BAB III TINJAUAN UMUM HOTEL XYZ. didaerah Jakarta Timur, hotel ini dibangun sejak Maret 1993 dan mulai

Transkripsi

1 BAB III TINJAUAN UMUM HOTEL XYZ 1.1 Sekilas Tentang Hotel XYZ Hotel XYZ adalah hotel yang terletak dipusat Ibu Kota tepatnya didaerah Jakarta Timur, hotel ini dibangun sejak Maret 1993 dan mulai diresmikan 17 Oktober Hotel ini dikategorikan sebagai hotel berskala kecil, karena dilihat dari persedian kamarnya sangat sedikit, dan berdasarkan tarifnya hotel ini disebut dengan economy hotel karena tarif hotel ini sangat rendah atau biasa disebut dengan tarif ekonomi. Walaupun hotel ini dikatakan kecil, hotel ini terkadang juga kedatangan wisatawan yang menjadikan hotel ini sebagai sarana tempat persinggahan sementara mereka. Sebagian besar pengunjung hotel ini adalah orang-orang yang hanya ingin bermalam kurang dari tiga hari saja, dan biasanya mereka adalah orang yang bertempat tinggal di Jakarta juga. 1.2 Struktur Organisasi, Tugas dan Tanggung Jawab Struktur organisasi adalah kerangka yang menunjukansemua tugas kerja untuk mencapai tujuan organisasi, hubungan antara fungsi-fungsi, serta wewenang dan tanggung jawab. Setiap anggota organisasi melakukan tiaptiap tugasnya tersebut. Adapun struktur organisasinya sebagai berikut. 18

2 Front Office Manajer Receptionist Front Office Casier Bell Captain Bellboy Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi Hotel XYZ Kemudian penulis menguraikan tentang tugas dan tanggung jawab tiap-tiap bagian yang terdapat dalam bagan struktur organisasi hotel XYZ tersebut di atas. Dan tugas-tugasnya adalah sebagai berikut : A. FRONT OFFICE MANAJER Bagian kantor depan hotel (Front Office) dipimpin oleh seorang manajer yang mempunyai tugas pokok kantor dalam memimpin, mengatur, mengendalikan, dan mengkoordinasikan kegian kantor depan (Front Office). Dalam melaksanakan tugas tersebut Front Office Manajer melaksanakan fungsi tugasnya sebagai berikut : a. Bertanggung jawab atas kelancaran kerja para petugas reception, front office casier, bellcaptain, dan bellboy. b. Memperhatikan permintaan khusus para tamu. 19

3 c. Membuat jadwal kerja petugas reception, fron office casier, bell captain dan bellboy. d. Mengawasi operasional kerja tiap-tiap bagian, dan memastikan semuanya berjalan lancar sesuai standard operating procedure yang ditetapkan oleh manajemen. e. Menyelesaikan keluhan para tamu yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. f. Mengatur jadwal libur dan cuti bawahan. g. Memeriksa absensi kehadiran para staff. B. RECEPTIONIST Tugas utama receptionist adalah menyambut kedatangan tamu yang akan check-in dan memprosesnya dengan efisien, tepat, cepat, ramah tamah, dan santun sehingga tamu memperoleh kesan baik. Fungsi tugas receptionist dalam menjalankan tugasnya adalh sebagai berikut : a. Menyambut, membarikan salam dan melayani tamu yang akan check-in. b. Memeriksa reservasi tamu, mencarikan kamar sesuai pesanan. c. Menanyakan sistem pembayaran tamu pada saat check-in dan memprosesnya. d. Menjaga kebersihan counter front Office dan memeriksa semua kelengkapan. 20

4 e. Memberikan kunci cadangan bagi tamu yang kuncinya tertinggal atau hilang. f. Menyelesaikan masalah perpindahan kamar. C. FRONT OFFICE CASIER. Tugas utama dari front office casier adalah melayani kegiatan administrasi pembayaran untuk tamu yang menginap di hotel XYZ, dan melaporkan seluruh kegiatan tersebut kepada front office manajer. D. BELL CAPTAIN Tugas utamanya adalah mengawasi dan menkordinir pekerjaan sehari-hari bellboy sesuai dengan standar pelayanan hotel bersangkutan. Tugas dan tanggung jawab bell captain yang lainnya adalah sebagai berikut : a. Menkoordinir para bellboy, dalam menjemput kedatangan dan mengurusi barang bawaan tamu hingga sampai kamar dengan tepat, cepat, aman dan penuh keramah tamahan. b. Mengkoordinir para bellboy untuk mengurus barang bawaan tamu pada saat check-out. c. Memastikan bahwa semua barang bawaan tamu telah diantar dengan baik oleh para bellboy ke kamar tamu. d. Mengurus dan menyelesaikan barang-barang tak bertuan. e. Mempersiapkan jadwal kerja bulanan melaporkan data kehadiran unutk diserahkan kepada front office manajer. 21

