BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Prosedur Dalam melaksanakan kegiatan usahanya perusahaan menyusun suatu proswdur sebagai landasan dalam pelaksanaan kegiatannya. Prosedur disusun sebaik-baiknya agar dapat tercapai tujuan kegiatan yang direncanakan. Menurut Mulyadi (2001:5), definisi prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Kegiatan klerikal (clerical operation) terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar: 1. menulis, 2. menggandakan, 3. menghitung, 4. memberi kode, 5. mendaftar, 6. memilih (mensortasi), 7. memindah, dan 8. membandingkan. 6

2 7 Berdasarkan pengertian diatas tersebut dapat diketahui bahwa prosedur ialah suatu serangkaian kegiatan yang saling berhubungan biasanya melibatkan beberaapa orang, guna menangani segala transaksi perusahaan yang berulang terjadi secara seragam. B. Sistem Operasional Gudang Operasional gudang adalah kelanjutan dari pergerakan fisik barang setelah barang itu diterima dari pemanufaktur atau pemasok. Barang akan diletakkan pada gudang sesuai dengan sarana yang dimiliki. Sarana bisa berupa rak dan pallet atau pallet saja, bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu saja di lantai, tentunya hal ini sesuai kebutuhan serta tergantung seberapa besarnya modal yang dimiliki perusahaan. Setelah barang diletakkan pada posisi tertentu, maka aka ada saatnya barang tersebut akan dikeluarkan sesuai kebutuhan perusahaan atau berdasarkan adanya permintaan terhadap barang yang disimpan. Proses peletakkan barang dari penerimaan serta proses pengeluaran barang saat ini telah banyak memakai teknologi komputer. Secara umum kegiatan penyimpanan barang di gudang yaitu melakukan penerimaan barang dari pemasok, penanganan barang, dan pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya.

3 8 Ada beberapa lingkup pekerjaan dalam operasional gudang, yaitu: 1. penanganan/ handling barang baik dan barang rusak, 2. perhitungan stock (Stock Opname), 3. pengepakan barang, 4. pengawasan operasional pekerja, dan 5. perpindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain, dan lain-lain. Barang yang telah diterima akan masuk sebagai stok gudang, dan menjadi tanggung jawab kepala gudang. Selanjutnya selain jumlah barang, penanganan yang baik juga merupakan hal yang penting. Seberapa banyak gudang anda memiliki barang rusak yang diakibatkan kesalahan handling. Handling barang sangat ditentukan volume, karakteristik barang serta perlengkapan yang dipakai. Jumlah pekerja gudang yang banyak dan berkualitas seadanya menjadi batasan bagi kepala gudang untuk mengawasi secara efektif, untuk itu perlu adanya personil-personil di bawah kepala gudang untuk mengawasi pekerja-pekerja dan memastikan operasional gudang berjalan dengan baik. Selisih dari perhitungan stok merupakan kelalaian dari pekerja gudang, namun menghilangkan selisih stok dalam satu tahapan pelayanan stok dalam volume besar juga sangat sulit diterapkan. Pada beberapa bagian ada budget toleransi terhadap hal tersebut, meskipun sebenarnya hal ini bukan merupakan pembenaran terhadap kelalaian pekerja

4 9 C. Siklus Penerimaan Barang Penerimaan barang merupakan segala awal arus barang yang bergerak di gudang. Penerima barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok, kemudian dilaporkan ke manajer bagian gudang. Informasi tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan untuk memperbarui catatan persediaan. Tujuan diselenggarakan siklus penerimaan barang adalah: 1. untuk menjamin bahwa semua penerimaan barang dan aktiva lain yang dibeli telah diotorisasikan, dan 2. untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi. Penerimaan barang dari distributor dilihat sangat mudah, namun bila hal ini tidak memiliki system yang mengatur, maka bisa dipastikan akan mengganggu produktivitas. Berikut adalah hal-hal penting dalam penerimaan barang: 1. Bukti Pemesanan (Purchase Order) Petugas gudang perlu memastikan kesesuaian PO dengan fisik barang yang ada. Setelah PO diperiksa dan sesuai dengan seluruh item yang dibawa maka selanjutnya dibuat Bukti Tanda terima Barang. Bukti pesanan barang dari Gudang dibuat untuk memastikan pesanan barang dalam spesifikasi yang tepat.

