BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA. Pengertian Sistem dan Prosedur. Sistem menurut Bodnar dan Hoopwood ( 2003 : 84 ) adalah kumpulan

Transkripsi

1 A) Sistem Informasi Akuntansi BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 1) Pengertian Sistem dan Prosedur Sistem menurut Bodnar dan Hoopwood ( 2003 : 84 ) adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan pengertian prosedur menurut Mulyadi(2008: 4)adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Dari beberapa definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal dilakukan untuk mencatat informasi dalam formuli, buku jurnal dan buku besar, kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih memindahkan dan membandingkan. 2) Pengertian Sistem Informasi Akuntansi (Bodnar dan Hoopwood, 2003: 82) menyatakan bahwa Organisasi tergantung pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi. Informasi pada dasarnya adalah sumber daya seperti halnya pabrik dan peralatan. Produktivitas, sebagai suatu hal yang peting agar tetap kompetitif, dapat ditingkatkan melalui sistem informasi yang lebih baik. 7

2 1. Akuntansi sebagai suatu sistem informasi mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomi mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang. 2. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan yang tepat. 3. Sistem adalah kumpulan sumber daya yang behubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Dari beberapa definisi diatas kita bisa menyimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, informasi ini dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan. SIA mewujudkan perubahan ini dengan secara manual ataupun terkomputerisasi. 3). Tujuan Sistem Informasi Akuntansi (Mulyadi, 2008; 102) menyatakan bahwa Sistem Informasi Akuntansi dibuat untuk memudahkan manajemen dalam mendapat informasi yang tepat, cepat dan dapat dipercaya bagi pengendalian perusahaan. Dengan adanya informasi yang dibutuhkan, manajemen dapat melakukan pencegahan terhadap tindakan tindakan penyelewengan wewenang peusahaan. Tujuan umum Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Untuk Menyediakan bagi Pengelolaan kegiatan Usaha. 8

3 2. Untuk Memeperbaiki Informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan perjanjian, maupun struktur informasinya. 3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan Internal yaitu memperbaiki tingkat kendala (rediability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan yang lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perbandingan kekayaan perusahaan. 4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelengaraan catatan. 4). Sistem Teknik dan Dokumentasi dalam SIA Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi. (Bodnar dan Hoopwood, 2003: 72) menyatakan bahwa Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. a) Pemakaian teknik - teknik sistem. 1. Analisis Sistem. meliputi perumusan dan pengevaluasian pemecahan masalah. Sebelum merumuskan masalah analis harus mengumpulkan dan mengorganisasi 9

4 fakta- fakta. Teknik sistem yang digunakan : Wawancara, kuisioner, telaah dokumen dan observasi Diagram arus data logis dan bagan arus analitis 2. Perancangan Sistem. Merupakan proses untuk menspesifikasi rincian solusi yang dipilih melalui proses analisis sistem. Aktivitas ini mencakup evaluasi efektivitas dan efisiensi relatif perancangan sistem alternatif dalam kerangka seluruh persyaratan sistem. 3. Implementasi Sistem. merupakan pelaksanaan rancangan. Aktivitasnya mencakup pemilihan dan pelatihan personel, pemasangan peralatan komputer baru, Perancangan sistem secara rinci, penulisan dan pengujian program-program komputer, pengujian sistem, pengembangan standar - standar, dokumentasi, dan pengubahan berkas. Pelaksanaan perancangan secara rinci selama tahap implementasi seringkali mencakup pemrograman komputer. Dokumentasi adalah salah satu bagian paling penting dalam implementasi sistem. b) Teknik - teknik sistem. 1. Bagan arus sistem. digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan 10

5 lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir ataupun lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu : 1. Dokumen flowchart 2. Sistem / proses flowchart 2. Diagram aliran data. merupakan sebuah diagram dengan simbol-simbol grafis yang menyatakan aliran algoritma atau proses yang menampilkan langkah-langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, beserta urutannya dengan menghubungkan masing masing langkah tersebut menggunakan tanda panah. Diagram ini bisa memberi solusi selangkah demi selangkah untuk penyelesaian masalah yang ada di dalam proses atau algoritma tersebut. Simbol yang di gunakan : 11

