PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Tahun 2012 LAPORAN TENGAH TAHUN UNIVERSITAS BENGKULU

Transkripsi

1 PROGRAM HIBAH KOMPETISI PENINGKATAN KUALITAS PENDIDIKAN DOKTER (PHK PKPD) Tahun 2012 LAPORAN TENGAH TAHUN UNIVERSITAS BENGKULU Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Agustus 2012

2

3 DAFTAR ISI DAFTAR ISI... i DAFTAR TABEL... ii RINGKASAN EKSEKUTIF... iii BAB 1. PENDAHULUAN... 1 BAB 2. IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM Organisasi pelaksana kegiatan Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan... 4 BAB 3. HASIL YANG DICAPAI Status indikator kinerja untuk masing-masing aktivitas Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya (Lampiran 3) Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas (Lampiran 4) Analisis capaian kinerja program, pengadaan dan keuangan hingga 31 Juli Analisis capaian kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir, dan lain-lain BAB 4. RENCANA SELANJUTNYA Rencana pengeluaran anggaran sampai dengan Desember 2012 (Format 3) Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk periode Agustus hingga Desember Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga Desember BAB 5. EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS i

4 DAFTAR TABEL Tabel 1 Indikator Kinerja Utama... 7 Tabel 2 Rekapitulasi Capaian Fisik Kegiatan Tahun Tabel 3 Rekapitulasi Realisasi Anggaran Per Komponen Biaya Tabel 4 Rencana pengeluaran anggaran sampai dengan Desember Tabel 5 Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk periode Agustus hingga Desember ii

5 RINGKASAN EKSEKUTIF Dua program utama PSPD Unib yang diajukan dalam hibah PKPD ini adalah (1) PEMANTAPAN PROSES PENDIDIKAN UNTUK MENGHASILKAN LULUSAN SESUAI STANDAR KOMPETENSI NASIONAL dan (2) PROGRAM PENGEMBANGAN KAPASITAS DAN PENJAMINAN MUTU MANAJEMEN PSPD UNIVERSITAS BENGKULU. Program pengembangan yang direncanakan tersebut memuat beberapa aktivitas utama yang akan dilakukan yaitu: 1. PEMANTAPAN PROSES PENDIDIKAN UNTUK MENGHASILKAN LULUSAN SESUAI STANDAR KOMPETENSI NASIONAL akan dilaksanakan dengan rancangan kegiatan sebagai berikut (1) Peningkatan Kuantitas dan Kualitas Input Mahasiswa, (2) Peningkatan Kualitas Pembelajaran Modul General Education, Muatan Lokal dan Elektif, (3) Pengembangan Modul Integrated Medical Sciences yang mandiri dan Modul Clinical Practice, dan (4) Penumbuhan soft skill dan life skill mahasiswa Sejak Dini. Output dari program ini adalah: (1) meningkatnya kuantitas dan kualitas input mahasiswa, (2) tersedianya modul blok general education, muatan lokal dan elektif, (3) meningkatnya jumlah kelulusan mahasiswa pada modul integrated medical sciences, clinical practice, dan (4) meningkatnya kreativitas mahasiswa, jiwa sosial dan kepemimpinan. 2. PROGRAM PENGEMBANGAN KAPASITAS DAN PENJAMINAN MUTU MANAJEMEN PSPD UNIVERSITAS BENGKULU dengan rancangan kegiatan sebagai berikut (1) Peningkatan Manajemen Pengelolaan PSPD Unib, dan (2) Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu PSPD dan Peningkatan Kualitas Standar Layanan Minimum Akademik. Output dari program ini adalah (1) tercapainya persiapan akreditasi PSPD Unib dan (2) tercapainya sistem penjaminan mutu di PSPD Unib. Outcomes yang diharapkan dari dari kedua program ini adalah berdirinya Fakultas Kedokteran Unib yang didukung oleh ketersediaan sumber daya manusia, kurikulum yang efektif, serta sarana dan prasarana pendukung yang memadai untuk menunjang proses pembelajaran yang efektif dan efisien sehingga dapat menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi dokter Indonesia. Capaian fisik tertinggi adalah kegiatan Pengembangan Staf Bergelar Dalam Negeri sebesar 75%. Kegiatan swakelola lainnya seperti magang, pengembangan program, tenaga ahli kemitraan ratarata masih dalam tahap persetujuan ToR sehingga rata-rata sekitar 25%. Kemajuan signifikan terjadi pada kegiatan pengadaan baik pekerjaan sipil, pengadaan barang, dan pengadaan furniture dimana telah dilakukan proses pelelangan kecuali untuk paket Pengadaan Buku dan pekerjaan sipil Renovasi Gedung Rumah Sakit Pendidikan. Kegiatan Hibah pengajaran melalui penunjukkan telah ditunjuk Modul beserta tim penanggungjawab modul untuk menyusun proposal untuk di review oleh reviewer dan proposalnya sedang dalam tahap review. Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas sampai bulan Juli 2012 adalah sebesar Rp. 861,330,800,- atau 9,2% dari total dana tersedia. Ada satu kegiatan lokakarya persiapan pendirian fakultas sudah dilaksanakan namun belum dapat dibayarkan karena adanya regulasi dari KPPN. Status indicator kinerja baik Indikator Kinerja Utama maupun Indikator Kinerja Antara ketercapaian atau yang melebihi target akhir tahun 2012 adalah sebesar 32,25%. Ketercapaian indikator yang telah sama atau melampaui target akhir tahun 2012 adalah pada poin Ketercukupan skor akreditasi, Jumlah pendaftar seleksi masuk PSPD, Akses WEB PSPD, Persentase Pencapaian program kerja Organisasi mahasiswa, Jumlah proposal penelitian staf PSPD yang didanai DP2M Dikti dan atau PNBP Unib, Jumlah proposal pengabdian yang didanai DP2M Dikti iii

