LAPORAN MIDTERM IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Untuk Kegiatan Tahun

Transkripsi

1 Skema: Skema A, Skema B, Skema C 1 Jenis Laporan: Tengah Tahunan, Tahunan 2 LAPORAN MIDTERM IMPLEMENTASI PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Untuk Kegiatan Tahun Universitas Katolik Atma Jaya Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Berilah tanda untuk skema yang diajukan. 2 Berilah tanda untuk jenis laporan yang sesuai.

2 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN IMPLEMENTASI PHK-PKPD Periode Anggaran Tahun Nama Perguruan Tinggi : Universitas Katolik Atma Jaya 2. Fakultas : Kedokteran 2. Penanggung Jawab : Prof. Dr. Ir. M.M. Lanny W. Pandjaitan, M.T. 3. Direktur Eksekutif N a m a : dr. Tena Djuartina, M.Biomed Alamat : Jl. Pluit Raya No. 2, Jakarta Telepon Kantor : Telepon Cellular : Fax : fk@atmajaya.ac.id;tenadj@yahoo.co.id 4. Skema 3 : Skema A, Skema B, Skema C Menyetujui, Dekan Fakultas Kedokteran Universitas Katolik Atma Jaya Jakarta, 27 Agustus 2013 Mengesahkan, Direktur Eksekutif PHK-PKPD Dr. dr. Soegianto Ali, M.Med, Sc dr. Tena Djuartina, M.Biomed Mengetahui, Rektor Universitas Katolik Atma Jaya Prof. Dr. Ir. M.M. Lanny W. Pandjaitan, M.T. 3 Berilah tanda untuk skema yang diajukan. 1

3 DAFTAR ISI Lembar pengesahan...1 Daftar isi 2 Ringkasan Eksekutif. 4 Bab 1 : Pendahuluan... 7 A. Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ... 7 B. Pemerataan Kesempatan Belajar Bagi Mahasiswa Berpotensi Yang Secara Ekonomi Tidak mampu....9 C. Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan. 9 D. Pemantapan KBK Institusi Mitra 10 Bab 2 : Implementasi dan Pengelolaan Program 15 A. Organisasi Pelaksana Kegiatan 15 B. Mekanisme Kerja Antar Pelaksana Kegiatan Dalam Struktur Organisasi.. 16 C. Pengembangan Kapasitas Pengelola Program D. Sistem Prosedur Pengelolaan Program Menyengkut Keuangan dan Pengadaan..18 E. Hambatan dan Kendala Serta Kiat-Kiat dalam Mengatasi Permasalahan.. 19 Bab 3 : Hasil yang dicapai.. 22 A. Status Indikator Kinerja 24 B. Status Kemajuan Fisik untuk Setiap Komponen Biaya 25 C. Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas. 31 D. Analisis Capaian Kinerja Program Pengadaan dan Keuangan. 31 E. Analisis Capaian Kualitatif Bab 4 : Rencana Selanjutnya.. 34 A. Rencana Pengeluaran Anggaran untuk Tahun B. Rencana Implementasi Program, Pengadaan dan Keuangan untuk Tahun Anggaran 2014 yang Berakhir pada Bulan Juni C. Rencana Pencapaian Indikator Kinerja Pada Tahun Anggaran Bab 5 : Evaluasi Terhadap Desain dan Implementasi Aktivitas. 39 A. Program 1: Pengembangan Bidang Unggulan.. 39 B. Program 2: Pemerataan Kesempatan Belajar Bagi Mahasiswa Berpotensi Yang Secara Ekonomi Kurang Mampu C. Program 3: Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan.. 41 D. Program 4: Pemantapan KBK Institusi Mitra 41 2

4 Lampiran. 1 Lampiran 1: Pengembangan Staf (Pendidikan Tak Bergelar Domestik dan Pendidikan Tak Bergelar Luar Negri)... 2 Lampiran 2: Pengadaan Barang. 5 Lampiran 3: Pengembangan Program.. 9 Lampiran 4: Tenaga Ahli Kemitraan.. 10 Lampiran 5: Hibah Penelitian Lampiran 6: Beasiswa.. 17 Lampiran 7: Pemberian Dana Publikasi Internasional Lampiran 8: Mengikuti Seminar Internasional Lampiran 9: Penyelenggaraan Seminar Internasional Lampiran 10: Kemitraan. 22 Lampiran 11: Status Penyerapan Keuangan untuk Pelaksanaan Aktivitas Lampiran 12: Monitoring dan Evaluasi Program Beasiswa PHK-PKPD.. 27 Lampiran 13: Instrumen Pengukuran Indikator Antara Kinerja Grantee PHK-PKPD s.d. Q (Evaluasi Kinerja PIU).30 Lampiran 14: Peningkatan Nilai Matrikulasi Peserta Beasiswa tahun Lampiran Pendukung.. 1 Lampiran Pendukung 1 2 Lampiran Pendukung 2 3 Lampiran Pendukung 3. 5 Lampiran Pendukung 4 8 Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung Lampiran Pendukung 14: Laporan Monevin

5 RINGKASAN EKSEKUTIF Fakultas Kedokteran Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya (FKUAJ) berlandaskan visi, misi, dan tujuan serta berpedoman pada Rencana Strategis (Renstra ), berkomitmen untuk menjadikan FKUAJ sebagai institusi pendidikan kedokteran yang unggul di skala nasional dan internasional dalam bidang kesehatan perkotaan. Dalam dokumen-dokumen pendukung selanjutnya, ranah kesehatan perkotaan ini dijabarkan menjadi tiga unggulan: Gerontologi dan Geriatri, Kedokteran Adiksi dan Kedokteran Tropik. Program Hibah Kompetensi Peningkatan Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) yang dimenangi pada tahun 2011 telah menjadi bantuan yang amat bermakna dalam perwujudan rencana tersebut. Dalam rencana pelaksanaan PHK-PKPD terdapat 4 program utama untuk mengembangkan dan meningkatkan unggulan yang dimiliki oleh FKUAJ. Program-program tersebut adalah: (1) Pengembangan bidang unggulan, (2) Pemerataan kesempatan Belajar bagi mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi tidak mampu, (3). Pengembangan sistem assessment untuk meningkatkan kompetensi lulusan, dan (4) Pemantapan KBK institusi mitra. Dalam tahun ketiga (2013) PHK-PKPD, program ke-3 tidak ada turunan aktivitas, meskipun demikian kegiatan CBT tetap dilakukan dalam kerangka kerja yang mulai menjadi rutin. Indikator kinerja utama pencapaian program yang secara kontinu dicapai melebihi target dari tahun ke tahun sampai dengan 31 Juli 2013 adalah nilai rata-rata peserta UKDI FKUAJ dan persentase kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI. Selain itu dalam indikator program kemitraan, indikator utama peningkatan akreditasi institusi mitra juga telah tercapai, pada tahun 2013 ini, FK Universitas HKBP Nomensen dan Universitas Pattimura Ambon sebagai dua mitra FKUAJ telah terakreditasi. Indikator utama lainnya yang menyangkut program kemitraan dan memiliki pencapaian yang bagus adalah dilaksanakannya KBK di institusi mitra. Meskipun demikian, indikator kinerja utama dalam bidang unggulan yaitu jumlah publikasi di jurnal internasional belum tercapai hingga laporan ini ditulis. Sementara indikator yang berkaitan dengan program beasiswa yaitu peningkatan mahasiswa baru yang mendapatkan beasiswa PKPD tidak tercapai pada tahun ini. Dalam kerangka ini tentu FKUAJ sebagai institusi harus merefleksikan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan agar indikator utama tersebut dapat tercapai hingga akhir program hibah PHK-PKPD ini. Perpanjangan waktu hingga Juni 2014 tentulah merupakan peluang bagi FKUAJ untuk mencapai dua buat indikator utama yang belum tercapai tersebut. Hal ini berkaitan pula dengan rencana aktivitas dari pertengahan hinga ujung tahun 2013 serta rencana luncuran aktivitas hingga perpanjangan masa PHK-PKPD berakhir. Dalam jangka dekat (19-21 September 2013) akan diselenggarakan seminar internasional dalam bidang unggulan FKUAJ, melalui aktivitas ini diharapkan ada interaksi ilmiah antar dosen FKUAJ dengan pembicara dan peserta seminar sehingga ada produk-produk ilmiah atau jaringan kerja sama yang dihasilkan. Sementara itu, program penulisan monograf dalam skema program bidang unggulan juga diusulkan untuk meluncur sebagai aktivitas tahun 2014 agar memberi kesempatan bagi peneliti junior dan senior di FKUAJ untuk bekerja sama menuliskan karyanya 4

6 secara lebih matang. Dengan kedua peluang yang disebutkan terakhir diharapkan ada peningkatan publikasi ilmiah secara internasional dan memenuhi indikator utama tersebut di atas. Di lain pihak, indikator pemerataan kesempatan belajar dengan peningkatan jumlah mahasiswa penerima beasiswa PKPD dapat dipastikan tidak tercapai karena tidak memungkinkan untuk menyeleksi mahasiswa pada tengah tahun sedangkan program PHK-PKPD akan berakhir di bulan Juni 2014, meskipun demikian jika membaca indikator antara program beasiswa sudah meningkat tambahan satu beasiswa dari sumber lain pada tahun ini. Selain itu terdapat peluang untuk menggiatkan kembali alumni FKUAJ dalam Ikatan Alumni FKUAJ yang sangat mungkin bersumbang saran dan bantuan finansial bagi mahasiswa kurang mampu tetapi berprestasi untuk diberi beasiswa di FKUAJ. Peluang ini setidaknya dapat memberikan pencapaian program beasiswa. Total rencana anggaran tahun 2013 adalah Rp ,- (tiga milyar sembilan ratus lima puluh juta empat ratus dua belas ribu sebelas rupiah). Hingga akhir bulan Juli 2013, total realisasi dana 2013 sebesar Rp ,- Ini sebanyak 45,78 % pemakaian. Jika dilihat pada Bab 3B dan 3C, capaian kinerja program secara keseluruhan sekitar 50-75% dan ini sesuai dengan tenggat waktu program berjalan. Bila dibandingkan dengan capaian kinerja tengah tahun 2011 dan 2012, maka laporan capaian kinerja tahun ini lebih baik. Hal ini dapat terjadi karena beberapa faktor. Secara umum dapat terlihat CPCU juga telah memperbaiki kinerja dengan bekerja efisien dan efektif, cepat dan tepat dalam menilai kerangka acuan sehingga pada awal Februari tahun ini kami telah mendapatkan hampir seluruh persetujuan kerangka acuan aktivitas. Dampak positifnya, tim manajerial PHK-PKPD di FKUAJ juga dapat segera mengimplementasikan program. Di samping itu, kinerja tim juga meningkat, kebiasaan dalam dua tahun sebelumnya telah menjadi good practices, sehingga ada mekanisme umum yang sama seperti pada hibah-hibah penelitian dan bantuan diseminasi. Langkah-langkah yang sudah baku dalam SOP dapat dilaksanakan dengan lancar. Faktor lain yang barangkali juga mempengaruhi capaian kinerja adalah berkurangnya kegiatan dalam program unggulan serta program CBT. Aktivitas yang menyangkut kegiatan bersama seperti policy study dan lokakarya, dapat dikatakan tidak ada dalam program tahun ketiga. Hasil evaluasi program pengembangan bidang unggulan, melihat bahwa titik kelemahan terletak pada kegiatan publikasi. Sementara kegiatan diseminasi penelitian yang pada tahun-tahun sebelumnya merupakan titik lemah, tidak dapat lagi dipandang demikian pada tahun ini dengan banyaknya staf yang mendiseminasikan karyanya dalam seminar internasional di luar negeri terbukti serapan dana pada aktivitas ini sudah jauh melebihi serapan dana pada masa yang sama tahun lalu. Kekuatan program terletak pada urutan kegiatan yang tersusun secara sistematis serta terdapat kesempatan untuk membuka wawasan dan pembelajaran baik secara tim maupun perorangan. Berdasarkan hasil evaluasi, beberapa kegiatan yang perlu ditingkatkan pelaksanaannya terkait dengan implementasi program PHK-PKPD di tahun 2013, terutama adalah kegiatan-kegiatan yang terkait dengan program unggulan, yaitu peningkatan dari jumlah 5

7 publikasi hasil penelitian, terutama di jurnal internasional, namun juga perlu dilakukan di jurnal nasional terakreditasi. Selanjutnya perlu juga ditingkatkan partisipasi FKUAJ dalam hibah penelitian kompetisi baik untuk tingkat nasional maupun tingkat internasional. Untuk program pemerataan kesempatan belajar bagi mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi kurang mampu, kelemahan utama tahun ini adalah keterlambatan acara promosi atau rekrutmen yang kurang merata, dalam hal ini, pengelola aktivitas kurang berkoordinasi dengan berbagai stakeholder termasuk pemerintahan daerah. Dalam program pengembangan sistem assessment kekuatan FKUAJ pada kemampuan menjadi tempat rujukan try out dan ujian OSCE nasional dan CBT UKDI. Sebagai institusi pendidikan kedokteran, prestasi ini sangat baik sebab memberikan kontribusi bermakna dalam skala nasional untuk peningkatan lulusan dokter Indonesia. Keunggulan lainnya adalah adanya tim soal UKDI dan OSCE nasional di FKUAJ. Tim ini terus berkarya menghasilkan soal-soal yang layak menjadi bank soal untuk ujian nasional. Selain itu untuk kegiatan CBT AIPKI wilayah II, FKUAJ bersama FKUI telah ditunjuk untuk menjadi pengelola. Program pemantapan KBK di institusi mitra saat ini telah mengalami kemajuan akibat adanya koordinasi yang lebih baik setelah penunjukan kontak dari masing-masing institusi. 6

8 BAB 1 PENDAHULUAN Pada tahun 2010, Fakultas Kedokteran Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya (FKUAJ) berhasil memenangkan Program Hibah Kompetisi Peningkatan Kualitas Pendidikan Dokter (PHK-PKPD) untuk tahun pada skema A. Tujuan pelaksanaan PHK-PKPD ini adalah meningkatkan kapasitas dan kualitas institusi pendidikan dokter di Indonesia sehingga dapat menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi dokter yang diinginkan. Hibah skema A ditujukan untuk institusi pendidikan kedokteran yang terakreditasi A dan merupakan hibah untuk mengembangkan unggulan dan kemitraan. Sasaran atau tujuan utama yang ingin dicapai dalam tiga tahun melalui PHK-PKPD ini adalah untuk mengembangkan dan meningkatkan unggulan yang dimiliki oleh FKUAJ. Dengan demikian FKUAJ menjadi salah satu fakultas kedokteran yang unggul di tingkat nasional dan internasional, terutama tema unggulan Kesehatan Perkotaan yang diusung oleh FKUAJ dengan fokus pada Kedokteran Adiksi, Geriatri dan Kedokteran Tropik. Hibah ini bertujuan juga untuk pemerataan kesempatan belajar bagi calon mahasiswa yang memiliki potensi akademik namun tidak mampu secara ekonomi. Selain itu FKUAJ juga menjadi mitra 2 (dua) program studi skema B yaitu Fakultas Kedokteran Universitas Pattimura (FK Unpatti) dan Fakultas Kedokteran Universitas HKBP Nommensen (FKUHN). Dalam PHK-PKPD ini, FKUAJ mengajukan 4 (empat) program utama, yaitu: (1). Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ, yang dibagi lagi menjadi empat subaktivitas (a). Penyempurnaan Road Map Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di Bidang Unggulan; (b). Pengembangan Kurikulum Sesuai Road Map Unggulan di Bidang Pendidikan untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan di Bidang Unggulan; (c). Peningkatan Kapasitas Dosen Muda untuk Melakukan Penelitian Sesuai dengan Road Map Bidang Unggulan; (d). Peningkatan Kapasitas Penelitian Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional. (2). Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa Berpotensi yang secara Ekonomi Tidak Mampu. (3). Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan. (4). Pemantapan KBK Institusi Mitra. Adapun uraian keempat program tersebut adalah sebagai berikut: 1. PENGEMBANGAN BIDANG UNGGULAN FKUAJ a. Penyempurnaan Road Map pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat di bidang unggulan. Road map ini pada tahun 2011 telah tersusun dan saat ini telah diintegrasikan ke dalam RENSTRA FKUAJ lima tahun ke depan yang menunggu pengesahan oleh senat fakultas FKUAJ. Dalam sidang Senat Fakultas disepakati bahwa nama kedokteran geriatri diubah menjadi geriatri dan gerontologi. Selain itu, untuk hal-hal di luar kurikulum, RENSTRA FKUAJ ini juga perlu disesuaikan dengan RENSTRA Universitas yang saat ini tengah menunggu sidang Senat Universitas untuk disahkan. RENSTRA tersebut saat ini sedang dibahas dan direncanakan untuk mendapatkan pengesahan pada rapat pleno senat Fakultas Kedokteran bulan November b. Pengembangan kurikulum sesuai road map unggulan di bidang pendidikan untuk meningkatkan kompetensi lulusan bidang unggulan. Pengembangan kurikulum ini 7

