PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI (STUDI KASUS MENINGKATKAN DISTRIBUSI PRODUK DI PT PPI)

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI (STUDI KASUS MENINGKATKAN DISTRIBUSI PRODUK DI PT PPI) 1 Sonty Lena,S.Kom.,M.M., 2 Rika Sulistiani 1 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax E,mail : 1 sonty@lpkia.ac.id, 2 rika_suliss@gmail.com Abstrak PT PPI merupakan salah satu perusahaan BUMN bergerak di big perdagangan umum meliputi ekspor, impor, distribusi komoditi dasar. Dalam hal penerapan sistem informasi perusahaan membutuhkan perencanaan baik agar penerapan dilakukan dapat berjalan sesuai dengan strategi bisnis perusahaan ada sehingga bisa memberikan kotribusi bagi perusahaan dalam persaingan antar pelaku bisnis lainnya terutama dalam hal pendistribusian produk. Dari permasalahan di atas maka akan dilakukan perencanaan strategis SI/TI pada PT.PPI. Penelitian ini melingkupi analisis kondisi internal eksternal perusahaan baik dari segi bisnis maupun teknologi, kemudian analisis SWOT dari perusahaan kebutuhan mendatang menggunakan metode Balance ScoreCard, Critical Success Factor PEST. Penelitian ini kemudian menghasilkan rekomendasi portfolio aplikasi serta pengembangan teknologi informasi dapat di implementasikan oleh PT.PPI di masa mendatang. Kata kunci : Perencanaan Strategis,Sistem Informasi, Teknologi Informasi, SWOT, Balanced Scorecard, CSF, PEST 1. Pendahuluan PT Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) PT.PPI dikenal di luar negeri sebagai Indonesia Trading Company atau ITC merupakan salah satu perusahaan BUMN bergerak di big perdagangan umum meliputi ekspor, impor, distribusi komoditi dasar seperti makanan pokok (beras, tepung, jagung dll) di samping rempah - rempah tradisional, mereka juga bertanggung jawab untuk perdagangan distribusi komoditas produk-produk pertanian (pupuk pestisida, bahan kimia lain-lain). Salah satu cabang PT.PPI adalah PT.PPI cabang Bandung beralamat di Jalan Jawa no 12 Bandung saat ini hanya bergerak di bagian perdagangan distribusi. Berdasarkan halaman website mengemukakan bahwa pemerintah berpangan, perlu corporate branding untuk meningkatkan daya saing Indonesia menjelang pelaksanaan Masyarakat Ekonomi Asean (MEA) Penasihat Ahli Menteri BUMN Hutabarat mengemukakan hingga kini masih sedikit merek perusahaan ba usaha milik negara (BUMN) dikenal, Salah satu penyebab kurang dikenalnya merek BUMN adalah kalah persaingan mengingat tugasnya banyak. Sesuai UU No 19/2003, BUMN selain ditugasi mencari keuntungan, juga sebagai agen pembangunan, usaha perintis membantu UKM. Dalam implementasinya pemanfaatan dari sistem informasi haruslah didukung oleh sebuah perencanaan Didalam tahap penyusunan strategi terdapat beberapa metode dapat membantu dalam menentukan strategi baru seperti analisis SWOT, analisis CSF, metode PEST metode Balance Scorecard. Dengan menggunakan metode tersebut, maka diharapkan akan memberikan manfaat kepada perusahaan yaitu strategi unggulan mampu meningkatkan aktifitas distribusi produk. Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalah akan dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Merumuskan perencanaan strategis SI/TI pada PT. PPI agar dapat membantu meningkatkan pelayanan distribusi produk. 2. Menentukan strategi PT. PPI guna meningkatkan daya saing perusahaan. Adapun tujuan ingin di capai dalam penelitian tugas akhir ini adalah : 1. Membantu pihak perusahaan dalam menganalisa merancang sistem perencanaan sistem informasi pendistribusian produk di PT.PPI. 2. Membantu PT.PPI dalam melakukan rencana pengimplementasian sistem informasi teknologi informasi guna meningkatkan daya saing perusahaan.

