ANALISA SISTEM INFORMASI PENJUALAN

Transkripsi

1 Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2013, pp. 348~356 ANALISA SISTEM INFORMASI PENJUALAN Rusmana, 2 Siti Masripah AMIK BSI Bogor Jl. Merdeka No.168 Bogor AMIK BSI Jakarta Jl. Kramat Raya No.18 Jakarta Pusat * siti.stm@bsi.ac.id Abstrak Teknologi yang berkembang saat ini khususnya komputer, ternyata mengalami kemajuan yang sangat pesat. Hampir semua bidang kehidupan manusia telah dimasuki dan dipengaruhi oleh komputer, sehingga pada penerapan teknologi komputer yang semakin maju telah mengubah suatu pekerjaan yang sebelumnya dilakukan oleh manusia secara sistem manual, kini dapat dilakukan oleh manusia dengan sistem komputerisasi. PT Demoda Azaprima Bogor sangat membutuhkan adanya suatu sistem informasi yang menunjang dan memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para pelanggannya. Untuk itulah penulis mencoba membuat tugas akhir mengenai sistem penjualan souvenir secara tunai pada PT Demoda Azaprima Bogor yang sampai saat ini belum terkomputerisasi. PT Demoda Azaprima Bogor merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan barang khususnya souvenir. Sistem yang ada pada PT demoda Azaprima Bogor ini masih dilakukan secara manual, mulai dari penawaran harga, penerimaan pesanan, sampai penyimpanan data-data lainnya yang berhubungan dengan proses penjualan hingga sampai pembuatan laporan. Maka dari itu perlu adanya sistem komputerisasi sistem penjualan, tujuannya adalah demi meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan, memberikan kemudahan kepada bagian administrasi dalam menyimpan data-data dari proses penjualan, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat tercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada PT Demoda Azaprima Bogor. Keywords: Perancangan sistem, penjualan, metode prototipe 1. Pendahuluan Perkembangan dunia usaha, menyebabkan timbulnya persaingan yang semakin ketat disertai permasalahan yang harus dihadapi setiap perusahaan. Salah satu contohnya adalah perkembangan dibidang perdagangan yang semakin luas dan beraneka ragam jenisnya. Dunia perdagangan masa kini, semakin ketat persaingan antar perusahaan untuk memasarkan produknya, baik dengan cara penjualan tunai maupun penjualan kredit mengharuskan perusahaan memiliki teknologi yang memadai. Komputer sudah menjadi perlengkapan yang wajib disetiap perusahaan karena komputer memiliki kecepatan dalam pemrosesan data maupun pertukaran dan perolehan informasi. Maka tidak dapat dipungkiri jika kebutuhan akan perolehan suatu laporan dan informasi dalam bidang akuntansi dan bisnis hampir sebagian besar dikerjakan dengan komputer dan user sebagai brainware harus dapat mengelola dan menyajikan suatu informasi yang dibutuhkan oleh orang lain yang memerlukan. Maka dari itu, sangat dibutuhkan orang-orang yang memiliki keahlian untuk mengoperasikan komputer. Dengan adanya sistem komputerisasi yang dilakukan oleh PT Demoda Azaprima Bogor, diharapkan sistem penjualan akan semakin cepat dan akurat. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem penjualan terkomputerisasi yang mudah digunakan dan dikelola oleh pemilik perusahaan. PT Demoda Azaprima Bogor adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan souvenir. PT Demoda Azaprima Bogor belum menerapkan sistem komputerisasi dalam melaksanakan kegiatan transaksinya. Hal ini mengakibatkan pengolahan data yang lambat, tidak cepat, tidak efisien, dan tidak akurat serta sulitnya pengumpulan berkas-berkas bagian keuangan bila diperlukan. Dengan adanya sistem komputerisasi diharapkan dapat membantu kegiatan transaksi pada PT Demoda Azaprima Bogor yaitu dimana data-data sudah tersimpan Diterima 25 Januari 2013; Revisi 16 Februari 2013; Disetujui 15 Maret 2013

