IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Toko Buku Gramedia Depok

Transkripsi

1 29 IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Toko Buku Gramedia Depok Toko Buku Gramedia Depok merupakan salah satu gerai yang didirikan oleh PT Gramedia Asri Media. Toko Buku Gramedia Depok bergerak di bidang bisnis ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis yang bertujuan untuk melayani publik. Gambaran umum mengenai sejarah, visi dan misi Toko Buku Gramedia Depok dapat dilihat pada sub bab berikutnya Sejarah Toko Buku Gramedia PT Gramedia Asri Media adalah salah satu Strategic Business Unit (SBU) dari Kelompok Kompas Gramedia yang bergerak di bidang bisnis ritel dengan produk utama buku dan alat-alat tulis. Nama Toko dikenal sebagai Toko Buku Gramedia. Toko ini didirikan oleh PK Ojong pada tahun Toko pertama yang di bangun di Jalan Gajah Mada 109, Jakarta Barat. Dalam perjalannnya, Toko Buku Gramedia terus berkembang hingga mencapai jumlah 98 gerai, tersebar di seluruh wilayah Indonesia, di 40-an kota besar yang terdapat di 33 Provinsi. Dalam perkembangannya PT Gramedia Asri Media juga melakukan pengembangan usaha di bidang yang masih berkaitan yaitu perdagangan buku secara langsung ke konsumen (Direct Selling), dan usaha ekspor buku ke luar negeri, distribusi buku dan pengadaan stationery oleh Buana Ilmu Populer (BIP) maupun usaha lainnya di bidang eceran stationery maupun buku impor. Produk utama yang dijual di Toko Buku Gramedia adalah buku dan stationery. Hal ini berkaitan erat dengan misinya untuk ikut berperan serta dalam usaha mencerdaskan dan mencerahkan kehidupan bangsa melalui penyebaran informasi dan pengetahuan. Dalam perkembangannya, Toko Buku ini menambah bauran produk baru karena tuntutan dan peluang pasar. Lini produk tersebut antara lain: peralatan dan perlengkapan kantor, produk multi media, fancy, CD, alat musik / sport dan sebagainya. Dilihat dari macam dan jenis produk yang dijual, Toko ini

2 30 termasuk dalam jenis general bookstore yang melayanai berbagai kebutuhan Pelanggan dari berbagai segmen (multi segmen) mulai dari SD sampai Perguruan Tinggi, usia anak-anak sampai dewasa. Dari segi pengadaan, terdapat produk milik Toko sendiri dan produk konsinyasi yang dikelola dengan sistem Counter. Dalam sistem Counter, Pemasok berkewajiban menyediakan barang dan tenaga penjualan, sedangkan Toko menyediakan tempat dan sarana penjualan. Sebagai imbalan, Toko mendapat bagian dari hasil usaha yang diperoleh. Dalam menunjang kegiatan proses bisnis, Toko Buku ini menerapkan sistem operasi yang didukung teknologi komputer. Penerapan teknologi informasi ini mendukung sistem informasi manajemen, dan memberi berbagai kemudahaan dan manfaat seperti layanan cepat, akurasi data, analisis data dalam pengambilan keputusan dan sebagainya. Toko Buku Gramedia sebagai perusahaan tumbuh dengan baik, berkat dukungan dan kepercayaan dari pihak-pihak yang berkepentingan terutama karyawan, pelanggan, dan pemasok. Karyawan secara bersamasama membangun Perusahaan ini dengan semangat kerja dan dedikasi yang tinggi. Pelanggan telah menyumbangkan andil besar dalam menciptakan hasil usaha yang sebagian besar digunakan untuk mengembangkan usaha. Dan Pemasok memberi kepercayaan dan semangat kerja sama kemitraan usaha yang saling menguntungkan Visi dan Misi Toko Buku Gramedia Depok Toko Buku Gramedia Depok yang bergerak di bisnis ritel yang menjual buku berbagai macam alat tulis memiliki visi dan misi yang sejalan dengan kantor pusatnya yaitu PT Gramedia Asri Media. Visi dan misi Toko Buku Gramedia Depok yaitu berperan aktif di dalam upaya mencerahkan kehidupan bangsa dengan menjadi jaringan retail terbesar, tersebar dan terpadu di bidang pengetahuan, informasi dan multimedia di Asia Tenggara serta mengembangkan bisnis retail lainnya melalui penyediaan produk yang berorientasi pasar, layanan unggul, inovatif dan perilaku bisnis yang bersih.

3 Profil Store Associate (SA) Store Associate (SA) atau lebih dikenal dengan pramuniaga merupakan salah satu jabatan yang terdapat di Toko Buku Gramedia Depok yang memiliki tugas utama dalam melayani customer, mendisplay buku, serta merapihkan buku. Karyawan SA yang bekerja pada Toko Buku Gramedia Depok, dibagi menjadi lima (5) wilayah.yaitu wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle), wilayah 2 (buku agama dan psikologi), wilayah 3 (buku keilmuan dan profesi), wilayah 4 (buku teknik, bahasa dan pelajaran) dan wilayah 5 (buku anak, komik dan majalah). Dalam melayani customer, seorang SA diharuskan selalu bersikap ramah dan menerapkan prinsip 4S+1T, yaitu senyum, salam, sapa, santun, dan terima kasih. Seorang SA juga turut serta dalam mendisplay buku dengan baik, karena buku yang tertata rapih dan sesuai akan memudahkan customer dalam mencari buku yang diinginkan. Selain itu, terdapat tugas tambahan yang perlu dilakukan oleh seorang SA yaitu active selling. Active selling adalah teknik penjualan yang dilakukan oleh SA secara aktif dalam menawarkan buku kepada customer. Adapun jumlah SA yaitu 20 orang yang dibagi menjadi 10 orang untuk setiap shift. Berikut ini merupakan struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok. Store Manager Sekjen Divisi ADM & EDP Divisi Penjualan Divisi RT / SDM EDP Support Cashier Chief Store Associate Cashier Customer Service Suppor Warehouse Support Gambar 4. Struktur organisasi Toko Buku Gramedia Depok General Service Support Security Team Leader Cleaning Service Mechanical Enginering