6 dan atau PNBP Unib, Capain Kinerja MEU di PSPD (%), Pengembangan staf Dokter, serta Tersosialisasinya sistem penjaminan mutu akademik di PSPD Unib (%). Tiga Indikator Utama yang belum dapat dicapai adalah IPK mahasiswa tahun I, Dilaksanakannya KBK dan Peningkatan Kelulusan Modul (%) dan Rata-rata nilai kelulusan UKDI. Kelululusan Progres Test yang dilakukan oleh PSPD terhadap mahasiswa tingkat I rata-rata 30, tingkat II rata-rata 21, dan tingkat III rata rata 36, dengan kisasaran nilai dari 3 sd 48. Beberapa Indikator Antara yang masih cukup jauh dari target akhir tahun 2012 diantaranya adalah Progres penyusunan dan penerapan modul muatan lokal dan elective (%), Kelulusan Try out UKDI (%), Nilai Blok Kelulusan Modul Clinical Practice di atas 70 (%), Persentase mahasiswa yang aktif dalam tim bantuan medis, Jumlah publikasi yang dilakukan oleh staf PSPD Unib per tahun, Tersedianya dokumen dan manual mutu akademik (%), serta Terbentuknya unit penjaminan mutu di tingkat PSPD. Kesemuanya diperkirakan dapat dicapai setelah implementasi kegiatan sampai pada akhir tahun Kekuatan yang dimiliki oleh PSPD Universitas Bengkulu dan PIU PHK PKPD Universitas Bengkulu terletak pada komitmen yang masih cukup besar untuk mensukseskan program ini. Pimpinan di tingkat universitas juga sangat menaruh perhatian bagi kesuksesan kegiatan ini sehingga akan mengambil langkah apapun berdasarkan koridor peraturan yang berlaku. Kelemahan utama yang dihadapi oleh Universitas Bengkulu dan PIU PHK -PKPD Universitas Bengkulu adalah terbatasnya jumlah tenaga edukatif terutama yang berlatar belakang pendidikan dokter. Pada tahun ajaran 2012, 2 orang PIC PHK PKPD Unib berpendidikan dokter juga melanjutkan pendidikan S2. Situasi ini sangat menyulitkan bagi PIU PHK PKPD Unib untuk implementasi kegiatan. Strategi yang akan dilakukan adalah dengan mengganti PIC dengan salah seorang dokter yang saat ini masih bertugas serta pimpinan universitas telah menganggarkan dana melalui PNBP untuk merekrut dosen kontrak. Implementasi program kegiatan tahun 2012 sampai dengan bulan Desember 2012 adalah sebagai berikut: 1. Pengembangan staf dijadwalkan sesuai dengan rencana, dimana aka ada penambahan 1 calon tenaga pengajar PSPD yang akan melanjutkan studi di FKUI. 2. Pengembangan staf tidak bergelar dalam negeri telah dilakukan penelusuran tempat disertai dengan kontak yang dilakukan oleh PIC untuk menjadwalkan waktu implementasi. Dijadwalkan kegiatan tersebut akan dilakukan paling lambat pada bulan Nopember Pengembangan staf tidak bergelar luar negeri sedang dilakukan penelusuran kegiatan seminar yang terkait dengan pengembangan PSPD Unib. Penelusuran dilakukan oleh PIC dan calon peserta magang. Dijadwalkan kegiatan tersebut akan dilakukan paling lambat pada bulan Nopember Kegiatan Pekerjaan Sipil akan diselesaikan pada bulan Nopember 2012, namun untuk satu kegiatan Renovasi Gedung Rumah Sakit meskipun dapat dikontrakkan pada tahun 2012 tetapi pembayarannya akan dilaksanakan pada tahun Kegiatan Pekerjaan Pengadaan Barang akan dapat dilaksanakan pada Quarter 3 dan 4 dan direncanakan pada dapat diselesaikan paling lambat pada pertengahan bulan Desember Kegiatan Pengadaan Buku akan dilaksanakan pada quarter 3 tahun 2012 dan direncanakan akan diselesaikan sampai dengan bulan Februari tahun Kegiatan Pengadaan Furniture telah dilaksanakan dan akan selesai pada quarter 3 tahun iv

7 8. Kegiatan Pengembangan Program juga dipersiapkan sesuai dengan jadwal kegiatan narasumber dan ketersediaan waktu staf akademik PSPD Unib, namun demikian dijadwalkan pada akhir bulan Nopember 2012 semua kegiatan tersebut dapat diimplementasikan. 9. Kegiatan Hibah Pengajaran melalui penunjukkan telah berjalan dan sekarang dalam tahap penyusunan proposal. Implementasi hibah pengajaran disesuaikan dengan jadwal modul. v

