BAB 1 PENDAHULUAN. Gambar 1.1 Grafik Jumlah Penduduk DKI Jakarta Sumber : bappedajakarta.go.id

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penduduk di Indonesia khususnya di Ibukota Jakarta semakin bertambah Setiap harinya. Berdasarkan dari data yang ada, terhitung pada tahun 2013 jumlah penduduk di Jakarta sebesar jiwa sedangkan pada tahun 2014 meningkat menjadi jiwa dan disinyalir akan semakin bertambah pada tahun berikutnya. Berikut ini adalah data lengkap jumlah penduduk Jakarta menurut situs Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Propinsi DKI Jakarta (bappedajakarta.go.id). Gambar 1.1 Grafik Jumlah Penduduk DKI Jakarta Sumber : bappedajakarta.go.id Semakin bertambahnya jumlah populasi masyarakat di Indonesia khususnya di Jakarta maka akan meningkatkan juga kebutuhan masyarakat khususnya dalam kebutuhan pangan. Hal ini membuat banyak pengusaha yang kini mulai beralih ke dunia kuliner dengan membuat bisnis rumah makan. Terbukti dari hasil survei pada situs zomato.com yang menyatakan terdapat rumah makan yang terdaftar di Jakarta, belum termasuk rumah makan yang belum terdaftar di situs tersebut. Semakin banyaknya rumah makan yang ada maka akan membuat persaingan diantara 1

2 2 rumah makan tersebut semakin ketat. Setiap perusahaan yang bergerak dalam bidang rumah makan akan selalu berjuang untuk terus berusaha mempertahankan kelangsungan hidup serta menjaga kestabilan bisnisnya. Menurut Bateman dan Snell (2014:53) manajer harus memperhatikan lingkungan eksternal perusahaan seperti lingkungan persaingan (Competitive Environment) yang terdiri atas perusahaan pesaing, pemasok, konsumen (pembeli), pendatang baru, dan produk pengganti atau pelengkap. Tingkat yang lebih umum adalah lingkungan makro (Macro Environment) yang terdiri atas hukum, politik, ekonomi, teknologi, demografi, sosial dan faktor alamiah yang secara umum mempengaruhi perusahaan. Ketatnya lingkungan persaingan maupun lingkungan makro dalam dunia bisnis kuliner masa kini sangat dirasakan oleh seluruh pengusaha rumah makan di Jakarta, tidak hanya faktor eksternal saja yang harus diperhatikan dan diwaspadai sebagai ancaman namun faktor internal sangat berperan penting dalam kelangsungan perusahaan. Tanpa disadari faktor internal ini juga dapat menjadi kunci yang sangat penting bagi perusahaan untuk terus dapat mempertahankan eksistensinya di dalam dunia bisnis khususnya dalam bisnis kuliner. Faktor internal yang dimaksud berupa meningkatkan kualitas dari Supply Chain Management. Supply Chain Management merupakan kegiatan pengelolaan aliran barang dan jasa dari proses awal produksi, distribusi hingga akhir atau sampai dapat dikonsumsi oleh konsumen. Siahaya (2013:2) mengatakan bahwa Supply Chain Management merupakan pengintegrasian sumber-sumber bisnis yang kompeten baik didalam maupun luar perusahaan berfokus kepada sinkronisasi nilai pelanggan (Customer Value) yang tinggi. Sumber-sumber bisnis yang diintegrasikan meliputi pemasok, pabrikan, gudang, pengangkut, distributor, retailer dan konsumen yang bekerja secara efisien sehingga produksi yang dihasilkan dan didistribusikan memenuhi jumlah, kualitas, waktu dan lokasi secara tepat. Supply Chain Management bertujuan untuk mengoptimalkan biaya, memaksimalkan pendapatan, meningkatkan kinerja layanan, nilai tambah (value added) dan tentunya keunggulan kompetitif. Supply Chain Management melaksanakan kegiatan aliran barang yang meliputi perencanaan, pengadaan, produksi, penyimpanan, transportasi, dan distribusi, mulai dari titik awal bahan baku (hulu) sampai ke titik pemakaian (hilir). Procurement (Manajemen Pengadaan) merupakan bagian dari kegiatan Supply Chain Management yang berfungsi untuk merencanakan dan melaksanakan pengadaan barang maupun jasa. Logistic (Manajemen Logistik) merupakan bagian dari kegiatan Supply Chain

