ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI PADA PERUSAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) TIRTA KAHURIPAN KABUPATEN BOGOR CABANG SEBELAS

Transkripsi

1 ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI PADA PERUSAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) TIRTA KAHURIPAN KABUPATEN BOGOR CABANG SEBELAS Oleh : NIKEN PROBORINI H PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2011

2 Judul : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Nama : Niken Proborini NIM : H Menyetujui, Dosen Pembimbing Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM NIP : Mengetahui, Ketua Departemen Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc NIP Tanggal lulus :

3 ABSTRAK NIKEN PROBORINI. H Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. Dibawah bimbingan ANGGAIRINI SUKMAWATI. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, merupakan Badan Usaha Milik Daerah atau BUMD yang tergabung ke dalam Persatuan Air Minum Seluruh Indonesia atau PERPAMSI, dimana asosiasi ini merupakan asosiasi perusahaan air minum terbesar di Asia Tenggara yang berdiri sejak tahun PDAM Tirta Kahuripan Kabupatn Bogor ini pun merupakan perusahaan brkinerja baik yang terbukti dari hasil penilaian kinrja yang dilakukan PERPAMSI TRHADAP PDAM di seluruh Indonesia pada tahun 2009, yang menunjukan bahwa perusahaan ini termasuk ke dalam golongan perusahaan sehat dari segi keuangan, manajemen, dan teknis yang dilakukan. Dari sebelas cabang pelayanan PDAM Tirta Kahuripan Bogor yang ada, PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang sebelas adalah cabang yang paling sering melakukan inovasi dalam perbaikan pelayanannya. Hal itu dibuktikan dengan pnerimaan sertifikat ISO hingga ikut menerapkan system billing online untuk memudahkan pelanggan dalam melakukan pembayaran. Setelah PDAM Tirta Kahuripa Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas menerapkan system billing online selama kurang lebih satu tahun hal itu berdampak pada penurunan jumlah beban kerja yang akan memungkinkan terjadinya kondisi under capacity. Kondisi under capacity dan over capacity dapat mengakibatkan inefisiensi tenaga kerja pada perusahaan. Guna mencegah dan menanggulanginya, perusahaan perlu melakukan analisis beban kerja yang pada akhirnya akan menjadi dasar bagi perushaan untuk mengetahui jumlah kebutuhan tenaga kerja untuk setiap pekerjaan. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Cibinong Bogor, akan mengubah sistem pelayanannya dari yang sistem pelayanan secara online. Tujuan dari penilitian ini, yaitu mengidentifikasi tugastugas pokok karyawan PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang 11, menghitung penggunaan waktu kerja karyawan PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang 11, dan menganalisa beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang 11 berdasarkan beban kerja yang riil. Jenis data yang digunakan, yaitu data primer berupa pengamatan langsung serta wawancara, dan data sekunder yang didapat dari buku-buku literatur. Analisis data untuk beban kerja menggunakan analisis work sampling, lalu dilanjutkan dengan perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang didasarkan pada modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004). Hasil penelitian ini adalah 1) Inti dari tugas pokok karyawan PDAM Tirta Kahuripan Kab.Bogor Cabang Pelayanan 11 adalah melayani pelanggan baik berupa pembayaran rekening air dan nonair, dan melayani pengaduan pelanggan. 2) Total jam kerja efektif untuk bagian Administrasi dan keuangan serta bagian Humas sebesar menit / 9 bulan. Jumlah waktu produktif bagian Administrasi dan Keuangan adalah berkisar dari 50,98-76,49 persen dengan persentasi penggunaan waktu produktif yang paling tinggi dilakukan oleh pegawai nomor II dan III. Jumlah waktu produktif untuk bagian Humas, berkisar dari 50,98-62,75 persen, dengan persentase tertinggi dimiliki oleh pegawai nomor II. 3) Beban kerja berdasarkan work sampling untuk bagian Administrasi dan Keuangan terdapat pada kondisi stabil atau beban kerja sesuai standar, sedangkan untuk bagian Humas kondisi yang terjadi adalah under capacit yang artinya tenaga kerja faktual lebih banyak dibandingkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai beban kerja yang ada.

4 ANALISIS BEBAN KERJA DAN KEBUTUHAN PEGAWAI PADA PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) TIRTA KAHURIPAN KABUPATEN BOGOR CABANG SEBELAS. SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA EKONOMI pada Program Sarjana Alih Jenis Manajemen Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi dan Manajemen Institut Pertanian Bogor Oleh : NIKEN PROBORINI H PROGRAM SARJANA ALIH JENIS MANAJEMEN DEPARTEMEN MANAJEMEN FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012

5 Judul : Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai (Studi Kasus PDAM Tirta Kahuripan Cabang Pelayanan Sebelas Kabupaten Bogor, Cibinong) Nama : Niken Proborini NIM : H Menyetujui, Dosen Pembimbing Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM NIP Mengetahui, Ketua Departemen Dr. Ir. Jono M. Munandar, M.Sc NIP Tanggal lulus : ii

6 RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan pada tanggal 22 September 1988 di Bogor, Jawa Barat, dengan nama lengkap Niken Proborini, dari pasangan sederhana yang berbahagia, yakni Bapak Bambang Mursodo dan Ibu Lilik Sulistyorini. Awal perjalanan studi penulis, dimulai di sebuah Taman Kanak-kanak bernuansa Islami bernama TK Assasul Islam, Bogor dan lulus pada tanggal 13 Juni Setelah itu, penulis pun melanjutkan studinya di sebuah sekolah dasar negeri, bernama SDN Pondok Rumput II, Bogor dengan tanggal kelulusan 26 Juni 2000, yang kemudian di teruskan lagi ke SLTP swasta bernuansa Islami di kota Bogor, bernama SLTP Bina Insani. Penulis lulus SLTP pada tanggal 21 Juni 2003 dan melanjutkan studinya kembali di SLTA Bina Insani Bogor, yang pada saat itu masih bernama SMA Bina Insani. Pada tanggal 19 Juni 2006, penulis lulus dari pendidik menengah atasnya, dan melanjutkan studinya di program diploma IPB, Bogor, jurusan Manajemen Agribisnis. Penulis yang lulus diploma pada tanggal 8 September, tahun 2009 dengan predikat sangat memuaskan, memutuskan untuk langsung mengejar gelar sarjananya di Program Sarjana Alih Jenis Manajemen IPB, Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi Manajemen. iii

