PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER

Transkripsi

1 Universitas: Universitas Muhammadiyah Yogyakarta Skema: A, B, Skema C LAPORAN AKHIR TAHUN 2011 PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH YOGYAKARTA Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementrian Pendidikan Nasional 2011 Laporan Akhir Tahun 2011 PHKPKPD FKIK UMY i

2 LEMBAR PENGESAHAN 1. Nama Perguruan Tinggi : Universitas Muhammadiyah Yogyakarta 2. Penanggung Jawab : Rektor Universitas Muhammadiyah Yogyakarta 3. Ketua Pelaksana N a m a : dr. Ardi Pramono, SpAn., MKes Telepon Kantor : (0274) ext. 213 Nomor HP : FaKS : (0274) monoardi@yahoo.com 4. Direktur Eksekutif : dr. Dirwan Suryo Soularto, SpF., MSc Mengetahui: Yogyakarta, 10 Januari 2012 Dekan FKIK UMY Direktur Eksekutif PIU PHK PKPD Prodi PD FKIK UMY (dr. Ardi Pramono. SpAn., MKes) (dr. Dirwan Suryo Soularto, SpF., MSc) Laporan Akhir Tahun 2011 PHKPKPD FKIK UMY ii

3 Daftar Isi Halaman Judul... Halaman Pengesahan... i ii Daftar Isi... iii Ringkasan Eksekutif... iv Bab I: Pendahuluan 1.1. Latar belakang Rancangan Global Program Pengembangan 1 Bab II: Implementasi dan Pengelolaan Program 2.1. Organisasi Pelaksanaan Kegiatan Mekanisme Koordinasi Pengelolaan Keuangan Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa Hambatan, Kendala dan Kiat Mengatasinya Bab III: Hasil yang Dicapai 3.1 Status Indikator Kinerja Status Kemajuan Fisik Per Komponen Biaya Status Penyerapan Keuangan Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan Analisis Capaian Kualitatif. 35 Bab IV : Evaluasi terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas Lampiran Laporan Akhir Tahun 2011 PHKPKPD FKIK UMY iii

4 RINGKASAN EKSEKUTIF Rancangan global program PHK PKPD Prodi Pendidikan Dokter FKIK UMY selama 3 tahun sudah disusun berdasarkan hasil evaluasi diri dengan mempertimbangkan hasil Cause Root Analysis dan analisis SWOT serta keselarasan dengan Renstra, maka program pengembangan Prodi PD FKIK UMY yang terkait dengan PHK PKPD adalah: 1. Peningkatan Mutu Input Melalui Efektivitas Sistem Jejaring dan Kerjasama serta Perluasan Akses 2. Peningkatan Kemampuan Clinical Reasoning dalam Implementasi KBK untuk Meningkatkan Kelulusan UKDI 3. Pengembangan Progress Test System berdasarkan Competence Based Assesment melalui Self Asessment, serta Peer Assessment. 4. Peningkatan Produktivitas Penelitian dan Publikasi Ilmiah 5. Revitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Kegiatan PHK PKPD untuk tahun 2011 sampai dengan 31 Desember 2011 secara keseluruhan sudah tercapai 79,7% Untuk tahun 2011, ke 5 aktivitas tersebut dijabarkan dalam 37 kegiatan yang terdiri dari: (1) Domestic Degree Training : S2 3 orang, S3 2 orang, (2) Overseas`Degree Training : S3 2 orang, (3) Domestic Non Degree Training 5 kegiatan, (4) Overseas Non Degree Training 2 kegiatan, (4) pengembangan program: 3 workshop dan 2 policy study, (5) Hibah pengajaran 2 judul, (6) Hibah penelitian 4 judul, (7) pengadaan Tenaga Ahli 9 dan (8) pengadaan barang 3 paket (laboratorium, buku dan IT). Sampai dengan 31 Desember 2011, semua kegiatan sudah berjalan 100% kecuali 1 judul hibah penelitian karena terkait dengan penyediaan bahan penelitian yang baru bisa tersedia bulan Januari. Kegiatan lain yang belum mencapai target adalah pengadaan manekin untuk peralatan laboratorium skill. Pengadaan barang ini sudah sampai tahap penandatangan kontrak. Proporsi keterserapan keuangan Loan Bank Dunia dan DRK tahun anggaran 2011 pada keseluruhan kegiatan yang telah terlaksana masingmasing mencapai 58,04% dan 65,27%. Prestasi realisasi penggunaan anggaran secara total (Loan WB ditambah DRK) sampai 31 Desember 2011 berdasarkan rencana anggaran yang diusulkan dalam tahun 2011 mencapai 58,67%, hal ini disebabkan adanya efisiensi pendanaan dan luncuran pembiayaan. Total dana luncuran tahun 2011 untuk pembayaran di tahun 2012 mencapai Rp , dimana Rp , diantaranya dipergunakan untuk membayar pengadaan manekin laboratorium ketrampilan medik. Efisiensi anggaran tahun 2011 mencapai Rp atau 13,06% dari total rencana anggaran tahun 2011 yakni Rp Apabila total ketercapaian fisik mencapai 100%, yang akan tercapai pada Maret 2012, maka keterserapan anggaran total mencapai 78,80%, dengan efisiensi 13,06% yang akan digunakan pada tahun 2012 dan sisanya 8,14% merupakan luncuran di tahun Secara Umum semua kegiatan bisa berlangsung dan sesuai dengan yang direncanakan, namun sebagaian besar terdapat keterlambatan. Demikian halnya dengan desain aktivitas maupun implementasinya pada kegiatan PHK PKPD sejauh ini sudah cukup baik, namun ada beberapa kendala dan hambatan. Berbagai kendala dan hambatan ini menjadi pengalaman berharga bagi PIU khususnya dalam implementasi program ditahun berikutnya. Laporan Akhir Tahun 2011 PHKPKPD FKIK UMY iv

5 Best practices yang didapatkan UMY dalam pelaksanaan PHKPKPD ini antara lain: (1) Lebih terintegrasi dan terarahnya berbagai aktivitas kegiatan di unit kegiatan maupun prodi dalam rangka peningkatan kualitas proses pendidikan, baik yang akan datang maupun terhadap proses yang sedang berjalan. (2) Pelaksanaan program juga menjadi lebih efektif dan efisien. Hal ini terasa sekali pada proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh panitia pengadaan yang tersentral di tingkat universitas, (3) Keterlibatan pengelola program studi dan fakultas menjadi lebih baik, karena pelaksana dan pelaksanaan PHKPKPD UMY ini melibatkan jajaran pengelola prodi maupun fakultas disamping dosendosen lain serta aktivitas dan subaktivitas yang direncanakan dan dilaksanakan sejalan dengan renstra dan renop fakultas serta prodi. Dengan demikian kendali pelaksanaan program, keterkaitan programprogram PHKPKPD dan program fakultas serta prodi menjadi lebih baik. Disamping itu juga tidak ada program PHKPKPD yang tidak sejalan dengan arah kebijakan fakultas, (4) Berbagai aktivitas dan subaktivtas yang direncanakan dan dilaksankan menjadi lokomotif dan inisiasi perubahan/perbaikan bagi prodi lain di Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UMY, baik pada saat proses pelaksaaan maupun tahap implementasinya nanti. (5) Meningkatkan kapasitas pengelolaan program berdasarkan pengalaman dan interaksi dengan grantees lain dari berbagai fakultas kedokteran di Indonesia. Laporan Akhir Tahun 2011 PHKPKPD FKIK UMY v