3 3 Management yang fokus kepada kegiatan transportasi barang, pergudangan dan distribusi. Asset (Manajemen Aset) merupakan kekayaan perusahaan sebagai hasil dari kegiatan pengadaan, berupa harta benda (fasilitas produksi, bangunan kantor, peralatan). Saat ini, kegiatan E-Business sudah banyak diterapkan oleh perusahaanperusahaan di Indonesia, Berikut ini adalah data lengkap Persentase penggunaan internet di Indonesia dari tahun 2010 sampai 2013 menurut jenis kegiatan utamanya yang didapat dari Badan Pusat Statistik (BPS) yang dilampirkan dalam situs Tabel 1.1 Tabel Presentase Penggunaan Internet di Indonesia Sumber : Dapat dilihat pada tabel 1.1 diatas bahwa penggunaan Internet terbanyak dilakukan pada jenis kegiatan bisnis atau bekerja. Meskipun pada tahun 2011 sempat mengalami penurunan, namun pada tahun berikutnya meningkat menjadi 44,91% dan kembali meningkat hingga mencapai 45,11% pada tahun Hal ini membuktikan bahwa kegiatan E-Business sudah menjadi sesuatu yang tidak asing lagi bagi masyarakat Indonesia khususnya untuk kegiatan bekerja. Chaffey (2009:13) mengatakan bahwa E-Business merupakan seluruh kegiatan pertukaran informasi dengan memanfaatkan media elektronik yang digunakan antara perusahaan dengan pihak stakeholder diluar perusahaan untuk mendukung seluruh proses bisnis perusahaan. Pengadaan dapat dilakukan secara elektronik melalui kegiatan E- Procurement. E-Procurement merupakan suatu sistem integrasi elektronik yang

4 4 dapat mengintegrasikan seluruh kegiatan dalam pengadaan barang seperti pemesanan, pembelian, dan pembayaran antar pemasok ke pembeli. Maka dapat ditarik kesimpulan bahwa E-Procurement diharapkan mampu untuk mengintegrasikan seluruh kegiatan pengadaan dengan memanfaatkan elektronik yang pada dalam hal ini akan membuat proses pengadaan ini semakin cepat serta akurat. Dikutip dari jurnal yang berjudul E-Procurement: The Future of Purchasing Management yang ditulis oleh Corina Pop Sitar pada tahun 2011 mengklasifikasi keuntungan yang didapat dari sistem E-Procurement ini menjadi 4 kategori, yaitu : Tabel 1.2 Keuntungan dari E-Procurement Keuntungan bagi Manajemen Keuntungan bagi Suplier - Meningkatkan informasi manajemen - Meningkatkan relasi dengan ke seluruh area pengadaan perusahaan - Lebih mudah melakukan kontrol terhadap proses pembelian - Lebih mudah melakukan kontrol terhadap suplier - Menghemat biaya dan waktu - Mengurangi penggunaan kertas serta memudahkan pengarsipan - Penagihan dapat dilakukan tepat waktu bahkan lebih cepat Keuntungan bagi Operasional Keuntungan bagi Strategis - Menghemat biaya dan waktu - Meningkatkan kekuatan pembelian - Mengurangi penumpukan barang - Meningkatkan keuntungan serta biaya pada gudang / inventaris - Mengurangi penggunaan kertas serta - Efieisnsi pada proses pembelian - Mendapatkan keuntungan kompetitif memudahkan pengarsipan Sumber : Dari tabel 1.2 diatas dapat disimpulkan bahwa terdapat kekurangan pada penggunaan sistem pengadaan tradisional yakni akses informasi yang lamban serta rumit dan seluruh proses pengadaan ini hanya akan membuang waktu dan biaya yang lebih mahal. Sedangkan sistem E-Procurement ini diharapkan dapat mengatasi masalah yang terdapat pada proses pengadaan tradisional tersebut, seperti melancarkan akses informasi, menyediakan informasi dengan cepat dan dapat menekankan biaya yang dikeluarkan dalam aktifitas pengadaan yang dilakukan perusahaan.