5 10 2. Bukti Tanda Barang diterima (untuk penagihan). Bukti tanda terima barang serta faktur akan berhubungan dengan penagihan uang. Bukti tanda terima barang akan dijadikan dasar oleh pihak pemasok untuk menagih ke pemesan barang. Pentingnya untuk membuat bukti tanda terima barang ini asli dan ada tanda-tanda yang dilampirkan semisal PO atau surat lain yang menjamin keaslian dokumen ini. 3. Cek Bukti Pemesanan dengan Fisik Barang. 4. Cek Tanggal Kadaluarsa dan Kondisi Barang. 5. Suara Jalan (Untuk Retur). 6. Memasukkan Barang ke Penyimpanan. D. Penyimpanan Barang Gudang dijadikan sebagai tempat penyimpanan yang aman untuk meletakkan hasil produksi. Semua barang yang sudah memenuhi standar untuk dipasarkan semua harus ada di gudang. Masalah penyimpanan barang merupakan hal yang penting untuk diperhatikan, sejak barang tersebut keluar dari tempat produksi, tempat transit dan tujuan. Bagi perusahaan yang tidak mempunyai fasilitas tempat penyimpanan sendiri dapat menggunakan gudang (warehouse) cara menyewa dari pihak lain yang menyewakan gudang umum (public warehouse). Dalam penyimpanan barang harus mengatur barang dengan tata letak yang baik. Pengaturan tata letak barang dalam gudang tidaklah

6 11 mudah jika dilakukan secara manual. Selain banyaknya proses keluar masuk barang, kesulitan juga ditimbulkan oleh proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang. Kesulitan-kesulitan tersebut bisa diatasi dengan adanya sistem inventori yang baik serta pengaturan letak barang dalam gudang yang dilakukan secara terkomputerisasi. E. Siklus Pengeluaran Barang Pada proses pengeluaran barang, kegiatan utamanya yaitu pengiriman barang kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun pengiriman barang ke distributor pelanggan. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan. Berikut adalah ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran. Proses/Aktivitas Ancaman Prosedur Pengendalian yang Dapat Diterapkan Pesan barang 1. Mencegah kehabisan Sistem pengendalian atau kelebihan persediaan; catatan persediaan persediaan perpetual; teknologi kode garis; perhitungan persediaan secara periodik. 2. Meminta barang yang Catatan persediaan tidak dibutuhkan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian.

7 12 Terima dan simpan barang 3. Membeli barang dengan harga yang dinaikkan 4. Membeli barang berkualitas rendah 5. Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi 6. Komisi (kickback) 7. Menerima barang yang tidak dipesan 8. Membuat kesalahan dalam perhitungan Meminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanaan pembelian; pengendalian anggaran. Gunakan vendor yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran. Persetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok. Kebijakan; mintalah pegawai bagian pembelian untuk mengungkapkan kepentingan finansial dengan pemasok; audit vendor. Minta bagian penerimaan untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelian yang valid. Gunakan teknologi kode garis; dokumentasikan kinerja pegawai; insentif untuk perhitungan yang akurat.

8 13 Setujui dan bayar faktur dari vendor 9. Mencuri persediaan Pengendalian akses fisik; perhitungan periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catatan; dokumentasikan semua kiriman persediaan. 10. Gagal menangkap Periksa kembali akurasi kesalahan dalam faktur; pelatihan bagi faktur dari vendor pegawai bagian utang usaha; gunakan ERS. 11. Membayar barang Hanya membayar faktur yang tidak diterima yang didukung oleh laporan penerimaan asli; gunakan ERS; pengendalian anggaran. 12. Gagal memanfaatkan Penyimpanan file yang diskon pembelian tepat; anggaran arus kas. yang tersedia. 13. Membayar faktur Hanya membayar faktur yang sama dua kali yang didukung oleh bundle voucher asli; pembatalan bundle voucher saat pembayaran; gunakan ERS; kendalikan akses ke file utama pemasok. 14. Kesalahan mencatat Pengendalian edit dan memasukkan data berbagai entri data dan dalam utang usaha pemrosesan.

9 14 Pengendalian umum 15. Menyalahgunakan Batasi akses ke cek kas, cek, atau EFT kosong, mesin penandatanganan cek, dan terminal kiriman EFT; pemisahan tugas antara bagian utang usaha dan kasir; rekonsiliasi rekening bank oleh orang yang independen dari proses pengeluaran kas; alat perlindungan cek termasuk Positive Pay; tinjau ulang secara teratur untuk transaksi EFT. 16. Kehilangan data Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logis. 17. Kinerja kurang baik Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodik laporan kinerja yang memadai. Sumber: Romney dan Steinbart (2005:98)

