Kata kunci Industri Klaster Komponen Otomotif, Perencanaan Portofolio Aplikasi, SWOT, BSC, CSF, Analisis MacFarlan

Transkripsi

1 1 PERENCANAAN PORTOFOLIO APLIKASI PADA INDUSTRI KLASTER KOMPONEN OTOMOTIF Hani Rosdahlia, Hanim Maria Astuti, dan Anisah Herdiyanti Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya Indonesia Abstrak Saat ini teknologi informasi berkembang semakin maju. Seiring dengan perkembangan tersebut, berbagai industri di Indonesia mulai menggunakan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis. Industri Klaster Komponen Otomotif menyadari peranan TI untuk efisiensi, efektivitas serta nilai tambah pada proses bisnis industri. Industri Klaster Komponen Otomotif merupakan usaha kelas menengah (middle enterprise) yang bergerak dibidang pembuatan - otomotif untuk perusahaan otomotif yang ada di Indonesia. Proses bisnis utama industri klaster otomotif adalah si bahan-bahan dan otomotif. Selama ini terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi oleh industri tersebut. Permasalahan tersebut adalah industri belum memaksimalkan peranan dan nilai tambah TI pada proses bisnis. Perencanaan si otomotif dalam jumlah banyak masih dilakukan secara manual. Selain itu, penganggaran keuangan dalam si suatu masih dilakukan dengan pembukuan secara manual. Akibat dari permasalahan tersebut industri cukup mengalami kesulitan dengan berbagai proses manual yang telah dilakukan selama bertahun-tahun. Proses bisnis yang serba manual diakui cukup memakan waktu dan tidak efisien. Berbagai masalah tersebut menjadikan industri tidak dapat berkembang dengan pesat. Oleh karena itu diperlukan pengembangan SI/TI yang sesuai dengan kebutuhan industri klaster otomotif. Namun demikian pihak industri belum mengenal penggunaan SI/TI dengan baik. Berdasarkan permasalahan diatas, tujuan dari penelitian ini yakni menghasilkan perencanaan portofolio aplikasi yang sesuai dengan proses bisnis dan kebutuhan SI/TI mendatang pada industri klaster otomotif. Adapun metodologi yang digunakan dalam pengerjaan penelitian ini adalah analisis SWOT, analisis balanced scorecard, cascading BSC, analisis critical success factor, dan analisis MacFarlan. Output dari perencanaan portofolio aplikasi ini adalah usulan potensi aplikasi mendatang kepada industri. Hasil penyusunan perencanaan portofolio aplikasi membantu industri untuk membuat strategi pengembangan SI/TI yang tepat dalam menunjang proses bisnis. Kata kunci Industri Klaster Komponen Otomotif, Perencanaan Portofolio Aplikasi, SWOT, BSC, CSF, Analisis MacFarlan I. PENDAHULUAN PENGGUNAAN Penggunaan teknologi informasi (TI) telah berkembang dari waktu ke waktu. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi tersebut, berbagai industri di Indonesia menggunakan teknologi informasi untuk mendukung proses bisnis. Saat ini peran SI/TI tidak hanya untuk efisiensi dan efektivitas melainkan juga memiliki peran strategis untuk memenangkan sebuah persaingan (Hartono, 2005). Industri Klaster Komponen Otomotif merupakan usaha kelas menengah (middle enterprise) yang bergerak dibidang pembuatan - otomotif untuk perusahaan otomotif yang ada di Indonesia. Berdasarkan riset yang telah dilakukan oleh (Pambudi, 2013) bahwa 56,67% industri klaster otomotif di Jawa Timur telah mengimplementasikan TI dalam aktivitas sehari-hari namun belum mampu menunjang proses bisnis utama industri. Sedangkan industri yang belum menggunakan aktivitas TI dalam pengoperasian industri sejumlah 33,3%. Sekitar 10% sudah menggunakan TI sebagai pendukung proses bisnis. Dari hasil riset tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa lebih dari 50% industri sudah menggunakan TI dalam aktivitas sehari-hari, namun belum dimanfaatkan