SNIPTEK 2014 ISBN: SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP BULANAN BERBASIS WEB PADA SMK FADILAH TANGERANG SELATAN

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP BULANAN BERBASIS WEB PADA SMK FADILAH TANGERANG SELATAN Janu Ariyanto Wibowo STMIK Nusa Mandiri Jakarta Muhammad Reza STMIK Nusa Mandiri Jakarta ABSTRAK Sistem pembayaran uang sekolah siswa mempunyai peran yang sangat penting dalam aktivitas sekolah. SMK Fadilah Tangerang Selatan merupakan salah satu sekolah yang sudah memanfaatkan komputer untuk menyelesaikan berbagai macam tugas, tetapi pemanfaatannya masih belum maksimal karena pada bagian tata usaha yang masih menggunakan sistem dengan metode manual. Dimana proses pencatatan laporannya masih menggunakan metode flat file dengan menggunakan program Microsoft Excel. Untuk itu penulis mencoba membuat suatu sistem informasi pembayaran SPP berbasis web yang hanya bisa digunakan untuk kalangan internal sekolah saja (intranet) dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL sebagai database nya. Proses pembangunan program pembayaran SPP ini menggunakan model pengembangan metode waterfall yaitu model pengembangan sistem secara bertahap mulai dari analisa, perancangan awal sampai pada tahap implementasi program dengan metode pemrograman terstruktur. Alat abstraksi sistem yang digunakan adalah use case diagram dan activity diagram. Perancangan basis data dengan menggunakan ERD. Pengujian dilakukan dengan metode black box yaitu hanya menguji jalannya fungsi-fungsi yang telah direncanakan. Kesimpulan yang diperoleh dari sistem informasi pembayaran SPP ini yaitu dapat melakukan pencatatan data siswa, data tarif perkelas, data transaksi, serta mencetak rekap pembayaran dalam bentuk laporan. Kata Kunci: pembayaran SPP, Metode Waterfall, PHP dan MySQL PENDAHULUAN Sekarang ini perkembangan teknologi informasi khususnya di bidang informatika sangat memberikan sumbangsih atas kemajuan dunia terutama pada dunia pendidikan yang semakin berkembang pesat. Dengan perkembangan teknologi terutama dalam bidang informatika, maka telah banyak pengembangan komputerisasi yang lebih mempermudah dan mempercepat serta menghemat waktu atau dengan kata lain lebih efektif dalam penyelesaian pekerjaan yang pada awalnya di lakukan dengan cara konvensional. Sistem informasi pembayaran sumbangan pembinaan pendidikan atau yang disingkat menjadi SPP yang berjalan pada SMK FADILAH di Tangerang Selatan masih secara manual sehingga timbul suatu permasalahan dalam hal keefektifan dan efisiensi pengelolaan data menjadi sebuah informasi di dalam proses pembayaran bulanan sekolah. Dan juga petugas tata usaha merasa kesulitan apabila mencari data siswa yang belum melakukan pembayaran, karena harus dilakukan pengecekan satu persatu dari data siswa melalui kelasnya. Hal ini sangat tidak efisien dari sisi waktu. Seiring dengan terus bertambahnya jumlah siswa dan siswi pada SMK FADILAH menuntut lembaga sekolah untuk bisa memberikan pelayanan yang terbaik bagi siswa dalam hal proses pembayaran tersebut. Oleh karena itu penulis mencoba mensolusikan permasalahan administrasi yang masih dilakukan secara manual pada sekolah ini, khususnya bidang administrasi keuangan pembayaran SPP bulanan siswa dengan membuatkan suatu program aplikasi berbasis web yang hanya akan digunakan pada jaringan intranet saja sehingga akan dapat memudahkan petugas tata usaha SMK FADILAH dalam mengolah dan menampilkan data Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk membuat suatu laporan dalam bentuk skripsi guna membangun sebuah sistem informasi pembayaran SPP siswa dengan judul Sistem Informasi SPP Berbasis Web Pada SMK FADILAH Tangerang Selatan. BAHAN DAN METODE Metodologi penelitian yang digunakan didalam membuat penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut: a. Teknik Pengumpulan Data. 1. Observasi. Dalam metode ini penulis mengadakan kunjungan langsung ke lokasi SMK Fadilah INF-514

