PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFOMASI DI SD NEGERI MELONG MANDIRI 5 CIMAHI. Abstraksi

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFOMASI DI SD NEGERI MELONG MANDIRI 5 CIMAHI 1 Devie Firmansyah, 2 Harry Kurniawan Hartanto Kawidjaya 1 Program Studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA 2 Program Studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp , Fax devief@lpkia.ac.id, 2 harryk@fellow.lpkia.ac.id Abstraksi SD Negeri Melong Mandiri 5 yang beralamat di Jalan Muara Takus Raya kota Cimahi merupakan sekolah dasar negeri dan sudah berakreditasi B. Saat ini mayoritas siswa-siswi yang mendaftar masuk ke SD Negeri Melong Mandiri 5 adalah siswasiswi dari TK sebelah SD Negeri Melong Mandiri 5 dan siswa-siswi dari luar komplek perumahan, jadi walaupun SD Negeri Melong Mandiri 5 berada pada lingkungan sebuah komplek perumahan namun jarang atau hanya sedikit anak-anak dari komplek tersebut yang masuk atau mendaftar menjadi siswa-siswi SD Negeri Melong Mandiri 5 dan memilih SD lain. Untuk bisa bersaing dengan sekolah sejenis diperlukan perencanaan strategis serta memang SD Negeri Melong Mandiri 5 belum memiliki strategi sistem informasi dalam pengembangan sistem informasinya. Maka SD Negeri Melong Mandiri 5 harus mengawali pengembangan SI/TI dengan melakukan perencanaan strategis sistem informasi terlebih dahulu. Kata kunci : SD Negeri Melong Mandiri 5 Cimahi, Perencanaan Strategis Sistem Informasi, Metode Ward dan Peppard. 1. Pendahuluan SD Negeri Melong Mandiri 5 adalah institusi pendidikan negeri yang berlokasi di Jalan Muara Takus Raya kota Cimahi ysng saat ini memiliki siswa yang berjumlah 462 yang berasal dari kelas satu sampai dengan kelas enam, serta saat ini SD Negeri Melong Mandiri 5 telah terakreditasi B. Saat ini mayoritas siswa-siswi yang melakukan pendaftaran ke SD Negeri Melong Mandiri 5 adalah siswa-siswi dari PAUD/TK sebelah SD Negeri Melong Mandiri 5 dan siswa-siswi dari luar komplek perumahan, jadi walaupun SD Negeri Melong Mandiri 5 berada pada lingkungan sebuah komplek perumahan namun jarang atau hanya sedikit anak-anak dari komplek tersebut yang masuk atau mendaftar menjadi siswa-siswi SD Negeri Melong Mandiri 5 dan memilih SD lain. Untuk bisa bersaing dengan sekolah sejenis diperlukan perencanaan strategis serta memang SD Negeri Melong Mandiri 5 belum memiliki strategi sistem informasi dalam pengembangan sistem informasinya. Maka SD Negeri Melong Mandiri 5 harus mengawali pengembangan SI/TI dengan melakukan perencanaan strategis sistem informasi terlebih dahulu. Berdasarkan latar belakang di atas, maka mengidentifikasikan beberapa permasalahan sebagai berikut: SD Negeri Melong Mandiri 5 belum memiliki perencanaan strategis sistem informasi dalam pengembangan sistem informasi. Agar pembahasan dapat dilakukan secara terarah dan sesuai apa yang diharapkan, maka penulis mempunyai ruang lingkup permasalahan yaitu: 1. Penelitian ini di dasarkan pada studi kasus di SD Negeri Melong Mandiri Proses bisnis yang dibahas adalah tentang pengembangan dalam ruang

