Pengembangan Aplikasi E-University : Aplikasi E-Project Management Untuk Mendukung Pengelolaan Proyek Di Perguruan Tinggi

Transkripsi

1 Pengembangan Aplikasi E-University : Aplikasi E-Project Management Untuk Mendukung Pengelolaan Proyek Di Perguruan Tinggi Yuliana Prawitasari 1, Seno Adi Putra 2, Murahartawaty 3 Sistem Informasi, Institut Teknologi Telkom Jl. Telekomunikasi No. 1. Terusan Buah Batu, Bandung yulianaprawitasari@yahoo.com, seno_ap@yahoo.com, murahartawaty@gmail.com ABSTRAK Salah satu fungsi perguruan tinggi adalah pengabdian masyarakat. Pengabdian masyarakat ini tidak hanya terbatas pada kegiatan sosial saja, melainkan menjalin partnership dengan berbagai pihak, khususnya industri dan pemerintahan. Salah satu aktifitas pengabdian masyarakat yang terkait dengan partnership ini adalah kolaborasi dalam sebuah proyek bersama. Kegiatan di proyek ini perlu dikelola dengan baik sehingga proyek dapat dimonitor dan dikontrol. Salah satu aktifitas penting dalam pengelolaan proyek adalah pengontrolan proyek. Aktifitas pengontrolan proyek membutuhkan effort yang cukup besar sehingga perlu didukung dengan teknologi informasi dan komunikasi, yaitu dengan aplikasi e-project Management. Aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah stakeholder proyek untuk saling berkolaborasi meski berada pada tempat dan waktu yang berbeda. Aplikasi e-project Management yang dibangun pada penelitian ini menggunakan pendekatan PMBOK GUIDE yang menekankan pengontrolan pada pengetahuan biaya, waktu, kualitas, sumber daya manusia dan ruang lingkup. Masing-masing pengontrolan menggunakan teknik kurva S dengan analisis earn value, gantt chart, pareto, Work Breakdown Structure. Aplikasi pengontrolan proyek dibuat sebagai bagian dari modul aplikasi e University, aplikasi yang secara penuh mendukung semua proses bisnis yang ada pada suatu perguruan tinggi. Pengembangan aplikasi ini dilakukan dengan menggunakan teknologi Java Enterprise Edition dengan arsitektur multitier. Kata kunci : e-project Management, e-university, earn value, gantt chart, pareto, Work Breakdown Structure, multitier, stakeholder, iterative, incremental. ABSTRACT One of university function is social responsibility. This function is not only limited to social obligation activity, but also to create partnership with others parties like industry and government. Activity related to this partnership is project collaboration. This activity requires good monitoring and controlling. Project controlling is an important activity that needs big effort. Due to project controlling, it should be supported by information and communication technology especially by application named e-project Management. This application is expected to make good collaboration among project stakeholder in different time and place. e-project management, built in this research, used PMBOK Guide approach that emphasized in cost, time, quality, human resource, and scope controlling. S Curve, earn value analysis, gantt chart, paretto, and work breakdown structure are features used in this application for project controlling. e-project Management was developed as a part of e- University, application which supports all business process in university. It used Java Enterprise Edition that implement,multitier architecture. Keywords : e-project Management, e-university, earn value, gantt chart, pareto, Work Breakdown Structure, multitier, stakeholder, iterative, incremental. I. PENDAHULUAN Salah satu indikator suksesnya sebuah perguruan tinggi dalam meningkatkan daya saingnya adalah dengan banyaknya kegiatan pengabdian kepada masyarakat, baik masyarakat umum, pemerintah, maupun masyarakat industri. Pengabdian kepada masyarakat industri dapat dilakukan dengan kerjasama sebuah proyek bersama. Sebuah proyek dapat dinyatakan sukses apabila sesuai dengan biaya, waktu, ruang lingkup, kualitas, dan sumber daya manusia yang telah direncanakan. Kualitas dianggap sebagai emergent property pada orang-orang yang memiliki perbedaan sudut pandang yang sering berubah dalam siklus hidup pengembangan proyek (Roger Atkinson, 1999). Selain ketiga hal tersebut dibutuhkan pengaturan ruang lingkup supaya proyek yang dikerjakan berada pada track yang benar sehingga tujuan proyek capat tercapai. Hal yang penting dalam menjalankan sebuah proyek adalah pengaturan participant/ stakeholder. Pengaturan ini ditujukan agar sumber daya manusia yang terlibat di proyek dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Salah satu masalah yang sering terjadi terkait dengan sumber daya manusia dalam sebuah proyek adalah komunikasi.

