Bab 1 PENDAHULUAN BAB 1 PENDAHULUAN

Transkripsi

1 Bab 1 PENDAHULUAN BAB 1 PENDAHULUAN FK UNEJ senantiasa mengadakan perbaikan pada seluruh aspek dengan prioritas pengembangan pada sumberdaya manusia, kurikulum dan proses pembelajaran, sarana dan prasarana, serta manajemen organisasi. Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang diimplementasikan mulai tahu 2011 ini diharapkan dapat mendukung upaya-upaya tersebut sehingga FK UNEJ menghasilkan lulusan yang berkualitas dan dapat memberikan peran yang sentral dalam pembangunan masyarakat Indonesia. Program ini berjudul Pemantapan Implementasi KBK Model SPICES yang Berorientasi Agromedik dengan Manajemen Internal Berkualitas dan Ditopang Sistem Informasi Manajemen Berbasis Teknologi Digital. Tujuan dari program ini adalah untuk menghasilkan lulusan dokter yang berkualitas sesuai dengan tuntutan kebutuhan masyarakat khususnya komunitas agroindustri yang merupakan kelompok masyarakat paling besar di Indonesia. Komunitas masyarakat agroindustri bukan hanya berada tinggal di wilayah pedesaan, namun juga mereka yang melakukan aktivitas pengolahan bahan alam seperti pabrik kertas, pabrik kain, pabrik cat, serta produsen mesin-mesin pertanian yang umumnya tinggal di wilayah perkotaan, termasuk juga aktivitas peternakan, nelayan, serta pertambangan. Indonesia membutuhkan dokter yang bermutu serta tanggap terhadap kondisi lingkungan agroindustri yang terus berkembang, dan hal ini sejalan dengan visi dan misi yang diemban oleh FK UNEJ. Dengan program ini diharapkan menghasilkan dokter yang memiliki kesadaran dan peka terhadap kebutuhan kelompok masyarakat yang tinggal di wilayah yang jauh dari perkotaan. Program ini diharapkan akan memperbaiki kualitas implementasi KBK model SPICES di FK UNEJ melalui pengembangan input, proses, dan output. Proses seleksi mahasiswa baru menjadi salah satu faktor penentu kualitas lulusan perlu terus diperbaiki dan dikembangkan sehingga menjadi suatu sistem yang mantap dan menjamin kualitas calon mahasiswa. Di sisi lain pelaksanaan kurikulum perlu diupayakan sesuai dengan best evidence medical education sehingga seluruh proses dapat dipertanggungjawabkan dan dijamin kualitasnya. Pengembangan sistem evaluasi mahasiswa menjadi salah satu faktor penting untuk mengukur sejauh mana proses pembelajaran telah dijalankan dan sebagai umpan balik bagi penyelenggara pendidikan untuk melakukan perbaikan. Perbaikan output perlu dilakukan dengan mengembangkan sistem pelacakan lulusan Perbaikan mutu manajemen internal dengan bantuan sistem informasi dan manajemen berbasis teknologi digital diharapkan akan memperbaiki kualitas penyelenggaraan kegiatan di FK UNEJ. Pemanfaatan kemajuan teknologi diharapkan dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam bekerja serta menghasilkan kegiatan yang bermutu tinggi. Bantuan teknologi informasi dibutuhkan dalam implementasi KBK model SPICES ini sebagai sumber belajar, sebagai media belajar, pengelolaan jadwal kegiatan khususnya rotasi klinik, administrasi sistem evaluasi, serta menjadi pangkalan data untuk berbagai keperluan termasuk evaluasi diri, akreditasi, dan perencanaan program. Untuk memberikan kepuasan kepada berbagai pihak yang terlibat, maka program ini juga disertai dengan pemantapan sistem penjaminan mutu yang saat ini masih memiliki banyak kelemahan. Program ini dirancang dalam empat sub-program yang saling berkaitan. Masing masing subprogram akan dikelola oleh seorang pemegang program yang berkoordinasi satu dengan yang lain untuk melaksanakan kegiatan secara sinergi dan berkolaborasi. Masing-masing subprogram terdiri atas aktivitas kegiatan yang dilengkapi dengan dokumen tentang latar belakang, rasional, tujuan, mekanisme dan rancangan, sumberdaya yang dibutuhkan jadwal pelaksanaan, serta indikator keberhasilan aktivitas. Program ini ditetapkan berdasarkan hasil pemikiran tim taskforce setelah melakukan evaluasi diri dan kemudian dibahas dalam rapat Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember 1

