PENGEMBANGAN APLIKASI E-UNIVERSITY : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET UNTUK MENDUKUNG PENGELOLAAN FIX ASSET PERGURUAN TINGGI

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN APLIKASI E-UNIVERSITY : SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET UNTUK MENDUKUNG PENGELOLAAN FIX ASSET PERGURUAN TINGGI 1 Tunggal Sigit Nugroho, 2 Seno Adi Putra, 3 Rino A Anugraha Program Studi Sistem Informasi Institut Teknologi Telkom Jln. Telekomunikasi No.1 Terusan Buah Batu bandung the_sigid@yahoo.com, seno_ap@yahoo.com, @ittelkom.ac.id Abstrak Salah satu permasalahan yang dirasakan oleh bagian logistik di perguruan tinggi adalah pengontrolan aset yang sudah tersebar di unit-unit perguruan tinggi. Untuk itu, diperlukan sebuah sistem informasi manajemen aset diharapkan membantu bagian logistik di perguruan tinggi dalam pengelolaan asetnya. Sistem informasi manajemen aset perguruan tinggi yang dibangun dalam riset ini mencakup lima fitur utama, yaitu manajemen master data, fitur manajemen inventarisasi aset, fitur manajemen monitoring aset, fitur manajemen pelaporan, dan fitur pemetaan aset. Pada riset ini, sistem informasi manajemen aset mengimplementasikan arsitektur multitier. dibangun dengan teknologi Java EE yang Kata kunci : Sistem informasi manajemen aset, master data, inventarisasi aset, monitoring aset, pemetaan aset I. ENDAHULUAN Kendala dalam pengelolaan aset di perguruan tinggi adalah dokumen-dokumen yang tidak tertata, kesulitan dalam pengontrolan aset, dan tidak tersedianya informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen dalam pengambilan keputusan terhadap suatu aset. Untuk itu, pengelolaan aset perlu didukung dengan sistem informasi manajemen aset. Sistem informasi manajemen aset merupakan sebuah sistem informasi yang mengelola dan mengolah data-data yang berkaitan dengan aset dan mampu mengakomodasi proses-proses yang terdapat dalam manajemen aset. Sistem informasi manajemen aset perguruan tinggi harus menjadi bagian integral dari sistem informasi perguruan tinggi secara keseluruhan, atau dikenal dengan e-university. II. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET DALAM KONTEKS E-UNIVERSITY E-University merupakan sebuah istilah untuk menggambarkan pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan pendidikan tinggi. Ide dasar dalam e- University adalah memberikan kemudahan akses informasi terkait fungsi-fungsi di perguruan tinggi bagi para civitas akademika, pegawai, manajemen, dan mitra sebuah lembaga pendidikan[4]. Salah satu modul yang terintegrasi dengan e-university adalah modul manajemen aset. Aset merupakan sumber daya yang memiliki manfaat ekonomis masa datang yang diperoleh, dikuasai, atau dikendalikan oleh suatu entitas akibat transaksi atau kejadian masa lalu. Atas dasar itu, diperlukan suatu pengelolaan aset yang yang dikenal dengan istilah manajemen aset. Manajemen aset di dalamnya terdapat proses sistematis untuk pemeliharaan, upgrade, dan mengoperasikan aset fisik dengan biaya yang efektif, dengan menggabungkan prinsip rekayasa dengan praktek bisnis dan teori ekonomi, dan menyediakan alat yang memfasilitasi agar lebih terorganisir, menggunakan pendekatan logis untuk pengambilan keputusan sehingga tersedia kerangka kerja untuk perencanaan jangka pendek dan jangka panjang [1]. Dalam manajemen aset terdapat siklus hidup manajemen yang disebut sebagai Life Cycle Asset Management seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut ini :

2 Manajemen klasifikasi aset Manajemen group aset Staf Aset Manajemen kelompok aset Manajemen dokumen Gambar 2 Use case untuk manajemen data Gambar 1 Siklus hidup manajemen aset [6] III. SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ASET PERGURUAN TINGGI Fungsi utama yang perlu disediakan pada sistem informasi manajemen aset adalah sebagai berikut: 1. mengakomodasi kegiatan operasional dalam pengelolaan aset sangatlah penting; 2. pihak manajemen juga mengharapkan sistem yang dapat menyediakan informasi secara up to date; 3. sistem dapat diakses di mana pun dan kapan pun oleh user dengan privilleges tertentu; 4. sistem yang terintegrasi dengan sistem lainnya, baik yang sudah ada maupun yang sedang dalam tahap pengembangan; 5. pengelolaan dan pengembangan sistem pada tahapan selanjutnya dapat dilakukan dengan mudah; 6. sistem yang menerapkan keamanan terhadap aplikasi karena menyimpan data-data yang sangat penting. Use case berikut menggambarkan aktifitas yang dapat dilakukan oleh user di sistem informasi manajemen aset. Inventarisasi Aset Staf Aset Pembaharuan Nilai Aset Gambar 3 Use case inventarisasi aset pembaharuan Informasi Aset Unit Manajemen Peminjaman Aset Bagian Rumah Tangga Manajemen Perbaikan Aset Manajemen Monitoring Manajer Logistik Gambar 4 Use case monitoring aset