8 BAB 1. PENDAHULUAN Pelaksanaan PHK-PKPD Universitas Bengkulu telah berjalan selama 18 bulan dengan melalui hambatan dan permasalahan yang cukup banyak, diantaranya kesalahan peletakan Mata Anggaran Kegiatan, lambatnya persetujuan ToR dan NoL pengadaan, serta adanya pembintangan terhadap DIPA universitas. Pada kegiatan tahun II permasalahan masih juga dihadapi terutama lambatnya persetujuan ToR dan NoL serta adanya pembintangan DIPA universitas. Untuk itu dalam laporan Tengah Tahun ini akan disampaikan kemajuan pekerjaan serta kendala yang dihadapi serta strategi yang digunakan untuk mengatasi kendala tersebut. Penyusunan LTT PHK-PKPD universitas Bengkulu tahun 2012 dilakukan oleh tim dengan melibatkan seluruh PIU PHK-PKPD universitas Bengkulu. Masing-masing PIC mempunyai tugas untuk menyusun laporan kemajuan pada kegiatan yang menjadi tanggungjawabnya. Untuk meningkatkan kapasitas dan kualitas institusi PSPD maka diusulkan dua program utama PSPD Unib yang diajukan melalui hibah PKPD ini adalah (1) Pemantapan Proses Pendidikan Untuk Menghasilkan Lulusan Sesuai Standar Kompetensi Nasional dan (2) Program Pengembangan Kapasitas Dan Penjaminan Mutu Manajemen Pspd Universitas Bengkulu. Program pengembangan yang direncanakan tersebut memuat beberapa aktivitas utama yang akan dilakukan yaitu: 1. Pemantapan Proses Pendidikan Untuk Menghasilkan Lulusan Sesuai Standar Kompetensi Nasional direncanakan melalui tahapan rancangan kegiatan diantaranya (1) Peningkatan Kuantitas dan Kualitas Input Mahasiswa, (2) Peningkatan Kualitas Pembelajaran Modul General Education, Muatan Lokal dan Elektif, (3) Pengembangan Modul Integrated Medical Sciences yang mandiri dan Modul Clinical Practice, dan (4) Penumbuhan soft skill dan life skill mahasiswa Sejak Dini. Output dari program ini adalah: (1) meningkatnya kuantitas dan kualitas input mahasiswa, (2) tersedianya modul blok General Education, muatan lokal dan elektif, (3) meningkatnya jumlah kelulusan mahasiswa pada modul Integrated Medical Sciences, Clinical Practice, dan (4) meningkatnya kreativitas mahasiswa, jiwa sosial dan kepemimpinan. 2. Program Pengembangan Kapasitas Dan Penjaminan Mutu Manajemen PSPD Universitas Bengkulu dengan rancangan kegiatan sebagai berikut (1) Peningkatan Manajemen Pengelolaan PSPD Unib, dan (2) Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu PSPD dan Peningkatan Kualitas Standar Layanan Minimum Akademik. Output dari program ini adalah (1) tercapainya persiapan akreditasi PSPD Unib dan (2) tercapainya sistem penjaminan mutu di PSPD Unib. Berdasarkan output dari kedua program tersebut di atas maka outcomes yang diharapkan dari dari kedua program ini adalah berdirinya Fakultas Kedokteran Unib yang didukung oleh ketersediaan sumber daya manusia, kurikulum yang efektif, serta sarana dan prasarana pendukung yang memadai untuk menunjang proses pembelajaran yang efektif dan efisien sehingga dapat menghasilkan lulusan yang memenuhi standar kompetensi dokter Indonesia. Sampai dengan bulan Juli 2012 kegiatan yang dilaksanakan adalah dalam bentuk persiapan dan menunggu legalitas ToR kegiatan yang bersifat swakelola yang ternyata 1

9 memerlukan waktu yang sangat lama (tanggal 5 Juli 2012 baru disetujui oleh manajemen DGHE-IU). Sementara itu untuk kegiatan pengadaan barang dan jasa yang bersifat Prior Review baru memperoleh NoL dari Bank Dunia pada tanggal 2 Agustus Selain itu secara keseluruhan DIPA universitas juga masih dibintang sehingga memperlambat implementasi kegiatan. Oleh karena itu telah terjadi pergeseran dalam hal waktu pelaksanaan tanpa merubah program dan materi kegiatan. 2

10 BAB 2. IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 2.1. Organisasi pelaksana kegiatan Untuk menjaga agara pelaksanaan program dan kegiatan PHK-PKPD berjalan dengan optimal maka dibutuhkan sebuah tata kelola organisasi yang sehat dan terkait dengan struktur existing yang mengelola program studi dan universitas. PSPD Unib membentuk organisasi pelaksana (PIU) yang akan bertanggung jawab atas implementasi kegiatan dengan pertimbangan memanfaatkan sumber daya manusia di PSPD maupun di universitas yang memiliki kapabilitas melaksanakan kegiatan proyek Bank Dunia serta memiliki komitmen tinggi. Personel yang terlibat yang terkait dengan struktur di perguruan tinggi adalah bagian administrasi keuangan dan bagian pengadaan barang dan jasa. Struktur tersebut dapat dilihat dalam bagan sebagai berikut: Telah dilakukan pergantian pengelola PIU akibat sedikitnya ketersediaan waktu beberapa staf akademik non-pspd sehingga menyebabkan beberapa diantaranya mengundurkan diri dan diganti oleh beberapa staf akademik PSPD yang berprofesi dokter yang memang direncanakan untuk mengelola sebagai PIC. Selain itu terjadi pergantian koordinator program yang sekarang dijabat oleh Eka Angkasa, SSi, MSi yang sebelumnya PIC aktivitas 3

11 2.2. Sedangkan Koordinator Pengadaan dan Keuangan juga mengalami perubahan yang terpilih dianggap telah memiliki pengalaman cukup banyak dalam pengelolaan hibah luar negeri Mekanisme kerja antar pelaksana kegiatan Kegiatan yang dikelola oleh PIU dikoordinasikan sepenuhnya dengan unit terkait termasuk PSPD, Bagian Keuangan di PSPD dan universitas serta Bagian Unit Layanan pengadaan. Dalam implementasinya setiap kegiatan yang diusulkan harus melalui review bagian keuangan untuk memperoleh dana kegiatan. Sementara untuk memantau pelaksanaan kegiatan maka tim Monev internal juga berperan aktif untuk menjaga kegiatan diilaksanakan secara benar dan sesuai ToR. Pelaksanaan kegiatan pengadaan dilakukan oleh Koordinator Pengadaan yang juga menjadi anggota ULP universitas, sehingga koridor World Bank Guidelines for Procurement selalu dijadikan acuan termasuk juga dengan Perpres 54 tahun 2010 tentang Pengadaan Barang dan Jasa pemerintah. Dalam pelaksanaan PHK-PKPD masih ditemukan kesenjangan secara struktur karena PSPD dalam pelaksanaan kegiatan masih bertanggungjawab kepada Rektor, sedang di tingkat implementasi dilaksanakan oleh Pengelola Pendidikan Dokter (PPD) yang tidak mempunyai struktur yang secara tegas mengelola bagian akademik dan kemahasiswaan. Oleh karena itu selama kegiatan PHK PKPD masih sering ditemukan hambatan komunikasi karena PPD merasa lebih bertanggungjawab pada aspek keuangan. Kondisi ini sudah dibicarakan di tingkat universitas dengan melibatkan staf PSPD dan ketua PSPD dan kemitraan UI. Langkah-langkah yang perlu segera dilakukan adalah dengan membentuk fakultas yang mempunyai fungsi optimal dan menyeluruh terkait dengan pelaksanaan kegiatan PSPD. Mengingat pengelola program dijabat oleh sebagian orang yang belum berpengalaman di bidang proyek Bank Dunia maka masih diperlukan upaya untuk peningkatan kapasitasnya melalui kegiatan koordinasi dengan pihak terkait di universitas untuk mempelajari tentang pengelolaan keuangan, sementara untuk bidang pengadaan barang dan jasa dilakukan koordinasi intensif dengan procurement specialist dari DGHE-IU. Selain itu diupayakan konsolidasi yang terus menerus dengan PSPD dan PPD agar terjadi sinkronisasi implementasi program PHK-PKPD dengan program regular perkuliahan mahasiswa. Sistem dan prosedur pengelolaan keuangan dan pengadaan tunduk kepada system yang digunakan oleh universitas. Mengingat seluruh anggaran baik yang PHLN maupun PNBP harus melalui DIPA universitas maka penggunaan dana untuk kegiatan sepenuhnya mengikuti peraturan universitas yang juga mengacu kepada peraturan Negara yang terkait dengan itu. Oleh karena itu perlu diapresiasi keterlibatan bagian keuangan dan ULP dalam mendukung implementasi kegiatan. Dapat dipahami bahwa kegiatan PHK-PKPD Universitas Bengkulu masih banyak mengalami hambatan dan kendala baik yang bersifat teknis maupun non teknis. Permasalahan keterlambatan legalitas ToR dan NoL pengadaan serta adanya DIPA universitas yang dibintang menjadi kendala yang sangat menghambat dari upaya implementasi kegiatan seuai dengan jadwal. Untuk mengatasi hambatan dan kendala tersebut maka terus dilakukan upaya komunikasi dengan DGHE-IU dan terakhir langsung 4

