PANDUAN PELAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PENGGUNAAN ANGGARAN RENCANA PENGEMBANGAN PROGRAM STUDI (RPPS) DAN RENCANA PENGEMBANGAN FAKULTAS (RPF)

Transkripsi

1 PANDUAN PELAPORAN MIDTERM PELAKSANAAN KEGIATAN DAN PENGGUNAAN ANGGARAN RENCANA PENGEMBANGAN PROGRAM STUDI (RPPS) DAN RENCANA PENGEMBANGAN FAKULTAS (RPF) PROGRAM PENGUATAN DAN PEMBERDAYAAN PROGRAM STUDI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURAKARTA JANUARI 2011

2 KATA PENGANTAR Assalammu alaikum Wr Wb Program Penguatan dan Pemberdayaan Program Studi (P4S) yang telah dimulai sejak awal Tahun Ajaran 2010/2011 oleh Universitas Muhammadiyah Surakarta merupakan upaya untuk mengembangkan perguruan tinggi secara berkesinambungan. Sejak Tahun Anggaran 2010, dimulailah sistem program yang berbasiskan institusi mulai dari program studi, fakultas, dan laboratorium. Dalam P4S ini, setiap unit akademik akan bertanggung jawab penuh mulai dari pengajuan rencana pengembangan, pengelolaan program, dan mempertanggung jawabkan hasil dari pelaksanaan program program kegiatan tersebut. Pelaksanaan P4S diharapkan akan mendorong setiap unit akademik untuk menyusun rencana pengembangan yang mengacu ke masa depan, dengan memberdayakan setiap sumberdayanya sebagai ujung tombak kemajuan tinggi. Program ini juga dirancang agar program studi, fakultas, dan laboratorium benar benar memperhatikan visi, misi dan rencana strategis pengembangan institusi sebagai landasan penyusunan kegiatan. Disamping itu, usulan program yang mengacu pada analisis evaluasi diri dan bersifat terintegrasi terhadap Sasaran Mutu UMS dan target nilai Akreditasi A diharapkan akan lebih memberikan hasil yang signifikan dalam pencapaian tujuan institusi dengan indikator yang terukur. Dalam kerangka tersebut di atas, Panduan Penyusunan Laporan Midterm merupakan hal yang sangat penting sebagai upaya untuk mengetahui keberhasilan pelaksanaan program dan untuk mengevaluasi kinerja seluruh kegiatan yang dirancang. Kesungguhan dalam melaksanakan program dan menyusun laporan kegiatan menjadi modal utama untuk dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan disepakati dalam RIT (Rencana Implementasi Tahunan). Atas perhatian dan kerjasamanya, disampaikan terima kasih. Wassalammu alaikum Wr Wb Wakil Rektor 1 Drs. H. Muhammad Musiyam, M.TP. Panduan Laporan MID TERM Halaman ii

3 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i KATA PENGANTAR... ii DAFTAR ISI... iii 1. PENDAHULUAN TUJUAN RUANG LINGKUP JENIS PELAPORAN PENILAIAN DAN AUDIT LAPORAN JADWAL PELAPORAN DAN MONEV P4S KETENTUAN LAIN... 6 Panduan Laporan MID TERM Halaman iii

4 1. PENDAHULUAN Komitmen UMS untuk mewujudkan tujuannya, direpresentasikan dengan kebijakan dan sasaran mutu yang bertumpu pada program studi. Kebijakan Mutu UMS adalah UMS berkomitmen untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas dalam keilmuan dan ketrampilan, serta mengembangkan riset bidang IPTEKS yang dikenal secara internasional, sesuai dengan nilai-nilai ke-islaman dan perundangan yang berlaku dengan mengupayakan peningkatan mutu secara berkesinambungan. Sasaran Mutu UMS adalah standar mutu yang diturunkan dari kebijakan mutu UMS yang bersifat strategis, spesifik, dapat diukur, realistis, dan dapat dicapai dalam kurun waktu tertentu. Sasaran Mutu yang ditetapkan secara internal oleh UMS tertera sebagaimana pada Tabel 1. Tabel 1. Sasaran Mutu UMS 1. Mahasiswa lulus tepat waktu ( 4 tahun untuk S-1) minimal 10%. 2. Lulusan bekerja pada bidang yang relevan dengan waktu tunggu 1 tahun minimal 40%, dan bekerja sebagai wirausahawan (menciptakan lapangan kerja) dalam satu tahun pertama minimal 5%. 3. Lulusan memiliki skor Tes Kompetensi Bahasa Inggris 450 minimal 50%. Skor yang digunakan berdasar skala skor TOEIC (Test of English International Communication). 4. Lulusan bisa mengaplikasikan Paket Office (Word Processor, Spread Sheet, Software Presentasi) minimal 95%. 5. Lulusan memiliki IPK 3,00 minimal 65%. 6. Lulusan memiliki nilai AIK (Al-Islam Kemuhammadiyahan) B Minimal 90%. 7. Dosen melakukan penelitian dan pengabdian masyarakat 1 kali dalam 1 tahun minimal 50%. 8. Dosen melakukan publikasi ilmiah dalam media terakreditasi 2 kali dalam 1 tahun minimal 25%. Sumber: Manual Mutu UMS (QAC, 2009) Adapun acuan eksternal, UMS mengacu kepada Standar Akreditasi A dari BAN-PT yang sekaligus menjai point of reference kegiatan Program Penguatan dan Pemberdayaan Program Studi (P4S) ini. Kedua acuan mutu tersebut diraih melalui rencana pengembangan UMS 2010/2011 sampai dengan 2013/2014 yang disajikan melalui skema dalam Gambar 1. Panduan Laporan MID TERM Halaman 1 dari 6

5 Gambar 1. Lingkup Pengembangan UMS Jangka Pendek (QAC-Tim PHKI: Evaluasi Diri, 2009) P4S dijalankan dalam siklus yang menunjukkan keberlanjutan program pengembangan baik di tingkat Fakultas, Program Studi, dan Laboratorium sebagaimana ditunjukkan pada Gambar 2. Sesuai siklus tersebut maka monitoring dan evaluasi (MONEV) dilakukan selama pelaksanaan kegiatan termasuk MONEV pada midterm (tengah tahun pelaksanaan). MONEV P4S pada midterm ditujukan untuk menjaga efektivitas dan efisiensi kegiatan serta menemukan hambatan dan kendala yang ditemui selama pelaksanaan kegiatan pengembangan. Siklus Aktivitas Negoisasi Anggaran Pencairan Anggaran Evaluasi Diri Rencana Implementasi Rencana Tahunan Pengembangan (4 tahun) Pelaksanaan Evaluasi & monitoring Pelaporan Gambar 2. Siklus Program Penguatan dan Pemberdayaan Program Studi Panduan Laporan MID TERM Halaman 2 dari 6

6 2. TUJUAN Menjamin agar pelaksanaan pelaporan kegiatan dan penggunaan anggaran Rencana Pengembangan Program Studi (RPPS) dan Rencana Pengembangan Fakultas (RPF) dapat berjalan secara tertib, efektif, dan efisien sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. 3. RUANG LINGKUP Pelaporan RPPS mulai dari jenis, waktu, pelaksana, maupun pengevaluasi pelaporan pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran keuangan RPPS dan RPF. RPPS adalah program pengembangan program studi (prodi) yang disusun oleh prodi dalam kurun waktu tertentu dengan mendasarkan pada hasil evaluasi diri prodi. Sedangkan RPF adalah program pengembangan pada tingkat fakultas. 4. JENIS PELAPORAN Pelaporan RPPS dibuat dalam 2 jenis laporan: Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan. a. Laporan Kegiatan adalah jenis pelaporan yang harus dibuat oleh prodi/fakultas terkait pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang direncanakan dalam RPPS/RPF, disertai dengan bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan. Laporan Kegiatan untuk tiap kegiatan berisi uraian singkat tentang: I. LATAR BELAKANG (berkait evaluasi diri), II. TUJUAN III. PELAKSANAAN (waktu, tempat, peserta/narasumber/panitia/tim pelaksana) IV. KELUARAN (OUTPUT) DAN DAMPAK (OUTCOME) KEGIATAN (uraikan hasil yang didapatkan dalam kegiatan termasuk topic/judul/tema yang berkaitan kegiatan dan dampak yang muncul dengan adanya luaran tersebut) V. KENDALA/HAMBATAN (Hal-hal yang menjadi kendala/penghambat yang ditemui beserta strategi penanganan masalahnya) Panduan Laporan MID TERM Halaman 3 dari 6

