemberitahuan pelanggan tentang tunggakan rekening tiga bulan. 10. Memberikan informasi pada pelanggan atau calon pelanggan. 11. Memasukkan data pelanggan baru ke data sistem billing. 12. Membuat laporan bulanan dan tahunan. 13. Mempersiapkan surat masuk dan keluar. 14. Mengirim surat tagihan kepelanggan industri atau perkantoran Hari dan Waktu Kerja Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. PDAM Tirta Kahuripan yang merupakan salah satu badan usaha milik negara memiliki hari kerja yang disesuaikan dengan aturan perundangan yang ada. Sementara itu, karena penelitian ini dilakukan di pertengahan tahun 2011 maka data yang didapatkan hanya data sembilan bulan saja, yaitu dari Januari sampai September, sehingga jumlah hari kerja yang dihitung terhitung hanya persembilan bulan.

8 29 Jumlah hari kerja yang diperoleh dalam penelitian ini adalah 273 hari persembilan bulan, lalu jumlah hari kerja tersebut dikurangi dengan jumlah hari libur nasional yaitu 10 hari persembilan bulan, hari cuti sebanyak 12 hari kerja, dan hari sabtu serta minggu sebanyak 91 hari persembilan bulan, yang kemudian diperoleh jumlah hari kerja efektif pegawai yakni sebesar 160 hari. Hari cuti yang digunakan hanya hari cuti yang wajib di berikan pada pegawai karena berdasarkan penelitian yang telah dilakukan bahwa kesembilan responden untuk tahun 2011 ini hanya menggunakan cuti wajib tersebut sementara untuk cuti hamil dan cuti haji tidak digunakan. Sementara itu, jam kerja pegawai dimulai dari pukul 7.30 pagi hingga sore, dengan jumlah hari kerja selama satu minggu adalah lima hari Waktu Kerja Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Pengamatan penggunaan waktu kerja dilakukan selama kurang lebih satu bulan sesuai dengan hari kerja dan waktu kerja perusahaan dengan menggunakan work sampling yang dilakukan untuk orang per orang. Barnes yang dikutip dari Novera (2010) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Hal-hal yang dilakukan dalam penerapan work sampling selama penelitian adalah sebagai berikut : 1. Membuat formulir work sampling yang dapat dilihat pada Lampiran 1, dengan menentukan kisaran waktu per pengamatan yaitu setiap sepuluh menit. 2. Mengelempokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori produktif, tidak produktif maupun pribadi. 3. Setelah pengelompokan dilakukan maka seluruh waktu dari ketiga kategori itu dijumlahkan, dicari rata-ratanya. 4. Jumlah pengamatan yang diperoleh di kalikan dengan sepuluh karena lamanya waktu pengamatan adalah sepuluh menit, sehingga akan diperoleh jumlah penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif, tidak produktif maupun pribadi.

9 30 Kegiatan yang termasuk ke dalam kategori produktif adalah berbagai kegiatan yang berhubungan dengan tugas-tugas pokok tiap orang. Sementara itu, yang termasuk ke dalam jenis kegiatan yang tidak produktif adalah mengobrol, menunggu pelanggan datang, membaca koran, bermain game, terlambat datang kerja dan pulang lebih awal, lalu untuk jenis kegiatan yang tergolong ke dalam kategori kegiatan pribadi adalah makan, minum, shalat, tidur, ke toilet, mendengarkan musik dan olahraga ringan. Pada Tabel 6 berikut ini dapat dilihat mengenai jumlah penggunaan waktu untuk masing-masing kategori kegiatan yang dilakukan pegawai Administrasi dan Keuangan. Berdasarkan Tabel 6, diketahui bahwa jumlah waktu untuk kategori kegiatan produktif bagian Administrasi dan Keuangan adalah berkisar dari 70,59 persen hingga 76,47 persen, sementara untuk kegiatan tidak produktif berkisar dari 1,96 persen hingga 9,80 persen, lalu untuk kegiatan pribadi berkisar dari 13,73 hingga 21,57 persen. Berdasarkan tabel yang sama diketahui pula bahwa penggunaan waktu produktif yang paling tinggi dilakukan oleh pegawai Administrasi dan Keuangan II dan III. Factor yang menyebabkan kedua pegawai ini memiliki jam produktif yang tinggi adalah pertama kerena faktor jumlah pelanggan yang di layani oleh kedua pegawai memang lebih tinggi dari pegawai I. Faktor kedua adalah karena selain harus melayani pelanggan kedua pegawai pun dibebankan tugas untuk melakukan kegiatan administrasi bersifat keuangan seperti melakukan pembukuan keuangan untuk rekening air dan lain sebagainya karena latarbelakang pendidikan mereka yang memadai. Sementara untuk pegawai I penyebab rendahnya produktifitas kerjanya jika di bandingkan dengan pegawai II dan III karena, jumlah pelanggan yang mengantri di loketnya memang lebih sedikit di bandingkan dengan pegawai II dan III. Selain itu, kegiatan administrasi di bidang keuangan yang dikerjakan pun memang tidak sebanyak pegawai II dan pegawai II, khususnya untuk laporan keuangan yang di bebankan pada pegawai nomor II.