4 Karateristik Store Associate (SA) Untuk melakukan identifikasi lebih lanjut pada analisis Full Time Equivalent (FTE) dan implikasi manajerial, diperlukan data mengenai karakteristik SA. Karakateristik karyawan SA tersebut antara lain status jabatan, lama bekerja, dan jenis kelamin. Perbedaan karakteristik tersebut juga akan berdampak terhadap penggunaan waktu kerja dari masing-masing SA saat melakukan pekerjaannya. Karateristik SA akan dibahas pada sub bab selanjutnya Jenis Kelamin Berdasarkan pengamatan dan hasil wawancara, proporsi jenis kelamin Store Associate (SA) yang bekerja di Toko Buku Gramedia Depok adalah 60 % untuk perempuan dan 40% untuk laki-laki. Jumlah keseluruhan SA yang diamati berjumlah sepuluh orang setiap shift. Hal ini menunjukkan bahwa untuk SA yang bekerja saat ini jenis kelamin perempuan lebih dominan daripada jenis kelamin laki-laki. Terdapat enam orang perempuan dan empat orang laki-laki yang bekerja sebagai SA. Pihak Toko Buku Gramedia Depok tidak terlalu menyoroti seberapa besar proporsi jenis kelamin untuk SA yang bekerja disana. Namun, bagi pihak Toko Buku Gramedia Depok, SA yang bekerja disana haruslah menarik dan menggunakan prinsip 4S + 1T yaitu senyum, salam, sapa, santun, dan terima kasih. Karakteristik jenis kelamin hanya akan berdampak terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Proporsi jenis kelamin Store Associate (SA) dapat dilihat pada Gambar 5. Laki-laki Perempuan 40% 60% Gambar 5. Proporsi jenis kelamin Store Associate (SA)

5 Lama Bekerja Berdasarkan hasil wawancara kepada Store Associate (SA), lamanya bekerja berbeda-beda setiap SA. Sesuai dengan kasus yang terjadi dilapang, maka untuk karateristik lamanya bekerja SA dapat dibagi menjadi tiga (3) kategori, antara lain bekerja kurang dari dua bulan, bekerja antara 2 12 bulan dan bekerja lebih dari satu tahun. Setengah dari jumlah SA yang bekerja di Toko Buku Gramedia Depok, rata-rata lamanya bekerja ada dikategori kedua yaitu 2 12 bulan, sebesar 50 % atau lima orang. Kemudian, untuk 30% atau tiga orang SA berada pada kategori ketiga yaitu bekerja sudah lebih dari satu tahun. Sedangkan 20% atau dua orang SA lainnya berada pada kategori pertama yaitu bekerja kurang dari dua bulan. Dari hasil pengamatan, karakteristik lamanya bekerja SA mempengaruhi terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Umumnya SA yang bekerja lebih dari satu tahun, waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaannya lebih cepat dari yang kurang dari satu tahun. Proporsi lama bekerjanya SA yang ada di Toko Buku Gramedia depok dapat dilihat pada Gambar 6. < 2 bulan 2-12 bulan > 1 tahun 30% 20% 50% Gambar 6. Proporsi lama bekerja Store Associate (SA) Status Kerja Pihak Toko Buku Gramedia Depok menetapkan status kerja karyawan menjadi empat (4) kategori antara lain, tetap, kontrak, training, dan ditambah dengan perbantuan. Status kerja yang ada tersebut berkaitan erat dengan lamanya bekerja. status kerja tetap umumnya ditempatkan di

6 34 back office dengan lama bekerja lebih dari dua tahun. Sedangkan untuk front office umumnya berstatus kerja kontrak, training dan perbantuan. Pengangkatan untuk status kerja kontrak umumnya pada karyawan yang telah bekerja lebih dari satu tahun di Toko Buku Gramedia Depok. Pengangkatan untuk status kerja training umumnya pada karyawan yang telah bekerja lebih dari tiga bulan. Sedangkan untuk perbantuan masa kerja karyawan sekitar 2 3 bulan. yang kemudian akan dipromosikan menjadi training, jika tes terakhir lulus. Berdasarkan hasil wawancara kepada Store Associate (SA), 30 % dari jumlah SA yang bekerja adalah berstatus kerja kontrak, karena SA yang diamati berjumlah sepuluh orang tiap shift, maka hal ini menunjukkan terdapat tiga SA yang bekerja dengan status kontrak. Kemudian, 50% atau dua SA yang bekerja dengan status sebagai training, dan 20% atau dua SA yang bekerja dengan status sebagai perbantuan. Karateristik status kerja tersebut, akan mempengaruhi penggunaan waktu kerja dan penyelesaian waktu tugas pokok pekerjaan pada masing-masing SA. Proporsi status kerja SA yang ada di Toko Buku Gramedia Depok dapat dilihat pada Gambar 7. Training Kontrak Perbantuan 20% 50% 30% Gambar 7. Proporsi status kerja Store Associate (SA) 4.4. Tugas Pokok Pekerjaan dan Fungsi Store Associate (SA) Berdasarkan analisis pekerjaan, maka diperoleh informasi mengenai tugas pokok pekerjaan dan fungsi karyawan SA pada Toko Buku Gramedia Depok. Tugas pokok pekerjaan karyawan SA dapat dilihat pada Tabel 3. Adapun tugas