7 KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis persembahkan pada Allah SWT atas berkah, petunjuk dan kasih-nya kepada Penulis dalam proses perampungan skripsi berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Pegawai pada Perusahaan Air Minum (PDAM) Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Sebelas.. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat untuk melakukan penelitian tingkat sarjana pada Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Secara umum skripsi ini bertujuan untuk mengetahui pengaruh diterapkannya sistem online terhadap beban kerja dan kebutuhan karyawan pada PDAM Tirta Kahuripan Cabang pelayanan sebelas Kabupaten Bogor, Cibinong. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini masih terdapat banyak kekurangan. Oleh sebab itu, kritik dan saran akan sangat berarti bagi penulis pribadi guna pengembangan diri kearah yang lebih baik lagi. Atas segala perhatian dan waktunya, penulis ucapkan terima kasih. Bogor, Februari 2012 Niken Proborini iv

8 UCAPAN TERIMA KASIH Penyusunan skripsi ini banyak dibantu oleh berbagai pihak baik secara moril maupun materiil. Oleh karena itu, penulis sangat berterima kasih kepada : 1. Dr. Ir. Anggraini Sukmawati, MM. selaku dosen pembimbing atas kesediaannya untuk meluangkan waktu dan membimbing penulis untuk menghasilkan tulisan yang optimal dengan segala keterbatasan penulis. 2. Dra. Siti Rahmawati, M. Pd. dan Lindawati Kartika, SE, M.Si. atas kesediaannya untuk meluangkan waktu untuk menjadi dosen penguji. 3. Seluruh karyawan PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, Cibinong, Pusat dan Cabang Pelayanan sebelas, atas kesediaannya untuk menjadi objek penelitian penulis. 4. Seluruh jajaran staf dosen di Fakultas Ekonomi Manajemen Program Sarjana Alih Jenis, yang telah mendidik dan membantu penulis untuk lebih berkembang menjadi lebih baik, selama proses pembelajaran. 5. Ayah dan Ibu tercinta. Semoga Allah SWT memberikan pahala terbaik untuk Ayah dan Ibu. 6. Rekan-rekan mahasiswa yang saya banggakan, khususnya : Dwi Putri Sundari, Dine Ratna Fitriani, RR. Retno Rizki Yuliana Putri, dan RR. Yuki Nurcahya. 7. Pihak-pihak lainnya yang tidak dapat disebutkan satu-persatu, semoga Allah selalu melindungi kalian semua. v

9 DAFTAR ISI Halaman RINGKASAN RIWAYAT HIDUP. KATA PENGANTAR. UCAPAN TERIMA KASIH... DAFTAR ISI DAFTAR TABEL DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Rumusan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Ruang Lingkup Penelitian. 3 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Teoritis Beban Kerja Jumlah Pegawai dan Perhitungannya Work Sampling Penelitian Terdahulu III. METODE PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Konseptual Penelitian Penentuan Lokasi dan Penelitian Data dan Sumber Data Populasi dan Sampel Penelitian Metode Pengumpulan Data Pengolahan dan Analisis Data Pengolahan Data Analisis Work Sampling IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas Unit Administrasi dan Keuangan serta Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas iii iv v vi viii ix x vi

10 4.3. Job Description Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas Hari dan Waktu Kerja Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas Waktu Kerja Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas Proses Pengujian dan Analisis Data Analisis Kebutuhan Pegawai Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas Perbandingan Kebutuhan Karyawan Unit Administrasi dan Keuangan serta Pegawai Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas Terhadap Kondisi Aktual Implikasi Manajerial KESIMPULAN DAN SARAN a. Kesimpulan b. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN vii

11 DAFTAR TABEL No Halaman 1. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas Karakteristik pegawai Administrasi dan Keuangan Karakteristik pegawai Humas Job Description pegawai Administrasi dan Keuangan Job Description pegawai Humas Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai Administrasi dan Keuangan Jumlah penggunaan waktu kerja pegawai Humas Perbandingan pegawai aktual dan yang dianjurkan viii

12 DAFTAR GAMBAR No Halaman 1. Kerangka pemikiran konseptual Struktur organisasi PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif pegawai unit Administrasi dan Keuangan Diagram batang penggunaan waktu kerja produktif pegawai unit Humas ix

13 DAFTAR LAMPIRAN No Halaman 1. Formulir Work Sampling Perhitungan kebutuhan pegawai Administrasi dan Keuangan Perhitungan kebutuhan pegawai Humas x

14 1 I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, merupakan sebuah perusahaan besar penyedia air bersih, dimana perusahaan ini merupakan Badan Usaha Milik Daerah atau BUMD yang tergabung ke dalam sebuah organisasi bertaraf internasional yaitu Persatuan Perusahaan Air Minum Seluruh Indonesia atau PERPAMSI, dimana asosiasi ini merupakan asosiasi perusahaan air minum terbesar di Asia Tenggara yang berdiri sejak tahun PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor ini pun merupakan perusahaan berkinerja baik yang terbukti dari hasil penilaian kinerja yang dilakukan PERPAMSI terhadap PDAM di seluruh Indonesia padaa tahun 2009, yang menunjukan bahwa perusahaan ini termasuk ke dalam golongan perusahaan sehat, dari segi keuangan, manajemen, dan teknis yang dilakukan. Meski telah dinilai baik, namun PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor terus berusaha memperbaiki kualitas pelayanannya dan melakukan pengembangan usaha. Hal itu dibuktikan dengan startegi perluasan wilayah pelayanan yang dilakukan PDAM beberapa waktu yang lalu. Wilayah-wilayah baru yang akan dimasukkan ke dalam wilayah pelayanan PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor itu adalah wilayah Cileungsi, Gunung Putri, Jonggol, dan Cariu. Selain pengembangan usaha, strategi peningkatakan pelayanan pun dilakukan oleh pihak PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, seperti penandatanganan nota kesepakatan antara PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor dengan pihak Perum Perhutani KPH Bogor, dalam usaha penyediaan air bagi masyarakat. Dari sebelas cabang pelayanan pada PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor yang ada, PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas adalah cabang pelayanan yang paling sering melakukan berbagai inovasi dan perbaikan dalam rangka peningkatakan pelayanan mereka terhadap pelanggan. Strategi-strategi peningkatan pelayanan itu diantara adalah penawaran potongan harga bagi para pelanggan, mendapatkan sertifikat ISO, hingga ikut menerapkan sistem billing online untuk memudahkan pelanggan dalam melakukan pembayaran rekening air dan non air.

