MANUAL PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL (MONEVIN) PROGRAM HIBAH KOMPETISI (PHK)

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR MONITORING DAN EVALUASI INTERNAL (MONEVIN) PROGRAM HIBAH KOMPETISI (PHK) UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2006

2 Ruang Lingkup Lingkup monevin adalah proposal PHK dan implementasi PHK yang diajukan dan dilaksanakan oleh semua lembaga di Universitas Brawijaya. Maksud dan Tujuan Maksud dilaksanakannya monevin adalah: 1. Menjamin kualitas proposal PHK yang diajukan oleh Universitas Brawijaya, dan 2. Menjamin kualitas implementasi PHK yang dilaksanakan oleh semua lembaga penerima hibah di Universitas Brawijaya. Tujuan monevin proposal adalah: 1. Memastikan bahwa calon penerima hibah telah mendapatkan informasi memadai dan melaksanakan penyusunan proposal sesuai dengan pedoman penyusunan proposal Ditjen Dikti. 2. Calon penerima hibah dapat menghasilkan proposal PHK yang layak diajukan untuk seleksi di tingkat nasional. Tujuan monevin implementasi PHK: 1. Memastikan bahwa penerima hibah (UPH) telah melaksanakan berbagai tahapan aktifitas yang diusulkannya dan memastikan bahwa keluaran dan dampak pelaksanaan aktifitas tersebut sesuai 1

3 (atau mendekati) indikator kinerja yang dirumuskan dalam proposal dan PIP. 2. Memastikan bahwa pengeluaran dana hibah telah sesuai dengan yang direncanakan dan dilakukan secara akuntabel mengiringi aktifitas yang telah dilaksanakan sesuai proposal dan PIP. 3. Memastikan bahwa permasalahan yang terjadi dalam implementasi PHK dapat terdeteksi sejak awal dan segera mendapatkan solusinya. Pelaksana Pelaksana monevin adalah Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya, yang untuk ini kemudian dibentuk Tim Monevin PJM. Tim monevin beranggotakan: 1. Reviewer PHK nasional: Reviewer PHK nasional adalah dosen dosen internal Universitas Brawijaya yang telah mendapatkan sertifikat sebagai reviewer programprogram hibah kompetisi dari Dirjen Dikti. 2. Reviewer internal: Reviewer internal adalah dosen dosen Universitas Brawijaya yang berasal dari Jurusan/Program Studi yang pernah atau sedang mendapatkan PHK dari Ditjen Dikti. 2

4 Dosen dosen tersebut harus telah berpengalaman, pernah atau sedang terlibat dalam penyusunan proposal dan implementasi PHK. Dosen dosen tersebut harus telah mengikuti dan lulus pelatihan monevin yang diselenggarakan oleh PJM Unibraw atau lembaga eksternal yang direkomendasikan oleh PJM. Pelaksanaan Monevin Pelaksanaan monevin dikoordinasikan oleh PJM. Untuk ini PJM harus menunjuk tim monevin untuk setiap Unit Pengusul Hibah (UPH) yang beranggotakan minimal 2 orang. Penunjukkan harus disertai surat penugasan yang dikeluarkan oleh PJM. Format Komentar: Format komentar Proposal adalah: 1. Proposal A1 Kepemimpinan dan Komitmen Perguruan Tinggi Pelaksanaan evaluasi diri Program yang diusulkan Anggaran yang diusulkan 3

5 2. Proposal A2 Kepemimpinan dan Komitmen Perguruan Tinggi Suasana Akademik Manajemen Internal dan Organisasi Efisiensi dan produktifitas 3. Proposal A3 Kepemimpinan dan Komitmen Perguruan Tinggi Relevansi dan kualitas Manajemen internal dan organisasi Kesesuaian usulan anggaran Keberlanjutan 4. Proposal B Initial Proposal - Institution leadership and commitment - Institutional track record and task performance - Relevance and quality of the proposed program Full Proposal - Organizational health - Relevance and quality - Plan and budget utilization 4

6 Format komentar laporan PHK adalah: - Kepemimpinan dan komitmen institusi - Kemampuan pelaksanaan program - Keberlanjutan program Hasil Evaluasi dan Penilaian Hasil evaluasi proposal maupun laporan berupa nilai dan komentar berdasarkan kriteria penilaian skala = Sangat buruk 2 = Buruk 3 = Cukup 4 = Baik 5 = Sangat baik 5

