BAB 11 URAIAN TEORITIS TENTANG HOUSEKEEPING DEPARTMENT

Transkripsi

1 BAB 11 URAIAN TEORITIS TENTANG HOUSEKEEPING DEPARTMENT 2.1.pengertian dan fungsi bagian Housekeeping Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti; house berarti rumah / bangunan / wisma / tempat menginap / hotel, sedangkan keeping adalah menjaga / merawat / mengatur / memelihara. Housekeeping disebut juga tata graha, dimana tata berarti menjaga / merawat / mengatur / memelihara, sedangkan graha adalah bangunan / rumah / wisma / hotel. Definisi tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen yang bertanggung jawab mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan memberi dekorasi dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya. Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sangat penting. Departemen housekeeping tidak hanya bertanggung jawab untuk mempersiapkan dan membersihkan kamar (guestroom) pada saat kedatangan tamu, tapi membersihkan, merawat dan memelihara secara keseluruhan bagian hotel area sehingga terlihat rapi dan segar untuk memulai suatu bisnis. Dalam operasional hotel, kegiatan pembersihan dilakukan dan dilaksanakan serta menjadi tanggung jawab departemen housekeeping, yang kegiatannya dipimpin

2 oleh Housekeeping Manager atau Executive Housekeeper. Dalam hotel organisasi departemen housekeeping biasanya mempunyai tanggung jawab area yang sangat luas serta mempunyai jumlah staff yang lebih banyak dari depertemen lainnya. Oleh sebab itu, untuk melaksanakan pembersihan di seluruh area hotel, pelaksanaannya diatur menurut seksi-seksi sebagai berikut : Public Area, seksi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel,baik yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel, antara lain Lobby area, restroom, restaurant,meeting room dan fasilitas untuk karyawan hotel.room, seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk mempersiapkan dan menjaga kebersihan, kerapihan dan kelengkapan kamar tamu. Laundry, seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan linen-linen yang bersih untuk keperluaan kamar, restauran dan meeting room, menyediakan seragam bersih bagi karyawan dan membersihkan pakaian tamu yang kotor. Linen dan Uniform, seksi yang bertanggung jawab untuk mengelola sirkulasi dan penyediaan seluruh linen dan uniform bagi karyawan. Florist, seksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bungabunga yang segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel. Gardener, Seksi yang bertanggung jawab untuk memelihara tanamantanaman baik didalam maupun diluar hotel.

3 Laundry Laundry merupakan section yang ada di departemen housekeeping yang bertugas dan bertanggung jawab mengerjakan berbagai macam proses pencucian yang diperuntukan bagi tamu maupun karyawan hotel tersebut. Sekarang ini dalam menjalankan operasionalnya, laundry juga melayani pencucian dari luar hotel yang bertujuan untuk meningkatkan pendapatannya. Tugas utama laundry adalah membantu operasioanal hotel yang berhubungan dengan proses pencucian linen untuk guest room, restaurant dan meeting room serta uniform bagi karyawan. Sekarang ini, penyediaan fasilitas laundry sangat wajib, selain fasilitas bagi tamu juga untuk memenuhi keperluan linen-linen bersih yang dibutuhkan bagi operasional hotel. Operasional laundry di suatu hotel sangat bervariasi, secara umum hingga pukul 21:00 malam bahkan lebih awal, sebagai usaha untuk menekaan biaya operasionalnya. Ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan untuk menentukan jam operasional laundry di suatu hotel, antara lain: Tingkat occupancy, makin tinggi occupancy maka linen dan guest laundry semakin banyak sehingga memprosesnya semakin lama. Total output kilogram mesin washing, semakin besar jumlah outputnya, semakin banyak linen yang diproses. Parstock linen suatu hotel, parstock yang kurang menyebabkan laundry harus memprosesnya hingga selasai untuk keperluan besok hari.

4 TROLLY CART Trolley bagi room attendant adalah instrumen penting untuk mendukung pekerjaannya guna membawa semua perlengkapan penting bagi pekerjaan mereka. Trolley set up biasanya dilakukan pada akhir setiap shift, untuk mempermudah mereka bekerja ke-esokan harinya Trolley selalu diparkir dekat dinding/depan agar tidak menghalangi tamu yang lewat. Trolley selalu terorganisir dan rapi, guest amenities disusun berkelompok dan rapi,terutama barang-barang yang sering dipakai. Jangan set up trolley terlalu banyak, trolley akan berat didorong sekaligus menekan biayadari kerusakan guest amenities. Dorong atau tariklah trolley secara hati-hati, karena dapat merusak dinding dan sudut-sudutnnya. Standard set up trolley mungkin berbeda-beda, hal yang menjadi pertimbangan adalah target kamar yang harus dibersihkan dan jumlah set up setiap menit sertiap kamar. Jumlah persedian maksimum berkisar 50% dari total kamar dikali jumlah amenities tiap kamar, set up ulang bila diperlukan.