15 2 Berdasarkan pengamatan dan wawancara pendahuluan, diketahui bahwa setelah PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas menerapkan sistem billing online selama kurang lebih satu tahun, hal itu berdampak pada penurunan jumlah pelanggan yang melakukan cara pembayaran secara langsung atau datang langsung ke loket-loket pembayaran. Penurunan jumlah pelanggan yang datang untuk membayar secara langsung berdampak pada penurunan beban kerja atau jumlah pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap karyawan. Kondisi inilah yang disebut oleh Mangkuprawira (2003) sebagai kondisi under capacity atau kondisi dimana beban kerja yang diberikan pada seorang pegawaiterlalu sedikit dibandingkan dengan kemampuan dan waktu kerja yang dimilikinya. Kondisi under capacity dan over capacity dapat mengakibatkan inefisiensi tenaga kerja pada perusahaan. Inefisiensi tenaga kerja menyebabkan perusahaan harus menggaji terlalu banyak pegawaidengan jumlah beban kerja yang lebih ringan. Beban kerja yang terlalu ringan atau kondisi under capacity menimbulkan masalah kelebihan tenaga kerja, karena beban kerja yang seharusnya dapat dibebankan pada satu orang karyawan, secara riil ditanggung oleh beberapa karyawan. Adanya inefisiensi kerja pada PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas tersebut, menjadi landasan untuk diterapkannya analisis beban kerja yang membantu perusahaan dalam menyeimbangkan kembali antara jumlah tenaga kerja yang dimiliki dengan beban kerja yang ada. Sehingga efisiensi tenaga kerja pun dapat tercapai. 1.2 Rumusan Masalah Adanya perubahan sistem pelayanan online di PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang sebelas menimbulkan kondisi under capacity yang berdampak pada inefisiensi tenaga kerja, dimana beban kerja yang semula harus dikerjakan oleh beberapa orang karyawan, kini dapat dilakukan oleh satu orang pegawaisaja dengan dibantu oleh komputerisasi. Itu artinya perusahaan harus menggaji lebih banyak tenaga kerja dari yang dibutuhkannya. Mendasari pada kondisi tersebut, maka terdapat beberapa permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini, yaitu sebagai berikut:

16 3 1. Bagaimana job description pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas? 2. Berapakah penggunaan waktu kerja pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas? 3. Bagaimana beban kerja pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas? 4. Berapakah kebutuhan pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas? 1.3 Tujuan Penelitian Berdasarkan rumusan permasalahan yang ada, berikut ini penguraian mengenai tujuan dari penelitian yang dilakukan : 1. Mengidentifikasi tugas-tugas pokok pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas. 2. Menghitung penggunaan waktu kerja pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas. 3. Menganalisa beban kerja pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas. 4. Menghitung kebutuhan pegawai PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas. 1.4 Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat di antaranya : 1. Bagi masyarakat secara umum, diharapkan penlitian ini dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan terkait pengelolaan sumber daya manusia. 2. Bagi institusi, diharapkan penelitian ini mampu memberikan gambaran kepada organisasi dalam hal pengelolaan sumber daya yang dimiliki. 3. Bagi peniliti lain, diharapkan penelitian ini dapat menjadi bahan refrensi dalam penelitian beban kerja lebih lanjut. 1.5 Ruang Lingkup Penelitian Ruang lingkup yang ditetapkan meliputi aspek sumber daya manusia dengan permasalahan yang difokuskan pada analisis beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja di PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas Kabupaten Bogor,

17 4 Cibinong. Penelitian difokuskan pada pegawai unit Administrasi dan Keuangan serta pegawai pada unit Humas di PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas, dengan alasan hanya bagian ini yang pekerjaannya berkaitan erat dengan sistem billing online yang dilaksanakan. Penelitian ini di dasari oleh Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004) tertanggal 23 Juli Sementara untuk beban kerja teori yang digunakan adalah teori Mangkuprawira (2003), dan untuk perhitungan penggunaan waktu kerja didasari oleh teori Barnes (1980) yang dikutip dari Novera (2010).

18 5 II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Tinjauan Teoritis Beban Kerja Menurut Simamora (1995) dikutip dari Kurnia (2010), analisis beban kerja adalah mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun kwalifikasi pegawai yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Selanjutnya dikatakan pula bahwa beban kerja yang diberikan kepada pegawai organisasi maupun insitusi sebagai suatu kegiatan, yang mempunyai peran penting untuk menetapkan kebutuhan akan pegawai yang diperlukan dalam kelancaran suatu penyelesaian pekerjaan dimana penghitungan beban kerja tersebut memerlukan suatu metode atau teknik tertentu agar sesuai dengan keinginan dari organisasi atau institusi tersebut. Teknik analisis beban kerja (workload analysis) memerlukan penggunaan rasio atau pedoman staf standar untuk menentukan kebutuhan personalia. Analisis beban kerja mengidentifikasi baik jumlah pegawai maupun jenis pegawai yang diperlukan dalam mencapai tujuan organisasional. Mangkuprawira (2003) menyampaikan bahwa beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar kerja perusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar pegawaibekerja sesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah. Sebaliknya jika pegawai bekerja di bawah standar maka beban kerja yang ditanggung akan berlebih. Sementara jika pegawai bekerja di atas standar maka itu berarti estimasi standar yang ditetapkan lebih rendah dibandingkan kapasitas kerja pegawai itu sendiri. Menurut Heizer dan Render (1996) dikutip dari Kurnia (2010), standar tenaga kerja adalah jumlah waktu yang diperlukan rata-rata tenaga kerja, untuk mengerjakan aktivitas kerja khusus dalam kondisi kerja yang normal, atau dengan kata lain standar tenaga kerja dapat digunakan untuk menetapkan jumlah personil, agar mampu menghasilkan produksi yang diharapkan perusahaan. Lebih jauh dikatakan, bahwa untuk menentukan standar tenaga kerja dapat dilakukan dalam empat cara, yakni berdasarkan pengalaman masa

