SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG PADA PT. KIKIJAYA AIRCONINDO

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2015, pp. 551~558 SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BARANG PADA PT. KIKIJAYA AIRCONINDO 551 Sri Muryani AMIK BSI Bekasi Abstrak PT. Kikijaya Airconindo adalah dealer resmi Denso yang bergerak dibidang pelayanan jasa pemasangan AC kendaraan dan juga perbaikan AC kendaraan. Sistem yang ada di PT. Kikijaya Airconindo Bekasi ini masih dilakukan secara manual mulai dari pencatatan pembelian, sampai penyimpanan data hingga sampai pembuatan laporan. Hal ini memungkinkan pada saat proses berlangsung terjadi kesalahan dalam pencatatan, terjadi pemborosan waktu, kurang akuratnya laporan yang dibuat dan keterlambatan dalam pencarian data-data yang diperlukan. PT. Kikijaya Airconindo membutuhkan sekali adanya suatu sistem informasi yang menunjang dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi semua pelanggan. Untuk itu peneliti melakukan penelitian mengenai sistem pembelian barang berupa material lokal pada PT. Kikijaya Airconindo Bekasi. Perancangan sistem yang sudah terkomputeriasi merupakan solusi yang terbaik untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada pada perusahaan ini. Dengan sistem yang sudah terkomputeriasi diharapkan membantu pengolahan data lebih baik, efektif dan efisien. Penyajian laporan tepat waktu dan tepat guna bagi atasan. Kata Kunci: Sistem Informasi, Pembelian Barang 1. Pendahuluan Perkembangan pesat teknologi informasi merambah pada segala bidang kehidupan yang dipicu oleh meningkatnya kompleksitas kegiatan usaha dan meningkatnya kebutuhan akan komputer. Perusahaan sebagai pelaku bisnis membutuhkan suatu proses pengolahan transaksi bisnis/keuangan yang lebih efekif dan efisien, untuk mencapai hal tersebut sangat diperlukan adanya sistem akuntansi yang bisa menyajikan laporan yang tepat waktu dan tepat guna.sistem akuntansi yang baik yaitu sistem yang membagi dan mengelompokkan pengolahan data menurut masing-masing jenis transaksi, sehingga akan sangat memudahkan penyajian informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh pimpinan perusahaan sebagai acuan untuk mengambi kebijakan perusahaan kedepan. Salah satunya adalah kegiatan pembelian, yang merupakan salah satu kegiatan yang sangat vital dalam setiap kegiatan usaha baik pembelian tersebut dilakukan secara tunai ataupun kredit.pt. Kikijaya Airconindo merupakan salah satu dealer resmi PT. Denso Sales Indonesia yang bergerak dalam bidang jasa pemasangan dan service AC untuk kendaraan. Dalam kegiatannya tidak terlepas dari kebutuhan akan spare parts maupun barang lain untuk mendukung proses usaha. Untuk parts-parts yang harus original Denso, PT. Kikijaya Airconindo langsung mendapatkan pasokan dari PT. Denso Sales Indonesia, sebagian lagi ada yang diimport dari luar negeri, tetapi untuk barang-barang pembantu ataupun barang lain PT. Kikijaya Airconindo harus membeli sendiri dari supplier atau pemasok lain. Berdasarkan uraian diatas, peneliti tertarik untuk mempelajari dan melakukan penelitian dengan tema sistem informasi pembelian barang pada PT. Kikijaya Airconindo. 2. Metode Penelitian Pada saat penelitian diperlukan suatu metode penelitian untuk dapat mengumpulkan data yang akurat dan real. Dalam penelitian ini menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yang meliputi: a) Pengamatan langsung (Observation) Peneliti mengumpulkan data melalui pengamatan langsung dilapangan dan mengambil data langsung dari sumbernya. Dalam hal ini peneliti mengamati tentang prosedur-prosedur pembelian barang lokal secara kredit, mulai dari pengajuan pesanan barang, pembuatan purchase order atau biasa disebut dengan PO, mengajukan PO kepada pemasok, menerima barang, tukar terima faktur hingga proses pelunasan faktur tersebut. Diterima 18 Maret, 2015; Revisi 25 Februari, 2015; Disetujui 15 Maret 2015