secara maksimal untuk memberikan nilai tambah (added value) pada proses bisnis mereka. Proses bisnis utama pada industri adalah memsi otomotif. Industri masih melakukan perencananan si otomotif secara manual untuk setiap harinya. Selain itu penganggaran keuangan dalam si suatu juga dilakukan dengan proses pembukuan secara manual. Industri cukup mengalami kesulitan dengan berbagai proses manual yang telah dilakukan selama bertahun-tahun. Proses bisnis yang serba manual diakui cukup memakan waktu dan tidak efisien. Berbagai masalah tersebut menjadikan industri tidak dapat berkembang dengan pesat walaupun investasi TI pun sudah dilakukan. Pada umumnya industri mampu membeli perangkat TI namun tidak adanya perencanaan kebutuhan SI/TI secara jelas dengan adanya teknologi informasi. Pengembangan sistem informasi yang tidak terencana secara sistematis akan mengakibatkan Industri tidak memiliki skala prioritas proyek pengembangan SI/TI (Ward & Peppard, 2002) Portofolio aplikasi merupakan salah satu metode yang tepat untuk mendefinisikan kebutuhan SI/TI pada industri otomotif agar sesuai dengan kebutuhan bisnis. Selanjutnya, portofolio aplikasi dapat dikembangkan oleh industri setelah melakukan berbagai analisis. Dampak dari Industri yang membuat portofolio aplikasi adalah nilai

2 2 tambah dalam hal penyelesaian permasalahan proses bisnis industri. Berdasarkan permasalahan di atas, perlu dibuat suatu perencanaan portofolio aplikasi yang tersusun secara sistematika. Manfaat dari suatu perencanaan portofolio aplikasi untuk menunjang proses bisnis. Perencanaan Portofolio aplikasi membantu industri untuk membuat strategi pengembangan aplikasi yang tepat dalam menunjang proses bisnis. Dalam Penelitian ini diulas tentang pembuatan perencanaan portofolio aplikasi di industri otomotif. II. METODE PENELITIAN Bab ini menguraikan mengenai metodologi yang digunakan dalam keseluruhan pengerjaan tugas akhir. Metodologi ini digunakan sebagai panduan agar tahapan pengerjaan tugas akhir ini berjalan terarah dan sistematis. Tugas akhir ini disusun dalam beberapa tahapan seperti yang diilustrasikan pada tabel di bawah ini: Tabel 1. Metodologi Penelitian Pemilihan metode pengerjaan Pengumpulan data-data terkait industri klaster otomotif di Jawa Timur (diperoleh melalui : Interview & Angket) Analisis kondisi eksisting Industri Klaster Komponen Otomotif (bagian internal, eksternal, dan keadaan kekinian implementasi TI) menggunakan metode SWOT analisis Pembuatan Balanced Scorecard Industri Cascading ke setiap bagian pada Industri Klaster Komponen Otomotif Analisis Critical Success Factor Perancangan Usulan Potensi Aplikasi pada setiap bagian Industri Klaster Komponen Otomotif Analisis MacFarlan Verifikasi hasil usulan portofolio aplikasi kepada sasaran industri klaster otomotif III. PERENCANAAN STRATEGI BISNIS A. Jenis Studi Kasus Jenis studi kasus pada pengerjaan tugas akhir ini adalah multiple case. Multiple case mengizinkan penulis melakukan analisis cross-case. Analisis cross-case ialah analisis dengan sample perusahaan lebih dari satu. Sample dari studi kasus pengerjaan ini adalah tiga perusahaan yakni: CV. Netral Jaya Jalan Sastrosurotoko RT 001 RW 004 Kelurahan Wirugono Kecamatan Purwerejo Pasuruan UD. Berlin Jalan Irian Jaya No. 71 Pasuruan CV. Cahaya Makmur Jalan RE Martadinata gang IIIa No. 20 B. Analisis SWOT Industri Klaster Komponen Otomotif Setiap industri memiliki analisis SWOT (kelebihan, kelemahan, peluang, dan ancaman) untuk melihat kondisi kekinian perusahaan tersebut. Tabel di bawah ini menjelaskan poin kelebihan dan kelemahan CV. Netral Jaya sebagai salah satu studi kasus industry klaster otomotif yang dipetakan pada faktor internal: Faktor CV. Netral