9 dilakukan pada tahun 2012 dengan pembuatan modul geriatri terintegrasi untuk memasukkan muatan unggulan dalam berbagai blok yang ada bersamaan dengan diberlakukannya kurikulum baru mulai tahun akademik Untuk mendukung pembuatan modul geriatri ini, pada bulan Juni 2013 dilakukan pendidikan tidak bergelar luar negeri bidang pendidikan geriatri di School of Health Professional Education (SHE), Maastricht University. Tujuan kegiatan tersebut adalah mematangkan modul geriatri supaya siap diintegrasikan dalam berbagai blok. Selain itu unggulan tadi akan ditonjolkan pula dalam pembukaan program S2 terkait bidang geriatri dan gerontologi. c. Peningkatan kapasitas dosen muda untuk melakukan penelitian sesuai dengan road map bidang unggulan. Capaian dari program ini dinilai dengan banyaknya proposal yang diikutsertakan dalam hibah penelitian eksternal. Selama tahun 2013 ini, beberapa dosen muda mulai mengirimkan beberapa proposal untuk diikutsertakan dalam hibah penelitian DIKTI maupun hibah penelitian dari institusi dan organisasi lainnya. Pencarian mitra kerja sama penelitian luar negeripun telah dilakukan melalui kegiatan pendidikan tak bergelar luar negeri. Pada dasarnya, institusi luar negeri tersebut sangat terbuka terhadap tawaran kerja sama penelitian dari FKUAJ. Saat ini, beberapa dosen sedang menyusun proposal penelitian bersama untuk diajukan ke institusi tersebut. Walaupun masih banyak proposal tersebut yang belum menang dan belum berjalan, hal ini menunjukkan dampak dari hibah penelitian yang diadakan cukup baik. d. Peningkatan kapasitas penelitian bidang unggulan FKUAJ di tingkat internasional. Peningkatan kapasitas penelitian ini ditandai dengan semakin banyaknya publikasi internasional FKUAJ di bidang unggulan dan jumlah jejaring penelitian di bidang unggulan. Peningkatan ini dapat dilihat dari jumlah abstrak yang diterima dalam berbagai seminar Internasional yang meningkat, baik untuk presentasi poster, maupun untuk presentasi oral. Diharapkan pada tahun-tahun berikutnya, hasil penelitian yang sudah dipresentasikan tersebut dapat ditulis untuk dikirimkan ke jurnal Internasional. Tujuan dari program ini adalah: 1. Dihasilkannya road map bidang unggulan yang telah disempurnakan untuk menjadi acuan bagi kegiatan tridarma perguruan tinggi. 2. Meningkatkan kompetensi lulusan di bidang unggulan. 3. Meningkatkan kapasitas dosen muda dalam melakukan penelitian bidang unggulan 4. Meningkatkan kapasitas penelitian bidang unggulan di tingkat internasional 5. Meningkatkan jumlah publikasi di jurnal nasional terakreditasi dan jurnal internasional. 6. Meningkatkan kemampuan dosen untuk berkompetisi dalam hibah penelitian nasional dan internasional. 7. Memperkuat jejaring nasional dan internasional di bidang unggulan. 8

10 2. PEMERATAAN KESEMPATAN BELAJAR BAGI MAHASISWA BERPOTENSI YANG SECARA EKONOMI TIDAK MAMPU Tujuan program beasiswa ini adalah untuk memperluas akses bagi calon mahasiswa yang memiliki potensi akademik tinggi namun mengalami hambatan ekonomi. Program pemerataan kesempatan belajar pada tahun 2013 mengalami keterlambatan dari jadwal kegiatan dikarenakan menunggu kepastian mengenai daerah sasaran beasiswa berikutnya dan kemungkinan untuk pendekatan dengan pemda setempat yang bersamaan dengan waktu sosialisasi. Target capaian untuk tahun 2013 adalah minimal tiga orang mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi tidak mampu akan mendapat beasiswa untuk biaya hidup melalui program PHK-PKPD ini. Pada tahun 2013 ini telah terjaring penerima beasiswa penuh sejumlah 2 orang. Belum terpenuhinya target untuk beasiswa ini disebabkan dari jumlah pelamar untuk beasiswa tahun ini sejumlah 7 orang, 1 tidak memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam TOR, 3 orang batal mengikuti proses seleksi masuk dan 1 orang gagal dalam psikotes seleksi masuk serta nilai tesnya tidak memenuhi ketentuan yang dipersyaratkan. Proses penyusunan Berita Acara seleksi beasiswa mengalami keterlambatan karena menunggu selesainya rangkaian proses dan seluruh program beasiswa FKUAJ. Saat ini sudah disusun Berita Acara seleksi beasiswa dan akan segera diajukan namanama para penerima beasiswa ke CPCU. Surat kontrak bagi para penerima beasiswa sedang dalam proses penyusunan dan akan segera diajukan ke Kantor Urusan Hukum UAJ untuk diperiksa aspek legalnya sebelum ditandatangani oleh pihak-pihak terkait. Total penerima beasiswa melalui program PHK-PKPD saat ini adalah 8 orang: 3 orang penerima beasiswa tahun 2011, 3 orang penerima beasiswa tahun 2012 dan 2 orang penerima beasiswa tahun PENGEMBANGAN SISTEM ASSESSMENT UNTUK MENINGKATKAN KOMPETENSI LULUSAN Tujuan program ini adalah: 1. Meningkatkan kualitas pembelajaran dan kompetensi lulusan FKUAJ 2. Mempertahankan kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI tetap di atas 90%. Capaian yang diharapkan dari program ini di tahun pertama adalah terbentuknya pusat CBT dan diujicobakan serta mulai dibangunnya bank soal. Selain itu pada saat yang bersamaan, OSCE yang telah berlangsung selama ini akan dikembangkan menjadi OSCE klinik disertai pembentukan bank skenario. Tahun kedua dan selanjutnya jumlah item dalam bank soal akan terus dikembangkan dan siap dilaksanakan sebagai salah satu exit exam bagi lulusan FKUAJ pada akhir tahun kedua program. Sejak tahun 2011, FKUAJ telah menjadi salah satu center ujian untuk CBT UKDI, bahkan bersama dengan FKUI menjadi koordinator untuk try-out OSCE di wilayah II AIPKI. Selain itu, pada tahun 2012 telah dilaksanakan lokakarya penulisan soal CBT-UKDI serta lokakarya penulisan skenario OSCE yang telah menambah jumlah soal pada bank soal CBT-UKDI.Hingga tahun 2013 ini, FKUAJ telah rutin menjadi tuan rumah untuk try out dan ujian OSCE Nasional 9

11 serta UKDI dan seluruh rangkaian kegiatan tersebut telah dapat berjalan dengan cukup lancar. FKUAJ saat ini telah memiliki 83 orang staf yang bersertifikasi untuk menjadi penguji OSCE Nasional. Pelatihan untuk sertifikasi penguji OSCE Nasional akan diadakan kembali pada akhir Agustus 2013 untuk menambah jumlah staf yang mampu menjadi penguji OSCE Nasional yang akan datang. Hal ini akan membantu untuk pelaksanaan program 3 dan memastikan keberlanjutan kegiatan ini setelah PHK-PKPD selesai. Dampak dari program III terlihat mulai dari diimplementasikannya CBT sebagai salah satu metode assessment dari beberapa blok. Mengingat secara rutin lulusan FKUAJ mengikuti program try-out CBT, maka CBT sebagai exit-exam tidak dilakukan dan fokus dilakukan untuk mengembangkan CBT sebagai metode assessment, memperbanyak bank soal CBT untuk dapat berkontribusi lebih banyak dalam pengembangan item CBT UKDI. Selanjutnya fokus juga dilakukan untuk membuat OSCE sebagai exit exam. OSCE lokal sebagai exit exam ini telah dilakukan 2 (dua) kali dengan soal OSCE dan rubrik buatan FKUAJ sendiri dan pada gilirannya akan diperbaiki dan dikembangkan untuk kemudian dikirim sebagai kontribusi soal OSCE nasional. Mulai tahun 2013 ini, sesuai kesepakatan di AIPKI wilayah II, pengelolaan try-out CBT beralih ke FK UKI. Walau demikian dalam penyelenggaraan try-out bulan April dan bulan Juli, tim dari FKUAJ masih aktif terlibat dan membantu penyelenggaraan try-out CBT. 4. PEMANTAPAN KBK INSTITUSI MITRA Program ini bertujuan agar institusi mitra mampu menyelenggarakan KBK pendidikan dokter dengan baik dan menghasilkan lulusan yang sesuai dengan standar kompetensi pendidikan dokter Indonesia, dengan demikian diharapkan institusi mitra akan menjadi terakreditasi. Capaian yang diharapkan dalam program ini adalah terlaksananya pelatihan-pelatihan di bidang KBK untuk kedua institusi mitra di tahun pertama sampai pertengahan tahun kedua. Pada tahun kedua juga akan dipantau pelaksanaan KBK di kedua insitusi mitra serta pemberian bantuan teknis untuk persiapan akreditasi yang akan dilakukan pada tahun ketiga dengan target hasil akreditasi minimal C. Pada saat ini kedua institusi mitra telah melakukan simulasi pengisian borang akreditasi dengan hasil: FK Unpatti mendapat akreditasi C sedangkan FK UHN sudah mengajukan akreditasi dan telah divisitasi oleh tim penilai pada bulan Juli Hasil penilaian akreditasi diperkirakan akan didapat pada bulan September/Oktober 2013 mendatang. Sesuai dengan Rencana Implementasi Program (RIP) yang disusun, kegiatan pada tahun 2012 yang direncanakan beserta implementasinya sampai dengan 31 Juli 2013 adalah sebagai berikut: 1. Pengembangan bidang unggulan FKUAJ a. Pengembangan kurikulum sesuai road map unggulan di bidang pendidikan untuk meningkatkan kompetensi lulusan bidang unggulan. Implementasi pengembangan kurikulum sesuai road map dimulai dengan mengirimkan staf FKUAJ untuk mengikuti program non degree training bidang pengembangan kurikulum, baik dalam negeri yaitu ke BPK FKUGM untuk pelatihan bidang imunologi 10

12 dan biomolekular (Lampiran Pendukung 1-5) yang termasuk dalam kedokteran tropik, maupun luar negeri yaitu ke Erasmus Summer Programme dari NIHES (Lampiran Pendukung 3A dan Lampiran Pendukung 6) untuk mempertajam unggulan Kedokteran Tropis terutama terkait dengan epidemiologi. Pendidikan tak bergelar luar negeri juga telah dilakukan di beberapa institusi untuk mempertajam unggulan Kedokteran Adiksi, antara lain: Radboud University, Drugs and Alcohol Services South Australia (DASSA) dan Flynders University (Lampiran Pendukung 7). Untuk mempertajam unggulan Kedokteran Geriatri, telah dilakukan tailored programme di School of Health Professional Education (SHE), Maastricht University (Lampiran Pendukung 8), untuk memperbaiki modul kedokteran geriatri yang telah ada. Pada bulan September dan Oktober 2013 nanti akan dilaksanakan pendidikan tak bergelar luar negeri di St.Christopher s Hospice (Lampiran Pendukung 9) untuk mempertajam konten modul kedokteran geriatri, khususnya untuk kedokteran paliatif dan end of life health care. Seluruh kegiatan non degree training di bidang unggulan ini diharapkan dapat membantu pengembangan kurikulum sesuai road map terutama dalam proses pembuatan modul terintegrasi yang memuat bidang unggulan dalam berbagai blok untuk digunakan sejak tahun akademik b. Peningkatan kapasitas dosen muda untuk melakukan penelitian sesuai dengan road map bidang unggulan. Implementasi kegiatan ini dimulai dengan sosialisasi aktivitas hibah penelitian kepada seluruh staf pendidik FKUAJ sejak awal tahun Selanjutnya dilakukan pengumpulan proposal-proposal untuk diseleksi pada kompetisi hibah penelitian ini. Pada tahun 2013 telah terkumpul 12 proposal untuk 4 hibah yang tersedia. Tim seleksi proposal terdiri dari staf pendidik FKUAJ, maupun beberapa akademisi dan peneliti di topik terkait di lingkungan UAJ, sesuai dengan bidang penelitian yang diajukan. Juri dari luar Fakultas Kedokteran antara lain staf pendidik dari Fakultas Teknobiologi yang memang memiliki kekhususan di bidang bioteknologi kedokteran dan Fakultas Psikologi, terutama yang terkait dengan psikologi klinis. Selanjutnya pemenang ditetapkan berdasarkan nilai tertinggi hasil penjumlahan nilai dari 3 (tiga) orang juri. Nama-nama pemenang diusulkan ke CPCU DIKTI untuk mendapatkan pengesahan. Pengesahan pemenang hibah penelitian junior didapat pada tanggal 21 Maret 2012 (Lampiran Pendukung 10). Seluruh kegiatan penelitian direncanakan berakhir pada bulan November, dan draft laporan akhir akan dikumpulkan paling lambat pada akhir Desember c. Peningkatan kapasitas penelitian bidang unggulan FKUAJ di tingkat internasional. Kegiatan penelitian bidang unggulan FKUAJ di tingkat Internasional pada tahun 2013 merupakan kelanjutan dari kegiatan serupa yang berjalan sejak tahun Terdapat 3 orang pemenang hibah penelitian untuk staf pendidik senior, 2 diantaranya telah 11

13 menyerahkan laporan akhir sedangkan penelitian 1 orang lainnya masih berlanjut. Hal ini dikarenakan pemenang hibah penelitian yang ketiga baru didapat pada akhir bulan Desember 2012 dan pengesahan pemenang untuk peneliti tersebut baru didapat pada tanggal 20 Februari 2013 (Lampiran Pendukung 11). Peneliti tersebut telah menyerahkan progress report yang pertama dan akan mengumpulkan progress report yang kedua pada bulan September Diharapkan seluruh kegiatan penelitian akan berakhir pada bulan Desember Pada tahun 2013, terdapat 12 slot diseminasi penelitian di tingkat internasional, 8 diantaranya untuk diseminasi ke luar negeri dan 4 sisanya dianggarkan untuk mengikuti seminar internasional yang diadakan di dalam negeri. Hingga 31 Juli 2013, kegiatan diseminasi hasil penelitian telah dilaksanakan sebanyak 4 kali (Lampiran Pendukung 12-15), seluruhnya bertempat di luar negeri. Akan ada 2 diseminasi ke luar negeri, masingmasing pada bulan Agustus 2013 dan bulan Oktober 2013, sehingga akan tersisa 2 slot untuk diseminasi penelitian di luar negeri dan 4 slot untuk diseminasi penelitian internasional di dalam negeri. 2. Pemerataan kesempatan belajar bagi mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi tidak mampu. Dalam program ini telah diseleksi 2 orang mahasiswa yang berpotensi akademik tinggi namun secara ekonomi kurang mampu. Pengesahan untuk kedua mahasiswa tersebut sedang diproses untuk diajukan ke CPCU DIKTI. Pengajuan pengesahan ini mengalami sedikit keterlambatan karena tim beasiswa sedang menunggu daftar penerima beasiswa dari sumber lain untuk diajukan bersama-sama ke CPCU. Surat kontrak bagi penerima beasiswa akan segera diurus setelah mendapatkan pengesahan. 3. Pengembangan sistem assessment untuk meningkatkan kompetensi lulusan. Implementasi sistem assessment ini dilakukan dengan dimulainya program pengumpulan soal-soal dari berbagai departemen untuk menjadi bank soal. Sebagian dari soal-soal yang terkumpul ini kemudian juga disampaikan melalui Asosiasi Institusi Pendidikan Kedokteran Indonesia (AIPKI) regional untuk menjadi bank soal Uji Kompetensi Dokter Indonesia (UKDI). Persiapan untuk menjadi pusat CBT juga telah dilakukan dengan baik sehingga pada tanggal 26 Juli 2011, setelah diverifikasi oleh tim monevin UKDI, FKUAJ telah ditetapkan untuk menjadi salah satu pusat CBT untuk pelaksanaan UKDI mulai UKDI bulan Agustus Di tahun 2012, bersama dengan FKUI, FKUAJ dipercaya untuk mengelola try-out CBT dan OSCE Nasional di AIPKI wilayah II. Saat ini FKUAJ telah menjadi salah satu tuan rumah pelaksanaan CBT UKDI dan OSCE Nasional. Selain itu, ujian OSCE exit exam sebagai salah satu syarat kelulusan juga mulai diterapkan sejak bulan April 2013 dalam bentuk formatif dan Juli 2013 dalam bentuk sumatif. Sampai bulan Juli 2013, FKUAJ telah melakukan 5 kali uji coba OSCE nasional, yaitu di bulan Februari, April, September, dan 12

14 November 2012 serta OSCE nasional formatif pada bulan pada bulan Februari dan Mei Pada tanggal 31 Agustus dan 1 September 2013 yang akan datang, FKUAJ akan menjadi tuan rumah ujian OSCE Nasional sumatif yang pertama, hasil ujian OSCE tersebut akan diperhitungkan sebagai salah satu syarat mendapatkan STR. Pada tahun 2013 tidak ada kegiatan khusus dalam pengembangan sistem assessment untuk meningkatkan kompetensi lulusan pada tahun 2012, akan tetapi telah dibentuk tim khusus yang bertugas untuk mengumpulkan serta mengembangkan soal-soal MCQ dan juga scenario OSCE untuk digunakan dalam ujian maupun OSCE exit exam. Seluruh hasil soal atau skenario yang dihasilkan oleh tim akan dimasukkan ke dalam bank soal, diperbaiki dan disempurnakan untuk kemudian dikirimkan sebagai kontribusi untuk bank soal UKDI 4. Pemantapan KBK institusi mitra Sejak dimulainya kerja sama dalam rangka PHK PKPD ini, sudah dilaksanakan berbagai kegiatan pelatihan dan studi banding dengan kedua institusi mitra, yaitu FK Universitas Pattimura (FK Unpatti) dan FK Universitas HKBP Nommensen (FK UHN). Telah ada 15 kegiatan yang dilaksanakan bersama FK Unpatti, terdiri dari 8 kegiatan di tahun 2011, 6 kegiatan di tahun 2012, dan 1 kegiatan di tahun Kegiatan di tahun 2011 adalah: (1) lokakarya desain cetak biru dan kurikulum; (2) lokakarya pembuatan modul; (3) lokakarya pembuatan buku ajar; (4) program magang di perpustakaan UAJ; (5) lokakarya metode SCL; (6) pelatihan pembuatan modul audio visual; (7) pelatihan tenaga laboran dan skills lab; dan (8) lokakarya pemantapan sistem assessment. Pada akhir tahun 2011, pihak FKUAJ melakukan kunjungan monev ke kampus FK Unpatti. Kegiatan di tahun 2012 adalah (1) studi banding penyusunan kurikulum pendidikan klinik; (2) lokakarya penyusunan kurikulum pendidikan klinik; (3) lokakarya pelatihan instruktur OSCE; (4) NDT persiapan sistem pembelajaran jarak jauh oleh Pusat Komputer UAJ; (5) Lokakarya penyusunan perangkat clinical teaching KBK; dan (6) NDT pelatihan teknisi lab biomedik - anatomi. Pada tahun 2012, karena keterbatasan waktu, tidak sempat dilakukan kunjungan monev. Akan tetapi komunikasi antara pihak FK Unpatti dengan FKUAJ tetap berjalan, melalui telpon dan surel. Pada tahun 2013 sempat terjadi hambatan pelaksanaan karena dana untuk institusi pendidikan negeri mengalami penundaan pencairannya. Tetapi segera setelah masalah selesai, pihak FK Unpatti segera bergerak untuk memulai pelaksanaan berbagai kegiatan. Kegiatan tahun 2013 yang direncanakan adalah (1) In House Training (IHT): work-based assessment for clinical examiner; (2) IHT: pelatihan instruktur SL; (3) IHT: quality control in clinical teaching; dan (4) policy study dan workshop pelatihan pasien simulasi untuk pembelajaran dan penilaian hasil belajar dalam keterampilan klinik. Untuk keempat kegiatan yang terakhir ini, baru kegiatan IHT: work-based assessment for clinical examiner yang terlaksana. Yang lain mengalami kemunduran karena penyesuaian jadwal, libur yang cukup panjang, dan cuaca di kota Ambon yang tidak mendukung. Kegiatan monev akan dilaksanakan pada bulan September Rangkaian kegiatan yang telah dilaksanakan oleh FK UHN sejak tahun 2011 terdiri dari 26 kegiatan, yaitu 12 kegiatan di tahun 2011, 13 kegiatan di tahun 2012, dan 1 kegiatan di tahun Kegiatan di tahun 2011 adalah: (1) kajian implementasi pelaksanaan KBK di FKUAJ; (2) lokakarya desain cetak biru dan kurikulum; (3) lokakarya pembuatan modul dan buku ajar; (4) kajian implementasi sistem penjaminan mutu; (5) lokakarya metode SCL; (6) 13

