MODEL PENGENDALIAN BIAYA DAN JADWAL PEMBANGUNAN KAPAL DENGAN PENDEKATAN METODE EARNED VALUE ANALYSIS

Transkripsi

1 MODEL PENGENDALIAN BIAYA DAN JADWAL PEMBANGUNAN KAPAL DENGAN PENDEKATAN METODE EARNED VALUE ANALYSIS Dendi Adi Saputra M 1) Triwilaswandio WP 2) Jurusan Teknologi Kelautan Institut Teknologi Sepuluh Nopember Kampus Sukolilo, Surabaya, 60111, Indonesia 1) dendy_ftua@yahoo.co.id 2) triwilas@na.its.ac.id ABSTRAK Seiring dengan perkembangan kompleksitas proyek konstruksi pembangunan kapal, seringkali terjadi keterlambatan penyelesaian proyek dan pembengkakan biaya. Sehingga membutuhkan pengelolaan sumber daya yang baik dan benar. Pada makalah ini, dilakukan sebuah pemodelan pengendalian biaya dan jadwal pembangunan kapal dengan pendekatan metode earned value analysis, yaitu suatu metode pengendalian yang digunakan untuk mengendalikan biaya dan jadwal secara terpadu. Dari hasil pemodelan yang dilakukan, dapat diketahui dengan mudah kinerja biaya dan waktu pengerjaan proyek pembangunan kapal sehingga dapat dijadikan acuan bagi pihak manajemen industri galangan kapal dalam pengambilan kebijakan strategis dalam proyek konstruksi kapal. Kata kunci : biaya, waktu, kinerja, earned value, kapal PENDAHULUAN Latar Belakang Semakin berkembangnya proyek konstruksi kapal saat ini baik dari segi fisik maupun biaya, menyebabkan pentingnya suatu manajemen proyek mulai dari tahap perencanaan hingga akhir penyelesaian proyek. Mengingat dalam sebuah proyek memiliki keterbatasan akan sumber daya baik berupa manusia, material, biaya ataupun alat. Seiring dengan perkembangan tersebut, seringkali terjadi keterlambatan penyelesaian proyek dan pembengkakan biaya. Hal ini, tentu menjadi sebuah permasalahan bagi industri galangan ketika menerima dan melakukan proyek konstruksi kapal, yang nantinya akan berujung kepada pengurangan keuntungan bahkan kerugian. Selain itu, sulitnya melakukan pengendalian biaya pada waktu pembangunan kapal berlangsung menyebabkan varians/penyimpangan biaya diketahui setelah proyek selesai dikerjakan. Ahuja et al., 1994 dalam Soemardi et al., 2006, menyatakan dengan meningkatnya tingkat kompleksitas proyek dan semakin langkanya sumberdaya maka dibutuhkan juga sistem pengelolaan proyek yang baik dan terintegrasi. Salah satu sistem pengelolaan proyek yang dimaksudkan adalah perencanaan dan pengendalian biaya dan waktu. yang telah dikeluarkan dan waktu yang digunakan dalam menyelesaikan suatu proyek harus diukur secara berkelanjutan penyimpangannya terhadap rencana. Adanya penyimpangan biaya dan waktu yang signifikan mengindikasikan pengelolaan proyek yang buruk. Dengan adanya indikator prestasi proyek dari segi biaya dan waktu ini memungkinkan tindakan pencegahan agar pelaksanaan proyek berjalan sesuai dengan rencana (Soemardi et al., 2006). D-2-1