2 yang berada di Jl.Pendidikan II Pondok Aren- Tangerang Selatan-Banten. Dimana ditempat tersebut penulis banyak mendapatkan informasi berupa data-data yang akan diperlukan pada penulisan skripsi ini. 2. Wawancara. Penulis mengadakan wawancara langsung dengan bagian-bagian yang berhubungan dengan penulisan ini terutama dengan bagian pegawai tata usaha. 3. Studi Pustaka. Metode ini membantu penulis dalam hal membuat laporan yang ditunjang dengan buku-buku yang berhubungan dengan masalah yang dibuat dalam penyusunan skripsi. b. Model Pengembangan Sistem. 1. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak (Software). Dalam tahap pertama ini penulis mencoba menganalisa kebutuhan software yang akan dibuat yaitu mengenai sistem informasi pembayaran SPP siswa. Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini, termasuk didalamnya kegunaan software dan batasan software yang diharapkan pengguna (user) dalam hal ini adalah petugas tata usaha sekolah. Informasi ini penulis dapatkan dengan cara wawancara dan meninjau langsung ke lokasi untuk melihat proses pembayaran dan pembuatan laporannya. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi kebutuhan user yang akan digunakan pada tahap selanjutnya 2. Desain. Proses ini digunakan sebelum melakukan pengkodean (coding) untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan diatas menjadi suatu bentuk gambaran apa yang seharusnya dikerjakan dan bagaimana tampilannya. Penulis melakukan representasi ke dalam bentuk blueprint software sebelum coding dimulai. Tahap ini membantu dalam menspesifikasikan kebutuhan hardware dan sistem serta mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan. 3. Code Generation. Penulisan kode program merupakan tahap penerjemahan desain sistem yang telah dibuat ke dalam bentuk perintah-perintah yang dimengerti komputer dengan mempergunakan bahasa pemrograman. Pada tahap ini penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySql agar dapat berjalan diatas beberapa platform sistem operasi. Berbeda dengan dua tahap sebelumnya, pada tahap penulisan kode uc User TU program ini keterlibatan pihak sekolah tidaklah terlalu besar. 4. Pengujian (Testing). Pengujian software dilakukan untuk memastikan bahwa software yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan semua fungsi dapat dipergunakan dengan baik, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. Pada pengujian kali ini menggunakan metode blackbox testing. Pengujian blackbox (blackbox testing) adalah salah satu metode pengujian perangkat lunak yang berfokus pada sisi fungsionalitas, khususnya pada input dan output aplikasi, apakah sudah sesuai dengan yang diharapkan atau belum. Tujuan dari metode blackbox testing ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program. Contoh implementasi pengujian blackbox ini terhadap program pembayaran SPP yang dibuat adalah seperti pada saat user memasukkan username dan password pada program. Jika user salah dalam memasukkan account (tidak sesuai dengan database) maka akan menampilkan pesan kesalahan. 5. Dukungan (Support). Pemeliharaan suatu software sangat diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada kesalahan-kesalahan (errors) kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Selain software penulis juga akan melakukan dukungan terhadap hardware seperti pengecekan terhadap komputer apakah nanti dengan jalannya sistem ini tidak akan mengganggu kinerja hardware seperti komputer menjadi lambat atau sering hang. a. Use Case Diagram Login Sistem SPP HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Use Case SPP Halaman User. Lunas Laporan Per Laporan Per Bulan Tampilkan Data Tampilkan Data Lunas Cetak Laporan Per Cetak Laporan Per Bulan Tampilkan Form Cetak Bukti Gambar 1. Use Case Diagram SPP Halaman User. INF-515

3 Deskripsi use case diagram pembayaran SPP untuk halaman user. Deskripsi use case mengelola data siswa untuk Tabel 1. Invariant uc Admin Deskripsi Use Case Diagram SPP Halaman User. SPP A1-A8 Petugas tata usaha dapat melakukan entry data pembayaran SPP dan pembayaran ekskul siswa. Mencari Nomor Induk (NIS). Mencetak bukti pembayaran SPP dan Petugas tata usaha membatalkan pembayaran jika ada kekurangan dalam pembayaran Petugas tata usaha 1. User memilih bulan dan memasukkan tahun ajaran serta Nomor Induk (NIS) yang akan melakukan 2. Sistem akan menampilkan data siswa yang akan melakukan 3. User memilih tombol untuk pembayaran dan sistem akan menampilkan form 4. Sistem akan menampilkan data tagihan pembayaran siswa yang harus dibayar 5. User mengklik tombol submit dan sistem secara otomatis menyimpan data pembayaran siswa kedalam database 6. User mencetak bukti pembayaran berupa kwitansi. 7. User bisa mencetak laporan pembayaran siswa per bulan. 8. User bisa mencetak laporan pembayaran siswa per kelas. 2. Use Case Halaman Admin Mengelola Data. Gambar 2. Use Case Diagram Halaman Admin Mengelola Data. Tabel 2. uc Admin Deskripsi Use Case Mengelola Data. Mengelola Data B1 dan menghapus data siswa. Admin telah login Data siswa tersimpan, terupdate atau terhapus menghapus 1. Admin melihat daftar siswa. 2. Admin menambah data siswa. 3. Admin menyimpan data siswa. 2a. Admin mengedit data siswa. 2b. Admin menghapus data siswa. 3. Use Case Halaman Admin Mengelola Data. Gambar 3. Use Case Diagram Halaman Admin Mengelola Data. Deskripsi use case mengelola data kelas untuk Tabel 3. Deskripsi Use Case Mengelola Data. Mengelola Data B2 dan menghapus data kelas. Data kelas tersimpan, terupdate atau terhapus. 1. Admin melihat daftar kelas. 2. Admin menambah data kelas. 3. Admin menyimpan data kelas. 2a. Admin mengedit data kelas. 2b. Admin menghapus data kelas. INF-516