2 Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI). 3. Perencanaan strategi sistem informasi mengacu kepada metode Ward dan Peppard. Berdasarkan Identifikasi Permasalahan yang telah di uraikan diatas, maka penulis mengambil tujuannya adalah: Menghasilkan perencanaan strategis sistem informasi SD Negeri Melong Mandiri 5 dalam pengembangan sistem informasinya yang dapat meningkatkan kualitas sekolah dan keunggulan bersaing dengan sekolah lain. Pada tahap ini, dibuat suatu konsep perancangan strategis berupa suatu perencanaan aplikasi baru yang dapat mengembangkan sumber daya Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) dengan menggunakan metode versi Ward dan Peppard. Ward and Peppard sendiri dipilih karena merupakan metodologi yang komprehensif. Karena metode ini dimulai dengan kegiatan assesment dan pemahaman terhadap situasi bisnis serta lingkungan SI/TI saat ini. Dimana situasi bisnis meliputi lingkungan bisnis internal dan lingkungan bisnis eksternal. Demikian juga lingkungan SI/TI meliputi lingkungan SI/TI internal dan lingkungan SI/TI eksternal institusi. Sehingga dengan pemahaman situasi yang mendalam terhadap kondisi saat ini, maka dapat ditentukan strategi sistem informasi (SI) dan teknologi informasi (TI) untuk masa mendatang secara tepat untuk diterapkan pada SD Negeri Melong Mandiri 5. Tools yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat) 2. TOWS MATRIX 3. CSF (Crtical Succes Factor) 4. PEST (Politic, Economi, Social, Technology) 5. Portofolio Mc Farlan 2. Landasan Teori Sistem pendukung keputusan adalah suatu Perencanaan strategis sistem informasi/teknologi informasi merupakan proses identifikasi portfolio aplikasi sistem informasi berbasis komputer (SIBK) yang akan mendukung organisasi dalam pelaksanaan rencana bisnis untuk merealisasikan tujuan bisnisnya. Perencanaan strategis SI/TI mempelajari pengaruh SI/TI terhadap kinerja bisnis dan kontribusi bagi organisasi dalam memilih langkah-langkah strategis. Selain itu, perencanaan strategis SI/TI juga menjelaskan berbagai alat, teknik, dan kerangka kerja bagi manajemen untuk menyelaraskan strategi SI/TI dengan strategi bisnis, bahkan digunakan untuk mencari kesempatan baru melalui penerapan teknologi yang inovatif. (Setiawan & Ilman, 2012) [6] 2.1 Pendidikan Sekolah Dasar Dalam Undang-Undang Sisdiknas Nomor 20 Tahun 2003 pasal 1 ayat 1 menyatakan bahwa: Pendidikan adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian, kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya, masyarakat, bangsa, dan negara. (UU Sisdiknas, 2017) [8] Dalam Undang-Undang Sisdiknas Nomor 20 Tahun 2003 pasal 1 ayat 23 menyatakan bahwa: Sumber daya pendidikan adalah segala sesuatu yang dipergunakan dalam penyelenggaraan pendidikan yang meliputi tenaga kependidikan, masyarakat, dana, sarana, dan prasarana. (UU Sisdiknas, 2017) [8] Jadi maksud pendidikan yang tertuang dalam Undang-Undang Sisdiknas tersebut menjelaskan bahwa pendidikan sebagai proses yang di dalamnya seseorang belajar untuk mengetahui, mengembangkan kemampuan, sikap dan bentuk-bentuk tingkah laku lainnya untuk menyesuaikan dengan lingkungan dimana dia hidup. Serta mendapatkan sarana dan prasarana. 2.2 Metodologi Penelitian Metodologi perencanaan strategis sistem informasi menurut Ward and Peppard terdiri dari tahapan masukan (Input) dan tahapan (Output). Tahapan Masukan(Input) terdiri dari:

