PENGEMBANGAN APLIKASI E-UNIVERSITY: APLIKASI E-RESEARCH MANAGEMENT UNTUK MENDUKUNG PENGELOLAAN KEGIATAN PENELITIAN DI PERGURUAN TINGGI

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN APLIKASI E-UNIVERSITY: APLIKASI E-RESEARCH MANAGEMENT UNTUK MENDUKUNG PENGELOLAAN KEGIATAN PENELITIAN DI PERGURUAN TINGGI 1 Riesya Rachmasarie, 2 Seno Adi Putra, 3 Amelia Kurniawati Program Studi Sistem Informasi Institut Teknologi Telkom Jln. Telekomunikasi No. 1 Terusan Buah batu Bandung riesyar@gmail.com, seno_ap@yahoo.com, amelia.kurniawati@gmail.com ABSTRAK Salah satu fungsi utama perguruan tinggi adalah penelitian. Perguruan tinggi dituntut untuk menggalakan kegiatan penelitian yang menghasilkan produk yang bermanfaat bagi masyarakat. Salah satu parameter pengukuran peringkat perguruan tinggi adalah banyaknya kegiatan penelitian baik yang didanai internal maupun ekternal. Seiring dengan semakin banyaknya kegiatan penelitian di perguruan tinggi, semakin komplek pengelolaanya baik itu pengelolaan proposal, keuangan, laporan atau luaran yang dihasilkan dan sumber daya lainnya yang dibutuhkan di penelitian. Oleh sebab itu, pengelolaan penelitian perlu didukung dengan pemanfaatan teknologi informasi khususnya aplikasi yang dinamai dengan istilah e-research Management. Aplikasi e-research Management yang dibangun dalam penelitian ini memanfaatkan teknologi Java Enterprise Edition dan menerapkan arsitektur multitier untuk kinerja dan skalabilitas yang tinggi. Metode iterative dan incremental adalah metode yang digunakan pada pengembangan e-research Management ini. Kata Kunci: penelitian, e-research Management, Teknologi Java EE, iterative dan incremental, multitier ABSTRACT One of university functions is conducting research activities. All universities are required to provide valuable products produced from research activities. A University ranking is determined by quantity of research activity funded both by internal and external university Since quantity of research activity is increase, research management will be more complicated especially in management of proposal, finance, report or research output, and other resource required in research activity. Therefore, research activities must be supported by information technology especially application named e- Research Management. e-research Management application built in this research was designed to implements Java Enterprise Edition technology and multitier architecture for high performance and scalability. Iterative and incremental method is used in this application development. Key words: research, e-research Management, Java EE technology, iterative and incremental, multitier I. PENDAHULUAN Kegiatan penelitian merupakan kegiatan yang wajib dilakukan Perguruaan tinggi sebagaimana yang disyaratkan dalam Undang-undang nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 20 ayat (1) yang berbunyi : Perguruan tinggi berkewajiban menyelenggarakan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Pelaksanaan penelitian pada perguruan tinggi lebih lanjut diatur pada Undang-undang nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen pasal 60 point (a) yang berbunyi : Dalam melaksanakan tugas keprofesionalan, dosen berkewajiban: melaksanakan pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Campbell (1953) dalam bukunya What is Science? menyatakan bahwa aktivitas penelitian harus menghasilkan publikasi jurnal ilmiah dan menghasilkan potensi untuk dikembangkan menjadi teknologi yang mampu menghasilkan produk dan jasa. Kedua produk penelitian ini sangat berkaitan erat satu sama lain, yaitu publikasi jurnal ilmiah diawali oleh penelitian dan publikasi jurnal ilmiah merupakan produk utama dari penelitian. Dalam buku berjudul Introduction to Research, dijelaskan bahwa penelitian adalah studi yang dilakukan seseorang melalui penyelidikan yang hati-hati dan sempurna terhadap suatu masalah, sehingga diperoleh pemecahan yang tepat (Tyrus Hillway, 1965).