10 31 Tabel 6. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai unit Administrasi dan Keuangan. Unit adm & keuangan Total waktu (menit) Persentase (%) Jumlah Total Persentas e Pegawai I ,59 9,80 19, Pegawai II ,47 1,96 21, Pegawai III ,47 9,80 13, Rata-rata ,67 93, ,51 7,19 18, Keterangan : 1 = Jenis kegiatan produktif 2 = Jenis kegiatan tidak produktif 3 = Jenis kegiatan pribadi Jumlah penggunaan waktu untuk unit Humas yang dapat dilihat pada Tabel 7, dimana untuk bagian Humas, tingkat produktifitas berkisar dari 50,98 persen hingga 62,75 persen. Jumlah penggunaan waktu oleh pegawai untuk kegiatan yang tidak produktif berkisar dari 19,61 persen hinggga 25,49 persen, sedangkan untuk kegiatan pribadi jumlah waktunya berkisar 17,65 persen hingga 25,49 persen. Produktifitas tertinggi terdapat pada pegawai Humas nomor dua yaitu sebesar 62,75 persen, sedangkan produktifitas terendah diperoleh oleh pegawai nomor satu yaitu sebesar 50,98 persen. Tingginya penggunaan waktu produktif bagi pegawai nomor dua dikarenakan, tugas pokok dari pegawai ini cukup banyak sehingga banyak hal yang harus dilakukan, terutama dalam mengurus laporanlaporan dan arsip-arsip dimana selain itu, selain itu beliau pun masih harus melayani pengaduan pegawai baik langsung maupun melalui telepon serta membackup rekan kerjanya yang lain saat mereka melakukan kegiatan tidak produktif maupun lainnya, sedangkan produktifitas terendah diperoleh oleh pegawai nomor satu karena seringnya pegawai ini melakukan aktifitas tidak produktif dan aktifitas pribadi.

11 32 Tabel 7. Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai unit Humas. Total waktu Unit Persentase (%) Total (menit) Jumlah Humas Persentase Pegawai I ,98 19,61 29, Pegawai II ,75 19,61 17, Pegawai III ,94 21,57 25, Pegawai IV ,94 25,49 21, Pegawai V ,90 25,49 19, Rata-rata ,90 22,35 22, Keterangan : 1 = Jenis kegiatan produktif 2 = Jenis kegiatan tidak produktif 3 = Jenis kegiatan pribadi Menurut Ilyas (2004) yang dikutip dari Novera (2010), dikatakan bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Namun terlihat dari Gambar 3, yang menggambarkan mengenai penggunaan waktu kerja produktif bagi bagian Administrasi dan Keuangan, terlihat bahwa ketiganya masih memiliki nilai persentase dibawah 80 persen, yaitu pegawai I untuk Administrasi dan Keuangan adalah 70,59, kemudian pegawai II 76,47, dan pegawai III 76, Adm&Keu pegawai I pegawai II pegawai III Gambar 3. Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif pegawai unit Administrasi dan Keuangan Begitupun dengan hasil penggunaan waktu kerja yang produktif untuk bagian Humas seperti yang digambarkan pada Gambar 4. Terlihat pada Gambar 4

12 33 bahwa persentase produktifitas kelima pegawai masih di bawah 80 persen juga, yaitu untuk pegawai I 50,98, pegawai II 62,75, pegawai III 52,94, pegawai IV 52,94, dan pegawai V 54,90. Berdasarkan kedua hasil tersebut maka dapat dikatakan bahwa, baik bagian Administrasi dan Keuangan maupun bagian Humas penggunaan waktu kerja mereka masih belum optimal Humas pegawai I pegawai II pegawai III pegawai IV pegawai V Gambar 4. Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif pegawai unit Humas Proses Pengujian dan Analisis Data Analisis Kebutuhan Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Selain mendasari perhitungan analisis pada beban kerja yang ada, analisis jumlah kebutuhan tenaga kerja ini pun akan mendasari pada pendekatan tugas per tugas jabatan seperti yang tercantum pada Modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), terdapat beberapa pendekatan yang dapat dilakukan untuk melakukan perhitungan kebutuhan pegawai:

13 34 1. Menetapkan waktu kerja Penetapan waktu kerja efektif dihitung dengan menentukan jumlah hari dalam setahun, jumlah sabtu dan minggu dalam setahun, jumlah hari libur dalam setahun, dan jumlah cuti dalam setahun. Kemudian jumlah hari sabtu dan minggu ditambahkan dengan jumlah hari libur serta jumlah cuti yang menghasilkan total hari tidak bekerja atau libur, lalu jumlah hari dalam setahun itu dikurangi dengan total jumlah hari tidak bekerja. Namun dalam penelitian ini, dikarenakan data yang diperoleh hanya data dari bulan Januari 2011 hingga September 2011, maka jumlah hari dalam setahun dijadikan hanya persembilan bulan saja, sehingga berjumlah 273 hari. Setelah itu, jumlah hari libur nasional, dan jumlah hari minggu dibuat hanya persembilan bulan pula sehingga didapat jumlah hari libur nasional sebanyak sepuluh hari, sedangkan untuk total hari sabtu dan minggu sebanyak 91 hari. Jumlahkan total hari libur nasional yaitu sepuluh hari persembilan bulan, hari sabtu dan minggu sebesar 91 hari persembilan bulan, serta hari cuti yang wajib diberikan pada seorang pegawaiyakni 12 hari, sehingga diperoleh jumlah hari libur kerja adalah 113 hari persembilan bulan, kemudian 273 hari persembilan bulan dikurangi dengan jumlah hari libur kerja yaitu 113 hari persembilan bulan sehingga didapatlah jumlah hari kerja efektif yaitu sebanyak 160 hari persembilan bulan. Total jam kerja pegawaiadalah delapan jam 30 menit perhari atau 510 menit perhari, sehingga jumlah jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal, yaitu 510 menit perhari dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja atau allowance. Setelah itu hasilnya dijumlahkan dan dikalikan dengan 160 hari persembilan bulan hari kerja, maka didapatlah total jam kerja efektif untuk bagian Administrasi dan Keuangan adalah menit persembilan bulan sementara untuk bagian Humas sebesar menit persembilan bulan. 2. Menyusun waktu penyelesaian tugas Waktu penyelesaian tugas (WPT) diperoleh dengan mengalikan beban tugas persembilan bulan dengan standar kemampuan rata-rata, yang kedua data tersebut diperoleh melalui hasil wawancara terhadap pegawaimasing-

14 35 masing unit, sehingga semisal untuk WPT pegawai nomor dua bagian Humas, yaitu mencatat pengaduan di form bon permintaan service atau BPS 13 form per bulan per orang sehingga untuk sembilan bulan maka jumlah form yang dikerjakan adalah 113 form per orang persembilan bulan. Setelah itu, 113 dikalikan dengan jumlah waktu standar yang dibutuhkan dalam membuat satu form adalah satu menit, sehingga hasil WPT untuk mencatat berbagai pengaduan ke form BPS adalah 113 menit per 113 form persembilan bulan. Perhitungan secara rinci untuk bagian Humas beserta perhitungan WPT tugastugas pokok lainnya dapat dilihat pada Lampiran Menghitung kebutuhan pegawai Kebutuhan pegawai dapat dihitung dengan membagi total waktu penyelesaian tugas atau WPT masing-masing bagian dengan jam kerja efektif masing-masing bagian yang kemudian dikalikan dengan satu orang. Semisal, untuk bagian Humas, diketahui total WPT yang didapat dari hasil perhitungan sebelumnya, yaitu menit persembilan bulan. Sementara jam kerja efektif atau JKE bagian Humas adalah menit persembilan bulan. Maka cara menghitung kebutuhan pegawai untuk bagian Humas adalah total WPT menit persembilan bulan di bagi dengan JKE menit persembilan bulan, lalu dikalikan dengan satu orang, sehingga hasilnya adalah 2,03 atau dapat dibulatkan menjadi dua orang, yang berarti jumlah pegawai yang dimiliki bagian Humas masih terlalu banyak dibandingkan dengan kebutuhannya, yaitu lima orang berbanding dua orang. Bagian Administrasi dan Keuangan dengan total WPT sebesar menit persembilan bulan dan JKE sebesar menit persembilan bulan, maka pegawai yang dibutuhkan oleh bagian ini adalah 3,10 atau dapat dibulatkan menjadi tiga orang. Itu berarti jumlah pegawai untuk bagian administrasi dan keuangan khususnya bagian Teller sudah mencukupi atau sesuai.