2 Bab 1 PENDAHULUAN dosen untuk mendapatkan masukan serta telah dikonsultasikan dengan pihak UNEJ melalui Rektor. Agar kegiatan dapat berjalan dengan mudah telah ditetapkan sub-program kegiatan sebagai berikut. 1) Pemantapan implementasi KBK model SPICES pada tahap akademik yang berorientasi agromedik 2) Pengembangan model pembelajaran klinik berbasis komunitas agroindustri 3) Pengembangan sistem evaluasi mahasiswa 4) Penguatan manajemen internal dan pemantapan implementasi sistem penjaminan mutu 5) Pengembangan sistem informasi manajemen berbasis teknologi digital yang menopang kegiatan akademik Implemetasi program ini pada tahun 2011 dilakukan penyesuaian-penyesuaian terutama pada penjadwalan kegiatan. Hampir seluruh kegiatan dilaksanakan mundur dari jadwal yang direncanakan. Kondisi ini disebabkan oleh berbagai hal sehingga kegiatan memang harus ditunda agar pelaksanaan lebih baik. Hambatan yang terjadi disebabkan karena masih belum disetujuinya beberapa TOR kegiatan, revisi RKAKL yang masih belum tuntas, serta adanya perubahan dalam komponen pengadaan menyesuaikan dengan perkembangan kebutuhan, khususnya pengadaan peralatan IT yang perlu disesuaikan dengan standar peralatan IT untuk CBT center dan OSCE center. 2 Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember

3 Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 4.1 Struktur Organisasi Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) di FK UNEJ dikelola oleh satu tim yang dipimpin oleh Ketua Pelaksana Program, yaitu Dekan. Penyusunan kegiatan dan implementasi PHK-PKPD ini dikoordinir oleh Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab kepada Dekan. Struktur organisasi pengelola program PHK-PKPD FK UNEJ dapat dilihat pada Gb 1. PENANGGUNG JAWAB PROGRAM : Tim MONEVIN (Badan Penjaminan Mutu) B I R O ADMINISTRASI UMUM TIM PENGADAAN INSTITUSI MITRA (FK UNAIR) KETUA PELAKSANA PROGRAM : D E K A N DIREKTUR EKSEKUTIF Task Force PIC Kegiatan 1 PIC Kegiatan 2 PIC Kegiatan 3 Koordinator Administrasi & Keuangan: Koordinator Kemitraan : PIC Kegiatan 4 PIC Kegiatan 5 Gambar 1. Struktur Organisasi Pengelola PHK-PKPD FK Universitas Jember Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember 3

4 4.2 Uraian Kerja a. Penanggung Jawab Program (Rektor) : Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program Rektor bertindak selaku penanggung jawab keseluruhan program sebagai bentuk komitmen Universitas terhadap PHK-PKPD b. Biro Administrasi Umum Bertanggung jawab dalam hal pencairan dana PHK-PKPD dari Dikti melalui DIPA Universitas dan mengatur sistem pencairan anggaran untuk implementasi kegiatan serta sistem pertanggungjawaban. c. Ketua Pelaksana Program (Dekan) : Dekan bertindak selaku Ketua Pelaksana Program, bertanggung jawab kepada Rektor terhadap keseluruhan pelaksanaan program dan pengawasan manajemen program d. Direktur Eksekutif: Bertanggung jawab kepada Dekan tentang keseluruhan pengelolaan program. Sebagai Koordinator Program bertanggung jawab kepada Dekan tentang keseluruhan pengelolaan program yang meliputi perencanaan, implementasi, evaluasi program sampai dengan pengawasan manajemen program, dengan cara : 1. Mengkoordinasikan pelaksanaan semua kegiatan 2. Memastikan bahwa semua kegiatan yang telah direncanakan berjalan tepat waktu, sesuai dengan anggaran, prosedur dan panduan yang ditetapkan oleh Dikti 3. Memastikan bahwa semua laporan kegiatan dan keuangan diberikan tepat waktu, yang selanjutnya akan dianalisis dan dilaporkan ke Direktur Eksekutif 4. Merencanakan pembuatan Rencana Implementasi Program (RIP) setiap tahun sebelum tahun berjalan 5. Memastikan pelaksanaan semua kegiatan kemitraan di Institusi Mitra e. Koordinator Administrasi dan Keuangan : Membantu Direktur Eksekutif dalam mengatur implementasi operasional semua program PHK-PKPD. f. PIC Kegiatan : Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif terhadap pelaksanaan setiap kegiatan sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan dalam PHK-PKPD agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan dan diukur dengan indikator kinerjanya. PIC juga bertanggung jawab menyusun laporan kegiatan internal dan laporan tahunan secara regular untuk diserahkan kepada Sekretaris Eksekutif. 4 Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember

5 Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program g. Tim Monevin : Tim Monevin adalah bagian dari Badan Penjaminan Mutu (BPM) UNEJ. Tim Monevin ini melaksanakan fungsi Quality Assurance dengan melakukan monitoring dan evaluasi internal terhadap pelaksanaan PHK-PKPD, baik kinerja program maupun administrasi pengadaan barang jasa dan keuangan. Rincian tugas: 1. Melakukan monitoring dan evaluasi secara regular, meliputi: memastikan pelaksanaan tiap kegiatan sesuai dengan rencana dan jadwal di dalam RIP, mengukur pencapaian target tiap kegiatan, mengontrol administrasi pengadaan barang jasa dan keuangan tiap kegiatan, serta memberikan saran dan masukan terhadap pelaksanaan program 2. Memastikan komitmen DRK dan RKAT Institusi sesuai dengan RIP 3. Melakukan post-audit pada tiap termin pencairan dana 4. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap program kemitraan melalui laporan dari PIC Institusi Mitra 5. Melaporkan hasil monitoring dan evaluasi kepada Rektor 4.3 Mekanisme Koordinasi, Monitoring dan Evaluasi Internal Mekanisme koordinasi untuk implementasi, sistem monitoring dan evaluasi dilaksanakan secara terintegrasi dengan fungsi-fungsi organisasi fakultas sebagai berikut: a. Koordinasi implementasi PHK-PKPD FK UNEJ dilakukan di tingkat fakultas dengan melibatkan bagian dan unit terkait sesuai dengan fungsinya melalui rapat rutin dan rapat-rapat lainnya terkait dengan perencanaan, implementasi dan evaluasi program. b. Monitoring dan evaluasi internal dilakukan oleh Tim Monev Internal berdasarkan laporan komprehensif regular sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan meliputi desk evaluation terhadap laporan dan site visit. c. Hasil monitoring dan evaluasi internal, selanjutnya diberikan kepada Rektor untuk ditindaklanjuti sesuai dengan temuan dan rekomendasi dari Tim Monev Internal. 4.4 Kemitraan Untuk menjalankan program PHK-PKPD ini FK UNEJ menjalin kemitraan dengan FK Unair yang disusun bersama. Untuk kelancaran program ini telah ditetapkan koordinator kemitraan dan kegiatan yang akan dilaksanakan. a. Koordinator Kemitraan : Bertanggung jawab kepada Direktur Eksekutif dalam memonitor pelaksanaan kegiatan kemitraan PHK-PKPD di institusi mitra yaitu FK Unair, dengan cara : 1. Menyusun jadwal kegiatan kemitraan secara keseluruhan untuk PHK-PKPD setiap tahun berjalan 2. Menyusun jadwal penyusunan laporan rutin implementasi kegiatan kemitraan untuk institusi mitra 3. Mengkoordinasi dan mengkompilasi laporan rutin implementasi kegiatan kemitraan dari masing-masing PIC Kemitraan dan melaporkannya kepada Koordinator Program Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember 5