7 PELAKSANAAN MONEVIN PROPOSAL PHK Aktifitas yang diperlukan dalam pelaksanaan monevin proposal PHK ini adalah: 1. Memastikan Pembentukan Taskforce di UPH 2 bulan sebelum tanggal batas penyerahan akhir proposal ke Dikti, UPH harus sudah membentuk taskforce penyusun proposal PHK yang ditandatangani oleh Dekan fakultasnya. Untuk ini PJM perlu mengawalinya dengan membuat surat pemberitahuan kepada Ketua Jurusan dan Dekan tentang perlunya segera dibentuk taskforce. 2. Pelatihan/Semiloka Taskforce 50 hari sebelum tanggal batas penyerahan akhir proposal ke Dikti (dan setelah taskforce penyusun proposal PHK jurusan terbentuk), PJM akan mengundang tim inti taskforce untuk mengikuti semiloka penyusunan proposal PHK. 3. Penyusunan evaluasi diri (ED) 1 bulan sebelum tanggal batas penyerahan akhir proposal ke Dikti, taskforce harus sudah menyusun draft ED. 4. PJM melakukan monev. Draft ED yang telah disusun harus diserahkan kepada PJM untuk dimonitor pengerjaannya dan 6

8 dievaluasi kelayakannya. Dalam waktu 4 hari dari tanggal penyerahan, tim monev PJM harus sudah menyelesaikan evaluasinya dan hasil monev harus segera diserahkan kepada jurusan/program studi pengusul. 5. Penyempurnaan ED Taskforce berdasar masukan dari tim monev PJM harus melakukan penyempurnaan ED nya. 6. Penyusunan usulan program pengembangan Setelah (atau selama) proses penyempurnaan ED dilakukan, taskforce menyusun detail usulan program pengembangan dan anggaran. 7. Penyerahan bab Informasi Umum oleh PJM 2 minggu sebelum tanggal batas penyerahan akhir proposal ke Dikti, PJM harus sudah menyerahkan bab Informasi Umum ke taskforce jurusan/program studi. 8. Seleksi oleh tim Monev PJM 1 minggu sebelum tanggal batas penyerahan akhir proposal ke Dikti, Tim monev PJM melakukan evaluasi atas kelayakan keseluruhan proposal yang diajukan oleh jurusan/program studi. Hasil evaluasi dijadikan dasar untuk menseleksi kelayakan proposal untuk dikirimkan ke Dikti. 9. Pengumuman hasil seleksi di tingkat universitas 7

9 4 hari sebelum tanggal batas penyerahan akhir proposal ke Dikti, PJM mengumumkan proposal yang lulus seleksi dan layak dikirimkan ke Dikti. 10. Perbaikan minor tahap akhir Pada saat pengumuman sekaligus dijelaskan beberapa kekurangan yang harus segera diperbaiki oleh taskforce dalam jangka waktu 2 hari. 11. Penyerahan surat pernyataan Rektor. 2 hari sebelum tanggal batas penyerahan akhir proposal ke Dikti, PJM menyerahkan surat pernyataan atas komitmen pendanaan pendamping/pnbp dan surat pengusulan oleh Rektor kepada taskforce pengusul yang lolos. 12. Batas akhir pengumpulan proposal ke PJM 1 hari ( jam WIB) sebelum tanggal batas penyerahan akhir proposal ke Dikti, semua jurusan/program studi pengusul yang lulus seleksi di tingkat universitas harus sudah mengumpulkan proposal ke PJM. Pada saat ini staf PJM harus memberikan tanda terima pengumpulan proposal kepada taskforce. 13. Pengiriman ke Dikti jam 12 pada hari terakhir tanggal batas penyerahan akhir proposal ke Dikti, staf dari PJM harus sudah berangkat ke Jakarta untuk mengirimkan proposal PHK ke Dikti dengan 8

10 kendaraan pesawat terbang. Staf PJM harus mendapatkan surat bukti penyerahan proposal PHK ke panitia penerimaan di Dikti. PELAKSANAAN MONEVIN IMPLEMENTASI PHK (TENGAH TAHUN) Aktifitas yang diperlukan dalam pelaksanaan monevin implementasi PHK tengah tahun adalah: 1. PJM menetapkan jadwal dan tim monevin Antara tanggal 1 5 Juli PJM menetapkan jadwal dan tim monevin, dan antara tanggal 6 10 Juli PJM mengadakan koordinasi dengan seluruh anggota tim yang ditunjuk. 2. Pemberitahuan monevin kepada UPH Antara tanggal Juli PJM memberitahukan kepada semua UPH bahwa akan dilakukan monevin tengah tahun dengan jadwal dan mekanisme yang sudah ditentukan. 3. Penyerahan laporan tengah tahun Antara tanggal Juli UPH menyerahkan laporan tengah tahun pelaksanaan PHK. 9