12 berkomunikasi dengan reviewer yang bertugas mengevaluasi ToR tersebut. Selanjutnya DIPA yang dibintang diusahakan dengan berkoordinasi secara intensif dengan bagian perencanaan universitas sehingga percepatan pembukaan bintang dapat terrealisir. Untuk NoL bidding document juga dilakukan komunikasi secara intensif dengan procurement specialist di DGHE-IU sehingga upaya percepatan ijin NoL dapat terealisir. Best practices yang dirasakan dalam implementasi kegiatan ini adalah adanya kepatuhan PIU dengan system administrasi keuangan dan pengadaan sehingga memudahkan implementasi kegiatan serta penyusunan pertanggungjawaban keuangan. 5

13 BAB 3. HASIL YANG DICAPAI 3.1. Status indikator kinerja untuk masing-masing aktivitas Status indicator kinerja baik Indikator Kinerja Utama maupun Indikator Kinerja Antara dapat dilihat pada Tabel 1 di bawah ini. Perhitungan rata-rata capaian indikator kinerja baik Indikator Kinerja Utama dan Kinerja Antara menunjukkan ketercapaian atau yang melebihi target akhir tahun 2012 adalah sebesar 32,25%. Ketercapaian indikator yang telah sama atau melampaui target akhir tahun 2012 adalah pada poin Ketercukupan skor akreditasi, Jumlah pendaftar seleksi masuk PSPD, Akses WEB PSPD, Persentase Pencapaian program kerja Organisasi mahasiswa, Jumlah proposal penelitian staf PSPD yang didanai DP2M Dikti dan atau PNBP Unib, Jumlah proposal pengabdian yang didanai DP2M Dikti dan atau PNBP Unib, Capain Kinerja MEU di PSPD (%), Pengembangan staf Dokter, serta Tersosialisasinya sistem penjaminan mutu akademik di PSPD Unib (%). PIU PHK-PKPD Unib beserta pimpinan PSPD dan PPD sangat merespon dengan cepat dan antuisias setelah pelaksanaan kegiatan lokakarya persiapan akreditasi pada tahun Melalui kebijakan universitas maka segera dibentuk tim dan diputuskan untuk segera menyusun usulan akreditasi PSPD sekaligus menyusun proposal pembentukan fakultas. Hasilnya sangat menggembirakan dengan telah diusulkan akreditasi PSPD Unib dan proposal pembentukan fakultas kedokteran ke Dirjen Dikti. Selain itu keberadaan PSPD Unib juga semakin dikenal luas sehingga tingkat kompetisi juga semakin meningkat dan ini sangat diharapkan untuk memperoleh kualitas input mahasiswa yang tinggi. Indikator lain yang terkait dengan kemampuan staf akademik dalam menyusun proposal penelitian dan pengabdian juga semakin baik. Selain itu kinerja MEU juga cukup baik untuk mendukung dan atau menjaga kualitas pembelajaran di PSPD. Tiga Indikator Utama yang belum dapat dicapai termasuk IPK mahasiswa tahun I telah mendekati target akhir tahun 2012, sementara untuk indikator kinerja utama Dilaksanakannya KBK dan Peningkatan Kelulusan Modul (%) memang masih di bawah target akhir tahun tetapi PIU dan staf akademik optimis dapat tercapai pada bulan Desember 2012 dengan upaya keras yang telah dilakukan PSPD. Sedangkan Indikator Utama Rata-rata nilai kelulusan UKDI memang belum dapat diukur karena PSPD belum meluluskan sarjana pada tahun 2013, namun hal ini didekati dengan Kelululusan Progres Test yang dilakukan oleh PSPD terhadap mahasiswa tingkat I rata-rata 30, tingkat II ratarata 21, dan tingkat III rata rata 36, dengan kisasaran nilai dari 3 sd 48. Untuk indikator antara yang belum tercapai sampai dengan Juli 2012 sebagian diakibatkan belum dilakukan pengukuran kembali. Beberapa indikator antara yang masih cukup jauh dari target akhir tahun 2012 diantaranya adalah Progres penyusunan dan penerapan modul muatan lokal dan elective (%), Kelulusan Try out UKDI (%), Nilai Blok Kelulusan Modul Clinical Practice di atas 70 (%), Persentase mahasiswa yang aktif dalam tim bantuan medis, Jumlah publikasi yang dilakukan oleh staf PSPD Unib per tahun, Tersedianya dokumen dan manual mutu akademik (%), serta Terbentuknya unit penjaminan mutu di tingkat PSPD. Progres penyusunan dan penerapan modul muatan lokal dan elective (%) dipacu prestasinya dengan disediakannya hibah pengajaran dengan penunjukkan yang salah satu 6