6 3. Bagan IPO, HIPO, bagan arus program. Bagan IPO. Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat / menganalisa suatu sistem secara utuh. Bagan HIPO. Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. 5). Sistem Akuntansi Perbankan Akuntansi bank dapat diartikan sebagai suatu seni yang secara sistematis mencatat, menyajikan, dan menafsirkan transaksi-transaksi keuangan seperti menerima setoran, memberikan kredit, memindahkan dana-dana dan jasa-jasa lainnya yang berlaku dalam bisnis bank. Atas dasar hal tersebut di atas, maka untuk usaha perbankan perlu dirancang dan disusun suatu sistem akuntansi perbankan yang baik yang dapat mengakomodasikan semua kepentingan tersebut, sehingga Ikatan Akuntan Indonesia bekerja sama dengan Bank Indonesia mengeluarkan standar akuntansi yang khusus mengatur usaha perbankan yakni diterbitkannya pernyataan standar akuntansi keuangan (PSAK) No. 31 pada tanggal 7 September Namun untuk hal-hal yang sifatnya umum dan tidak material tetap berlaku SAK yang umum. Penyajian ikhtisar keuangan harus memenuhi syarat yang layak sesuai dengan prinsip akuntansi Indonesia yang diterapkan secara konsisten dalam periode berjalan atau tahun-tahun sebelumnya. Penyajian yang layak tidak boleh ada kesalahan yang material dalam penyajian 12

7 angka-angka dan segala informasi yang penting seharusnya disajikan agar tidak menyesatkan. Volume transaksi dalam jumlah yang besar akan banyak dijumpai dalam kegiatan bank. Transaksi yang banyak ini harus diproses pada hari yang sama untuk disajikan dan dijabarkan dalam bentuk laporan keuangan harian, neraca dan laba rugi kepada manajemen. Laporan keuangan harian ini dijadikan dasar penilaian keadaan keuangan atas seluruh transaksi yang telah terjadi dicatat pada hari yang bersangkutan. Proses akuntansi bank merupakan tahapan-tahapan kegiatan yang dilakukan seorang akuntan atau bagian pembukuan dalam menyusun laporan keuangan bank. Kegiatan tersebut meliputi : 1. Pencatatan transaksi ke dalam buku jurnal / buku harian. 2. Pencatatan ayat jurnal yang telah diklarifikasikan ke dalam buku besar. 3. Penyusunan neraca lajur. 4. Penyusunan laporan keuangan. 5. Penutupan buku besar dan pemindahan saldo-saldo ke buku besar baru. 6. Penyusunan neraca awal untuk periode akuntansi berikutnya berdasarkan saldosaldo buku besar. Akuntansi keuangan bank yang dikerjakan secara manual banyak mempergunakan buku-buku pembantu yang harus dipelihara setiap hari. Prosedur pembukuan menjadi sangat panjang dan memerlukan banyak kertas dan tempat untuk menyimpan arsip. 13

8 Gambar 2-1: Pemrosesan Akuntansi Bank Secara Manual Sumber :Irfan, Akuntansi Perbankan, Buku Ajar Untuk Kalangan Sendiri, Medan, 2004, hal. 6. Dalam pengolahan transaksi bank dengan komputerisasi, seluruh proses kegiatan pencatatan mulai dari buku harian buku besar dan neraca dikerjakan oleh satu unit kerja, yaitu komputer. Pengolahan oleh satu unit kerja yang dapat memberikan laporan keuangan dan sesuai dengan kebutuhan manajemen merupakan suatu kebutuhan mutlak yang harus dipenuhi oleh perbankan saat ini. 14

9 Gambar 2-2: Pemrosesan Akuntansi Bank Secara Komputerisasi Sumber :Irfan, Akuntansi Perbankan, Buku Ajar Untuk Kalangan Sendiri, Medan, 2004, hal. 6. B). Sistem Informasi Akutansi Pada siklus Pendapatan Siklus secara umum dapat kita artikan sebagai suatu proses/tahapan yang sudah tertentu dan teratur yang terjadi berulang-ulang. Siklus dari sistem informasi akutansi untuk pendapatan barang dan jasa menjadi kas. Siklus pendapatan ditinjau dari segi prosesnya dapat kita bagi menjadi dua yaitu: pemrosesan penjualan tunai dan pemrosesan penjualan secara kredit. Pemrosesan penjualan tunai dimulai dari pesanan pelanggan, pemrosesan pesanan pelanggan, persetujuan pesanan pelanggan, pengiriman produk/penyerahan jasa kepada pelanggan dan penerimaan kas. Sedangkan pemrosesan penjualan kredit dimulai dari pesanan pelanggan, pemrosesan pesanan pelanggan, persetujuan pemberian kredit, pengiriman barang dan jasa, piutang, penagihan piutang, 15