7 35 pokok pekerjaan pada Tabel 3 selanjutnya akan digunakan untuk menganalisis beban kerja dan kebutuhan karyawan SA Toko Buku Gramedia Depok. Tabel 3. Uraian tugas pokok pekerjaan Store Associate (SA) di Toko Buku Gramedia Depok Uraian Tugas Pokok Pekerjaan Store Associate (SA) 1. Mendisplay Buku 2. Input Kode Rak Buku 3. Retur Buku 4. Order Buku 5. Melayani Customer 6. Merapihkan Buku 7. Active Selling Uraian tugas pokok yang disebutkan diatas merupakan tugas pokok dari SA pada wilayah 2 (buku agama, psikologi), wilayah 3 (buku keilmuan, profesi), wilayah 4 (buku teknik, bahasa, pelajaran), dan wilayah 5 (buku anak, komik, majalah). Adapun uraian tugas pokok pekerjaan pada SA di wilayah 1 (buku novel, hobi, lifestyle) agak sedikit berbeda dengan tugas pokok pada SA yang ada di wilayah 2, wilayah 3, wilayah 4, dan wilayah 5. Terdapat tiga (3) tugas pokok tambahan pada SA yang bekerja di wilayah 1. Uraian tugas pokok tersebut antara lain : 1. Mendisplay Buku 6. Merapihkan Buku 2. Input Kode Rak Buku 7. Active Selling 3. Retur Buku 8. Update Buku Baru 4. Order Buku 9. Update Buku Laris 5. Melayani Customer 10. Update Buku Promo (dekat kasir) Sedangkan fungsi dari Store Associate (SA), pada intinya sama yaitu melayani customer dengan prinsip 4S +1T (senyum, salam, sapa, santun, dan Terima kasih).

8 Gambaran Hari Kerja Store Associate (SA) Toko Buku Gramedia Depok, merupakan bisnis yang bergerak di bisnis ritel untuk melayani publik, dimana produk utamanya yaitu buku dan stationery. Toko Buku Gramedia Depok selalu buka setiap hari, oleh karena itu hari sabtu dan minggu pun karyawan tetap bekerja. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, jumlah hari kerja yang diperoleh dalam penelitian ini yaitu 366 hari, lalu jumlah hari kerja tersebut dikurangi dengan jumlah cuti mingguan sebanyak 53 hari kerja per tahun, cuti nasional sebanyak 11 hari kerja per tahun, serta cuti bulanan sebanyak 12 hari kerja per tahun yang kemudian didapatkan hari kerja efektif dari SA tersebut sebanyak 290 hari kerja dalam setahun. Adanya hari kerja efektif dalam setahun tersebut menghasilkan waktu kerja efektif sebesar jam pertahun atau menit per tahun, dengan allowance (waktu longgar) yang diberikan sebesar 12,5%. Kasus yang terjadi di Toko Buku Gramedia Depok, yaitu untuk hari libur nasional dan hari minggu, seluruh karyawan (termasuk SA) tetap bekerja, dan hari liburnya dapat digantikan pada hari biasa yaitu hari senin sampai jumat. Khusus untuk hari libur nasional, karyawan yang bekerja akan diberikan kompensasi oleh perusahaan Waktu Kerja Store Associate (SA) Waktu kerja Store Associate (SA) adalah tujuh jam, dimulai dari WIB. Pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja SA dilakukan dengan menggunakan work sampling yang dilakukan pada hari biasa (weekdays) dan hari libur(weekend). Hal ini dikarenakan terdapat aktivitas yang berbeda yang dilakukan oleh seorang SA pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Waktu pengamatan dilakukan selama satu bulan sesuai dengan jumlah hari kerja dan waktu kerja di Toko Buku Gramedia Depok. Barnes (1980) menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktivitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam bentuk persentase. Hal-hal perlu yang dilakukan dalam penerapan work sampling selama penelitian adalah sebagai berikut :

9 37 1. Membuat formulir work sampling yang dapat dilihat pada Lampiran 1, dengan menentukan kisaran waktu per pengamatan yaitu setiap sepuluh menit. 2. Mengelempokkan kegiatan-kegiatan yang dilakukan ke dalam kategori produktif, tidak produktif maupun pribadi. 3. Setelah pengelompokan dilakukan maka seluruh waktu dari ketiga kategori itu dijumlahkan, dicari rata-ratanya. 4. Jumlah pengamatan yang diperoleh di kalikan dengan sepuluh karena lamanya waktu pengamatan adalah sepuluh menit, sehingga akan diperoleh jumlah penggunaan waktu kerja dalam menit untuk setiap kategori kegiatan produktif, tidak produktif maupun pribadi. Berdasarkan pengamatan yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan bahwa kegiatan yang termasuk dengan kategori produktif yaitu berbagai kegiatan yang berhubungan dengan tugas pokok pekerjaan masing-masing dan yang berhubungan dengan kemajuan perusahaan. Sedangkan kegiatan yang termasuk kategori tidak produktif yaitu bermalas-malasan, mengobrol, baca buku. Sementara itu, untuk kegiatan yang termasuk kategori pribadi yaitu yang berhubungan dengan menghilangkan lelah dan menggunakan waktu pribadi yang sudah diberikan oleh Toko Buku Gramedia Depok, seperti istirahat, makan, minum, sholat. Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja SA dengan menggunakan metode work sampling selama satu bulan yang dibagi menjadi hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) akan dijelaskan di sub bab berikut Perbandingan Penggunaan Waktu Kerja Store Associate (SA) Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja produktif yang dilakukan kepada Store Associate (SA), dengan menggunakan work sampling pada hari biasa (Weekdays) dan hari libur (weekend) dapat dilihat pada Tabel 4.