3 1. Analisis lingkungan bisnis internal Mencakup aspek aspek strategis bisnis saat ini, sasaran, sumber daya, proses, serta budaya nilai nilai bisnis organisasi. 2. Analisis lingkungan bisnis eksternal Mencakup aspek aspek industri, ekonomi, dan iklim bersaing perusahaan. 3. Analisis lingkungan sistem informasi dan teknologi informasi internal. Mencakup kondisi sistem informasi dan teknologi informasi organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kontribusi terhadap bisnis, bagaimana kematanganya (mahrity), sumber daya dan infrastruktur teknologi, keterampilan sumber daya manusia, termasuk bagaimana portofolio dari sistem informasi dan teknologi informasi yang ada saat ini. 4. Analisis lingkungan sistem informasi dan teknologi informasi eksternal (Ward & Peppard, 2002) [9]. 2.3 Analisis PEST Analisis PEST mencakup kondisi lingkungan makro Indonesia, yaitu perekonomian, teknologi, politik/hukum, dan sosiokultural. Analisis PEST terkait dengan pengaruh lingkungan pada suatu bisnis. PEST merupakan suatu cara atau alat yang bermanfaat untuk meringkas lingkungan eksternal dalam operasi bisnis. PEST harus ditindak lanjuti dengan pertimbangan bagaimana bisnis harus menghadapi pengaruh dari lingkungan politik, ekonomi, sosial, dan teknologi. Dengan mengenali dan mengevaluasi peluang dan ancaman eksternal, perusahaan akan mampu mengembangkan visi dan misi sebagai dasar strategi yang tepat untuk mencapai sasaran jangka panjang (Ward & Peppard, 2002) [9] 2.4 Analisis SWOT Analisis SWOT akan dipetakan dari hasil analisis lingkungan. Kekuatan diidentifikasikan dengan tujuan untuk mengetahui apa saja kekuatan organisasi untuk Analisis SWOT akan dipetakan dari hasil analisis lingkungan. Kekuatan diidentifikasikan dengan tujuan untuk mengetahui apa saja kekuatan organisasi untuk dapat meneruskan dan mempertahankan bisnis. Dengan mengetahui kekuatan yang dimiliki organisasi akan dapat mempertahankan dan bahkan meningkatkan kekuatan sebagai modal untuk dapat bersaing. Mengidentifikasi kelemahan bertujuan untuk dapat mengetahui apa kelemahan-kelemahan yang masih ada, dan dengan mengetahui kelemahan tersebut, maka perusahaan dapat berusaha untuk memperbaiki agar menjadi lebih baik. Kelemahan yang tidak atau terlambat teridentifikasi akan merugikan bagi perusahaan. Oleh karena itu dengan semakin cepat mengetahui kelemahan, maka perusahaan juga dapat sesegera mungkin mencari solusi untuk dapat menutupi kelemahan tersebut. Dengan mengetahui peluang, baik peluang saat ini maupun peluang dimasa yang akan datang, maka perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk dapat mencapai peluang tersebut. Berbagai strategi dapat disiapkan lebih dini dan terencana dengan lebih baik sehingga peluang yang telah diidentifikasi dapat direalisasikan. Berbagai jalan untuk dapat mewujudkan peluang/kesempatan dan mempertahankan kelangsungan bisnis organisasi tentunya akan mengalami banyak ancaman. Ancaman yang dapat teridentifikasi dapat dicarikan jalan keluarnya sehingga organisasi dapat meminimalkan ancaman tersebut (Ward & Peppard, 2002) [9]. 2.5 Analisis CSF Mendefinisikan CSF sebagai area tertentu dalam perusahaan, dimana jika hasil dari area tersebut memuaskan, maka akan menjamin keberhasilan perusahaan dalam bersaing. Area tersebut adalah area kunci dimana sesuatu harus berjalan dengan baik dan benar. Sehingga keberhasilan bisnis dapat dicapai dan terus berkembang. Manfaat dari analisis CSF menurut (Ward & Peppard, 2002) [9], adalah sebagai berikut. 1. Analisis CSF merupakan teknik yang paling efektif dalam melibatkan manajemen senior dalam mengembangkan strategi sistem informasi. Karena CSF secara keseluruhan telah berakar pada bisnis dan memberikan komitmen bagi manajemen puncak dalam menggunakan sistem informasi, 19 yang diselaraskan dengan pencapaian tujuan perusahaan melalui area bisnis yang kritis. 2. Analisis CSF menghubungkan proyek SI yang akan diimplementasikan dengan