11 4. Pelaksanaan desk monevin Antara tanggal Juli dilaksanakan desk monevin, di mana UPH mempresentasikan pelaksanaan PHK di depan peer nya sesama penerima PHK. 5. Pelaksanaan monevin lapangan Antara tanggal Juli dilaksanakan monevin lapangan. Dalam pelakasanaannya tim monevin akan bertemu dengan semua taskforce dan pimpinan jurusan, serta jika perlu dengan stakeholders lainnya. Ini dilakukan khususnya untuk menindaklanjuti persoalan yang muncul dalam implementasi PHK. 6. Telaah proses dan hasil monevin Antara 1 6 Agustus PJM melakukan telaah menyeluruh atas proses dan hasil monevin. Telaah ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi adanya good practices dan juga bad practices dari implementasi PHK. 7. Visitasi Antara 6 10 Agustus bila diperlukan kunjungan lapangan (visitasi) akan dilakukan untuk memastikan bahwa kegiatan kegiatan yang direncanakan telah dilaksanakan, dan kemudian dilakukan penyempurnaan laporan kegiatan. 10

12 8. Menyampaikan rekomendasi dan atau mengumumkan temuan penting Antara Agustus PJM menyampaikan rekomendasi kepada pihak pihak yang berkepentingan dengan implementasi PHK dalam lingkup Unibraw. Jika terdapat good practices dari implementasi PHK di suatu jurusan/program studi/lembaga, maka perlu disebarkan kepada jurusan/program studi/lembaga yang lainnya. 9. Pendampingan PJM menugaskan reviewer untuk melaksanakan pendampingan kepada UPH yang didasarkan pada hasil evaluasi. PELAKSANAAN MONEVIN IMPLEMENTASI PHK (AKHIR TAHUN) Aktifitas yang diperlukan dalam pelaksanaan monevin implementasi PHK akhir tahun adalah: 1. PJM menetapkan jadwal dan tim monevin Antara tanggal 1 5 Desember PJM menetapkan jadwal dan tim monevin, dan antara tanggal 6 10 Desember PJM mengadakan koordinasi dengan seluruh anggota tim yang ditunjuk. 11

13 2. Pemberitahuan monevin kepada UPH Antara tanggal Desember PJM memberitahukan kepada semua UPH bahwa akan dilakukan monevin tengah tahun dengan jadwal dan mekanisme yang sudah ditentukan. 3. Penyerahan laporan tengah tahun Antara tanggal Desember UPH menyerahkan laporan tengah tahun pelaksanaan PHK. 4. Pelaksanaan desk monevin Antara tanggal Desember dilaksanakan desk monevin, di mana UPH mempresentasikan pelaksanaan PHK di depan peer nya sesama penerima PHK. 5. Pelaksanaan monevin lapangan Antara tanggal Desember dilaksanakan monevin lapangan. Dalam pelakasanaannya tim monevin akan bertemu dengan semua taskforce dan pimpinan jurusan, serta jika perlu dengan stakeholders lainnya. Ini dilakukan khususnya untuk menindaklanjuti persoalan yang muncul dalam implementasi PHK. 6. Telaah proses dan hasil monevin Antara 2 6 Januari PJM melakukan telaah menyeluruh atas proses dan hasil monevin. Telaah ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi adanya 12

14 good practices dan juga bad practices dari implementasi PHK. 7. Visitasi Antara 7 10 Januari bila diperlukan kunjungan lapangan (visitasi) akan dilakukan untuk memastikan bahwa kegiatan kegiatan yang direncanakan telah dilaksanakan, dan kemudian dilakukan penyempurnaan laporan kegiatan. 8. Menyampaikan rekomendasi dan atau mengumumkan temuan penting Antara Januari PJM menyampaikan rekomendasi kepada pihak pihak yang berkepentingan dengan implementasi PHK dalam lingkup Unibraw. Jika terdapat good practices dari implementasi PHK di suatu jurusan/program studi/lembaga, maka perlu disebarkan kepada jurusan/program studi/lembaga yang lainnya. 13