19 6 lalu, pengkajian waktu, standar waktu sebelum penentuan, dan pengambilan contoh kerja. Menurut Moekijat (1995), analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif serta jenis-jenis jabatan dan pegawaiyang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas. Jumlah waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat waktu berikut : 1. Waktu yang sungguh-sungguh dipergunakan untuk bekerja yakni waktu yang dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran / waktu baku / dasar). 2. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran / non-cyclical time). 3. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time). 4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time). Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan atau pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan atau pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai. Menurut Moeljadi (1992) dikutip dari Kurnia (2010), perencanaan tenaga kerja dalam jangka panjang ditentukan oleh sisi permintaan perusahaan, yaitu perkiraan kebutuhan tenaga kerja dan sisi penawaran yaitu ketersediaan tenaga kerja di pasar. Perkiraan kebutuhan tenaga kerja perusahaan ditentukan oleh perkiraan tersedianya tenaga kerja di perusahaan dan rencana-rencana perusahaan. Sedangkan perkiraan tersedianya tenaga kerja itu sendiri, ditentukan dari analisis beban kerja, analisis perpindahan tenaga kerja dan analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja. Analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja perusahaan, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang ada pada perusahaan tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan beban kerja. Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban kerjanya. Analisis

20 7 beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja dapat digambarkan dalam efisiensi penggunaan tenaga kerja, dimana tenaga kerja tersebut akan dapat digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya Kebutuhan Pegawai dan Perhitungannya Menurut Simamorang (1995) dikutip dari Kurnia (2010), Peramalan kebutuhan sumber daya manusia meliputi dua periode waktu yang berbeda pertama yaitu peramalan jangka pendek dan yang kedua adalah peramalan jangka panjang. Dua periode ini berbeda dalam hubungannya dengan teknik yang dipergunakan, implikasinya terhadap organisasi dan orang-orang yang bertanggungjawab untuk peramalan. Beberapa organisasi mencoba untuk mengidentifikasi berapa banyak pegawai pada setiap jenis pekerjaan yang diperlukan guna memenuhi rencana strategik mereka untuk beberapa tahun ke depan. Moekijat (2008) mengatakan, jumlah tenaga kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu jabatan dapat ditentukan yaitu pertama-tama dengan menentukan jumlah waktu yang sungguh-sungguh diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Dikatakan lebih lanjut, waktu tersebut diperoleh berdasarkan studi waktu dan gerak. Kemudian langkah berikutnya dengan menentukan persentase dari waktu yang dipergunakan untuk kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan tetapi bermanfaat bagi organisasi, waktu untuk menghilangkan kelelahan, dan waktu untuk keperluan pribadi. Masingmasing waktu tersebut kemudian dijumlahkan sehingga diperoleh jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan. Selanjutnya, jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan dibagi dengan jumlah waktu yang disediakan untuk menyelesaikan jabatan tersebut. Hasil pembagian dikalikan dengan satu orang, sehingga diperoleh jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Selain itu penentuan jumlah tenaga kerja yang lebih tepat dapat dilakukan dengan menambahkan jumlah tenaga kerja yang telah dihitung dengan persentase tertentu atau persentase kelonggaran. Persentase ini menunjukan besarnya kelonggaran yang dapat diterima akibat ketidakhadiran

21 8 pegawai karena alasan sakit, meninggal dan alasan-alasan lainnya. Metode perhitungan yang dapat digunakan lainnya adalah melalui perhitungan kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja seperti yang terdapat dalam modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), tertanggal 23 Juli Perhitungan dapat dilakukan melalui metode umum yaitu perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instansi pembina. Perhitungan kebutuhan pegawai dalam jabatan dalam modul pedoman perhitungan tersebut menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta dan uraian jabatan, maka alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan yang telah tersusun rapi. Jumlah kebutuhan pegawai dihitung dengan mengidentifikasi beban kerja melalui beberapa pendekatan, yaitu hasil kerja, objek kerja, perlatan kerja, tugas per tugas jabatan. Berikut ini uraian lebih lanjut mengenai pendekatanpendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai berdasarkan beban kerja, sesuai dengan modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja : a. Pendekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metode dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifiisir. Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Informasi yang diperlukan dalam menggunakan metode ini adalah wujud hasil kerja dan satuannya, jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang harus dicapai, dan standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.

22 9 b. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, bagian Humas pada objek penelitian yang bertugas untuk melayani pengaduan pelanggan, maka objek kerja jabatan pegawai bagian Humas adalah adalah pelanggan. Banyaknya volume pekerjaan pegawai bagian Humas tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pelanggan. Pendekatan melalui metode ini memerlukan informasi tentang wujud objek kerja dan satuan, jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya objek yang harus dilayani, dan standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja. c. Pendekatan Peralatan Kerja Peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metode ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada perlatan kerjanya. Sebagai contoh, bagian Administrasi dan Keuangan pada objek penelitian, dimana beban kerjanya bergantung pada operasional komputer dimana ia dapat mengetahui jumlah rekening yang harus dibayarkan maupun mencari dan membuat data lainnya seperti data keuangan perhari, perbulan, maupun pertahunnya. Adapun informasi yang diperlukan dalam metode ini adalah satuan alat kerja, jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja, jumlah alat kerja yang dioperasikan dan rasio jumlah pegawai per jabatan per alat kerja (RPK). d. Pendekatan Tugas per Tugas Jabatan Metode ini digunakan untuk menghitung kebutuhan pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya banyak jenisnya seperti yang terdapat pada pekerjaan pengadiminitrasian umum. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metode ini adalah, uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas, waktu penyelesaian tugas, dan jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata Work Sampling Menurut Sritomo (1989), Sampling kerja atau sering disebut sebagai work sampling, Ratio Delay Study atau Random Observation Method adalah

