BAB 1 PENDAHULUAN. mengalami penyempurnaan untuk dapat memenuhi kebutuhan manusia dengan lebih

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Dunia teknologi informasi telah berkembang dengan sangat pesat dan terus mengalami penyempurnaan untuk dapat memenuhi kebutuhan manusia dengan lebih baik. Dewasa ini, penggunaan teknologi informasi telah menjadi suatu kebutuhan utama dalam menunjang efektivitas dan efisiensi suatu proses bisnis perusahaan, terutama dalam hal pertukaran informasi. Pertukaran informasi yang cepat, tepat dan akurat menjadi sangat penting untuk mendukung pengambilan keputusan yang berkaitan dengan aktivitas-aktivitas dalam perusahaan seperti pembelian, produksi, pemasaran, penjualan, pencatatan akuntansi, dan aktivitas-aktivitas lainnya. Oleh karena itu, perusahaan dituntut untuk memiliki suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi dengan baik. Selain itu, kebutuhan akan adanya suatu sistem informasi yang terkomputerisasi dan terintegrasi dalam seluruh aktivitas perusahaan juga diperlukan dalam meningkatkan keunggulan kompetitif suatu perusahaan. Bagi suatu perusahaan, khususnya perusahaan manufaktur, persediaan bahan baku merupakan asset utama yang memegang peranan penting dalam menjamin keberlangsungan dan kelancaran operasi perusahaan. Hal ini dapat dibuktikan dari nilai akun persediaan yang terdapat dalam neraca perusahaan, yang selalu lebih besar daripada komponen current asset lainnya. Meskipun demikian, dalam pengadaan persediaan sering kali terdapat perbedaan kepentingan di antara bagian-bagian yang ada di perusahaan, seperti bagian produksi, marketing, dan keuangan. Hal ini disebabkan bagian produksi dan marketing menginginkan perusahaan untuk memiliki persediaan

2 2 dalam jumlah yang relatif besar sehingga mampu menjamin kelancaran kegiatan produksi dan pemasaran mereka, sedangkan bagian keuangan mengharapkan agar jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan dapat ditekan seminimal mungkin sehingga mengurangi jumlah dana investasi jangka pendek yang dikeluarkan perusahaan. Sebagai jalan keluar atas perbedaan kepentingan itu, perusahaan harus memiliki persediaan dalam jumlah yang optimal sehingga dapat menghindari terjadinya kekurangan stok atau kelebihan stok, yang dapat memperbesar biaya yang dikeluarkan perusahaan dan pada akhirnya akan mengurangi pendapatan yang diterima perusahaan. Jumlah persediaan yang optimal dengan biaya seminimal mungkin akan diperoleh dari hasil analisa yang tepat dan cermat terhadap situasi dan kondisi yang berasal dari internal dan eksternal perusahaan. Kondisi internal dapat berupa jumlah pemakaian bahan baku yang diramalkan akan digunakan dalam proses produksi, tinggi rendahnya harga bahan baku, biaya penyimpanan (carrying cost), biaya pengadaan persediaan (acquisition cost) dan biaya kekurangan bahan (stock out cost) serta lead time. Sementara kondisi eksternal antara lain berupa peraturan atau kebijakan yang dikeluarkan pemerintah, ketersediaan barang substitusi, jarak antara perusahaan dengan lokasi bahan baku, dan lain-lain. Untuk mendukung dilakukannya pengendalian persediaan yang optimal maka perusahaan membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi persediaan yang dapat menyajikan informasi berupa dokumen-dokumen dan laporan-laporan mengenai persediaan yang akurat, relevan, tepat waktu dan dapat diandalkan. Selain itu, informasi yang disajikan juga harus mampu mendukung pengambilan keputusan yang tepat mengenai tingkat persediaan minimum, kuantitas barang yang harus dipesan, kapan

3 3 harus dilakukan pemesanan kembali, dan frekuensi pemesanan barang sehingga mencapai persediaan yang optimum. Selain sistem informasi akuntansi persediaan, sistem informasi akuntansi pembelian juga merupakan hal penting yang harus diperhatikan perusahaan. Hal ini disebabkan kegiatan pembelian akan berkaitan dengan sejumlah dana yang dikeluarkan perusahaan untuk membeli bahan baku kebutuhan produksi, barang untuk dijual kembali maupun barang kebutuhan sehari-hari. Oleh karena itu, perusahaan harus memiliki sistem informasi akuntansi pembelian yang dapat mendukung pengendalian internal dalam perusahaan seperti adanya prosedur pemilihan supplier, adanya kelengkapan dokumen-dokumen dan laporan-laporan yang berkaitan dengan kegiatan pembelian, serta adanya pemisahan fungsi dan tanggung jawab yang jelas antara bagian-bagian sehingga dapat menghindari kecurangan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan. PT Syn Toba Grafika adalah perusahaan manufaktur yang memproduksi lembaran karton (sheet) dan kardus. Bahan baku yang digunakan perusahaan berupa gulungan kertas yang memiliki jenis, ketebalan (gramature), dan lebar kertas yang bervariasi. Perusahaan hanya memproduksi lembaran karton (sheet) dan kardus dengan jenis, gramature, dan lebar kertas sesuai dengan permintaan pelanggan. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, yang diikuti dengan adanya peningkatan permintaan dari pelanggan, kegiatan pembelian bahan baku kepada supplier pun mengalami peningkatan. Akan tetapi, kegiatan pembelian dan pengadaan persediaan bahan baku tersebut tidak didukung oleh sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan yang terkomputerisasi dan terintegrasi dengan baik. Akibatnya perusahaan sering menghadapi kesulitan dalam penelusuran dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan persediaan bahan baku dan terjadi keterlambatan dalam penyajian