15 program magang di perpustakaan UAJ; (7) NDT sistem penjaminan mutu di FKUAJ; (8) pelatihan tenaga laboran dan skills lab; (9) kajian implementasi sistem informasi KBK; (10) kajian implementasi sistem kepaniteraan klinis; (11) lokakarya pemantapan sistem assessment; dan (12) lokakarya sistem penjaminan mutu. Menjelang akhir tahun 2011, FKUAJ melakukan kunjungan monev ke FK UHN. Kegiatan kemitraan yang telah dilakukan di tahun 2012 adalah: (1) NDT pembuatan materi ajar audio visual; (2) NDT teknik penggunaan audio visual; (3) NDT persiapan RS Pendidikan dan kecukupan fasilitas dan kasus untuk pendidikan klinik; (4) NDT standar buku panduan dan instrumen kepaniteraan; (5) NDT auditor sistem penjaminan mutu institusi; (6) lokakarya metode pembelajaran e-learning; (7) lokakarya penyusunan panduan dan evaluasi karya tulis ilmiah; (8) NDT laboran untuk pengawetan kadaver yang akan digunakan untuk praktikum anatomi; (9) NDT pembuatan preparat histopatologi; (10) NDT untuk laboran mengenai pewarnaan dan pengawetan parasit serta persiapan praktikum; (11) NDT untuk laboran sebagai persiapan praktikum fisiologi; dan (12) lokakarya perumusan buku standar kepaniteraan klinik. Pada pertengahan tahun 2012, pihak FKUAJ melakukan kunjungan monev ke FK UHN. Tetapi tidak sempat melakukan kunjungan monev pada akhir tahun Kegiatan di tahun 2013 sebenarnya telah direncanakan: (1) lokakarya sosialisasi standar pelaksanaan sistem kepaniteraan klinik; (2) pelatihan laboran farmakologi; (3) pelatihan laboran biokimia; dan (4) pelatihan laboran patologi klinik. Yang telah dilaksanakan adalah lokakarya sosialisasi standar pelaksanaan sistem kepaniteraan klinik, yang sebenarnya merupakan kegiatan untuk tahun 2012 yang tertunda karena masalah dana. Pertemuan ketiga institusi di FKUAJ hanya terlaksana di akhir tahun Pada akhir tahun 2012 ketiga institusi tidak dapat bertemu secara khusus untuk membahas monev. Akan tetapi dapat memanfaatkan kesempatan bertemu pada saat acara PHK PKPD yang diselenggarakan oleh pihak Dikti untuk membicarakan hal-hal tersebut, selain melalui telepon dan surat elektronik. Untuk tahun ini direncanakan agar sesama institusi mitra dapat saling mengunjungi sehingga ketiga institusi dapat saling mengenal dan bekerja sama dengan baik. Selain kegiatan-kegiatan yang merupakan bagian dari program kemitraan PHK-PKPD, FKUAJ juga mengundang pihak institusi mitra untuk seminar-seminar yang dilaksanakan oleh FKUAJ dan berbagai kegiatan pelatihan internal yang dilakukan oleh FKUAJ seperti pelatihan persiapan OSCE nasional. PPD Unpatti sejak akhir tahun 2012 telah menjadi FK Unpatti, dan telah mendapat akreditasi C dari BAN-PT. Sedangkan untuk FK UHN telah divisitasi oleh asesor dalam rangka pengajuan akreditasi mereka (19-20 Juli 2013), tetapi belum mendapat hasil/status akreditasinya. 14

16 BAB 2 IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM A. Organisasi Pelaksana Kegiatan Struktur organisasi pelaksanaan kegiatan PHK PKPD di FKUAJ sedapat mungkin mengoptimalkan fungsi-fungsi yang telah ada. Tujuannya adalah agar aktivitas PHK-PKPD dapat terkonsolidasi serta sebagai bagian dari capacity building organisasi agar proses kerja yang terbentuk akan dibawa dalam budaya organisasi. Penanggung jawab utama kegiatan PHK PKPD di tingkat Universitas adalah Rektor selaku pimpinan institusi tertinggi. Dalam implementasinya, program-program akademik dikoordinasikan oleh Wakil Rektor Bidang Akademik, serta Wakil Rektor Bidang Administrasi dan Keuangan sebagai penanggung jawab keuangan. Pada bulan November 2012 terjadi perubahan struktur organisasi pelaksanaan kegiatan PHK PKPD di FKUAJ yang disebabkan oleh terjadinya perubahan struktur kepemimpinan di FKUAJ dimana Dr.dr.Soegianto Ali, M.Med, Sc yang selama ini menjabat sebagai direktur eksekutif terpilih sebagai Dekan FK Unika Atma Jaya. Selain itu, terdapat sedikit perubahan pada penanggung jawab aktivitas kegiatan sehingga diputuskan untuk mengubah struktur organisasi pelaksanaan kegiatan PHK PKPD. Struktur Organisasi Pelaksana PHK-PKPD FKUAJ 15

17 Ketua Pelaksana Program adalah Dekan FKUAJ dan Wakil Direktur Eksekutif yang sebelumnya sekarang menjabat sebagai Direktur Eksekutif. Bendahara dijabat oleh Wakil Dekan 2. Pelaksanaan kegiatan PHK PKPD sehari-hari dikoordinasi oleh Direktur Eksekutif yang bertanggung jawab langsung kepada Dekan. Direktur Eksekutif dibantu oleh beberapa koordinator yang bertanggung jawab dalam bagian pengelolaan program, bagian monitoring dan evaluasi, bagian pengadaaan barang dan jasa, bagian keuangan, serta beberapa staf pendukung. Untuk mengoptimalkan struktur yang telah ada, bagian monitoring dan evaluasi dilakukan oleh Ketua Gugus Jaminan Mutu (GJM) tingkat Fakultas yang dalam pelaksanaannya berkoordinasi dengan Lembaga Penjaminan Mutu (LPJM) tingkat Universitas. Demikian pula bagian Keuangan dilakukan oleh Wakil Dekan II. Dalam melakukan tugasnya Wakil Dekan II berkoordinasi dengan Wakil Rektor II di tingkat Universitas. Pelaksanaan masing-masing program berada di bawah tanggung jawab seorang Person in Charge (PIC) dan dibantu oleh Penanggung jawab Aktivitas. Pengelola di tingkat FK berkoordinasi dengan pengelola di tingkat Universitas secara rutin. Aspek-aspek penyelengaraan proyek, seperti pengadaan barang dan jasa, keuangan, penjaminan mutu melalui monitoring dan evaluasi internal terintegrasi dengan unit-unit dan struktur yang telah ada di UAJ, yaitu Biro Pengelola Prasarana dan Sarana, Biro Akuntansi, dan LPjM. Integrasi dari struktur-struktur yang ada antara lain terlihat pada beberapa SK pengadaan yang melibatkan unsur-unsur Universitas yang memang telah berpengalaman di bidangnya. B. Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan dalam struktur organisasi Dalam melaksanakan kegiatan, masing-masing Penanggung Jawab Aktivitas berpedoman pada TOR yang telah disetujui oleh CPCU. Panitia pelaksana kegiatan diusulkan nama-namanya oleh Dekan FKUAJ untuk dibuatkan SK kepanitiaan oleh Rektor UAJ. Sebelum melaksanakan kegiatan tersebut, Penanggung Jawab Aktivitas mengajukan permohonan dana dengan sepengetahuan Penanggung Jawab Program dan Direktur Eksekutif atau Pengelola Program kepada Penanggung Jawab Keuangan. Selanjutnya Penanggung Jawab Keuangan akan menentukan sumber dana untuk kegiatan tersebut sesuai dengan Proposal RIP dan TOR kegiatan yang telah disetujui. Permohonan pencairan dana kemudian ditujukan kepada Wakil Rektor II yang menangani bidang keuangan di Universitas. Selanjutnya Wakil Rektor II memerintahkan Karo Akuntansi Universitas untuk mencairkan dana sesuai dengan permintaan. Setelah pelaksanaan kegiatan, Penanggung Jawab Aktivitas akan membuat laporan kegiatan termasuk pertanggungjawaban keuangan kepada Penanggung Jawab Keuangan. Koordinasi dengan Universitas juga dilakukan untuk pengadaan barang. Setelah Procurement Plan dan dokumen pengadaan disetujui oleh CPCU, maka pembentukan panitia pengadaan diusulkan oleh Dekan kepada Rektor. Rektor membuatkan SK tim pengadaan yang juga melibatkan staf dan struktur yang ada di Universitas terkait dengan proses pengadaan ini. Pengadaan peralatan terkait IT misalnya juga melibatkan staf dari bagian Pengadaan Universitas 16

18 dan Pusat Komputer Universitas sebagai anggota tim. Pengadaan buku akan melibatkan staf dari bagian Pengadaan Universitas dan Perpustakaan Universitas sebagai anggota. Adanya perbedaan ketentuan dalam pembuatan rekening penampung antara PHKI dan PHK PKPD pada tahap awal pelaksanaan sempat membingungkan pihak Universitas. Pada PHK- PKPD dibutuhkan 2 (dua) rekening, yaitu rekening penampung dana hibah (World Bank) dan rekening penampung dana pendamping (DRK). Di tahun pertama, adanya 2 rekening sumber dana kegiatan PHK-PKPD, terjadi kebingungan mengenai asal rekening untuk mendanai suatu kegiatan tertentu. Walau demikian setelah diadakannya beberapa kali pertemuan antara tim PHK-PKPD FKUAJ dengan Warek II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas, terjadi perbaikan dalam hal pencairan dana ini. Koordinasi antara tim PHK-PKPD, Warek II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas juga berperan dalam menyetujui pencairan dana non commitment untuk pembiayaan tenaga ahli yang membantu penyusunan road map pengembangan unggulan mengingat adanya kesulitan untuk mencari tenaga ahli bidang kurikulum yang bukan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana disyaratkan dalam panduan PHK PKPD. Walaupun pada bulan Oktober 2012 terjadi pergantian pejabat di tingkat operasional PHK PKPD, namun dengan koordinasi yang baik dan komitmen dari setiap orang yang terlibat dalam kegaitan PHK PKPD, tim PIU di tingkat fakultas tidak mengalami kendala yang berarti dalam melaksanakan kegiatan PHK-PKPD. Pada kegiatan program 1 yang berhubungan dengan hibah penelitian, tim PHK-PKPD FKUAJ juga melibatkan Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat (LPPM) dalam kegiatannya, terutama pada proses seleksi proposal yang masuk. Beberapa anggota komisi ilmiah yang selama ini terlibat dalam penjurian proposal untuk hibah kompetisi penelitian di tingkat Universitas juga dilibatkan sebagai anggota tim seleksi hibah penelitian dari program Pengembangan Bidang Unggulan (program 1). Dalam kegiatan program 2, yaitu Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa yang Mempunyai Potensi Akademik Tinggi namun Secara Ekonomi Kurang Mampu, kegiatannya juga dilaksanakan bersama dengan proses penerimaan mahasiswa baru tahun akademik 2013/2014, terutama di gelombang kelima. Dari seluruh pelamar, hanya 4 orang yang memenuhi syarat yang ditetapkan dalam TOR yang telah disetujui dan ikut dalam seleksi ujian masuk perguruan tinggi. Dua di antaranya lolos dan mendapat beasiswa PHK-PKPD. Kegiatan Monitoring dan Evaluasi terkait dengan kegiatan Penjaminan Mutu di Fakultas Kedokteran maupun Universitas. Kegiatan Monevin tersebut dengan demikian menjadi satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari kegiatan rutin di Universitas dan Fakultas. Audit Monevin dari kegiatan PHK-PKPD untuk tahun 2013 baru dilaksanakan 1 (satu) kali. 17

19 C. Pengembangan kapasitas pengelola program Dalam penyusunan RIP tahun 2013 serta penyusunan TOR untuk mendapatkan persetujuan CPCU serta pelaksanaan aktivitas, tim PHK-PKPD telah mempelajari banyak hal terkait dengan pengelolaan program. Proses pelaksanaan suatu aktivitas PHK-PKPD mensyaratkan persetujuan RIP. Selanjutnya tiap TOR untuk pelaksanaan kegiatan juga membutuhkan telaah dan persetujuan terlebih dahulu agar sesuai dengan peraturan dan panduan yang ada. Selanjutnya setiap kegiatan yang dilaksanakan perlu dilaporkan kegiatannya serta dianalisis keberhasilan dan capaiannya. Setiap aktivitas juga harus dirancang untuk mencapai tujuan tertentu yang terkait dengan indikator yang terukur. Hal ini menyebabkan pengelola program harus terbiasa dengan pola berpikir sistematis dan pada akhirnya menjadi suatu kebiasaan dalam menyusun program. Selain hal-hal yang terkait dengan sistematika pelaksanaan kegiatan di atas, pengelolaan program PHK-PKPD dengan tenggat waktu yang kaku dan terbatas membuat pengelola program harus terbiasa bekerja keras dan disiplin dalam melaksanakan kegiatan secara berkesinambungan serta melaporkan hasilnya segera. Pengalaman proses nego RIP membuat tim pengelola mampu membedakan dana efisiensi dengan dana sisa yang disebabkan oleh ketidaktelitian proses perencanaan anggaran. D. Sistem dan prosedur pengelolaan program menyangkut keuangan dan pengadaan Secara umum pengelolaan keuangan di UAJ bersifat sentralisasi di tingkat Universitas. Yayasan memperbolehkan Rektor membuka rekening-rekening khusus untuk tujuan-tujuan yang jelas. Terdapat 2 (dua) rekening khusus untuk menampung dana PHK-PKPD ini. Untuk menampung dana dari World Bank dipakai rekening khusus atas nama Rektor UAJ yang pencairannya membutuhkan tandatangan Rektor bersama dengan Wakil Rektor II. Untuk menampung dana pendamping, dipakai rekening khusus atas nama Yayasan UAJ. Dalam hal persetujuan penggunaan dana pendamping, diperlukan persetujuan dari Universitas mengenai besaran-besaran dananya. Penggunaan dua rekening untuk menampung dana PHK-PKPD ini pada awalnya menyebabkan kebingungan mengenai asal rekening dana yang harus dicairkan, walau demikian dengan pertemuan beberapa kali antara Koordinator Keuangan PHK-PKPD dengan Wakil Rektor II dan Biro Akuntansi dan Keuangan Universitas, proses pencairan keuangan saat ini berjalan lebih baik. Proses pertanggungjawaban penggunaan dana juga sempat mengalami masalah karena adanya ketentuan internal UAJ yang mengharuskan bukti-bukti pengeluaran uang yang asli disertakan sebelum pertanggungjawaban keuangan dinyatakan selesai. Sementara itu Penanggung Jawab Keuangan PHK-PKPD juga membutuhkan bukti-bukti asli pengeluaran uang untuk 18