2 Dari proses pengamatan, peneliti mendapatkan informasi mengenai proses pembelian barang lokal secara kredit pada PT. Kikijaya Airconindo secara langsung. b) Wawancara (Interview) Peneliti mengumpulkan data dengan cara menanyakan langsung pada narasumber. Memperoleh keterangan tentang pembelian barang lokal secara kredit dengan cara melakukan tanya jawab dan bertahap. Selama penelitian peneliti mengadakan wawancara dengan Accounting, Kepala Gudang dan juga bagian-bagian tertentu untuk mendapatkan informasi yang lebih rinci dan jelas. c) Kepustakaan (Library) Peneliti melakukan pendekatan dengan tinjauan pustaka atau mencari literature yang berisi teori-teori dan juga referensi yang sesuai dengan pembahasan penelitian. Mulai dari buku-buku yang memuat tentang sistem informasi, sistem akuntansi, pembelian secara kredit dan juga berkas-berkas dari perusahaan yang berkaitan dengan pembahasan. Selain itu peneliti juga mengambil referensi dari internet, mulai dari membaca di website, blog dan juga situs internet yang lain. 3. Pembahasan a. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan 1) Prosedur Pemesanan Barang Pada saat stok barang di gudang kurang ataupun stok sudah sedikit, dari bagian gudang mengajukan Form Permintaan Barang (FPB) kepada bagian pembelian. Setelah dicek, kemudian bagian pembelian mencari ataupun memilih pemasok yang bisa memasok barang tersebut dengan barang dan juga harga yang sesuai. Kemudian bagian pembelian membuat Purchase Order atau PO berdasarkan data pemasok, data harga dan juga FPB, selanjutnya PO diajukan kepada Manajer Cabang untuk disetujui. Setelah PO disetujui oleh Manajer, kemudian PO diberikan kepada pemasok biasanya melalui faksimile ataupun . 2) Prosedur Penerimaan Barang Barang dikirimkan dari pemasok sesuai dengan tanggal yang telah dijanjikan, bisa juga lebih cepat ataupun lebih lama dari kesepakatan. Barang diterima oleh bagian gudang dan diperiksa kualitas dan juga kuantitasnya, disesuaikan dengan surat jalan dan juga permintaan barangnya. Apabila barang yang diterima sesuai pesanan dan sesuai surat jalan, maka bagian gudang yang menerima barang menanda tangani surat jalan dari pemasok. Kemudian surat jalan asli rangkap pertama atau asli diberikan kepada bagian accounting untuk kelengkapan dokumen tagihan, rangkap kedua diberikan kepada pemasok, sedangkan rangkap ketiga diarsipkan. Selanjutnya pemasok memberikan dokumen tagihan meliputi: faktur, kwitansi, copy PO. Kemudian dokumen tagihan tersebut diberikan kepada bagian accounting dan setelah dicek maka bagian accounting membuat Tanda Terima Tagihan atau TTT dan TTT asli diberikan kepada pemasok, sedangkan copy TTT dan juga dokumen tagihan berikut surat jalan asli diarsipkan. 3) Prosedur Pembayaran Untuk hutang yang hampir jatuh tempo, accounting membuat voucher pembayaran yang dinamakan BPUB (Bukti Pengeluaran Uang Bks) guna mengajukan pelunasan hutang tersebut. Untuk mengisi BPUB, accounting mengambil data dari file pembelian. BPUB tersebut diajukan kepada Manajer Cabang untuk disetujui, kemudian BPUB yang telah disetujui oleh Manajer Cabang diserahkan kepada Direktur untuk pengajuan pelunasan. Selanjutnya Direktur membukakan giro dan diberikan kepada accounting. Sebelum giro diserahkan kepada pemasok, dicek terlebih dahulu oleh accounting, giro dicopy dan copy giro tersebut diarsipkan serta nomor giro dimasukkan ke BPUB. Setelah data giro dimasukkan dan dicek, kemudian diserahkan kepada pemasok berikut BPUB sebagai tanda terima. Pemasok bisa mengambil giro dengan bukti TTT asli. Setelah BPUB ditanda tangani pemasok, BPUB dikembalikan kepada bagian accounting berikut TTT asli dan disimpan pada arsip tagihan. KNiST, 30 Maret