2 dalam bentuk file dan proses pembuatan laporan sudah menggunakan suatu program yang hasilnya lebih efisien, efektif dan akurat. Sistem yang terkomputerisasi ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja perusahaan PT Demoda Azaprima Bogor sehingga dapat menanggulangi kesalahan-kesalahan yang masih sering terjadi dalam hal pencatatan transaksi penjualan, salah satu solusinya adalah penggunaan sistem penjualan yang terkomputerisasi. 2. Metode Penelitian Metode yang digunakan untuk mendapatkan data sebagai objek penulisan adalah sebagai berikut: A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Proses Pengembangan Perangkat Lunak (Software Development Process) adalah suatu penerapan struktur pada pengembangan suatu Perangkat Lunak (Software), yang bertujuan untuk mengembangkan sistem dan memberikan panduan untuk menyukseskan proyek pengembangan sistem melalui tahapan tahapan tertentu. Metode yang penulis gunakan yaitu metode waterfall atau sering disebut Model Pengembangan Air Terjun, merupakan paradigma model pengembangan perangkat lunak paling tua, dan paling banyak dipakai. Model ini mengusulkan sebuah pendekatan perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekunsial yang dimulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh tahapan analisis, desain, kode, pengujian, dan pemeliharaan. Analisis kebutuhan perangkat lunak Pada proses ini, dilakukan penganalisaan dan pengumpulan kebutuhan sistem yang meliputi Domain informasi, fungsi yang dibutuhkan unjuk kerja/performansi dan antarmuka. 1. Desain Pada proses Desain, dilakukan penerjemahan syarat kebutuhan sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuatnya proses pengkodean (coding). Proses ini berfokus pada struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail algoritma procedural 2. Pembuatan kode program Pengkodean merupakan proses menterjemahkan perancangan desain ke bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, dengan menggunakan bahasa pemrograman. 3. Pengujian Setelah Proses Pengkodean selesai, dilanjutkan dengan proses pengujian pada program perangkat lunak, baik Pengujian logika internal, maupun Pengujian eksternal fungsional untuk memeriksa segala kemungkinan terjadinya kesalahan dan memeriksa apakah hasil dari pengembangan tersebut sesuai dengan hasil yang diinginkan. B. Metode Pengumpulan Data Metode Pengamatan (Observasi) Kami mengamati secara langsung terhadap kegiatan- kegiatan yang Wawancara (Interview) Secara langsung berinteraksi dan melakukan tanya jawab dengan pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan masalah yang diteliti. Studi Pustaka (Library research) Penulis mengumpulkan data dari buku-buku yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas. 3. Pembahasan PT Demoda Azaprima Bogor yang masih menggunakan sistem yang lama. Tujuan yang ingin dicapai dengan adanya sistem terkomputerisasi adalah: 1. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pencarian data. 2. Menghindari bertumpuknya arsip yaitu arsip yang biasa disimpan di lemari, kini disimpan dalam harddisk komputer. 3. Dapat mempercepat semua pekerjaan khususnya yang berkaitan dengan sistem penjualan barang dengan menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. 4. Dapat meningkatkan efisiensi kerja para karyawan, khususnya bagian admin. 5. Memperkecil resiko kesalahan data baik dalam proses penginputan, pencarian serta pelaporan data. Sehingga sistem akuntansi usulan yang akan penulis ajukan sebagai pengganti sistem yang lama atau yang sedang berjalan adalah: 1. Prosedur Penerimaan Pesanan Admin melakukan penginputan data penawaran untuk membuat Surat Penawaran Harga (SPH) ke dalam file penawaran, sesuai dengan data barang pada file barang dan sesuai dengan data pelanggan pada file pelanggan, lalu admin mencetak SPH satu lembar untuk ditandatangani oleh direktur. Kemudian 349