20 dipertanggungjawabkan kepada tim audit PHK-PKPD pada saat pemeriksaan kelak. Permasalahan ini kemudian diatasi dengan cara seluruh bukti keuangan yang diserahkan kepada Universitas adalah fotokopinya, namun fotokopi tersebut diverifikasi oleh Bagian Akuntansi dan Keuangan Universitas berdasarkan bukti keuangan asli yang dilampirkan. Selanjutnya bukti keuangan asli dikembalikan kepada Koordinator Keuangan PHK-PKPD FKUAJ untuk disimpan. Proses pengadaan oleh tim PHK-PKPD juga melibatkan Bagian Pengadaan Universitas. Hal ini sesuai dengan Panduan Pelaksanaan PHK-PKPD, anggota tim pengadaan wajib melibatkan staf yang telah berpengalaman dalam proses pengadaaan. Untuk itu dalam setiap SK tim pengadaan yang ditetapkan oleh Rektor, terdapat staf Bagian Pengadaan Universitas karena mereka lebih berpengalaman dalam proses pengadaan barang tersebut. Selanjutnya anggota tim juga melibatkan staf dari bidang yang terkait, misalnya untuk pengadaan peralatan komputer, tim melibatkan staf Pusat Komputer Universitas dan untuk pengadaan buku, tim akan melibatkan staf Perpustakaan Universitas. Saat ini hampir seluruh proses pengadaan yang direncanakan sudah selesai atau masih dalam proses. Pengecualian terjadi pada paket renovasi dan pengadaan ranjang ICU dan Defibrilator sebagai pendukung manekin yang dimiliki oleh FKUAJ. Untuk paket renovasi, kami mengalami kendala terkait dengan HPS yang dihitung pada tahun Walau demikian saat ini sudah ada penawaran yang masuk dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Terkait dengna pengadaan ranjang ICU dan defibrilator, kendalanya juga terletak pada HPS yang direncanakan terlalu rendah. HPS tersebut bahkan lebih rendah dari harga defibrilator pada beberapa penawaran yang sudah masuk. Untuk itu kami tengah melakukan koordinasi dengan CPCU terkait revisi paket, yaitu dengan menaikkan perkiraan harga paket atau dengan menurunkan spesifikasi dari alat yang diminta. E. Hambatan dan kendala serta kiat-kiat dalam mengatasi permasalahan Secara umum hambatan dalam pelaksanaan program dapat dibagi menjadi hambatan internal dan hambatan eksternal. Hambatan internal disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut: 1. Berbeda dengan PHK-I yang pernah diterima oleh UAJ, PHK-PKPD program-programnya khusus untuk Fakultas Kedokteran sehingga tidak banyak melibatkan Fakultas lain, terlebih kampus FKUAJ terpisah dari kampus pusat dimana Rektorat berlokasi. Hal ini menyebabkan gaung PHK-PKPD di tingkat Universitas kurang terasa, terutama pada tingkatan di bawah Rektor dan jajaran Wakilnya. Walau demikian dengan komunikasi yang intensif dan penyusunan prosedur-prosedur bersama dalam melaksanakan berbagai kegiatan yang terkait dengan PHK-PKPD, permasalahan ini mulai teratasi. Di masa yang akan datang, komunikasi-komunikasi dengan berbagai pihak, termasuk jajaran di bawah Rektorat akan lebih diintensifkan agar hambatan dalam pelaksanaan PHK-PKPD dapat diminimalkan. 2. Proses penyusunan proposal PHK-PKPD sejak awal telah melibatkan berbagai stakeholders FKUAJ, termasuk staf pendidik, alumni dan mahasiswa. Demikian pula sosialisasi mengenai berbagai kegiatan PHK telah dilaksanakan dalam berbagai kesempatan, tetapi ternyata masih ada beberapa orang yang tidak mengenali pelaksanaan program PHK-PKPD ini. Untuk 19

21 meningkatkan awareness mengenai PHK-PKPD yang saat ini tengah dilaksanakan di FKUAJ, sosialisasi berbagai kegiatan tetap dilaksanakan pada berbagai kesempatan berkumpulnya staf pendidik ataupun staf penunjang pendidikan FKUAJ. Beberapa kegiatan PHK-PKPD diinformasikan kepada seluruh staf pendidik melalui milis all staff FKUAJ. Selain itu untuk sosialisasi yang lebih luas, termasuk untuk mahasiswa, pengumuman juga dipasang di papan pengumuman. 3. Proses pengadaan di UAJ mewajibkan keikutsertaan bagian pengadaan universitas dalam tim. Bagian pengadaan tersebut sering kali berpatokan pada kriteria pengadaan untuk PHK-I yang sebenarnya berbeda dari kriteria PHK-PKPD. Kondisi ini menyebabkan prosedur pengadaan barang PHK-PKPD yang didapat FKUAJ menjadi sangat panjang dan rumit. Hal ini telah dicoba untuk diatasi dengan cara koordinasi dan penyampaian buku panduan pelaksanaan PHK-PKPD pada bagian universitas. Selain itu terkait dengan penentuan HPS terutama terkait dengan ranjang ICU dan defibrilator serta melemahnya rupiah sehingga harga barang-barang meningkat merupakan pelajaran yang penting bagi tim agar perencanaan pengadaan dan eksekusinya dapat dilakukan secara lebih berhati-hati dan segera. 4. Sulitnya mencari kandidat staf pendidik yang mau diberangkatkan untuk mengikuti kegiatan ONDT. Hal ini dikarenakan peserta ONDT wajib membuat proposal aktivitas sebagai salah satu syarat melamar kegiatan ONDT serta diwajibkan untuk membuat proposal penelitian serta mengembangkan bidang kedokteran yang terkait dengan ONDT masing-masing, pengembangan yang dimaksud bisa dalam bentuk penyegaran modul maupun proposal kerja sama dengan institusi tempat diadakannya ONDT. Hambatan ini telah coba diatasi dengan mendekati beberapa calon potensial dan mengajak para calon untuk memasukan berkas lamaran mengikuti ONDT. Kiat ini berhasil menyaring calon peserta yang benar-benar berminat dalam mengembangkan bidang unggulan yang dituju, namun kekurangannya adalah tidak didapatkan jumlah pelamar yang cukup banyak sehingga mekanisme seleksi tidak dapat dilakukan. 5. Penerima beasiswa PHK-PKPD tahun 2013 hanya terjaring 2 orang dari 3 tempat yang ada yang disebabkan oleh kurangnya siswa sekolah yang memasukkan berkas lamaran beasiswa hingga tenggat yang telah ditentukan. Adanya pergantian penanggung jawab program beasiswa pada bulan Januari 2013 dari dr. Astri Parawita Ayu, Sp.KJ ke dr. Irene Rusli, Sp.A menyebabkan mundurnya seluruh kegiatan beasiswa. Kemunduran jadwal ini terjadi penanggung jawab yang baru kurang memahami mekanisme program beasiswa sedangkan komunikasi dengan penanggung jawab beasiswa sebelumnya tidak dapat dilakukan secara intensif karena beliau sedang melanjutkan studi diluar negeri (Neijmeghen University- Belanda). Beberapa hambatan dan permasalahan yang disebabkan oleh faktor eksternal adalah: 1. Selain hambatan internal, program beasiswa juga mengalami hambatan eksternal, yaitu keterlambatan Ujian Nasional yang diadakan oleh pemerintah menyebabkan promosi yang 20

22 dilakukan ke sekolah-sekolah menjadi kurang mengenai sasaran. Hal ini dikarenakan pihak sekolah sedang sibuk menyiapkan murid-murid mereka untuk menghadapi ujian dan kurang memberikan tanggapan terhadap promosi yang dilakukan. Selain itu, ujian masuk Fakultas Kedokteran UAJ telah memasuki gelombang terakhir sehingga proses seleksi tidak dapat diperpanjang lagi. 2. Prosedur pemberangkatan peserta ONDT mewajibkan agar institusi tempat diadakannya ONDT memberikan letter of acceptance / invitation letter. Selain itu, kegiatan ONDT ini juga sangat dipengaruhi oleh ketersediaan tempat dan SDM institusi yang dituju. Sampai saat ini, penanggung jawab kegiatan ONDT bidang kedokteran geriatri di Belanda masih belum berhasil mengontak institusi yang dituju untuk meminta LoA/invitation letter maupun jadwal kegiatan sehingga kegiatan ini belum dapat terlaksana. Penanggung jawab program masih berusaha untuk mengontak institusi tersebut supaya kegiatan ONDT tetap dapat dilaksanakan pada tahun 2013 ini. 3. Rendahnya iklim melakukan penelitian dan menulis hasil penelitian menjadi sebuah artikel ilmiah untuk dimasukkan ke dalam jurnal nasional terakreditasi maupun jurnal internasional. Hal ini disebabkan masih rendahnya jumlah staf yang telah tersertifikasi dosen (serdos), sedangkan sertifikasi ini dianggap dapat meningkatkan iklim meneliti dan menulis tersebut karena setiap staf yang terakreditasi akan dituntut untuk melakukan penelitian setiap tahunnya. Diharapkan apabila seluruh staf FKUAJ telah tersertifikasi maka kegiatan penelitian (baik penyusunan proposal untuk diikutsertakan dalam hibah penelitian intern maupun nasional dan penyusunan proposal kerja sama dengan institusi mitra luar dan dalam negeri) dapat meningkat dan dengan demikian jumlah artikel yang dapat dimasukkan ke dalam jurnal ilmiah juga akan meningkat. 4. Sulitnya mencari vendor yang bersedia memasukkan penawaran untuk kegiatan procurement barang dan jasa. Dibutuhkan 3 penawaran dari vendor yang berbeda agar proses shopping barang dan jasa yang direncanakan dapat berjalan. Terkait dengan hal ini, penetapan harga HPS yang lebih relevan dan penyatuan paket-paket pengadaan akan menyebabkan proses pengadaan menjadi lebih atraktif dan meningkatkan partisipasi dari vendor untuk memasukan penawarannya. 21

23 BAB 3 HASIL YANG DICAPAI A. Status Indikator Kinerja Tabel 1 merangkumkan status indikator kinerja hingga bulan Juli 2013 dan gambaran status pada tahun yang akan datang. Indikator Kinerja Utama ada enam buah dan yang tercapai melebihi target: (1) Nilai rata-rata peserta UKDI FKUAJ, saat ini sebesar 77,6 melebihi target yang hanya 65. (2) Presentase kelulusan first taker FKUAJ untuk UKDI sebesar 98,88%, (3) Peningkatan Akreditasi institusi mitra telah menjadi terakreditasi C. IKU yang hampir tercapai ada dua buah yaitu (1) Jumlah publikasi di jurnal internasional yang hingga laporan ini disusun, telah terdapat 4 publikasi di jurnal internasional, dua di antaranya pada akhir tahun 2012 sehingga belum sempat dilaporkan pada laporan akhir tahun (2) IKU Dilaksanakannya KBK di institusi mitra juga hampir memenuhi target. Dari enam IKU yang jelas tidak akan tercapai adalah IKU kedua Peningkatan mahasiswa baru yang mendapatkan beasiswa PKPD. Program beasiswa PHK-PKPD pada awalnya ditujukan untuk 3 mahasiswa baru angkatan 2013 sebagai penerima beasiswa yang baru. Pada tahun ini hanya ada 4 calon yang memenuhi kriteria untuk mengikuti ujian masuk FKUAJ dan dari keempatnya hanya dua orang yang diterima. Indikator Kinerja Antara (IKA) dari Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ ada 16 item. IKA yang tercapai melebihi target adalah: Persentase nilai mahasiswa >=B untuk blok bidang unggulan dengan capaian 91,3%. IKA dari pengembangan bidang unggulan yang tercapai sesuai target tahun ini ada 5 IKA, sbb.: (1)Tersedianya modul khusus bidang unggulan, (2) Jumlah modul yang memuat bidang unggulan, (3) Jumlah skenario terkait bidang unggulan, (4) Jumlah penelitian bidang unggulan per tahun oleh dosen muda Jumlah mitra kerja sama penelitian dalam negeri. IKA dari pengembangan bidang unggulan yang belum tercapai hingga Juli 2013 ini ada 9 IKA. Meski demikian, kami berharap akan ada kenaikan jumlah pencapaian hingga tahun ini berakhir. Salah satu IKA yang berlum tercapai adalah pembuatan monograf bidang unggulan, kerangka acuan untuk kegiatan ini kami usulkan untuk diluncurkan ke tahun 2014 dengan alasan pada tahun ini kami menyelenggarakan seminar internasional bidang unggulan pada bulan September 2013, dengan demikian setelah penyelenggaraan seminar tersebut diharapkan para pakar yang kami undang berminat untuk menuliskan karyanya dan menerbitkan dalam monograf kami tahun depan. IKA Program Pemerataan Kesempatan Belajar yang tercapai hanyalah target jumlah penerima beasiswa dari sumber apapun sebesar 90 mahasiswa. Sementara IKA yang tidak tercapai: (1) Rasio keketatan seleksi calon, dan (2) Peningkatan nilai tes sebelum dan sesudah matrikulasi. Kendala di lapangan dapat dilihat dari rincian bagian 3B. IKA Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan meliputi 8 indikator. IKA yang tercapai melebihi target adalah Jumlah skenario OSCE sebanyak 80 buah. IKA Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan yang tercapai 22

24 sesuai target adalah: Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada tiap semester. IKA Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan yang belum tercapai hingga laporan ini dibuat sejumlah 5 IKA, meskipun demikian kami cukup optimistis bahwa IKA ini akan tercapai di akhir tahun Program terkait dengan pengembangan sistem assessment untuk meningkatkan kompetensi lulusan sudah tidak ada dalam skema PHK-PKPD tahun ini tetapi kami telah melaksanakan sistem assessment rutin yang cukup teruji. Tabel 1. Indikator Kinerja Utama (IKU) dan Indikator Kinerja Antara (IKA) Baseli JULI No. Keterangan ne Target Capaian Target Target Target Capaian Target Capaian Indikator Kinerja Utama (IKU) 1. Jumlah publikasi di jurnal internasional NA 2. Peningkatan mahasiswa baru yang mendapatkan beasiswa NA NA PKPD 3. Nilai rata-rata peserta UKDI FKUAJ , ,6 65 NA 4. Presentase kelulusan >90 >90 first taker FKUAJ 90,6% >90% 95% 94,6% >90% 98,88% % % untuk UKDI NA Dilaksanakannya KBK di institusi mitra Peningkatan Akreditasi institusi mitra 31,6% 78,9% 63,2% 75% 89.4% 100% 95% 100% NA belum terakr editasi Indikator Kinerja Antara 1 Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ Tersusunnya Road map Tersedianya modul khusus bidang unggulan Jumlah modul yang memuat bidang unggulan Jumlah skenario terkait bidang unggulan Persentase nilai mahasiswa >=B untuk blok bidang unggulan Belum sempu rna NA NA NA Perbai kan Menun ggu penges ahan rapat Senat Fakult as 23 Acua n peng embang an tridar ma FK Unpatt i terakr edi tasi C Menun ggu penge sahan rapat Senat Fakult as Terakr editasi Acuan penge m- banga n tridar ma Terakre ditasi NA Terak redita si Acua n peng embang an tridar ma NA NA NA 64% 64% 97% 70% 96% 75% 91,3% 75% NA 6. Jumlah publikasi NA NA NA

25 bidang unggulan di jurnal internasional 7. Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasional NA terakreditasi oleh dosen muda 8. Jumlah penelitian bidang unggulan per NA tahun oleh dosen muda 9. Jumlah presentasi penelitian bidang unggulan di seminar NA nasional dan termuat dalam proceeding 10. Jumlah presentasi penelitian di seminar internasional dan NA termuat dalam proceeding 11. Jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi NA penelitian di tingkat nasional 12. Jumlah proposal yang menang dalam hibah kompetisi penelitian NA tingkat nasional 13. Monograf di bidang unggulan NA 3 NA 14. Jumlah mitra kerja sama penelitian dalam NA negeri 15. Jumlah mitra kerja sama penelitian NA internasional 16. Jumlah penelitian yang didanai lembaga internasional NA Indikator Kinerja Antara 2 Program Pemerataan Kesempatan Belajar 17. Rasio keketatan seleksi calon NA 1:3 1:4 1:5 1:5 1:7 1:4 1:7 NA 18. Jumlah seluruh penerima beasiswa di FKUAJ (dari sumber NA dana manapun) 19. Peningkatan nilai tes sebelum dan sesudah matrikulasi NA 25% 36% 25% 25,9% 25% 24% 25% NA Indikator Kinerja Antara 3 Pengembangan Sistem Assessment untuk Meningkatkan Kompetensi Lulusan 20. Jumlah item pada bank soal CBT untuk exit NA NA 24

26 exam Jumlah item pada bank soal untuk ujian akhir blok Jumlah item pada bank soal untuk ujian progress test Pemanfaatan CBT untuk ujian akhir blok Rata-rata kelulusan langsung CBT di institusi pada exit exam Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada akhir Prodi Profesi Dokter Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada tiap semester Jumlah skenario OSCE NA NA NA NA blok 0 6 blok 1 6 blok NA NA NA 75% NA 90% NA 90% NA NA NA NA 75% NA 90% 83,33 90% NA 65% 67,5% 80% 75% 83% 80% 80% 80% NA NA NA B. Status Kemajuan Fisik untuk Setiap Komponen Biaya B. 1. TOR 1. Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional Melalui Overseas Non Degree Training Bidang Kedokteran Adiksi Tujuan dari program ini adalah: (1) Untuk menghasilkan penyegaran modul adiksi yang sifatnya dapat disebarluaskan dan diikuti oleh semakin banyak kalangan mahasiswa secara nasional dan internasional dan (2) Untuk menghasilkan kerjasama penelitian antara FKUAJ dan institusi yang dituju dalam bentuk proposal penelitian bersama. Diharapkan hasil ini dapat meningkatkan indikator publikasi ilmiah, penelitian dan mitra kerjasama. Dengan demikian program ini akan menunjang pengembangan bidang unggulan FKUAJ. Tujuan jangka panjang dari program ini untuk menjadikan FKUAJ sebagai pusat pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat dalam bidang Kedokteran Adiksi. PersetujuanTOR didapatkan pada tanggal 8 Februari Terdapat 2 orang yang diberangkatkan untuk mengikuti kegiatan ONDT bidang kedokteran adiksi yang diselenggarakan di 3 tempat yaitu: Drugs and Alcohol Services South Australia (DASSA), Flinders University, dan Adelaide University, Australia. Pendidikan tidak bergelar luar negeri bidang kedokteran adiksi telah dilaksanakan pada tanggal Juni 2013 di Drugs and Alcohol Services South Australia (DASSA) dan Flinders University, Australia. Kegiatan ini dilaksanakan dengan tujuan: (1) Menghasilkan penyegaran modul adiksi yang sifatnya dapat disebarluaskan dan diikuti oleh semakin banyak kalangan mahasiswa secara nasional dan internasional, dan (2) Menghasilkan kerjasama penelitian antara FKUAJ dan institusi yang dituju dalam bentuk proposal penelitian bersama. 25