2 Komunikasi yang buruk menyebabkan pengawasan dan pengontrolan proyek tidak berjalan efektif dan data dan informasi proyek terkini tidak terkelola menjadi sebuah pengetahuan. Untuk itulah, perlu dibuatkan aplikasi e-project Management sebagai solusi untuk perguruan tinggi dalam mengelola data dan informasi proyek yang mendukung pengambilan keputusan terkait dengan proyek yang sedang berjalan. II. Sistem E-Project Management dalam Konteks E-University E-Project Management yang dibangun merupakan bagian / modul dari e-university. Menurut Hazem dan Nikos (Realization of E-University for Distance Learning, 2009) e-university merupakan sistem pembelajaran berbasis web yang mengintegrasikan beberapa sumber daya teknologi. Salah satu paper (UK e-university,2005) menyatakan bahwa salah satu ide yang kuat dalam mengembangkan e-university adalah tidak terbatasnya potensi dari penggunaan internet yang merupakan peluang besar untuk menyampaikan semua yang berkaitan dengan pendidikan. Perguruan tinggi di Indonesia menganut tri dharma perguruan tinggi menjadikan adanya perluasan dari lingkup e-university. Awalnya lingkup e-university berada pada ranah pembelajaran secara online, tapi seiring semakin banyaknya proses di perguruan tinggi yang harus terintegrasi, e-university mengalami perluasan lingkup menjadi sebuah sistem online yang terintegrasi yang mendukung semua kegiatan perguruan tinggi, yaitu tri dharma perguruan tinggi khususnya dharma pengabdian kepada masyarakat industri atau pemerintah yang diwujudkan dalam bentuk proyek bersama atau proyek kemitraan perguruan tinggi dengan industri. Di sinilah peran e-project Management yang merupakan bagian integral dari sistem e-university. Gambar 1 Arsitektur aplikasi e-university di dalamnya didefinisikan e- project management E-University berdasarkan fungsi dipetakan menjadi tiga area, yaitu : a. layer collection, yaitu layer pengumpulan data yang bersumber dari semua aplikasi yang ada di lingkungan perguruan tinggi maupun dari eksternal perguruan tinggi, sebagai contoh aplikasi ERP perguruan tinggi dan aplikasi inti perguruan tinggi (e- Learning, e-research, e-project, e-curriculum, e- Library, e-reference, e-conference, dan lainnya); b. layer processing dan analisis, yaitu layer untuk memproses data yang terkumpul pada layer collection dengan memanfaatkan portal management, knowledge management, collaboration tool, business intelligence; c. layer distribution, yaitu layer untuk mendistribusikan informasi hasil olahan dari layer processing dan analisis di mana distibusi ini ditujukan melalui intranet, ekstranet, dan Internet, yang dapat didukung oleh perangkat komputer desktop, mobile device, atau smart phone, TV, dan tablet PC. III. Analisis dan Disain Sistem Aplikasi e-project Management yang dibangun harus memiliki kemampuan mengotomasasi proses pengawasan dan pengontrolan proyek kemitraan perguruan tinggi dengan instansi lain. Aplikasi ini sangat dibutuhkan mengingat domisili para pengembang proyek tidak pada tempat yang sama sehingga diharapkan distribusi data dan informasi proyek berjalan efektif. Menurut PMBOK Guide, Pengontrolan proyek dilakukan untuk mengawasi pekerjaan proyek agar tidak menyimpang dari perencanaan. Hal ini mencangkup : 1. pengukuran dan pengawasan progress secara teratur untuk mengidentifikasi perbedaan dari perencanaan; 2. adanya workflow proses yang di dalamnya terdapat fungsi