2 Berdasarkan data scopus 1 (30 September 2012), hanya ada 54 perguruan tinggi di Indonesia yang mempublikasikan hasil penelitian dengan jumlah tertinggi sebanyak publikasi. Angka ini masih jauh jika dibandingkan dengan UKM Malaysia yang berjumlah publikasi, Universiti Malaya yang berjumlah publikasi, dan National University of Singapore yang berjumlah publikasi. Gambar 1 Jumlah publikasi hasil penelitian perguruan tinggi menurut Scopus Untuk menjaga agar jumlah publikasi jurnal ilmiah meningkat di Indonesia, khususnya di Perguruan Tinggi, selain menggalakan kegiatan penelitian melalui program hibah atau insentif, juga diperlukan suatu fasilitas yang memudahkan perguruan tinggi dalam hal ini peneliti dalam melaksanakan kegiatan penelitiannya. Kemudahan ini dirasa perlu mengingat administrasi penelitian tidaklah mudah dilakukan oleh para peneliti. Untuk itu, perlu dibuat aplikasi dengan memanfaatkan teknologi informasi yang bernama E-Research Management. E-Research Management memfasilitasi para peneliti dalam mendokumentasikan dan mencatat pelaporan terkait dengan aktifitas riset dan kegiatan ilmiah di perguruan tinggi. Aplikasi ini juga mengotomatisasi alur proses bisnis yang ada di kegiatan penelitian Perguruan Tinggi mulai dari pengajuan proposal penelitian sampai akhir kegiatan riset. II. E-RESEARCH MANAGEMENT DALAM KONTEKS E-UNIVERSITY E-Research Management yang dibangun merupakan bagian dari e-university. Menurut Hazem dan Nikos ( Realization of E-University for Distance Learning, 2009) e-university merupakan sistem pembelajaran berbasis web yang mengintegrasikan beberapa sumber daya teknologi. 1 Sistem basis data yang melakukan indeks dari belasan ribu jurnal ilmiah yang dimuat melalui peer-reviewed dan seleksi yang ketat sebelum diterbitkan. Salah satu paper (UK e-university,2005) menyatakan bahwa salah satu ide yang kuat dalam mengembangkan e-university adalah tidak terbatasnya potensi dari penggunaan internet yang merupakan peluang besar untuk menyampaikan semua yang berkaitan dengan pendidikan. Perguruan tinggi di Indonesia menganut tri dharma perguruan tinggi menjadikan adanya perluasan dari lingkup e-university. Awalnya lingkup e-university berada pada ranah pembelajaran secara online, tapi seiring semakin banyaknya proses di perguruan tinggi yang harus terintegrasi, e-university mengalami perluasan lingkup menjadi sebuah sistem online yang terintegrasi yang mendukung semua kegiatan perguruan tinggi, yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi. Di sinilah e-research Management menjadi bagian terintegrasi dengan sistem e-university. Menurut Monash University, e-research management merupakan suatu mekanisme penerapan teknologi informasi dan komunikasi pada pengelolaan penelitian sehingga penelitian tersebut berjalan efektif dan efisien. Tujuan dari e-research Management adalah (Universitas Michigan, 2011) : 1. mengurangi beban administrasi bagi peneliti; 2. meningkatkan kualitas serta informasi bagi peneliti mengenai status proposal penelitian; 3. menghilangkan duplikasi data penelitian; 4. memungkinkan peneliti untuk berkolaborasi secara on-line; 5. mempercepat proses-proses bisnis di penelitian; 6. meningkatkan integritas data dan distribusi informasi ke seluruh bagian organisasi. Manfaat dari e-research Management antara lain (Universitas Michigan, 2011) : 1. mempercepat waktu proses pengajuan proposal kegiatan penelitian; 2. mereduksi biaya pengajuan proposal penelitian; 3. memperlancar komunikasi antara penyelenggara penelitian dengan peneliti; 4. memberikan pelayanan yang baik kepada peneliti. Keunggulan e-research Management antara lain (Universitas Michigan, 2011) : 1. tidak adanya batas ruang dan waktu karena menggunakan teknologi berbasis internet; 2. proses dalam setiap tahapan penelitian akan dengan mudah diikuti/diawasi oleh reviewer dan penyelenggara penelitian. Proses akan berlangsung secara efisien, efektif, terbuka dan bersaing, transparan, adil atau tidak diskriminatif, dan akuntabel; 3. mencegah tindakan kolusi, korupsi dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan penelitian.