27 Peserta kegiatan adalah 2 orang staf tetap di FK Unika Atma Jaya yang bersedia mengumpulkan berkas-berkas pendaftaran (meliputi proposal, CV, fotokopi TOEFL 2 tahun terakhir) yang diperlukan serta bersedia untuk mengembangkan bidang kedokteran adiksi di FKUAJ. Pengumuman untuk menjaring peserta kegiatan ONDT dilakukan pada tanggal 19 Februari 2013, namun karena hingga pada tanggal penutupan hanya didapatkan 2 orang pelamar maka pada tanggal 11 April 2013, pendaftaran kembali dibuka dengan harapan mendapatkan pelamar baru untuk kemudian dilakukan mekanisme seleksi. Kembali, pada akhir penutupan pendaftaran yang kedua tidak ada yang memasukkan berkas pendaftaran maka diputuskan bahwa dua orang pelamar pertama akan diberangkatkan untuk mengikuti kegiatan ONDT ini. Dua orang tersebut adalah dr. Astri Parawita Ayu, Sp.KJ dan dr. Natalia Puspadewi. Permohonan pemberangkatan ke luar negeri diajukan ke CPCU pada tanggal 20 Mei 2013 (surat no. 15/PHK-PKPD- Sekr/05/2013) dan persetujuan didapatkan pada tanggal 3 Juni 2013 (surat no. 674-b/E3- HPEQ/06.13). Penyegaran modul adiksi di FK Unika Atma Jaya saat ini sedang dilakukan, antara lain: penambahan materi ASSIST, yaitu metode screening adiksi alkohol yang ditujukan untuk dokter umum, untuk mahasiswa preklinik (overview) dan klinik (overview dan penerapan), serta penyusunan modul adiksi non drugs dalam blok elektif kedokteran adiksi. Modul adiksi non drugs yang baru disusun ini akan segera diterapkan pada blok elektif kedokteran adiksi yang akan berjalan pada bulan September B.2. TOR 2. Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional Melalui Overseas Non Degree Training Bidang Geriatri dan gerontologi Jika dilihat pada lampiran 3a, capaian fisik program ini masih 0%, karena program ini akan dilaksanakan pada bulan September dan Oktober Hingga saat ini telah diperoleh persetujuan TOR (tanggal 8 Februari 2013) dan penanggung jawab kegiatan telah berkomunikasi dengan St. Christopher s Hospice Center dan Marie Currie Hospice di London. Jadwal kegiatan telah ditentukan, terdiri dari clinical visit dan ikut serta dalam workshop yang berkaitan dengan palliative care serta end of life care untuk lansia. B.3. TOR 3. Pelaksanaan Diseminasi Penelitian Sosialisasi mengenai program diseminasi hasil penelitian dalam seminar internasional dilakukan pada hari Senin, 9 Januari 2013 di hadapan staf dosen FKUAJ. Syarat utama yang harus dipenuhi untuk mengikuti program ini adalah diseminasi secara oral presentation untuk seminar internasional di bidang-bidang unggulan: Gerontologi dan Geriatri, Kedokteran Adiksi dan Kedokteran Tropik. Pembukaan pendaftaran peserta yang akan melakukan diseminasi penelitian dilakukan sejak Januari 2013 dan masih berjalan.sampai dengan akhir Juli sudah empat orang peserta yang mendaftar dan melakukan diseminasinya yaitu : dr. Natalia Puspadewi pada acara International Symposium on Education and Physiology yang akan diselenggarakan pada tanggal 3-5 April 2013 di Kitakyushu, Jepang dengan melakukan presentasi oral hasil penelitiannya yang berjudul Gaming Behavior Between Medschool and Non-Medschool Students in Jakarta Prof. Dr. dr. Charles Surjadi, MPH pada acara World Congress of Gerontology and Geriatrics yang akan diselenggarakan pada tanggal Juni 2013 di Seoul, Korea 26

28 Selatan dengan melakukan presentasi oral hasil penelitiannya yang berjudul Prevalence and Detereminant of Obesity among Aging at Jakarta dr. Eva Suryani, Sp KJ pada acara Global Addiction& Europad Joint Conference 2013 yang akan diselenggarakan pada tanggal 7-10 Mei 2013 di Pisa, Italia dengan melakukan presentasi oral hasil penelitiannya yang berjudul A Study of Internet Addiction among Students of Secondary Schools in Jakarta Area dr. Stefanus Lembar, Sp.PK pada acara 63dr Annual Meeting of the Canadian Association of Pathologists yang akan diselenggarakan pada tanggal 8-11 Juni 2013 di Quebec, Kanada dengan melakukan presentasi oral hasil penelitiannya yang berjudul Concentration of Protein Disulfide Isomerase Family A Member 4 (PDIA4) in Patients with Breast Cancer Metastatic Capaian fisik program ini adalah 100% karena dihitung dari tiap peserta yang melakukan diseminasi. B.4. TOR 4. Peningkatan Kemampuan Dosen Muda Dalam Melakukan Penelitian Melalui Hibah Penelitian Program ini telah berjalan sejak tahun Persetujuan TOR kegiatan untuk tahun 2013 didapatkan pada tanggal 8 Februari Hibah telah disosialisasikan kepada seluruh staf akademik FK Atma Jaya dalam bentuk penyampaian lisan dalam forum staf akademik, pengumuman tertulis, dan pengumuman yang diberikan kepada setiap departemen sejak minggu pertama bulan Januari karena program ini merupakan program tahunan dalam skema PHK- PKPD. Proposal yang terkumpul berjumlah 12 proposal, masing-masing proposal direview oleh 3 orang reviewer, yaitu 2 dari FK Atma Jaya dan 1 orang dari fakultas lain di UNIKA Atma Jaya. Pengumuman pemenang dilakukan secara tertulis dalam bentuk pengumuman pada awal minggu ketiga bulan Februari Setiap pemenang diminta untuk merevisi proposal penelitiannya dan memberikannya kembali kepada panitia untuk dimintakan persetujuan dari CPCU. Setelah memperoleh persetujuan dari CPCU, maka dilakukan penandatanganan surat kontrak antara peneliti dan pihak direktur eksekutif pelaksana PHK-PKPD pada tanggal 21 Maret Pengajuan dana penelitian tahap I dimintakan lebih dahulu, yaitu pada tanggal 11 Februari 2013, dengan nilai maksimum yang mungkin diterima oleh peneliti, karena berdasarkan pengalaman yang lalu, turun dana penelitian seringkali mengalami keterlambatan sehingga mempersempit waktu yang diperlukan oleh peneliti untuk melaksanakan penelitiannya. Dana penelitian tahap I diluncurkan pada tanggal 21 Maret, bersamaan dengan penandatanganan kontrak peneliti. Pada akhir bulan Mei awal bulan Juni 2013, seluruh peneliti telah menyerahkan progress report kepada penanggung jawab program dan permintaan dana penelitian tahap II sebesar 50% dari total dana penelitian langsung dimasukkan pada minggu yang sama. Dana peneliltian tahap II diterima oleh peneliti pada tanggal 12 Juni Persentase capaian fisik program ini 72%. B.5. TOR 5. Peningkatan Kemampuan Dosen untuk Melakukan Publikasi Internasional Persetujuan dari CPCU telah diperoleh pada tanggal 8 Februari Hibah telah disosialisasikan dalam bentuk tertulis sejak bulan Agustus 2012 yang lalu dengan maksud staf 27

29 lebih dapat mempersiapkan diri untuk dapat mengikuti program hibah publikasi ini. Hingga laporan ini dibuat, sudah ada 2 staf akademik yang memasukan berkas untuk mengikuti hibah publikasi ini. Adapun manuskrip telah diterima oleh jurnal internasional (penanggung jawab program telah menerima jurnal ataupun acceptance letter dari jurnal internasional yang akan menerbitkan manuskrip tersebut. Jika dilihat pada lampiran 3a, capaian fisik program ini masih 0,61%, karena hingga akhir Juli 2013 baru ada 2 artikel yang masuk dan jadwal seleksi masih di termin kedua tahun ini. B.6. TOR 6. Penyusunan Monograf Bidang Unggulan FKUAJ Penyusunan monograf bidang unggulan merupakan rencana penerbitan karya-karya ilmiah para pakar dalam bidang unggulan di Indonesia dan khususnya di FKUAJ. Hingga laporan ini disusun, penanggung jawab kegiatan telah melakukan penyusunan petunjuk penulisan, menentukan target penulis yang diharapkan dapat mengirimkan naskah tulisan sesuai kepakarannya. Penanggung jawab kegiatan juga telah berkomunikasi dengan target penulis atau pakar-pakar yang direncanakan. Hingga laporan ini ditulis, belum ada satu pun manuskrip yang masuk ke meja redaksi. Kami mengusulkan agar kegiatan ini diluncurkan hingga Juni B.7. TOR 7. Penyelenggaraan Seminar Internasional Tujuan kegiatan ini untuk meningkatkan kemampuan staf FKUAJ dalam bidang gerontologi dan geriatri, kedokteran adiksi dan kedokteran tropik, meningkatkan diseminasi hasil penelitian staf pendidik FKUAJ dalam seminar internasional dan untuk menjalin kerjasama yang intens dan terwujud dalam kegiatan bersama ini dengan para ahli di bidang Kedokteran Adiksi, Gerontologi dan Geriatri, dan Penyakit Tropik. Hingga laporan ini disusun telah dilakukan final announcement untuk seminar tanggal September 2013 dan juga dilakukan registrasi. Abstrak yang telah masuk akan dimuat dalam prosiding abstrak yang diindeks dalam katalog nasional. Seminar mendatangkan pakar di bidang unggulan dari luar dan dalam negeri sesuai dengan SOP seminar internasional PHK-PKPD. Capaian fisik kegiatan ini masih 40% karena belum dilaksanakan. Pelaksanaan seminar pada tanggal September B.8. TOR 8. Pendidikan Tak Bergelar Domestik untuk Program Gerontologi dan Geriatri Tujuan kegiatan ini untuk mengirimkan tenaga akademik FKUAJ pada magang di lembaga yang telah berpengalaman dalam bidang tersebut sehingga staf FKUAJ mendapat pengetahuan dan dapat mengusulkan pengelolaan prodi S2 yang efektif. Tujuan jangka panjang diharapkan staf yang telah kembali dari magang dapat meneruskan hal yang dipelajarinya dalam tim kecil penyusun prodi S2 gerontologi dan geriatri. Capaian fisik kegiatan ini baru 10%, karena sampai laporan ini disusun belum terdapat kesepakatan antara FKUAJ dengan lembaga yang dituju. B.9. TOR 9. Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional Melalui Overseas Non Degree Training Bidang Pendidikan Geriatri dan Gerontologi Tujuan jangka pendek dari program ini adalah untuk meningkatkan dan mengembangkan muatan geriatri dan gerontologi terutama dalam pendidikan kedokteran tingkat preklinik dan klinik dengan demikian menunjang pengembangan bidang unggulan FKUAJ. Kegiatan ONDT ini dilaksanakan di Maastricht University, School of Health Professional Education (SHE) pada tanggal 27 Mei hingga 6 Juni Peserta ONDT adalah: dr. Veronika M. Sidharta, M.Biomed. 28

30 dan Elisabeth Rukmini, Ph.D. Secara umum, ONDT di SHE Maastricht University merupakan diskusi intensif dengan dua orang pakar. Pakar pertama adalah Dr. Eveliene Pijpers, seorang klinisi, geriatrician dengan latar belakang spesialisasi ilmu penyakit dalam. Selain sebagai klinisi, Dr. Pijpers juga mengajar pendidikan tingkat klinik dan sesekali menjadi pengajar dan tutor pada tingkat pre-klinik, terlibat dalam berbagai pelatihan untuk general practitioner di negeri Belanda. Pakar yang kedua, Dr. Willem de Grave, bekerja pada Department of Educational Development and Research, Faculty of Health, Medicine and Life Sciences, Maastricht University; seorang ahli pendidikan dengan fokus utama riset bidang PBL dan pengembangan staf pendidik. Kombinasi keahlian kedua pakar telah memberikan isi diskusi yang sangat baik sekaligus masukan yang komprehensif. Di antara diskusi intensif juga terdapat sharing pengalaman serta materi dari kedua pakar sehingga memberikan sumbangan yang sangat baik bagi FKUAJ untuk menyusun bahan pembelajaran bagi mahasiswa pre-klinik dan klinik. PROGRAM 2: PEMERATAAN KESEMPATAN BELAJAR BAGI MAHASISWA BERPRESTASI YANG SECARA EKONOMI KURANG MAMPU B.10. TOR 10. Beasiswa Program pemerataan kesempatan belajar pada tahun 2013 mengalami keterlambatan dari jadwal kegiatan dikarenakan menunggu kepastian mengenai daerah sasaran beasiswa berikutnya dan kemungkinan untuk pendekatan dengan pemda setempat bersamaan dengan waktu sosialisasi.tim beasiswa pada tahun 2013 mengalami perubahan sebagai berikut, yaitu: dr. Irene, Sp. A (ketua), dr. Dwi Jani Juliawati, M.Pd (anggota). Sesuai TOR, pada tahun 2013 hanya dilakukan sosialisasi langsung ke satu daerah. Pada tahun ini dipilih Sulawesi Utara sebagai daerah sosialisasi. Pertimbangan pemilihan lokasi tersebut karena masih cukup banyak daerah di Sulawesi Utara yang membutuhkan tenaga dokter. Alasan lain yang melatarbelakangi pemilihan lokasi adalah cukup banyak alumni FKUAJ yang berkarya di Sulawesi Utara. Sosialisasi dilakukan pada tanggal 8 12 April Sekolahsekolah yang dikunjungi adalah sebagai berikut: No Nama Sekolah Kota 1 SMA Rex Mundi Manado 2 SMA Kristen Ebenhaezar Manado 3 SMA Negeri 1 Manado 4 SMA Negeri 7 Manado 5 SMAN 9 Binaan Khusus Manado 6 SMA Don Bosco Manado 7 SMA Lokon St. Nikolaus Tomohon Resosialisasi mengenai program beasiswa ini juga dilakukan pada daerah-daerah yang pernah mendapatkan sosialisasi pada tahun program 2011 dan Resosialisasi pada daerahdaerah ini dilakukan melalui pengiriman surat dan . Setelah sosialisasi, tim seleksi beasiswa menerima berkas dari para calon penerima beasiswa sebanyak 8 berkas. Berkas-berkas tersebut diseleksi kelengkapan dan syarat-syaratnya. 29

31 Para calon penerima beasiswa yang berkasnya lengkap dan memenuhi syarat bisa melanjutkan ke tahap berikut yaitu tes masuk FKUAJ, gelombangv (Minggu, 15 Juni 2013). Berikut nama-nama yang mengajukan beasiswa: No Nama Daerah Asal 1. Nathania Angir Manado, Sulawesi Utara 2. Gabriella Manado, Sulawesi Utara 3. Yohanes Denny Tanugerah Manggar, Belitung Timur 4. Meidy Anggreini Gantung, Belitung Timur 5. Rusi Perwirasari Gantung, Belting Timur 6. Suci Sujiani Gantung, Belitung Timur 7. Liefky Leowira Pemangkat, Kalimantan Barat 8. Louis Putra Pandy Tomohon, Sulawesi Utara Berdasarkan rapat penerimaan mahasiswa baru Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya pada tanggal 20 Juni 2013, yang dihadiri Rektor, Wakil Rektor I, II, III, IV Unika Atma Jaya, Wakil Dekan I Fakultas Kedokteran Unika Atma Jaya, terpilih 2 (dua) penerima beasiswa Fakultas Kedokteran Unika Atma Jaya, yaitu: 1. Louis Putra Pandy (program Pemerataan Kesempatan Belajar) 2. Yohanes Denny Tanugerah (program Pemerataan Kesempatan Belajar) Setelah para penerima beasiswa terpilih maka dilakukan kegiatan matrikulasi untuk para penerima beasiswa. Dibentuk tim matrikulasi yang bertugas menyusun dan memberikan materi matrikulasi, sebagai berikut: No Materi Fasilitator 1 Ilmu Biologi Dasar Kedokteran Dra. Ana Lucia Ekowati, M.Kes dr. Komang Wahyu Adiningsih 2 Ilmu Kimia Dra. Lies K. Wibisono, M.Si Dra. Rita Dewi, M.Si. 3 Ilmu Fisika Jojor Lamsihar Manalu, S.Si, MT 4 Bahasa Inggris Yeremias Jena, S. Sos., M.Hum dr. Erfen Gustiawan Suwangto dr. Natalia Puspadewi 5 Komputer Tim Unit Pengembangan Minat Mahasiswa AToMA (Advanced Technology of Medical Atma Jaya) Saat ini sedang dilakukan proses pelaporan para penerima beasiswa untuk mendapatkan pengesahan dari CPCU. Selama proses pendidikan di FKUAJ, para penerima beasiswa didampingi oleh satu dosen pembimbing akademik. Pemilihan dosen pembimbing akademik dilakukan melalui beberapa tahap. Pada tahap awal dipilih 16 dosen yang akan menjadi pembimbing akademik untuk para mahasiswa angkatan Para dosen yang terpilih tersebut kemudian mengikuti pertemuan 30