5 Dari hal diatas dapat diambil suatu kesimpulan tentang pengertian housekeeping yang merupakan salah satu bagian yang memegang peranan penting dalam suatu hotel, sebab bagian ini yang bertanggung jawab kebersihan, kerapian, dan kenyamanan semua ruangan di hotel termasuk juga halaman di luar hotel. Fungsi tatagraha dalam hotel sangat penting.kelancaran persiapan dan pemeliharaan kebersihan kamar ditentukan kamar ditentukan oleh tatagraha.karena pendapatan hotel paling besar berasal dari penyewaan kamar maka tatagraha harus diperhatikan dengan baik agar para tamu betah tinggal di hotel. 2.2.Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab Bagian housekeeping harus bertanggung jawab atas,kerapian,keteraturan,kelengkapan kebersihan,serta kenyamanan seluruh ruangan-ruangan yang ada di dalam ataupun area hotel: Tanggung jawab bagian housekeeping meliputi area : Ruang tamu (guest room) Gang (corridor) Restoran dan banquet Ruang kantor Toilet tamu

6 Toilet karyawan Locker karyawan Taman di dalam dan di luar ruangan Kolam renang Halaman parkir Tugas Housekeeping Deparment adalah sebagai berikut : Menciptakan suasana hotel yang bersih,menarik,nyaman,dan aman. Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu,supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel. Penyiapan,penataan,dan pemeliharaan kamar-kamar. Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum di hotel. Melaporkan dan membawa lost and found pada supervisor Mengenakan seragam hotel,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan Houseman section

7 Houseman section adalah seksi yang bertanggung jawab atas kebersihan dan perawatan keseluruhan lingkungan hotel. Adapun pembagian tugas dari pada seksi ini adalah sebagai berikut : 1.Kelompok kerja pagi (morning shift) Pekerjaan pembersihan paling banyak dilakukan pada pagi sampai siang hari.jumlah houseman yang melakukan pembersihan pada pagi sampai siang hari lebih banyak dilakukan disbanding malam hari. 2.kelompok kerja sore (evening shift) Pemeliharaan kebersihan setiap hari dilaksanakan terus menerus dengan tujuan agar dapat menciptakan suasana bersih,rapi,dan hygiennes.pemeliharaan kebersihan pada sore hari dilaksanakan pada kelompok kerja evening shift. Tugas dari evening shift adalah sebagai berikut: a. menjaga dan melanjutkan tugas rutin pada kelompok pagi. b. Membersihkan dan merapikan seluruh kantor manajemen setelah usai jam kerja. c. Mengontrol kebersihan lobi,asbak,dan tempat sampah. 3.Kelonpok kerja malam (night shift) Kelompok kerja ini selain membersihkan tempat-tempat tertentu juga melaksanakan pembersihan secara menyeluruh. Kegiatan ini disebut general

8 cleaning dilaksanakan pada malam hari supaya tidak menggangu hotel lainnya dan tidak menggangu kenyaman tamu. Kegiatan ini meliputi hal-hal berikut : a. Pelaksanaan pencucian karpet lobi, restoran dan bar. b. Pembersihan tangga,gang dan dinding lobi. c. Pembersihan ruang rapat,banquet setelah pesta atau acara selesai. d. Pembersihan ruang locker karyawan Room Section Seksi ini bertanggung jawab terhadap pemeliharaan kamar tamu hotel,yang meliputin kebersihan,kerapian,keindahan dan kenyamanan tamu di hotel.selain unsur-unsur penting itu pihak tatagraha khususnya seksi kamar di tuntut untuk memberikan pelayanan sebaik-baiknya sehingga tamu merasa puas selama tinggal di hotel dan menjadi pelanggan yang tetap (repeat guest), Untuk melaksanakan tugas dengan baik seorang room boy harus mengetahui peraturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku di room section. adapun ketentuan-ketentuan antara lain: 1. Mengenakan seragam hotel,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan 2. Selalu tepat waktu dan bila ada halangan diharap memberitahu sebelumnya