10 15 F. Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang pada Gudang Medis Menurut SOP (Standrad Operating Procedure) di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta 1. Prosedur Penerimaan Barang di Gudang Medis dari Supplier Prosedur penerimaan barang di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta dimulai ketika barang datang ke gudang. Secara fisik barang yang datang harus diinput ke komputer, sehingga database barang di gudang akan terupdate. Prinsip utama dalam penerimaan barang adalah kesesuaian fisik yang datang dengan kebutuhan gudang, sehingga menghindari terjadinya selisih stok pada saat melakukan stock opname. Penerimaan barang sepenuhnya tanggung jawab oleh petugas Gudang Medis yang menerima barang, namun apabila terdapat keganjalan dalam penerimaan barang, maka kepala bagian Gudang Medis yang akan menangani. Pengecekan bukti penerimaan barang dilakukan sehari setelah barang datang dengan cara mencocokkan faktur dari pemasok dengan lembar bukti penerimaan barang Gudang Medis, pengecekan tersebut dilakukan oleh kepala bagian Gudang Medis. 2. Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Medis ke Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap Bagian Gudang Medis mencetak bukti pengeluaran barang berdasarkan bukti permintaan yang telah diinput dari bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap ke komputer, kemudian menyiapkan

11 16 barang tersebut. Ketika barang sudah siap, petugas dari bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap mengambil dan mengecek kembali barang dengan lembar bukti pengeluaran dari Gudang Medis. Setelah semua barang cocok, lembar bukti pengeluaran akan ditandatangani oleh petugas instalasi farmasi atau petugas bangsal rawat inap yang mengambil ke gudang medis dan mengambil rangkap satu lembar bukti pengeluaran yang sudah ditandatangani. Untuk pengeluaran obat ke instalasi farmasi terdapat standarisasi obat yang digunakan oleh Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta, jika obat yang diinput sudah tidak terdaftar dalam standart obat RSKI maka tidak boleh diberikan. Pengecekan daftar pengeluaran obat ini dilakukan langsung oleh kepala bagian Gudang Medis. G. Dokumen yang Terkait Dalam Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang Pada Gudang Medis Menurut SOP (Standrad Operating Procedure) di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta 1. Bukti Penerimaan Obat dan Alat Medis () Bukti penerimaan obat dan alat medis merupakan surat yang dibuat dan diisi oleh fungsi gudang medis sebagai tanda bukti bahwa barang yang masuk ke Gudang Medis telah diterima dan diinput ke komputer. Bukti penerimaan obat dan alat medis dicetak dan dibuat 2 rangkap untuk setiap penerimaan, lembar pertama untuk fungsi akuntansi, dan lembar kedua untuk fungsi gudang medis yang kemudian akan diarsip.

12 17 2. Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB) Bukti permintaan atau pengembalian barang obat merupakan sebagai tanda bukti ke gudang medis telah melakukan input ke komputer permintaan atau pengembalian barang. Dokumen ini dibuat dan diisi oleh instalasi farmasi atau bangsal rawat inap yang ingin mengambil barang ke gudang medis. Dokumen tersebut dicetak dan dibuat 3 rangkap, lembar pertama diberikan kepada fungsi akuntansi, lembar kedua untuk fungsi gudang medis dan lembar ketiga diserahkan kepada instalasi farmasi atau bangsal yang telah membuat bukti permintaan untuk diarsip. 3. Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis (BPgOM) Bukti pengeluaran obar dan alat medis merupakan surat yang dibuat dan diisi oleh fungsi gudang medis sebagai tanda bukti barang yang keluar dari Gudang Medis berdasarkan data bukti permintaan yang telah diterima dan diinput ke komputer. Dokumen tersebut dibuat 3 rangkap yaitu lembar pertama untuk fungsi akuntansi, lembar kedua untuk instalasi farmasi atau bangsal rawat inap dan lembar ketiga untuk fungsi gudang medis yang kemudian untuk diarsip. Setiap dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada gudang medis di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta didasari atas keputusan kepala bagian gudang medis. Hal ini bertujuan untuk menjaga stok persediaan barang dan menjamin ketelitian serta keandalan data akuntansi. Setiap transaksi yang dilakukan oleh

13 18 bagian pembelian di otorisasi oleh bagian akuntansi & keuangan agar dapat dibuat pembukuan dan dapat membuat jurnal pembelian dengan menginput kartu utang. Dokumen yang digunakan di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta semuanya telah dibuat rangkap dan diberikan nomor urut tercetak untuk mencegah agar dokumen tidak dicatat lebih dari sekali, sedangkan pencatatan yang dilakukan telah menggunakan komputerisasi sehingga minim kemungkinan kesalahan yang timbul. Untuk mengakses data melalui komputer setiap karyawan di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta mempunyai key access tersendiri, sehingga karyawan yang satu dengan yang satunya tidak bisa membuka file yang dikerjakan. Hal ini untuk menghindari pekerjaan ganda atau pengopian data. Pengawasan fisik di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta sudah dilakukan dengan baik. H. Flowchart Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang pada Gudang Medis Menurut SOP (Standrad Operating Procedure) di Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta 1. Prosedur Penerimaan Barang di Gudang Medis dari Supplier a. Bagian Gudang Medis 1) Menerima barang beserta faktur rangkap 2 dari Supplier.

14 19 2) Petugas Gudang Medis mencocokkan barang dengan faktur. Jika tidak cocok barang akan diretur ke supplier, jika cocok barang akan disimpan di gudang. 3) Setelah cocok, faktur ditandatangani petugas gudang medis kemudian lembar 2 faktur diserahkan ke supplier. 4) Membuat Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis () rangkap 2 berdasarkan faktur. 5) Petugas Gudang Medis menandatangani Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis () dengan diketahui kepala bagian logistik. 6) Menginput Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis () ke program stok. 7) Mendistribusikan Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (): a) lembar 1 diserahkan bagian akuntansi & keuangan disertai faktur lembar 1, dan b) lembar 2 disimpan bagian Gudang Medis untuk diarsip. b. Bagian Akuntansi & Keuangan 1) Meneliti Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis () dengan faktur lembar 1. 2) Menginput harga beli ke program stok. 3) Menginput Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis () ke program General Ledger (GL).

15 20 4) Mencatat Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis () ke kartu hutang. 5) Menandatangani Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (). 6) Menyimpan lembar 1 Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis () beserta faktur lembar 1 sebagai arsip.

16 21 Gambar 2.1 Flowchart Prosedur Penerimaan Barang di Gudang Medis dari Supplier Menurut SOP Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta Bagian Gudang Medis MULAI Menerima barang dari supplier beserta faktur Faktur 1 2 Barang Mencocokkan barang dengan faktur kemudian menyimpan barang Jika TIDAK cocok barang dan faktur akan diretur ke supplier YA Ttd Faktur Diserahkan ke supplier Faktur 1 2 Membuat N Keterangan Ttd Input ke prog.stok Program Stok : Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis

17 22 Gambar 2.2 Flowchart Prosedur Penerimaan Barang di Gudang Medis dari Supplier Menurut SOP Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta (Lanjutan) Bagian Akuntansi & Keuangan 2 1 Meneliti dan Faktur Faktur Faktur -Input hrg ke prog.stok -Input ke GL -Catat di Kartu Hutang GL Kartu Hutang Ttd pada 1 1 Faktur N Selesai Keterangan: GL : Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis : General Ledger

18 23 2. Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Medis ke Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap. a. Bagian Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap 1) Membuat Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB) rangkap 3. 2) Petugas instalasi farmasi dan petugas bangsal rawat inap menandatangani Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB) dan disetujui oleh kepala bagian instalasi farmasi dan kepala bagian bangsal. 3) Mendistribusikan Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB): a) lembar 1 diserahkan bagian akuntansi & keuangan, b) lembar 2 diserahkan bagian Gudang Medis, dan c) lembar 3 disimpan bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap untuk diarsip. b. Bagian Gudang Medis 1) Membuat Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM) rangkap 3 berdasarkan Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB). 2) Petugas Gudang Medis menyiapkan barang sesuai Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM). 3) Petugas Gudang Medis menandatangani Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM) kemudian barang diberikan

19 24 petugas bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap dengan diketahui oleh kepala logistik. 4) Menginput Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM) ke dalam program stok. 5) Mendistribusikan Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM): a) lembar 1 diserahkan bagian akuntansi & keuangan, b) lembar 2 diserahkan bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap, dan c) lembar 3 beserta Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB) lembar 2 disimpan bagian Gudang Medis untuk diarsip. c. Bagian Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap 1) Membuat Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis () rangkap 2 atas dasar Bukti Pengeluaran Obat & Alat Medis (BPgOM) lembar 2. 2) Petugas instalasi farmasi dan bangsal rawat inap menandatangani Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (). 3) Mendistribusikan Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (): a) lembar 1 diserahkan bagain akuntansi & keuangan dan

20 25 b) lembar 2 disimpan bagian instalasi farmasi dan bangsal rawat inap untuk diarsip. d. Bagian Akuntansi dan Keuangan 1) Meneliti Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB) dengan Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis (BPgOM) dan Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis (). 2) Setiap akhir bulan menginput rekap Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis (BPgOM) dari program stok ke program General Ledger (GL). 3) Menandatangani Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis (BPgOM) dan menyimpan Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat (BPPB), Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis (BPgOM) dan Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis () sebagai arsip.

21 26 Gambar 2.3 Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Medis ke Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap Menurut SOP Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta Bagian Instalasi Farmasi dan Bagian Bangsal Rawat Inap MULAI 4 Membuat BPPB 1 BPPB BPgOM 1 2 Membuat Barang Ttd BPPB 1 2 BPPB Ttd N N Keterangan: BPPB BPgOM : Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat : Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis : Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis

22 27 Gambar 2.4 Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Medis ke Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap Menurut SOP Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta (Lanjutan) Bagian Gudang Medis 1 BPPB 2 Membuat BPgOM BPgOM menyiapkan barang Ttd BPgOM Barang 4 Input ke prog.stok Program Stok N 1 BPgOM BPPB 4 3 Keterangan: BPPB BPgOM : Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat : Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis

23 28 Gambar 2.5 Flowchart Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang Medis ke Instalasi Farmasi dan Bangsal Rawat Inap Menurut SOP Rumah Sakit Kasih Ibu Surakarta (Lanjutan) Bagian Akuntansi & Keuangan BPPB 1 BPgOM 1 1 Meneliti BPPB, BPgOM, dan Akhir bln input rekap prog.bpgom ke GL GL Ttd pada BPgOM BPPB 1 1 BPgOM 1 N N Selesai Keterangan: BPPB BPgOM GL : Bukti Permintaan atau Pengembalian Barang Obat : Bukti Pengeluaran Obat dan Alat Medis : Bukti Penerimaan Obat & Alat Medis : General Ledger

24 29 I. Pengertian Simbol - simbol dalam Flowchart Simbol Nama Keterangan Simbol Input / Output: Dokumen Dokumen atau laporan Beberapa tembusan dari Digambarkan dengan cara satu dokumen menumpuk simbol dokumen dan mencetak nomor dokumen dibagian depan sudut kanan atas. Input/Output, Fungsi input/output Jurnal/Buku Besar apapun di dalam bagan alir program juga dipergunakan untuk mewakili jurnal dan buku besar dalam bagan alir dokumen. Tampilan Informasi yang ditampilkan oleh peralatan output online seperti terminal, monitor, atau layar. Pengertian online Memasukkan data melalui peralatan online seperti terminal atau personal komputer.

25 30 Terminal atau personal komputer Simbol tampilan dan pengetikan online dipergunakan bersama untuk mewakili terminal personal komputer. Symbol Pemrosesan: Pemrosesan dengan komputer Proses manual Proses pendukung Fungsi pemrosesan yang dilaksanakan dengan komputer., biasanya menghasilkan perubahan atas data atau informasi. Pelaksanaan pemrosesan yang dilaksanakan dengan manual. Fungsi pemrosesan yang dilaksanakan oleh peralatan selain komputer. Pengetikan offline Pemrosesan yang memanfaatkan perangkat pengetikan offline (misalnya pengetikan ke dalam disk, kas register offline.

26 31 Disk magnetis/drive Data disimpan dalam magnetis/drive Pita magnetis Data disimpan pada pita magnetis N File File dokumen secara manual disimpan dan ditarik kembali, huruf yang ditulis di dalam simbol menunjukkan urutan pengaturan file secara N=numeris, A=alfabetis, D=date atau berdasarkan tanggal. Symbol Arus dan Lainlain Penyimpanan online Arus dokumen atau arah proses. Data disimpan dalam file online temporer melalui media yang dapat diakses secara langsung seperti disk. Arah pemrosesan atau arah dokumen, arus yang normal berada di bawah dan mengarah.

27 32 Arus data atau informasi Arus data atau informasi sering digunakan untuk memperlihatkan data yang dicopy dari suatu dokumen ke dokumen lainnya. Communication link Pengiriman data dari suatu lokasi ke lokasi lainnya melalui jalur komunikasi. On-page connecter Menghubungkan arus pemrosesan di satu halaman yang sama, penggunaan konektor ini menghindari garis-garis yang silang di satu halaman. Off - page connector Suatu penanda masuk dari, atau keluar ke, halaman lain Terminal Titik awal, akhir atau pemberitahuan dalam suatu proses atau program, juga dipergunakan untuk menunjukkan adanya pihak eksternal. Keputusan Langkah pengambilan keputusan.

28 33 Anotasi Komentar deskriptif tambahan atau catatan penjelasan untuk klarifikasi. Sumber: Romney dan Steinbart (2004: )