5 5 Proses Procurement pada PT Wiputra Cipta Usaha masih menggunakan metode tradisional misalnya pencatatan untuk stok bahan baku ataupun penerimaan bahan masih menggunakan kertas dan Microsoft Excel yang disimpan di PC. Kendala yang dihadapi adalah data yang diambil seluruhnya masih memakai sistem manual yang mudah rusak dan hilang. Waktu pemesananan hingga pengiriman juga memerlukan waktu yang lama. Kondisi seperti ini tentunya akan berdampak buruk bagi perusahaan. Sehingga perlunya perancangan sistem E-Procurement yang sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan agar aktivitas pengadaan ini menjadi lebih efektif serta efisien secara biaya dan waktu. Oleh dari itu disusunlah skripsi dengan topik E- Procurement pada sistem pengadaan bahan baku PT. Wiputra Cipta Usaha dengan judul PERANCANGAN E-PROCUREMENT PADA PT WIPUTRA CIPTA USAHA BERDASARKAN METODE VALUE CHAIN ANALYSIS. 1.2 Identifikasi Masalah Identifikasi masalah dalam penelitian ini adalah: 1. Apa saja dampak serta resiko yang ditemukan dalam sistem Procurement pada PT. Wiputra Cipta Usaha? 2. Seperti apakah sistem E-procurement yang tepat untuk diterapkan pada PT. Wiputra Cipta Usaha? 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah: 1. Analisa proses pengadaan bahan baku yang mencakup proses permintaan, pembelian bahan baku, pengecekan kualitas bahan baku, penyimpanan bahan baku dan retur. 2. Perancangan sistem E-procurement pada PT. Wiputra Cipta Usaha meliputi proses pendataan Supplier, pendataan bahan baku, alur keluar masuk bahan baku, proses pemesanan bahan baku, penerimaan bahan baku dari Supplier, pembayaran, hingga retur barang ke Supplier.

6 6 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dalam penelitian ini adalah: 1. Menganalisa sistem procurement yang terdapat pada PT. Wiputra Cipta Usaha. 2. Menganalisa serta Merancang sistem E-procurement yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh PT. Wiputra Cipta Usaha. Manfaat dalam penelitian ini adalah: 1. Dapat memahami proses Procurement PT. Wiputra Cipta Usaha serta dapat menemukan solusi dari masalah dan resiko yang ada sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. 2. Perusahaan dapat memiliki sistem E-procurement yang diharapkan akan sesuai dan lebih terstruktur. 1.5 Metodologi Penelitian Metodologi dalam penelitian ini adalah: 1. Metode Pengambilan Data a. Studi Kepustakaan Pembahasan topik ini dilakukan dengan cara mencari, mencatat, membaca dan mengumpulkan buku - buku, kutipan, jurnal, literatur, internet, studi kasus dan referensi dari sumber-sumber lain yang berhubungan dengan pemecahan masalah yang akan diteliti. b. Penelitian Lapangan Mengadakan penelitian untuk memperoleh data langsung dari objek penelitian untuk dapat memahami dan melihat keadaan yang sebenarnya terjadi pada PT. Wiputra Cipta usaha. Penelitian ini akan dilakukan dengan cara : Observasi Melakukan pengamatan atau observasi secara langsung terhadap kegiatan pembelian bahan baku perusahaan dan peninjauan terhadap teknologi informasi perusahaan. Wawancara Melakukan tanya jawab secara lisan kepada pihak-pihak yang terlibat dalam perusahaan sehingga memperoleh informasi yang terkait secara akurat dan jelas.

7 7 Studi Dokumentasi Mempelajari dokumen- dokuman yang berkaitan dengan sistem procurement pada PT. Wiputra Cipta Usaha. 2. Metode Analisis Analisa sistem procurement ini menggunakan metode Value Chain Analysis dan System Vision Document dengan merumuskan Problem Description, System Capability, dan Business Benefits dari PT.Wiputra Cipta Usaha. 3. Metode Perancangan Perancangan sistem E-procurement ini menggunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis and Design) dengan menggunakan bahasa UML (Unified Modelling Language), dalam bentuk : a. Activity Diagram b. Use Case Diagram c. Domain Class Diagram d. Multilayer Sequence Diagram e. User Interface 1.6 Sistematika Penulisan Penelitian ini diperjelas dengan gambaran gambaran pembahasan yang dibagi dalam bab-bab sebagai berikut : BAB 1 : PENDAHULUAN Dalam bab ini membahas mengenai latar belakang, tujuan dan manfaat, ruang lingkup, permasalahan dan sistematika penulisan yang digunakan BAB 2 : LANDASAN TEORI Dalam bab ini akan dibahas mengenai segala teori umum dan khusus yang berkaitan dengan topik yaitu mengenai analisa dan perancangan sistem E-procurement pada PT. Wiputra Cipta Usaha

8 8 BAB 3 : ANALISA SISTEM BERJALAN Dalam bab ini membahas mengenai gambaran umum perusahaan seperti profil perusahaan, sejarah perusahaan, visi dan misi, struktur organisasi, job description serta flow dari proses bisnis sistem procurement yang sedang berjalan. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM E-PROCUREMENT Dalam bab ini membahas mengenai hasil analisis dan solusi yang telah dibuat oleh peneliti berdasarkan analisis permasalahan pada bab 3, termasuk perancangan, penyajian serta pembahasan dari sistem E-procurement yang akan dibuat berupa perbandingan sistem berjalan dengan E-Procurement yang telah dirancang. BAB 5 : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini membahas kesimpulan dari pembahasan bab-bab sebelumnya dan saran yang diberikan sebagai masukan untuk perusahaan guna memperbaiki dan meningkatkan kinerja sistem procurement perusahaan.