9 3. Segera melaporkan kepada supervisor atau kantor tata graham jika menjumpain tamu yang sakit dan hal-hal yang mencurigakan misalnya pencuri atau skipper. 4. Harus ramah dan member salam pada tamu serta melayani tamu dengan senang hati. 5. Melaporkan pekerjaan yang belum selesai pada shift berikutnya. 6. Melaporkan dan membawa lost and found kepada supervior. 7. Dilarang meninggalkan roomboy station atau tempat tugas tanpa izin supervisor. 8. Dilarang mengobrol dengan sesama karyawan ataupun tamu. 9. Dilarang merokok dan berbicara keras-keras ditempat tugas sehingga mengganggu kenyaman tamu. 10. Dilarang menghidupkan radio atau nonton tv di kamar. 11. Dilarang mengajak teman berkunjung kedalam hotel. 12. Dilarang membawa barang atau apapun tanpa izin. 13. Dilarang mengunakan lift tamu. 14. Dilarang menyimpan barang yang bukan milik pribadi. 15. Dilarang meninggalkan hotel dengan seragam dan membawa kunci kamar (pass key)

10 2.2.3 Seksi Taman (Gardening Section) dalam maupun di Seksi ini bertanggung jawab atas keseluruhan taman baik yang ada di Luar hotel. Ruang terbuka dengan taman yang indah di sebuah hotel sangat diperlukan. adapun gunanya adalah untuk member kesan yang baik kepada tamu. Disekitar pintu masuk hotel (main entrance) biasanya dibuat taman yang di tata sedemikian rupa agar kelihatan menarik. Petugas taman (gardener) perlu mengetahui fungsi dan nilai estetika.gardener dapat berusaha sedemikian rupa agar taman kelihatan indah, menarik dan mempunyai nilai seni.tugas dan tanggung jawab semua ini ada di tangan chief gardener dan pelaksaan tugas dilakukan oleh para gardener. Tugas pokok poara gardener adalah sebagai berikut: 1.Merawat tanaman dan meliputi 1. Mengelola tanah 2. Memupuk tanaman 3. Menyiram tanaman 4. Memangkas tanaman 2. Mengatur penempatan Tanamam dan pemeliharaan tanaman yang meliputin

11 1. Menukar tanaman yang ada didalam untuk dibawah ke green house dan di rawat 2. Menempatkan tanaman baru dari green house kedalam pot, boks tanaman atau ke taman 3. mengembangkan tanaman, tugas ini meliputin 1. Menstek 2. Mencangkok 3. Menaman bibit 4. Membeli tanaman baru 5. Memelihara tanaman yang ada di green house Seksi Kolam Renang (swimmingpool section) Seksi kolam renang adalah seksi yang bertanggung jawab akan kebersihan,kerapian dan kenyaman di kolam berenang. Seski ini di pimpin oleh chief swimmingpool yang bertanggung jawab pada pada Exc. Housekeeper.tugas dan tanggung jawab seksi ini meliputi kebersihan areal kolam renang,kebersihan dan kelancaran air kolam renang, tersedianya handuk untuk tamu di kolam renang dan terjaminnya keamanan tamu di kolam renang Seksi Seragam (uniform section )

12 Pakaian seragam karyawan sangat penting bagi suatu perusahan terutamama pengawai hotel.dpada umumnya seragam karnyawan dirancang sesuan dengan anggaran peerusahaan dan bagian kerja masing masing dengan maksud agar menarik,nyaman dan praktis. Warna seragam disesuaikan dengan lingkingan kerja. Dilihat dari bahannya seragam dapat di bedakan menjadi polester,wool,katun dan sutra. Hal hal yamg harus diperhatikan dalam merancang seragam karyawan antara lain sebangai berikut: warna dan corak sesuai dengan lingkungan kerja Bahan harus tahan lama Rancangan dibuat sedemikian rupa agar cocok,menarik,dan nyaman ketika dipakai Karyawan. Sasaran Housekeeping department meliputin hal-hal sebagai berikut: 1.Bersih Kebersihan di suatu ruangan dan kamar tamu di hotel sangaat menentukan, bila kebersihan terjaga maka tamu menjadi tenang karena sanitasi dan hyginie terjamin. Inilah langkah pertama tamu dalam menilai suatu hotel. 2.Menarik