23 10 salah satu teknik untuk mengadakan sejumlah besar pengamatan terhadap aktivitas kerja dari mesin, proses atau pekerja/operator. Pengukuran kerja dengan cara ini juga diklasifikasikan sebagai pengukuran kerja secara langsung. Karena pelaksanaan kegiatan pengukuran harus dilakukan secara langsung ditempat kerja yang diteliti. Barnes yang dikutip dari Novera (2010) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Metode work sampling mengamati apa yang dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkan dalam penelitian melalui metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannya bukan siapa yang melakukan kegiatan. Lalu menyambung pernyataan tersebut, Barnes menyatakan ada tiga kegunaan utama dari work sampling, yaitu : 1. Aktivity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas dan penundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah dengan mengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang tidak bekerja. 2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang digunakan untuk bekerja, dan waktu yang tidak diguanakn untuk bekerja. 3. Work Measuremenet untuk menetapkan waktu standar dari suatu kegiatan. Tahapan-tahapan yag harus dilaksanakan dalam melakukan survei pekerjaan denga work sampling di antaranya adalah : 1. Menentukan jenis personil yang akan diteliti. 2. Apabila personil berjumlah banyak, maka perlu dilakukan pemilihan sampel sebagai subjek personal yang akan diamati. 3. Membuat formulir daftar kegiatan. 4. Melatih pelaksanaan peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja dengan menggunakan work sampling. Petugas pelaksanaan sebaiknya mempunyai latar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang akan diamati

24 11 untuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap pelaksana peneliti mengamati lima hingga delapan personil yang sedang bekerja. 5. Pengamatan dilakukan dengan intreval dua sampai 15 menit tergantung karakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas pekerjaan yang diamati maka semakin pendek waktu pengamatan. Semakin pendek jarak pengamatan maka semakin banyak sampel pengamatan yang dapat diamati oleh peneliti, sehingga akurasi penelitian menjadi semakin akurat. Pengamatan dilakukan selama jam kerja. Apabila jenis tenaga yang diteliti berfungsi selama 24 jam maka pengamatan dilaksanakan sepanjang hari. Sementara itu menurut Modul work sampling Universitas Islam Indonesia menyatakan ada dua faktor yang mempengaruhi banyaknya pengamatan yang harus dilaksanakan dalam kegiatan sampling kerja, yaitu: 1. Tingkat kepercayaan (Confidence Level). 2. Tingkat ketelitian (Degree of Accuracy). Sritomo (1989) pada modul tersebut, menyatakan bahwa melalui asumsi bahwa asumsi bahwa terjadinya keadaan operator atau sebuah fasilitas yang akan menganggur (idle) atau produktif mengikuti pola distribusi normal, maka jumlah pengamatan yang seharusnya dilaksanakan dapat dicari didasarkan formulasi sebagai berikut: N K S = 2 ( p) 2 1 p... (1) Keterangan: P = Prosentase kejadian yang diamati (persentase produktif) dalam angka desimal. K = Konstanta yang besarnya tergantung tingkat kepercayaan yang diambil. S = Tingkat ketelitian yang dikehendaki dalam angka desimal Penelitian Terdahulu Penelitian pertama yang relevan dengan penelitian yang dilakukan adalah penelitian berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan yang dilakukan oleh Novera (2010). Hasil penelitan ini yang pertama adalah tugas-tugas pokok administrasi akademik dan kemahasiswaan pada unit tata usaha yaitu pelayanan akademik mahasiswa, pelaksanaan administrasi tugas akhir

25 12 mahasiswa, penyelenggaraan kuliah, praktikum atau responsi, dan ujian serta pengarsipan. Hasil untuk pengamatan terhadap penggunaan waktu kerja menunjukan bahwa pegawai bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan di seluruh sampel unit tata usaha belum optimal dalam menggunakan waktu kerja produktif. Jumlah kebutuhan pegawai untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan berdasarkan beban kerja yaitu rata-rata sebanyak satu orang di setiap unit tata usaha yang diteliti. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan pegawaiterhadap jumlah aktual yang terdapat di unit tata usaha, dapat diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan. Penelitian kedua adalah Lituhayu (2008) dengan judul penelitian Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta, yang menghasilkan bahwa terdapat permasalahan yaitu jumlah pegawaiyang masih belum mencukupi untuk menangani pekerjaan yang ada terutama untuk divisi operation, sales, dan HR. Lalu gaji dan intensif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, kurangnya pelatihan bagi karyawan, pendistribusian pekerjaan yang kurang baik serta beban kerja pegawai yang belum sesuai terutama pada ketiga divisi tersebut. Selain diketahui permasalahan yanga ada, hasil dari penelitian ini lainnya adalah analisis persepsi beban kerja, diketahui perbedaan beban kerja pada masing-masing divisi di perusahaan. Divisi support memiliki total beban kerja yang paling rendah daripada divisi lainnya, dan divisi operation memiliki total beban kerja yang paling tinggi di antara divisi lainnya. Hasil perhitungan jumlah total pegawai yang dinilai efisien untuk Head Office PT. Lerindo Indonesia adalah sebanyak 38 orang, dengan divisi Finance dan Accounting sebesar tujuh orang, divisi HRD sebesar enam orang, divisi operation sebesar sepuluh orang, divisi sales sepuluh orang, dan divisi support lima orang. Kinerja pegawai secara rata-rata dinilai sudah baik berdasarkan hasil analisis persepsi pegawai sebagai responden, meliputi : cara penyelesaian kerja, kesesuaian kualitas dan kuantitas pekerjaan dengan standar