3 III. APLIKASI E-RESEARCH MANAGEMENT PERGURUAN TINGGI Aplikasi E-Research Management yang dibangun pada penelitian ini terinspirasi oleh konsep bernama National E-Learning Xchange Technology (NEXT) yang didengungkan pada musyawarah APTIKOM di Bali tahun 2007 sebagai mana ditunjukkan gambar berikut : Gambar 2 Sepuluh flagship dalam e-bursa NEXT [2] Menurut e-bursa NEXT e-research didefinisikan sebagai : program kemitraan yang dapat mensinergikan kepentingan institusi dengan stakeholder nya seperti pemerintah dan industri, Sebagai contoh, sebuah organisasi (pemerintah atau industri) mendeskripsikan permasalahan yang dihadapi dalam bentuk studi kasus atau kebutuhan riset. Lalu studi kasus tersebut secara terbuka di tender kan untuk dipecahkan oleh anggota Aptikom melalui mekanisme formal (melalui mata kuliah) maupun non formal (diskusi). Solusi dari mekanisme formal dikirimkan ke organisasi terkait untuk mendapatkan tanggapan (dalam bentuk nilai akhir) sebagai masukan bagi mahasiswa pengambil mata kuliah. Hal yang sama dapat dilakukan dalam bentuk menanisme atau pendekatan, perekrutan, alokasi grant, permohonan asistensi, pelaksanaan riset, kerjasama proyek, dan bentuk bentuk lainnya. Lebih lanjut lagi, e-bursa NEXT menjelaskan manfaat dari e-research sebagai berikut: 1. organisasi terkait dapat memperoleh pilihan solusi terhadap permasalahan yang dihadapi secara lengkap, beragam, dan dari sumber serta ahli terpercaya melalui riset yang bermutu; 2 Aptikom, (n.d.), Strategi Penerap an Konsep Multi Sourcing Learning melalui Implementasi Aplikasi e Bursa secara Nasional dalam Rangka Peningkatan Kualitas SDM, Panduan Penyusunan Kurikulum Rumpun Ilmu Informatika, mahasiswa dan dosen mendapatkan pemahaman akan apa yang terjadi dalam kehidupan nyata sehingga riset yang dilakukan memberikan nilai tambah langsung; 3. mahasiswa dan institusi terkait mendapatkan rekam jejak (track record) yang dapat meningkatkan nilai aset intelektualnya masing masing; 4. Perguruan tinggi mendapatkan tambahan pendapatan dan/atau reduksi biaya operasional yang ditimbulkan akibat kerjasama yang dilakukan. Proses pada sistem e-research Management dimulai dari pengajuan proposal oleh peneliti, persetujuan proposal oleh pihak pengelola penelitian di perguruan tinggi, pencatatan kontrak penelitian, pelaksanaan penelitian oleh peneliti, monitoring penelitian oleh pengelola penelitian, sampai dengan pembuatan laporan penelitian. Fitur yang dikembangkan dalam aplikasi E- Research Management adalah : 1. fitur pengelolaan pengajuan proposal penelitian; 2. fitur persetujuan proposal penelitian; 3. fitur pengelolaan laporan penelitian; 4. Fftur pengelolaan hasil seleksi dan evaluasi penelitian; 5. Fitur monitoring dan controlling penelitian. Gambar 3 Halaman utama aplikasi e-university yang di dalamnya terdapat aplikasi e-research Management Aktifitas pengelolaan penelitian di dalam aplikasi E-Research Management mempunyai tahapan-tahapan, yaitu pengelolaan adminstrasi seperti nota dinas, inisialisasi program kegiatan penelitian, dan pengelolaan dokumen; seleksi proposal penelitian termasuk pengajuan, seleksi administratif, evaluasi pemaparan proposal, dan penetapan proposal penelitian yang disetujui; monitoring dan controlling pelaksanaan penelitian; dan pengelolaan hasil penelitian. Pengelolaan administrasi terbagi menjadi tiga proses yaitu pembuatan nota dinas, inisialisasi kegiatan program penelitian, dan penyediaan dokumen penelitian.