4 uc Admin 4. Use Case Halaman Admin Mengelola Data. Gambar 4. Use Case Diagram Halaman Admin Mengelola Data. Deskripsi use case mengelola data ekskul untuk Tabel 5. Deskripsi Use Case Mengelola Data. Mengelola Data B4 dan menghapus data jurusan. Data jurusan tersimpan, terupdate atau terhapus. 1. Admin melihat daftar jurusan. 2. Admin menambah data jurusan. 3. Admin menyimpan data jurusan. 2a. Admin mengedit data jurusan. 2b. Admin menghapus data jurusan. Tabel 4. uc Admin Deskripsi Use Case Mengelola Data. Mengelola Data B3 dan menghapus data ekskul. Data ekskul tersimpan, terupdate atau terhapus. 1. Admin melihat daftar ekskul. 2. Admin menambah data ekskul. 3. Admin menyimpan data ekskul. 2a. Admin mengedit data ekskul. 2b. Admin menghapus data ekskul. 5. Use Case Halaman Admin Mengelola Data. uc Admin 6. Use Case Halaman Admin Mengelola Data User. Gambar 6. Use Case Diagram Halaman Admin Mengelola Data User. Deskripsi use case mengelola data user untuk Tabel 6. Deskripsi Use Case Mengelola Data User. Gambar 5. Use Case Diagram Halaman Admin Mengelola Data. Deskripsi use case mengelola data jurusan untuk Mengelola Data User B5 dan menghapus data user. Data user tersimpan, terupdate atau terhapus. 1. Admin melihat daftar user. 2. Admin menambah data user. 3. Admin menyimpan data user. 2a. Admin mengedit data user. 2b. Admin menghapus data user. INF-517

5 7. Use Case Halaman Admin Mengelola Data Tarif. Deskripsi use case mengelola halaman TU untuk uc Admin Tabel 8. Deskripsi Use Case Mengelola Halaman TU. Gambar 7. Use Case Diagram Halaman Admin Mengelola Data Tarif. Deskripsi use case mengelola data tarif untuk Tabel 7. Deskripsi Use Case Mengelola Data Tarif. Mengelola Data Tarif B6 dan menghapus data tarif. Data tarif tersimpan, terupdate atau terhapus. 1. Admin melihat daftar tarif. 2. Admin menambah data tarif. 3. Admin menyimpan data tarif. 2a. Admin mengedit data tarif. 2b. Admin menghapus data tarif. b. Activity Diagram Menerima Kartu Pilih Bulan Input Tahun Ajaran Mengelola Halaman TU B7 Admin dapat menambah, dan menghapus data Data pembayaran tersimpan atau terhapus. Gagal menyimpan atau 1. Admin melihat daftar 2. Admin menambah data 3. Admin menyimpan data 2a. Admin menghapus data 1. Activity Diagram SPP Halaman User. Laporan Per Laporan Per Bulan Pilih Bulan Input Tahun Ajaran Pilih Cetak Laporan Pilih Bulan Sistem SPP Mencetak Laporan Per Kepala Sekolah Input Tahun 8. Use Case Halaman Admin Mengelola Halaman TU. Cetak Laporan Mencetak Laporan Per Bulan uc Admin Menampilkan Data Lunas Input Nomor Induk (NIS) Menampilkan Data Pilih Bayar Menampilkan Besar Tagihan Tampilkan Form Konfirmasi Menyimpan ke Database Cetak Bukti Menerima Bukti Cetak Bukti Menyerahkan Bukti Mencetak Bukti Menerima Laporan Gambar 8. Use Case Diagram Halaman Admin Mengelola Halaman TU. Gambar 9. Activity Diagram SPP Halaman User. INF-518