2 1.1 Landasan Teori Metodologi digunakan pada penelitian ini menggunakan Metode Ward and Peppard. Menurut Ward and Peppard, strategi sistem informasi strategi teknologi informasi dikembangkan harus dapat menunjang strategi bisnis perusahaan bersangkutan. Dengan demikian, akan dihasilkan sebuah perencanaan strategis sistem informasi komprehensif dapat menjamin keuntungan akan diperoleh perusahaan atas investasi teknologi informasi dikeluarkan. Kerangka kerja dalam menyusun perencanaan strategik sistem informasi berdasarkanmetodologi ini, memerlukan analisis terhadap empat masukan (input), sebagai berikut: 1. Lingkungan bisnis internal. 2. Lingkungan bisnis eksternal. 3. Lingkungan SI/TI internal. 4. Lingkungan SI/TI eksternal. Output dihasilkan dari perancangan strategic sistem informasi ini menghasilkan tiga keluaran sebagai berikut: 1. Strategi bisnis sistem informasi, bagaimana masing-masing unit dalam perusahaan dapat mengimplementasikan atau memanfaatkan sistem informasi teknologi informasi ini untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan. 2. Strategi teknologi informasi, bagaimana kebijakan stategi untuk mengelola teknologi sumber daya manusianya 3. Strategi manajemen, mencakup elemen-elemen umum diterapkan melalui organisasi, untuknmemastikan konsistensi penerapakan kebijakan SI/TI dibutuhkan. Gambar dibawah menunjukan skema perencanaan strategis SI/TI menurut Ward and Pepard Eksternal Business Environtment Internal Business Environtment Business IS Strategy IS/IT Management Strategy IS/IT Management Strategy Future Application Portofolio IT Strategy Eksternal IS/IT Environment Internal IS/IT Environtment Current Aplication Portofolio Gambar 1.1 Perencanaan Strategis SI/TI 2. Analisis Perancangan 2.1 Analisis Perancangan Model Solusi Gambar 1.2 Perencanaan Model Solusi 2.2 Analisis CSF (Critical Success Factor) CSF atau faktor penentu keberhasilan adalah salah satu kegiatan perusahaan berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan mencapai tujuannya. Faktor faktor dapat mempengaruhi suatu keberhasilan kesuksesan di PT. PPI Bandung serta indikator dijadikan sebagai alat ukurnya adalah sebagai berikut Tabel 2.1 Analisis CSF Misi Tujuan CSF Ukuran 1.Melakukan perdagangan umum khusus menangani beraneka ragam produk secara Analisa Internal Bisnis Analisis CSF analisis Balance Scorecard Analisa Eksternal Bisnis Analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi) Strategi Bisnis SI Tahap Awal -Identifikasi Visi, Misi serta Strategi Perusahaan -Identifikasi Masalah Perusahaan Menciptakan perusahaan dagang sebagai pemasok terbesar di Indonesia Mulai Tahap Pengumpulan Data - Observasi - Wawancara - Studi Dokumen Tahap Analisa Analisis SWOT (Strenght, Weakness, Opportunity, Treath) Menentukan Strategi Strategi Manajemen SI/ TI Portofolio Aplikasi Mendatang Selesai Terwujud nya pasar ekonomi Indonesia kuat. Analisa Internal SI/TI Analisis visi, misi, aplikasi serta infrastruktur perusahaan Analisa Eksternal SI/TI Analisis Pemanfaatan Perkembangan TI Strategi Bisnis TI Meningkat kan produktifit as perdagang an

3 komersial terukur 2.Melaksanak an transaksi perdagangan lokal maupun lintas Negara Menciptakan pelayanan distribusi terbaik secara konsisten Terwujud nya aplikasi reporting informativ e bagi pihak terkait dalam memonitor ing penjualan. Aplikasi reporting bersifat user friendly informatif apa ingin dicapai, kemudian ditentukan tolok ukur menjadi acuan keberhasilan tujuan bisnis tersebut, serta kebutuhan informasi dibutuhkan untuk mencapainya. Adapun hasil analisa strategy map PT PPI Bandung adalah sebagai berikut : Financial Costumer Intenal Bussiness Proses Menciptakan value bagi perusahaan Inovasi produk serta memiliki kualitas baik kepuasan konsumen menajemen distribusi Mengefisiensikan biaya Meningkatan loyalitas konsumen Penggunaan sistem distribusi efektif efisien keuntungan perusahaan Memberikan layanan handal Menambah target pasar baru 3.Melakukan produksi barangbarang mendukung perdagangan. 4. Menjalin kemitraan dengan layanan terintegrasi dengan memanfaatkan jaringan sistem Teknologi Informasi handal. 