6 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Program hibah kompetisi peningkatan kualitas pendidikan dokter (PHKPKPD) merupakan hibah bagi institusi pendidikan dokter termasuk Prodi Pendidikan Dokter Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan (FKIK) Universitas Muhammadiyah Yogyakarta sebagai salah satu upaya meningkatkan kapasitas dan kualitas institusi yang mempunyai andil dalam mencetak dokterdokter Indonesia. Disamping itu, melalui program ini juga diharapkan terjadi pengembangan kapasitas kelembagaan dalam pengelolaan program baik yang terkait dengan kegiatan pengadaan dan administrasi keuangan, maupun yang terkait dengan aktivitas pengembangan sehingga terjadi internalisasi dan peningkatan kapasitas institusional dalam aspekaspek yang terkait dengan penyelenggaraan program studi maupun kegiatan implementasi hibah, yang mengarah pada peningkatan kematangan institusi secara keseluruhan. Pelaksanaan PHK PKPD Prodi PD FKIK UMY melibatkan berbagai pihak baik dosen maupun tenaga pendukung, baik di tingkat prodi, fakultas maupun di tingkat Universitas. Untuk itu sudah disusun dan diimplementasikan mekanisme internal pelaksanaan program yang disesuaikan dengan kebutuhan dan karakteristik serta budaya organisasi di UMY Rancangan Global Program Rancangan global program selama 3 tahun sudah disusun berdasarkan hasil evaluasi diri dengan mempertimbangkan hasil Cause Root Analysis dan analisis SWOT serta keselarasan dengan Renstra, maka program pengembangan Prodi PD FKIK UMY yang terkait dengan PHK PKPD adalah: 1. Peningkatan Mutu Input Melalui Efektivitas Sistem Jejaring dan Kerjasama serta Perluasan Akses 2. Peningkatan Kemampuan Clinical Reasoning dalam Implementasi KBK untuk Meningkatkan Kelulusan UKDI 3. Pengembangan Progress Test System berdasarkan Competence Based Assesment melalui Self Asessment, serta Peer Assessment. 4. Peningkatan Produktivitas Penelitian dan Publikasi Ilmiah 5. Revitalisasi Sistem Penjaminan Mutu Internal Dengan program pengembangan seperti tersebut diatas diharapkan akan meningkatkan nilai seleksi dan UAN mahasiswa baru sehingga kualitas input mahasiswa baru meningkat. Dengan peningkatan kemampuan clinical reasoning dan peningkatan kualitas proses implementasi KBK ditambah dengan peningkatan profesionalitas akademik SDM maupun pengembangan proses assesment diharapkan akan meningkatkan Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 1

7 IPK lulusan dan memperpendek masa studi. Hal ini akan berdampak langsung pada peningkatan kompetensi lulusan sesuai standar yang ditandai dengan meningkatnya kelulusan UKDI, memperpendek waktu tunggu lulusan, dan meningkatnya daya saing lulusan di dunia kerja. Pararel dengan kegiatan tersebut dilakukan aktivitas untuk meningkatan produktivitas penelitian dan publikasi ilmiah dosen sehingga bisa memberi kontribusi untuk peningkatan jabatan akademik dosen yang mempunyai daya ungkit yang cukup tinggi dalam akreditasi. Untuk memastikan bahwa setiap proses berjalan efektif, efisien, produktif dilaksanakanlah proses penjaminan mutu. Dengan demikian terwujudlah sistem tata kelola dan penjaminan mutu yang dapat dipercaya oleh publik atau stakeholders yang akan mampu mengantarkan institusi ini menjadi institusi terdepan dan akuntabel serta bereputasi tinggi di mata nasional maupun internasional. Untuk menilai posisi dan mengukur ketercapaian tujuan diatas ditentukan beberapa indikator utama yang bersifat kuantitatif yang meliputi pencapaian peningkatan kualitas input mahasiswa, peningkatan implementasi KBK, nilai dan kelulusan UKDI serta peningkatan akreditasi. Untuk mencapai target di tahun ke 3 tesebut, ditentukan target pencapaian (milestone) tiap tahun, seperti tercantum dalam Tabel 1. Kegiatan PHK PKPD untuk tahun 2011 sampai dengan 31 Desember 2011 secara keseluruhan sudah tercapai 79,7% sedangkan keterserapan keuangan Loan Bank Dunia dan DRK tahun anggaran 2011 pada keseluruhan kegiatan yang telah terlaksana masingmasing mencapai 58,04% dan 65,27%. Untuk tahun 2011, ke 5 aktivitas tersebut dijabarkan dalam 37 kegiatan yang terdiri dari: (1) Domestic Degree Training : S2 3 orang, S3 2 orang, (2) Overseas`Degree Training : S3 2 orang, (3) Domestic Non Degree Training 5 kegiatan, (4) Overseas Non Degree Training 2 kegiatan, (4) pengembangan program: 3 workshop dan 2 policy study, (5) Hibah pengajaran 2 judul, (6) Hibah penelitian 4 judul, (7) pengadaan Tenaga Ahli 9 dan (8) pengadaan barang 3 paket (laboratorium, buku dan IT). Sampai dengan 31 Desember 2011, semua kegiatan sudah berjalan 100% kecuali 1 judul hibah penelitian karena terkait dengan penyediaan bahan penelitian yang baru bisa tersedia bulan Januari. Kegiatan lain yang belum mencapai target adalah pengadaan manekin untuk peralatan laboratorium skill. Pengadaan barang ini sudah sampai tahap penandatangan kontrak. Secara Umum semua kegiatan bisa berlangsung dan sesuai dengan yang direncanakan, namun sebagaian besar terdapat keterlambatan. Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 2

8 Tabel 1. Ringkasan Pengembangan Program Dalam 3 Tahun No Aktivitas Subaktivitas Pencapaian Peningkatan Mutu Input Melalui Efektivitas Sistem Jejaring dan Kerjasama serta Perluasan Akses (1) Peningkatan efektivitas dan perluasan jejaring kerjasama institusi lain untuk penelusuran bibit unggul, (2) Peningkatan akses kepada kalangan tidak mampu tetapi berpotensi akademik tinggi melalui pemberian beasiswa institusi (3)Peningkatan akses penerimaan mahasiswa baru Tersusunnya konsep dan SOP tentang efektifitas dan perluasan jejaring kerjasama Penandatanganan MOU dengan institusi l ain untuk memperluas jejaring kerjasama Terpilihnya 3 mahasiswa berprestasi yang mendapat beasiswa selama pendidikan Terbentuknya sistem informasi penerimaan mahasiswa baru (Bekerjasama dengan Biro Penerimaan Mahasiswa Baru UMY) Penandatanganan MOU dengan institusi lain untuk memperluas jejaring kerjasama Tersusunnya system seleksi mahasiswa baru menghadapi era globalilsasi Terpilihnya 3 mahasiswa berprestasi yang mendapat beasiswa selama pendidikan Tersusunnya konsep sistem seleksi mahasiswa baru menghadapi standar pendidikan dokter dan tantangan di era globalisasi Penandatanganan MOU dengan institusi lain untuk memperluas jejaring kerjasama Terpilihnya 3 mahasiswa berprestasi yang mendapat beasiswa selama pendidikan Implementasi system seleksi mahasiswa baru 2 Peningkatan Kemampuan Clinical Reasoning dalam implementasi KBK untuk Meningkatkan Kelulusan UKDI (1) peningkatan kualitas implementasi KBK dengan metode PBL untuk meningkatkan kemampuan clinical reasoning mahasiswa,, dan (2) pengembangan kurikulum islamic professional behaviour, (3) peningkatan kompetensi clinical teaching dosen (4) penyempurnaan kurikulum kedokteran keluarga, Tercapainya implementasi KBK yang lebih baik ditunjukkan dengan peningkatan prosentase pencapaian pada instrumen KBK Tersusunnya blueprint Islamic profesional behaviour. Terciptanya proses dan hasil pembelajaran klinik atau tahap profesi yang lebih baik Meningkatnya kemampuan clinical reasoning mahasiswa ditunjukkan dengan peningkatan kelulusan ujian utama blok. Implementasi kurikulum Islamic profesional behaviour tahap sarjana dan profesi Meningkatnya tingkat kelulusan ujian komprehensif Tersusunnya blueprint kurikulum kedokteran keluarga Meningkatnya kemampuan clinical reasoning mahasiswa ditunjukkan dengan peningkatan kelulusan ujian utama blok, ujian komprehensif dan UKDI. Tercapainya kompetensi lulusan dalam domain afektif atau Islamic professional behaviour. Meningkatnya tingkat kelulusan ujian komprehensif, UKDI Peningkatan kompetensi lulusan sebagai dokter layanan primer Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 3