13 Dengan dasar kebersihan pada suatu ruangan di tunjang dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi maka ruangan akan menarik. 3.Nyaman Lingkungan dan ruangan suatu hotel yang bersih.menarik. dan tenang dengan pelayanan yang memuaskan maka akan membuat pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal atau kembali berkunjung ke hotel. 2.3 Hubungan Housekeeping Department dengan Department lainnya Keberhasilan suatu hotel merupakan kerja sama yang baik antar semua departemen yang saling mendukung untuk memberikan pelayanan yang memuaskan, cepat dan tepat yang dilakukan secara efektif dan efesien. Dalam pelaksanaan tugasnya sehari-hari, housekeeping departemen melakukan kerja sama yang erat dengan departemen lainnya. Guna mencapai target yang ditentukan, pihak Housekeeping tidak dapat bekerja sendiri.dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, Housekeeping harus bekerja sama dengan bagian lain. Hubungan kerja tersebut meliputin antara lain :

14 2.3.1 Hubungan Housekeeping Denpartment Dengan Front Office Department 1.ROOM DIVISION Dalam Room Division, hubungan housekeeping paling utama ialah berkumunikasi dengan departemen front office. Kedua departemen ini ibarat dua sisi mata uang yang berbeda, Housekeeping yang membersihkan kemudian frontoffice sebagai penjualnya. Hubungan housekeeping dengan front office secara umum adalah: 2.Laporan status kamar Laporan room status terintegrasi dengan system secara online melalui computer, sehingga status kamar dengan mudah dapat diketahui oleh front office. Housekeeping bertanggung jawab meng-update status kamar tersebut secepat mungkin setelah diperiksa oleh housekeeping supervisor. Laporan room status termasuk Vacant Clean (VC), Vacant Clean Inspection (VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb (DND). Laporan.Discrepancy Housekeeping memeriksa secara langsung status dari tiap-tiap kamar berdasarkan status yang ada di computer. Perbedaan status di computer dengan sebenarnya disebut Room Discrepancy. Laporan ini biasanya dilakukan minimum 2 kali sehari yaitu antara pukul 10 pagi dan 5 sore. Laporan kehilangan dan penemuan barang

15 Setelah check out, kamar diperiksa oleh housekeeping dan memastikan bahwa kelengkapan barang-barang milik hotel tidak ada yang hilang. Jika ada yang hilang, housekeeping melapor ke front office untuk memproses pengembalian atau pembayarannya. Housekeeping juga melaporkan setiap penemuan barang yang tertinggal, kemudian disimpan di housekeeping sebagai barang Lost and Found. Laporan lainnya Laporan ini termasuk Extra bed, baby cot, Loan items, baby sister, dan laporan kerusakan oleh tamu. Hubungan Front Office dengan Housekeeping Antara lain: Room Blocking Front office melaporkan perubahan status tiap-tiap kamar yaitu kamar VIP, Expected Arrival, Expected Departure, Group, Check out, show room dan change room. PermintaanTamu

16 Front office memberitahukan kebutuhan tambahan yang diperlukan oleh tamu, misalnya extra bed, baby cot, baby sister, kursi dan juga setiap masalah/complain dari tamu yang berhubungan dengan pelayanan housekeeping.hubungan housekeeping dengan kantor depan dibagi menjadi dua hal,yaitu dari pihak tatagraha dan pihak kantor depan. Tatagraha melakukan hal-hal berikut : 1. Laporan status kamar (room report) 2. housekeeping melaporkan kepada kantor depan mengenai status kamar sesuai dengan Keadaan yang sebenarnya. Hal ini penting karena kantor depan akan tahu mengenai Kamar-kamar yang akan di sewa oleh tamu,kamar yang bersih, dan kamar yang sedang general cleaning. 3. Laporan dikirim oleh housekeeping pada pukul dan ke kantor depan. 4. Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik hotel yang dibawa tamu (room Articles missing report) 5. Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik tamu yang tertinggal di kamar sesudah tamu berangkat /check out. Dari pihak Front Office meliputi hal-hal berikut : 1. Front Office memberi informasi kepada tatagraha bahwa ada tamu segera masuk / check-in sehingga tatagraha dapat menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.