26 13 dan kompetensi, kemampuan adaptasi, bekerja sama, kesadaran keselamatan kerja, pelayanan yang diberikan, produktivitas dan absensi. Berikutnya adalah penelitian dari Setyawan (2008) yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (Studi Kasus Seksi MDF Bogor Centrum Kantor Daerah Telkom, Bogor), dimana diketahui bahwa berdasarkan analisis persepsi pegawaidapat diketahui mengenai persepsi pegawai dan kondisi pekerjaan yang sudah baik. Permasalahan yang terjadi di seksi MDF yaitu jam kerja yang kurang diperhatikan, peralatan yang sering dipinjam pegawai dari unit lain sehingga menghambat pekerjaan seksi MDF, tugas dari manajemen terkadang disampaikan bersamaan dengan target kerja yang tinggi dan masalah teknis seperti rak utama yang sudah terlalu penuh dengan kabel. Penilaian beban kerja I, II, dan III yang dilakukan, menghasilkan beban kerja riil seksi MDF sebesar 2.125,76 jam per orang per tahun. Angka tersebut adalah 117 persen dari waktu efektif pegawai selama satu tahun. Hal tersebut mengidentifikasi terjadinya over capacity beban kerja pada krayawan. Beban kerja yang berlebih menyebabkan pegawai mengalami keletihan fisik dan psikologis. Keadaan tersebut harus diatasi dengan menambah jumlah pegawai untuk mengerjakan kelebihan beban kerja tersebut. Jumlah pegawai yang efektif dan efisien berdasarkan perhitungan adalah berjumlah sembilan orang. Penelitian terakhir yang digunakan sebagai acuan adalah penelitian dari Robot (2009) dengan judul tesisnya adalah Analisis Beban Kerja Perawat Pelaksana dalam Mengevaluasi Kebutuhan Tenaga Perawat di Ruang Rawat Inap Rumah Sakit Umum Prof. dr R. D. Kandou Manado. Penelitian ini menghasilkan bahwa sesuai sift dinas, diperoleh gambaran waktu kegiatan seluruh sift yaitu menit dan sample total 330. Penggunaan waktu kegiatan perawat shift pagi sebesar 40,91 persen, shift sore sebesar 21,72 persen, dan sift malam sebesar 37,3 persen. Gambaran beban kerja perawat pelaksana berdasarkan jenis kegiatan perawat yaitu untuk kegiatan keperawatan langsung sebesar 46,67 persen, kegiatan tidak langsung keperawatan sebesar 19,39 persen dan kegiatan lainnya sebesar 33,94 persen.

27 14 Hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang dilakukan, menghasilkan bahwa kebutuhan tenaga perawat pelaksana di ruang rawat inap B yang dihitung bersadarkan pengamatan beban kerja dan waktu yang dibutuhkan pasien, terdapat kekurangan perawat sebanyak empat orang. Selain itu, diketahui pula faktor-faktor yang mempengaruhi beban kerja perawat pelaksana di ruang rawat inap Irina B RSU Prof. dr R. D. Kandou Manado, yang pertama adalah persentase tingkat hunian tempat tidur, jumlah pasien, tingkat keparahan penyakit, dan jumlah variasi kasus pasien.

28 15 III. METODE PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Konseptual Penelitian PDAM Tirta Karuhipan Kabupaten Bogor cabang pelayanan sebelas yang terletak di Cibinong merupakan salah satu anggota dari Persatuan Perusahaan Air Minum Indonesia atau PERPAMSI dengan jumlah pelanggan total untuk tahun 2011 di PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas saja telah mencapai pelanggan. Melalui penerapan visi, misi dan tujuan yang jelas dari PDAM Tirta Kahuripan memudahkan tercapainya harapan-harapan perusahaan, karena dengan visi, misi dan tujuan yang jelas hal itu akan mendukung munculnya keseragaman persepsi dari pegawai disetiap lini kerja dalam perusahaan. Salah satu fakta yang mempengaruhi baik atau tidaknya penjabaran visi, misi dan tujuan sebuah organisasi adalah aspek sumber daya manusia. Dimana sumber daya manusia yang telah terseleksi, terlatih, dan tertreatmen dengan baik sesuai dengan aturan, visi, misi dan moto perusahaan akan mampu mendapatkan persepsi yang sesuai (diharapkan perusahaan) mengenai visi, misi dan moto perusahaan itu sendiri sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Pelayanan yang baik akan mampu mendorong terciptanya kepuasan konsumen, sehingga loyalitas konsumen yang berkaitan erat dengan peningkatan keuntungan bagi perusahaan yang melakukannya. Salah satu cara untuk meningkatkan mutu pelayanan yang dilakukan PDAM Tirta Kahuripan adalah dengan memanfaatkan teknologi yang ada, yaitu dengan cara online. Secara umum sistem ini terbagi menjadi dua, yaitu sistem online untuk proses pembayaran rekening air, dan sistem online untuk proses penginformasian berbagai informasi yang diperlukan oleh pelanggan, seperti misalnya informasi tentang kebocoran pipa, dan lain sebagainya. Pelayanan dengan sistem online ini dimaksudkan untuk semakin meningkatkan efisiensi dalam hal pelayanan konsumen, sehingga waktu dan tenaga yang dibutuhkan saat melakukan proses pelayanan semakin hemat. Kemudahan tidak hanya akan

29 16 dirasakan oleh konsumen, melainkan akan dirasakan pula oleh pegawai perusahaan. Proses pelayanan yang menyita waktu dan tenaga diharapkan akan menjadi lebih mudah sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga pegawai PDAM Tirta Kahuripan khususnya cabang pelayanan sebelas. Berdasarkan hal tersebut, terdapat kemungkinan bahwa jumlah pegawai yang ada, melebihi jumlah yang dibutuhkan berdasarkan beban kerja yang ada setelah diterapkannya sistem online terutama untuk sistem pembayaran atau billing online. Sementara itu, untuk sistem informasi online hingga saat ini belum diberlakukan karena masih dalam proses perampungan. Maka dari itu, penelitian ini secara khusus akan memfokuskan pada sistem billing online yang mulai diberlakukan. Melalui perencanaan sumber daya manusia akan dilakukan penentuan beban kerja keryawan dan pengukuran kebutuhan jumlah tenaga kerja. Perhitungan jumlah tenaga kerja berdasarkan beban kerja akan dihitung dengan penentuan beban kerja berdasarkan aktifitas dan kegiatan pegawai dalam waktu tertentu yang diamati dan dicatat sesuai rutinitas aktual pegawai. Berdasarkan pengamatan akan diketahui seberapa besar alokasi penggunaan waktu oleh pegawai untuk bekerja maupun tidak bekerja. Pencatatan aktivitas akan berguna untuk mengetahui beban bekerja atau tidak bekerja. Pencatatan aktifitas akan berguna untuk mengetahui beban kerja seorang pegawai yang kemudian data tersebut akan menjadi dasar untuk menentukan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. Setelah diketahui berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan beban kerja yang ada setelah sistem pelayanan online diterapkan maka keseimbangan antara keduanya pun akan dimungkinkan untuk tercapai, sehingga efisiensi tenaga kerja pun dapat dioptimalkan. Adapun gambaran alur kerangka pemikiran konseptual yang telah dijabarkan sebelumnya dapat dilihat pada Gambar 1.