Jaya Tabel 2. Analisis Faktor CV. Netral Jaya Faktor Strength Weakness Produk Sumber Daya Manusia Kualitas Perusahaan CV. Netral Jaya berbeda dengan industri lainnya, karena memegang inovasi variasi selain si otomotif Variasi puns lebih banyak Sumber daya yang tersedia berkualitas: Ahli Cor logam, Ahli Jasa bubut. Ahli Matres Pemilik memiliki semangat keberanian berbisnis yang cukup tangguh Deretan CV terbaik skala pasuruan Kesiapan CV. Netrral Jaya menerima segala jenis order dan sangat bertanggung jawab untuk menghasilkan kualitas yang baik. Jika industri di bagian lain (sidoarjo) belum siap membuat Belum mampunya industri untuk memenuhi kontrol kualitas Beberapa CV yang ada di industri kluster otomotif belum memiliki keyakinan untuk melakukan ekspansi ke luar negeri CV. Netral Jaya masih cukup kesulitan dalam hal mengklasifikasikan (memberikan untung/tidak) Pembayaran yang kadang masih sering menunggak dari suatu tertentu

3 3 Faktor Kualitas Perusahaan Lingkungan internal SI/TI Proses Produksi Strength gagang sepeda motor, CV ini mampu membuat tersebut dalam kurun 1-2 minggu. Kemampuan perusahaan cukup atraktif untuk menjalin kerja sama dengan berbagai distributor Memiliki mesin bubut (bubutan jawa) dengan kecepatan yang sangat bagus dan mengefisiensikan harga yang diberikan kepada konsumen. Sebagai contoh, pentil bisa dijual hanya dengan Rp 500,- jika menggunakan mesin bubutan CNC harga jual jauh lebih mahal Waktu si lebih cepat karena kemudahan akses Weakness Beberapa kali CV. Netral Jaya sempat menerima giro blong Nominal kerugian pernah mencapai nilai yang cukup fantastis karena sikap mitra yang seenaknya, yakni melakukan pembatalan pemesanan, yang dipesan tidak diambil (khususnya variasi), dan pengurangan jumlah pemesanan secara tiba-tiba Penggunaan TI belum dimanfaatkan secara maksimal, CV hanya menggunakan TI sebatas kebutuhan administratif, pemasaran, dan beberapa hal dalam keuangan (sebatas microsoft excel, microsoft word, dan fax) Faktor Strength bahan baku di Indonesia Jumlah mesin si yang tersedia cukup banyak Weakness Sedangkan tabel di bawah ini menjelaskan poin peluang dan kelemahan CV. Netral Jaya yang dipetakan pada faktor eksternal: Faktor Eksternal CV. Netral Jaya Berikut ini merupakan salah satu contoh analisis terhadap fakto Tabel 3. Analisis Faktor Eksternal CV. Netral Jaya Faktor Eksternal Opportunity Threat Lokal Internasional Internasional Sosial Dukungan pemerintah dalam hal infrastruktur Pasar Bebas AEC 2015 Kerjasama dengan negara asing melalui pameran di Indonesia, RRC, Jepang, dll. Bahan baku untuk si otomotif yang tidak di subsidi oleh pemerintah Indonesia. Kondisi ini cukup berkebalikan dengan kondisi pemerintahan Cina yang memberikan subsidi sangat besar untuk bahan baku si otomotif Birokrasi dan syarat-syarat administratif perdagangan di Indonesia cukup rumit Pesaing otomotif yang masuk dari China ke Indonesia Tingginya persyaratan negara asing untuk suatu kontrol kualitas Denda yang cukup mahal apabila pada saat ekspor terdapat cacat Kualitas barang impor dinilai

4 4 Faktor Eksternal Opportunity Threat masyarakat Indonesia jauh lebih baik daripada yang dihasilkan Indonesia Sikap konsumtif masyarakat Indonesia yang lebih mempercayai impor C. Strategi Bisnis Organisasi Berdasarkan hasil analisis SWOT di atas di dapat hasil strategi ST, SO, WT, dan WO yang dipetakan ke dalam perspektif BSC. Hasil analisis tersebut berupa suatu strategi bisnis organisasi yang berfungsi sebagai sebuah kepastian untuk mencapai tujuan industri. Berikut ini merupakan hasil analisis strategi bisnis organisas industri klaster otomotif sebagai berikut: Tabel 4. Strategi Bisnis Industri Klaster Komponen Otomotif Strategi Strategi