Penentuan Efektivitas Manfaat melalui Analisa Gap

Transkripsi

1 EKOJI999 Nomor 251, 17 Mei 2013 Penentuan Efektivitas Manfaat melalui Analisa Gap oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat indrajit@rad.net.id. HALAMAN 1 DARI 8 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013

2 Aktivitas pengembangan teknologi informasi di perusahaan biasanya dilakukan dengan menggunakan pendekatan atau berbasis proyek. Sesuai dengan standar baku yang ada, hal utama yang perlu dilakukan di dalam sebuah proyek adalah menyusun perencanaan. Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) - sebuah panduan baku penerapan konsep manajemen proyek efektif yang diperkenalkan oleh Project Management Institute anggaran biaya dari sebuah proyek ditentukan oleh paling tidak 5 (lima) faktor, yaitu: ruang lingkup proyek, durasi pengerjaan, kualitas output yang diharapkan, sumber daya manusia yang dialokasikan, serta ragam material dan sumber daya lain yang dibutuhkan (PMI, 1996). Dalam perencanaan biaya, kelima faktor tersebut harus diperhitungkan sungguh- sungguh agar dapat dihitung anggaran biaya proyek yang sesungguhnya. Pada saat biaya tersebut telah disepakati, maka dialokasikanlah sejumlah uang agar proyek terkait dapat segera dimulai. Adalah merupakan suatu keharusan bagi seorang project manager untuk memonitor atau mengawasai pemakaian biaya tersebut selama proyek berjalan, agar tidak terjadi penyimpangan yang dapat mengganggu lancarnya pengerjaan proyek. Pada aktivitas yang diberi nama project cost control ini terdapat sejumlah hal yang harus dilakukan, yaitu: Memastikan bahwa tersedia biaya yang diperlukan untuk melakukan berbagai aktivitas di dalam proyek sesuai dengan waktu pengerjaannya; Melakukan langkah- langkah realokasi yang dibutuhkan seandainya terjadi kesalahan dalam pengelolaan biaya yang telah dialokasikan karena satu dan lain hal (revisi anggaran); Menginformasikan kepada stakeholder terkait mengenai hal- hal terkait dengan perubahan kebutuhan dan implementasi biaya; dan Memantau penggunaan sumber daya keuangan dari waktu ke waktu. Terkait dengan aktivitas tersebut di atas, ada berbagai konsep yang dapat dipergunakan, salah satunya adalah Earned Value Management (EVM). Dalam EVM, dikenal beberapa istilah penting, yaitu: HALAMAN 2 DARI 8 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013

3 PV atau Planned Value dahulu dinamakan sebagai BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) atau ringkasnya anggaran, adalah merupakan biaya yang disepakati untuk dialokasikan untuk pelaksanaan sebuah aktivitas pada satu waktu tertentu; AC atau Actual Cost dahulu dinamakan sebagai ACWP (Actual Cost of Work Performed) merupakan total biaya yang telah dipergunakan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas pada satu waktu tertentu; dan EV atau Earned Value dahulu dinamakan sebagai BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) merupakan nilai dari hasil perkalian antara persentasi dari pekerjaan yang telah diselesaikan dengan biaya yang dianggarkan (Planned Value). Untuk mempermudah pembahasan, dapat dipergunakan contoh sebagai berikut. Terlihat dalam contoh tersebut sebuah aktivitas pembelian web server yang direncanakan untuk dilakukan selama dua minggu; dimana di minggu pertama telah dianggarkan sejumlah uang sebesar US$10,000 dan di minggu kedua sebesar US$0. Saat ini, proyek telah memasuki minggu kedua (tahap pertama baru saja selesai), dan telah selesai dikerjakan kurang lebih 75% dari aktivitas terkait; namun dari catatan yang ada, pada minggu pertama telah dikeluarkan biaya sebesar US$15,000 dan pada minggu kedua telah dipergunakan uang sebesar US$5,000. Dengan berdasarkan pada perhitungan EV = 75% x US$10,000 = US$7,500 maka dapat dipergunakan sejumlah formula kinerja sebagai berikut: HALAMAN 3 DARI 8 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013

4 CV atau Cost Variance sebesar US$- 7,500 mengandung arti bahwa proyek telah mengalokasikan uang sebesar US$7,500 lebih banyak dari yang dianggarkan, atau telah terjadi cost overrun; SV atau Schedule Variance sebesar US$- 2,500 mengandung arti bahwa telah terjadi keterlambatan dalam penyelesaian aktivitas yang mengakibatkan tersia- sianya atau tidak terpakainya uang sebesar US$2,500; CPI atau Cost Performance Index sebesar 50% mengandung arti bahwa proyek telah rugi sebesar dua kali dari biaya yang seharusnya dikeluarkan; dan SPI atau Schedule Performance Index sebesar 75% mengandung arti bahwa baru 75% porsi aktivitas yang selesai dikerjakan. Dengan kata lain, dibutuhkan dana sebesar US$10,000 (total anggaran) x 50% (CPI) = US $5,000 pada minggu kedua agar akvititas dapat selesai sepenuhnya. Perlu diperhatikan bahwa sejumlah formula tersebut dapat dipergunakan sebagai indikator kinerja proyek, terutama terkait dengan manajemen pembiayaan, melalui cara sebagai berikut: Jika CV atau SV menunjukkan nilai negatif, maka proyek dalam keadaan bermasalah; dan Demikian pula CPI atau SPI yang nilainya lebih kecil dari 100% merupakan indikasi terjadinya permasalahan biaya dalam proyek. Mengingat proyek pada dasarnya merupakan kumpulan dari serangkaian aktivitas atau kegiatan, maka perlu dikembangkan anggaran secara lengkap seperti yang diperlihatkan pada tabel berikut. HALAMAN 4 DARI 8 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013

5 Aktivitas pengembangan teknologi informasi di perusahaan biasanya dilakukan dengan menggunakan pendekatan atau berbasis proyek. Sesuai dengan standar baku yang ada, hal utama yang perlu dilakukan di dalam sebuah proyek adalah menyusun perencanaan. Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) - sebuah panduan baku penerapan konsep manajemen proyek efektif yang diperkenalkan oleh Project Management Institute anggaran biaya dari sebuah proyek ditentukan oleh paling tidak 5 (lima) faktor, yaitu: ruang lingkup proyek, durasi pengerjaan, kualitas output yang diharapkan, sumber daya manusia yang dialokasikan, serta ragam material dan sumber daya lain yang dibutuhkan (PMI, 1996). Dalam perencanaan biaya, kelima faktor tersebut harus diperhitungkan sungguh- sungguh agar dapat dihitung anggaran biaya proyek yang sesungguhnya. Pada saat biaya tersebut telah disepakati, maka dialokasikanlah sejumlah uang agar proyek terkait dapat segera dimulai. Adalah merupakan suatu keharusan bagi seorang project manager untuk memonitor atau mengawasai pemakaian biaya tersebut selama proyek berjalan, agar tidak terjadi penyimpangan yang dapat mengganggu lancarnya pengerjaan HALAMAN 5 DARI 8 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013

6 proyek. Pada aktivitas yang diberi nama project cost control ini terdapat sejumlah hal yang harus dilakukan, yaitu: Memastikan bahwa tersedia biaya yang diperlukan untuk melakukan berbagai aktivitas di dalam proyek sesuai dengan waktu pengerjaannya; Melakukan langkah- langkah realokasi yang dibutuhkan seandainya terjadi kesalahan dalam pengelolaan biaya yang telah dialokasikan karena satu dan lain hal (revisi anggaran); Menginformasikan kepada stakeholder terkait mengenai hal- hal terkait dengan perubahan kebutuhan dan implementasi biaya; dan Memantau penggunaan sumber daya keuangan dari waktu ke waktu. Terkait dengan aktivitas tersebut di atas, ada berbagai konsep yang dapat dipergunakan, salah satunya adalah Earned Value Management (EVM). Dalam EVM, dikenal beberapa istilah penting, yaitu: PV atau Planned Value dahulu dinamakan sebagai BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) atau ringkasnya anggaran, adalah merupakan biaya yang disepakati untuk dialokasikan untuk pelaksanaan sebuah aktivitas pada satu waktu tertentu; AC atau Actual Cost dahulu dinamakan sebagai ACWP (Actual Cost of Work Performed) merupakan total biaya yang telah dipergunakan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas pada satu waktu tertentu; dan EV atau Earned Value dahulu dinamakan sebagai BCWP (Budgeted Cost of Work Performed) merupakan nilai dari hasil perkalian antara persentasi dari pekerjaan yang telah diselesaikan dengan biaya yang dianggarkan (Planned Value). Untuk mempermudah pembahasan, dapat dipergunakan contoh sebagai berikut. Terlihat dalam contoh tersebut sebuah aktivitas pembelian web server yang direncanakan untuk dilakukan selama dua minggu; dimana di minggu pertama telah dianggarkan sejumlah HALAMAN 6 DARI 8 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013

7 uang sebesar US$10,000 dan di minggu kedua sebesar US$0. Saat ini, proyek telah memasuki minggu kedua (tahap pertama baru saja selesai), dan telah selesai dikerjakan kurang lebih 75% dari aktivitas terkait; namun dari catatan yang ada, pada minggu pertama telah dikeluarkan biaya sebesar US$15,000 dan pada minggu kedua telah dipergunakan uang sebesar US$5,000. Dengan berdasarkan pada perhitungan EV = 75% x US$10,000 = US$7,500 maka dapat dipergunakan sejumlah formula kinerja sebagai berikut: CV atau Cost Variance sebesar US$- 7,500 mengandung arti bahwa proyek telah mengalokasikan uang sebesar US$7,500 lebih banyak dari yang dianggarkan, atau telah terjadi cost overrun; SV atau Schedule Variance sebesar US$- 2,500 mengandung arti bahwa telah terjadi keterlambatan dalam penyelesaian aktivitas yang mengakibatkan tersia- sianya atau tidak terpakainya uang sebesar US$2,500; CPI atau Cost Performance Index sebesar 50% mengandung arti bahwa proyek telah rugi sebesar dua kali dari biaya yang seharusnya dikeluarkan; dan SPI atau Schedule Performance Index sebesar 75% mengandung arti bahwa baru 75% porsi aktivitas yang selesai dikerjakan. Dengan kata lain, dibutuhkan dana sebesar US$10,000 (total anggaran) x 50% (CPI) = US $5,000 pada minggu kedua agar akvititas dapat selesai sepenuhnya. Perlu diperhatikan bahwa sejumlah formula tersebut dapat dipergunakan sebagai indikator kinerja proyek, terutama terkait dengan manajemen pembiayaan, melalui cara sebagai berikut: Jika CV atau SV menunjukkan nilai negatif, maka proyek dalam keadaan bermasalah; dan Demikian pula CPI atau SPI yang nilainya lebih kecil dari 100% merupakan indikasi terjadinya permasalahan biaya dalam proyek. Mengingat proyek pada dasarnya merupakan kumpulan dari serangkaian aktivitas atau kegiatan, maka perlu dikembangkan anggaran secara lengkap seperti yang diperlihatkan pada tabel berikut. HALAMAN 7 DARI 8 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013

8 - - - akhir dokumen HALAMAN 8 DARI 8 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013