9 (5) peningkatan efektivitas proses monitoring dan evaluasi pendidikan tahap profesi, (6) peningkatan kualitas sistem pembimbingan dan kompetensi DPA. Terciptanya kualitas proses pembelajaran yang lebih baik pada tahap profesi Tersusunnya konsep pengembangan komunikasi efektif Meningkatnya tingkat kelulusan ujian komprehensif Meningkatnya kepuasan mahasiswa terhadap proses pembimbingan oleh DPA Meningkatnya tingkat kelulusan ujian komprehensif, UKDI Meningkatnya motivasi mahasiswa dalam proses pembelajaran dan kelulusan ujian utama blok 3 Pengembangan Progress Test System berdasarkan Competence Based Assesment melalui self asessment, serta peer assessment. (1). Penentuan standart pencapaian kompetensi mahasiswa melalui penyusunan blueprint assesment (2). Pengembangan sistem informasi progress test 1.Tersusunnya blueprint asesmen kognitif tiap blok 2. Tersusunnya bank soal yang sesuai denagn standar UKDI 3.Tersusunnya instrumen penilaian psikomotor yang sudah disempurnakan 4. Tersusunnya blueprint dan instrument penilaian afektif Persiapan pengembangan progrest tes 1. Tersusunnya blueprint assessment profesi 2. Implementasi blueprint dan soal ujian blok 3. Implementasi penilaian psikomotor 4. Implementasi penilaian afektif 1. Tersusunnya blueprint asesmen tahunan 2. Terbangunnya sistem informasi progrest tes 3. Tersusunnya instrumen penialian tahunan 1. Monitoring dan evaluasi asesmen blok, asesmen psikomotor, dan afektif 2. Perbaikan sistem asesmn kognitif, psikomotor, dan afektif 1.implementasi progres tes tahunan bagi semua angkatan 2.monitoring dan evaluasi sistem progrest tes 4 Peningkatan Produktivitas penelitian dan Publikasi Ilmiah dosen (1). Peningkatan kemampuan dosen dan mahasiswa dalam penyusunan proposal Penelitian. (2). Peningkatan kualitas dan kuantitas penelitian payung dosen 1. Terbentuk Kelompokkelompok minat penelitian 2. Perumusan Tema Penelitian Payung 3. Tersusun Proposal Penelitian yang kompetitif 1. Penelitian Hibah kompetisi 2. Penelitian Kemitraan Beberapa Proposal Penelitian yang kompetitif 1. Penelitian Hibah kompetisi 2. Penelitian Kemitraan Beberapa Proposal Penelitian yang kompetitif 1. Penelitian Hibah kompetisi 2. Penelitian Kemitraan Dosen Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 4

10 dan mahasiswa. DosenMahasiswa DosenMahasiswa Mahasiswa (3). Peningkatan publikasi ilmiah dosen (4). Peningkatkan efektifitas management penelitian Publikasi Ilmiah ( Hasil Penelitian Hibah Kompetisi) Panduan Prosedur Penelitian Tertib administrasi dokumen penelitian Tersusunnya konsep pengembangan jurnal terakreditasi Publikasi Ilmiah Penelitian Hibah Kompetisi Tertib administrasi dokumen penelitian Publikasi IlmiahPenelitian Hibah Kompetisi Tertib administrasi dokumen penelitian 5 Revitalisasi Sistem Tata Kelola dan Penjaminan Mutu Internal (1).Pengembangan sistem tatakelola berbasis fungsi 1. Diseminasi hasil magang layanan prima 1. Monitoring dan evaluasi sistem tata kelola FKIK 2. Peningkatan kualitas pelayanan terhadap stakeholders 3. Peningkatan kinerja staf 1. Monitoring dan evaluasi sistem tata kelola FKIK 2. Peningkatan kualitas pelayanan terhadap stakeholders 3. Peningkatan kinerja unit 4. Peningkatan kinerja staf 5. Peningkatan kepuasan stakeholders terhadap pelayanan fakultas (2). Pembangunan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang handal berbasis Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan IWA II. 1. Tersusunnya dokumen akademik dan mutu akademik FKIK 1. Penguatan komitmen SDM FKIK terhadap mutu akademik dan non akademik 2. Diseminasi hasil magang mutu akademik dan non akademik 1. Implementasi SIM Akademik 2. Implementasi SIM non Akademik terintegrasi Akademik 3. Terwujudnya SIM Monevin di FKIK 4. Diseminasi hasil magang monevin Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 5

11 Tabel 2. Rincian Kegiatan dan Pelaksanaan PHK PKPD tahun 2011 Kegiatan Rincian Capaian 2011 Pendidikan bergelar dalam S2 Anatomi UGM 100% negeri S2 Gizi UGM S2 Mikrobiologi UGM S3 Neurologi Unair S3 Kedokteran tropis Unair Pendidikan bergelar luar negeri S3 University of Salford Inggris S3 Kobe University Jepang 100% Pendidikan tidak bergelar dalam negeri Clinical teaching Unpad Manajemen penelitian UI Publikasi Ilmiah Inhouse training clinical teaching Layanan akademik 100% Pendidikan tidak bergelar luar negeri Pengembangan program Hibah pengajaran Hibah penelitian Pengembangan Media ajar YangMing University, Taiwan Pengembangan modul CBL University of Sydney, Australia Workshop Penyusunan Proposal Workshop Penyusunan soal terstandarisasi Workshop Penyusunan instrumen penilaian psikomotor Policy studi pengembangan blueprint kurikulum KBK Policy study Peningkatan efektivitas jejaring kerjasama Role model pada pendidikan klinik prodi pendidikan dokter FKIK UMY Peningkatan kompetensi komunikasi efektif melalui pengembangan modul pembelajaran komunikasi kolaboratif Efek anti Alergi Ekstrak Umbi Uwi Ungu (Dioscorez alata L.) pada Model Alergi Diperantarai Sel Mast Pengaruh Pemberian Echinacea terhadap Imunitas Mencit Swiss terinfeksi Plasmodium Berghei Uji diagnosis USG Tebal Dinding Vesica Urinaria, Nilai Lekosit Esterase dan Kombinasi keduanya pada Penderita Klinis Infeksi Saluran Kemih berdasarkan Uji Bakteriologi Urin 100% 100% 100% 6 100% 100% Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 6