14 diantaranya untuk modul muatan local dan elektif. Diharapkan pada akhir tahun 2012 kemajuannya dapat tercapai sesuai dengan target yang ditentukan. Indikator Kelulusan Try out UKDI (%) memang belum bisa diimplementasikan dan disepakati untuk didekati melalui nilai Progres test yang telah dibahas pada paragraf sebelumnya. Indikator Nilai Blok Kelulusan Modul Clinical Practice di atas 70 (%) juga belum dapat dievaluasi karena modul tersebut baru akan dilaksanakan pada bulan Oktober 2012, untuk itu pada akhir tahun baru diperoleh informasinya. Indikator Persentase mahasiswa yang aktif dalam tim bantuan medis memang sudah dalam tahap pembentukan serta disusun program kegiatannya, dan diharapkan sampai akhir tahun 2012 akan terjadi peningkatan kegiatan dengan disediakannya fasilitas untuk Tim Bantuan Medis dalam bentuk ruangan, mebeler, peralatan komputer beserta kendaraan bantuan medis yang dapat dimanfaatkan untuk kegiatan sosial di luar lingkup Unib, kota dan kabupaten di propinsi Bengkulu. Indikator Jumlah publikasi yang dilakukan oleh staf PSPD Unib per tahun baru tercapai 50% dari target akhir tahun, untuk itu memang diperlukan usaha yang lebih keras karena staf akademik di PSPD pada umumnya masih sangat muda dan minim pengalaman penelitian dan menulis jurnal, dan selain itu karena keterbatasan jumlah staf sedukatif menyebabkan waktu dan tenaga mereka sangat terfokus pada pelaksanaan PBL dan praktikum. Indikator Tersedianya dokumen dan manual mutu akademik (%) masih dalam proses penyusunan dan menunggu legalisasi dari pimpinan PPD ataupun universitas sehingga diperkirakan dapat tercapai target pada akhir tahun. Indikator Terbentuknya unit penjaminan mutu di tingkat PSPD telah dirancang dapat dilaksanakan pada tahun PIU PHK-PKPD Unib masih optimis untuk dapat mengejar kekurangan pencapaian Indikator Kinerja Utama dan Antara karena masih tersisa waktu 6 bulan beserta sisa kegiatan yang diharapkan dapat mendukung pencapaian indikator tersebut. Tabel 1 Indikator Kinerja Utama No Indikator Kerja Baseline (2010) Tahun 2011 Tahun 2012 Target Capaian Target Capaian Juli 2012 I. INDIKATOR KINERJA UTAMA 1 Dilaksanakannya KBK IP rata-rata tahun pertama 2,6 2, ,8 2,76 3 Peningkatan Kelulusan Modul(%) , Estimasi skor Kecukupan akreditasi C (Skor NA minimal 200) PSPD Unib 5 Rata-rata nilai kelulusan UKDI NA NA

15 No Indikator Kerja Baseline Tahun 2011 Tahun 2012 (2010) Target Capaian Target Capaian Juli 2012 Aktivitas Peningkatan Kuantitas dan Kualitas Input Mahasiswa 1 Jumlah Pendaftar Seleksi Meningkatnya keketatan seleksi mhs baru 3 : 1 4 : : 1 5 : 1 4,15 : 1 PSPD lewat jalur SPMU (non beasiswa PEMDA) 3 Nilai rata-rata ujian Masuk Mahasiswa baru 48, NA (skala 100) 4 Akses situs web PSPD (pengunjung) NA Persentase Sebaran asal mahasiswa (rasio 4, asal Luar Prov Bengkulu: Bengkulu) 6 Persentase Pemahaman mahasiswa ttg sistem pembelajaran PSPD (melalui angket) No Indikator Kerja Baseline Tahun 2011 Tahun 2012 (2010) Target Capaian Target Capaian Juli 2012 Aktivitas 1.2. Peningkatan Kualitas Pembelajaran Modul General Education, Muatan lokal dan Elektif. 1 IP rata-rata tahun pertama (skala 4,00) 2,6 2, ,8 2,76 2 Nilai A untuk blok IPA terpadu (%) NA 3 Nilai A untuk blok PDPT 1 (%) 68, NA 4 Nilai A untuk blok PDPT 2 (%) 47, NA 5 Progres penyusunan dan penerapan modul NA muatan lokal dan elective (%). No Indikator Kerja Baseline (2010) Aktivitas 1.3. Pelaksanaan Modul Integrated Medical Sciences yang mandiri dan Modul Clinical Practice. Tahun 2011 Tahun 2012 Target Capaian Target Capaian Juli Dilaksanakannya KBK Kelulusan Try out UKDI (%) Peningkatan Kelulusan Modul(%) Nilai Blok Kelulusan Modul Clinical Practice NA di atas 70 (%) No Indikator Kerja Baseline Tahun 2011 Tahun 2012 (2010) Target Capaian Target Capaian Juli 2012 Aktivitas 1.4. Penumbuhan soft skill dan life skill mahasiswa Sejak Dini 1 Persentase Pencapaian program kerja Organisasi mahasiswa Jumlah mahasiswa yang mengajukan kegiatan kreatifitas mahasiswa NA 3 Rasio jumlah proposal yang diajukan dengan proposal yang didanai 0 5:1 3:1 5:2 NA 4 Jumlah mahasiswa yang berpartisipasi dalam LKTI/Sejenisnya Penguasaan bahasa inggris Mahasiswa (Toefl-like Score rata-rata) NA 6 Persentase mahasiswa yang aktif dalam tim bantuan medis