2 Earned value analysis merupakan suatu metode pengendalian yang digunakan untuk mengendalikan biaya dan jadwal secara terpadu. Konsep earned value menyajikan tiga dimensi yaitu penyelesaian fisik dari proyek ( the percent complete) yang mencerminkan rencana penyerapan biaya ( budgeted cost), biaya aktual yang sudah dikeluarkan atau yang disebut dengan actual cost serta apa yang yang didapatkan dari biaya yang sudah dikeluarkan atau yang disebut earned value. Dari ketiga dimensi tersebut, dengan konsep earned value, dapat dihubungkan antara kinerja biaya dengan waktu yang berasal dari perhitungan varian dari biaya dan waktu (Flemming dan Koppelman, 1994). Nilai kinerja biaya dan waktu yang dihasilkan dari analisa earned value, dapat mengindentifikasi kinerja dari proyek yang sedang dilakukan dan kemudian mengestimasi kinerja biaya dan waktu penyelesaian proyek. Hasil dari evaluasi kinerja proyek tersebut dapat digunakan sebagai early warning jika terdapat inefisiensi kinerja dalam perubahan metode pelaksanaan agar pembengkakan biaya dan keterlambatan penyelesaian proyek dapat dicegah (Soemardi et al., 2006). Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan konsep earned value analysis dalam model untuk pengendalian biaya pembangunan kapal Studi literatur Studi literatur mengenai konsep earned value analysis sangat banyak ditemukan pada jurnal jurnal manajemen proyek baik nasional maupun internasional. Soemardi et al., 2006, mengemukakan konsep earned value untuk pengelolaan proyek konstruksi, pada penelitian yang dilakukannya, disimpulkan bahwa penerapan konsep earned value pada proyek konstruksi secara umum (proyek sipil) perlu dikembangkan lebih lanjut. Lipke et al., 2009 merumuskan konsep earned value management dan earned schedule indexes untuk memprediksi output dari sebuah proyek kedalam sebuah metode statistik. Sedangkan Chou et al., 2010, mengembangkan sistem earned value management berbasis web yang digunakan untuk menilai kinerja sebuah proyek. Dari studi literatur yang dilakukan, maka penggunaan konsep earned value analysis dapat dikembangkan dan diimplementasikan dalam manajemen proyek konstruksi kapal. METODE Metode pengendalian proyek yang digunakan dalam model adalah Metode Pengendalian dan Jadual Terpadu (Earned Value). Adapun tahap tahap pengendalian biaya dalam model adalah sebagai berikut : 1. Menentukan anggaran biaya menurut jadwal (Planned Value = PV) Perhitungan anggaran menurut jadwal (PV / BCWS) didapat dari haril perencanaan aktivitas yang dilakukan oleh pihak galangan atas persetujuan dari owner / customer. 2. Memasukkan biaya aktual (Actual Cost = AC) Pengeluaran biaya aktual (AC / ACWP) aktivitas sampai saat pelaporan didapat dari laporan keuangan proyek. 3. Menghitung nilai hasil (Earned Value = EV) Nilai hasil ( EV / BCWP) adalah hasil yang didapatkan berdasarkan pekerjaan yang telah diselesaikan. Nilai hasil dihitung berdasarkan prosentase bobot yang didapat dikalikan dengan total kontrak anggaran (nilai kontrak). D-2-2