4 tujuannya, dengan demikian sistem informasi nantinya akan dapat direalisasikan agar sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. 3. Dalam wawancara dengan manajemen senior, analisis CSF dapat menjadi perantara yang baik dalam mengetahui informasi apa yang diperlukan oleh setiap individu. 4. Dengan menyediakan suatu hubungan antara dengan kebutuhan informasi, analisis CSF memegang peranan penting dalam memprioritaskan investasi modal yang potensial. 5. Analisis CSF sangat berguna dalam perencanaan sistem informasi pada saat strategi bisnis tidak berjalan sesuai dengan tujuan perusahaan, dengan memfokuskan pada masalah-masalah tertentu yang paling kritis. 3. Analisis dan Perancangan 3.1 Analisis SWOT Faktor-faktor yang akan diidentifikasi dan dianalisis, yaitu faktor-faktor internal yang mempengaruhi perencanaan strategis SD Negeri Melong Mandiri McFarlan Strategic Grid Metode McFarlan, digunakan untuk memetakan aplikasi sistem informasi berdasarkan kontribusinya terhadap perusahaan. Pemetaan ini dilakukan dengan membagi ke dalam bentuk kontribusi dalam empat bagian, yaitu: strategic, high potential, key operation, and support. Kemudian bagianbagian tersebut ditempatkan ke dalam empat kuadran terpisah. Gambar II.4 McFarlan Strategic Grid 1. Strategic: Aplikasi yang sangat diperlukan untuk keberlanjutan strategi bisnis pada masa datang. 2. High Potential: Untuk mencapai keberhasilan dimasa yang akan datang, aplikasi mempunyai peranan yang sangat penting, 3. Key Operasional: Untuk mencapai keberhasilan, perusahaan akan sangat tergantung kepada aplikasi yang digunakani. 4. Support: Aplikasi yang sangat berharga, akan tetapi tidak diraskan penting untuk keberhasilan perusahaan. 3.2 CSF Identifikasi CSF (Critical Success Factor) dilakukan terhadap hasil dari analisis SWOT untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang ada dalam setiap layanan SI/TI yang disampaikan kepada pengguna untuk menghasilkan action. hasil output analisis TOWS Matrix dijadikan input dalam analisis CSF untuk mendefinisikan sejumlah faktor yang penting dalam strategi.

5 3.3 Analisis PEST Untuk mengetahui faktor-faktor eksternal perusahaan yang berdampak pada proses bisnis SD Negeri Melong Mandiri 5, digunakan analisis PEST untuk mengetahui faktor-faktor eksternal. a. Faktor Politik Pengaruh politik yang paling banyak dirasakan pengaruhnya adalah dengan diberlakukannya UU Guru. Dengan adanya undang-undang ini kualifikasi pendidikan Guru minimal adalah D-4 (Diploma 4) atau S1 (Strata-1) dalam bidang pendidikan SD yang diperoleh dari program studi yang terakreditasi. SD Negeri Melong Mandiri 5 adalah sekolah dengan status negeri yang termasuk ke wajib belajar 9 tahun yang dibuat oleh pemerintah Republik Indonesia, menjadikan biaya sekolah di SD Negeri Melong Mandiri 5 gratis. b. Faktor Ekonomi Krisis ekonomi yang melanda dunia dan Indonesia akhir-akhir ini jelas-jelas sangat berpengaruh di seluruh lini pemerintahan, termasuk di bidang pendidikan. Namun orang tua perlu mengeluarkan biaya untuk keperluan seragam dan LKS (lembar kerja siswa). c. Faktor Sosial SD Negeri Melong Mandiri 5 berada atau berlokasi di daerah komplek yang dapat digunakan sebagai promosi atau keunggulan untuk mendapatkan siswa dan siswi dari komplek tersebut. d. Faktor Teknologi Adanya Teknologi berbasis TI berpengaruh pada produktivitas, efektivitas dan efisiensi. Teknologi informasi yang bagus untuk saat ini adalah yang bisa diakses dimana saja dan kapan saja. Teknologi yang memungkinkan kearah sana adalah teknologi yang berbasis web dan online. Oleh karena itu SD Negeri Melong Mandiri 5 mempunyai website yang dapat digunakan untuk memberikan informasiinformasi tentang sekolah. Teknologi dapat memberikan nilai tambah untuk meningkatkan layanan maupun membantu kinerja fungsional bisnis pada layanan pendidikan. Proses belajar mengajar yang interaktif dapat tercipta dengan menggunakan teknologi informasi yang sesuai untuk bidang pendidikan. 