Manual Prosedur Sistem dan Evaluasi Pelaksanaan Kebijakan Fakultas

Transkripsi

1 Manual Prosedur Sistem dan Evaluasi Pelaksanaan Kebijakan Fakultas Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Malang 2011

2 Manual Prosedur Sistem dan Evaluasi Pelaksanaan Kebijakan Fakultas Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 0 Tanggal : 31 Mei 2011 Diajukan oleh : Ketua Gugus Jaminan Mutu -ttd- Dikendalikan oleh dr. Asri Maharani, MMRS : Pembantu Dekan I -ttd- Disetujui oleh Dr. dr. Sri Andarini, M. Kes : Dekan -ttd- Dr. dr. Karyono Mintaroem, SpPA i

3 Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Garis Besar Prosedur... 1 Bagan Alir... 3 Lampiran 1. Lembar Checklist Sistem Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kebijakan Fakultas 4 ii

4 Tujuan Untuk memantau pelaksanaan kebijakan fakultas dan realisasinya. Ruang Lingkup Renstra FKUB yang dijabarkan dalam program kerja tahunan, pengembangan program baru dengan kondisi yang ada saat itu. Garis Besar Prosedur Sistim monitoring dan evaluasi kebijakan fakultas di awali dengan rencana rapat kerja pimpinan (RAPIM) untuk penyusunan rencana kerja Fakultas. Pimpinan Fakultas membentuk panitia pelaksana rapim untuk mempersiapkan segala keperluan rapim seperti besarnya anggaran, penyusunan jadwal (waktu dan tempat pelaksanaan), alokasi waktu, penentuan peserta rapim, penyebaran undangan, pelaksanaan dan pelaporan kegiatan. Dalam pelaksanaan rapim disusun program kerja Fakultas sesuai dengan Renstra dan pengembangan program baru sesuai dengan kondisi yang ada saat itu. Program kerja tersebut mencerminkan rencana kegiatan selama 1 tahun oleh setiap unit kerja yang ada di Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan. Program kerja digunakan untuk penyusunan rencana anggaran yang tertuang dalam DIPA FPIK UB yang disusun oleh Dekanat. DIPA disahkan oleh dekan, dilaksanakan oleh bendahara pengeluaran berdasarkan kegiatan dari semua unit kerja. Monitoring DIPA dilaksanakan oleh KaSubbag Keuangan dan Kepegawaian setiap bulan dengan membubuhkan tanda tangan sebagai bukti persetujuan pengeluaran anggaran. Sedangkan evaluasi dilakukan oleh Kepala Tata Usaha dan Pembantu Dekan II setiap bulan dengan membubuhkan tanda tangan pada setiap lembar bukti pengeluaran keuangan sebagai bukti pelaksanaan evaluasi pengeluaran keuangan Fakultas. 1

5 Dalam pelaksanaan program kerja, unit kerja mengajukan proposal kegiatan dimaksud kepada Dekan, apabila disetujui maka anggaran kegiatan dapat dikeluarkan oleh Bendahara Pengeluaran. Laporan pelaksanaan kegiatan disampaikan kepada Dekan. Laporan penggunaan keuangan disampaikan kepada KaSubbag Keuangan dan kepegawaian melalui Bendahara pengeluaran. Hasil monitoring dan evaluasi keuangan pelaksanaan kegiatan disampaikan kepada PD II sebagai persyaratan untuk mengeluarkan SPM (Surat Perintah Membayar) kepada Rektorat untuk membiayai kegiatan lainnya. Rektorat yang diwakili oleh PR II mengeluarkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) yang disampaikan kepada PD II. 2

6 Bagan Alir Pimpinan Fakultas membentuk panitia pelaksana RAPIM (Rapat Kerja Pimpinan) RAPIM dilaksanakan untuk menyusun program kerja fakultas yang tertuang dalam DIPA Program kerja dilaksanakan unit kerja untuk menyusun rencana anggaran yang tertuang dalam DIPA FKUB yang disusun oleh Dekanat Disahkan Dekan DIPA Dilaksanakan bendahara keuangan Monitoring : Kasubbag keuangan dan kepegawaian Evaluasi : Kepala tata usaha dan pembantu dekan II Laporan pelaksanaan kegiatan disampaikan kepada Dekan Laporan penggunaan keuangan disampaikan kepada Kasubbag keuangan dan kepegawaian melalui bendahara pengeluaran Hasil Monev keuangan pelaksanaan kegiatan disampaikan kepada PD II sebagai persyaratan untuk mengeluarkan SPM (Surat Perintah Membayar) SPM kepada Rektorat untuk membiayai kegiatan lainnya Rektorat yang diwakili oleh PR II mengeluarkan SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana) yang disampaikan kepada PD II PD II kepada Bendahara pengeluaran untuk mengeluarkan dana operasional yang tercantum dalam DIPA yang disesuaikan oleh tim pengelola BLU Pelaksanaan program kerja 3

7 Lampiran 1. Lembar Checklist Sistem Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Kebijakan Fakultas No Jenis Kebijakan Jenis Kegiatan Rencana Pelaksanaan Realisasi Pelaksanaan Malang, Petugas Monev ( ) 4