3 admin mengscan SPH tersebut dan mengirimkannya kepada pelanggan yang ingin memesan barang melalui . Jika Surat Penawaran Harga (SPH) tersebut disetujui, maka pelanggan mengirimkan Purchase Order (PO) kepada perusahaan melalui . Lalu admin mencetak Purchase Order (PO) tersebut dan admin melakukan penginputan data pesanan ke dalam file pesanan. Kemudian admin mengarsipkan Purchase Order (PO) tersebut ke dalam arsip PO. 2. Prosedur Pengiriman Barang Berdasarkan data pesanan yang ada pada file pesanan, admin melakukan penginputan data invoice ke dalam file invoice untuk membuat invoice. Dan admin juga melakukan penginputan data STT ke dalam file STT untuk membuat Surat Tanda Terima (STT) berdasarkan data pesanan pada file pesanan dan data invoice pada file invoice. Kemudian admin mencetak invoice satu lembar dan Surat Tanda Terima (STT) dua lembar, sedangkan untuk invoice diberi materai dan ditandatangani oleh direktur. Kemudian admin menyerahkan invoice yang sudah ditandatangani oleh direktur dan Surat Tanda Terima (STT) kepada bagian pengiriman beserta barang pesanan. Jika barang telah diterima dalam keadaan baik, maka pelanggan menandatangani Surat Tanda Terima (STT) dua lembar. Untuk lembar pertama Surat Tanda Terima (STT) diberikan kepada pelanggan sedangkan lembar kedua yang sudah di acc pelanggan dibawa kembali oleh bagian pengiriman. Kemudian bagian pengiriman menyerahkan STT acc kepada admin untuk diarsipkan ke dalam arsip STT acc. 3. Prosedur Pembayaran Setelah sampai pada masa jatuh tempo, maka pelanggan melakukan pembayaran sebesar jumlah nominal yang tertera pada invoice dengan cara melakukan transfer ke rekening perusahaan. Lalu admin mengecek data invoice pada file invoice untuk disesuaikan dengan pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan. Kemudian pelanggan mengirimkan bukti transfer kepada perusahaan untuk diarsipkan dan admin menginput data pembayaran ke dalam file pembayaran. 4. Prosedur Pembuatan Jurnal Admin membuat laporan jurnal berdasarkan dengan file pembayaran, file invoice, file perkiraan sebagai catatan data transaksi lalu disimpan ke dalam file jurnal. 5. Prosedur Pembuatan Laporan Pada akhir bulan, admin mencetak laporan penjualan dan mencetak laporan laba/rugi untuk diserahkan kepada direktur. Gambar 1 Diagram Konteks Sistem Pada gambar 1 dapat dilihat terdapat tiga eksternal entity yaitu pelanggan, direktur, dan bagian pengiriman. 350

4 Gambar 2. Diagram Nol Sistem Pada gambar 2, terdapat 5 proses yang terjadi yaitu penerimaan pesanan, pengiriman barang, pembayaran, pembuatan jurnal dan pembuatan laporan. Setelah menggambarkan proses diagram Nol, maka akan dikembangkan kembali dengan penggambaran proses diagram detail. Dimana diagram detail yang terbentuk adalah diagram detail satu yaitu proses penerimaan pesanan dan diagram detail dua yaitu proses pengiriman barang. Gambar 3. Diagram Detail satu, diagram detail proses penerimaan pesanan terdiri dari beberapa proses yang dilakukan diantaranya : 1. Penginputan data penawaran 2. Cetak dan Kirim SPH 3. Penginputan data pesanan Gambar 3. Diagram detail dua, diagram detail proses pengiriman barang terdiri dari beberapa proses yang dilakukan diantaranya : 1. Penginputan data invoice 2. penginputan data STT 3.Cetak invoice, STT dan pengiriman barang Gambar 4. Diagram Detail Pengiriman Berdasarkan analisa dan penggambaran diagram diatas, maka terbentuklah basisdata yang diperlukan dalam sebuah perancangan yaitu terbentuklah Normalisasi, pada gambar 5. Akan digambarkan hubungan antar tabel dalam proses penjualan ini. Gambar 3. Diagram Detail Pemesanan 351