approval dan rejected; 3. adanya manajemen perubahan ruang lingkup; 4. perbandingan aktivitas proyek yang sedang berjalan terhadap perencanaan manajemen proyek sehingga dapat diketahui kinerjanya; 5. forecasting terhadap apa yang akan terjadi pada proyek berdasarkan kinerja saat ini; 6. proses mengukur kemajuan progress sesuai dengan perencanaan. Aplikasi harus punya kapabilitas dalam mengelola komunikasi stakeholder proyek. Stakeholder yang terdiri dari pemilik proyek, menajer proyek, direktur proyek, tim pelaksana proyek, dan admin sistem memiliki tanggung jawab yang berbeda satu dengan lainnya. Admin aplikasi dapat melakukan pengelolaan data negara, data kota, data mata uang, data pengguna, data admin. Direktur proyek dapat membuat proyek baru, menunjuk manajer proyek dan mengontrol jalannya

3 proyek. Aplikasi dapat memberikan fasilitas melihat, mencari, dan mengurutkan proyek yang telah dikerjakan. Ketika pengguna berhasil masuk dalam aplikasi, pengguna dapat melakukan pengubahan pada data pengguna dan melihat proyek yang akan dilakukan, telah dilakukan, dan sedang dilakukan. Pengerjaan proyek dapat dilakukan setelah manajer proyek mengidentifikasi ruang lingkup dan menganggarkan biaya dan jadwal. Setelah dilakukan pekerjaan proyek maka selanjutnya dapat dilakukan pengawasan dan pengontrolan proyek secara on-line seperti pengawasan dan pengontrolan ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan sumber daya manusia. Hal pertama yang harus dilakukan oleh manajer proyek adalah mengunggah dokumen Work Breakdown Structure (WBS) dengan format Microsoft Project file (mpp) dan disetujui oleh direktur proyek dan pemilik proyek. Data Work Breakdown Structure dapat diubah di kemudian hari. Di setiap pengunggahan dokumen WBS harus tersedia beberapa persetujuan yang harus dilalui. Persetujuan awal yang harus didapatkan adalah persetujuan dari direktur proyek. Setelah mendapat persetujuan dari direktur proyek, persetujuan dari pemilik proyek dapat dilakukan. Kumpulan dari beberapa dokumen WBS yang telah diunggah dapat dikontrol dengan membandingkan WBS yang pertama di unggah (baseline WBS) dengan WBS yang sedang digunakan (current WBS), dan WBS yang digunakan sebelumnya. Pengontrolan biaya dilakukan dengan membuat progress dan memasukkan biaya di setiap progres. Tanggal progress yang dimasukkan harus melebihi dari tanggal saat proggres dibuat. Setelah progress dibuat, selanjutnya memasukkan biaya aktual berdasarkan jadwal progress dan task. Apabila Direktur Proyek menyetujui daftar biaya yang telah dimasukkan, maka stakeholder proyek dapat mengontrol proyek dan menganalisis biaya dengan melihat nilai Cost index performance (CPI), Schedule Performance Index (SPI), Cost Variance (CV), Schedule Variance (SV), dan kurva S. Cost index performance bernilai kurang dari 1 (satu) mengindikasikan bahwa pengerjaan proyek menghabiskan biaya di atas biaya yang telah ditetapkan (over budget). CPI bernilai lebih dari 1 (satu) mengindikasikan bahwa biaya proyek kurang dari biaya yang telah ditetapkan. CPI bernilai (satu) mengindikasikan bahwa biaya proyek yang dihabiskan sama dengan biaya yang telah direncanakan. Proyek yang memiliki SPI bernilai 1 (satu) mengindikasikan bahwa pengerjaan proyek tepat waktu. SPI bernilai lebih dari 1 (satu) mengindikasikan bahwa waktu pengerjaan proyek kurang dari waktu yang telah ditetapkan. SPI bernilai kurang dari 1 (satu) mengindikasikan