5.Meningkat kan kesejahteraan pegawai melalui produktivitas. Mengenalkan barang produksi brand lokal Memberikan sistem informasi terpadu Memiliki SDM dengan kualifikasi big informasi komunikas i cukup baik 2.3 Analisis Balance Scorecard Terwujudn ya perdagang an dalam negri kuat Terwujudn ya kelancaran penerimaa n informasi penjualan antar pihak terkait Terwujudn ya SDM menguasai teknologi komunikas i dengan baik Daya beli masyarakat membaik Meningkat kan pihak terkait untuk berperan aktif dalam memonitor ing KPI (Key Performan ce Indicator) penjualan. Sistem repoting mudah di mengerti oleh user Dalam melakukan analisa balanced scorecard, visi misi perusahaan dipetakan menjadi tujuan strategis sesuai dengan 4 perspektif ada. Dari tujuan strategis ada, kemudian dianalisa tujuan bisnis Learning and Growth kualitas pelayanan di berikan 2.4 Analisis PEST Pemanfaatan sistem informasi berkelanjutan Gambar 1.3 Strategy Map PT PPI Pengembangan divisi IT Untuk mengetahui kondisi eksternal bisnis terjadi di PT.PPI Bandung dapat dilakukan dengan analisa PEST dimana hasil dari analisa ini akan dijadikan sebagai acuan untuk menentukan strategi bisnis demi mencapai tujuan strategis perusahaan. Aspek terkait dengan kondisi politik, ekonomi, social, teknologi meliputi: 1) Faktor Politik Peraturan pemerintah mengenai ketentuan umum pendistribusian barang mempunyai dampak signifikan seperti kebijakan mengenai ekspor Impor serta ung-ung tentang ketentuan umum distribusi barang Berdasarkan UU Pasal 10 ayat 1 mengenai Distributor sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat(2) huruf a, wajib memenuhi ketentuan : memiliki perizinan di big perdagangan / atau lembaga berwenang. 2) Faktor Ekonomi Beberapa tahun terakhir, kondisi perekonomian di Indonesia berada dalam kondisi kurang stabil. Berdasarkan data dikeluarkan website ekbis.sindonews.com, Ketua Umum Asosiasi Pengusaha Indonesia (Apindo) Sofjan Wanandi mengatakan, saat ini Indonesia tengah menghadapi masalah mengganggu stabilitas ekonomi. Hal tersebut dipengaruhi oleh kondisi perekonomian dunia kurang stabil menyebabkan inflasi nilai tukar rupiah. Sehingga berpengaruh pada melemahnya daya beli masyarakat untuk membeli

4 kebutuhan pokok. Selain itu kondisi persaingan akan menjadi semakin ketat karena semakin banyak perusahaan kompetitor muncul. 3) Faktor Sosial Berdasarkan halaman website dalam artikelnya mengemukakan bahwa menurut studi terakhir dirilis tahun 2010 oleh Ba Pusat Statistik (BPS) jumlah penduduk di Indonesia saat ini semakin meningkat sehingga akan berdampak pada kebutuhan masyarakat akan bahan-bahan pokok semakin tinggi. Selain itu dengan berubahnya gaya hidup masyarakat ingin serba otomatis sehingga PT.PPI harus bisa menyesuaikan kebutuhan masyarakat terutama saat pemesanan barang sampai pengiriman barang dapat termonitoring dengan baik. 4) Faktor Teknologi Seperti dirangkum dari Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia (APKII), penggunaan internet di Indonesia berjumlah 35% pada tahun 2014, meningkat hingga 52% pada tahun Pada tahun sama (2016), hampir 70% pengguna mengakses internet di mana saja. Perkembangan teknologi di Indonesia terus berkembang ini menjadi peluang dapat dimanfaatkan oleh PT.PPI Bandung. 2.5 Analisis SWOT Opportunity (Peluang) Treaths (Ancaman ) 2.6 Matriks TOWS d. SDM berusia produktif masih sedikit. e. Penerapan manajemen distributor masih rendah a. Hubungan kerja sama baik dengan mitra kerja. b. Perusahaan memiliki kualitas pelayanan bagus kapasitas distribusi dalam jumlah besar. c. Perkembangan teknologi makin meningkat. d. Jangkauan pasar luas a. Munculnya perusahaan baru sehingga meningkatkan persaingan. b. Aya pelayanan kurang baik/ ramah dapat menurunkan kepuasan pelanggan. Berdasarkan hasil analisis Perusahaan Perdagangan Indonesia menghasilkan strategi bisnis informasi sebagai berikut : Tabel 2.3 Analisis Matrik TOWS Analisis SWOT ini digunakan untuk menganalisis kekuatan kelemahan dari sisi internal perusahaan serta menganalisis peluang ancaman datang dari sisi eksternal PT.PPI Bandung. Berdasarkan identifikasi telah di lakukan, berikut adalah hasil analisis SWOT di PT PPI Bandung : Strenght (Kekuatan) Weakness (Kekurangan) Tabel 2.2 Analisis SWOT a. Perusahaan perdagangan milik BUMN. b. Memiliki cabang di semua wilayah Indonesia. c. SDM kompeten di bignya. d. Memiliki produk varian beragam. e. Harga produk bersaing/ lebih murah. a. SI/TI belum terintegrasi secara maksimal. b. Memiliki kompetitor cukup kuat. c. Kurangnya pemasaran promosi produk. Strategy SO 1. Lebih meningkatkan lagi profesionalitas kerja dalam melakukan hubungan kemitraan. 