PERTEMUAN 11 : SIKLUS TRANSAKSI BISNIS : SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN

Transkripsi

1 PERTEMUAN 11 : SIKLUS TRANSAKSI BISNIS : SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Pengembangan sistem informasi akuntansi. Anda harus mampu: 1. Memahami ruang lingkup siklus pendapatan 2. Memahami ruang lingkup siklus pengeluaran B. URAIAN MATERI 1. SIKLUS PENDAPATAN Siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart (2005 : 5) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan penjualan tersebut. Siklus pendapatan menurut Bodnar dan Hopwood (2003 : 9) adalah kejadian kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada entitas entitas lain dan penagihan pembayaran yang berkaitan. Menurut Winarno (1994:2000) tujuan umum diselenggarakannya siklus pendapatan adalah menukar produk atau jasa menjadi kas. Tujuan ini dapat dirinci menjadi : 1. Menyelidiki bahwa pembeli mempunyai kemampuan cukup untuk membayar kredit. 2. Mengirim barang atau mengerjakan jasa kepada konsumen pada waktu yang telah disetujui. 3. Menagih hasil penjualan dengan teliti dan tepat waktu. 4. Mencatat dan mengklasifikasi penerimaan kas dengan teliti dan secepatnya. 5. Membukukan penjualan dan penerimaan kas ke rekening pembelian dengan benar. 6. Melindungi barang dank as sampai saat dikirim atau dideposit.

2 7. Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa. Menurut Romney (2005), ada tiga fungsi dasar sistem informasi akuntansi dalam siklus pendapatan, yaitu : Mendapatkan dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis. Menyimpan dan mengatur data tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan. Memberikan pengawasan untuk memastikan keandalan data serta menjaga sumber daya perusahaan. 2. AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN 4 aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan: 1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan Mengambil pesanan pelanggan Persetujuan kredit Memeriksa ketersediaan persediaan Menjawab permintaan pelanggan 2. Pengiriman barang Ambil dan pak pesanan Kirim pesanan 3. Penagihan dan piutang usaha Penagihan Pemeliharaan data piutang usaha Pengecualian: Penyesuaian rekening dan penghapusan 4. Penagihan kas Menangani kiriman uang pelanggan Menyimpannya ke bank 3. Tujuan Siklus Pendapatan Tujuan Siklus Pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempad dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Tujuan tujuan lain : Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar

3 Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi) Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat Semua transaksi dicatat dengan akurat Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif 4. Ancaman Dan Prosedur Pengendalian Siklus Pendapatan Proses /Aktivitas Entri pesanan penjualan Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan 1. pesanan pelanggan yang Pemeriksaan edit entri data tidak lengkap atau tidak akurat 2. Penjualan secara kredit Persetujuan kredit oleh ke pelanggan yang memiliki manajer bag. Kredit bukan oleh catatan. Kredit buruk fungsi penjualan: catt yang akurat atas saldo rek. pelanggan 3. Legitimasi pesanan Ttd diatas dokumen kertas, ttd digital dan sertifikat digital untuk e-biz Pengiriman 4. Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga 5. Kesalahan pengiriman: barang dag., jumlah dan alamat yang salah Sistem pengendalian persediaan Rekonsiliasi pesanan penjulana dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan: pemindai kode garis Pengendalian aplikasi entri data 6. Pencurian persediaan Batasi akses fisik ke persediaan

4 Penagihan dan 7. Kegagalan untuk Pemisahan fungsi pengiriman piutang usaha menagih pelanggan dan penagihan 8. Kesalahan dalam Pengendalian edit entri data penagihan Daftar harga 9. Kesalahan dalam Rekonsiliasi buku pembantu memasukkan data ketika piutang usaha dengan buku memperbarui piutang besar: laporan bulanan ke usaha pelanggan Penagihan kas 10. Pencurian kas Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan Rekonsiliasi periodic laporan bank dengan catt seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas Masalah Kehilangan data Prosedur cadangan dan masalah pemulihan dari bencana; pengendalian umum pengendalian akses (secara fisik dan logis) 12. Kinerja yang buruk Persiapan dan tinjauan laporan kinerja 5. SIKLUS PENGELUARAN Menurut Marshall B Roomney Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam sistem pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

5 Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa.kegiatan ini termasuk mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan. Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi : 1) Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan 2) Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar 3) Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan 4) Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar 5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat 6) Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha 7) Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi 8) Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh. Tiga fungsi dasar sistem informasi akuntansi dalam siklus pengeluaran: 1) Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis 2) Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan 3) Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya organisasi.