10 38 Tabel 4. Perbandingan waktu kerja produktif SA pada weekdays dan weekeend Store Waktu Produktif (menit) Waktu Produktif (%) Wilayah Associate (SA) Hari Biasa (Weekdays) Hari Libur (Weekend) Hari Biasa (Weekdays) Hari Libur (Weekend) 1 SA % 85% SA % 81% 2 SA % 63% SA % 58% 3 SA % 65% SA % 63% 4 SA % 79% SA % 79% 5 SA % 71% SA % 71% Rata-rata 330,5 300,5 79% 72% Berdasarkan Tabel 4 dapat diketahui bahwa penggunaan waktu kerja produktif SA yang terjadi pada hari biasa (weekdays) berkisar antara 67% sampai 90%, sedangkan untuk hari libur (weekend) berkisar antara 58% sampai 85%. Dapat disimpulkan bahwa, terjadi penurunan penggunaan waktu kerja produktif dari hari biasa (weekdays) ke hari libur (weekend). Hal ini disebabkan adanya perbedaan aktivitas yang terjadi pada SA di hari biasa dan hari libur. Pada hari biasa, seorang SA melakukan tujuh (7) tugas pokok, sedangkan pada hari libur seorang SA diwajibkan oleh Toko Buku Gramedia Depok untuk melayani Customer saja, sehingga hanya ada tiga (3) tugas pokok saja yang dilakukannya, antara lain melayani customer, merapihkan buku, dan active selling. Oleh karena itu, aktivitas yang dilakukan pada hari biasa cenderung padat jika dibandingkan dengan aktivitas di hari libur. Dapat di lihat dari Tabel 4, penggunaan waktu kerja produktif tertinggi pada hari biasa terdapat pada SA 2 sebesar 90%, sedangkan pada hari libur terdapat pada SA 1 sebesar 85%. Berdasarkan pengamatan, SA 1 dan SA 2 memiliki waktu kerja produktif tertinggi daripada SA yang lainnya, dikarenakan tugas-tugas yang dilakukan dalam kesehariannya lebih padat dibandingkan yang lain. Selain itu, hal ini juga

11 39 dipengaruhi faktor wilayah. SA 1 dan SA 2 bekerja pada wilayah 1 yang memiliki area kerja yang lebih luas dibandingkan wilayah lainnya, dan pada wilayah 1 merupakan kumpulan buku-buku yang frekuensinya sering dikunjungi oleh customer di Toko Buku Gramedia Depok. Penggunaan waktu kerja produktif terendah pada hari biasa dan hari libur terdapat pada SA 4, masing-masing sebesar 67%, dan 58%. Berdasarkan pengamatan, SA 4 cenderung lebih banyak menggunakan waktu yang tidak produktif dalam kesehariaannya, seperti mengobrol, bermalasmalasan, dan membaca buku. Hal ini juga dipengaruhi oleh faktor wilayah. SA 4 yang bekerja pada wilayah 2, dimana kumpulan buku-buku yang terdapat di wilayah 2 tidak banyak di kunjungi oleh customer Toko Buku Gramedia Depok. Secara keseluruhan, penggunaan rata-rata waktu produktif SA yaitu 79% pada hari biasa (weekdays) dan 72% pada hari libur (weekend). %waktu produktif 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 88% 90% 89% 85% 82% 81% 81% 79% 79% 80% 70% 67% 68% 71% 71% 71% 63% 65% 63% 58% SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA Wilayah dan SA Weekdays Weekend Gambar 8. Perbandingan waktu kerja produktif antara hari biasa dan hari libur Dari diagram batang diatas, dapat terlihat jelas penurunan waktu kerja produktif pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Berdasarkan International Labour Organization (ILO) dalam Waseso dan Adisasmito (2006), bahwa waktu kerja produktif seseorang yang optimum mencapai 80 persen. Berdasarkan pernyataan tersebut, maka

12 40 dapat disimpulkan bahwa SA yang diteliti di Toko Buku Gramedia Depok ada yang sudah mencapai optimum dalam penggunaan waktu produktifnya, ada juga yang belum optimum. Untuk penggunaan waktu produktif yang optimum, diperoleh pada SA 1, SA 2, SA 7, SA 8, SA 9 dan SA 10 pada hari biasa (weekdays) sedangkan untuk hari libur (weekend) terdapat pada SA 1, SA 2, dan SA 8. Penggunaan waktu kerja store associate (SA) tidak hanya melibatkan waktu pengukuran waktu produktif saja akan tetapi juga melibatkan waktu tidak produktif yang dilakukan oleh SA. Waktu produktif merupakan waktu yang digunakan oleh SA dalam hal bermalasmalasan, mengobrol, membaca buku, dan sebagainya yang tidak berkaitan dengan tugas pokok pekerjaan seorang SA. Kegiatan yang tidak produktif tersebut tenttunya akan menurunkan kinerja Toko Buku Gramedia Depok. Hasil pengamatan mengenai penggunaan waktu kerja tidak produktif yang dilakukan kepada Store Associate (SA), dengan menggunakan work sampling pada hari biasa (Weekdays) dan hari libur (weekend) dapat dilihat pada Tabel 5. Tabel 5. Perbandingan waktu kerja tidak produktif SA pada weekdays dan weekeend Store Waktu tidak produktif (menit) Waktu tidak produktif (%) Wilayah Associate (SA) Hari Biasa (Weekdays) Hari Libur (Weekend) Hari Biasa (Weekdays) Hari Libur (Weekend) 1 SA % 6% SA % 10% 2 SA % 27% SA % 32% 3 SA % 25% SA % 27% 4 SA % 12% SA % 12% 5 SA % 19% SA % 19% Rata-rata 49,6 79,5 12% 19%