5 f. Memastikan kondisi bell captain counter dalam keadaan bersih, rapih, dan seluruh stafnya telah menggunakan pakaian seragam kerja yang telah ditentukan hotel. E. BELLBOY Tugas utama bellboy adalah membantu mengangkut barang bawaan tamu saat check-in maupun check-out, ke dan dari kamar. Bantuan diberikan agar tamu sedapat mungkin merasakan santai dan nyaman, bantuan ini juga diberikan untuk alasan keamanan tamu. Tugas dan tanggung jawab bellboy yang lainnya sebagai berikut : a. Membawakan tas-tas tamu dengan efisien dan cepat ke dan dari kamar. b. Menyimpan koper atau tas tamu bila tamu ingin menitipkan di bell captain counter. c. Menyambut dan mengucapkan selamat datang kepada tamu yang baru datang dan mengantar ke bagian reception. d. Mengirimkan surat atau pesan yang mendesak ke kamar tamu. e. Memasukan koran yang diperlukan tamu ke kamar. f. Pada saat mengantarkan tamu ke kamar, menjelaskan kepadanya semua fasilitas dan produk yang ada di hotel. 3.3 Prosedur Pemesanan Kamar Adapun prosedur atau tata laksana dalam pemesanan kamar adalah sebagai berikut : 22

6 1. Check In Bagian kantor depan (Front Office) mencatat data-data setiap tamu yang akan menginap berdasarkan identitas diri kedalam form registrasi dan menahan sementara identitaas diri dengan tujuan keamanan dan dikembalikan pada saat tamu check out. Kemudian bagian kantor depan (Front Office) membuat laporan sementara yang memuat data tamu untuk mencatat setiap transaksi yang dilakukan setiap tamu selama menginap. 2. Check Out Bagian kantor depan (Front Office) menghitung total tagihan yang harus dibayarkan oleh tamu berdasarkan laporan sementara, kemudian bagian operasional kantor depan membuat bukti tanda pembayaran, dan kemudian membuat laporan akhir yang akan diserahkan kepada manajer. 3.4 Klasifikasi Kamar Di dalam hotel XYZ terdapat 3 klasifikasi kamar, dan keempat kamar itu lebih terperincinya adalah sebagai berikut : 1) Standard Room Standard room adalah kamar yang paling murah di hotel ini, karena fasilitas yang diberikan merupakan fasilitas standar yang berlaku dihotel ini dan fasilitas yang ada pada kamar ini yaitu satu kamar 23

7 mandi, satu buah kipas angin dan satu ruang kamar tidur, dan harga sewa pada kamar ini Rp ) Deluxe Room Deluxe room adalah kamar yang satu tingkat lebih baik dari pada standard room. Fasilitas yang diberikan terhadap kamar pun lebih baik dari pada standard room, dan fasilitas yang ada pada kamar ini yaitu satu kamar mandi, satu buah kipas angin, satu unit TV dan satu ruang kamar tidur, dan harga sewa pada kamar ini Rp ) Suite Room Suite room adalah kamar suite dengan fasilitas standar yang terdiri dari satu kamar mandi, satu buah AC dan satu ruang kamar tidur, dan harga sewa pada kamar ini Rp Kendala Yang Dihadapi Setelah melihat langsung dan mempelajari prosedur yang berjalan di Hotel XYZ saat ini maka penulis mencoba memberikan pandangan penulis tentang permasalahan pada sistem yang berjalan saat ini : Sangat besar tanggung jawab bagian kantor depan (Front Office) dalam menjalankan tugasnya, namun tidak didukung oleh keakuratan dan kecepatan, aliran data yang tinggi sangat diperlukan dalam suatu sistem pelayanan yang baik. 24

8 Terlalu banyak tugas yang dilakukan operasional kantor depan (Front Office) dikarenakan tidak adanya pemisahan tugas yang jelas dalam operasinya sehari-hari, semua bagain administrasi dilakukan bagian kantor depan (Front Office). 25