5 setelah proses pembentukan basisdata, maka perancangan sistem membutuhkan rancangan tampilan untuk menggambarkan kebutuhan sisterm. Dalam menggambarkan kebutuhan rampilan sistem digunakan software Visual basic. Berikut rancangan tampilan yang dibutuhkan dalam kasus ini : 1. Tampilan Menu Utama 2. Tampilan Login 3. Tampilan Data Barang 4. Tampilan Data Pelanggan 5. Tampilan Data User 6. Tampilan data Perkiraan 7. Tampilan Penawaran harga 8. Tampilan Form Pesanan 9. Tampilan form Invoice 10. Tampilan STT 11. Tampilan Pembayaran Gambar 5. Normalisasi 13. Tampilan laporan penjualan 14. Tampila Laporan Laba/Rugi Masing-masing akan digambarkan sesuai dengan kebutuhan sistem pada perusahaan yang terkait. Untuk mempermudah dalam pembacaan kebutuhan sistem penulis menggunakan HIPO, Hirarky Input Proses Output. 12. Tampilan jurnal umum Gambar 6. Tampilan Menu Utama 352

6 Gambar 7. Tampilan Login Gambar 10. Tampilan User Gambar 8. Tampilan Data Barang Gambar 11. Tampilan Perkiraan Gambar 9. Tampilan data pelaggan Gambar 12. Tampilan Penawaran 353

7 Gambar 13. Tampilan Pesanan Gambar 16. Tampilan Pembayaran Gambar 14. Tampilan Invoice Gambar 17. Tampilan Jurnal Umum Gambar 15. Tampilan Tanda terima Gambar 18. Tampilan Laporan 354

8 Gambar 19. Tampilan Laba/Rugi 4. Simpulan Untuk dapat membangun sebuah sistem komputerisasi hal yang paling utama dan yang harus dapat diperhatikan adalah spesifikasi sistem komputer yang akan digunakan, karena sistem dikatakan baik dan akan berhasil digunakan atau diterapkan jika didukung dengan beberapa unsur atau aspek antara lain yaitu perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pemakai (brainware) sehingga dihasilkan laporan sistem yang optimal. Diantara unsur tersebut yaitu prasarana atau peralatan pendukung yang harus tersedia pada sistem yang diusulkan, disini berarti aplikasi program komputer dan komputer itu sendiri, adapun spesifikasinya adalah sebagai berikut: Perangkat Keras Penjelasan mengenai perangkat keras yang digunakan dalam sistem usulan ini adalah sebagai berikut: a. Processor : Core i3-370m b. Memory : 2 GB c. Hardisk : 320 GB d. Monitor : LCD Wide Screen 16 e. DVD ROM : DVD 52x f. Keyboard : 102 Keys g. Mouse : Optical Mouse h. Printer : Laser Jet Perangkat Lunak Pemakaian komputer tidak terlepas dari penggunaan perangkat lunak (software) sebagai sasaran pendukung program yang digunakan: a. Sistem Operasi : Windows 7 Ultimate Edition b. Paket Program Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 2007 Jadwal implementasi adalah suatu tahapan yang dirancang untuk menerapkan sistem usulan ke dalam sistem yang sedang berjalan. Adapun tahapan perancangan implementasi sistem usulan ini adalah sebagai berikut: 1. Analisa sistem Tahapan yang bertujuan untuk mempelajari masalah-masalah yang ada pada sistem yang sedang berjalan, selama 2 minggu yaitu pada minggu kesatu dan kedua di bulan kesatu. 2. Penyiapan data awal Tahapan dimana dilakukan pengumpulan data-data yang akan digunakan untuk merancang pemecahan atas masalah yang ada, selama 2 minggu yaitu pada minggu ketiga dan keempat di bulan kesatu. 3. Pembuatan file Pada tahap ini akan dibuat suatu file database yang berfungsi sebagai tempat penampungan/penyimpanan data yang telah dikumpulkan pada kegiatan diatas, selama 2 minggu yaitu pada minggu kesatu dan kedua di bulan kedua. 4. Pembuatan dan pengetesan program Pembuatan program pada sistem ini bertujuan agar program yang telah dibuat dapat digunakan untuk mengolah semua data yang telah ada pada file databasenya. Setelah pembuatan program selesai dilakukan, maka harus dilakukan pengetesan pada program tersebut. Mulai dari tes awal masingmasing program hingga keseluruhan dari sistem program yang saling berhubungan. Maksud dari pengetesan program tersebut untuk meyakinkan semua komponen dan elemen dari sistem program tersebut dengan baik, selama 3 minggu yaitu pada minggu ketiga dan keempat di bulan kedua serta pada minggu kesatu di bulan ketiga. 5. Training dan penyuluhan Pelatihan pada tahap ini dimaksudkan agar calon user dapat mengenal lebih lanjut keunggulan sistem yang nantinya akan dipakai untuk menggantikan sistem lama atau sistem yang sedang berjalan, selama 1 minggu yaitu pada minggu kedua di bulan ketiga. 6. Tes sistem Tahap ini merupakan suatu kegiatan yang menguji kelayakkan dari sistem yang diusulkan secara keseluruhan dan dilakukan oleh user yang telah ditraining 355

