PENGEMBANGAN APLIKASI E-UNIVERSITY: SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI PERGURUAN TINGGI BERBASIS FRAMEWORK ITIL VERSI 3

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN APLIKASI E-UNIVERSITY: SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI PERGURUAN TINGGI BERBASIS FRAMEWORK ITIL VERSI 3 1 Alifia Palace Arnandani, 2 Seno Adi Putra, 3 Imam Rozali Program Studi Sistem Informasi Institut Teknologi Telkom Jln. Telekomunikasi No. 1 Terusan Buah batu Bandung alifia_palace@gmail.com, seno_ap@yahoo.com, imr@ittelkom.ac.id ABSTRAK Implementasi teknologi informasi di perguruan tinggi yang semakin komplek memerlukan perhatian lebih dari manajemen perguruan tinggi dalam mewujudkan tata kelolanya yang baik. Kenyataannya, saat ini tata kelola tersebut belum sepenuhnya diterapkan dan terdokumentasi baik. Selain penerapan tata kelola teknologi informasi yang baik, diperlukan juga sebuah sistem informasi yang mengelola semua data dan dokumen aktifitas tata kelola. Paper ini membahas tentang sistem informasi pengelolaan layanan teknologi informasi berbasis framework ITIL Versi 3. Sistem yang dibangun memiliki tiga fitur utama, yaitu Demand Management For IT Service, Financial Management For IT Service, dan Service Portfolio Managemen For IT Service. Sistem juga dibangun dengan teknologi Java EE yang mengimplementasikan arsitektur multitier. Kata kunci : Framework ITIL Versi 3, governance, arsitektur multitier, Java EE ABSTRACT Information technology implementation in a university that is growing more complicated needs more attention from a university management to conduct good information technology governance. In fact, the governance has not been well implemented and documented yet. While implementing good information technology governance, it is necessary to use information system that is able to manage all data and documents related to governance activity. This paper describes about information system that manages information technology services based on ITIL version 3. The system has three main features, such as Demand Management for IT Service, Financial Management for IT Service, and Service Portfolio Management for IT Service. The system was built by Java EE technology that implements multitier architecture. Key word: ITIL version 3 Framework, governance, multitier architecture, Java EE I. PENDAHULUAN Teknologi informasi (TI) menjadi salah satu faktor yang sangat penting bagi suatu perguruan tinggi dalam menunjang seluruh proses bisnis yang ada di dalamnya. Untuk memberikan layanan teknologi informasi yang maksimal kepada penggunanya, dibutuhkan sebuah strategi pelayanan (service strategy) yang baik. Jika sebuah perguruan tinggi memiliki tata kelola yang baik terhadap strategi pelayananannya, maka akan mendukung terciptanya sebuah layanan teknologi informasi yang maksimal. E-Governance pada sebuah organisasi, baik formal maupun informal, memiliki fungsi untuk memandu dan mengendalikan seluruh kegiatan yang ada di dalamnya. E-Governance tidaklah harus dilaksanakan secara eksklusif oleh pemerintah. Perusahaan swasta, asosiasi perusahaan, lembaga swadaya masyarakat (LSM), dan asosiasi LSM memiliki hak untuk menciptakan sebuah e-governance yang baru tanpa perlu menunggu otoritas dari pemerintah [1]. Salah satu best practice yang dapat digunakan dalam mengevaluasi kinerja TI adalah ITIL (Information Technology Infrastructure Library). ITIL secara khusus dan spesifik melakukan pengkajian terhadap fungsi, operasional dan atribut organisasi yang diperlukan agar tata kelola operasional dapat dioptimasi secara penuh ke dalam dua kategori utama pengelolaan aktivitas TI, yaitu Service Support Management dan Service Delivery Management [2]. Data statistik dari hasil penelitian yang dilakukan oleh Pink Elephant dan BMC Software menunjukan bahwa framework ITIL lebih banyak digunakan oleh organisasi sebagai best practice pengelolaan TI di lingkungannya.