12 Pengadaan Tenaga Ahli (TA) Uji Efek Antiimunotoksin Minyak Bjij Jintan hitam (Nigella sativa) terhadap Senyawa PAHDMBA (Dimetyhlbenz antracebe) pada Tikis SD Pengembangan Blue Print Kurikulum Pendidikan Profesi Peningkatan Kompetensi Clinical Teaching Dosen Pengembangan Blue Print Asessment Kognitif Pembuatan Instrumen Penilaian Afektif Pengembangan Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal Akademik Pengembangan Kurikulum institusi Lokal Pengembangan Kurikulum Professional Behavior Penyusunan Konsep Peningkatan Efektifitas dan Perluasan Jejaring Kerjasama Pengembangan Modul Case Based Learning 100% 100% Pengadaan barang (3 paket) Barang laboratorium skills 3 Barang IT 100% buku perpustakaan 100% Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 7

13 BAB II. IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1. Organisasi Pelaksanaan Kegiatan PHK PKPD UMY dijalankan oleh suatu organisasi pelaksana dengan instruktur seperti bagan di bawah. Struktur organisasi pelaksana kegiatan sejalan dengan struktur organisasi universitas, terdiri dari penanggung jawab program hibah yang dijabat Rektor UMY, ketua pelaksana program yang dijabat oleh Dekan FKIK (dekan baru per September 2011) yang dalam pengelolaan kegiatan seharihari dibantu oleh seorang direktur eksekutif hibah PHK PKPD, seorang koordinator bidang program, seorang koordinator bidang keuangan, seorang koordinator bidang pengadaan dan jasa, 6 orang PIC serta tim divisi monitoring dan evaluasi atau monevin. Pada bulan Juni 2011 di UMY terjadi pergantian pejabat wakil rektor yang telah selesai masa tugasnya dan pengangkatan staf ahli rektor bidang hibah. Staf ahli rektor bidang hibah bertugas memberikan asupan kepada rektor dan wakil rektor I terkait keberlanjutan berbagai hibah yang sedang berjalan dan antisipasi peluang berbagai hibah yang akan datang. Penanggungjawab Program Ir Dasron Hamid, M.Sc Rektor UMY Prof. Dr. Bambang Cipto, MA. Wakil Rektor I UMY Ir. H. Nafi Ananda Utama,M.S Staf Ahli Bidang Hibah Dr. Suryo Pratolo, M.Si., Akt. Wakil Rektor II UMY Badan Penjaminan Mutu Bagian Pengadaan UMY Bagian Keuangan UNIT PELAKSANA PROYEK Ketua Pelaksana Dr. Ardi Pramono, SpAn.,, M.Kes Dekan FKIK UMY Direktur Eksekutif Dr. Dirwan Suryo Soularto,M.Kes Kaprodi PD FKIK UMY Koordinator Bidang Program Dr. Alfaina Wahyuni, M.Kes, SpOG Koordinator Bidang Pengadaan Barang Drh. Tri Wulandari, M.Kes Koordinator Bidang Keuangan Dr. Ekorini PIC 1 Dr. Warih Andan, SpKJ (Promosi & alumni) PIC 2 Dr. Wiwik.K., M.Kes (MEDUKurikulum) Dr. Siti Aminah, SPKK (Profesi) PIC 3 Dr. Sri Sundari, M.kes (MEDUasesment) PIC 4 Dr. Inayati, M.Kes (Penelitian) PIC 5 Dr. Ikhlas,.M. Med.Sc (Mutu) Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 8

14 Adapun uraian tugas masingmasing sebagai berikut: Penanggung jawab : bertanggung jawab kepada Dirjen Dikti, sivitas akademika UMY maupun kepada publik atas pelaksanaan dan pelaporan PHKPKPD secara keseluruhan. Ketua pelaksana: bertanggung jawab terhadap pengelolaan PHKPKPD. Dalam ativitas kesehariannya dibantu oleh direktur eksekutif Direktur Eksekutif 1. Mengkoordinasikan pelaksanaan seluruh program dan kegiatan PHKPKPD yang telah ditetapkan. 2. Memberikan pengarahan dan memonitor perkerjaanpekerjaan Koordinator Bidang dan PIC 3. Menandatangani surat undangan rapat dan surat pengantar pengiriman dokumen. 4. Menandatangani dokumendokumen berkait dengan usulan kegiatan seperti TOR, dokumen pengadaan dan lainlain yang dianggap perlu persetujuan direktur eksekutif. 5. Melakukan presentasi pada saat pelaksanaan site visit oleh tim Reviewer DIKTI. 6. Melakukan teguran baik lisan maupun tertulis kepada Koordinator Bidang, PIC dan Panitia lain yang lalai menjalankan tugas. 7. Menjawab dengan disertai buktibukti material dan formal terhadap semua pertanyaan dari tim monevin, monev eksternal maupun auditor. Kordinator Bidang Program 1. Melakukan koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan oleh para PIC. 2. Melakukan pemeriksaan dan koreksi terhadap laporan kegiatan PIC. 3. Membuat resume laporan kegiatan kegiatan yang dilaksanakan para PIC secara periodik, dan menyampaikannya pada Direktur eksekutif. 4. Melakukan presentasi kemajuan fisik pada saat pelaksanaan site visit oleh Tim Monevin maupun Reviewer DIKTI. 5. Menjawab dengan disertai buktibukti material dan formal terhadap semua pertanyaan tim monevin, monev eksternal maupun tim auditor terkait dengan pelaksanaan program. Koordinator Bidang Keuangan 1. Melakukan koordinasi, pengarahan dan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan oleh para PIC. 2. Melakukan pemeriksaan dan koreksi terhadap laporan keuangan PIC. 3. Membuat resume laporan keuangan yang dilaksanakan para PIC secara periodik, dan menyampaikannya pada Direktur eksekutif. 4. Melakukan presentasi laporan keuangan pada saat pelaksanaan site visit oleh Tim Monevin maupun Reviewer DIKTI. 5. Menjawab dengan disertai buktibukti material dan formal terhadap semua pertanyaan tim monevin, monev eksternal maupun tim auditor terkait dengan pengelolaan keuangan. PIC 1. Bertanggung jawab atas pencapaian indikator kinerja dari kegiatan Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 9