3 4. Menentukan Kinerja Proyek Saat Pelaporan a. Aspek Penentuan kinerja proyek saat pelaporan ditinjau dari aspek biaya dapat dilakukan dengan menghitung indikator cost varians (CV) dan indek kinerja biaya (CPI). - Perhitungan indikator cost varian (CV) dapat dihitung dengan rumus : CV = EV AC. Jika nilai cost varians (CV) bernilai positif, maka menunjukkan kinerja biaya proyek saat pelaporan masih surplus/untung dan demikian juga sebaliknya. - Perhitungan indikator indek kinerja biaya (CPI) dapat dhitung dengan rumus : CPI = EV / AC. Jika nilai indeks kinerja biaya (CPI) besar dari 1 ( > 1), maka menunjukkan kinerja biaya proyek saat pelaporan masih surplus/untung dan demikian juga sebaliknya. b. Aspek Jadwal Penentuan kinerja proyek saat pelaporan ditinjau dari aspek jadwal dapat dilakukan dengan menghitung indikator Schedule Varian (SV) dan indek kinerja Jadwal (SPI). - Perhitungan indikator cost varian (SV) dapat dihitung dengan rumus : SV = EV PV. Jika nilai Schedule Varian (CV) bernilai positif, maka menunjukkan kinerja proyek saat pelaporan masih dalam jadwal (on schedule) dan demikian juga sebaliknya. - Perhitungan indikator indek kinerja jadwal (SPI) dapat dhitung dengan rumus : SPI = EV / PV. Jika nilai indeks kinerja jadwal (SPI) besar dari 1 ( > 1), maka menunjukkan kinerja proyek saat pelaporan masih dalam jadwal (on schedule) dan demikian juga sebaliknya. 5. Proyeksi Pengeluaran dan Jangka Waktu Penyelesaian Proyek Berdasarkan nilai PV, EV dan AC saat pelaporan dan indikator CPI dan SPI yang didapat sebelumnya dapat diprediksikan biaya yang akan dikeluarkan dan waktu yang diperlukan untuk penyelesaian seluruh pekerjaan. - Perhitungan proyeksi pengeluaran biaya dapat dilakukan dengan menghitung terlebih dahulu prakiraan biaya biaya untuk pekerjaan tersisa (ETC) dengan rumus : ETC = (BAC EV) / CPI. Dan selanjutnya menghitung prakiraan total biaya proyek (EAC) dnegan rumus : EAC = AC + ETC. - Sedangkan perhitungan prakiraan waktu penyelesaian dapat dengan menghitung terlebih dahulu prakiraan waktu untuk pekerjaan tersisa (ETS) dengan rumus : ETS = (Sisa waktu ) / SPI. Dan selanjutnya menghitung prakiraan total waktu proyek (EAS) dengan rumus : EAS = Waktu selesai + ETS. dimana: - BAC (Budget At Completion) = Anggaran Proyek Keseluruhan. - SPI (Schedule Performance Index) = Indek Kinerja Jadwal. - CPI (Cost Performance Index) = Indek Kinerja. - ETC (Estimate Temporary Cost) = Prakiraan untuk Pekerjaan Tersisa. - EAC (Estimate All Cost) = Prakiraan Total Proyek. - ETS (Estimate Temporary Schedule) = Prakiraan Waktu Untuk Pekerjaan Tersisa. - EAS (Estimate All Schedule) = Prakiraan Total Waktu Proyek. HASIL DAN PEMBAHASAN Model Pengendalian dan Jadwal Pembangunan Kapal Dalam model pengendalian biaya dan jadwal pembangunan kapal dengan menggunakan pendekatan earned value analysis diperlukan identifikasi hubungan work breakdown structure (WBS) dengan biaya yang dikeluarkan. Identifikasi ini dijelaskan dalam sebuah matrik control account seperti terlihat pada Gambar 1. Sedangkan untuk model pengendalian biaya dan waktu pembangunan kapal dapat dilihat pada Gambar 2. D-2-3

4 Kapal Zone Fore Zone Mid Zone Aft GB GB GB GB GB Block Block Block Perusahaan Engineering Procurement Construction HC M/ E/O Keterangan: HC : hull construction M/O : machinery outfitting E/O : Electrical outfitting Hull Construction =>Grand Block =>Block - Fabrication - Assembly - Erection Activities Gambar 1. Control Account Matrix dalam model pengendalian biaya dan waktu terpadu Identifikasi WBS Controlling Measurement Varians Indeks Kinerja Identifikasi Indikator Earned Value Analysis (CV) Waktu (SV) (CPI) Waktu (SPI) Planned Value Actual Cost Earned Value Early Warning Report Proyeksi dan Waktu Penyelesaian Proyek Gambar 2. Model Pengendalian Pembangunan Kapal D-2-4