3 4) Prosedur Pencatatan Jurnal Untuk membukukan transaksi maka langkah selanjutnya adalah menjurnal pembelian tersebut dengan mengambil data tagihan dari file master, terdiri dari file perkiraan, file pembayaran, file pembelian kemudian jurnal tersebut secara otomatis tersimpan dalam file jurnal dan digunakan sebagai bahan pembuatan laporan. 5) Prosedur Cetak Laporan Untuk mengetahui pembelian apa saja, stok barang sekarang, jumlah hutang yang terjadi atas pembelian kredit dan juga berapa banyak alokasi keuangan perusahaan yang digunakan untuk pembelian kredit barang lokal, maka bagian accounting membuat laporan pembelian setiap periode tertentu untuk dilaporkan kepada direktur yang terdiri dari Laporan Pembelian Barang, Laporan Stok Barang dan Laporan Hutang Pembelian. Laporan tersebut disusun dengan mengambil data dari file pembelian, file jurnal dan juga file barang.tetapi sebelum laporanlaporan tersebut dilaporkan kepada Direktur, terlebih dahulu diajukan kepada Manajer Cabang, setelah disetujui laporan dicopy dan copy laporan diarsipkan pada arsip laporan, sedangkan laporan asli diserahkan kepada Direktur. b. Diagram Alir Data Sistem Akuntansi Usulan Untuk mempermudah pembuatan prosedur akuntansi yang akan diterapkan pada PT. Kikijaya Airconindo Bekasi, maka peneliti melengkapi dengan pembuatan diagram alir data sebagai berikut: Gambar 1. Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan KNiST, 30 Maret

4 Gambar 2. Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan KNiST, 30 Maret

5 c. Normalisasi File Pada sistem akuntansi usulan pembelian barang lokal secara kredit yang diajukan ini mempunyai tingkatan normalisasi sebagai berikut: Keterangan: * : Kunci Utama (Primary Key) ** : Kunci Tamu (Foreign Key) : Relasi Satu Ke Satu (One To One Relationship) : Relasi Satu Ke Banyak (One To Many Relationship) Gambar 3. Bentuk Normal Ketiga (3 NF/ Third Normal Form) d. Spesifikasi Program Spesifikasi program menjabarkan rincian proses masing-masing program dengan menguraikan hierarki program secara keseluruhan. Dengan melihat HIPO (Hierarchy Input Process Output) dari program ini memudahkan bagi pengguna untuk mengetahui bentuk program secara umum. HIPO sebenarnya adalah dokumentasi program. Adapun bentuk HIPO dari program pembelian barang lokal secara kredit pada PT. Kikijaya Airconindo Bekasi, adalah sebagai berikut: KNiST, 30 Maret

6 Gambar 4. Diagram HIPO Sistem Akuntansi Usulan e. Rancangan user interface Gambar 5. Tampilan form login KNiST, 30 Maret

7 Gambar 6. Tampilan Form Barang 4. Simpulan Setelah peneliti menguraikan tentang sistem pembelian barang secara kredit pada PT. Kikijaya Airconindo Bekasi, membahas permasalahan yang muncul dan juga memberikan solusi atau pemecahan masalah yang ditawarkan, maka peneliti memberikan kesimpulan dari sistem tersebut yakni sebagai berikut: a. Dengan adanya sistem pembelian barang lokal secara kredit pada PT. Kikijaya Airconindo Bekasi yang sudah terkomputerisasi diharapkan lebih memudahkan pekerjaan dan dapat meningkatkan kelancaran dalam proses Gambar 7. Tampilan Form Pembelian pembelian barang lokal serta memperlancar kegiatan produksi perusahaan. b. Dengan proses komputerisasi dapat mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan, selain itu informasi yang dihasilkan lebih akurat, cepat dan bentuk penyajian data dapat dirancang sesuai dengan keinginan. c. Dengan menggunakan program maka dapat lebih meningkatkan ketelitian dan pengendalian yang tinggi terhadap pengolahan data, sehingga kemungkinan akan terjadinya kesalahan dapat diperkecil. KNiST, 30 Maret

8 Referensi Hartono, Bambang Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer. Jakarta: Rineka Cipta Jogiyanto, HM Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Mulyadi Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Bagian Penerbit Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi TKPN. Puspitawati, Lilis dan Sri Dewi Anggadini Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Soemarso SR, Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Salemba Empat. Sutabri, Tata Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. KNiST, 30 Maret