6 4.5 Mekanisme Pengadaan Barang dan Jasa Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program Sebagai satu kesatuan sistem dalam universitas, pengadaan barang dengan dana PHK-PKPD juga akan dilaksanakan oleh Tim Pengadaan Barang UNEJ yang pelaksanaannya didasarkan pada peraturan yang berlaku. Tahapan pengadaan barang disertai dengan interval waktu untuk setiap tahapan diatur dalam Perpres 54/2010. Untuk menjamin proses pengadaan berlangsung tepat waktu, mekanisme pengadaan barang perlu dilengkapi dengan SOP yang harus dipatuhi oleh pihak-pihak terkait. Agar barang yang diadakan sesuai dengan kebutuhan user, maka jenis barang dan spesifikasi teknis ditetapkan oleh user. Perwakilan user dilibatkan dalam proses pengadaan barang, utamanya sebagai tim penerima barang sehingga kesesuaian spesifikasi antara barang yang ingin dibeli dengan barang yang diterima bisa dijamin. Barang yang telah diserahterimakan diinventarisasi dan didata kedalam Sistem Informasi Manajemen Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAKBMN). 3.5 Mekanisme Pengelolaan Keuangan Dana yang dikelola Tim PHK-PKPD terintegrasi dengan dana DIPA Universitas, sehingga mekanisme pengelolaannya juga mengikuti ketentuan pengelolaan dana DIPA. Khusus dana untuk pengadaan barang langsung dikelola oleh universitas dengan mekanisme pembayaran barang melalui transfer antar-rekening. Untuk mencairkan dana yang dikelola oleh Tim PHK- PKPD diawali dengan pengajuan dana ke universitas yang dilengkapi dengan rincian penggunaan dana dan TOR kegiatan. Dana tersebut oleh Bendahara (PUMK) PHK-PKPD dialokasikan sesuai dengan peruntukannya dan dipertanggungjawabkan secara transparan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Daya serap keuangan dilaporkan secara berkala kepada pimpinan institusi dan DIKTI. 3.6 Mekanisme Monitoring dan Evaluasi Internal Monitoring dan evaluasi internal (monevin) terhadap implementasi kegiatan PHK-PKPD ini dilaksanakan untuk menjamin agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana. Monevin kegiatan akan dilaksanakan melalui tiga pendekatan: (i) monev bulanan oleh ketua tim, (ii) monev triwulanan oleh ketua tim bersama-sama dengan pimpinan unit kerja, dan (iii) monev semesteran oleh universitas yang dikoordinasikan oleh BPM. Sistem ini dilengkapi dengan SOP dan panduan, sehingga antara grantee dengan BPM memiliki kesamaan persepsi apa yang harus dilakukan oleh grantee maupun reviewer/auditor. Didalam SOP/panduan tersebut juga dilengkapi dengan agenda kegiatan selama site visit. Laporan hasil monevin disampaikan kepada pimpinan institusi, pimpinan unit kerja, dan Ketua Tim PHK-PKPD. Selain itu diluar monevin bulanan, triwulanan dan semesteran, selama program kegiatan berlangsung Tim Monevin dapat mendampingi kegiatan dan memberikan umpan balik dan masukan secara langsung apabila diperlukan. 3.7 Pengembangan Kapasitas Pengelola Program Untuk meningkatkan kapasitas pengelola program telah dilakukan upaya pembinaan dan regenerasi meskipun upaya ini agak terlambat mengingat waktu kegiatan sudah berjalan. Dilakukan perekrutan tenaga untuk mendampingi para PIC dan koordinator pelaksana kegiatan. Upaya menyertakan dalam berbagai workshop juga dilakukan sehingga kapasitas masing-masing personil dapat ditingkatkan. 3.8 Hambatan dan Kendala Implementasi program ini menemui beberapa kendala yang mengganggu pencapaian target 6 Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember

7 Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program kegiatan. Organisasi kegiatan dalam Tim PHK-PKPD dirasakan belum optimal sehingga perlu dilakukan penyesuaian-penyesuaian, misalnya pergantian personil karena sebagian anggota Tim mengikuti pendidikan lanjut sehingga perlu restrukturisasi organisasi. Pelibatan staf yang masih muda dinilai lebih efektif dibandingkan staf senior yang sudah memiliki kesibukan tinggi. Salah satu hambatan dalam pelaksanaan kegiatan adalah lambannya revisi RKAKL. RKAKL yang telah disusun oleh Tim berbeda dengan yang disetujui oleh Dirjen Anggaran. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam pemanfaatan dana yang sudah ada. Proses revisi di Universitas mengalami keterlambatan karena kurang koordinasi dari Tim dengan Universitas. Penyusunan TOR yang lambat juga menjadi kendala implementasi program. Meskipun telah dilaksanakan workshop internal kualitas TOR yang dihasilkan masih belum memenuhi harapan. Untuk mempercepat proses review TOR dilakukan pengiriman dan review langsung mengadakan perjanjian dengan reviewer. Struktur organisasi yang ada saat ini dinilai belum cukup mengakomodasi tugas-tugas dan fungsi yang harus diemban sehinga kegiatan menjadi tidak efektif. Agar mekanisme kegiatan dapat berjalan efektif perlu dilakukan perubahan struktur organisasi pengelola program sehingga seluruh fungsi-fungsi organisasi dapat dilaksanakan dan beban pekerjaan terdistribusi dengan merata. Struktur organisasi yang baru perlu ditambahkan personil yang menjalankan fungsi-fungsi koordinasi sehingga kegiatan menjadi lebih efektif. Gambar berikut adalah usulan perubahan struktur organisasi pengelola PHK-PKPD FK Unej. Usulan tambahan koordinator program dan koordinator pengadaan dalam struktur organisasi diharapkan akan memperbaiki pelaksanaan kegiatan. Koordinator program bertugas mengkoordinasikan kegiatan diantara PIC, memantau penyusunan TOR, pelaksanaan, dan laporan di setiap kegiatan. Koordinator pengadaan bertugas mengkoordinasikan rencana pengadaan, mempersiapkan tim pengadaan, pelaksanaan pengadaan, serta pelaporan kegiatan pengadaan. Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember 7

8 Bab 2 Implementsi dan Pengelolaan Program PENANGGUNG JAWAB PROGRAM : R E K T O R Tim MONEVIN (Badan Penjaminan Mutu) B I R O ADMINISTRASI UMUM TIM PENGADAAN INSTITUSI MITRA (FK UNAIR) KETUA PELAKSANA PROGRAM : D E K A N DIREKTUR EKSEKUTIF Task Force PIC Kegiatan 1 PIC Kegiatan 2 PIC Kegiatan 3 PIC Kegiatan 4 Koordinator Program Koordinator Administrasi & Keuangan: Koordinator Pengadaan Koordinator Kemitraan : PIC Kegiatan 5 Gambar 2. Usulan Struktur Organisasi Pengelola PHK-PKPD FK Universitas Jember 8 Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember

9 Bab 3 Hasil yang Dicapai BAB 3 HASIL YANG DICAPAI 2.1 Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Tambahan Agar program kegiatan dapat berhasil, terarah dan terukur dengan baik maka perlu ditetapkan indikator hasil kinerja utama dan indikator kinerja tambahan seperti pada tabel berikut. Tabel 1. Status Indikator Kinerja Utama dan Indikator Kinerja Antara No (Juli) Keterangan Baseline Target Capaian Target Target I. Indikator Kinerja Utama Akreditasi NA C B C B Persentase Lulus UKDI pada kesempatan I Persentase modul KBK baru Persentase jumlah mahasiswa yang mendapatkan nilai minimal B pada - 30 NA kesempatan I ujian tulis blok Persentase jumlah mahasiswa yang mendapat nilai minimal B pada - 80 NA kesempatan I akhir semester IPK rata-rata lulusan sarjana IPK rata-rata lulusan dokter Lama studi rata-rata Tahap Sarjana (bulan) Lama studi rata-rata Tahap Profesi (bulan) Persentase kegagalan studi Persentase mahasiswa dikelola oleh Bimbingan & Konseling II. Pemantapan Implementasi Kurikulum Berbasis Kompetensi Model SPICES Berorientasi Agromedik Blueprint kurikulum 0 Ada 0 Implementasi Implementasi Piranti lunak kurikulum 0 Ada 0 Implementasi implementasi Jumlah rancangan pembelajaran Jumlah modul berorientasi agromedik Indeks kepuasan mahasiswa (skala 1-4) 2,6 2,6 NA 2,8 3,0 % kelulusan blok pada ujian I NA % nilai A di setiap blok IPK Sarjana 2,85 2, ,95 3,00 III. Pengembangan Model Pembelajaran Klinik Berbasis Komunitas Agroindustri Blueprint pembelajaran klinik 0 Ada Implementasi implementasi Jumlah rancangan pembelajaran klinik Jumlah modul pembelajaran klinik Jumlah rumah sakit pendidikan dalam jejaring Jumlah puskesmas yang berorientasi agromedik sebagai wahana belajar IPK lulusan pendidikan profesi dokter 2,83 2, ,9 3,00 Indeks kepuasan mahasiswa terhadap pembelajaran klinik NA 2,6 NA 2,75 3 IV. Pengembangan Sistem Asesmen dan Evaluasi Mahasiswa Berbasis Kompetensi Blueprint sistem evaluasi mahasiswa NA Ada NA Implementasi Implementasi Tersusun pedoman model penerimaan mahasiswa baru NA Ada NA Implementasi Implementasi Jumlah soal ujian tulis yang memenuhi kriteria soal yang baik NA Jumlah soal OSCE yang memenuhi kriteria soal yang baik NA Jumlah departemen yang melaksanakan OSCE & Mini CEx Persentase kelulusan dalam UKDI pada kesempatan I Persentase mahasiswa bermasalah yang berhasil ditangani NA - NA V. Penguatan Manajemen Internal dan Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Rentang beban kerja dosen (sks) NA Indeks kepuasan mahasiswa terhadap layanan administrasi 2,67 2,8 NA 3,0 3,1 Jumlah SOP yang sudah dibuat oleh fakultas Jumlah auditor akademik yang terlatih Akreditasi Belum C (BAN) B C (BAN) B (LAM) VI. Pengembangan Sistem Manajemen Informasi dan Sistem Manajemen Pembelajaran Berbasis Teknologi Digital Pengelolaan data yang terintegrasi berbasis teknologi digital NA ada NA Utk SE Utk Akreditasi Pemanfaatan TI untuk pengelolaan & evaluasi modul 1 6 NA Pemanfaatan TI dalam pengelolaan jadwal pembelajaran terpadu NA Ada NA Ada Ada Pemanfaatan TI dalam Pengelolaan administrasi kegiatan pembelajaran NA Ada NA Ada Ada Pemanfaatan sistem TI sebagai media pembelajaran, komunikasi & NA Ada NA Ada Ada koordinasi antarunit kerja termasuk RS Sistem pengelolaan soal ujian berbasis teknologi digital NA Ada NA Ada Ada Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember 9

10 Bab 3 Hasil yang Dicapai Beberapa indikator kinerja utama telah mencapai target tahun 2011 ini bahkan melampaui, namun ada indikator kinerja utama yang masih rendah bahkan dibawah baseline. Beberapa indikator kinerja utama telah mencapai target adalah status akreditasi menjadi B, persentase kelulusan dalam UKDI, IPK lulusan sarjana dan dokter, serta menurunnya angka kegagalan studi. Beberapa indikator kinerja masih belum diperoleh datanya misalnya persentase nilai dalam blok, hal ini disebabkan karena pengelolaan nilai blok masih dilakukan secara manual. Diharapkan setelah aktivitas 5 berjalan nantinya data akan mudah diperoleh dan dapat dilakukan pengukuran indikator dengan lebih baik. Beberapa indikator kinerja antara masih belum mencapai target karena banyak kegiatan yang mengalami perubahan dan penundaan jadwal, sehingga belum ada data dan belum dapat dievaluasi. 2.2 Status Kemajuan Fisik dan Serapan Keuangan Status kemajuan fisik dan serapan keuangan dapat dibaca di bagian lampiran laporan ini. Hingga saat ini kemajuan fisik dan serapan keuangan masih sangat rendah. Hal ini disebabkan karena banyak kegiatan yang tertunda karena lambannya penyelesaian TOR. Mekanisme review TOR secara berjenjang menemui hambatan. Disamping itu hingga saat ini revisi RKAKL juga masih belum mendapat persetujuan dan hal ini sangat mempengaruhi penyusunan TOR karena penganggaran di setiap kegiatan harus disesuaikan dengan RKAKL. 10 Rencana Implementasi Proyek PHK-PKPD 2011 Universitas Jember

11 Bab 4 Rencana Selanjutnya BAB 4 RENCANA SELANJUTNYA 4.1 Rencana Anggaran Rekapitulasi realisasi anggara perkomponen biaya dapat dilihat pada tabel berikut. Tabel 4.1 Rekapitulasi Realisasi Anggaran Per Komponen Biaya KOMPONEN BIAYA RENCANA ANGGARAN 2011 (Rpx1000) REALISASI ANGGARAN SAMPAI DENGAN 31 Juli 2011 (Rpx 1000)*) SISA ANGGARAN 2011 (Rpx 1000)*) PHK PT Total % PHK PT Total % PHK PT Total = = = Pengadaan Barang dan Jasa 1.1. Peralatan laboratorium 1.2. Alat bantu ajar Tenaga Ahli Buku dan jurnal Jasa konsultan Pekerjaan sipil Pengembangan staff 3.1. NDT LN NDT DN DT DN DT LN Insentif Staf 4.1. Hibah pengajaran Award Pengembangan Program 5.1. Lokakarya Pengembangan Sistem 5.2. Studi Kebijakan Manajemen Program dan Tim Monev , , , ,7 TOTAL , , , ,7 % Dana PT4 Realisasi anggaran PHK-PKPD FK Unej sampai dengan akhir Juli 2011 ini sangat rendah, padahal sisa waktu yang tersedia tinggal 4 bulan efektif. Penundaan di semua kegiatan mengakibatkan penumpukan kegiatan di akhir tahun. Untuk itu pelu dilakukan evaluasi terhadap seluruh rencana kegiatan yang belum dilaksanakan dan disusun ulang jadwal kegiatan yang masih mungkin dilaksanakan dalam tahun 2011 ini. Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember 11

12 Bab 4 Rencana Selanjutnya 4.2 Rencana Implementasi Program, Pengadaan dan Keuangan Rencana implementasi program dan keuangan untuk periode Agustus hingga Desember 2011 sedang dalam evaluasi dan akan ditinjau ulang sehingga kegiatan dapat berjalan efektif. Analisis terhadap kemungkinan terlaksananya kegiatan yang direncanakan perlu dilakukan untuk menentukan prioritas kegiatan dan peluang untuk dapat dilaksanakan. Kegiatan yang sudah tidak mungkin dilaksanakan sebaiknya dipertimbangkan dan bila perlu diundur ke pelaksanaan kegiatan tahun berkutnya. 4.2 Rencana Pencapaian Target Indikator Kinerja Antara Rencana pencapaian target indikator kinerja antara perlu dilakukan penyesuaian-penyesuaian mengingat akan dilakukan penjadwalan ulang dan beberapa kegiatan batal dilaksanakan. Beberapa idikator kinerja sulit dilakukan pengukuran sehingga perlu didefinisikan kembali beberapa indikator tersebut sehingga mudah diukur. 12 Rencana Implementasi Proyek PHK-PKPD 2011 Universitas Jember