4 4 laporan-laporan kepada pihak manajemen. Selain itu, keputusan mengenai jumlah minimum persediaan bahan baku yang diambil perusahaan hanya didasarkan pada perkiraan dan tidak menggunakan metode perhitungan persediaan yang tepat sehingga jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan tidak optimum. Oleh karena itu, dengan adanya penelitian ini, diharapkan penulis dapat mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem yang berjalan ini dan melakukan perancangan suatu sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan demikian, penulis memberi judul penelitian ini ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PADA PT SYN TOBA GRAFIKA Ruang Lingkup Pembahasan mengenai persediaan bahan baku akan difokuskan pada gulungan kertas dengan jenis medium 125 gram sebagai bahan baku yang paling signifikan, yang digunakan dalam proses produksi PT Syn Toba Grafika. Penelitian ini hanya akan dibatasi pada: 1. Prosedur pembelian pada PT Syn Toba Grafika yang terdiri dari permintaan pembelian bahan baku, pemesanan bahan baku, dan pembayaran atas pembelian bahan baku kepada supplier. 2. Prosedur persediaan bahan baku PT Syn Toba Grafika yang terdiri dari prosedur penerimaan bahan baku, penukaran bahan baku, pengeluaran bahan baku yang diminta untuk digunakan dalam proses produksi, serta pengecekan bahan baku.

5 5 3. Pengendalian persediaan dengan menggunakan metode EOQ, ROP, dan safety stock sehingga perusahaan dapat mencapai tingkat persediaan yang optimum. 4. Analisa terhadap sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang berjalan saat ini. 5. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang diusulkan untuk memperbaiki sistem yang berjalan saat ini. 6. Tidak membahas hutang usaha dan pajak Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis sistem pembelian dan persediaan bahan baku yang sedang berjalan sehingga dapat diidentifikasi kelemahan-kelemahan dan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan. 2. Merancang suatu sistem informasi pembelian dan persediaan bahan baku yang mampu mengatasi kelemahan-kelemahan dan masalah-masalah yang ada pada sistem yang lama. 3. Memberikan rekomendasi atas prosedur pembelian dan persediaan bahan baku pada PT Syn Toba Grafika. Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dari penelitian ini adalah: 1. Perusahaan dapat mengatasi kelemahan-kelemahan dan masalah-masalah yang ada pada sistem pembelian dan persediaan bahan baku yang lama sehingga meningkatkan kemampuan bersaing perusahaan.

6 6 2. Pihak manajemen dapat memperoleh laporan-laporan mengenai pembelian dan persediaan bahan baku dengan akurat, relevan, tepat waktu, dan dapat diandalkan. Selain itu, perusahaan juga dapat memiliki persediaan yang optimum sehingga mengurangi biaya yang dikeluarkan perusahaan dan meningkatkan laba perusahaan. 3. Perusahaan memiliki sistem pembelian dan persediaan bahan baku perusahaan yang terkomputerisasi dan terintegrasi serta sistem pengendalian internal yang dapat mengurangi kemungkinan kecurangan yang dapat terjadi dalam perusahaan Metodologi Penelitian 1. Studi Kepustakaan Dalam melakukan studi kepustakaan akan dilakukan pencarian, pengumpulan, pembelajaran buku-buku, literatur-literatur, serta data-data lainnya sehingga diperoleh teori-teori yang dapat mendukung analisis dan perancangan sistem ini. 2. Studi Lapangan Dalam melakukan studi lapangan, peninjauan dilakukan secara langsung ke PT Syn Toba Grafika dengan cara sebagai berikut: a. Pengamatan / Observasi Melakukan pengamatan secara langsung ke lapangan terkait dengan proses pembelian dan persediaan bahan baku perusahaan. b. Wawancara (Interview) Melakukan wawancara dengan pimpinan dan karyawan yang berkaitan dengan proses pembelian dan pengadaan persediaan bahan baku perusahaan.

7 7 c. Studi Dokumentasi Mempelajari dokumen-dokumen dan laporan-laporan yang terkait dengan proses pembelian dan persediaan bahan baku perusahaan. 3. Metode Analisis dan Perancangan Metode analisis dan perancangan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode pendekatan analisis dan perancangan berorientasi objek (Object Oriented Analysis and Design / OOAD) yang berlandaskan pada teori Lars Mathiassen, yang terdiri dari: a. Merancang rich picture b. Merancang class diagram c. Merancang statechart diagram d. Merancang use case diagram e. Merancang sequence diagram f. Merancang navigation diagram g. Merancang component diagram h. Merancang deployment diagram 1.5. Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang digunakan dalam penelitian ini.

8 8 BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan, metode pengendalian persediaan, pengendalian internal pembelian dan persediaan, serta teori mengenai analisis dan perancangan berorientasi objek. BAB 3 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN Bab ini membahas mengenai sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab perusahaan, gambaran sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan yang sedang berjalan, identifikasi permasalahan yang dihadapi, rekomendasi perbaikan yang diusulkan, serta perhitungan Economic Order Quantity (EOQ), Reorder Point (ROP) dan safety stock. BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN Bab ini akan membahas mengenai usulan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku yang disajikan dalam bentuk Object Oriented Analysis and Design (OOAD), yaitu dengan membuat class diagram, statechart diagram, use case diagram, sequence diagram, navigation diagram, dan deployment diagram. BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini membahas mengenai kesimpulan secara keseluruhan terhadap hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan bahan baku perusahaan serta memberikan saran-saran yang bermanfaat bagi pengembangan sistem selanjutnya.