16 Baseline Tahun 2011 Tahun 2012 No Indikator Kerja (2010) Target Capaian Target Capaian Juli 2012 Aktivitas 2.1. Peningkatan Manajemen Pengelolaan PSPD Unib Estimasi Skor Kecukupan Akreditasi C (Skor 1 NA minimal 200) PSPD Unib 2 Jumlah proposal penelitian staf PSPD yang didanai DP2M Dikti dan atau PNBP Unib 3.2. Status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya Jumlah proposal pengabdian yang didanai DP2M Dikti dan atau PNBP Unib Jumlah publikasi yang dilakukan oleh staf PSPD Capain Unib Kinerja per tahun MEU di PSPD (%) Pengembangan staf Dokter Baseline Tahun 2011 Tahun 2012 No Indikator Kerja (2010) Target Capaian Target Capaian Juli Pengembangan Sistem Penjaminan Mutu PSPD dan Peningkatan Kualitas Standar Layanan Minimum Akademik Tersedianya dokumen dan manual mutu akademik (%) Kepuasan mahasiswa terhadap layanan akademik di PSPD unib (%) Tersosialisasinya sistem penjaminan mutu akademik di PSPD Unib (%) Terbentuknya unit penjaminan mutu di tingkat PSPD Tersedianya dan terlaksananya monitoring dan evaluasi program pendidikan PSPD Unib Rekapitulasi status kemajuan fisik untuk setiap komponen biaya dapat dilihat pada Lampiran 3. Namun secara umum kemajuan dapat juga dilihat pada Tabel 2 di bawah ini. Capaian fisik paling tinggi terjadi pada kegiatan Pengembangan Staf Bergelar Dalam Negeri sebesar 75%. Kegiatan swakelola lainnya seperti magang, pengembangan program, tenaga ahli kemitraan rata-rata masih dalam tahap persetujuan ToR sehingga rata-rata sekitar 25% dan akan 2 kegiatan akan segera diimplementasikan pada quarter 3. Sementara itu kemajuan cukup menggembirakan terjadi pada kegiatan pengadaan baik pekerjaan sipil, pengadaan barang, dan pengadaan furniture dimana telah dilakukan proses pelelangan kecuali untuk paket Pengadaan Buku dan pekerjaan sipil Renovasi Gedung Rumah Sakit Pendidikan. Adanya penundaan pengadaan buku akibat judul buku yang diusulkan dalam RIP 2012 (disusun tahun 2011) banyak yang discontinue sehingga perlu pengusulan baru dari PSPD. Untuk renovasi gedung rumah sakit pendidikan masih menunggu MoU antara Pemda propinsi Bengkulu dengan Unib untuk penghibahan gedung. Untuk kegiatan Hibah Ajar sudah dilakukan penugasan oleh Rektor tertanggal 16 Mei 2012, yang dilanjutkan dengan kegiatan penulisan proposal untuk dilakukan evaluasi oleh tim Reviewer. Kegiatan lain yang dapat dilaksanakan adalah lokakarya Persiapan Pendirian Fakultas Kedokteran yang dilaksanakan pada tanggal Juli

17 Tabel 2 Rekapitulasi Capaian Fisik Kegiatan Tahun 2012 N0 Jenis Kegiatan Rata-rata capaian fisik (%) 1 Pengembangan Staf Bergelar Domestik 75.5% 2 Pendidikan Tidak Bergelar Domestik 10.0% 3 Pendidikan Tidak Bergelar Luar Negeri 7.3% 4 Pekerjaan Sipil 21.5% 5 Pengadaan Barang 36.2% 6 Pengadaan Buku 15.0% 7 Pengadaan furniture 35.0% 8 Pengembangan Program 28.0% 9 Tenaga Ahli Kemitraan 25.0% 10 Hibah Pengajaran penunjukkan langsung 45.0% 3.3. Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas Status penyerapan keuangan untuk pelaksanaan aktivitas dapat dilihat pada Lampiran 4. Untuk rekapitulasi penyerapan keuangan juga dapat dilihat pada Tabel 3 di bawah ini. Penyerapan sampai bulan Juli 2012 adalah sebesar Rp. 861,330,800,- atau 9,2% dari total dana tersedia. Ada satu kegiatan lokakarya persiapan penmdirian fakultas sudah dilaksanakan namun belum dapat dibayarkan karena adanya regulasi dari KPPN Propinsi Bengkulu bahwa untuk pengajuan Uang Persediaan (UP) khusus untuk dana PHLN (bantuan luar negeri) maka minimal harus 50 juta. Oleh karena itu untuk sementara kegiatan tersebut masih dalam posisi belum dibayar meskipun telah dilaksanakan. 10

18 Tabel 3 Rekapitulasi Realisasi Anggaran Per Komponen Biaya Komponen BIAYA 1 Pengadaan Barang dan Jasa RENCANA ANGGARAN 2012 REALISASI ANGGARAN per 31 Juli 2012 SISA ANGGARAN Rp. % Rp. % Rp Peralatan laboratorium 4,617,533, % 861,330, % 3,756,202, Alat Kelas 1,388,148, % - - 1,388,148, Tenaga Ahli. 125,000, % ,000, Buku dan jurnal 535,480, % ,480, Furniture 435,620, % ,620,000 Total 7,101,781, % 861,330, % 6,240,450,200 2 Pengembangan Program 2.1. Lokakarya 100,000, % ,000, Policy Study 0.0% Total 100,000, % ,000,000 3 Pengembangan staff 3.1. Bergelar 112,600, % ,600, Training 481,626, % ,626,000 Total 594,226, % ,226,000 4 Insentif Staf 4.1. Hibah pengajaran 275,000, % ,000,000 Total 275,000, % ,000,000 5 Pekerjaan Sipil 5.1. Pekerjaan Sipil 1,073,382, % - - 1,073,382,000 Total 1,073,382, % - - 1,073,382,000 6 Komponen khusus 6.1. Kemitraan (Koordinasi dan ,000,000 69,000, % Monev) Total 69,000, % ,000,000 7 Manajemen Program dan Tim Monev 7.1. World Bank (1,5) 103,500, % ,500,000 Total 103,500, % ,500,000 TOTAL 9,316,889, % 861,330, % 8,455,558, Analisis capaian kinerja program, pengadaan dan keuangan hingga 31 Juli Capaian kinerja program, pengadaan dan keuangan hingga 31 Juli 2012 belum memuaskan karena akibat adanya penundaan atau keterlambatan persetujuan ToR, NoL dan adanya bintang untuk DIPA universitas. Meskipun demikian semua kegiatan telah dilalui melalui proses berdasarkan ketentuan diantaranya telah dipersiapkan ToR. 11