6 2. Activity Diagram SPP Halaman Admin. Admin Sistem SPP d. Component Diagram Component Diagram Server Sistem SPP Mengelola Data Komputer User Tata Usaha Proses Transaksi Sistem SPP Tambah Data Simpan Data Mengelola Data Tambah Data Edit Data Simpan Data Edit Data Hapus Data Menampilkan Form Data Gambar 12. Component Diagram e. Deployment Diagram Batal Mengelola Data Hapus Data Batal Menampilkan Form Data Tambah Data Simpan Data Mengelola Data Tambah Data Simpan Data Edit Data Menampilkan Form Data Edit Data Hapus Data Gambar 13. Deployment Diagram Hapus Data Batal Batal Menampilkan Form Data f. User Interface Gambar 10. Activity Diagram SPP Halaman Admin. c. Entity Relationship Diagram Gambar 14. Tampilan Halaman Login Gambar 11. Entity Relationship Diagram Gambar 15. Tampilan Halaman Admin Mengelola Data INF-519

7 Gambar 16. Tampilan Halaman Admin Mengelola Data Gambar 19. Tampilan Halaman User Pembuatan aplikasi ini penulis membatasi masalah dalam melakukan pembahasan. Sesuai dengan judul ini, maka ruang lingkup akan dibatasi pada penginputan data pegawai tata usaha dan admin (User), data siswa, data kelas, data ekskul, data tarif, data pembayaran SPP bulanan siswa, dan juga menyediakan informasi laporan-laporan mengenai pembayaran SPP siswa. KESIMPULAN Gambar 17. Tampilan Halaman Admin Mengelola Data Gambar 18. Tampilan Halaman Admin Mengelola Data Dari hasil penelitian, ada beberapa hal yang penulis simpulkan jika sistem pengolahan data pembayaran masih menggunakan sistem yang lama adalah sebagai berikut: a. Penyajian informasi yang berhubungan dengan pembayaran siswa sering mengalami keterlambatan. b. Data yang disimpan dalam bentuk arsip akan membutuhkan media penyimpanan yang besar. c. Akan mengalami kesulitan dalam pencarian data, penyimpanan data, perubahan data dan penghapusan data. Dari hal diatas penulis membuat kesimpulan untuk dapat merancang sebuah sistem informasi pembayaran SPP bulanan siswa pada SMK Fadilah Tangerang Selatan. Adappun kesimpulan dari pembuatan aplikasi sistem pembayaran ini antara lain: a. Dengan dibuatnya sistem ini, dapat membantu petugas tata usaha dalam pengolahan data yang berhubungan dengan pembayaran siswa. Data-data yang berhubungan dengan pembayaran siswa tersimpan dalam suatu database, sehingga akan mempermudah dalam pengambilan data kembali INF-520

8 UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih kepada orang tua, kerabat, teman dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu sehingga penelitian ini selesai dilakukan. REFERENSI Erinawati, Heni Dwi Pembangunan Sistem Informasi Sekolah Pada Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 1 Rembang Berbasis Web. ISSN: Surakarta: Indonesian Jurnal on Computer Science- Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol. 10, No.1, Februari 2012: Diambil dari: ticle/view/667/388. (29 April 2013). Desain Berorientasi Objek Model Unified Approach (UA). ISSN: Garut: Jurnal Algoritma Sekolah Tinggi Teknologi Garut Vol. 09, No.18, 2012:1-9. Diambil dari: ma/article/download/20/17. (27 April 2013). Sutanta, Edhy Pengantar Teknologi Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Widodo, Prabowo Pudjo dan Herlawati Menggunakan UML. Bandung: Informatika Hakim, Ahmad Rofiq dan Anwar Rahman Sistem Informasi SPP Berbasis Jaringan Pada Sekolah Dasar Islam Al Hikmah Samarinda Seberang. ISBN: Semarang: Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan 2012 (Semantik 2012). Diambil dari: ntik/article/download/137/96. (21 April 2013). Ichal Pendekatan Modular dalam Pemrograman Terstruktur. Diambil dari: (13 Mei 2013) Jogiyanto Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Offset Marlinda, Linda Sistem Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Munawar Pemodelan Visual Dengan UML. Yogyakarta: Graha Ilmu. Nugroho, Adi Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek Dengan Metode USDP. Yogyakarta: Andi Offset. Simarmata, Janner Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi Offset. Sudirman, Hilman, Eko Retnadi, dan Rina Kurniawati Perancangan Program Aplikasi Transaksi SPP, UTS dan UAS Menggunakan Metode Analisis dan INF-521