6 6. Aktivitas Aktivitas Siklus Pengeluaran Untuk memproses data transaksi bisnis secara tepat dan sederhana merupakan fungsi dan tanggung jawab dari sistem informasi akuntansi dalam rangka mendukung kinerja kegiatan bisnis perusahaan. Aktivitas dasar bisnis dalam siklus pengeluaran terdiri sebagai : Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu sebagai berikut : a. Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa. b. Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli c. Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli d. Aktivitas persetujuan faktur dari supplier e. Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa 7. Ancaman Dan Prosedur Pengendalian Siklus Pengeluaran Menurut Romney bentuk ancaman dan pengendalian siklus pengeluaran adalah sebagai berikut : Proses/aktivitas Ancaman Pprosedur pengendalian yang dapat diterapkan Pesan barang 1. Mencegah kehabisan dan/atau kelebihan persediaan 2. Meminta barang yang tidak dibutuhkan Sistem pengendalian persediaan, catatan persedian perpetual, teknologi kode geratis, penghitungan persediaan secara periodik. 3. Membeli dengan harga yang dinaikan 4. Membeli barang berkualitas rendah Catatan persedian perpetual yang akurat, persetujuan permintaan pembelian. Meminta penawaran kompetitif, gunakan pemasok yang disetujui

7 5. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi 6. Komisi (kickback), persetujuan pesanan pembelian, pengendalian anggaran Gunakan vendor yang disetujui, persetujuan pesanan pembelian, awasi kinerja vendor, pengendalian anggaran Terima dan simpan barang Setujui dan bayar vaktur dan vendor 7. Menerima barang yang tidak dipesan 8. Membuat kesalahan dalam penghitungan 9. Mencuri persediaan 10. gagal menangkap kesalahandalam faktur dari vendor Persetujuan pesanan pembelian, batasi akses ke file utama pemasok Kebijakan, mintalah pegawai bagian pembelianuntuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok, audit vendor Minta bagian penerimaan menverivikasikan keberadaan pesanan pembelian yang valid Gunakan teknologi kode geratis, dokumentasikan kerja pegawai, insentif untuk penghitungan yang akurat Pengendalianakses fisik, penghitungan periodik persedian dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catatan, dokumentasikan semua kiriman p[ersediaan Periksa kembali akturasi faktur, pelatihan bagi pegawai

8 11. membayar barang yang tidak diterima 12. gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia 13. membayar faktur yang sama dua kali bagian utang usaha, gunakan ERS Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli, gunakan ERS, pengendalian anggaran Penyimpanan file yang tepat, anggaran arus kas 14. kesalahan mencatat dan memasukan data dalam utang usaha 15. menyalahgunakan, kas, cek, atau EFT Hanya membayar faktur yang didukung oleh budel voucher asli, pembatalan bundel voucher saat pembayaran, gunakan ERS, kendalikan akses ke file utama pemasok Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan Batasi akses ke cek kosong, mesin penandatangan cek, dan terminal kiriman EFT, pemisahan tuga antara bagian utang usaha dan kasir, rekonsiliasi rekening bank oleh orang yang independen dari proses pengeluaran kas, alat perlindungan cek termasuk positive pay, tinjau ulang secara teratu untuk transaksi EFT Pengendalian umum 16. kehilangan data Buat cadangan dan rencana pemulihan dari

9 17. kinerja kurang baik bencana, pengendal;ian akses fisik dan logis Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kerja yang memadai C. LATIHAN SOAL/TUGAS a) Jelaskan yang dimaksud dengan siklus pendapatan dan pengeluaran! b) Jelaskan aktivitas aktivitas dari siklus pendapatan dan pengeluaran! c) Sebutkan ancaman ancama dari siklus pendapatan dan pengeluaran! D. DAFTAR PUSTAKA Referensi buku: 1. Dr. Mardi, M.Si, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor, TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi sembilan buku satu, penerbit salemba empat 4. James A hall, Accounting Information System, penerbit salemba empat 5. MULYADI SISTEM AKUNTANSI. JAKARTA : SALEMBA EMPAT.