19 Kegiatan pengadaan telah mengalami kemajuan yang signifikan karena hampir semua paket telah dalam proses lelang. PIU tinggal menunggu tahapan penawaran, evaluasi penawaran dan penetapan pemenang. Demikian juga dengan capaian keuangan akan tergantung kepada implementasi semua kegiatan yang direncanakan Analisis capaian kualitatif untuk masing-masing aktivitas seperti good practices, perubahan budaya kerja, budaya organisasi, pola pikir, dan lain-lain. Capaian kualitatif untuk masing-masing aktivitas dapat disampaikan bahwa untuk program I yang terdiri dari 4 aktivitas telah membawa awareness kepada pimpinan universitas, PPD dan PSPD tentang perlunya peningkatan kompetensi staf akademik, persiapan untuk mandiri dengan menyusun modul mandiri serta kemampuan untuk bekerjasama antara staf akademik dengan kemitraan dan dengan pihak rumah sakit. Meskipun staf akademik di PSPD sangat unik karena memiliki tanggungjawab untuk menjaga ketrampilan/keahlian melalui kegiatan praktek umum di masyarakat, tetapi dengan adanya program PHK-PKPD dapat mendorong mereka untuk bekerja disiplin, berkomitmen untuk mensukseskan kegiatan PBL dan praktikum dengan baik. Secara organisasi sangat dimaklumi PSPD dan PPD masih sangat minim pengalaman karena baru berjalan 3 tahun. Namun demikian upaya untuk memastikan agar proses pembelajaran di PSPD dapat berjalan dengan optimal dan kualitasnya terjaga telah membuat staf di PSPD dan PPD semakin memahami pentingnya mengembangkan budaya organisasi secara sehat. Hal ini ditunjukkan dengan upaya semua pihak untuk taat pada aturan, dan berupaya keras untuk menata aturan yang belum ada dengan menyusun SOP baik untuk kegiatan akademik, praktikum dan keuangan. 12

20 BAB 4. RENCANA SELANJUTNYA 4.1. Rencana pengeluaran anggaran sampai dengan Desember 2012 Pengeluaran anggaran sampai dengan Desember 2012 dapat dilihat pada Tabel 4 di bawah ini. Dalam RIP 2012, sebagian besar kegiatan dan rencana pengeluaran anggaran dijadwalkan akan diimplementasikan pada quarter 3 dan 4 dan pada pertengahan bulan Desember 2012 direncanakan semua kegiatan akan terlaksana dan telah terjadi penyerapan anggaran. PIU PHK-PKPD Universitas Bengkulu akan berusaha keras untuk dapat mencapai target agar seluruh kegiatan yang telah direncanakan akan dapat terealisir. Namun demikian ada 2 (dua) kegiatan pengadaan yang kemiungkinan pembayarannya akan dilaksanakan pada quarter 1 tahun 2013, yaitu untuk Pengadaan buku dan Renovasi Bangunan Rumah Sakit Pendidikan Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk periode Agustus hingga Desember 2012 Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan pada quarter 3 dan 4 dapat dilihat pada Tabel 5 di bawah ini. Semua program dan aktivitas akan disesuaikan dengan jadwal waktu kegiatan perkuliahan yang terjadi di PSPD dan ketersediaan waktu pihatpihak lain yang terkait dengan kegiatan seperti pihak RS M Yunus, narasumber dan atau Tenaga Ahli dari FKUI. Pengalaman tahun I menunjukkan bahwa terjadi kesulitan untuk mendapatkan kesesuaian jadwal sehingga tingkat partisipasi peserta juga tidak memuaskan. Untuk itu PIU akan terus berkoordinasi dengan pihak Kemitraan FKUI untuk dapat mempercepat jadwal implementasi kegiatan yang melibatkan narasumber dari FKUI. Dari Tabel 5 dapat dilihat bahwa prosen pengadaan barang dan jasa telah dan akan dapat diselesaikan pada quarter 3 dan satu pengadaan sipil yaitu Renovasi Gedung Rumah Sakit Pendidikan akan dilaksanakan pada quarter 4 karena harus menunggu surat kepastian MoU Pemda Propinsi Bengkulu dengan Unib. PIU PHK-PKPD Unib terus melakukan upaya mediasi dan koordniasi dengan pihak-pihak terkait agar surat MoU tersebut dapat segera direalisasikan. Implementasi kegiatan Tenaga Ahli melalui kemitraan juga akan disusun berdasarkan kebutuhan. Dijadwalkan seluruh kegiatan Tenaga Ahli dapat diselesaikan pada akhir bulan Nopember Memang aka terjadi pengunduran jadwal TA untuk pendirian fakultas karena pada bulan Agustus belum diperoleh jadwal kesepakatan. PIU akan terus bekerja keras dan berkoordinasi dengan pihak kwmitraan FKUI agar dapat diperoleh bantuan TA sesuai dengan kebutuhan, kompetensi serta jadwal yang pasti. Kegiatan pengembangan staf bergelar telah berjalan dengan baik dan tinggal menunggu waktu disbursement sesuai dengan jadwal. Untuk kegiatan pengembangan staf tidak bergelar baik dalam negeri maupun luar negeri terus diupayakan oleh masing-masing PIC untuk mendapatkan letter of acceptance dari tempat magang, termasuk kesesuaian jadwal dengan calon peserta magang. Khusus untuk kegiatan magang di luar negeri juga 13