4 Gambar 4 Halaman menampilkan nota dinas Proses selanjutnya adalah seleksi proposal penelitian. Seleksi proposal penelitian diawali dari pengajuan proposal. Pada saat pengajuan proposal dimasukkan data proposal. Data proposal yang diajukan berupa identitas proposal, data anggota tim penelitian, perencanaan keuangan, dan perencanaan jadwal yang dapat dilihat dalam bentuk gantt chart. Pada tahap seleksi proposal terdapat tahapan seleksi administratif. Pada tahapan ini, petugas administrasi pengelola penelitian melakukan pengecekan terhadap data administratif yang dibutuhkan dan melakukan penetapan proposal yang lolos seleksi tahap pertama. Selanjutnya, pada tahapan evaluasi pemaparan, reviewer akan melakukan evaluasi terhadap proposal yang lolos seleksi tahap pertama. Reviewer selanjutnya memasukkan data hasil penilaian evaluasi pemaparan proposal. Gambar 8 Halaman Input Hasil Seleksi Proposal Penelitian Proses selanjutnya adalah proses monitoring dan controlling penelitian. Peneliti dapat melaporkan hasil evaluasi berkala dan bagian pengelola penelitian perguruan tinggi dapat melakukan monitoring dan controlling terhadap hasil yang dilaporkan oleh peneliti. Gambar 5 Halaman daftar pengajuan proposal penelitian Gambar 6 Halaman identitas proposal penelitian Gambar 9 Halaman monitoring online/offline penelitian Di dalam proses monitoring dan controlling reviewer dapat memasukkan data hasil evaluasi. Hasil evaluasi ini akan menentukan kelanjutan dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Gambar 7 Halaman perencanaan jadwal penelitian Gambar 10 Halaman evaluasi capaian luaran penelitian

5 Proses selanjutnya adalah pengelolaan hasil penelitian. Peneliti memasukkan data hasil penelitian. Data tersebut meliputi data aktivitas harian, data keuangan, draft laporan akhir, serta laporan akhir penelitian. presentation layer business logic client database Gambar 12 Deployment Diagram aplikasi e-research Management perguruan tinggi Ke depannya aplikasi e-research Management terintegrasi dengan aplikasi e-university lainnya dan diimplementasikan sebagai layanan cloud computing khususnya Software as a Service Gambar 11 Halaman input monitoring dan evaluasi penelitian IV. PERTIMBANGAN TEKNOLOGI E-Research Management dibangun dengan menggunakan teknologi Java Enterprise Edition dan struts framework dengan metode iterative dan incremental serta menggunakan Microsoft SQL Server sebagai database management system. Aplikasi E-Research Management dikembangkan dengan arsitektur multitier (yaitu four tier) sehingga memiliki skalabilitas dan kinerja tinggi seiring penambahan jumlah user. Tier tersebut terdiri dari client tier, presentation tier, business logic tier, dan database tier. Presentation tier merupakan tier yang diakses langsung oleh pengguna aplikasi. Pada presentation tier menggunakan teknologi Struts Framework. Framework ini menerapkan arsitektur berbasis Model-View-Controller (MVC) dengan penggunaaan Java Servlet dan Java Server Pages (JSP) sebagai teknologinya. Bussiness logic tier merupakan tier yang di dalamnya terdapat logika bisnis dan query untuk mengakses database. Pada bussiness logic tier digunakan teknologi Enterprise JavaBean (EJB). EJB merupakan objek yang dapat dipanggil secara remote dan merupakan komponen kunci untuk membangun aplikasi mutitier. Database tier merupakan tier yang menyimpan data secara permanen. Microsoft SQL Server Database Relational System digunakan dalam tier ini. Arsitektur multitier yang diimplementasikan pada aplikasi E-Research Management dapat dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 13 Arsitektur umum e-university yang salah satunya terdapat aplikasi e-research Management DAFTAR PUSTAKA 1. Ashmore, Derek C. The J2EE Archirect s Handbook: How to be a successful technical architect for J2EE applications ISBN Aptikom, (n.d.), Strategi Penerapan Konsep Multi Sourcing Learning melalui Implementasi Aplikasi e Bursa secara Nasional dalam Rangka Peningkatan Kualitas SDM, Panduan Penyusunan Kurikulum Rumpun Ilmu Informatika. 3. Campbell, N. (1953). What is Science?. Dover Publications, Inc., New York 4. Hillway, Tyrus. (1964). Introduction to Research. Boston: Houghton Mifflin Co. 5. Sabic, A.; El-Zayat, M. Building E-University recommendation system. Information Management and Engineering (ICIME), 2010 The 2nd IEEE International Conference on April ISBN Steimle, Jurgen, Oliver Brdiczka, dan Max Muhlhauser. CoScribe : Integrating Paper and Digital Documents for Collaborative Knowledge Work. IEEE Transaction on Learning Technologies, Vol 2. No. 3, July-September 2009.