Strategi Perspektif Bisnis CV. Bisnis CV. Bisnis UD. BSC Cahaya Netral Jaya Berlin Makmur Keuangan Pelanggan Proses Bisnis Pembelajar an dan Pertumbuh an Optimalisasi nilai ROE loyalitas kontrol kualitas Pengembanga n inovasi efektivitas pengembanga n SI/TI tivitas karyawan revenue perusahaan loyalitas kontrol kualitas Pengembanga n inovasi efektivitas pengembanga n SI/TI keahlian dan kinerja karyawan revenue perusahaan loyalitas Menciptaka n pasar baru di luar Indonesia Menghasilk an yang berkualitas Pengemban gan inovasi efektivitas pengembang an SI/TI Transformas i budaya perusahaan keahlian dan kinerja karyawan D. Strategi Bisnis Departemen Setiap unit kerja pada suatu perusahaan harus mendukung visi misi organisasi, maka diperlukan penafsiran dari visi misi organisasi menjadi langkah kerja setiap unit yang ada. Pada bagian strategis bisnis departemen yang fokus pada bagian cascading merupakan langkah yang digunakan untuk mendetailkan strategi bisnis organisasi menjadi strategi dalan setiap departemen/bagian. Fokus strategi bisnis departemen dari ketiga sample Industri Klaster Komponen otomotif adalah departemen/bagian si. Bagian si merupaka core business industri tersebut dan merupakan unit yang cukup mempengaruhi proses bisnis. Pada tahapan selanjutnya setelah dilakukan analisis terhadap strategi bisnis organisasi, didapatkan hasil strategi bisnis departemen. Fokus strategi departemen pada kali ini adalah departemen si. Berdasarkan pendekatan metode cascading balance scorecard maka dapat dihasilkan strategi departemen si yang selaras dengan strategi bisnis. Berikut ini merupakan strategi departemen industri klaster otomotif: Tabel 5. Strategi Departemen Industri Klaster Komponen Otomotif CV. Netral Jaya UD. Berlin CV. Cahaya Makmur Pemanfaatan anggaran yang optimal Tersedianya informasi yang mampu memenuhi ekspektasi Pengembangan inovasi proses si kontrol kualitas keahlian karyawan pada bagian si Pemanfaatan anggaran yang optimal Tersedianya informasi yang mampu memenuhi ekspektasi Pengembangan inovasi proses si kontrol kualitas perencanaan biaya si kompetensi SDM bagian si Meningkatkan efisiensi biaya si Menciptakan yang mampu memenuhi ekspektasi Pengembangan inovasi proses si Menghasilkan yang berkualitas perencanaan biaya si

5 5 IV. PERENCANAAN PORTOFOLIO APLIKASI A. CSF Analysis Poin sasaran strategis yang telah didapatkan pada tahapan akhir cascading, maka untuk menentukan keberhasilan atau kegagalan sasaran strategis secara keseluruhan diperlukan suatu metode yang tepat. Tujuan dari CSF adalah menginterprestasikan secara objektif aktivitas apa saja yang harus dilakukan dan data/informasi apa saja yang dibutuhkan dari suatu strategi. Berikut ini merupakan hasil CSF analysis dari sasaran strategi pemanfaatan anggaran yang optimal CV. Netral Jaya sebagai salah satu sample industri klaster otomotif Gambar 2. Arsitektur Data CV. Netral Jaya C. Portofolio Aplikasi Berdasarkan tugas pokok fungsi masing-masing bagian, maka didapat beberapa potensi aplikasi yang sesuai dan tidak sesuai dengan tupkosi bagian si. Oleh karena itu usulan potensi aplikasi dapat dikelola bagian lain yang relevan dengan tupoksinya. Adapun usulan portofolio aplikasi tersebut adalah: Gambar 1. CSF Analysis Untuk Strategi Pemanfaatan Anggaran yang Optimal B. Arsitektur Data Setiap data dan informasi yang didapat dari tahapan sebelumnya dipetakan kepada masing-masing divisi yang sesuai dengan bagian yang ada pada industri tersebut. Arsitektur data membantu perusahaan untuk memetakan kebutuhan data berdasarkan bagian nya, sehingga data yang perlu dikelola untuk mendukung suatu aktivitas dapat dilihat keterkaitannya dan keteraturannya. Arsitektur data yang dibuat