21 dipersyaratkan bahwa peserta harus memiliki skor TOEFL yang memenuhi syarat (minimal 500), untuk itu PIU telah mensosialisasikan kepada calon peeserta baik staf akademik maupun dokter spesialis di RS M Yunus agar mempersiapkan diri dengan baik. Kegiatan Hibah pengajaran Melalui Penunjukkan telah berjalan sesuai rencana dan implementasi kegiatan akan dimulai pada bulan September 2012 sesuai dengan jadwal waktu Modul yang diberikan oleh PSPD. Diharapkan kegiatan ini dapat diselesaikan pada akhir bulan Desember Kegiatan pengembangan program dalam bentuk lokakarya akan diimplementasikan dari bulan September sampai dengan Nopember Persiapan sudah dilakukan oleh masing-masing PIC dengan melakukan koordinasi pada pihak yang terlibat termasuk pihak RS M Yunus, Dinas Kesehatan dan ketersediaan narasumber Rencana pencapaian target indikator kinerja antara hingga Desember Secara umum pencapaian target indikator baik yang utama maupun antara telah tercapai sekitar 32,25%. Mengingat hamper sebagian besar kegiatan akan dilaksanakan pada quarter 3 dan 4 maka akan diupayakan semua target indicator yang belum dihitung maupun tercapai akan diperoleh pada bulan Desember

22 Tabel 4 Rencana pengeluaran anggaran sampai dengan Desember 2012 No. Komponen Biaya Revised Serapan 2012 Sisa Serapan Rencana Serapan Agustus September Oktober November 1 Pengadaan barang dan Jasa Pengadaan Barang dan Jasa Peralatan Laboratorium Lanjutan tahun ,133,330, ,330, ,999, ,999, Laboratorium 2,714,203,000-2,714,203, ,420,300 - Kelas 1,388,148,000-1,388,148, ,814, Kendaraan Tim Bantuan Medis 770,000, ,000, ,000,000 Furniture Furniture ,620, ,620, ,620,000 Buku dan Jurnal Buku/Bahan Pustaka 535,480, ,480,000-53,548, Jasa Konsultan Domestik 125,000, ,000,000-25,000,000 50,000,000 25,000,000 2 Pekerjaan Sipil Pekerjaan Sipil Renovasi ruang bantuan medis 25,000,000-25,000, ,000,000 - Renovasi Gedung dan bangunan ruang 212,500, ,500, ,500, kelas lanjutan tahun 2011 Renovasi Gedung Rumah Sakit Pendidikan 835,882, ,882,000-83,588, Pengembangan Staf Pendidikan Bergelar Dalam Negeri 112,600, ,600,000 62,800,000 4,100,000 4,100,000 4,100,000 Pendidikan Tidak Bergelar Dalam Negeri 365,280, ,280, ,090,000 89,540,000 48,330,000 81,160,000 Luar Negeri 116,346, ,346, ,346,000 4 Hibah Pengajaran dan Penelitian Hibah Pengajaran 275,000, ,000,000 75,000, ,000, Lokakarya dan Pengembangan Sistem Lokakarya 100,000, ,000,000-40,000,000 20,000,000 20,000,000 6 Komponen Khusus 69,000,000-69,000,000 46,000,000 5,750,000 5,750,000 5,750,000 7 Manajemen Program (WB) 103,500, ,500,000 69,000,000 8,625,000 8,625,000 8,625,000 8 Manajemen Program (DRK) 690,000, ,000, ,000,000 57,500,000 57,500,000 57,500,000 Total Total WB 10,006,889, ,330,800 9,145,558,200 1,101,889, ,966, ,725, ,101,000 9,316,889, ,330,800 8,455,558, ,889, ,466, ,225, ,601,000 15

23 Tabel 5 Rencana implementasi program, pengadaan dan keuangan untuk periode Agustus hingga Desember 2012 No. Komponen Biaya Rencana Serapan Agustus September Oktober November Desember Pengadaan barang dan Jasa Pengadaan Barang dan Peralatan Jasa Laboratorium Lanjutan tahun 2011 Laboratorium Kelas Kendaraan Tim Bantuan Medis Furniture Furniture 2012 Buku dan Jurnal Buku/Bahan Pustaka Jasa Konsultan TA Pengembangan Bimbingan dan Konseling TA Penyusunan Modul Elective TA Penyusunan Modul Clinical Science TA Persiapan Menjadi Fakultas TA Penyusunan BRP Modul Integrated Medical Science and Basic Clinical Skill Mandiri Pekerjaan Sipil Pekerjaan Sipil Renovasi ruang bantuan medis Renovasi Gedung dan bangunan ruang kelas lanjutan tahun 2011 Renovasi Gedung Rumah Sakit Pendidikan Pengembangan Staf Pendidikan Bergelar Dalam Negeri Pendidikan Tidak Dalam Negeri Bergelar Luar Negeri Hibah Pengajaran dan Penelitian Hibah Pengajaran Lokakarya dan Pengembangan Sistem Lokakarya Penyusunan Modul Integrated Medical Science and Basic Clinical Skill Lokakarya Modul Clinical Practices Lokakarya Kualitas Publikasi Bidang Kedokteran dalam Rangka Persiapan Akreditasi Lokakarya Implementasi Sistem Penjaminan Mutu Akademik PSPD Unib Komponen Khusus Manajemen Program (WB) Manajemen Program (DRK) 16

24 BAB 5. EVALUASI TERHADAP DESAIN DAN IMPLEMENTASI AKTIVITAS Dalam implementasi kegiatan tahun I dan semester I tahun II program PHK-PKPD Universitas Bengkulu memang mengalami hambatan yang cukup banyak diantaranya adanya salah penempatan program PHK-PKPD dalam MAK di DIPA universitas pada tahun I, adanya bintang dalam DIPA universitas pada tahun II, keterlambatan persetujuan ToR dan NoL pengadaan juga menjadi hambatan dan kendala implementasi kegiatan. Untuk itu langkah yang dilakukan adalah adanya pergeseran jadwal implementasi tanpa merubah judul dan isi dari aktivitas yang direncanakan. Indikator yang direncanakan akan mengalami perubahan terutama jenisnya, termasuk Indikator Utama Kelulusan UKDI akan diganti dengan Kelulusan Progres Test yang dilakukan oleh pengampuan dan PSPD. Untuk kegiatan pengadaan diperkirakan akan terjadi peluncuran anggaran pada quarter 1 tahun 2013 untuk paket pengadaan buku dan Renovasi Bangunan Rumah Sakit Pendidikan. Meskipun anggarannya diluncurkan tetapi proses pengadaannya tetap akan dilaksanakan pada tahun 2012 sehingga kontrak pekerjaan juga dapat ditandatangani pada tahun berjalan. 17