3.4 McFarlan Strategic Grid Pada tahap ini, target target aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan organisasi dan selaras dengan strategi bisnis perusahaan akan ditentukan dan dikembangkan di masa mendatangmemperbaharui website sekolah yang sudah ada a. Membangun Sistem Informasi Akademik b. Membangun Aplikasi Perpustakaan c. Membangun Pengelolaan Sarana dan Prasarana. 4. Implementasi dan Pengujian 4.1 Implementasi Antarmuka Konfigurasi Memperlihatkan hasil implementasi rancangan antarmuka dengan menggunakan bahasa pemrograman tertentu, termasuk di dalamnya tahapan yang dilakukan untuk instalasi prototype perangkat lunak yang dihasilkan. 1. Halamn Utama Login Gambar 4.1 Halaman Utama Login

6 2. Halaman Menu Admin Gambar 4.2 Halaman Menu Admin 5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Berdasarkan uraian dan pembahasan pada tiap bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : Model Perencanaan strategis SI/TI SD Negeri Melong Mandiri 5 yang disusun dalam penelitian ini diharapkan dapat dijadikan gambaran dan pengembangan SI/TI di SD Negeri Melong Mandiri 5 untuk meningkatkan kualitas sekolah dan keunggulan bersaing dengan sekolah lain. 5.2 Saran Sistem yang dirancangan masih jauh dari kata sempurna, beberapa saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan penelitian ini: Penyusunan gap analysis dapat dilakukan untuk mengetahui perbedaan antara kondisi SI/TI saat ini dengan kebutuhan unit kerja organisasi. DAFTAR PUSTAKA [1]Irmayani, W. (2016). Perancangan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi pada Dinas Cipta Karya, Tata Ruang, dan Kebersihan Kabupaten Kubu Raya, Kalimantan Barat. JUISI, Vol. 02, No. 01, [2]Kadir, A. (2014). Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta: Andi. [3]Makarov, A. (2016, April 18). apa itu Yii. Diambil kembali dari Yii Framework: ide/1.1/id/quickstart.what-is-yii [4]Mdomba. (2016, Juni 18). basics.mvc. Diambil kembali dari Yii Framework: ide/1.1/id/bacics.mvc [5]Mustaqbal, M., & Sidi, M. (2015). PENGUJIAN APLIKASI MENGGUNAKAN BLACK BOX TESTING BOUNDARY VALUE ANALYSIS (STUDI KASUS : APLIKASI PREDIKSI KELULUSAN SMNPTN). Universitas Widyatama. [6]Setiawan, A., & Ilman, B. (2012). Perencanaan Strategik Sistem Informasi pada Perusahaan Penerbitan dengan Metode Ward and Preppard: Studi Kasus pada Penerbit Rekayasa. Volume 11 Number 3, [7]Usva Dhiar Praditya, R. S. (2013). IMPLEMENTASI OBJECT RELATIONAL MAPPING PADA PENGEMBANGAN E- COMMERSE MENGGUNAKAN FRAMEWORK YII. Juornal of Informatics and Technology, 2.3. [8]UU Sisdiknas. (2017, April 12). Diambil kembali dari Sindikker: UU/UU Sisdiknas.pdf [9]Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems, 3rd ed. John Wiley & Sons. [10]Yogeswara, I. K. (2013). TESIS ANALISIS DAN RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI HOTEL TERINTEGRASI YANG SELARAS DENGAN RENCANA STRATEGIS TEKNOLOGI INFORMASI (STUDI KASUS : HOTEL DALU). Yogyakarta: UNIVERSITAS ATMA JAYA YOGYAKARTA.