2 Gambar 1 Data penggunaan framework oleh organisasi di seluruh dunia Salah satu usaha untuk mewujudkan tata kelola layanan TI yang baik, adalah dengan menerapkan Sistem pengelolaan layanan TI berbasis Framework ITIL. ITIL pertama kali dikembangkan sejak dasawarsa 1980-an oleh Office of Government Commerce, penggunaan ITIL baru meluas pada pertengahan 1990-an dengan spesifikasi versi keduanya (ITIL v2) dan dua set bukunya yang berhubungan dengan ITSM (IT Service Management), yaitu Service Delivery dan Service Support. Pada 30 Juni 2007, OGC menerbitkan versi ketiga ITIL (ITIL v3) yang intinya lebih menekankan pada pengelolaan siklus hidup layanan yang disediakan oleh teknologi informasi [3]. ITIL merupakan standard yang paling banyak digunakan untuk manajemen layanan TI di seluruh dunia. ITIL adalah non proprietary praktek terbaik yang dapat diadaptasi untuk digunakan di dalam semua lingkungan bisnis maupun organisasi. ITIL diciptakan oleh beberapa ahli yang memiliki pengalaman belajar dan praktek dari beberapa organisasi terkemuka, praktisi terbaik di masanya, dan penyedia layanan TI dari seluruh dunia. Sejak diperkenalkan pada awal 1990-an, ITIL telah membuktikan diri dengan memberikan dampak positif yang telah dibawa ke dalam dunia bisnis dengan mengadopsi dari praktek yang ada. ITIL memberikan pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang cukup lengkap bagi para peminatnya. Hal ini dapat diakses melalui publikasi, pelatihan, kualifikasi dan peralatan pendukung, dan tersedia dalam banyak bahasa. Nilai proposisi pusat ITIL yaitu terletak pada penyedia layanan TI (TI internal atau pemasok eksternal) dalam memahami tujuan dan prioritas bisnis dari pelanggan dan merupakan peran yang bermain penting dalam layanan TI untuk memungkinkan terpenuhinya tujuan yang diinginkan [4]. II. SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI PERGURUAN TINGGI DENGAN FRAMEWORK ITIL VERSI 3 Ruang lingkup ITIL yang dibahas dalam paper ini adalah modul pengelolaan Service Strategy. Di dalam modul ini terdiri dari Financial Management for IT Services, Service Portfolio Management for IT Services, dan Demand Management for IT Services. Alur kerja dari sistem informasi pengelolaan layanan TI berbasis framework ITIL ini berawal dari Demand Management, lalu ke Financial Management, dan berakhir di Service Portfolio Management. Alur kerja tersebut akan berlangsung dalam jangka waktu satu tahun. Pada bagian Demand Management for IT Services, aktor yang akan melakukan pengisian data dan manajemen data adalah manajer teknologi informasi perguruan tinggi. Setelah menghadiri berbagai workshop dan melakukan analisis terhadap hasil workshop, manajer akan memasukkan data hasil analisis tersebut ke dalam sistem. Data-data yang dimasukkan ke sistem berupa data layanan atau aplikasi yang akan dibangun oleh bagian teknologi informasi selama satu tahun kedepan disertai dengan rinciannya. Gambar 2 Halaman Modul Demand Management Modul Financial Management for IT Services terdiri dari dua bagian, yaitu IT Budgeting dan IT Accounting. Pada bagian Budgeting manajer akan melakukan pencatatan RKA yang telah disetujui oleh bagian keuangan ke sistem. Data-data ini dicatat secara rinci sampai ke level paling bawah. Pencatatan secara terperinci ini diperlukan untuk memudahkan manejer untuk mendeteksi setiap ketidaksesuaian atau kecurangan dalam penggunaan biaya RKA.

3 Gambar 3 Halaman Financial Management (Budgeting) Pada bagian IT Accounting, asisten manajer akan melakukan pengisian data berupa pencatatan kegiatan faktual dari RKA yang sebelumnya telah dicatat pada bagian Budgeting. Pencatatan ini dimaksudkan untuk membandingkan antara biaya di RKA dengan biaya sebenarnya yang telah dikeluarkan. Melalui pencatatan ini akan teridentifikasi apakah terjadi defisit atau surplus dalam pengunaan biaya yang telah ditetapkan dalam RKA. Gambar 4 Halaman Financial Management (Accounting) Modul Service Portfolio Management for IT Services terdiri dari tiga bagian utama, yaitu Service Pipeline, Service Catalogue, dan Service Retirement. Service Pipeline berisikan data-data pencatatan laporan dari semua aplikasi atau layanan TI yang akan dibangun oleh bagian TI di perguruan tinggi dalam jangka waktu satu tahun. Service Catalogue berisikan data-data pencatatan laporan dari semua aplikasi atau layanan TI yang telah dibangun, dan aplikasi atau layanan tersebut memiliki status sedang beroperasi dan digunakan oleh user. Sedangkan untuk Service Retirement, berisikan data-data pencatatan laporan dari semua aplikasi atau layanan TI yang telah dibangun, namun aplikasi atau layanan tersebut memiliki status sudah tidak berjalan atau dihentikan masa beroperasinya (retire). Gambar 5 Halaman Service Portfolio Management Pengisian data-data Service Portfolio Management for IT Services dilakukan oleh staf administrasi TI. Staf administrasi melakukan penginputan data aplikasi atau layanan TI yang akan dibangun. Data ini juga dimasukkan ke dalam bagian Service Pipeline. Informasi yang akan dimasukkan ke dalam sistem oleh staf ini mengacu pada informasi yang sebelumnya telah diinputkan oleh asisten manajer TI. Untuk pengaturan atau perubahan status suatu aplikasi atau layanan TI (apakah termasuk ke dalam Service Pipeline, Service Catalogue, atau Service Retirement) dilakukan oleh asisten manajer IT. Perubahan status ini akan dilakukan setiap awal tahun ketika suatu perguruan tinggi memutuskan akan melakukan implementasi ITIL kembali. Modul lainnya yang menjadi pendukung dalam sistem pengelolaan layanan TI berbasis ITIL adalah modul Input Portfolio dan Portfolio Manajemen Risiko. Proses Input Portfolio dilakukan oleh Manajer TI, yaitu memasukan data-data awal ketika suatu perguruan tinggi ingin mengimplementasi ITIL di organisasinya. Setelah melakukan input portfolio, selanjutnya Manajer TI akan melakukan Input Alignment ke dalam sistem. Data-data yang dimasukkan saat proses input alignment adalah berupa data-data dasar mengenai perguruan tinggi tersebut. Gambar 6 Halaman Input Portfolio dan Alignment