9 9 1.7 State of The Art Tabel 1.3 State of The Art Judul Jurnal Penulis Hasil Kesimpulan E-Procurement: The Future of Purchasing Management Corina Pop Sitar Saat ini E- Procurement memiliki pengaruh besar dalam praktik bisnis dan kemajuan perusahaan karena E- Procurement dapat memberikan manfaat pada manajemen dan kontrol dari semua proses pembelian dan perbaikan manajemen pada semua bidang dibandingkan sistem pengadaan E-Procurement memberikan manfaat bagi organisasi dalam pemecahan masalah sistem pengadaan dengan mempercepat proses, pengurangan dokumen atau catatan, menghemat waktu penyelesaian dan biaya yang dikeluarkan perusahaan. sebelumnya (sistem tradisional) yang lebih kompleks. Understanding E-procurement: Qualitative Case Studies Vinit Parida, Kittipong Sophonthummapharn, Upasana Parida E-Procurement terus mendapat perhatian dari industri, bisnis dan instansi pemerintah. Pemanfaatan E- Procurement dapat menyebabkan penghematan biaya cukup besar dan Meskipun masih terdapat resiko pada penerapan E- Procurement, manfaat yang didapat jauh lebih banyak dan salah satunya mengenai penghematan biaya yang diidentifikasi

10 10 Judul Jurnal Penulis Hasil Kesimpulan efisiensi dalam proses pengadaan. E- procurement juga memperbesar basis pelanggan, memperluas oleh beberapa perusahaan menjadi faktor utama bagi perusahaan untuk menerapkan sistem E-Procurement. pencarian untuk bahan baku untuk menurunkan biaya produksi. A Framework For The Implementation of E- Procurement M.V. Jooste, C. de, W. van Schoor E-Procurement merupakan solusi bagi perusahaan untuk memulai inisiatif E-Business karena menjanjikan manfaat yang berbeda, seperti biaya yang dikeluarkan pada prosesnya, meningkatkan sumber strategis komoditas dan memungkinkan perusahaan untuk menegosiasikan harga yang lebih baik. E-Procurement diduga memiliki manfaat untuk membantu mendorong proses kolaborasi rantai pasokan antar perusahaan. Setiap perusahaan haru memiliki strategi sourcing untuk masing-masing komoditas.

11 11 Judul Jurnal Penulis Hasil Kesimpulan Identifying and evaluating E- procurement in supply chain risk Mohammad Mahdi Mozaffaria, Hassan Khodaei Valehzagharada, Reza Kiani Mavib, Mostafa Memarzadea Resiko E- Procurement muncul sebagai isu penting bagi para peneliti dan praktisi dengan menentukan empat kriteria yang penting yaitu: -tingkat penerimaan informasi -resiko keterkaitan -kurangnya kejujuran dalam hubungan dan produk kualitas -keamanan untuk mengevaluasi resiko pemasok. Analisis Faktor Eli Suryani Hasil Studi Kritis menunjukkan bahwa Keberhasilan implementasi E- pada Procurement Implementasi E- berbicara kuat Procurement. tentang isu nonteknis yang terkait dengan aspek organisasi yang melibatkan perusahaan pada proses pengadaan dan organisasinya. Desentralisasi fungsi Temuan menunjukkan bahwa, sejauh informasi yang dapat diterima, resiko keterkaitan, kurangnya kejujuran dalam Hubungan dan kualitas produk dan keamanan adalah indikator yang paling penting untuk mengevaluasi resiko di E-procurement. Dapat disimpulkan bahwa tidak ada standar terbaik untuk E- Procurement dan faktor yang mempengaruhi keberhasilan implementasi E- Procurement yang terbesar, adalah faktor non teknis, dimana pemahamannya

12 12 Judul Jurnal Penulis Hasil Kesimpulan pada bagian pengadaan dalam perusahaan besar menjadi salah satu hambatan dalam membentuk sinergi secara volume pada level korporat, sehingga perlu dikembangkan fungsi pengadaan yang tersentralisasi untuk mendukung efisiensi biaya operasional dan administrasi. Sumber : Penulis(2015) akan menjadi langkah pertama analisis sistematis terhadap faktor yang dapat memandu perusahaan dalam implementasi E- Procurement yang berhasil. Oleh karena itu, E- Procurement tidak hanya secara signifikan dapat meningkatkan kinerja operasional perusahaan dalam efisiensi manajemen rantai pasokan tapi juga memberikan nilai tambah bagi perusahaan.