bahwa waktu pengerjaan proyek lebih dari waktu yang telah ditetapkan. SPI bernilai sama dengan 1 (satu) mengindikasikan bahwa waktu pengerjaan proyek sama dengan waktu yang telah ditetapkan. Indikator-indikator CPI dan SPI diimplementasikan dalam sistem e-project Management dalam bentuk indicator warna. Pemakaian warna dan artinya mempunyai makna yang sama dengan warna lampu lalu lintas. Jika merah berarti harus berhenti / sudah maksimal, jika kuning berarti sama/ sesuai, jadi harus berhati- hati, dan jika hijau maka artinya masih aman. Informasi mengenai proyek di masa datang atau yang biasa disebut dengan istilah forecasting disediakan dengan menggunakan metode earn value analysis. Forecasting dengan metode ini akan memberikan informasi mengenai biaya dan waktu yang akan dihabiskan untuk menyelesaikan proyek di setiap progress. Pengontrolan waktu (jadwal) memfasilitasi pengaturan terhadap workday dan holiday. Pengguna dapat melihat gantt chart. Setiap penanggung jawab tugas (task) yang telah ditetapkan memberikan progress yang kemudian akan disetujui oleh manajer proyek. Progress (status pengerjaan) akan disimpan dan dibandingkan dengan selang pengerjaan tugas berdasarkan file WBS. Para stakeholder proyek dapat melihat rangkuman daftar hari libur, gantt chart dan laporan jadwal dari masing-masing orang yang bertanggungjawab terhadap task yang telah diberikan. Pada laporan jadwal terdapat informasi ketepatan waktu pengerjaan masing- masing tim pelaksana proyek. Ketepatan waktu digambarkan dengan indikator warna pada kolom keterangan. Jika warna merah maka pengerjaan terlambat, jika warna kuning pengerjaan sama dengan jadwal yang telah ditetapkan, dan jika warnanya hijau pengerjaan kurang dari waktu yang ditetapkan. Pengontrolan kualitas dapat berupa pengelolaan feedback, analisis terhadap kategori yang dipilih, melihat grafik pareto, dan melihat penanggungjawab dari kualitas yang ada. Penanggungjawab kualitas yang telah ditetapkan dapat mengubah status kualitas yang telah diperbaikinya melalui persetujuan manajemen proyek. Pada pengontrolan sumber daya manusia terdapat dua fungsi utama yakni pengelolaan role dan responsibility. Hal yang wajib dikerjakan oleh manajer proyek dalam mengelola peran adalah mendefinisikan peran untuk setiap proyek. Pendefinisian peran yang telah disetujui oleh direktur proyek dan tim pelaksana selanjutnya dimasukkan ke dalam sistem oleh manajer proyek. Masing-masing tim pelaksana proyek memiliki satu peran pada suatu proyek. Tidak diperbolehkan adanya peran ganda pada setiap proyek untuk menghindari adanya kesalahan memberlakukan wewenang. Rangkuman daftar peran yang ada pada suatu proyek dapat dilihat oleh para stakeholder proyek. Setelah manajer proyek mendefinisikan peran masing- masing tim pelaksana proyek, selanjutnya dilakukan pendefinisian

4 tanggungjawab setiap task yang telah ditentukan pada file WBS. Apabila tim pelaksana telah menyelesaikan tanggung jawabnya, maka selanjutnya melalui aplikasi dapat dilaporkan bahwa pekerjaanya telah selesai. Langkah selanjutnya adalah manajer proyek melakukan persetujuan (approval) terhadap laporan tim pelaksana proyek. Para stakelholder proyek dapat melihat status pengerjaan task, yakni task telah selesai dikerjakan, task sedang dikerjakan dan task akan dikerjakan. Direktur, pemilik, tim member dan manajer proyek dapat melakukan pengontrolan proyek terhadap ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan sumber daya manusia dengan melihat WBS, gantt chart, tanggung jawab, schedule report, kurva S, menambahkan analisis kualitas, dan melihat pareto chart. Penutupan proyek dilakukan oleh pemilik proyek dan direktur proyek. Gambar 2 Tampilan aplikasi e-project management IV. Pertimbangan Teknologi Aplikasi e-project Management dibangun dengan memanfaatkan teknologi Java EE, Struts, dan Enterprise Java Bean. Teknologi ini mendukung arsitektur multitier. Kinerja sistem membutuhkan dukungan n tier dikarenakan sistem akan memerlukan skalabilitas tinggi. Konfigurasi n tier ini dibagi menjadi beberapa tier yakni tier pengguna (client), presentation tier, business logic tier, dan database tier. Presentation Tier merupakan bagian yang diakses langsung oleh pengguna aplikasi. Karena tier ini adalah bagian yang langsung bersinggungan dengan pengguna, presentation tier hanya berisiskan file jsp sebagai antarmuka pengguna. Struts Framework digunakan sebagai teknologi yang diimplementasikan di presentation tier. Struts merupakan open source framework yang dirancang untuk membantu para developer dalam membangun arsitektur aplikasi berbasis Model-View-Controller (MVC), dimana rancangan MVC sudah merupakan standard umum dalam membangun aplikasi Web. Teknologi yang digunakan pada tier ini adalah Servlet dan Java Server Pages (JSP).

5 Bussiness logic Tier atau dikenal sebagai application tier merupakan bagian yang di dalamnya terdapat proses bisnis dan query untuk mengakses database. Teknologi yang berperan sebagai application tier yang digunakan adalan Enterprise JavaBean (EJB). EJB adalah objek-objek yang dapat dipanggil secara remote dan untuk alasan ini EJB merupakan komponen kunci untuk membangun aplikasi multitier. Database tier berguna untuk menyimpan data- data yang terkait dengan aplikasi pengontrolan proyek. Di dalam database tier terdapat DBMS yang berfungsi untuk mengelola data-data. Pada aplikasi e-project Management ini digunakan Microsoft SQL Server. client Tier merupakan bagian yang digunakan pengguna untuk mengakses aplikasi. Berikut ini gambaran umum arsitektur multitier yang diimplementasikan di aplikasi e-project Management. DAFTAR PUSTAKA [1] Project Management Institute A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Third Edition. Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA USA [2] Schwalbe, Kathy Information Technology Project Management. Canada. Thomson Course Technology [3] Frese, Robert Project Success And Failure: What Is Success, What Is Failure, And How Can You Improve Your Odds For Success.St.Louis [4] Raymond, Louis, Francois Bergeron.2007.Project Management Information System: An Empirical Study Of Their Impact On Project Managers And Project Success.Canada.International Journal of Project Management [5] Leonda, Gesti Studi Keterlambatan Penyelesaian Proyek Konstruksi Pada Tahun 2007 Di Daerah Belitung.Yogyakarta.Universitas Islam Indonesia [6] Gallardo,David J.2002.Java Oracle Database Development.Pretice Hall PTR. Gambar 3. Arsitektur teknologi aplikasi e-project management IV. Penutup Pada pengembangan aplikasi e-project management ini telah berhasil dihasilkan : 1. fitur pengontrolan berdasarkan manjemen scope, role and responsibility, cost, quality dan time pada suatu proyek. 2. aplikasi yang mengimplementasikan arsitektur multitier menggunakan Java Enterprise Edition.

6