10 pemerimaan kas atau hasil penagihan. Demikianlah proses tersebut selalu terjadi berulang-ulang sehingga membentuk suatu siklus. Menurut Bodnar dan Hopwood (2003:265) menyatakan bahwa Siklus Pendapatan mencakup fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk mengubah produk atau jasa (pendapatan dari) pelanggan. Fungsi-fungsi yang umum meliputi pemberian kredit, penerimaan, dan pemrosesan order, pengiriman barang, dan piutang dagang. Jadi siklus pendapatan dari suatu organisasi meliputi fungsi yang dibutuhkan untuk merubah produk dan jasa kepada pelanggan. Pada umumnya fungsi ini meliputi pemberian kredit, penerimaan pesanan dan pemrosesan pesanan, pengiriman barang, pencatatan dan piutang dagang dan penerimaan kas. Siklus pendapatan ini terdiri dari aktivitas yang timbul dalam rangka pertukaran barang jadi yang telah memiliki nilai ekonomis yang lebih tinggi, akun diterima dalam bentuk kas. Adapun bagian-bagian yang terlibat dalam siklus pendapatan adalah bagian pesanan penjualan yang berfungsi untuk menerima pesanan penjualan selanjutnya akan diproses oleh bagian kredit. Apabila pesanan penjualan telah disetujui, maka pesanan-pesanan penjualan akan diproses lebih lanjut pada bagian pemrosesan dan pencatatan. Pada bagian pemrosesan dan pencatatan akan dibuat faktur penjualan dan jurnal penjualan kemudian pesanan penjualan akan disiapkan oleh bagian gudang dan akan dikirim oleh bagian pengiriman. Penerimaan penjualan tunai akan dicatat oleh bagian penerimaan kas sebagai penerimaan kas, sedangkan bagi penjualan kredit akan dicatat sebagai piutang dagang/usaha. 16

11 1. Aktivitas Sistem Pemrosesan Penjualan Sistem penjualan biasanya menggunakan sistem real-time. Sistem realtime memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul karena record tidak dikumpulkan dalam batch, tidak terdapat jeda waktu antara muncul peristiwa ekonomi dan pencatatannya. Banyak prosedur manual dan dokumen dari sistem yang lama digantikan dengan terminal komputer. Sistem ini menyediakan masukan dan keluaran secara real-time dimana transaksi batch hanya mempengaruhi beberapa induk file saja. Prosedur Update a. Prosedur penjualan pada pemrosesan secara real-time Petugas penjualan menerima order dari pelanggan dan memproses setiap transaksi pada saat itu juga. Menggunakan terminal komputer yang terhubung untuk menjalankan program inquiry/edit, petugas melaksanakan tugas-tugas seperti yang dijelaskan dibawah ini dalam mode real-time: 1. Pemeriksaan pemberian kredit dilaksanakan dengan melakukan akses langsung pada file kredit pelanggan. File ini berisi informasi seperti batas kredit pelanggan, saldo saat ini, tanggal terakhir pembayaran, dan status kredit saat ini. Berdasarkan atas kriteria yang diprogram, permintaan kredit dari pelanggan diterima atau ditolak. 2. Jika persetujuan kredit disetujui, petugas kemudian melakukan akses pada file induk persediaan dan melakukan pengecekan ketersediaan persediaan. Sistem mengurangi persediaan dengan jumlah kuantitas barang yang 17

12 dijual untuk menggambarkan keakuratan dan keadaan dari persediaan di gudang dan yang tersedia untuk dijual. 3. Sistem secara otomatis mengirim pesan elektronik ke gudang dan surat jalan ke dapartemen pengiriman, dan mencatat catatan penjualan pada file penjualan yang belum selesai. Struktur dari file ini mencakup field TUTUP yang membuat nilai T atau Y untuk mengindikasikan status pesanan. Catatan yang sudah dikirimkan mempunyai status tutup ( yang berisi nilai Y) sehingga pelanggan sudah dapat ditagih. Field ini akan digunakan untuk menjadi identifikasi catatan pada prosedur batch. Nilai normal field ini pada saat catatan dibuat adalah T. Nilai itu berubah pada saat barang telah dikirimkan ke pelanggan. Petugas penjualan dapat menentukan status pesanan untuk menjawab pertanyaan pelanggan dengan melihat catatan tersebut. b. Prosedur Pegudangan Terminal komputer petugas pegudangan mencetak dokumen pengeluaran barang yang dikirim secara elektronik. Kemudian petugas mengambil barang dan mengirimkannya, bersama dengan salinan dari dokumen pengeluaran barang, ke dapartemen pengiriman. c. Dapartemen pengiriman Petugas pengiriman melakukan prosedur pencocokan barang, dokumen pengeluaran barang, dan dokumen pada terminal komputer. Petugas kemudian menentukan kurir dan menyiapkan barang-barang untuk dikirimkan. Dari terminal komputer, petugas mengirimkan dokumen surat 18