3 Unit Melihat Aset Berdasarkan Lokasi Bagian RUmah Tangga Manajer Logistik Gambar 5 Use case pemetaan Aset Gambar 7 Halaman klasifikasi aset Modul manajemen inventarisasi aset mengelola inventarisasi aset yang meliputi registrasi aset, penambahan nilai aset, penggudangan aset, pengalihan aset dan penghapusan aset. Manajemen User Administrator Manajemen Role Gambar 8 Halaman asset dan perkiraan nilainya Gambar 6 Use case manajemen konfigurasi Berdasarkan analisis di atas, sistem informasi manajemen aset perguruan tinggi yang dikembangkan harus memiliki fitur sebagai berikut: 1. pengelolaan data master (klasifikasi, grup, kelompok, daftar aset, dan keamanan aset); 2. pengelolaan inventarisasi aset (registrasi aset, penggudangan aset); 3. monitoring aset (pembaharuan informasi aset, peminjaman aset, perbaikan aset); 4. pengelolaan transaksi (penambahan nilai, penyusutan, penjualan/pengalihan aset dan penghapusan); 5. pengelolaan laporan-laporan; 6. perhitungan depresiasi; 7. pemetaan aset; 8. administrator (manajemen pengguna). Modul Manajemen Data Master mengelola data master aset yang meliputi pengelolaan klasifikasi aset, kelompok aset, dan dokumen surat. Modul manajemen monitoring aset, mengelola pengontrolan dan pengawasan aset yang meliputi pembaharuan informasi aset, peminjaman dan perbaikan aset. Gambar 9 Halaman memonitor aset Modul pemetaan aset merupakan fitur tambahan dalam sistem yang memetakan aset berdasarkan lokasi dengan memvisualisasikannya dalam bentuk denah lokasi.

4 Gambar 10 Denah lokasi aset Modul manajemen pelaporan mengelola laporanlaporan terkait dengan pengelolaan aset. Sistem informasi manajemen aset dibagun dengan menerapkan arsitektur yang multi-tier yang didukung oleh teknologi Java Enterprise Edition dan Struts framework. Presentation Tier merupakan bagian yang diakses langsung oleh pengguna aplikasi. Struts Framework digunakan sebagai teknologi yang diimplementasikan di presentation tier. Struts merupakan framework yang dirancang untuk membangun arsitektur aplikasi berbasis Model-View- Controller (MVC) dengan penggunaaan Java Servlet dan Java Server Pages (JSP). Bussiness logic Tier atau dikenal sebagai application tier merupakan bagian yang di dalamnya terdapat proses bisnis dan query untuk mengakses database. Teknologi yang berperan sebagai application tier adalah Enterprise JavaBean (EJB) yang dapat dipanggil secara remote. Untuk alasan ini EJB merupakan komponen kunci untuk membangun aplikasi mutitier. client Tier merupakan bagian yang digunakan pengguna untuk mengakses aplikasi. DAFTAR PUSTAKA Gambar 11 Halaman laporan aset Modul Manajemen User, mengelola pengguna akhir yang terkait dalam pengelolaan aset dan berinteraksi dengan sistem yang meliputi pengelolaan user dan pemberian hak akses IV. PERTIMBANGAN TEKNOLOGI Arsitektur teknologi dalam sistem informasi manajemen aset ini adalah sebagai berikut Bean Model Web Application Controller Service Database BeanService Gambar 12 Arstektur teknologi EJB Module DatabaseAkses EJBService 1. Asset Management: Advancing the State of the Art Into the 21st Century Through Public-Private Dialogue. Federal Highway Administration and the American Association of State Highway and Transportation Officials, 1996, halaman 3 2. Falahah, Dewanto Wawan, ERP Menyelaraskan Teknologi Informasi Dengan Strategi Bisnis, Informatika Bandung, Noland Thomas R, Journal of Finance and Accountancy : The sum-of-years digits depreciation method: use by SEC filers University of Houston 4. Sony Ary Yuniarto, E-University dan strategi pengembangannya di lingkungan kampus pendidikan, s=ac d5ba5bd98c7faa261fd115a&n=241 &page=2, September The J2EE Archirect s Handbook: How to be a successful technical architect for J2EE applications Derek C Ashmore 2004 ISBN Victoria Department of Treasury and Finance, Government Asset Policy Statement, 2000, Hal Yunis, R., Surendro, K.: Pemilihan Metodologi Pengembangan Enterprise Architecture untuk Indonesia. In: Prosiding SNIKA. Volume 3. (2008) A53 A59

5