15 2. Membuat laporan tertulis baik kegiatan maupun keuangan terhadap semua pelaksanaan yang menjadi tanggung jawabnya. Koordinator Bidang Pengadaan Barang dan Jasa 1. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa secara efektif dan efisien 2. Membuat laporan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan peraturan yang berlaku. 3. Melakukan pemeriksaan dan penerimaan barang dengan optimal (sesuai spesifikasi yang ditetapkan), efektif dan efisien 4. Membuat laporan pemeriksaan dan penerimaan barang sesuai dengan peraturan yang berlaku Tim Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) 1. Melaksanakan pendampingan pelaksanaan aktivitas. 2. Melaksanakan pemeriksaan kemajuan fisik dan audit keuangan (minimal dua kali setahun). 3. Melaksanakan asesmen dan evaluasi terhadap pencapaian indikator aktivitas (minimal dua kali setahun). 4. Memberikan masukan untuk mengatasi hambatan pelaksanaan aktivitas 5. Menyampaikan laporan tertulis hasil monevin kepada penanggung jawab PHKPKPD atas pelaksanaan PHKPKPD secara keseluruhan Mekanisme Koordinasi Pelaksanaan PHKPKPD dimulai dengan rapat koordinasi yang dihadiri oleh semua komponen yang terkait dengan agenda penjelasan umum oleh direktur eksekutif mengenai job diskripsi, cara melaksanakan masingmasing program, jadwal, tata cara pengajuan pencairan dana, cara pengadaan barang dan jasa, cara pelaporan, cara pengukuran indikator, monevin dan sebagainya. Setiap komponen PHKPKPD melaksanakan tugasnya sesuai job diskripsi dan jadwal yang telah ditentukan. Pada tataran paling bawah kegiatan dilaksanakan dengan dikoordinasi oleh PIC. Dalam melaksanakan sub kegiatan PIC bekerjasama dengan departemen/unit kerja/pelaksana kegiatan terkait. Hasil kerja pada masingmasing departemen/unit/pelaksana kegiatan dilaporkan kepada PIC untuk dievaluasi bersama. Dekan Fakultas sebagai ketua pelaksana berwenang untuk memonitor semua implementasi program sehingga tidak berbenturan dengan rencana strategis prodi maupun Fakultas. Ketidakpuasan (complain) dalam proses pelaksanaan program disampaikan kepada Dekan sebagai Ketua Pelaksana, selanjutnya dilakukan klarifikasi terhadap tim yang terkait dan didiskusikan dalam rapat koordinasi serta diselesaikan secara kekeluargaan. Dalam rangka melakukan koordinasi maka tim melaksanakan pertemuanpertemuan yaitu: 1. Pertemuan Mingguan. Pertemuan mingguan dilaksanakan setiap minggu pada hari Sabtu. Pada pertemuan ini dilaporkan halhal yang telah dilaksanakan oleh PIC dan staf pelaksana pada minggu berjalan, mengidentifikasi masalahmasalah yang ada dan bagaimana menyelesaikan masalah tersebut. Kemudian juga merencanakan apa yang akan dilakukan pada minggu yang akan datang, siapa saja yang terlibat pada perencanaan minggu yang akan datang dan biaya yang diperlukan. Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 10

16 2. Pertemuan Bulanan. Pada setiap akhir bulan diadakan koordinasi bulanan. Pertemuan ini dihadiri oleh panitia pelaksana hibah, para pejabat struktural dan para anggota monevin. Pertemuan ini membahas tentang program yang telah berjalan, kesesuaian program, anggaran, dan perencanaan program pada bulan yang akan datang, serta mengatasi segala permasalahan yang timbul pada saat implementasi. Koordinator Bidang Program menyusun laporan kemajuan kegiatan (progress report) setiap tengah tahun dan laporan akhir tahunan yang kemajuan baik dari kemajuan fisik, pencapaian indikator kinerja maupun serapan keuangan. Laporanlaporan ini setelah diperiksa dan ditandatangani Direktur Eksekutif kemudian dikirimkan ke CPCU dan Tim Monevin. Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) Program Hibah Kompetisi di Universitas Muhammadiyah Yogyakarta yang dilakukan oleh Bidang Asesmen Mutu Badan Penjaminan Mutu UMY bertujuan mengkonfirmasi status pelaksanaan program, mengukur kinerja yang dicapai dalam pelaksanaan kegiatan, mengukur kemajuan yang dicapai dalam melaksanakan pengadaan sumber daya pendukung yang diperlukan, mengidentifikasi masalahmasalah atau hambatanhambatan yang ada dan solusinya, dan mengaudit pelaksanaan administrasi program dan administrasi keuangan. Monitoring dan evaluasi (monev) internal PHK di UMY dilakukan oleh Tim Monevin PHK. Pelaksanaan monevin internal dalam satu tahun dilakukan 2 kali yaitu monevin tengah tahun dan monevin akhir tahun. Pelaksanaan monevin meliputi desk evaluation dan site visit. Tim Monevin UMY melakukan review terhadap laporanlaporan tersebut setiap triwulan untuk laporan kemajuan fisik dan laporan keuangan. Untuk kelancaran kegiatan tersebut, tim monevin melakukan pendampingan secara rutin bulanan terhadap pengelola hibah Pengelolaan Keuangan Dalam rangka mendukung tercapainya rencana pelaksanaan PHKPKPD maka pengelolaan keuangan perlu diselenggarakan secara profesional, terbuka, dan bertanggung jawab sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku, serta harus memakai asas sebagai pencerminan best practices dalam pengelolaan keuangan, antara lain : 1. Akuntabilitas berorientasi pada hasil; 2. Profesionalitas; 3. Proporsionalitas; 4. Keterbukaan dalam pengelolaan keuangan; 5. Pemeriksaan keuangan oleh yang berwenang. Kebijakan dasar keuangan yang meliputi monitoring dan evaluasi tidak hanya ditujukan untuk memenuhi aspek administrasi yang layak secara peraturan dan perundangan, namun juga diharapkan tercapainya indikator kinerja yang telah ditetapkan. Hal ini secara tidak langsung menuntut adanya transparansi dan akuntabilitas dari penggunaan sumber pembiayaan hibah. Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 11

17 Pengelolaan keuangan PHKPKPD dikoordinasikan oleh Koordinator Bidang Keuangan. Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan hibah direncanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Perencanaan Mekanisme perencanaan keuangan dimulai dari pengajuan rencana anggaran oleh masingmasing PIC pada saat penyusunan RIP di akhir tahun sebelum tahun berjalan. Selanjutnya perencanaan pencairan keuangan dimulai dari pengajuan anggaran oleh masingmasing PIC pada awal bulan ditujukan kepada Direktur Eksekutif. Direktur Eksekutif memerintahkan Koordinator Bidang Keuangan untuk melihat kesesuaian pengajuan anggaran tersebut dengan rencana anggaran dan kondisi keuangan yang ada di rekening hibah. Dekan selaku Ketua Pelaksana dan Direktur Eksekutif akan menyetujui anggaran yang diajukan oleh masingmasing PIC, setelah berkoordinasi dengan Koordinator Bidang Program dan Koordinator Bidang Keuangan. Transaksi distribusi penggunaan dana dilaksanakan antara Koordinator Keuangan dengan penanggung jawab program (PIC). Setiap transaksi penerimaan dan penggunaan dana harus diketahui/ditandatangani oleh Koordinator Bidang Keuangan, dan Direktur Eksekutif. Selanjutnya masingmasing PIC mendistribusikan anggaran ke unitunit pelaksana (penanggug jawab kegiatan) hibah. 2. Pelaksanaan Setelah mengajukan perencanaan anggaran pada awal bulan, maka unitunit harus segera melaksanakan distribusi keuangan agar programprogram berjalan lancar. Apabila pengajuan anggaran tidak disetujui oleh Direktur Eksekutif karena kondisi keuangan tidak memungkinkan maka pelaksana harus bisa mengatur sesuai sekala prioritas kebutuhan agar programprogram tidak berhenti. 3. Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) Setelah melaksanakan program dan anggaran, maka masingmasing PIC menyusun dua jenis LPJ paling lambat satu bulan setelah kegiatan yakni laporan kegiatan dan laporan keuangan. Laporan kegiatan diberikan kepada Koordinator Bidang Program dan laporan keuangan diberikan kepada Koordinator Bidang Keuangan. Koordinator Bidang Keuangan menyusun laporan pertanggungjawaban keuangan setiap bulan (pada awal bulan berikutnya) dalam bentuk: Buku Kas Umum, Buku Bank, Buku Kas Tunai, Buku Pemungutan dan Penyetoran Pajak, dan Neraca dan dilampiri rekening koran (mengikuti aturan pengelolaan keuangan negara). Laporan Pengelolaan Keuangan tersebut diperiksa dan ditandatangani Direktur Eksekutif. Koordinator Bidang Keuangan juga membuat rekap pengeluaran dana (tabel disbursement), dan menyusun laporan kemajuan (rasio antara disbursed terhadap allocated). Rekening yang digunakan untuk PHKPKPD ini menggunakan rekening giro di Bank Bukopin Cabang Yogyakarta atas nama UMY PHKPKPD, dan tidak tercampur dengan dana universitas maupun yayasan. Dalam setiap pencairan dana, cek harus ditandatangani oleh Koordinator Bidang Keuangan dan Rektor selaku Penanggung Jawab Program dan dicap dengan stempel PHKPKPD. Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 12