13 41 Berdasarkan Tabel 5 dapat diketahui bahwa penggunaan waktu kerja tidak produktif SA yang terjadi pada hari biasa (weekdays) berkisar antara 0% sampai 24%, sedangkan untuk hari libur (weekend) berkisar antara 6% sampai 32%. Dapat disimpulkan bahwa, terjadi kenaikan penggunaan waktu kerja tidak produktif dari hari biasa (weekdays) ke hari libur (weekend). Sama dengan pembahasan pada penggunaan waktu produktif sebelumnya, hal ini disebabkan adanya perbedaan aktivitas yang terjadi pada SA di hari biasa dan hari libur. Pada hari libur, tugas pokok pekerjaan SA cenderung lebih sedikit dari pada tugas pokok pekerjaan SA di hari biasa, sehingga menyebabkan pengunaan waktu tidak produktif meningkat dari hari biasa ke hari libur. Dapat di lihat dari Tabel 5, penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi pada hari biasa terdapat pada SA 4 sebesar 24%. Begitu pula dengan penggunaan waktu kerja tidak produktif tertinggi pada hari libur terdapat pada SA 4 sebesar 32%. Berdasarkan pengamatan, SA 4 memiliki waktu kerja tidak produktif tertinggi daripada SA yang lainnya pada hari biasa maupun hari libur dikarenakan banyak waktu yang terbuang dan dipakai untuk mengobrol, bermalas-malasan, serta membaca buku. Sedangkan untuk penggunaan waktu kerja tidak produktif terendah pada hari biasa terdapat pada SA 2 yaitu 0% dan hari libur terdapat pada SA 1 yaitu 6%. Berdasarkan pengamatan, SA 1 dan SA 2 bekerja pada wilayah yang sama yaitu wilayah 1. Wilayah 1 pekerjaannya cenderung lebih padat jika dibandingkan wilayah lain, sehingga hanya sedikit waktu yang tidak produktif digunakannya. Selain itu, wilayah 1 juga merupakan wilayah yang sering dikunjungi oleh customer. Secara keseluruhan, penggunaan rata-rata waktu tidak produktif SA yaitu 12% pada hari biasa (weekdays) dan 19% pada hari libur (weekend).

14 42 %waktu non produktif 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 32% 27% 27% 24% 25% 23% 20% 19% 19% 19% 10% 12% 12% 11% 10% 8% 6% 2% 0% 1% SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA Wilayah dan SA Weekdays Weekend Gambar 9. Perbandingan waktu kerja non produktif antara hari biasa dan hari libur Dari diagram batang diatas, dapat terlihat jelas terjadi peningkatan penggunaan waktu tidak produktif pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) untuk setiap SA. Hal ini disebabkan karena aktivitas yang terjadi pada hari libur (weekend) tidak sepadat dibandingkan hari biasa (weekdays). Berdasarkan hasil pengamatan, faktor yang mempengaruhi SA melakukan kegiatan yang tidak produktif antara lain : 1. Jarang sekali adanya pengawasan dari atasan secara langsung, sehingga beberapa SA berpotensi untuk melakukan pekerjaan yang tidak produktif, seperti mengobrol, bermalas-malasan, dan membaca buku. 2. Kurangnya kesadaran dari seorang SA dalam peraturan yang ada, sehingga waktu pribadi yang seharusnya diberikan 40 menit kepada masing-masing SA menjadi dilebih-lebihkan sehingga hal itu menjadi kegiatan yang tidak produktif. 3. Pekerjaan seorang SA tiap-tiap wilayah berbeda dan fluktuatif, artinya ada waktu-waktu tertentu seorang Store Associate (SA) sangat sibuk

15 43 bekerja dan ada pula waktu dimana pekerjaan seorang SA tidak padat. Hal ini juga tergantung pada wilayah dimana pramuniaga itu ditempatkan, biasanya untuk wilayah 1 (buku novel, hobi dan lifestyle) dan wilayah 5 (buku anak-anak, komik, dan majalah) waktu kerjanya sangat padat Perbandingan Aktivitas Melayani Customer Pada hasil pengamatan, terdapat perbedaan aktivitas SA dalam melayani customer pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Untuk melihat perbandingan aktivitas tersebut dapat di lihat pada Tabel 6. Tabel 6. Perbandingan jumlah customer yang dilayani masingmasing SA Weekend Wiayah SA Weekdays ( customer) (customer) SA SA SA SA SA SA SA SA SA SA Berdasarkan Tabel 6, dapat diketahui bahwa jumlah customer yang dilayani oleh masing-masing SA mengalami peningkatan dari hari biasa (weekdays) ke hari libur (weekend). Pada Tabel 6 dapat dilihat, jumlah customer yang paling banyak dilayani oleh SA pada hari biasa (weekdays) maupun hari libur (weekend) didapatkan pada SA 9 di wilayah 5, dengan jumlah customer yang dilayani masing-masing sebesar 32 customer dan 55 customer. Hal yang serupa juga dialami oleh SA 10 yang sama-sama berada di wilayah 5 dengan jumlah customer yang paling banyak setelah SA 9. Dapat disimpulkan adanya peningkatan dan banyaknya jumlah customer yang dilayani tersebut disebabkan karena faktor pengunjung dan faktor wilayah. Berdasarkan pengamatan, jumlah pengunjung pada hari libur (weekend) cenderung lebih ramai daripada hari biasa (weekdays). Selain faktor pengunjung, wilayah juga mempengaruhi peningkatan

16 44 jumlah customer yang dilayani oleh SA. Wilayah 5 merupakan wilayah yang paling banyak dikunjungi oleh customer di Toko Buku Gramedia Depok, baik hari biasa maupun hari libur. Adapun buku-buku yang terdapat di wilayah 5 antara lain, buku anak-anak, komik, dan majalah. Selain itu, letak strategis yang terdapat di wilayah 5 juga memberikan potensi customer untuk menanyakan buku yang ingin dicarinya pada SA yang berada di wilayah Customer Weekdays Weekend 0 SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA Pegawai dan Wilayah Gambar 10. Perbandingan jumlah customer yang dilayani SA antara hari biasa dan hari libur Dari diagram batang diatas, terlihat jelas peningkatan jumlah customer yang dilayani oleh SA di masing-masing wilayah. Wilayah 5 merupakan wilayah yang paling banyak dikunjungi customer diantara wilayah yang lainnya baik pada hari biasa (weekdays) maupun hari libur (weekend) Perbandingan Aktivitas Merapihkan Buku Berdasarkan hasil pengamatan terhadap SA dalam aktivitas merapihkan buku, terdapat sedikit perbedaan dalam segi kuantitas. Hal tersebut dikarenakan jumlah pengunjung di Toko Buku Gramedia Depok yang meningkat pada hari libur mengakibatkan intensitas yang dilakukan oleh SA lebih banyak dari pada hari libur. Dapat dilihat dari Gambar 11, aktivitas merapihkan buku paling banyak dilakukan oleh SA 5 dan SA 6 yang terdapat di wilayah 3. Wilayah 3 merupakan wilayah yang rak