13 jalan pada komputer pusat yang berisi tanggal pengiriman dan biaya pengiriman. Petugas pengiriman melakukan update pada catatan pesanan penjualan yang belum selesai secara real-time dan membeikan nilai Y pada field TUTUP sehingga menutup pesanan penjualan. Prosedur Update File Induk Pada akhir hari, program update batch melakukan pencarian pada file pesanan penjualan yang belum selesai untuk memberikan tanpa tutup, dan melakukan update pada file induk file berikut ini: File induk pembantu piutang, file induk kontrol persediaan, file induk penjualan,file kontrol piutang, dan file induk harga pokok penjualan. Ingat kembali bahwa pada file pembantu persediaan telah di-update sebagai bagian dari prosedur real-time. Program batch menyiapkan dan mengirimkan tagihan pelanggan dan memindahkan catatan penjualan yang sudah selesai ke file pesanan penjualan yang sudah selesai, dimana sama dengan jurnal penjualan. 2. Aktivitas Sistem Penerimaan Kas Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem akuntansi kas terdiri dari metode dan catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasikan, menghimpun, menganalisis, mengelompokkan, mencatat, dan melaporkan transaksi yang berhubungan dengan kas selama satu periode akutansi. Kas yang merupakan aktiva yang paling likuid, sangat peka terhadap pengendalian. Kas mencakup mata uang dan kertas-kertas berharga seperti cek. Dalam sebagian besar bisnis, cek menggantikan sejumlah besar uang tunai. 19

14 Transaksi-transaksi kas juga dapat berlangsung elektronis secara total, sehingga tidak melibatkan mata uang maupun cek. Tujuan dasar setiap aplikasi penerimaan kas adalah meminimalkan kemungkinan kerugian. Prosedur-prosedur seperti penyimpanan segera penerimaan kas, sentralisasi penanganan kas, penyelenggaraan kas minimal dan pencatatan segera atas transaksi-transaksi kas merupakan teknik-teknik pengendalian yang mendasar. Perlindungan fisik seperti : register kas, kotak penyimpanan, pencarian segera atas cek, dan akses terbatas terhadap area kas, merupakan hal-hal yang juga sangat umum diperlukan. Tahap paling kritis dalam penerimaan kas adalah pembuatan dokumentasi bukti penerimaan kas. Jika catatan telah dibuat, maka kas tergantung pada pengendalian kas. Sesuai dengan catatan tadi, jika ada kesalahan maka akan sulit ditemukan. Dalam pencatatan transaksi penerimaan kas ini dikenal buku jurnal penerimaan kas sebagai media pencatatan. Pada umumnya penerimaan kas perusahaan yang utama adalah dari penjualan tunai dan penerimaan hasil penagihan, disamping itu memang terdapat juga sumber penerimaan kas lainnya, misalnya pinjaman dari kreditur, pendapatan bunga, penjualan aktiva, dan sebagainya. Prosedur penerimaan kas melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan agar transaksi penerimaan kas tidak terpusat pada satu bagian saja. Hal ini perlu agar dapat memenuhi prinsip-prinsip internal kontrol yang baik. Sistem peneriman tunai biasanya menggunakan sistem batch. Tidak seperti transaksi penjualan, dimana kecendrungan untuk selesai dalam satu hari, penerimaan tunai merupakan kejadian yang berbeda. Cek dan dokumentasi 20

15 pembayaran (dokumen pemberitahuan pembayaran) diterima dari penerimaan dokumen dalam bentuk batch. Seperti juga, penyetoran dari penerimaan tunai biasanya dilakukan sekali pada akhir hari. Karena karakteristik tersebut, beberapa perusahaan melihat tidak adanya keuntungan yang signifikan untuk menerapkan prosedur kas secara real-time. Prosedur Update a. Ruang Penerimaan Dokumen Ruang penerimaan dokumen memisahkan cek dengan dokumen pembayaran dan menyiapkan daftar pembayaran. Cek dan salinan dari daftar pembayaran dikirimkan ke departemen penerimaan tunai. Dokumen pembayaran dan salinan daftar pembayaran diteruskan ke departemen. b. Departemen Penerimaan Tunai Petugas penerimaan kas mencocokkan cek dan daftar pembayaran dan menyiapkan slip setoran bank. Melalui terminal computer, petugas membuat catatan jurnal dari total penerimaan tunai. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan satu salinan dari slip setoran bank. Pada akhir hari, petugas akan menyetorkan uang tersebut ke bank. c. Departemen Piutang Petugas departemen piutang menerima dan mencocokkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. Melalui terminal komputer, petugas membuat transaksi penerimaan tunai untuk setiap dokumen pembayaran. Petugas kemudian mengarsipkan dokumen pembayaran dan daftar pembayaran. 21

16 d. Departemen Pemrosesan Data Pada akhir hari, program batch akan melakukan proses pencocokkan antara file jurnal dengan file transaksi penerimaan tunai, dan melakukan update pada rekening pembantu piutang dan rekening kontrol buku besar umum ( Piutang-kontrol dan Kas). