PERTEMUAN 13 SIKLUS TRANSAKSI BISNIS : SIKLUS PRODUKSI

Transkripsi

1 PERTEMUAN 13 SIKLUS TRANSAKSI BISNIS : SIKLUS PRODUKSI A. TUJUAN PEMBELAJARAN Pada pertemuan ini akan dijelaskan mengenai Pengembangan sistem informasi akuntansi. Anda harus mampu: 1. Memahami ruang lingkup siklus produksi B. URAIAN MATERI 1. SIKLUS PRODUKSI Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk. Tujuan dari siklus produksi adalah mengotorisasi semua produksi dan perolehan aktiva tetap dengan baik, menjaga persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap, mencatat siklus produksi yang valid dan sah, mencatat siklus produksi secara akurat dan melakukan setiap aktivitas siklus produksi secara efisien dan efektif. (Romney dan Steinbart, 2012).Keberadaan sistem informasi akuntansi sangat penting dalam siklus produksi.dengan sistem informasi akuntansi membantu menghasilkan informasi biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas untuk dijadikan masukan bagi pembuat keputusan dalam perencanaan produk atau jasa yang dihasilkan. Informasi tersebut baisanya akan menjelaskan tentang barang yang akan dihasilkan, berapa harga pokok produk tersebut, dan bagaimana perencanaan penyerapan dan alokasi sumber daya yang diperlukan, dan yang sangat penting adalah bagaimana merencanakan dan mengendalikan biaya produksi serta evaluasi kinerja terhadap produktivitas yang dihasilkan. Pada saat pengambilan keputusan, biasanya dibutuhkan banyak bahan informasi secara lebih rinci tentang biaya dibandingkan data yang dibutuhkan untuk membuat laporan keuangan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.jadi, dalam membuat perencanaan desain siklus

2 produksi yang mencakup data tentang biaya dan sumber daya yang tersedia untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan. Siklus produksi bertujuan agar semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik, persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamannya, semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat, semua transaksi siklus produksi dicatat dengan akurat, catatan yang akurat dipelihara dan dilindungi dari kehilanagan, serta aktivitas siklus produksi dilakukan secara efisien dan efektif. 2. Aktivitas Aktivitas Siklus Produksi Peranan akuntan perusahaan dalam kegiatan siklus produksi umumnya berada pada siklus akuntansi biaya, namun peranan lain tetap dituntut kepada mereka untuk saling terkoordinasi dengan siklus lain, terutama dalam memahami proses informasi pada siklus lain, seperti pada siklus desain produk, siklus perencanaan, serta siklus operasi produksi. Kegiatan ini dibutuhkan agar sistem informasi akuntansi dapat menghasilkan informasi penting dan bernilai bagi perusahaan. Terdapat empat aktivitas dasar dalam siklus produksi, yaitu: 1) Desain Produk Desain produk merupakan langkah pertama dalam siklus produksi.aktivitas ini bertujuan membentuk atau merancang sebuah produk sesuai dengan pesanan dan memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan fungsi produk, dapat meminimalkan biaya produksi.aktivititas ini menciptakan dua dokumen utama, yaitu daftar bahan baku yang menyebutkan nomor bahan baku, deskripsi, serta jumlah masing-masing komponen bahan baku yang digunakan dalam satu unit produk jadi dan daftar operasi yang menyebutkan kebutuhan tenaga kerja serta mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk tersebut. Peran akuntan sangat penting dalam aktivitas ini karena 65 hingga 80 persen biaya produk ditentukan pada tahap proses produksi ini. Para

3 akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi suatu lini produkproduk yang berkaitan dengan meningkatkan jumlah komponen bersama yang digunakan dalam masing-masing produk. Dengan memberikan data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk yang ada, dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik. 2) Perencanaan dan Penjadwalan Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan.tujuan dari langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi. Terdapat dua metode perencanaan produksi yang umum digunakan, yaitu Perencanaan Sumber Daya Produksi (Manufacturing Resource Planning (MRP)) dan Sistem Produksi Just-In-Time (JIT). MRP adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memnuhi perkiraan permintaan penjualan. Sistem MRP sering disebut sebagai Push Manufacturing, karena barang diproduksi sebagai ekspektasi atas permintaan pelanggan, sedangkan Just-In-Time (JIT) adalah meminimalkan atau menekan persediaan bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi. JIT sering kali disebut sebagai Pull Manufacturing, karena barang diproduksi sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan. Jadi metode ini hanya berproduksi apabila ada pesanan dari pelanggan (pesanan jangka pendek) Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule MPS) menspesifikasikan beberapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan. Permintaan bahan baku memindahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan. Dokumen ini berisi nomor perintah produksi, tanggal

4 pembuatan, dan berdasarkan pada daftar bahan baku, nomor barang serta jumlah semua bahan baku yang dibutuhkan. Perpindahan selanjutnya dari bahan baku di sepanjang pabrik akan didokumentasikan dalam bentuk kartu perpindahan, yang mengidentifikasikan bagianbagian yang dipindahkan, lokasi perpindahannya serta waktu perpindahan. Peran akuntan dalam aktivitas ini yaitu memastikan bahwa SIA mengumpulkan dan melaporkan biaya secara konsisten dengan teknik perencanaan produksi perusahaan.para akuntan juga membantu perusahaan memilih antara MRP atau JIT, untuk melihat manakah yang lebih tepat untuk perencanaan dan penjadwalan produksi perusahaan. 3) Operasi Produksi Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi actual produk.cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda diberbagai perusahaan. Perbedaan tersebut berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi. Penggunaan berbagai teknologi informasi dalam proses produksi, seperti mesin yang dikendalikan oleh computer, disebut sebagai Computer Intergrated Manufacturing (CIM). Metode ini digunakan untuk mengurangi biaya produksi.para akuntan tidak diminta untuk menjadi ahli dalam setiap segi CIM, tetapi mereka harus memahami bagaimana hal tersebut mempengaruhi SIA.Salah satu pengaruh CIM adalah pergeseran dari produksi missal ke produksi sesuai pesanan. Walau sifat proses produksi dan keluasan CIM dapat berbeda diberbagai perusahaan, namun setiap perusahaan membutuhkan data mengenai empat segi berikut, yaitu bahan baku yang digunakan, jam tenaga kerja yang digunakan, operasi mesin yang dilakukan, serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi selama proses produksi berlangsung. 4) Akuntansi Biaya

5 Langkah terakhir dalam siklus produksi adalah akuntansi biaya.sistem informasi akuntansi biaya berfungsi mengumpulkan biaya berdasarkan klasifikasi, kemudian membebankan biaya tersebut ke produk tertentu dari unit departemen terkait. Pada tahap ini, dibutuhkan keseriusan dalam pemberian nomor pada data biaya selama proses pendataan, sebab sering terjadi kesalahan pengalokasian biaya yang sama pada produk yang berbeda. Sebagian besar perusahaan menggunakan perhitungan biaya pesanan dan proses untuk membebankan biaya produksi. Perhitungan biaya pesanan membebankan biaya ke bagian produksi tertentu, atau pekerjaan tertentu dan digunakan ketika produk atau jasa yang dijual terdiri dari bagian-bagian yang dapat diidentifikasikan secara terpisah. Sebaliknya, perhitungan biaya proses membebankan biaya ke setiap proses, dan kemudian menghitung biaya rata-rata untuk semua unit yang diproduksi. Perhitungan ini digunakan ketika produk atau jasa yang hampir sama diproduksi dalam jumlah masal dan unit terpisah tidak dapat dengan mudah diidentifikasi. Pilihan perhitungan berdasarkan pesanan atau proses hanya mempengaruhi metode yang digunakan untuk membebankanm biayabiaya tersebut ke produk, bukan pada metode pengumpulan data. Kedua sistem tersebut membutuhkan akumulasi dan mengenai empat jenis biaya, yaitu: Bahan Baku Ketika produksi dimulai, pengeluaran permintaan bahan baku memicu debit barang dalam proses untuk bahan baku yang dikirim ke bagian produksi. Tenaga Kerja Langsung (Direct Labor) Kartu kerja adalah sebuah dokumen kertas yang digunakan untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas pekerja. Dokumen ini mencatat jumlah waktu yang digunakan seorang pekerja untuk setiap tugas pekerjaan tertentu. Para pekerja memasukkan data

6 ini dengan menggunakan terminal online di setiap bengkel kerja pabrik. Mesin dan Peralatan Ketika perusahaan mengimplementasikan CIM untuk mengotomatisasi proses produksi, proporsi yang lebih besar dari biaya produksi berhubungan dengan mesin dan peralatan yang digunakan untuk membuat produk tersebut. Overhead Pabrik Semua biaya produksi yang tidak secara ekonomis layak untuk ditelusuri secara langsung ke pekerjaan atau proses tertentu. Untuk Aktiva Tetap, SIA juga dapat mengumpulkan informasi tentang gedung, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam siklus produksi. Aktiva tetap harus diberi kode garis untuk memungkinkan pembaruan yang cepat dan periodik atas database aktiva tetap. Informasi minimum yang seharusnya dijaga mengenai aktiva tetapnya yaitu Nomor Identifikasi, Nomor Seri, Lokasi, Biaya, Tanggal Perolehan, Nama dan Alamat pemasok, Umur yang diharapkan, Nilai sisa yang diharapkan, Metode Penyusutan, Beban Penyusutan ke tanggal Perbaikan, dan Kinerja Service Pemeliharaan. Pada awalnya desain produk akan membuat desain seperti apa produk yang akan dijual. Kemudian ia akan membuat daftar bahan baku apa saja yang dibutuhkan untuk membuat produk tersebut dan memberikan daftar bahan baku kepada bagian perencanaan. Bagian perencanaan akan mengajukan pembelian bahan baku yang nantinya akan masuk kedalam siklus pengeluaran. Lalu bahan baku tersebut akan diberikan keada operasi produksi, dan akan diproses yang menghasilkan barang dalam proses. Barang dalam proses tersebut serta biaya-biaya yang dikeluarkan seperti biaya pembelian bahan baku serta bahan bakunya akan dicatat oleh bagian akuntansi biaya.

7 Selanjutnya barang dalam proses akan masuk kembali ke bagian perencanaan untuk diproses kembali kedalam bagian operasi produksi. Setelah menjadi barang jadi, produk tersebut akan dicatat oleh akuntansi biaya sebagai barang siap dijual yang akan dimasukkan ke dalam gudang untuk dijual dan dipasarkan. Seluruh biaya yang dikeluarkan selama proses produksi akan dicatat oleh akuntansi biaya dan akan dilaporkan kepada jajaran pimpinan perusahaan. 3. Pengendalian Siklus Produksi Sistem Informasi Akuntansi yang didesain dengan tepat dapat memberikan pengendalian yang berarti bagi pelaksanaan siklus produksi. Pengendalian yang terkait dalam siklus produksi meliputi kegiatan adanya otorisasi yang jelas terhadap perolehan aktiva tetap dan produk yang dihasilkan, perlindungan terhadap persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap, pencatatan terhadaptransaksi siklus produksi yang dilakukan secara valid. Adanya perlindungan dan pemeliharaan dari pencurian terhadap catatan penting siklus produksi, serta yang terpenting adalah siklus produksi dapat dilakukan secara efektif dan selektif. Berdasarkan kegiatan siklus produksi tersebut, berikur ini merupakan bentuk pengendalian yang dilakukan dalam siklus produksi: 1) Pengendalian Desain Produk Desain produk yang dibuat tanpa menggunakan perencanaan yang matang dapat mendatangkan kerugian bagi perusahaan. Penggunaan bahan baku khusus utnuk produk yang sama dapat meningkatkan biaya pembelian dan pemeliharaan bahan baku. Ancaman ini harus diperhatikan secara serius dengan cara menganalisis setiap informasi tentang tingginya biaya terhadap desain produk yang dihasilkan. Meskipun menggunakan bahan khusus dalam desain produk, dan apabila mengalami kegagalan, maka dapat diperbaiki dengan data yang akurat melalui jaminan biaya dan perbaikan. 2) Pengendalian Perencanaan

8 Ancaman yang biasanya muncul pada perencanaan siklus produksi adalah kelebihan produksi atau kekurangan produksi.kelebihan produksi dapat berakibat pada tingginya biaya penyimpanan. Dan apabila kekurangan produksi, maka dapat berdampak kepada kekecewaan pelanggan yang pada akhirnya akan berpengaruh terhadap arus kas perusahaan. Untuk mengatasi ancaman tersebut adalah perusahaan melakukan perencanaan produk yang lebih baik lagi dan tepat sesuai dengan evaluasi yang berulang-ulang terhadap analisis daya beli pasar.kemudian bersikap selektif dalam menentukan perolehan aktiva tetap serta pengendalian pemakaian pemakaian anggaran secara ketat. 3) Pengendalian Operasi Produksi Pada perusahaan manufaktur, aktivitas produksi dalam siklus produksi dapat menimbulkan pencurian terhadap persediaan perusahaan dan kehilangan aktiva tetap.adanya selisih antara persediaan yang disimpan di gudang dengan yang ada di filekomputer dapat mengganggu kelancaran produksi. Demikian pula dengan kehilangan aktiva tetap yang akan mengakibatkan terjadinya selisih pencatatan aktiva tetap tersebut. Tindakan yang dilakukan adalah membatasi akses langsung ke penyimpanan persediaan dan ke aktiva tetap. Lakukan pencatatan yang teratur dan cermat setiap perpindahan persediaan selama proses produksi. Lakukan pengidentifikasian setiap aktiva tetap yang dimiliki dan selidiki kembali setiap transaksi yang berhubungan dengan penutupan penyudutan aktiva tetap. Menjaga persediaan agar tetap aman adalah melakukan pemisahan tanggung jawab yang tegas kepada setiap petugas yang terlibat.mereka tidak boleh memberikan otoritas rangkap setiap pengeluaran persediaan.untuk menjamin keamanan aktiva tetap, lakukan penjaminan asuransi untuk menghindari terjadinya resiko yang lebih besar. 4) Pengendalian Akuntansi Biaya

9 Pengendalian terhadap akuntansi biaya disebabkan karena terdapat ancaman dalam pencatatan.kesalahan pencatatan terjadi ketika memasukkan data saat dilakukannya analisis pembiayaan.kesalahan ini berakibat pada data biaya yang tidak akurat, biaya produksi yang tinggi, serta terjadinya pemborosan anggaran. Prosedur pengendalian yang dilakukan adalah dengan mengedit entri data yang akurat, yaitu mengotomatisasikan pengumpulan data atau melalui terminal on-line.hanya karyawan tertentu saja yang dapat menggunakan database dan karyawan tersebut harus memiliki ID atau Password. Melakukan update data setiap saat dari data yang tercantum dengan menggunakan metode fisik secara periodik. 5) Pengendalian Ancaman Umum Pengendalian terhadap ancaman umum dalam siklus produksi ditimbulkan oleh kehilangan data dan kinerja yang tidak baik.kehilangan data merupakan ancaman yang harus diantisipasi sejak dini.penyebabnya bisa dari kelalaian pegawai atau bisa juga karena sistem jaringan yang rusak.untuk mengatasinya, siapkan file data cadangan setiap selesai meng-update data, misalnya data produksi yang dalam pekerjaan atau file persediaan.siapkan salinan data dan simpan pada tempat yang aman, batasi akses ke data biaya supaya tidak mudah diubah oleh pihak yang tidak berkepentingan. Kinerja yang tidak baik dapat mengakibatkan tidak efisiennya pekerjaan atau kecelakaan kerja. Pegawai yang bertanggung jawab dengan tugasnya sesuai dengan hak-hak yang diterimanya akan mengurangi perusahaan dari pemborosan biaya operasional. Kegiatan produksi harus diawasi dengan ketat untuk mengurangi penyimpangan dari standar yang ditetapkan.sistem informasi akuntansi memiliki peran untuk mengendalikan kinerja ini dengan memberikan informasi kinerja produksi.

10 C. LATIHAN SOAL / TUGAS 4. Jelaskan yang dimaksud dengan Produksi! 5. Jelaskan aktivitas aktivitas dari siklus Produksi! 6. Sebutkan ancaman ancama dari siklus Produksi! D. DAFTAR PUSTAKA Referensi buku: 1. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi Konsep dan Penerapan, penerbit Andi, Marshall B. romney dan paul john steinbart, Accounting Information System, edisi sembilan buku satu, penerbit salemba empat 3. James A hall, Accounting Information System, penerbit salemba empat 4. MULYADI SISTEM AKUNTANSI. JAKARTA : SALEMBA EMPAT.