30 17 Visi, misi dan moto PDAM Tujuan PDAM Perencanaan SDM Penentuan beban kerja pegawai PDAM Pengukuran kebutuhan jumlah tenaga kerja Aktivitas pegawaipdam dalam waktu tertentu Beban kerja pegawai PDAM INPUT Perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja PROSES Analisis perhitungan kebutuhan tenaga kerja Jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan OUTPUT Efisiensi tenaga kerja Gambar 1. Kerangka pemikiran konseptual 3.2. Penentuan Lokasi dan Penelitian Penelitian dilakukan di PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Cibinong Bogor Cabang Pelayanan sebelas, yang beralamatkan di Jl. Raya Tegar Beriman No. 1 Cibinong, kode pos 16913, No. Telp , No. Fax. 021-

31 , dan Penelitian dilaksanakan pada bulan Oktober hingga bulan November Data dan Sumber Data Terdapat dua data yang diperlukan dalam penelitian ini, yaitu : 1. Data primer : merupakan data yang diperoleh melalui pengamatan secara langsung (observasi lapangan), yaitu wawancara dengan pihak PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan sebelas yang berperan sebagai responden dalam penelitian ini, dan pengisian form work sampling yang dilakukan oleh peneliti untuk mencatat aktifitas para karyawan. 2. Data sekunder : data primer yang telah diolah lebih jauh oleh pihak pengumpulan data primer atau pihak lain yang dapat diperoleh dari berbagai sumber studi literatur, diantaranya instansi pemerintah atau swasta, internet, buku-buku, media massa dan hasil-hasil penelitian terdahulu Populasi dan Sampel Penelitian Populasi penelitian adalah pegawai PDAM Tirta Kahuripan cabang pelayanan sebelas yang pekerjaannya secara intens memanfaatkan sistem online yang ada. Sehingga dari 24 pegawai yang ada hanya sembilan orang saja yang menjadi objek penelitian. Jumlah populasi yang tidak banyak, membuat penelitian ini menggunakan sistem sensus yang melibatkan kesembilan pegawai dalam populasi yang ada untuk dijadikan objek penelitian Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data primer mengenai pegawai diperoleh melalui metode work sampling, yaitu pengamatan dan pencatatan terhadap aktifitas yang dilakukan pegawai selama jam kerja, dengan jarak waktu pengamatan setiap sepuluh menit. Aktifitas yang diamati dalam penelitian menggunakan work sampling dikelompokkan menurut kategori kegiatan produksi, tidak produktif dan pribadi. Hasil dari pengamatan akan dicatat pada formulir work sampling. Menurut Ilyas (2004) yang dikutip dari Novera (2010) pengelompokkan kegiatan dapat disesuaikan dengan tujuan dan kebutuhan penelitian. Pengumpulan data primer berupa standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian dan kuantitas beban tugas-tugas pokok pekerjaan. Pengumpulan data

32 19 untuk tujuan mengidentifikasi tugas-tugas pokok pekerjaan akan dilakukan dengan metode gabungan wawancara dan observasi. Data sekunder seperti teori yang dipakai, maupun informasi terkait objek penelitian dikumpulkan melalui buku, skripsi, situs-situs internet, maupun dokumen-dokumen yang dimiliki perusahaan Pengolahan dan Analisis Data Pengolahan Data Tahap pengolahan data ini, dilakukan dua tahapan yang akan dilakukan, yaitu pertama adalah melakukan pemeriksaan terhadap data yang telah diperoleh pada lembar pengamatan work sampling. Pemeriksaan ditinjau dari segi kelengkapan atau jika ada kesalahan maupun ketidakkonsistenan data pengamatan. Kegiatan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori kegiatan produktif, tidak produktif dan pribadi masing-masing kemudian dihitung jumlahnya. Selanjutnya data yang berasal dari lembar pengamatan dipindahkan ke dalam komputer untuk diolah. Langkah kedua, memasukkan data mengenai standar kemampuan ratarata waktu penyelesaian tugas-tugas pokok pekerjaan selama satu tahun ke dalam rumus perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja. Proses perhitungan akan dibantu dengan Microsoft Excel Analisis Work Sampling Jumlah persentase waktu kerja yang digunakan oleh pegawaiuntuk melakukan kegiatan yang produktif, tidak produktif maupun pribadi akan diketahui melalui pengelompokkan kegiatan-kegiatan selama pengamatan. Sehingga gambaran penggunaan waktu kerja dapat dijelaskan. Berdasarkan standar kemampuan rata-rata pencapaian waktu untuk menyelesaikan tugastugas pokok serta kuantitas beban tugas dalam setahun dapat diketahui beban kerja untuk setiap tugas-tugas pokok. Besarnya frekuensi melakukan aktifitas dalam satuan waktu menunjukan besarnya beban kerja. Beban kerja yang diperoleh kemudian menjadi dasar untuk melakukan perhitungan terhadap jumlah kebutuhan tenaga kerja.