18 2.4. Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa Pengadaan Barang dan jasa pada PHKPKPD dilaksanakan oleh panitia pengadaan yang dikoordinir oleh Bagian Pengadaan di tingkat universitas (prodi, fakultas dan unit tidak diberi kewenangan untuk melaksanakan pengadaan barang dan jasa secara langsung). Pelaksana pengadaan barang Tim Pengadaan Barang dan Jasa terdiri dari beberapa staf yang sudah berpengalaman dalam berbagai kegiatan pengadaan barang (universitas, A1, A2, A3, TPSDP dan PHKI), dan sebagian sudah bersertifikat pengadaan barang dan jasa. Mekanisme pengadaan barang dan jasa mengikuti Perpres no. 54 tahun 2010 dan Guidelines Procurement Under IBRD Loans and IDA Credits edisi Mei tahun 2004, revisi Oktober tahun Penerimaan barang dilaksanakan oleh Panitia Penerimaan Barang yang terdiri dari para staf yang menguasai (faham) tentang barangbarang tersebut ditambah staf dari end user terkait. Setelah barang diterima oleh Panitia Penerimaan Barang (dengan Berita Acara Penerimaan Barang), selanjutnya diserahterimakan dari Direktur Eksekutif kepada universitas untuk di inventarisasi dan dilanjutkan serah terima barang dari universitas ke end user untuk dimanfaatkan sebagaimana mestinya Hambatan, Kendala dan Kiat Mengatasinya Pada awal kegiatan, hambatan utama yang ada adalah keterlambatan proses administrasi dari CPCU, antara lain menyangkut distribusi panduan baku SOP, jawaban permohonan persetujuan TOR, ijin pemberangkatan untuk pengiriman pengembangan staff maupun kepastian Nol WB untuk pengadaaan serta kompleksitas persyaratan administrasi. Keterlambatan ini menyebabkan banyak kegiatan yang mundur dari rencana semula dan beberapa kegiatan mengalami perubahan rencana anggaran menyesuaikan standar pembiayaan terkini. Untuk mengatasi hal ini, salah satu hal yang sangat penting adalah menjaga komunikasi yang intesif antara PIU dan CPCU melalui Direktur Eksekutif dan Staf CPCU maupun PIU dengan reviewer internal/tenaga ahli/lembaga/institusi lain terkait keberadaan reviewer dan ahli/ kesiapan penerimaan di tempat kegiatan yang direncanakan serta persiapan kegiatan yang akan datang dilakukan dengan waktu lebih lama dan jeda yang lebih longgar dari jadwal pelaksanaan. Usulan dari grantees untuk memperlancar perecanaan dan pelaksanaan kegiatan adalah adanya prosedur administrasi yang lebih sederhana terutama terkait dengan pengadaan tenaga ahli. Hambatan selanjutnya yang terjadi adalah pengaturan kegiatan yang overlapping sehingga kegiatankegiatan tersebut berjalan tidak efektif oleh karena banyak kegiatan yang memerlukan partisipasi aktif seluruh SDM dosen yang ada, seperti hibah penelitian dan pengajaran serta beberapa workshop. Solusi yang direncanakan adalah penyusunan jadwal yang lebih teroganisir dan pengawasan pelaksanaan yang lebih disiplin terkait ketaatan waktu serta sosialisasi lebih intensif kepada para dosen terkait jadwaljadwal kegiatan. Satu hal yang saat ini tidak menjadi kendala/hambtan, namun di tahun depan akan dirasa lebih efektif adalah apabila pengiriman staf studi lanjut S2 ke luar negeri (ONDT) dapat diubah Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 13

19 menjadi pengiriman staf studi lajut S2 dalam negeri. Efektifitas ini akan tampak dari sisi pengeluaran anggaran dibandingkan dengan jumlah keluaran (dosen S2) yang dihasilkan, mengingat perbandingan anggaran pengiriman satu dosen studi lanjut S2 ke luar negeri setara dengan 6 orang dosen studi lanjut S2 dalam negeri. Sejalan dengan percepatan penambahan dosen di prodi pendidikan dokter, hal ini sangat selaras dan dirasa lebih efektif. Rencana yang diusulkan untuk tahun depan, adalah adanya perubahan aktivitas berupa pengiriman dosen studi lanjut S2 luar negeri diganti menjadi studi lanjut S2 dalam negeri dengan jumlah lebih banyak. Best practices yang didapatkan UMY dalam pelaksanaan PHKPKPD ini antara lain: (1) Lebih terintegrasi dan terarahnya berbagai aktivitas kegiatan di unit kegiatan maupun prodi dalam rangka peningkatan kualitas proses pendidikan, baik yang akan datang maupun terhadap proses yang sedang berjalan. (2) Pelaksanaan program juga menjadi lebih efektif dan efisien. Hal ini terasa sekali pada proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh panitia pengadaan yang tersentral di tingkat universitas, (3) Keterlibatan pengelola program studi dan fakultas menjadi lebih baik, karena pelaksana dan pelaksanaan PHKPKPD UMY ini melibatkan jajaran pengelola prodi maupun fakultas disamping dosendosen lain serta aktivitas dan subaktivitas yang direncanakan dan dilaksanakan sejalan dengan renstra dan renop fakultas serta prodi. Dengan demikian kendali pelaksanaan program, keterkaitan programprogram PHKPKPD dan program fakultas serta prodi menjadi lebih baik. Disamping itu juga tidak ada program PHK PKPD yang tidak sejalan dengan arah kebijakan fakultas, (4) Berbagai aktivitas dan subaktivtas yang direncanakan dan dilaksankan menjadi lokomotif dan inisiasi perubahan/perbaikan bagi prodi lain di Fakultas Kedokteran dan Ilmu Kesehatan UMY, baik pada saat proses pelaksaaan maupun tahap implementasinya nanti. Aktivitas/subaktivitas tersebut antara lain : pengembangan peningkatan efektivitas dan perluasan jejaring kerjasama institusi lain untuk penelusuran bibit unggul, peningkatan akses kepada kalangan tidak mampu tetapi berpotensi akademik tinggi melalui pemberian beasiswa institusi, kurikulum islamic profesional behaviour, pengembangan progress test system berdasarkan competence based assesment melalui self asessment, serta peer assessmen, peningkatan produktivitas penelitian dan publikasi ilmiah dosen, maupun revitalisasi sistem tata kelola dan penjaminan mutu internal. (5) Meningkatkan kapasitas pengelolaan program berdasarkan pengalaman dan interaksi dengan grantees lain dari berbagai fakultas kedokteran di Indonesia. Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 14