13 Bab 4 Rencana Selanjutnya Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember 13

14 Bab 5 Evaluasi terhadap Disain Implementasi dan Aktivitas BAB 5 EVALUASI TERHADAP DISAIN IMPLEMENTASI DAN AKTIVITAS 2.1 Kekuatan dan Kelemahan Implementasi program PHK-PKPD tahun 2011 di FK Unej belum berjalan optimal yang ditandai dengan mundurnya sebagian besar kegiatan yang direncanakan yang berdampak pada hambatan dalam pencapaian indikator kinerja yang ditetapkan. Untuk itu diperlukan evaluasi menyeluruh terhadap disain implementasi dan aktivitas program ini. Kekuatan dari PHK-PKPD di FK Unej ini adalah program sudah ditata dan dirancang secara terpadu dan saling mendukung dengan urutan kegiatan yang diselaraskan dengan upaya pencapaian target kegiatan. Masing-masing kegiatan saling menunjang pencapaian target kegiatan. Apabila dilaksanakan sesuai dengan rencana, program ini akan meningkatkan kapasitas institusi sehingga penyelenggaraan pendidikan menjadi efektif. Staf dosen yang muda menjadi modal yang dapat diandalkan untuk mendukung kegiatan. Komitmen Universitas untuk mendukung kegiatan dinyatakan dalam kesediaan rektor untuk menganggarkan dana pendamping sebesar 10% sangat mendukung keterlaksanaan program. Beberapa kelemahan telah diidentifikasi dari program ini. Pada tahun pertama kegiatan didominasi oleh studi kebijakan, pengembangan sistem, pengembangan staf, dan lokakarya ternyata menyerap SDM dan membutuhkan upaya yang sangat besar. Hal ini kurang dipahami pada saat awal penyusunan program ini, padahal pada tahun pertama ini masih banyak personil tim yang belum berpengalaman dalam mengelola kegiatan. Penyelesaian TOR masih rendah dan ini berdampak pada mundurnya jadwal kegiatan. Akibatnya banyak kegiatan yang tertunda dan belum dapat diselenggarakan. Lemahnya koordinasi dengan berbagai pihak terkait perlu diperbaiki agar kegiatan dapat berjalan dengan sinkron dan harmonis. Proses regenerasi yang kurang optimal menghambat beberapa kegiatan. Beberapa personil yang seharusnya menjadi kandidat dalam Overseas Degree Training harus ditunda karena tenaganya masih diperlukan dalam pengelolaan program. Berbagai kelemahan ini akan dapat dikelola bila didukung oleh kapasitas pengelola program dan kepemimpinan yang baik. 2.2 Penyesuaian dan Perubahan Berdasarkan analisis terhadap kekuatan dan kelemahan dari program ini perlu dilakukan perbaikan dan penyesuaian kegiatan pada tengah tahun berikutnya serta kegiatan tahun-tahun berikutnya. Beberapa kelemahan dalam disain dan implementasi harus diperbaiki sehingga terjadi perubahan menyeluruh menuju upaya mewujudkan keberhasilan program. Beberapa langkah perlu dilakukan sebagai berikut. a. Melakukan konsolidasi internal khususnya dalam aspek kepemimpinan dan kapasitas personil yang menjalankan program b. Melakukan restrukturisasi dan memperjelas tugas dan fungsi masing-masing personil dalam tim c. Untuk kegiatan yang memerlukan koordinasi dengan universitas seperti pengadaan barang dan jasa serta penyusunan anggaran perlu dilakukan komunikasi yang lebih intensif agar hambatan bisa dikurangi d. Melakukan identifikasi terhadap masing-masing kegiatan untuk kemudian dilakukan sinkronisasi dan penyelarasan dengan kegiatan lain sehingga dapat dilaksanakan dengan lebih baik e. Menetapkan kegiatan yang masih mungkin dilaksanakan dan yang tidak mungkin dilaksanakan dalam tahun 2011 untuk kemudian diambil keputusan selanjutnya. f. Melakukan penataan ulang kegiatan dengan jadwal yang lebih rasional dan dapat dilaksanakan. g. Akselerasi kegiatan sehingga sisa waktu yang ada bisa dimanfaatkan secara optimal. Laporan Tengah Tahun PHK-PKPD 2011 Universitas Jember 13

15 Bab 5 Evaluasi terhadap Disain Implementasi dan Aktivitas Penyesuaian dan perubahan yang akan dilakukan perlu dikoordinasikan dengan pihak FK Unej serta dikonsultasikan dengan Mitra Program Tim FK Unair untuk mendapatkan saran dan masukan demi terlaksananya kegiatan yang lebih baik. Karena dalam berbagai kegiatan banyak melibatkan mitra sebagai narasumber serta rujukan, maka seluruh kegiatan hendaknya dilakukan sinkronisasi dan penyelarasan sehingga kegiatan dapat berjalan lebih efektif. 14 Rencana Implementasi Proyek PHK-PKPD 2011 Universitas Jember