9 sebelumnya, selama 3 minggu yaitu pada minggu ketiga dan keempat di bulan ketiga serta pada minggu kesatu di bulan keempat. 7. Peralihan sistem Tahap dimana terjadi pergantian dari sistem yang lama ke sistem yang baru, selama 1 minggu yaitu pada minggu kedua di bulan keempat. 8. Operasional dan evaluasi Operasional dan evaluasi bertujuan untuk mengoperasikan sistem baru secara keseluruhan setelah masalah peralihan berakhir. Selama sistem yang baru berlangsung, maka dilakukan evaluasi untuk mengetahui kekurangankekurangan dari sistem tersebut agar pada pembangunan sistem selanjutnya diperbaiki, selama 2 minggu yaitu pada minggu ketiga dan keempat di bulan keempat. Selama riset dan melakukan rancangan sistem tentang perancangan sistem informasi penjualan souvenir secara tunai pada PT Demoda Azaprima Bogor, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa dengan adanya komputerisasi sebagai salah satu alternatif pemecahan diharapkan dapat membantu dalam memecahkan permasalahan yang dihadapi pada sistem yang sedang berjalan pada PT Demoda Azaprima Bogor. Namun demikian pada akhir penulisan ini akan diuraikan secara garis besarnya saja dari apa yang telah dibahas, secara umum dapat disimpulkan sebagai berikut: 1. Dengan terkomputerisasinya sistem penjualan menggunakan aplikasi microsoft visual basic 6.0, proses penjualan souvenir secara tunai pada PT Demoda Azaprima Bogor memiliki prosedur yang sedikit berbeda dari penawaran harga barang sampai dengan proses pembuatan laporan hasil penjualan. 2. Dengan terkomputerisasinya sistem penjualan ini dengan menggunakan aplikasi microsoft visual basic 6.0, akan lebih cepat melakukan pengentrian data. 3. Dengan sistem penjualan yang terkomputerisasi dengan menggunakan aplikasi microsoft visual basic 6.0, diharapkan juga dapat melakukan penyimpanan data barang, data pelanggan, data penjualan dan sebagainya menjadi lebih aman dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan. Referensi Hartono, Jogiyanto Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Jusup, Al Haryono Dasar-Dasar Akuntansi Jilid 1. Edisi 7. Yogyakarta: Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN. Kendall, Kennet E. dan Kendall, Julie E Analisa dan Perancangan Sistem. Edisi Bahasa Indonesia. Jakarta: PT Indeks. Ladjamudin, Al-Bahra Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Mardi Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Ghalia Indonesia. Mulyadi Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Narko Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasan Pustaka Nusatama. Sutabri, Tata Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Publisher. 356