SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Transkripsi

1 SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA N. Tri Suswanto Saptadi 6/3/2016 nts/sia 1 Aktivitas Siklus Penggajian Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian? 1. Perbarui File Induk Penggajian 2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak 3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran 4. Mempersiapkan Penggajian 5. Membayar Gaji 6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan 7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain- Lain 6/3/2016 nts/sia 2 1

2 Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1) Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi. Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya. 6/3/2016 nts/sia 3 Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2) Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi. 6/3/2016 nts/sia 4 2

3 Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3) Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai. 6/3/2016 nts/sia 5 Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3) Apakah skema pembayaran itu? Kartu waktu digunakan untuk membayar pegawai yang berdasar per jam. Laporan tersendiri bagi profesional Komisi langsung atau komisi gaji plus Insentif dan bonus 6/3/2016 nts/sia 6 3

4 Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3) Prosedur: Departemen penggajian bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai. Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja dengan waktu yang digunakan pada setiap kerja. 6/3/2016 nts/sia 7 Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3) The payroll clerk calculates batch totals and enters them along with the time data. The batch totals are recalculated by the computer after subsequent processing steps. Data transaksi penggajian dimasukkan melalui terminal online. Edit checks are performed on each time and attendance record. 6/3/2016 nts/sia 8 4

5 Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3): Peluang untuk menggunakan teknologi informasi Apakah peluang untuk menggunakan teknologi informasi Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)? Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas. Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data waktu kerja. Penggunaan jam waktu elektronis 6/3/2016 nts/sia 9 Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4) Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian. Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja.. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini. 6/3/2016 nts/sia 10 5

6 Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4) Prosedur: Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen oerasi komputer. File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai. File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai. 6/3/2016 nts/sia 11 Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4) Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih Apakah jenis pemotongan penggajian? Potonagn pajak penghasilan Potongan sukarela Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak. 6/3/2016 nts/sia 12 6

7 Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4) : Peluang untuk menggunakan teknologi informasi Apakah peluang untuk menggunakan teknologi informasi mempersiapkan penggajian (Aktivitas 4)? Menghasilkan dan menyalurkan laporan penggajian elektronis daripada laporan kertas. Terminal online Intranet perusahaan 6/3/2016 nts/sia 13 Membayar Gaji (Aktivitas 5) Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka. 6/3/2016 nts/sia 14 7

8 Membayar Gaji (Aktivitas 5) Prosedur : Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar penggajian dikirim ke bagian hutang usaha untuk ditinjau dan disetujui. Voucher pengeluaran kemudian dibuat. Voucher pengeluaran dan penggajian kemudian dikirim ke kasir. 6/3/2016 nts/sia 15 Membayar Gaji (Aktivitas 5) : Peluang pemakaian teknologi informasi Apakah peluang pemakaian teknologi informasi ke pembayaran gaji (Aktivitas 5)? Penyimpanan langsung Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja 6/3/2016 nts/sia 16 8

9 Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6) Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai. 6/3/2016 nts/sia 17 Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6) Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel. Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua. 6/3/2016 nts/sia 18 9

10 Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7) Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. 6/3/2016 nts/sia 19 Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7) Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait. 6/3/2016 nts/sia 20 10

11 Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini : 1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar. 2. Semua transaksi penggajian yang dicacat valid. 3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat 4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat. 6/3/2016 nts/sia 21 Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur 5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi. 6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian. 7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif. 6/3/2016 nts/sia 22 11

12 Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur Apakah ancaman-ancamannya? 1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk 2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan 3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi 4. Data waktu yang tidak akurat 5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat 6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan 7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi 8. Kinerja yang kurang baik 6/3/2016 nts/sia 23 Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur Apakah prosedur pengendalian yang dapat diterapkan? Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk verifikasikeahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan Pemindahan tugas Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya 6/3/2016 nts/sia 24 12

13 Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur Setoran langsung Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian Pengendalian akses Prosedur pembuatan cadangan Enkripsi data 6/3/2016 nts/sia 25 Kebutuhan Informasi dan Prosedur Fungsi ketiga SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut ini : 6/3/2016 nts/sia 26 13

14 Kebutuhan Informasi dan Prosedur 1 Kebutuhan pegawai di masa mendatang 2 Kinerja pegawai 3 Moral pegawai 4 Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian 6/3/2016 nts/sia 27 Kebutuhan Informasi dan Prosedur Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian. Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM. Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian. 6/3/2016 nts/sia 28 14

15 Model Data Siklus Penggajian (1, N) Keahlian Untuk (1, 1) (1, N) Perekrutan Lamaran (1, N) Lamaran Perekrutan 6/3/2016 nts/sia 29 Model Data Siklus Penggajian Apakah hubungan antara keahlian dan perekrutan itu? Satu-ke-banyak Hubungan banyak ke banyak antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa setiap iklan dapat mencari beberapa keahlian tertentu dan bahwa, dengan berjalannya waktu, mungkin saja terdapat beberapa iklan untuk sebuah keahlian tertentu. 6/3/2016 nts/sia 30 15

16 Model Data Siklus Penggajian Apakah hubungan antara kegiatan perekrutan dan lamaran pekerjaan itu? Banyak-ke-banyak Mengapa? Karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan Tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan perekrutan. 6/3/2016 nts/sia 31 16