32 untuk mempersiapkan mereka menjadi pembimbing akademik. Dari 16 dosen tersebut kemudian akan dipilih satu orang dosen untuk menjadi pembimbing akademik bagi para penerima beasiswa Program Pemerataan Kesempatan Belajar dan satu orang dosen sebagai pembimbing akademik mahasiswa penerima beasiswa Program Dokter untuk Indonesia Timur. Saat ini masih berlangsung proses pemilihan dosen pembimbing akademik. Proses penyusunan Berita Acara seleksi beasiswa mengalami keterlambatan karena menunggu selesainya rangkaian proses dan seluruh program beasiswa FKUAJ. Saat ini sudah disusun Berita Acara seleksi beasiswa dan akan segera diajukan nama-nama para penerima beasiswa ke CPCU. Surat kontrak bagi para penerima beasiswa sedang dalam proses penyusunan dan akan segera diajukan ke Kantor Urusan Hukum UAJ untuk diperiksa aspek legalnya sebelum ditandatangani oleh pihak-pihak terkait. Dikarenakan permasalahan seleksi awal dan diseminasi informasi ke Keuskupan, untuk tahun ini alokasi beasiswa program Dokter Untuk Indonesia Timur tidak ada yang terpilih. Walau demikian diharapkan program ini berjalan kembali di tahun 2014 dengan target 5 orang mendapat beasiswa untuk program Dokter Untuk Indonesia Timur ini. C. Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas Total rencana anggaran tahun 2013 berdasarkan kesepakatan negosiasi akhir Rp ,- (tiga milyar lima ratus sembilan puluh lima juta lima ratus lima puluh lima ribu tiga ratus lima rupiah). Hingga akhir bulan Juli 2013, total realisasi dana 2013 sebesar Rp ,- Ini sebanyak 45,78 % pemakaian. Status ini cukup tinggi dibandingkan dengan laporan tengah tahun dari tahun lalu dan sebelumnya. Dalam hal ini, kinerja keuangan dan aktivitas dapat dianggap meningkat. Serapan keuang tersebut juga menunjukkan hampir setengah dari program telah dilaksanakan. Kondisi ini juga tercermin dalam sub bab berikutnya serta dapat dilihat dalam lampiran 4 mengenai keuangan dari bulan Januari hingga Juli D. Analisis Capaian Kinerja Program, Pengadaan dan Keuangan Status penyerapan juga tergantung pada ragam dan jumlah aktivitas. Jika dibandingkan tahuntahun yang lalu, aktivitas di tahun ini lebih sedikit. Aktivitas program CBT (program III) jelas tidak ada lagi di tahun Oleh karena itu tertinggal aktivitas program I (program unggulan) dan program II (program pemerataan kesempatan belajar). Aktivitas dalam program I terdapat 9 kerangka acuan aktivitas. Sebagaimana terlihat dalam subbab 3B di atas, dari kesembilan aktivitas ini capaian fisik aktivitas berkisar antara 10 % hingga 100%. Capaian kinerja terendah pada program non-degree training dalam negeri karena hingga laporan ini ditulis belum ada kesepakatan dengan institusi yang dituju. Sementara itu serapan terendah terdapat pada aktivitas Pembuatan Monograf yang diusulkan agar meluncur ke tahun Program II, pemerataan kesempatan belajar pada tahun ini merekrut dua mahasiswa baru penerima beasiswa PHK-PKPD. Capaian kinerja program ini dengan demikian lebih rendah dibandingkan tahun-tahun sebelumnya. Sementara bila dikaitkan dengan serapan dana, maka tersisa satu dana untuk satu orang mahasiswa. Kurangnya rekrutmen mahasiswa untuk penerima 31

33 beasiswa ini dengan demikian turut menyumbang kurangnya daya serap keuangan terhadap aktivitas program. E. Analisis Capaian Kualitatif Tahun 2013 merupakan tahun ketiga PHK-PKPD ini, tim PHK-PKPD FKUAJ merasakan dampak positif dari berjalannya beberapa program pada tahun sebelumnya sehingga kerja sama antar tim telah meningkat. Pada tingkatan manajerial, anggota tim juga harus mengambil kebijakan dan keputusan yang relatif lebih cepat dan tepat pada tahun ini. Selain itu, tampak kinerja CPCU juga lebih cepat tanggap terbukti dari persetujuan TOR yang pada umumnya sudah ada sejak awal Februari Program-program yang dijalankan tim PHK-PKPD juga secara kuantitatif berkurang di tahun ketiga ini, sehingga relatif lebih berjalan dengan mulus. Selain itu, staf dosen juga lebih perhatian dengan program karena memasuki tahun ketiga ada program tetap yang berulang yaitu: hibah penelitian, diseminasi dan non-degree training. Faktorfaktor ini memberikan efisiensi dan efektivitas kerja di antara staf FKUAJ. Ini merupakan good practice yang dapat menjadi branding FKUAJ. Kerangka acuan kegiatan yang disusun di tahun ketiga ini hanya merupakan revisi dari RIP tahun 2013 yagn diajukan pada Oktober 2012 lalu. Tampak dalam kerangka acuan ada kebiasaan baik tahun-tahun lalu sehingga tidak terlalu diperlukan perbaikan atau revisi kerangka acuan. Tanggung jawab tim PHK-PKPD di bawah kerangka acuan kegiatan ataupun SOP yang telah ditentukan juga menjadi good practice bagi FKUAJ. Pembelajaran yang penting dari hal ini adalah menciptakan iklim untuk dapat menentukan kerangka acuan yang benar dan bisa menjadi patokan bagi siapa pun yang menjadi pelaksana. Kebiasaan menyusun kerangka acuan yang baku tentu akan bermakna bagi kelancaran bekerja di tingkat fakultas. Seandainya hal ini semakin dilatihkan bagi staf FKUAJ maka hasil-hasil karya institusi dapat terlihat nyata dan dapat terukur. Kelengkapan dokumentasi juga merupakan latihan good practices tak hanya bagi tim PHK- PKPD tetapi juga bagi segenap staf dosen yang menerima hibah penelitian dan dana non-degree training serta dana untuk diseminasi internasional. Pengalaman menghadapi sistem birokrasi yang cukup kompleks, meskipun berat, juga menjadi pelajaran baik bagi tim PHK-PKPD maupun dosen yang terlibat dalam penerimaan hibah dan dana tersebut. Tata cara administrasi berupa kelengkapan dokumen dan bukti untuk mengajukan proposal ataupun laporan juga menjadi good practice bagi tim. Jadwal yang ketat tetap harus diikuti sebab kemunduran lebih jauh lagi akan bermakna sekali terhadap kegiatan-kegiatan lainnya. Staf dosen juga harus menaati peraturan pengajuan dan pelaporan kepada PHK-PKPD, oleh karenanya jika kebiasaan ini diteruskan kelak, tentu hasilnya akan sangat baik bagi institusi. Dokumentasi bisa membuktikan monitoring and evaluation sehingga aka nada pengalaman baik yang ditransfer bagi masa yang akan datang. Good practices juga kita pelajari dari institusi lain yang sempat dikunjungi oleh staf FKUAJ. Pada tahun 2013 ini melalui non-degree training di luar negeri, staf dapat mengalami kemajuan di negara-negara lain. Hingga laporan ini disusun, telah ada empat orang staf yang dikirimkan ke Belanda dan Australia; pengalaman para staf dosen ini juga telah dibagikan kepada komunitas dosen di FKUAJ. Dengan demikian ada penularan ilmu maupun pengalaman baik serta good practices di tempat lain kepada staf dosen. Selain itu, diseminasi internasional juga memberikan 32

34 pengalaman bagi masing-masing pribadi dan kelompok riset mereka sehingga ada wacana lain sepulang dari diseminasi. Pengalaman untuk menyusun rencana kerja dengan detil juga menjadi good practice dari konsekuensi menerima PHK-PKPD ini. Jika hal ini diteruskan, maka kita akan memiliki budaya kerja yang baik. Pengalaman ini mengajak kita menyusun program dari titik paling awal dan menuangkan ke detil langkah. Sebagai contoh, dalam penyusunan kurikulum, kita tidak saja mempertimbangkan topik yang akan diberikan dan kompetensinya, tetapi juga mempertimbangkan kebutuhan SDM termasuk tingkat pendidikan yang diperlukan untuk dapat memenuhi tuntutan kurikulum. Pertimbangan SDM ini dengan demikian juga melibatkan pertimbangan finansial. Penyusunan rencana dan strategi lima tahunan juga terbantu dengan adanya kegiatan PHK-PKPD ini. Sebagai bagian dari penyusunan road map lima tahun, renstra diperkaya dengan detil tiga unggulan yang telah dicanangkan dalam PHK-PKPD FKUAJ. PHK-PKPD juga menciptakan kemitraan FKUAJ dengan FK Unpatti dan FK UHN. Proses kemitraan ini tidak saja bermanfaat untuk membantu kedua mitra dalam pengembangan sistem pendidikan kedokteran di tempat mereka masing-masing, tetapi juga bermanfaat untuk FKUAJ. Dengan melihat proses perkembangan institusi mitra, tim FKUAJ juga belajar melihat kemampuan sendiri, mampu berkaca diri serta mampu berkomunikasi dengan pihak lain. Para staf akademik yang dikirim sebagai narasumber di berbagai pelatihan yang dilaksanakan oleh institusi mitra, merasa mendapat kemampuan untuk bisa melatih diri sebagai presenter yang baik. Dengan menjadi narasumber, mereka mempelajari lagi lebih lanjut mengenai topik yang akan dibawakan, dan tentu saja hal ini akan membuat penyegaran yang positif. Para peserta pelatihan yang dihadapi oleh pembicara di institusi mitra tentu berbeda dari yang dihadapi di FKUAJ. Dalam hal ini, para staf belajar mengenal perbedaan sosial budaya. Pengalaman berinteraksi dengan staf akademik kedua institusi mitra juga memberikan energi positif karena mereka sangat tertarik untuk belajar, berpengharapan besar dan pekerja keras. Ada antusiasme dan upaya serius untuk berusaha lebih baik. Tentu iklim ini dengan sendirinya juga berpengaruh terhadap good practice dan selanjutnya budaya kerja FKUAJ. 33

35 BAB 4 RENCANA SELANJUTNYA A. Rencana pengeluaran anggaran untuk tahun 2013 Berdasarkan hasil kesepakatan pembahasan Rencana Implementasi Program PHK-PKPD FKUAJ Tahun Anggaran 2013 pada tanggal 3 5 September 2012 di Hotel Atlet Century Jakarta, maka program pengembangan yang akan dilakukan pada tahun 2013 terdiri dari (1) Program Pengembangan Unggulan dengan sub aktivitas (a) Penyempurnaan Road Map Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat di Bidang Unggulan; (b) Pengembangan kurikulum sesuai road map unggulan di bidang pendidikan untuk meningkatkan kompetensi lulusan di bidang unggulan; (c) Peningkatan kapasitas dosen muda untuk melakukan penelitian; (d) Peningkatan kapasitas penelitian bidang unggulan FKUAJ di tingkat Internasional, (2) Program Pemerataan Kesempatan Belajar bagi Mahasiswa Berpotensi namun Secara Ekonomi Tidak Mampu dan (3) Pemantapan KBK Institusi Mitra. Pada RIP yang telah disetujui dalam negosiasi (BAP Konsolidasi dan Evaluasi IFR Kuartal I Tahun 2013 PIU PHK-PKPD Unika Atma Jaya, tertanggal 7 Mei 2013 di Hotel Atlet Century), maka total anggaran 2013 sebesar Rp ,- (tiga milyar sembilan ratus lima puluh juta empat ratus dua belas ribu sebelas rupiah). Dana tersebut berasal dari dana program hibah sebesar Rp (tiga milyar lima ratus sembilan puluh lima juta lima ratus lima puluh lima ribu tiga ratus lima rupiah) dan dana pendamping institusi sebesar Rp ,- (tiga ratus lima puluh empat juta delapan ratus lim apuluh enam ribu tujuh ratus enam rupiah).dana yang berasal dari program hibah diperoleh dari luncuran ke 2013 dan efisiensi nego. Penyerapan dana hibah WB hingga 31 Juli 2013 baru mencapai Rp ,- (satu milyar enam ratus empat puluh enam juta tiga puluh enam ribu empat ratus delapan puluh sembilan rupiah). Pada semester pertama tahun 2013, implementasi kegiatan atas penyerapan dana hibah WB sudah mencapai 45,78%. Penyerapan terjadi pada proses pengadaan yang berdasarkan sistem shopping dan proses seleksi telah dilaksanakan yaitu pembelian UPS Emerson sebanyak 3 (tiga) buah melalui pembelian di PT Diatama Perdana Wisesa, pembelian lab equipment melalui pembelian di PT. ITS Science Indonesia, dan pengadaan buku oleh CV Spektra Anugerah Abadi. Untuk pengadaan yang masih akan dilaksanakan yaitu pengadaan furniture, dan pengadaan lab equipment for OSCE. Kegiatan tersebut merupakan realisasi dari kegiatan pengadaan tahun 2012 yang tertunda. Hambatan terjadi pada pengadaan kegiatan renovasi yang merupakan bagian dari pekerjaan sipil karena adanya kenaikan harga bahan bagunan sehingga kontrak yang semula telah disepakati ternyata oleh pihak vendor di minta mengajukan tender ulang. Walau demikian, saat ini telah masuk 3 penawaran yang akan segera ditetapkan pemenangnya dalam waktu dekat. Penawaran yang masuk kali ini sesuai dengan pagu kontrak yang disepakati dengan CPCU disebabkan pada penawaran ulang kali ini tidak memperhitungkan PPN 10%. Penyerapan yang terjadi pada kegiatan program unggulan untuk ONDT telah mencapai 66% di bidang adiksi dan gerontologi dan geriatri. Pada semester pertama telah mengirimkan 4 (empat) 34

36 staf pendidik ke Adelaide University dan Maastricht University. Untuk dana ONDT yang sudah terserap namun masih dalam proses menunggu visa dan keberangkatan di bulan September dan Oktober 2013 ke London-UK yaitu dibidang gerontology dan geriatri dengan mengirimkan 3 (tiga) staf pendidik Fakultas Kedokteran Unika Atma Jaya. Kegiatan penelitian pada program hibah pengajaran dan penelitian yang sudah terserap sebesar 68% yaitu berupa penelitian senior tahap III kelanjutan dari tahun 2012, penelitian yunior tahap I dan penelitian senior tahap II untuk program tahun Untuk kegiatan penunjang Beasiswa telah mencapai penyerapan sampai 37%. Tahun 2013 ini, dari kegiatan program beasiswa PHK-PKPD, Fakultas Kedokteran Unika Atma Jaya telah menerima 2 (dua) mahasiswa penerima beasiswa, sehingga total mahasiswa penerima beasiswa dari tahun 2011 sampai 2013 berjumlah 8 (delapan) mahasiswa. Penyerapan yang telah terjadi pada komponen khusus baru mencapai 27% di semester pertama tahun 2013, yaitu kegiatan diseminasi penelitian dibidang adiksi, gerontologi dan geriatri serta infeksi dengan mengirimkan staf pendidik sebanyak 4 (empat) orang ke Jepang, Korea Selatan, Italia dan Canada. Kegiatan yang akan segera dilaksanakan adalah seminar internasional di bidang unggulan yang diadakan di Fakultas Kedokteran Unika Atma Jaya tanggal September 2013, kegiatan diseminasi dan lanjutan penelitian yunior serta publikasi ilmiah. Sementara itu kegiatan yang dimohonkan untuk dapat diluncurkan adalah pembuatan monograf dan ONDT geriatri pada tahun B. Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk tahun anggaran 2014 yang berakhir pada bulan Juni 2014 Sejak Januari hingga Juli 2013 telah dilaksanakan beberapa program dan subaktivitas yang direncanakan. Pelaksanaan beberapa subaktivitas mengalami keterlambatan karena berbagai kendala sebagaimana yang disampaikan pada Bab 2 laporan ini. Dengan perencanaan dan koordinasi yang lebih baik, serta dilakukannya berbagai terobosan, tim pengelola program PHK- PKPD berusaha agar berbagai kegiatan yang telah direncanakan akan dapat dilaksanakan pada tahun 2013 ini. 1. Rencana Implementasi Program untuk tahun anggaran 2014 Berbagai subaktivitas dan kegiatan untuk menunjang program yang direncanakan akan diluncurkan di tahun anggaran 2014 adalah sebagai berikut: (1) Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ (a) Penyusunan Monograf Bidang Unggulan FKUAJ. Aktivitas ini merupakan salah satu aktivitas dari program 1: Pengembangan Bidang Unggulan yang direncanakan dilaksanakan pada tahun Hingga bulan Juli 2013, belum ada manuskrip yang masuk ke meja redaksi. Selain itu, persetujuan TOR untuk kegiatan ini juga belum diterima sehingga capaian fisik kegiatan penyusunan monograf bidang unggulan FKUAJ saat ini masih 0%. Memperhatikan hal-hal tersebut, tim mengusulkan agar kegiatan ini diperpanjang hingga bulan Juni

37 (b) Peningkatan Kapasitas Bidang Unggulan FKUAJ di Tingkat Internasional Melalui Overseas Non Degree Training Bidang Kedokteran Geriatri dan Gerontologi Kegiatan ini sebenarnya merupakan kegiatan dari tahun 2012 namun diputuskan untuk diluncurkan ke tahun 2013 berdasarkan hasil pembahasan Rencana Implementasi Program PHK-PKPD FKUAJ Tahun Anggaran 2013 pada tanggal 3 5 September 2012 di Hotel Atlet Century. Penanggung jawab program telah melakukan berbagai upaya untuk menghubungi institusi tempat diadakannya ONDT namun hingga saat ini masih belum mendapatkan kepastian mengenai tanggal pelaksanaan kegiatan. Kami usulkan agar kegiatan ini diperpanjang hingga bulan Juni 2014 dan mengusahakan agar seluruh proses administratif dapat diselesaikan pada tahun (2) Program pemerataan kesempatan belajar bagi calon mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi kurang mampu. Tidak ada kegiatan khusus dari program ini yang akan diluncurkan ke tahun Seluruh kegiatan beasiswa akan berjalan seperti biasa tetapi proses sosialisasi dan seleksi penerima beasiswa baru tidak akan dilaksanakan lagi. Kegiatan pencarian sumber dana lain untuk keberlangsungan program beasiswa akan dilakukan lebih intensif antara lain melalui penjajakan ke berbagai pihak yang dianggap potensial untuk menunjang keberlangsungan program ini. (3) Program pengembangan sistem assessment untuk meningkatkan kompetensi lulusan. Pada tahun 2014 tidak ada kegiatan khusus yang direncanakan dalam program ini. Kegiatan yang berkaitan dengan program pengembangan sistem assessment adalah kegiatan pengadaan barang. (4) Program pemantapan KBK institusi mitra. Program PHK-PKPD akan berakhir pada tahun 2013 ini. Tetapi, ketiga institusi telah merencanakan untuk tetap bekerja sama dalam berbagai bidang setelah program PHK-PKPD ini berakhir. Bentuk kerja sama sampai saat ini masih belum dibicarakan secara detil. C. Rencana pencapaian indikator kinerja pada tahun anggaran Beberapa indikator utama dan indikator pendukung sebagai alat ukur capaian yang didapat melalui program PHK-PKPD ini telah ditetapkan, meskipun demikian masih terdapat cukup banyak indikator yang belum tercapai. Terdapat 3 indikator kinerja utama tahun 2013 yang belum tercapai, antara lain: (1) Jumlah publikasi di jurnal internasional Target yang ditentukan adalah 5 buah publikasi di jurnal internasional pada tahun 2013, namun hingga bulan Juli 2013 baru terdapat 4 publikasi. Mengingat pada pertengahan tahun 2013 ini terdapat 2 penelitian dari hibah penelitian senior serta berbagai penelitian dari sumber lain yang telah selesai, diharapkan peneliti tersebut dapat membuat artikel ilmiah dari hasil penelitian mereka untuk diajukan ke jurnal internasional dan dengan demikian diharapkan agar indikator ini akan tercapai pada akhir tahun (2) Peningkatan mahasiswa baru yang mendapatkan beasiswa PHK-PKPD Target awal yang ditentukan adalah terdapat 9 orang penerima beasiswa PHK-PKPD, namun hingga bulan Juli 2013 hanya terdapat 8 orang penerima beasiswa PHK-PKPD. Karena tahun ajaran baru telah dimulai dan proses seleksi penerima beasiswa dapat 36