7 Pelaporan disertai dengan bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan. Bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan dapat berupa foto kopi: surat undangan, presensi kehadiran, notulensi, artikel, sertifikat, dan dokumen lain yang mendukung pembuktian pelaksanaan kegiatan. b. Laporan Keuangan adalah jenis pelaporan yang harus dibuat oleh prodi/fakultas terkait penggunaan anggaran pelaksanaan kegiatan yang direncanakan dalam RPPS/RPF, disertai dengan bukti-bukti penggunaan anggaran. Laporan keuangan mengikuti format pelaporan yang berlaku. Laporan Keuangan untuk tiap kegiatan berisi uraian singkat tentang: I. JENIS KEGIATAN (sesuai proposal RPPS), II. WAKTU PELAKSANAAN III. ANGGARAN YANG DIAJUKAN IV. ANGGARAN YANG DIGUNAKAN VI. NERACA ANGGARAN UNTUK KEGIATAN YANG DIMAKSUD Pelaporan disertai dengan bukti-bukti fisik penggunaan anggaran. Bukti-bukti fisik penggunaan anggaran dapat berupa: kwitansi pembayaran, daftar honor, dan bukti lain yang terkait pembayaran/penggunaan uang. Penanggung jawab Pelaporan RPPS untuk Laporan Kegiatan disusun oleh Ketua Prodi dengan pengesahan Dekan, sedangkan Laporan Keuangan disusun oleh Sekretaris Prodi dengan pengesahan Ketua Program Studi dan Pimpinan Fakultas. Penanggung jawab Pelaporan RPF untuk Laporan Kegiatan disusun oleh Dekan atau Wakil Dekan I dengan pengesahan Dekan, sedangkan Laporan Keuangan disusun oleh Wakil Dekan II dengan pengesahan Dekan. Semua laporan (pelaporan kegiatan dan pelaporan penggunaan anggaran) disiapkan terlebih dahulu dalam bentuk fisik (paper based) kemudian dilaporkan melalui pelaporan on line. Upload Laporan Kegiatan dan Penggunaan Anggaran dilakukan melalui aplikasi yang disediakan IT secara online di alamat Pada bagian uraian kegiatan, Panduan Laporan MID TERM Halaman 4 dari 6

8 disampaikan isi pelaporan sesuai sistematika di atas. Materi yang di-upload adalah soft file Laporan Kegiatan beserta bukti-bukti fisik pelaksanaan kegiatan. Pengkonversian bukti fisik ke dalam bentuk soft file dilakukan melalui proses scanning. 5. PENILAIAN DAN AUDIT LAPORAN Biro Keuangan melakukan penilaian Laporan Keuangan sebagai dasar pertimbangan pencairan anggaran berikutnya. KaPMP melakukan pengecekan/monitoring terhadap arsip Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan RPPS. KaPMP meng-input-kan catatan hasil monitoring Laporan Kegiatan dan Laporan Keuangan RPPS ke Program Aplikasi yang disediakan IT secara online. Ketua QAC melakukan penilaian atas pelaporan kegiatan, penggunaan anggaran, monitoring Biro Keuangan, dan monitoring KaPMP. 6. JADWAL PELAPORAN DAN MONEV P4S 1. Pelatihan pelaporan on line bagi Dekan, Kaprodi, dan Sekprodi 2. Pengisian laporan on line oleh Program Studi dan Fakultas 3. Desk Evaluasi Laporan on line oleh Reviewer 4. Site Visit Reviewer ke Fakultas dan Program Studi Januari Januari Januari Februari 2011 Panduan Laporan MID TERM Halaman 5 dari 6

9 7. KETENTUAN LAIN Penyusunan pelaporan mengacu pada SOP dan Form tentang Prosedur Pelaporan RPF (PPK-UMS/34 18 Oktober 2010) dan Prosedur Pelaporan RPPS (PPK-UMS/33 18 Oktober 2010) beserta lampiran-lampirannya, yaitu: - Formulir Pelaporan Kegiatan RPF (FM-UMS-AP-FPL-PPK-34/R0) - Formulir Pelporan Keuangan RPF (FM-UMS-AP-FPL-PPK-34/R0) - Formulir Pelaporan Kegiatan RPPS (FM-UMS-AP-FPL-PPK-33/R0) - Formulir Pelporan Keuangan RPPS (FM-UMS-AP-FPL-PPK-33/R0) Pedoman penilaian dan audit pelaporan kegiatan dan penggunaan anggaran mengacu pada pedoman penyusunan Rencana Kegiatan dan pagu anggaran yang telah ditetapkan sebagaiamana pada Panduan Laporan MID TERM Halaman 6 dari 6