4 Modul Portfolio Manajemen Risiko diakses oleh staf administrasi TI. Staf ini akan melakukan pengelolaan data-data risiko sesuai dengan kaidahkaidah dalam ITIL Versi 3 baik itu risiko pada Service Pipeline dan risiko pada Service Catalogue. Berikut ini gambaran umum arsitektur multitier yang diimplementasikan di sistem informasi pengelolaan layanan TI berbasis ITIL. Gambar 8 Arsitektur multiter sistem informasi pengelolaan layan TI berbasis framework ITIL Versi 3 Gambar 7 Halaman Input Portfolio III. PERTIMBANGAN TEKNOLOGI Sistem Informasi Pengelolaan Layanan TI berbasis Framework ITIL versi 3 memanfaatkan teknologi Java EE, Struts Framework dan Enterprise Java Bean. Teknologi ini mendukung arsitektur multitier. Penerapan arsitektur multitier diperlukan untuk kinerja dan skalabilitas tinggi aplikasi. Arsitektur ini dibagi menjadi client tier, presentation tier, business logic tier, dan database tier. Database tier berguna untuk menyimpan datadata yang terkait dengan aplikasi pengelolaan layanan TI. Pada tier ini terdapat DBMS yang berfungsi untuk mengelola data-data. Sistem ini menggunakan Microsoft SQL Server. Presentation Tier merupakan bagian yang diakses langsung oleh pengguna aplikasi. Struts Framework digunakan sebagai teknologi yang diimplementasikan di presentation tier. Struts merupakan framework yang menerapkan arsitektur Model-View-Controller (MVC) dengan penggunaaan Java Servlet dan Java Server Pages (JSP) sebagai teknologinya. Bussiness logic Tier atau dikenal sebagai application tier merupakan bagian yang di dalamnya terdapat proses bisnis dan query untuk mengakses database. Teknologi yang berperan di tier ini adalan Enterprise JavaBean (EJB). EJB adalah objek yang dapat dipanggil secara remote dan merupakan komponen kunci untuk membangun aplikasi mutitier. IV. PENGEMBANGAN SELANJUTNYA Sistem informasi pengelolaan layanan TI berbasis ITIL yang dideskripsikan dalam paper ini hanya memfasilitasi satu domain pengelolaan layanan TI, yaitu Service Strategy, sedangkan ITIL versi 3 sendiri mendefinisikan 3 domain lainnya, yaitu Service Design, Service Transition, dan Service Operation. Jadi, Tahapan pengembangan sistem informasi selanjutnya adalah modul pengelolaan Service Desin, dilanjutkan berturut-turut ke Service Transition, dan Service Operation. Aplikasi juga akan diintegrasikan dengan aplikasi e-university dengan menggunakan arsitektur Service Oriented Architecture (SOA) dan akan dikembangkan ke arah solusi cloud. DAFTAR PUSTAKA [1] Keohane, R. O., & J. S., N. (2000). Governance in a Globalization World. E-Government and E- Governance: Definitions/Domain. [2] Goncalves, Antonio (2010). Beginning Java EE 6 with GlassFish 3 (Expert's Voice in Java Technology) [3] Rubinger, Andrew Lee, Bill Burke. Enterprise JavaBeans [4] Hodgkiss, G., & Taylor, S. (2005). Aligning CoBIT, ITIL, and ISO For Business Benefit. USA : The IT Service Management Forum, (p. 10). USA. [5] How To Develop, Implement, and Enforce ITIL V3's Best Practices. Brisbane, Australia: The Art Of Service. [6] Kneller, M. (2010). Executive Briefing : The Benefits of ITIL. Office Of Government Commerce.

5