2.Memelihara mutu kwalitas layanan. 3.Memperluas sasaran pasar serta layanan handal. Strategy ST 1.Memperkenalkan serta memperkuat citra brand lokal. 2.Melakukan kegiatan promosi seperti operasi pasar murah ke setiap pasar tradisional. Strategy WO 1.Pengggunaan komputerisasi lebih optimal 2.Memberikan pelatihan untuk meningkatkan pelayanan kepada konsumen. 3.Melakukan strategi pemasaran secara online. Strategy WT 1. manajemen distributor 2.Membuat program lebih inovatif sehingga menarik minat konsumen

5 3. Perancangan Antar Muka Perancangan antarmuka ini bertujuan untuk memberikan gambaran mengenai bentuk antarmuka dari sistem akan digunakan oleh user untuk berinteraksi dengan sistem. 4. Implementasi Antarmuka a) Halaman Antarmuka Gambar Nama : History Transaksi Fungsi : Untuk mengetahui status pendistribusian produk Bentuk Gambar 1.6 Dialog Screen Tampilan Utama Uraian Penggunaan : 1. Buka halaman website 2. Maka akan muncul halaman utama website serta menu untuk mengetahui informasi perusahaan. Gambar 1.4 Rancangan History Transaksi b) Halaman History Transaksi Nama : Umpan Balik Fungsi : Untuk memberi penilaian terhadap kinerja pendistribusian Bentuk : Gambar 1.7 Dialog Screen History Transaksi Uraian Penjelasan : Gambar 1.5 Rancangan Umpan Balik 1. Klik menu History Transaksi. 2. Masukan no pemesanan. 3. Muncul status barang pesanan konsumen ( contoh : Order berarti bahwa pesanan dari konsumen masih dalam tahap approve oleh admin).

6 5. Hasil Pengujian Adapun hasil penelitian ini berupa rekomendasi dapat disimpulkan sebagai berikut : No Fungsi diuji 1. Form Login Cara Pengujian Admin memasukan username password. Jika sudah terdaftar validasi sesuai dengan database maka bisa melakukan login. Admin memasukan username password. Jika tidak terdaftar maka muncul message box username password tidak tersedia. Hasil di harapkan Masuk ke halaman dashboard / Halaman utama Muncul message box username password tidak tersedia da n kembali ke halaman login. Hasil pengujia n Masuk ke halaman utama Gagal masuk ke halaman utama 1. Dengan aya perangkat lunak pendistribusian ini bertujuan untuk membantu pihak perusahaan dalam menganalisa merancang sistem perencanaan sistem informasi khususnya dalam proses pendistribusian produk. 2. Strategi di hasilkan adalah meningkatkan performa kualitas SDM bersangkutan sehingga dapat mengoptimalkan aplikasi telah ada seperti aplikasi Aqurate, terutama aplikasi ERP baru di gunakan oleh peusahaan PPI Bandung. Dari hasil penelitian, maka ada beberapa saran di sampaikan agar penelitian ini bisa lebih baik lagi di kemudian hari. 1. Melakukan analisis lebih lanjut mengenai perencanaan SI/TI terutama mengenai alur pendistribusian produk. 2. Melakukan pengembangan dari aplikasi telah ada agar hasil rekomendasi di usulkan dapat memberi pengaruh bagi peningkatan kinerja perusahaan. 3. Menambah umpan balik untuk penilaian kepuasan. 2. Create Mengisi form telah disediakan, lalu menekan tombol simpan, maka data akan database. Data database Menampi lkan data telah di input di database. DAFTAR PUSTAKA Sumber Buku Ward, John. and Joe Peppard. Strategic Planning for Information System 3nd ed. England: John Wiley & Sons, 2002 Mengisi form telah disediakan, lalu menekan tombol simpan, jika ada form belum terisi maka akan muncul pesan message box form tidak boleh kosong Muncul message box form tidak boleh kosong Menampi lkan pesan error bahwa kolom tidak boleh kosong. Sumber Jurnal Pearce II, John.A and Richard B. Robinson Strategic Management Formulation, Implementation and Control. Mc Graw-Hill International Edition. USA. Wedhasmara, A. (2014). Langkah-langkah perencanaan strategis Sistem informasi dengan menggunakan metode Ward and peppard. Jurnal Sistem Informasi, 1(1). 3 Update Mengubah data tersedia, lalu menekan tombol ubah, maka data akan berubah database. Data berhasil diubah disiman database Berhasil menguba h data sebelumn ya