17 2. mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi. 3. mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP). 4. memberitahukan kepada Housekeeping mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out sehingga kamarnya dapat di bersihkan. 5. memberikan guest slip agar tatagraha tahu tamu yang baru check in. 6..memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain. 7. jika terjadi laporan perbedaan penghuni kamar,antara Housekeeping dengan Front Office. maka room discrepancy report dan diadakan pengecekan langsung Hubungan Housekeeping Department dengan Engineering Department Hubungan kerja antara tatagraha dengan bagian engineering meliputin hal-hal sebagai Berikut : 1. Perbaikan dan pemeliharaan alat-alat terutama menyangkut operasional tatagraha,perbaikan telepon,ac,air dan listrik. 2. Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di kamar tamu. 3. Melakukan perbaikan sesuai dengan work order dari housekeeping.

18 Memberitahukan housekeeping dan front office tentang perbaikan yang lama, sehingga status kamar dibuat menjadi Out of order.memberitahukan housekeeping tentang perbaikan kamar yang sudah selesai, agar diperiksa dan melakukan general cleaning untuk dapat dijual kembali.melakukan program perawatan dan perbaikan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture, painting dan peralatan di hotel berfungsi dengan baik. Dengan demikian dapat dilihat bahwa antara bagian tatagraha dengan bagian engineering sangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak,berarti pekerjaan Tatagraha terganggu. Bagian tatagraha memerlukan bagian engineering untuk segera memperbaiki peralatan-peralatan yang rusak Hubungan housekeeping Department Dengan Food and Beverage Departement. Hubungan kerja tatagraha dengan food and beverage meliputi hal-hal sebagai Berikut; Membantu mengeluarkan peralatan room service dari dalam kamar. Menyediakan room kebutuhan linen yang diperlukan di restaurant dan meeting room. Berpartisipasi dan mendukung setiap acara yang dilakukan oleh food and beverage departemen. meet

19 Menjaga kebersihan FB outlets dan meeting room.pelayanan room service kepada tamu. pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu penting di executive room Dengan pelayanan baik oleh tatagrahan dan food and beverage maka tamuakan merasa puas dengan pelayanan pihak hotel Hubungan Housekeeping Department dengan Purchasing Department Bagian housekeeping meminta barang-barang kepada bagia purchasing (pembelian) dengan mengisi purchase requitition, seperti permintaan peralatan kebersihan, chemical (bahan-bahan kimia),perlengkapan kamar,linen-linen dan barang-barang lainnya yang dapat menunjang kegiatan operasional housekeeping. Membantu housekeeping dalam pembelian dan penyediaan barang dan peralatan yang dibutuhkan.membantu persediaan barang-barang kebutuhan housekeeping sesuai dengan jumlah yang ditetapkan Hubungan housekeeping Departement dengan Security Departement Bagian housekeeping melaporkan hal-hal yang mencurigakan disekitar area pekerjaa sedangkan bagian security mengadakan pengawasan terhadap area kerja houseeping dan berusaha untuk dapat mengantisipasai hal-hal yang dapat mengganggu kegiatan kerja, baik gangguan dari dalam maupun dari luar hotel.keamanan barang-barang milik tamu dan juga keselamatan mereka selama

20 menginap.membantu mengawasi barang-barang milik hotel tidak dibawa keluar hotel oleh karyawan Hubungan Housekeeping Departement dengan Laundry Departement. Bagian housekeeping menghubungi bagian laundry jika ada cucian pakaian kotor tamu yang sudah dimasukan kedalam laundry bag beserta laundry listnya,sedangkan bagian laundry melaksanakan pencucian terhadap seragam karyawan dan pencucian linen kotor yang akan dipakai oleh bagian housekeeping. 1. Menjaga kebutuhan persediaan harian linen dan seragam yang dibutuhkan. 2.Menjaga kuamenlitas pencucian laundry tamu. 3.Memisahkan linen-linen yang bernoda sehingga kualitas linen yang dipakai selalu yang terbaik Hubungan Housekeeping Departement dengan Bagian Personalia Departement Hubungan kedua bagian ini meliputi : 1.Pengadaan tenaga kerja 2.Pengangkatan pegawai 3.Pelatihan pegawai 4.Pemutusan hubungan kerja

21 5.Cuti karyawan 6.Surat peringatan untuk pegawai 7.Pembayaran gaji dan lembur pegawai 8.Membantu dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kepegawaian. 9.Melakukan pelatihan, orentasi dan perencanaan karir karyawan. Dengan demikian bagian personalia mengatur segala sesuatu mengenai tatagraha selaku pegawai hotel tersebut.