20 BAB III HASIL YANG DICAPAI Untuk tahun 2011, kegiatan PHK PKPD Prodi Pendidikan Dokter FKIK UMY sampai dengan 31 Desember 2011 mencapai 79,7% dari total kegiatan 1 tahun dengan keterserapan anggaran sampai dengan 31 Desember 2011 mencapai 58,04% (dana LOAN) dan keterserapan dana DRK mencapai 65,27%. Secara umum indicator kinerja utama maupun tambahan beberapa sudah mengalami peningkatan dibandingkan dengan baseline, namun beberapa indicator kegiatan yang lain masih belum benyak berubah terutama pada kegiatankegiatan yang baru saja berlangsung Status Indikator Kinerja N0 Indikator Utama Baseline Akhir tahun 1 Capaian Keterangan 1. % implementasi KBK Intervensi dalam tahap awal 2. Nilai rerata seleksi mahasiswa baru (skala1 100) 3. % keketatan mahasiswa baru 4. Nilai UAN mahasiswa baru (skala 110) 5. % kelulusan UKDI 6. Nilai UKDI 7. Status Akreditasi Tercapai 8 7,8 6,7 Melebihi target 7,9 8,13 8,13 Melebihi target ,12 Melebihi target ,32 Melebihi target B(332) B NA Diakreditasi kembali tahun Peningkatan Mutu Input Melalui Efektivitas Sistem Jejaring dan Kerjasama serta Perluasan Akses Mekanisme dan Rancangan Kegiatan ini dilakukan melalui beberapa sub aktifitas antara lain : (1) Peningkatan efektivitas dan perluasan jejaring kerjasama institusi lain untuk penelusuran bibit unggul, 2). Peningkatan kesempatan kepada kalangan tidak mampu tetapi berpotensi akademik tinggi melalui pemberian beasiswa institusi 3). Peningkatan akses dalam penerimaan mahasiswa baru Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 15

21 Pada tahun 2011 dilakukan peningkatan efektivitas dan perluasan jejaring kerjasama dengan SMU/sederajat dan institusi lain untuk penelusuran bibit unggul. Jejaring kerjasama yang telah terbentuk antara UMY dengan institusi lain seperti Panti asuhan, SMU Muhammadiyah dan Pondok Pesantren dioptimalkan dalam proses pencarian bibit unggul calon mahasiswa baru. Bersamaan dengan itu juga dilakukan perluasan jejaring kerjasama dengan SMU/sederajad di luar Muhammadiyah. Aktifitas ini dilakukan melalui policy study. Tim policy study telah melakukan pengumpulan data terkait dengan kebijakan kerjasama yang sudah ada dan kemungkinan perluasan jejaring kerjasama. Setelah data didapatkan, tim policy study melakukan analisis data dan merumuskan hasil policy study. Dilakukan pemetaan potensi pasar mahasiswa baru di Indonesia, yang meliputi pemetaan jumlah siswa kelas 3 (tiga) SMU/sederajad baik dari Pondok Pesantren, SMU Muhammadiyah, Pondok Pesantren maupun SMU lain di luar Muhammadiyah di setiap kabupaten/kota beserta potensi untuk melanjutkan ke perguruan tinggi. Pemetaan potensi pasar dilakukan melalui risetriset untuk mengetahui kondisi nyata masingmasing daerah dari berbagai institusi jejaring di seluruh Indonesia. Riset ini sangat diperlukan untuk mengefektifkan kerjasama yang selama ini sudah terjalin dan memperluas kerjasama dengan institusi lain di luar Muhammadiyah, untuk menentukan/memilih partner kerjasama baru dengan SMU/Sederajat. Selanjutnya dilakukan kerjasama dalam bentuk MOU dengan SMU/Sederajat terpilih untuk mendapatkan calon mahasiswa berprestasi/bibit unggul termasuk dari kalangan tidak mampu. Aktifitas ini dilanjutkan dengan seleksi calon mahasiswa tersebut, dan pemberian beasiswa institusi. Seleksi akademik dilakukan melalui penilaian nilai rapot semester 1,2,3,4 dan 5. Seleksi calon mahasiswa tidak mampu melalui survei lapangan dan surat keterangan tidak mampu yang dikeluarkan oleh pemerintah daerah/kabupaten setempat. Bersamaan dengan itu, juga akan dilakukan kegiatan untuk memperluas akses dalam penerimaan mahasiswa baru. Dalam hal ini PD FKIK bekerjasama dengan biro Admisi dalam pengembangan sistem informasi yang akan memfasilitasi masyarakat luas/calon mahasiswa supaya lebih mudah mengakses informasi tentang PD FKIK UMY dan melakukan pendaftaran untuk dapat mengikuti proses rekruitmen sebagai mahasiswa baru. Sehingga akan semakin meningkatkan jumlah calon mahasiswa baru yang memungkinkan PD FKIK untuk memiliki kesempatan memilih calon mahasiswa yang berkualitas. Kegiatan ini akan mempermudah proses pendaftaran, computer based test (CBT), registrasi ulang dan pembayaran Hasil Pelaksanaan Dalam aktivitas ini ada 2 kegiatan yang sudah dilaksanakan yaitu Policy study peningkatan efektivitas system jejaring kerjasama dan pemberian beasiswa kepada mahasiswa berprestasi dari kalangan tidak mampu. Policy study dimulai pada bulan Februari 2011 selama 8 bulan. Tahapan workshop awal dalam Policy study sudah berjalan pada bulan Maret Tahapan TA yang mestinya dilaksanakan di bulan April, pelaksanaannya mundur pada tanggal 12 September 12 Oktober 2011 karena menyesuaikan waktu yang dimiliki oleh Tenaga Ahlinya. Sehingga rangkaian akhir kegiatan Policy study yaitu Workshop akhir untuk sosialisasi hasil TA dan Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 16

22 inisiasi kerjasama dengan sekolah SMA sederajad yang saat ini belum menjadi mitra (belum memiliki MOU) dengan UMY pelaksanaannya juga mundur yaitu tanggal 10 Desember Indikator Keberhasilan Program No Indikator Kinerja Baseline (2010) Indikator Utama Tahun 2011 target capaian Nilai rerata seleksi mahasiswa baru (skala1100) % keketatan mahasiswa baru Nilai UAN mahasiswa baru (skala 110) Indikator Kinerja Pendukung 1 Jumlah calon mahasiswa berpotensi akademik tinggi dari kalangan tidak mampu ,2 8 7,8 7,3 7,9 8,13 8,13 N/A 3 3 Pada program peningkatan mutu input melalui efektivitas system jejaring dan kerjasama serta perluasan akses terdapat 3 indicator utama dan 1 indikator penunjang. Untuk indicator nilai rerata seleksi mahasiswa baru di tahun pertama ini tercapai sesuai dengan target yaitu 69,2 dan untuk indicator % keketatan mahasiswa baru, tercapai di atas target yaitu 7,3. Hal ini disebabkan karena pada awal program diadakan workshop yang mengundang beberapa sekolah jejaring bekerjasama dengan biro admisi.dalam kegiatan tersebut dilakukan pula promosi dan fasilitasi termsuk dalam penerimaan calon mahasiswa lewat jalur PBUD. Dengan demikian dapat berdampak pada peningkatan baik kuantitas maupun kualitas calon mahasiswa baru. Untuk indicator nilai UAN mahasiswa baru, didapatkan nilai 8,13 tercapai sesuai dengan target yang ditetapkan di tahun pertama yaitu 8,13. Rerata nilai UAN baru bisa kita hitung setelah mahasiswa baru masuk kuliah di bulan September karena nilai UAN tidak menjadi syarat penerimaan mahasiswa. Dengan meningkatnya jumlah pendaftar dan meningkatnya keketatan mahasiswa baru, makin memberikan peluang dalam meningkatkan kualitas input termasuk meningkatnya rerata nilai UAN. Indikator jumlah mahasiswa berpotensi akademik tinggi dari kalangan tidak mampu sudah tercapai sesuai target yaitu mendapatkan 3 mahasiswa yang menerima beasiswa. Tiga mahasiswa tersebut berasal dari panti asuhan Muhammadiyah yang sudah menjalin kerjasama dengan UMY sebagaimana disarankan oleh reviewer pada saat visitasi. Terdiri dari 2 wanita dan 1 lakilaki dan telah mengikuti seluruh proses seleksi dan lolos seleksi sebagai mahasiswa baru. Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 17

23 Hambatan Pelaksanaan & Rencana Perbaikan Pada program pemberian beasiswa, tidak mudah mendapatkan calon mahasiswa dari panti asuhan yang berasal dari SMU jurusan IPA sebagai persyaratan masuk FK. Sebagian besar anak Panti Asuhan diarahkan untuk sekolah di SMK dengan berbagai alas an diantaranya adalah kesiapan untuk segera bekerja dan bukan untuk persiapan kuliah. Sehingga untuk berikutnya pencarian calon tidak hanya berasal dari Panti Asuhan Muhammadiyah namun juga berasal dari SMU Muhammadiyah yang telah memiliki ikatan kerjasama dengan UMY. Dengan syarat kriteria calon adalah dari kalangan tidak mampu tetap terpenuhi dengan surat keterangan dari pemerintah yang berwenang. Sehingga bisa mendapatkan calon penerima beasiswa yang lebih banyak dalam seleksi. Dengan demikian akan menurunkan prosentase keketatan dan meningkatkan kualitas mahasiswa beasiswa Peningkatan Kemampuan Clinical Reasoning dalam implementasi KBK untuk Meningkatkan Kelulusan UKDI Mekanisme dan Rancangan Program ini akan dilakukan dengan subaktivitas (1) peningkatan kualitas implementasi KBK dengan metode PBL, (2) pengembangan kurikulum islamic profesional behaviour, (3) peningkatan kompetensi clinical teaching dosen. Aktivitas tahun 2011 dilakukan melalui beberapa kegiatan sebagai berikut: 1. Peningkatan kualitas implementasi KBK dengan metode PBL Kegiatan ini diawali dengan penugasan kepada MEDU dibantu tim kurikulum pendidikan Sarjana dan Profesi untuk menyusun blueprint curriculum melalui pengembangan sistem. Pengembangan skenario (case based learning) sebagai trigger diskusi dalam tutorial, pengembangan modul dan skenario, pengembangan media ajar dalam mendukung peningkatan proses clinical reasoning dilakukan dengan magang di institusi kedokteran di luar negeri yang sudah established. Selain itu diperlukan fasilitas yang memadai untuk mendukung proses clinical reasoning khususnya dalam proses tutorial. Sejalan dengan kegiatan tersebut, dikembangkan skill laboratory (laboratorium ketrampilan medik) dengan perbaikan proses pembelajaran, fasilitas, seting ruangan skills laboratory dan pengelolaaannya. Pada pendidikan tahap profesi diawali dengan pengembangan blueprint curriculum dengan bantuan tenaga ahli untuk lebih meningkatkan kualitas clinical reasoning bersama dengan proses pendidikan di tahap sarjana. Bersamaan dengan kegiatan ini dilakukan magang untuk melihat implementasi clinical reasoning pada proses pendidikan tahap profesi pada institusi yang sudah menerapakan hal tersebut. Dari kedua kegiatan tersebut diharapkan akan tersedia panduan umum dan panduan masingmasing bagian klinik yang lebih menekankan pada clinical reasoning. Peningkatan kualitas panduan ini menjadi Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 18

24 salah satu upaya untuk menurunkan variasi proses pendidikan antar rumah sakit. Sejalan dengan itu diperlukan peningkatan kualitas implementasi pembelajaran KBK tahap profesi dengan menyempurnakan dokumen dan sarana pembelajaran untuk mendukung pelaksanaan panduan tersebut dapat berjalan dengan baik. 2. Pengembangan kurikulum Islamic professional behaviour Kegiatan ini diawali dengan pembentukan tim professional behavior (PB) yang terdiri dari staf medical education unit (MEDU) dan pusat studi kedokteran Islam (PSKI). Selanjutnya dengan bimbingan tenaga ahli tim PB mengembangkan disain pembelajaran professional behavior (PB) termasuk PB Islami sampai tersusunnya blueprint kurikulum PB dan sistem penilaiannya. Tenaga ahli memaparkan prinsip pembelajaran afektif atau professional behavior dan Islamic PB serta system penilaian kepada tim. Tim menjabarkan dalam bentuk blueprint kurikulum baik tahap sarjana maupun profesi. Dalam blue print terdapat konten/topik, metode pengajaran apakah kuliah, tutorial dan keterampilan di laboratorium serta metode penilaian atau assessment. Blue print kurikulum yang sudah tersusun ini selanjutnya diteruskan dengan penyusunan modul dan panduanpanduan oleh fakultas sehingga dapat diaplikasikan dalam blok pada tahap sarjana dan pembelajaran tahap profesi dalam bentuk hibah pengajaran. Dalam hibah pengajaran tim hibah melakukan educational research pada mahasiswa baik tentang metode pembelajaran maupun assessment Islamic PB tersebut. 3. Peningkatan kompetensi dosen Untuk mendukung proses pembelajaran, maka diperlukan peningkatan kompetensi dosen dengan pengiriman dosen untuk studi lanjut kualifikasi S2 3 orang (dalam negeri) dan S3 4 orang (2 dalam negeri dan 2 luar negeri). Bidang studi yang dipilih disesuaikan dengan program pengembangan program studi pendidikan dokter FKIK UMY yaitu kedokteran keluarga, kedokteran dasar (aging, tropikal medis, gizi, fisiologi, anatomi) dan klinik. Sejalan dengan kegiatan tersebut, peningkatan kompetensi dosen terutama kompetensi clinical teaching bagi dosen pembimbing klinik di berbagai RS pendidikan akan dilakukan dengan bantuan tenaga ahli dan in house training. Selain itu dilakukan peningkatan motivasi implementasi clinical reasoning bagi pembimbing di RS dengan magang di institusi yang sudah tebukti menerapkan pembelajaran clinical reasoning dengan baik. Hasil implementasi clinical teaching di institusi tersebut, didiseminasikan ke semua dosen pembimbing klinik di RS melalui studi kebijakan. Kegiatan ini juga merupakan salah satu upaya untuk menurunkan variasi proses pendidikan antar rumah sakit, dan meningkatkan skor kepuasan mahasiswa terhadap proses pembimbingan klinik Hasil Pelaksanaan Pada subaktivitas peningkatan kualitas implementasi KBK dengan metode PBL dilakukan penyusunan blueprint curriculum melalui pengembangan system. Untuk kegiatan tersebut telah dibentuk tim policy study yang terdiri dari 6 orang dosen dan dibantu 2 tenaga Laporan Akhir Tahun 2011 PHK PKPD FKIK UMY 19