di bawah ini dikelompokkan sesuai dengan masingmasing bagian yang dapat mengelola. Berikut ini merupakan arsitektur data CV. Netral Jaya: Tabel 6. Usulan Portofolio Aplikasi pada Industri Klaster Komponen Otomotif Usulan potensi aplikasi Production Information System (Modul Perencanaan Produksi dan Modul Produksi) Quality Control Information System Operational Information System Supplier Information System Sistem Informasi Pelanggan Human Resource Information System Procurement of Technology Information System Bagian yang dapat mengelola Produksi Customer Service Personalia SI/TI

6 6 Potensi-potensi aplikasi di atas kemudian dipetakan ke dalam keempat kuadran Matrik MacFarlan yakni strategic, high potential, key operational, dan support. V. KESIMPULAN 1. Berdasarkan studi literatur maka ruang lingkup pengerjaan portofolio aplikasi yang akan di titik beratkan pada poin business IS strategy. BIS mencakup bagaimana setiap unit/fungsi bisnis akan 2. Hasil penentuan interpretasi kebutuhan SI/TI mendatang didapat dengan pendekatan CSF (Critical Success Factor). Dari hasil analisis tersebut didapatkan aplikasi potensial untuk bagian si dan operasional perusahaan. Jumlah total potensi aplikasi adalah 7 aplikasi yakni Production Information System, Quality Control Information, Operational Information System, Supplier Information System, Sistem Informasi Pelanggan, Human Resource Information System, dan Procurement of Technology Information System. 3. Berikut ini merupakan tabel ringkasan portofolio aplikasi industri klaster otomotif yang sudah dipetakan ke dalam pemetaan aplikasi pada Matrik MacFarlan yang bersifat strategic, high potential, key operational, dan support: Tabel 7. Matriks MacFarlan untuk Usulan Portofolio Aplikasi Industri Klaster Komponen Otomotif industri klaster otomotif kedua sistem tersebut termasuk di dalam kuadran high potential. Berdasarkan literatur review di atas, HRIS termasuk ke dalam key operational dan sistem informasi termasuk ke dalam kuadran strategic DAFTAR PUSTAKA [1] Yin, R. K. (2003). Case Study Research: Design and Methods. United States of America: SAGE Publications. [2] Pambudi, S. (2013). Analisis Pengaruh Implementasi Teknologi Informasi Terhadap Integrasi dan Kinerja Rantai Pasok Otomotif di Jawa Timur. Surabaya: Jurusan Sistem Informasi FTIf ITS. [3] Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information System. England: John Wiley & Sons. [4] Benbasat, I., Goldstein, D. K., & Mead, M. (1987). The Case Research Strategy in Studies of Information Systems. MIS Quarterly, [5] Kaplan, R. S., & D. N. (2000). The Strategy Focused Organization: How Balanced Scorecard Companies Thrive in the New Business Environment. Boston: Harvard Business School Press. [6] Luis, S., & Biromo, P. A. (2007). Step By Step in Cascading Balance Scorecard to Functional Scorecards. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. CV. Netral Jaya UD. Berlin CV. Cahaya Makmur MacFarlan Components PIS (1) PIS (2) QC SIP HRIS SIS OIS ProtechIS PIS (1) PIS (2) QC SIP HRIS SIS OIS ProtechIS PIS (1) PIS (2) QC SIP HRIS SIS OIS ProtechIS Strategic v v v v v v High Potential Key Operational v v v v v v v v v v v v v v v Support v v v Pemetaan kebutuhan SI/TI mendatang pada industri klaster otomotif dilakukan berdasarkan literature review mengenai portofolio aplikasi MacFarlan. Pemetaan akan dilakukan pada empat poin kuadran yang terbagi dalam 4 kategori yakni 1 aplikasi strategic, 2 aplikasi high potential, 4 aplikasi key operational, dan 1 aplikasi support. 2 aplikasi high potential yakni Human Resource Information System dan Sistem Informasi Pelanggan merupakan bukan hal yang baru dalam suatu penerapan teknologi. Namun, untuk