5 Pada Gambar 1. WBS yang terlihat digunakan sebagai panduan untuk mengidentifikasi aktivitas dan biaya pembangunan kapal. Selain itu, WBS juga digunakan sebagai roadmap untuk menganalisis proses dan kinerja proyek pembangunan kapal yang digunakan dalam model pengendalian biaya dengan pendekatan earned value analysis. Pada Gambar 2, dapat diperhatikan bahwa proses pengendalian biaya dan waktu pembangunan kapal dengan menggunakan pendekatan earned value analysis diawali dengan mengidentifikasi WBS kapal, yang dijadikan paket kerja yang akan dikendalikan secara biaya dan waktu. Identifikasi indikator earned value analysis diperlukan untuk menghitung varians dan kinerja proyek (biaya dan waktu). Dari perhitungan varians dan kinerja proyek, dapat dilakukan proyeksi biaya dan waktu penyelesaian proyek serta memberikan sebuah early report warning mengenai kinerja proyek yang sedang dilakukan. Analisa Data dan Pembahasan Untuk melakukan pengendalian biaya dan waktu secara terpadu sesuai dengan konsep earned value analysis, diperlukan informasi mengenai progress kemajuan fisik yang nantinya dijadikan acuan untuk mengetahui progress kemajuan fisik (kurva S), prediksi biaya dan waktu penyelesaian pada waktu pelaporan. 120% 100% 80% 60% 40% 20% 0% Plan Prog. 0% 4% 7% 10% 15% 21% 24% 28% 31% 38% 43% 48% 56% 64% 70% 74% 78% 83% 90% 98% 100% Actual Prog. 0% 5% 11% 17% 21% 25% 27% 31% 33% 37% Gambar 3. Kurva S, kemajuan progress fisik pembangunan Hull Construction Gambar 3, memperlihatkan progress total dari pengerjaan Hull Construction dimana merupakan penjumlahan semua progress aktivitas per masing masing block dimana progress total HC sudah mencapai 41% atau selisih 3% dari target yang direncanakan. Kurva ini akan dijadikan patokan dalam menghitung kinerja biaya dan waktu proyek dengan menggunakan pendekatan earned value analysis. Kurva S (Earned Value Analysis) Kurva S didapatkan dengan metode earned value analysis dengan menghitung nilai biaya aktual (Actual Cost), nilai hasil (Earned Value) dan jadwal anggaran (Planned Value). Dalam prototipe ini disajikan input data kurva earned value analysis yang terintegrasi dengan progress fisik kemajuan pembangunan kapal. Kurva S earned value dapat dilihat pada Gambar 4. dibawah berikut ini. D-2-5

6 Milyar (Rp) hari Planned Value Earned Value Actual Cost Gambar 4. Kurva S, varian biaya dan waktu terpadu pada saat pelaporan hari ke Dari kurva diatas, dapat diketahui status proyek saat pelaporan pada hari ke -264 menunjukkan kinerja proyek untung. Hal ini ditunjukkan dari indikator Cost Varian (CV) bernilai positif sebesar Rp. 47 juta antara selisih nilai hasil (EV) dengan biaya aktual yang dikeluarkan (AC). Kinerja proyek dari aspek biaya ini juga dapat dilihat dari indikator indek kinerja biaya CPI = 1,0. Tabel indikator kinerja biaya dan proyek mengacu kepada standar yang ditetapkan oleh Project Management Institute, 2005, seperti yang terlihat pada Tabel berikut. Tabel 1. Standar Indikator Kinerja dan Waktu Sumber : Practice standar for earned value management, PMI, 2005 Jika dilihat dari aspek jadwal, nilai schedule varian (SV) > dari 1,0 yaitu sebesar Rp milyar dan indikator kinerja jadwal SPI = 1,0. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja proyek masih dalam schedule yang direncanakan. Nilai CV, SV, CPI dan SPI dapat dilihat Tabel 2. D-2-6

7 Bulan Hari PV EV AC CV = EV - AC SV = EV - PV CPI = SPI = ke - ke - (Rp. Juta) (Rp. Juta) (Rp. Juta) (Rp. Juta) (Rp. Juta) EV/AC EV/PV ,0 1, ,0 1, ,0 1, ,0 1, ,0 1, ,0 1, ,0 1, ,0 1, ,0 1, Sumber : Data diolah Tabel 2. Status kinerja proyek saat pelaporan hari ke Estimasi Waktu dan Penyelesaian Proyek Berdasarkan nilai PV, EV dan AC saat pelaporan hari ke 264 dan indikator CPI dan SPI yang didapat sebelumnya dapat diprediksikan biaya yang akan dikeluarkan dan waktu yang diperlukan untuk seluruh pekerjaan, yang disajikan pada Tabel 3. Jika kinerja saat pelaporan tetap sama sampai sisa pekerjaan terselesaikan, maka prediksi biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan seluruh pekerjaan (EAC) adalah sebesar Rp milyar yang berarti ada keuntungan atau masih dibawah rencana anggaran (PV) yaitu sebesar Rp Milyar. Sedangkan jika melihat indikator schedule didapat perkiraan penyelesaian pekerjaan (EAS) adalah 596 hari. Dengan arti kata, proyek dapat diselesaikan tepat pada waktu yang direncanakan. D-2-7

8 Tabel 3. Proyeksi biaya (EAC) dan waktu (EAS) yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Bulan Hari ETC EAC Sisa Waktu ETS EAS ke - ke - (Rp. Juta) (Rp. Juta) (hari) (hari) (hari) Warning ` On schedule On Budget Sumber : Data diolah KESIMPULAN DAN REKOMENDASI Kesimpulan Dari penelitian yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa: 1. Dari penerapan konsep earned value analysis yang digunakan dalam model, didapatkan informasi mengenai kinerja progress biaya pada saat pelaporan yang dapat menjadi acuan bagi pihak manajemen untuk mengambil tindakan strategis selanjutnya. Selain itu, dengan menggunakan konsep ini, model dapat melakukan estimasi proyeksi biaya dan waktu penyelesaian, terhitung pada saat pelaporan, sehingga pengendalian biaya pembangunan kapal dapat dilakukan pada saat proses pembangunan / produksi kapal berlangsung. 2. Dari hasil pengendalian biaya dalam model pada saat pelaporan hari ke 264, disimpulkan bahwa kinerja proyek yang ditinjau dari aspek biaya dan waktu menunjukkan proyek dalam kondisi On Schedule On Budget. Hal ini dapat dijadikan acuan oleh pihak manajemen perusahaan untuk mengambil kebijakan strategis selanjutnya demi keberhasilan penyelesaian proyek kedepannya. Rekomendasi Untuk pengembangan lebih lanjut, peneliti menyarankan Model pengendalian biaya ini kedepannya dapat diintergrasikan dengan Sistem Pengambilan Keputusan (SPK) dan perumusan strategi operasional pembangunan kapal sehingga memudahkan pihak manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan yang strategis secara cepat dan tepat. D-2-8

9 DAFTAR PUSTAKA Ahuja, H., Dozki, S.P, Abourizk S.M., (1994). Project Management Techniques in Planning and Controlling Construction Project, John Willey & Sons. Chou, Jui-Sheng et al., (2010). Visualized EVM system for assessing project preformance, Journal of Automation in Construction, Elsevier 19, p Flemming, Q.W., Koppelman, J.M., (1994). The Essence and Evolution of Earned Value, AACE Transactions Lipke, Walt et al., (2009). Prediction of project outcome The application of statiscal methods to earned schedule performance indexes, Journal of Project Management, Elsevier 27, p Project Management Institute, Inc., (2005). Practice Standard for Earned Value Management. Four Campus Boulevard, Newton Square, USA. Soemardi, B.W., Wirahadikusumah, R.D, Abduh, M., (2006). Pengembangan Sistem Earned Value untuk Pengelolaan Proyek Konstruksi di Indonesia, Laporan Hasil Riset, ITB. Sudarsana, Ketut Dewa., (2008). Pengendalian dan Jadual Terpadu Proyek Konstruksi. Jurnal Ilmiah Teknik Sipil Vol. 12 No.2. D-2-9