38 dilakukan pada bulan Juni 2014, maka target awal indikator ini diperkirakan tidak akan tercapai hingga akhir tahun (3) Dilaksanakannya KBK di institusi mitra Target awal yang ditentukan adalah 100%, sedangkan capaian hingga bulan Juli 2013 adalah 95%. Diharapkan dengan pendampingan serta komunikasi yang intensif dari tim kemitraan, target awal indikator ini dapat tercapai pada akhir tahun Beberapa indikator kinerja antara yang belum tercapai adalah sebagai berikut: (1) Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal internasional Target awal adalah 5 buah publikasi bidang unggulan di jurnal internasional. Hingga bulan Juli 2013, baru terdapat 3 buah publikasi. Diharapkan agar penelitian yang telah selesai pada tahun 2013 ini dapat diajukan ke dalam jurnal internasional untuk mencapai target dari indikator ini. (2) Jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasional terakreditasi oleh dosen muda Target awal adalah 10 publikasi, capaian hingga Juli 2013 adalah 3 publikasi. Untuk mencapai indikator ini, pimpinan akan mengingatkan dan menghimbau dosen junior yang telah tersertifikasi untuk memasukkan artikel ke dalam jurnal nasional terakreditasi. (3) Jumlah presentasi penelitian di bidang unggulan di seminar nasional dan termuat dalam proceeding Target awal adalah 10 presentasi di seminar nasional, capaian hingga Juli 2013 adalah 6 presentasi. Target awal diharapkan akan tercapai pada akhir tahun mengingat pada tahun ini terdapat cukup banyak penelitian baik yang didanai oleh PHK-PKPD maupun oleh institusi. (4) Jumlah presentasi penelitian di seminar internasional dan termuat dalam proceeding Target awal adalah 10 presentasi, capaian hingga bulan Juli 2013 adalah 6 presentasi. Diharapkan target indikator ini akan tercapai pada akhir tahun 2013 karena pada bulan September 2013 akan FKUAJ akan mengadakan seminar internasional dan para peneliti yang telah menyelesaikan penelitiannya dihimbau untuk memasukkan abstrak ke seminar tersebut. (5) Jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi penelitian di tingkat nasional Target awal adalah 20 proposal, capaian hingga bulan Juli 2013 adalah 1 proposal. Dalam waktu dekat akan diadakan pelatihan penulisan proposal hibah, terutama untuk staf akademik FKUAJ yang akan melakukan studi lanjut S3. Seluruh staf yang akan melakukan studi lanjut diwajibkan untuk menulis proposal penelitian. Proposal penelitian ini akan diikutsertakan dalam kompetisi berbagai hibah yang ada, baik yang berupa hibah desentralisasi, hibah DIKTI, hibah RISTEK maupun hibah lainnya. (6) Jumlah proposal yang menang dalam hibah kompetisi penelitian di tingkat nasional Target awal adalah 2 proposal, capaian hingga bulan Juli 2013 adalah 0 proposal. Kesulitan belum tercapainya indikator ini disebabkan sangat sedikit proposal yang diajukan untuk kompetisi hibah penelitian. Dengan melakukan pelatihan penulisan proposal dan pencarian informasi terkait secara lebih baik, diharapkan semakin banyak proposal yang ditulis dan dengan demikian kemungkinan untuk menang hibah penelitian menjadi lebih baik. (7) Jumlah mitra kerja sama penelitian internasional Target awal adalah 5 mitra, sedangkan capaian hingga bulan Juli 2013 telah ada mitra kerja sama penelitian internasional, namun kerja sama tersebut perlu ditindaklanjuti dengan 37

39 menulis proposal bersama. Untuk mencapai target indikator ini, para peserta ONDT yang telah menyelesaikan kegiatan dihimbau untuk menyusun proposal penelitian kerja sama dengan institusi tempat dilaksanakannya ONDT mereka. (8) Jumlah penelitian yang didanai lembaga internasional Target awal adalah 2 penelitian, capaian hingga bulan Juli 2013 adalah 0 proposal. Kerja sama kemitraan Internasional dan hubungan pribadi dengan beberapa penelitian Luar Negeri perlu ditindaklanjuti dengan melakukan penulisan proposal dan kerja sama penelitian bersama (9) Jumlah item pada bank soal CBT untuk exit exam Target awal adalah 800 soal, capaian hingga bulan Juli 2013 adalah 650 soal. Dalam waktu dekat akan dilaksanakan lokakarya penulisan soal model CBT UKDI dengan dana internal. Keuntungan dari melakukan lokakarya ini adalah selain menambah jumlah bank soal, juga dapat dipakai sebagai kontribusi FKUAJ kepada bank soal UKDI di tingkat Regional dan Nasional. (10) Jumlah item pada bank soal untuk ujian akhir blok Target awal adalah 1440, capaian hingga bulan Juli 2013 adalah Untuk kegiatan ini tampaknya sudah sesuai dengan ekspektasi target di bulan Juli Di semester ganjil 2013 ini setiap blok kembali akan diminta untuk membuat soal-soal baru untuk ujian akhir blok. Pada semester ganjil Agustus-Desember 2013 ini, terdapat 14 blok. Apabila dalam setiap blok terdapat 5 soal baru saja, maka target ini sudah akan tercapai. (11) Jumlah item pada bank soal untuk ujian progress test Diharapkan target indicator ini akan tercapai pada akhir tahun 2013 (12) Rata-rata kelulusan langsung OSCE pada akhir prodi profesi Untuk mencapai target indicator ini, akan dilakukan pembimbingan terhadap peserta OSCE sebelum melaksanakan ujian. 38

40 BAB 5 EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS Dokumen RIP tahun 2013 merupakan acuan dalam implementasi kegiatan pada tahun ini. Bab ini berisi analisis komprehensif tentang kekuatan dan kelemahan dalam desain dan implementasi program yang dikaitkan dengan capaian indikator. A. Program 1: Pengembangan bidang unggulan Tim PHK-PKPD FKUAJ menyimpulkan titik paling lemah dalam program unggulan berkaitan dengan penulisan ilmiah di dalamnya termasuk penulisan proposal dan publikasi ilmiah. Target capaian indikator untuk program satu ini dapat dilihat pada bab III, tabel 1. Berdasarkan capaian indikator umum, ada satu IKU yang tidak tercapai di bawah program unggulan yaitu jumlah publikasi bidang unggulan baik di jurnal nasional terakreditasi maupun di jurnal internasional. Pada tahun 2013 ditargetkan agar terdapat 5 publikasi di jurnal internasional dan 10 publikasi di jurnal nasional terakreditasi. Hingga bulan Juli 2013, baru terdapat 3 publikasi di jurnal internasional dan 3 publikasi di jurnal nasional terakreditasi. Diharapkan agar hasil dari penelitian tahun 2012 dan penelitian tahun 2013 yang didanai PHK-PKPD maupun institusi yang direncanakan akan berakhir pada tahun ini dapat meningkatkan capaian indikator tahun Pencapaian yang lebih baik tersebut ditunjang oleh beberapa hal yaitu: (1) Selama tahun 2013, presentasi staf pendidik FKUAJ di berbagai seminar nasional dan internasional sebanyak 12 presentasi. Hasil penelitian yang telah dipresentasikan dalam seminar ini potensial untuk ditulis menjadi artikel dalam jurnal ilmiah, (2) Penelitian-penelitian yang didanai dari dana PHK-PKPD maupun institusi untuk anggaran tahun 2013 diharapkan selesai pada akhir tahun ini, dengan demikian hasil penelitian ini dapat ditulis dalam jurnal ilmiah. IKA Pengembangan Bidang Unggulan FKUAJ yang tidak tercapai targetnya ada 8 item. IKA yang pertama yang belum tercapai adalah tersusunnya road map. Hal ini disebabkan oleh terjadinya perubahan Rencana Pengembangan Jangka Panjang (RPJP) Atma Jaya yang mengakibatkan Renstra Unika dan Renstra FKUAJ juga harus diubah untuk menyesuaikan dengan RPJP tersebut. Penyesuaian Renstra Unika sendiri baru selesai pada bulan Juni 2013 sehingga diharapkan road map dapat disahkan pada tahun IKA kedua yang tidak tercapai sebagaimana IKU di atas berkaitan dengan jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal internasional dan jumlah publikasi bidang unggulan di jurnal nasional terakreditasi oleh dosen muda. Kedua IKA ini bertalian erat dengan hasil penelitian dan penulisannya, oleh karena itu tim berharap pada tahun mendatang, para peneliti dapat menuangkan laporan hasil penelitiannya ke dalam bentuk artikel ilmiah yang dipublikasikan. Selain itu, pada bulan September 2013 akan diselenggarakan seminar internasional, dan seluruh hasil penelitian yang didanai PHK-PKPD maupun institusi yang belum didiseminasikan telah dihimbau untuk dimasukkan ke dalam seminar tersebut. Dengan demikian, diharapkan agar jumlah diseminasi penelitian dan publikasi penelitian yang termuat di dalam proceeding dapat meningkat. IKA lainnya yang kemudian disesuaikan capaian indikatornya di tahun 2013 adalah jumlah proposal yang diikutsertakan dalam hibah kompetisi penelitian di tingkat nasional. IKA ini berkaitan dengan penulisan ilmiah, kiranya bimbingan yang sifatnya lebih intensif sangat 39

41 diperlukan sehingga ada dukungan untuk mengumpulkan proposal di tingkat nasional. Adanya hibah desentralisasi bagi PTS Unggulan yang diperoleh UAJ juga sebaiknya dimanfaatkan secara intensif oleh staf muda FKUAJ. Selain itu dengan semakin meningkatnya jumlah staf pendidik FKUAJ yang akan menjalani studi lanjut S3, maka diharapkan seluruh staf yang mengikuti program studi lanjut ini dapat menulis proposal untuk penelitian disertasi mereka mengingat jumlah dana penelitian yang disediakan oleh fakultas dan universitas juga masih terbatas. IKA Jumlah mitra kerja sama penelitian dalam negeri dan jumlah mitra kerja sama penelitian internasional berkaitan dengan jejaring yang perlu dibangun oleh FKUAJ. Salah satu strategi yang dapat dimanfaatkan adalah kerjasama penelitian dengan FK mitra dan FK lain yang menjadi target tempat NDT di dalam negeri serta luar negeri. Dengan demikian diharapkan pula IKA Jumlah penelitian yang didanai lembaga internasional dapat juga tercapai di tahun Pada dasarnya, seluruh institusi yang didatangi untuk program ONDT maupun DNDT bersedia untuk diajak kerja sama dalam hal penelitian. Perlu diberikan dorongan kepada peneliti untuk membuat proposal penelitian kerja sama dengan berbagai institusi tersebut. Sebagai tambahan peluang menyelenggarakan seminar internasional dan desiminasi internasional juga dapat menjadi kesempatan adanya kerjasama penelitian dengan lembaga internasional. Beberapa pengadaan terkait dengan kebutuhan program pertama, yaitu pengadaan buku, pengadaan ups, pengadaan manekin, pengadaan alat-alat laboratorium serta pengadaan alat penunjang pembelajaran telah berjalan. Beberapa telah selesai, sebagian telah memasuki tahap pembuatan kontrak. Renovasi laboratorium penelitian saat ini juga masih dalam proses seleksi. B. Program 2: Pemerataan kesempatan belajar bagi mahasiswa berpotensi yang secara ekonomi kurang mampu Proses penyusunan Berita Acara seleksi beasiswa dan tanda tangan kontrak penerima beasiswa mengalami keterlambatan karena menunggu selesainya rangkaian proses dan seluruh program beasiswa FKUAJ. Diharapkan dalam waktu dekat ini, Berita Acara Seleksi beasiswa dapat dikirim ke CPCU untuk mendapat persetujuan dan penerima beasiswa dapat menandatangani kontrak. Sampai saat ini para penerima beasiswa telah menerima uang saku sebesar Rp ,-/ orang secara rutin setiap bulan dan uang buku sebesar Rp ,-/orang setiap tahun. Kegiatan yang sampai saat ini belum berjalan dengan baik adalah pencarian sumber dana lain untuk keberlangsungan program beasiswa ini. Kesulitannya adalah mencari pihak yang bisa memberikan dana untuk beasiswa dan menyesuaikan dengan syarat-syarat yang berlaku pada program beasiswa ini. Salah satu syarat yang penting adalah para penerima beasiswa harus kembali ke daerah dan bekerja dengan jangka waktu 2n+1. Untuk itu pihak yang potensial menjadi sumber dana adalah pihak pemda atau rumah sakit daerah terkait. Beberapa pendekatan pernah dilakukan yaitu dengan pemda kabupaten Belitung Timur dan Rumah Sakit Antonius Pontianak. Pada tahun 2013 kemungkinan kerja sama dengan Pemda Kabupaten Belitung Timur sedang dilakukan agar pihak pemda juga bisa menjadi salah satu sumber dana untuk membantu keberlangsungan program beasiswa ini. Sumber dana lain adalah ikatan alumni FK Unika Atma 40

42 Jaya. Beberapa kali pernah dilakukan diskusi dengan pengurus ikatan alumni. Pada tahun ini bisa dilakukan diskusi dan dikonkritkan menjadi perjanjian kerja sama tertulis sehingga ikatan alumni bisa menjadi salah satu sumber dana untuk keberlangsungan program beasiswa ini. C. Program 3: Pengembangan sistem assessment untuk meningkatkan kompetensi lulusan Program pengembangan sistem assessment bertujuan untuk meningkatkan kompetensi lulusan dokter di FKUAJ. Dalam program ini terdapat dua kegiatan yaitu pemanfaatan sistem CBT dalam proses assessment dan pemanfaatan OSCE sebagai salah satu exit exam. Pada tahun 2013 diharapkan setiap blok telah menggunakan CBT sebagai bentuk ujian dan OSCE untuk exit exam. FKUAJ telah mengadakan sosialisasi mengenai kegiatan pemanfaatan sistem CBT dalam proses assessment kepada staf pendidik di lingkungan FKUAJ dan proses pembentukan bank soal CBT telah mulai berjalan. Pada akhir Juli 2011, FKUAJ telah menjadi pusat CBT-UKDI mulai periode 6 Agustus 2011 dengan menggunakan 70 komputer yang dimiliki saat ini. Dengan demikian, FKUAJ telah menjadi tuan rumah pelaksanaan UKDI dan try-out UKDI sebanyak 3 kali pada tahun Tambahan pengadaan 30 unit komputer melalui program PHK-PKPD sudah diterima pada awal tahun 2012 ini. Demikian pula telah diberitakan bahwa piranti lunak CBT dianggap cukup stabil sehingga mulai dapat didistribusikan kepada pusat-pusat penyelenggara CBT per regional. Sejak tahun 2011, FKUAJ telah menjadi salah satu center ujian untuk CBT UKDI, bahkan bersama dengan FKUI menjadi koordinator untuk try-out OSCE di wilayah II AIPKI. Selain itu, pada tahun 2012 telah dilaksanakan lokakarya penulisan soal CBT-UKDI serta lokakarya penulisan skenario OSCE yang telah menambah jumlah soal pada bank soal CBT- UKDI.Hingga tahun 2013 ini, FKUAJ telah rutin menjadi tuan rumah untuk try out dan ujian OSCE Nasional serta UKDI dan seluruh rangkaian kegiatan tersebut telah dapat berjalan dengan cukup lancar. FKUAJ saat ini telah memiliki 83 orang staf yang bersertifikasi untuk menjadi penguji OSCE Nasional. Pelatihan untuk sertifikasi penguji OSCE Nasional akan diadakan kembali pada akhir Agustus 2013 untuk menambah jumlah staf yang mampu menjadi penguji OSCE Nasional yang akan datang. Hal ini akan membantu untuk pelaksanaan program 3 dan memastikan keberlanjutan kegiatan ini setelah PHK-PKPD selesai. D. Program 4: Pemantapan KBK intitusi mitra Sejak dimulainya kerja sama dalam rangka PHK PKPD ini, sudah dilaksanakan berbagai kegiatan pelatihan dan studi banding dengan kedua institusi mitra, yaitu FK Universitas Pattimura (FK Unpatti) dan FK Universitas HKBP Nommensen (FK UHN). Telah ada 15 kegiatan yang dilaksanakan bersama FK Unpatti, terdiri dari 8 kegiatan di tahun 2011, 6 kegiatan di tahun 2012, dan 1 kegiatan di tahun Kegiatan di tahun 2011 adalah: (1) lokakarya desain cetak biru dan kurikulum; (2) lokakarya pembuatan modul; (3) lokakarya pembuatan buku ajar; (4) program magang di perpustakaan UAJ; (5) lokakarya metode SCL; 41