15 Perbandingan Kebutuhan Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Cabang Pelayanan Sebelas Terhadap Kondisi Aktual. Rendahnya angka jumlah kebutuhan pegawa pada bagian Humas dibandingkan dengan jumlah pegawai aktual, yaitu pegawai yang dibutukan hanya dua orang, namun pada kenyataannya jumlah pegawai Humas ada lima orang, disebabkan oleh bebarapa faktor baik internal maupun eksternal, seperti beban kerja yang tidak bervariasi serta terdapat waktu-waktu dimana tidak begitu banyaknya pelanggan yang datang untuk melakukan pengaduan yang disebabkan oleh penerapan system pelayanan online. Sementara itu untuk bagian Administrasi dan Keuangan, diketahui bahwa kebutuhan karyawannya adalah tiga orang, dan jumlah pegawai Administrasi dan Keuangan untuk posisi front office pun ada tiga orang. Sehingga dapat disimpulkan bahwa jumlah pegawai posisi front office Administrasi dan Keuangan telah sesuai dengan jumlah pegawai yang dibutuhkan oleh bagian ini sesuai dengan beban kerja yang dibebankan pada pegawai untuk posisi ini. Perbandingan tersebut dapat dilihat pada Tabel 8 berikut. Tabel 8. Perbandingan jumlah pegawai aktual dan hasil perhitungan kebutuhan pegawai. BAGIAN Jumlah Pegawai Aktual (orang) Jumlah Pegawai yang Dianjurkan (orang) Selisi Jumlah Pegawai (orang) Administrasi dan Keuangan Humas Menurut hasil observasi dan wawancara, diketahui beberapa faktor penyebab perusahaan tetap mempekerjakan pekerja lebih dari beban kerja yang dibutuhkan, yaitu para pegawai yang berstatus pegawai tetap, sehingga perusahaan perlu berhati-hati dalam menindaklanjuti kelebihan pegawai yang ada.

16 Implikasi Manajerial Perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja pegawai Humas, dan bagian Administrasi dan Keuangan dapat menjadi dasar untuk perencanaan sumberdaya manusia bagi PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, Cibinong cabang pelayanan sebelas. Berdasarkan hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan Modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), diketahui bahwa untuk bagian Administrasi dan Keuangan jumlah pegawai aktualnya telah sesuai dengan jumlah pegawai yang dibutuhkan berdasarkan beban kerja yang ada, yaitu dengan jumlah pegawai aktual sebanyak 3 orang, dan jumlah pegawai yang dibutuhkan pun adalah tiga orang. Namun karena berdasarkan gambar diagram produktifitas untuk bagian Administrasi dan Keuangan masih di bawah 80 persen yaitu pegawai I 70,59, kemudian pegawai II 76,47, dan pegawai III 76,47, sehingga tetap disarankan untuk tetap melakukan evaluiasi untuk mendapatkan tingkat produktifitas yang optimal atau yang berada di atas 80 persen. Lalu untuk bagian Humas diketahui sesuai hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan Modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), diketahui bahwa jumlah pegawaiaktualnya masih lebih banyak dari jumlah pegawaiyang dibutuhkan mereka sesuai dengan beban kerja yang ada, yaitu dengan jumlah pegawai aktual sebanyak lima orang, sementara jumlah pegawai yang dibutuhkan hanya dua orang. Berdasarkan pendapat Ilyas dalam Novera (2010), dikatakan bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Namun terlihat dari Gambar 5 bahwa persentase produktifitas kelima pegawai Humas masih di bawah 80 persen juga, yaitu untuk pegawai I 50,98, pegawai II 62,75, pegawai III 52,94, pegawai IV 52,94, dan pegawai V 54,90, maka dari itu disarankan untuk melakukan evaluasi kembali, salah satunya untuk beban kerja pegawai unit

17 38 Humas, dan jumlah pegawai yang ada, sehingga efsiensi tanaga kerja yang diharapkan dapat terwujud. Perlu dipahami bahwa kesembilan pegawai yang ada adalah pegawai tetap di PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Sehingga perusahaan tidak bisa langsung memberhentikan pegawai yang nilai produktifitas kerjanya rendah. Sehingga beberapa saran yang dapat dianjurkan untuk menyelesaikan masalah kelebihan pegawai ini adalah dengan melakukan pengkayaan pekerjaan dan rotasi pegawai ke cabang lain dengan keahlian yang di sesuaikan dengan posisi baru dari tiap pegawai.