17 45 bukunya cenderung tidak rapih yang disebabkan oleh para customer yang menaruh buku tidak pada tempatnya setelah membaca buku. Adapun buku yang terdapat pada wilayah 3 antara lain buku keilmuan dan profesi. Frekuensi Merapihkan Buku Weekdays Weekend 0 SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA Pegawai dan Wilayah Gambar 11. Perbandingan aktivitas merapihkan buku antara hari biasa dan hari libur Perbandingan Aktivitas Active Selling Acitve selling merupakan metode penjualan buku tertentu yang dilakukan oleh seorang SA secara aktif kepada customer, dimana buku yang akan ditawarkan sudah ditentukan oleh pihak Toko Buku Gramedia Depok. Setiap buku yang terjual, SA akan diberikan bonus dengan besarnya bonus yang berbeda-beda. Berdasarkan hasil pengamatan, kegiatan active selling sering tidak dilakukan oleh beberapa SA pada hari biasa (weekdays), sehingga terjadi perbedaan yang sangat signifikan untuk kegiatan active selling di hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Perbedaan tersebut dapat dilihat pada Gambar 12.

18 Jumlah Active Selling Weekdays Weekend SA 1 SA 2 SA 3 SA 4 SA 5 SA 6 SA 7 SA 8 SA 9 SA Pegawai dan Wilayah Gambar 12. Perbandingan active selling antara hari biasa dan hari libur Dari diagram batang diatas, terlihat jelas perbedaan kegiatan active selling yang dilakukan oleh SA pada hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend). Hampir semua SA tidak melakukan active selling pada hari biasa dan hanya ada satu SA yang melakukan kegiatan active selling pada hari biasa yaitu SA 1. Dari hasil wawancara terhadap SA, banyak SA yang tidak melakukan active selling disebabkan oleh sibuknya pekerjaan yang dilakukan pada hari biasa, pemberian bonus yang tidak sesuai harapan,dan sulitnya menawarkan buku terhadap customer sampai buku tersebut dibeli. Hal itulah yang mengakibatkan menurunnya motivasi SA dalam melakukan active selling tersebut Analisis Full Time Equivalent (FTE) Store Associate (SA) Full Time Equivalent (FTE) adalah jumlah jam kerja yang mewakili satu waktu penuh karyawan selama periode waktu tetap, seperti satu bulan atau satu tahun. Sebelum menentukkan FTE, terlebih dahulu mengetahui beban kerja pada masing-masing SA. FTE bertujuan menyederhanakan pengukuran kerja dengan mengubah jam beban kerja ke jumlah orang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu. Dalam kasus ini, nilai FTE dibawah 1 merupakan underload, yang artinya jumlah beban kerja SA masih dibawah beban kerja optimal, sedangkan jika nilai FTE diatas 1 merupakan overload, yang artinya jumlah beban kerja SA sudah melebihi beban kerja optimal.

19 47 Beban kerja untuk masing-masing SA diakumulasikan dalam periode setahun dengan satuan jam. Berdasarkan hasil pengamatan, beban kerja setiap SA dalam satu wilayah sedikit mengalami perbedaan, sedangkan beban kerja SA antar wilayah cenderung mengalami perbedaan beban kerja yang cukup besar. Hal ini juga akan mengakibatkan nilai FTE untuk setiap SA berbeda. Beban kerja dan FTE masing-masing SA dapat dilihat pada Tabel 7. Tabel 7. Beban Kerja per tahun dan FTE SA Berdasarkan Tabel 7, dapat dilihat bahwa beban kerja tertinggi diperoleh SA 2 yaitu 1821 jam per hari kerja efektif dalam setahun dan beban kerja terendah diperoleh SA 4 yaitu 1308 jam per hari kerja efektif dalam setahun. Beban kerja SA diperoleh berdasarkan pengamatan selama satu bulan untuk semua SA di hari biasa (weekdays) dan hari libur (weekend) dengan menggunakan work sampling. Beban kerja yang terlihat pada Tabel 7 dihitung dengan mengalikan frekuensi rata-rata tugas pokok pekerjaan SA per hari dengan waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. Kemudian rata-rata beban kerja SA per hari tersebut dikalikan dengan jumlah hari kerja efektif dalam setahun yang hasilnya dapat dilihat pada Tabel 7. Dari Tabel 7, terlihat dengan jelas terjadi perbedaan beban kerja untuk setiap SA. Adapun yang menyebabkan adanya perbedaan beban kerja tersebut antara lain : Wilayah SA Beban Kerja (Jam) FTE SA ,02 1 SA ,03 SA ,79 2 SA ,74 SA ,78 3 SA ,80 SA ,93 4 SA ,93 SA ,89 5 SA ,95 Rata-rata 1572 Total FTE 8,85

20 48 1. Setiap wilayah memiliki karakteristik pekerjaan yang berbeda-beda. Umumnya untuk wilayah 1 (buku novel-novel, hobi dan lifestyle) dan wilayah 5 ( buku anak-anak, komik, dan majalah), memiliki waktu kerja yang sangat padat dibandingkan wilayah lain, sehingga beban kerja yang dialami oleh SA juga tinggi, sedangkan untuk wilayah 2, wilayah 3, dan wilayah 4 waktu kerjanya tidak terlalu padat, sehingga beban kerja yang dialami oleh SA tidak setinggi dengan beban kerja SA yang bekerja di wilayah 1 dan wilayah Karateristik masing-masing SA berbeda-beda dalam melakukan pekerjaannya. Misalnya ada yang melayani customer hanya 3 menit, ada juga yang melayani customer sampai 5 menit. 3. Motivasi dan karakter individu SA dalam bekerja mempengaruhi produktivitas. Hal tersebut dapat terlihat ketika seorang SA yang sedang tidak bekerja, atau ada waktu kosong, SA tersebut tidak inisiatif untuk melakukan pekerjaan lain. Untuk mengisi waktu kosong tersebut, SA dapat membatu SA lain dalam wilayah yang sama atau di wilayah yang berbeda, dengan begitu akan mengurangi waktu tidak produktif. Berdasarkan tabel diatas, beban kerja yang ada dapat digunakan untuk perhitungan Full Time Equivalent (FTE). Nilai FTE diperoleh dengan membagi jumlah beban kerja SA dalam setahun dengan jumlah jam efektif SA dalam setahun. Jumlah jam efektif SA dalam setahun didapatkan melalui perkalian antara jumlah jam kerja SA dalam per hari yaitu tujuh jam dengan jumlah hari efektif SA dalam setahun yaitu 290 serta mengalikannya dengan waktu kelonggoran (allowance) yang telah ditentukan sebesar 12,5%. Sehingga didapatkan jumlah jam efektif SA dalam setahun sebesar 1776 jam per tahun. Nilai FTE paling tinggi diperoleh SA 2 yaitu 1,03. Sedangkan nilai FTE paling rendah diperoleh SA 4 yaitu 0,74. Dapat disimpulkan bahwa untuk SA 1 nilai FTE nya diatas 1 yang merupakan overload, artinya jumlah beban kerja sudah diatas beban kerja optimal, begitu juga dengan SA 2 dimana nilai FTE nya 1,02. Sedangkan untuk SA lainnya nilai FTEnya masih dibawah 1 yang merupakan underload, artinya jumlah beban kerja masih di bawah beban kerja optimal. Adapun jumlah nilai FTE dari semua SA yaitu 8,85 atau dengan pembulatan menjadi 9. Hal ini menunjukkan bahwa terjadi kelebihan jumlah SA yang ada

21 49 untuk sekarang ini dikarenakan rata-rata beban kerja SA masih underload. Sehingga dengan jumlah SA yaitu sembilan orang, sebenarnya sudah mencukupi dari jumlah SA yang sekarang ini ada, yaitu sepuluh orang untuk satu shift kerja. Perbandingan jumlah SA yang sekarang ini dengan jumlah SA yang serharusnya dapat dilihat pada Gambar 13. Jumlah SA Aktual Seharusnya Gambar 13. Perbandingan jumlah SA aktual dengan jumlah SA yang seharusnya Dalam kasus ini, sebaiknya pihak manajemen Toko Buku Gramedia Depok harus lebih berhati-hati dalam penentuan jumlah karyawannya dan membuat beberapa alternatif action plan untuk menangani masalah tersebut yang akan dibahas pada bab implikasi manajerial Analisis FTE Berdasarkan Lama Bekerja Store Associate (SA) Berdasarkan pengamatan bahwa karakteristik Store Associate (SA) yaitu lama bekerja, berpengaruh pada waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan dari masing-masing SA. Adanya perbedaan waktu penyelesaian tugas tersebut akan mempengaruhi beban kerja dan nilai FTE SA. Pada Tabel 8 dapat dilihat terjadi perberdaan beban kerja SA yang dipengaruhi oleh lama bekerja. Rata-rata beban kerja SA untuk lama bekerja kurang dari 2 bulan yaitu 1518 jam pertahun, untuk lama bekerja SA dari 2 sampai 12 bulan yaitu 1551 jam pertahun, dan untuk lama bekerja SA lebih dari 1 tahun yaitu 1664 jam pertahun.

22 50 Pada Tabel 8 dapat dilihat bahwa beban kerja akan mempengaruhi nilai FTE masing-masing SA. Rata-rata karyawan SA yang telah bekerja kurang dari 2 bulan memiliki nilai FTE sebesar 0,85, untuk karyawan SA yang telah bekerja dari 2 sampai 12 bulan memiliki nilai FTE sebesar 0,87, sedangkan untuk karyawan SA yang telah bekerja lebih dari 1 tahun memiliki nilai FTE sebesar 0,93. Berdasarkan perhitungan tersebut, maka nilai FTE yang paling mendekati kondisi yang fit yaitu karyawan SA yang telah bekerja lebih dari 1 tahun. Hal ini dapat disimpulkan bahwa, karyawan SA yang telah bekerja lebih lama di Toko Buku Gramedia Depok, akan memiliki beban kerja yang semakin optimal. Tabel 8. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan lama bekerja Beban Kerja Wilayah SA Lama Bekerja (Jam) FTE 1 SA bulan ,02 SA 2 > 1 tahun ,03 2 SA bulan ,79 SA bulan ,74 3 SA 5 < 2 bulan ,78 SA 6 > 1 tahun ,80 4 SA bulan ,93 SA 8 < 2 bulan ,93 5 SA bulan ,89 SA 10 > 1 tahun ,95 Rata-rata (< 2 bulan) ,85 Rata-rata (2-12 bulan) ,87 Rata-rata (> 1 tahun) , Analisis FTE Berdasarkan Status Kerja Store Associate (SA) Karateristik mengenai status kerja Store Associate (SA) dikategorikan menjadi tiga (3), antara lain status kerja kontrak, training, dan perbantuan. Status kerja SA sangat berkaitan dengan lama bekerja SA. Pada sub bab sebelumnya, telah dijelaskan bahwa lama bekerja SA berpengaruh terhadap waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan, sehingga akan mempengaruhi nilai beban kerja masing-masing SA, begitu

23 51 pula dengan status kerja. Beban kerja dan FTE masing-masing SA berdasarkan status kerja dapat dilihat pada Tabel 9. Tabel 9. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan status kerja Wilayah SA Status Kerja Beban Kerja (Jam) FTE 1 SA 1 Training ,02 SA 2 Kontrak ,03 2 SA 3 Training ,79 SA 4 Training ,74 3 SA 5 Perbantuan ,78 SA 6 Kontrak ,80 4 SA 7 Training ,93 SA 8 Perbantuan ,93 5 SA 9 Training ,89 SA 10 Kontrak ,95 Rata-rata (Kontrak) ,93 Rata-rata (Training) ,87 Rata-rata (Perbantuan) ,85 Dapat dilihat pada Tabel 9, rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus kerja kontrak yaitu 1644 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,93. Rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus kerja training yaitu 1551 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,87. Rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berstatus kerja perbantuan yaitu 1518 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,85. Berdasarkan perhitungan tersebut, maka nilai FTE yang paling mendekati kondisi yang fit yaitu karyawan SA yang berstatus kerja kontrak Analisis FTE Berdasarkan Jenis Kelamin Store Associate (SA) Karakteristik terakhir dari karyawan SA yang mempengaruhi beban kerja dan nilai FTE adalah jenis kelamin. Pada Tabel 10 dapat dilihat bahwa, terjadi perbedaan beban kerja dan nilai FTE, walaupun tidak terlalu signifikan, akan tetapi berdasarkan pengamatan karakteristik jenis kelamin SA mempengaruhi waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaan. Karyawan SA yang berjenis kelamin laki-laki, rata-rata waktu penyelesaian tugasnya lebih cepat dibandingkan SA yang berjenis kelamin perempuan. Akan tetapi, penggunaan waktu kerja tidak produktif lebih

24 52 banyak digunakan oleh SA yang berjenis kelamin laki-laki dibandingankan dengan perempuan. Berikut ini adalah tabel beban kerja dan nilai FTE berdasarkan jenis kelamin SA. Tabel 10. Beban Kerja dan nilai FTE SA berdasarkan jenis kelamin Beban Kerja Wilayah SA Jenis Kelamin (Jam) FTE 1 SA 1 Perempuan ,02 SA 2 Laki-laki ,03 2 SA 3 Perempuan ,79 SA 4 Laki-laki ,74 3 SA 5 Perempuan ,78 SA 6 Laki-laki ,80 4 SA 7 Perempuan ,93 SA 8 Perempuan ,93 5 SA 9 Perempuan ,89 SA 10 Laki-laki ,95 Rata-rata (Laki-laki) ,88 Rata-rata (Perempuan) ,89 Dapat dilihat pada Tabel 10, rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berjenis kelamin laki-laki yaitu 1560 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,88. Sedangkan rata-rata beban kerja pada karyawan SA yang berjenis kelamin perempuan yaitu 1581 jam pertahun dengan nilai FTE nya sebesar 0,89. Berdasarkan tabel diatas dapat disimpulkan bahwa tidak terjadi perbedaan yang cukup signifikan antara karyawan SA yang berjenis kelamin laki-laki dengan perempuan, akan tetapi karateristik jenis kelamin SA tersebut mempengaruhi waktu penyelesaian tugas pokok pekerjaaan SA. 4.8 Implikasi Manajerial Perhitungan kebutuhan karyawan berdasarkan beban kerja karyawan bagian divisi penjualan khususnya Store Associate (SA), merupakan salah satu dasar dari perencanaan sumberdaya manusia pada Toko buku Gramedia Depok. Kesalahan perencanaan sumberdaya manusia dapat mengakibatkan dampak negatif terhadap Toko Buku Gramedia Depok seperti besarnya biaya tetap yang dikeluarkan untuk SDM yang tidak berkompeten, tidak efisien dan efektif dalam

25 53 bekerja. Perencanaan SDM merupakan langkah awal dalam menyiapkan SDM yang berkompeten sesuai bidangnya sehingga efisiensi dan efektifitas dapat terwujud dan tujuan perusahaan dapat tercapai (Mangkuprawira, 2003). Kelebihan jumlah SA merupakan salah satu masalah yang perlu diperhatikan oleh Toko Buku Gramedia Depok, karena dapat memicu inefisiensi perusahaan, terutama dalam pembiayaan SDM. Terdapat beberapa upaya dalam mengatasi permasalahan tersebut antara lain: 1.) Pihak manajemen Toko Buku Gramedia Depok perlu menganalis tugas pokok pekerjaan SA, terutama tugas SA yang perlu diperhatikan adalah active selling. Berdasarkan pengamatan, hampir semua SA tidak melakukan active selling pada hari biasa, padahal active selling merupakan salah satu tugas pokok SA yang sudah ditetapkan oleh Toko Buku Gramedia Depok. 2.) Meningkatkan pengawasan dari atasan ke bawahan, terutama pengawasan terhadap SA. Hal ini bertujuan untuk meminimumkan jumlah penggunaan waktu kerja yang tidak produktif. 3.) Kelebihan jumlah SA juga dapat diatasi dengan memperluas perkerjaan. Perluasan pekerjaan berarti memberikan tambahan aktivitas SA di level yang sama, sehingga meningkatkan jumlah aktivitas mereka, caranya dengan membantu SA di wilayah lain ketika sedang tidak ada yang dikerjakan diwilayahnya dan adanya peningkatan target active selling. 4.) Alternatif yang dapat dilakukan oleh Toko Buku Gramedia Depok yaitu pengurangan satu orang SA. Berdasarkan perhitungan FTE, maka FTE yang paling kecil yaitu SA 4 yang berada di wilayah 2 (buku agama dan psikologi), karena berdasarkan perhitungan beban kerja dan FTE, dengan jumlah sembilan orang SA sudah cukup mewakili pekerjaan untuk setiap shift. Untuk kasus ini, wilayah 2 hanya memerlukan satu orang SA ketika SA 4 dihilangkan. Sehingga, beban kerja SA yang masih kurang dapat dioptimalkan dengan membantu pekerjaan ke wilayah 2. Karena wilayah 2 berada di tengah-tengah dekat wilayah 4 (buku teknik, bahasa dan pelajaran) dan wilayah 3 (buku keilmuan dan profesi), maka SA yang berada di wilayah 3 dan wilayah 4 dapat memperluas pekerjaannya dengan membantu wilayah

26 54 2, agar beban kerja menjadi optimal. Tata letak per wilayah yang ada di Toko Buku Gramedia Depok dapat dilihat pada Lampiran 3.