43 (6) pelatihan pembuatan modul audio visual; (7) pelatihan tenaga laboran dan skills lab; dan (8) lokakarya pemantapan sistem assessment. Pada akhir tahun 2011, pihak FKUAJ melakukan kunjungan monev ke kampus FK Unpatti. Kegiatan di tahun 2012 adalah (1) studi banding penyusunan kurikulum pendidikan klinik; (2) lokakarya penyusunan kurikulum pendidikan klinik; (3) lokakarya pelatihan instruktur OSCE; (4) NDT persiapan sistem pembelajaran jarak jauh oleh Pusat Komputer UAJ; (5) Lokakarya penyusunan perangkat clinical teaching KBK; dan (6) NDT pelatihan teknisi lab biomedik - anatomi. Pada tahun 2012, karena keterbatasan waktu, tidak sempat dilakukan kunjungan monev. Akan tetapi komunikasi antara pihak FK Unpatti dengan FKUAJ tetap berjalan, melalui telpon dan surel. Pada tahun 2013 sempat terjadi hambatan pelaksanaan karena dana untuk institusi pendidikan negeri mengalami penundaan pencairannya. Tetapi segera setelah masalah selesai, pihak FK Unpatti segera bergerak untuk memulai pelaksanaan berbagai kegiatan. Kegiatan tahun 2013 yang direncanakan adalah (1) In House Training (IHT): work-based assessment for clinical examiner; (2) IHT: pelatihan instruktur SL; (3) IHT: quality control in clinical teaching; dan (4) policy study dan workshop pelatihan pasien simulasi untuk pembelajaran dan penilaian hasil belajar dalam keterampilan klinik. Untuk keempat kegiatan yang terakhir ini, baru kegiatan IHT: work-based assessment for clinical examiner yang terlaksana. Yang lain mengalami kemunduran karena penyesuaian jadwal, libur yang cukup panjang, dan cuaca di kota Ambon yang tidak mendukung. Kegiatan monev akan dilaksanakan pada bulan September Rangkaian kegiatan yang telah dilaksanakan oleh FK UHN sejak tahun 2011 terdiri dari 26 kegiatan, yaitu 12 kegiatan di tahun 2011, 13 kegiatan di tahun 2012, dan 1 kegiatan di tahun Kegiatan di tahun 2011 adalah: (1) kajian implementasi pelaksanaan KBK di FKUAJ; (2) lokakarya desain cetak biru dan kurikulum; (3) lokakarya pembuatan modul dan buku ajar; (4) kajian implementasi sistem penjaminan mutu; (5) lokakarya metode SCL; (6) program magang di perpustakaan UAJ; (7) NDT sistem penjaminan mutu di FKUAJ; (8) pelatihan tenaga laboran dan skills lab; (9) kajian implementasi sistem informasi KBK; (10) kajian implementasi sistem kepaniteraan klinis; (11) lokakarya pemantapan sistem assessment; dan (12) lokakarya sistem penjaminan mutu. Menjelang akhir tahun 2011, FKUAJ melakukan kunjungan monev ke FK UHN. Kegiatan kemitraan yang telah dilakukan di tahun 2012 adalah: (1) NDT pembuatan materi ajar audio visual; (2) NDT teknik penggunaan audio visual; (3) NDT persiapan RS Pendidikan dan kecukupan fasilitas dan kasus untuk pendidikan klinik; (4) NDT standar buku panduan dan instrumen kepaniteraan; (5) NDT auditor sistem penjaminan mutu institusi; (6) lokakarya metode pembelajaran e-learning; (7) lokakarya penyusunan panduan dan evaluasi karya tulis ilmiah; (8) NDT laboran untuk pengawetan kadaver yang akan digunakan untuk praktikum anatomi; (9) NDT pembuatan preparat histopatologi; (10) NDT untuk laboran mengenai pewarnaan dan pengawetan parasit serta persiapan praktikum; (11) NDT untuk laboran sebagai persiapan praktikum fisiologi; dan (12) lokakarya perumusan buku standar kepaniteraan klinik. Pada pertengahan tahun 2012, pihak FKUAJ melakukan kunjungan monev ke FK UHN. Tetapi tidak sempat melakukan kunjungan monev pada akhir tahun Kegiatan di tahun 2013 sebenarnya telah direncanakan: (1) lokakarya sosialisasi standar pelaksanaan sistem kepaniteraan klinik; (2) pelatihan laboran farmakologi; (3) pelatihan laboran biokimia; dan (4) pelatihan laboran patologi klinik. Yang telah dilaksanakan adalah lokakarya 42

44 sosialisasi standar pelaksanaan sistem kepaniteraan klinik, yang sebenarnya merupakan kegiatan untuk tahun 2012 yang tertunda karena masalah dana. Pertemuan ketiga institusi di FKUAJ hanya terlaksana di akhir tahun Pada akhir tahun 2012 ketiga institusi tidak dapat bertemu secara khusus untuk membahas monev. Akan tetapi dapat memanfaatkan kesempatan bertemu pada saat acara PHK PKPD yang diselenggarakan oleh pihak Dikti untuk membicarakan hal-hal tersebut, selain melalui telepon dan surel. Untuk tahun ini direncanakan agar sesama institusi mitra dapat saling mengunjungi sehingga ketiga institusi dapat saling mengenal dan bekerja sama dengan baik. Selain kegiatan-kegiatan yang merupakan bagian dari program kemitraan PHK-PKPD, FKUAJ juga mengundang pihak institusi mitra untuk seminar-seminar yang dilaksanakan oleh FKUAJ dan berbagai kegiatan pelatihan internal yang dilakukan oleh FKUAJ seperti pelatihan persiapan OSCE nasional. FK Unpatti sejak akhir tahun 2012 telah menjadi FK Unpatti, dan telah mendapat akreditasi C dari BAN-PT. Sedangkan untuk FK UHN telah divisitasi oleh asesor dalam rangka pengajuan akreditasi mereka (19-20 Juli 2013), tetapi belum mendapat hasil/status akreditasinya. 43

45 LAMPIRAN Lampiran - 1

46 Tabel 3.2. PENGEMBANGAN STAF Tahun 2013: Pendidikan Tidak Bergelar Domestik Lampiran 1.A. Biaya Total, RIP Tahun 2013 Rp 15,167, Commited (yang sudah Rp 15,167, dibelanjakan dan sudah terikat kontrak) Uncommited Rp - No. Tahap Bobot (%) 1 Persetujuan TOR 10% 2 Surat Penerimaan dari universitas tujuan 15% 3 Surat PIU/Rektor mengenai pengajuan calon 5% 4 Persetujuan dari CPCU dan/atau Ditdiktendik 10% 5 Pelaksanaan* 55% 6 Laporan kemajuan/akhir 5% Total 100% No. Nama Lembaga Tujuan si 1 nn FK UGM DNDT Gerontologi & Geriatri Total Program Bidang/ Spesialisa Laporan Capaian Biaya Capaian Tanggal Target Pelaksan KemajuanA % Maks. Bobot ToT Fisik Kontrak (hari) aan (55%) RIP Committed 10% 15% 5% 10% khir (5%) (%) 15,167, ,167, % 0% 0% 0% n/a % % 10% 15,167, ,167, % 10% Lampiran - 2

47 Tabel 3.2. PENGEMBANGAN STAF Tahun 2013: Pendidikan Tidak Bergelar Luar Negeri LAPORAN MIDTERM 2013 PHK-PKPD FKUAJ Lampiran 1.B. 1 Lampiran - 3

48 Tabel 3.2. PENGEMBANGAN STAF Tahun 2013: Pendidikan Tidak Bergelar Luar Negeri LAPORAN MIDTERM 2013 PHK-PKPD FKUAJ Lampiran 1.B. 2 Biaya Total, RIP Tahun 2012 Committed Uncommitted Rp189,255, Rp189,255, Rp0.00 No. Tahap Bobot (%) 1 Persetujuan TOR 10% 2 Surat Persetujuan dari universitas/lembaga training 15% 3 Surat PIU/Rektor mengenai pengajuan calon 5% 4 Persetujuan dari CPCU 5% 5 Persetujuan dari Ditdiktendik 5% 6 Persetujuan dari Setkab 5% 7 Visa & Paspor 5% 8 Pelaksanaan 45% 9 Laporan Total 5% 100% Capaian Lembaga Bidang/ Biaya Capaian Tanggal Target Pelaksanaan Laporan No. Nama Program % Maks. Bobot ToT Fisik Tujuan Spesialisasi Kontrak (hari) (45%) (5%) RIP Committed 10% 15% 5% 5% 5% 5% 5% (%) 1 nn 189,255, ,255, % 0% 0% 0% 0% 0% 0% 20 0% 0% 100% % 0.0% Kedokteran Geriatri 2 nn 20 0% 0% 100% % 0.0% Total 189,255, ,255, % Lampiran - 4

49 Lampiran 2.A. Tabel 3.6a. PENGADAAN BARANG Tahun Lampiran - 5

50 Lampiran - 6

51 Lampiran 2.B. Tabel 3.6b. PENGADAAN BUKU Tahun Lampiran - 7

52 Tabel 3.6c. PENGADAAN FURNITURE Tahun 2013 LAPORAN MIDTERM 2013 PHK-PKPD FKUAJ Lampiran 2.C. Lampiran - 8

53 Tabel 3.7. PENGEMBANGAN PROGRAM PENYUSUNAN MONOGRAF Tahun 2013 Lampiran 3. Biaya Total, RIP Tahun 2013 Rp 128,085, Committed Rp 128,085, Uncommitted Rp - No. Tahap Bobot (%) 1 Persetujuan TOR 10% 2 Undangan 5% 3 Pelaksanaan 60% 4 Evaluasi dan Pelaporan Total 25% 100% No. Program 1 Penyusunan Monograf Bidang Unggulan FKUAJ 2 N Total Jenis Program (Workshop, Seminar, dll) Penulisan monograf Capaian RIP Capaian Fisik Bobot TOR Persiapan Pelaksanaan Laporan RIP Commited (%) (10%) (5%) (60%) (25%) 128,085, ,085,000 10% 5% 0% 0% % 128,085, ,085,000 10% 5% 0% 0% % Lampiran - 9

54 Tabel 3.8c. TENAGA AHLI KEMITRAAN FK UHN Tahun 2013 Biaya Total, RIP Tahun 2013 Rp4.00 Lampiran 4.A. Commited Uncommited Rp4.00 Rp0.00 No. Tahap Administrasi Bobot (%) 1 MOU Kemitraan antara PT A dan PT B 15% 2 Persetujuan TOR dan kriteria seleksi 10% 3 Surat Tugas dari institusi (Rektor) 5% 4 Proposal dari calon TA 5% 5 Kontrak 5% 6 Laporan interim 20% 7 Laporan kemajuan 20% 8 Evaluasi, diseminasi dan pelaporan Total 20% 100% No. Nama Konsultan % Max Bobot ToT RIP Commited Persiapan Pelaksanaan Pelaporan (40%) (40%) (20%) (%) 1 Soegianto/Jimmy Medical Education % 40% 20% % 2 Dept. Farmakologi Laboratorium % 0% 0% % 3 Dept. Biokimia Laboratorium % 0% 0% % 4 Dept. Patologi Klinik Laboratorium % 0% 0% % Total Bidang/ Spesialisasi Biaya Capaian Target (Hari) Capaian Fisik % 40% 20% % TOR 1 - UHN Lokakarya Sosialisasi Standar Pelaksanaan Sistem Kepaniteraan Klinik Mei 2013 Soegianto/Jimmy TOR 2 - UHN Pengembangan Staf Non-Gelar Laboran Farmakologi April 2013 Dept. Farmakologi TOR 3 - UHN Pengembangan Staf Non-Gelar Laboran Biokimia Maret 2013 Dept. Biokimia TOR 4 - UHN Pengembangan Staf Non-Gelar Laboran Patologi Klinik Mei 2013 Dept. Patologi Klinik Lampiran - 10

55 Tabel 3.8c. TENAGA AHLI KEMITRAAN FK UNPATTI Tahun 2013 Biaya Total, RIP Tahun 2013 Rp5.00 Lampiran 4.B. Commited Uncommited Rp5.00 Rp0.00 No. Tahap Administrasi Bobot (%) 1 MOU Kemitraan antara PT A dan PT B 15% 2 Persetujuan TOR dan kriteria seleksi 10% 3 Surat Tugas dari institusi (Rektor) 5% 4 Proposal dari calon TA 5% 5 Kontrak 5% 6 Laporan interim 20% 7 Laporan kemajuan 20% 8 Evaluasi, diseminasi dan pelaporan Total 20% 100% No. Nama Konsultan RIP Commited Persiapan Pelaksanaan Pelaporan (40%) (40%) (20%) (%) 1 Jimmy/Edihan Medical Education % 40% 20% Agung/Veronika Medical Education % 0% 0% Felicia/Jimmy Medical Education % 0% 0% Eva/Tim SL Medical Education % 0% 0% Eva Medical Education % 0% 0% Total Bidang/ Spesialisasi Biaya Capaian Target (Hari) % Max Bobot ToT Capaian Fisik % 40% 20% Lampiran - 11

56 TOR 1 - Unpatti IHT: Work-based Assessment for Clinical Examiner Juli 2013 Jimmy/Edihan TOR 2 - Unpatti IHT: Pelatihan Instruktur Skills Lab Juli 2013* Agung/Veronika TOR 3 - Unpatti IHT: Quality Control in Clinical Teaching Juli 2013* Felicia/Jimmy TOR 4a - Unpatti Policy Study : Pelatihan Pasien Simulasi. Mgg II Agustus 2013* Eva/Tim SL TOR 4b - Unpatti Workshop : Pelatihan Pasien Simulasi.. Mgg IV Agustus 2013* Eva * Belum terlaksana Lampiran - 12

57 Tabel HIBAH PENELITIAN JUNIOR Tahun 2013 Biaya Total, RIP Tahun 2013 Rp 200,000, Committed Rp 192,549, Uncommitted Rp 7,450, Lampiran 5.A. No. Tahap Administrasi Bobot (%) 1 Persetujuan TOR dan Panduan Hibah 10% 2 SK Tim Reviewer/ Panitia Seleksi 3% 3 Pemasukan proposal 5% 4 Evaluasi proposal 5% 5 Persetujuan pemenang 2% 6 Kontrak 5% 7 Laporan interim 15% 8 Laporan kemajuan 20% 9 Laporan akhir 25% 11 Seminar hasil hibah penelitian Total 10% 100% No. Judul PIC Honor reviewer seleksi proposal (15 proposal, 3 reviewer ) Sosialisasi Sekretariat: bahan habis pakai, biaya komunikasi, penggandaan materi, stationery Monitoring dan evaluasi pemenang Research grant (2 orang, 4 judul) Zita Arieselia Zita Arieselia Zita Arieselia Zita Arieselia Capaian Biaya Capaian Target Fisik % Maks. Bobot ToT Persiapan Pelaksanaan (Bulan) RIP Committed (%) (30%) (70%) 9,000, ,000, % 70% 3 50% % 500, % 0% 1 0% % 1,500, % 0% 10 0% % 4,000, % 0% 10 0% % Lampiran - 13

58 5 6 7 Pengaruh sumber penularan melalui Napza Suntik terhadap hepatoksisitas pada pengobatan ARV lini pertama yang menggunakan Nefiravir (Bryany Titi Santi) Profil Konsentrasi Estradiol Serum dan Sarkopenia pada Pasien Perempuan Lanjut Usia di Ruang Rawat Inap Penyakit Dalam-Rumah Sakit Atma Jaya, Jakarta (Rensa) Uji Mikrobiologis Makanan dan Minuman yang dijual di Depan Sekolah Dasar di Wilayah Kelurahan Pluit Kecamatan Penjaringan, Jakarta Utara (Yulia Tanti Narwati) Bryany Titi Santi 50,000, ,770, % 40% 10 50% % Rensa 50,000, ,790, % 40% 10 50% % Yulia Tanti Narwati 50,000, ,049, % 40% 10 50% % 8 Faktor-faktor yang mempengaruhi dan pola penyebaran MDR TB di RSUD Serang (Hadiyanto) Total Hadiyanto 50,000, ,940, % 40% 10 50% % 19% 200,000, ,549, % 160% % Lampiran - 14

59 Tabel HIBAH PENELITIAN SENIOR Tahun Biaya Total, RIP Tahun 2012 Rp 310,400, Committed Rp 55,746, Uncommitted Rp 254,653, Lampiran 5.B. No. Tahap Administrasi Bobot (%) 1 Persetujuan TOR dan Panduan Hibah 10% 2 SK Tim Reviewer/ Panitia Seleksi 3% 3 Pemasukan proposal 5% 4 Evaluasi proposal 5% 5 Persetujuan pemenang 2% 6 Kontrak 5% 7 Laporan interim 15% 8 Laporan kemajuan 20% 9 Laporan akhir 25% 11 Seminar hasil hibah penelitian Total 10% 100% No. Judul PIC 1 honor reviewer yulia tanti narwati 2 sosialisasi yulia tanti narwati 3 monitoring yulia tanti narwati 4 sekretariat yulia tanti narwati Biaya Capaian Capaian Fisik Target % Maks. Bobot ToT Persiapan Pelaksanaan (Bulan) RIP Committed (%) (30%) (70%) 5,400, ,600, % 70% 1 70% % 500, % 0% 1 0% - 0% 30,000, % 0% 12 0% - 0% 1,500, % 0% 12 0% - 0% Lampiran - 15

60 5 Detterminan sosial yang mempengaruhi disabilitas pada lanjut usia dan kesenjangan upaya kesehatan lansia di Jakarta tahun Prof. dr dan 2012 Charles Surjadi, MPH, PhD 6 Indeks Masa Tubuh, Indeks Masa Tulang Pada Lansia Dengan Kejadian Penambahan Derajat Kelengkungan Tulang Belakang dr. Tena Djuartina, M. Biomed 100,000, ,572, % 60% 18 70% % 100,000, ,250, % 60% 18 70% % 7 Evaluasi Metode AF Genital System untuk Mendeteksi Mycoplasma hominis dan Ureaplasma urealyticum Total dr. Kunadi Tansil 100,000, ,672, % 35% 12 70% % 300,000, ,494,000 90% 155% % % Lampiran - 16

61 Tabel BEASISWA MAHASISWA Tahun 2013 Lampiran 6 Lampiran - 17