33 20 Sementara untuk perhitungan kebutuhan tenaga kerja akan dilakukan perhitungan yang didasarkan pada beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan. Langkah-langkah perhitungan kebutuhan tenaga kerja berdasarkan beban kerja dengan pendekatan tugas per tugas jabatan sesuai dengan modul Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil (Kep. Men. PAN Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004), yaitu sebagai berikut : a. Menetapkan waktu kerja Waktu kerja yag dimaksud adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja efektif terdiri atas hari kerja efektif dan jam kerja efektif. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Berikut perhitungan rincinya: Hari Kerja Efektif = ( A - ( B + C + D ) )...(2) Keterangan : A = Jumlah hari menurut kalender B = Jumlah hari Sabtu dan Minggu dalam setahun C = Jumlah hari libur dalam setahun D = Jumlah cuti tahunan Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur kedaerahaan, karena itu bagi tiap-tiap daerah menghitung sendiri hari libur kedaerahannya. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan sebagainya. b. Menyusun waktu penyelesaian tugas Waktu penyelesaian tugas merupakan hasil perkalian dari jumlah beban suatu tugas pokok dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas tersebut. Rumus perhitungan waktu penyelesaian tugas dapat dilihat pada Tabel 1. Berdasarkan Tabel 1, perkalian antara beban tugas dengan standar kemampuan rata-rata waktu penyelesaian tugas dilakukan per tugas pokok. Hasil perkalian dari seluruh tugas pokok yang ada kemudian dijumlahkan sehingga menghasilkan total waktu penyelesaian tugas.

34 21 Tabel 1. Rumus Perhitungan Waktu Penyelesaian Tugas No. Uraian Tugas Pokok BT SKR WPT (BT x SKR) Dst. WPT Keterangan : BT = Jumlah Beban Tugas dalam waktu tertentu SKR = Standar Kemampuan Rata-rata waktu penyelesaian tugas WPT = Waktu Penyelesaian Tugas c.menghitung kebutuhan pegawai Kebutuhan pegawai dengan demikian dapat dihitung setelah waktu penyelesaiaan tugas ditentukan. Rumus perhitungan jumlah kebutuhan pegawai yaitu : WPT KP 1orang WKE = Keterangan : KP = Kebutuhan Pegawai WKE = Waktu Kerja Efektif WPT = Waktu Penyelesaian Tugas.(3)

35 22 IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor, Cibinong merupakan salah satu dari perusahaan air minum besar dengan jumlah pelanggan untuk satu cabang saja sekitar pelanggan. Perusahaan air minum ini memiliki sejarah yang cukup panjang dengan dimulai dari tahun 1977, dimana pada saat itu terjadi pembangunan sarana prasarana air bersih di Perum Perumnas Depok, berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Cipta Karya No. 28 / Kpts / CK / 1977 dengan organisasi pengelola, Badan Pengelola Air Minum (BPAM). Lalu pada tanggal 14 April 1983, didirikan Perusahaan Daerah Air Minum Kabupaten Bogor yang bertempat di Gunung Batu Ciomas Bogor di bawah Pemerintah Daerah Kabupaten Bogor, dimana antara BPAM Depok dan PDAM Kabupaten Bogor merupakan pengelolaan yang terpisah. Selanjutnya pada tanggal 27 September 1988 terjadi fusi (penggabungan) antara BPAM dan PDAM Kabupaten Bogor, sehingga pengelolaan air minum dilakukan oleh satu pihak saja yaitu PDAM Kabupaten Bogor yang berkantor di Depok dan resmi menjadi Kantor Pusat Perusahaan Air Minum (PDAM) Kabupaten Bogor. Pada tanggal 11 November 1994 telah diserah terimakan pengelolaan Sumber Mata Air Ciburial dan Gubernur DKI Jakarta kepada Gubernur Jawa Barat. Kemudian dari Gubernur Jawa Barat ke Pemerintah Kabupaten Bogor dan kemudian pengelolaan selanjutnya diserahkan ke PDAM Kabupaten Bogor dari Pemerintah Kabupaten Bogor. Sejak saat itulah perusahaan air minum tersebut memulai perkembangannya sebagai salah satu produsen air minum di daerah Kabupaten Bogor. PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor sendiri kini telah memiliki sebanyak sebelas cabang yang direncanakan untuk menambah menjadi 12 cabang pada tahun berikutnya, dan salah satu dari cabang tersebut adalah PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas yang terletak cukup dekat dengan lokasi kantor pusat perusahaan air minum tersebut. Melalui penerapan tujuan kerja yang sama, PDAM Tirta Kahuripan Cabang sebelas memiliki visi, misi, hingga moto yang sejalan dengan kantor pusat. Visi dari PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor

36 23 adalah terwujudnya pelayanan yang mandiri, handal dan terpercaya. Sementara misi dari perusahaan ini adalah : 1. Memberikan pelayanan dengan kualitas air sesuai dengan persyaratan yang berlaku dan kuantitas yang memadai secara kontinu. 2. Membina dan menjalin hubungan baik dengan pelayanan dan stakeholder perusahaan. 3. Meningkatkan kualitas sumber daya perusahaan. 4. Meningkatkan kinerja keuangan perusahaan. 5. Mengutamakan pengembangan pada segmen rumah tangga dengan tetap memperhatikan segmen non rumah tangga. Sementara moto dari PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang sebelas adalah unggul dalam pelayanan, yang berarti perusahaan air minum ini berusaha memberikan pelayanan yang sebaik mungkin untuk para pelanggannya. Aspek inilah yang mendorong perusahaan air minum ini untuk terus memperbaiki pelayanan mereka bagi masyarakat khususnya para pelanggan mereka Unit Administrasi dan Keuangan serta Unit Humas PDAM Tirta Kahuripan Kabupaten Bogor Cabang Pelayanan Sebelas Unit administrasi dan keuangan merupakan unit yang secara umum bertugas untuk menangani proses masuk dan keluarnya uang, yaitu melayani pembayaran rekening air, rekening non air, hingga pembelian barang-barang inventoris kantor cabang pelayanan sebelas. Pembayaran rekening non air adalah pembayaran yang dilakukan pelanggan di luar pelunasan air yang telah terpakai, seperti pembayaran air melalui cicilan. Pembayaran cicilan hanya diperbolehkan jika tidak ada tunggakkan cicilan di bulan-bulan sebelumnya. Jika masih ada, maka pelanggan diminta melunasi cicilan sebelumnya dulu baru boleh meminta proses pembayaran serupa untuk bulan berikutnya. Secara umum tugas dari pegawai unit hubungan masyarakat atau Humas adalah melayani pengaduan dari pelanggan, serta menginformasikan jumlah rekening yang harus dibayar pelanggan dan tata cara melakukan pemasangan baru. Para staf Humas pun dapat menginformasikan mengenai tata cara melakukan pembayaran secara koletif bagi para pelanggan maupun calon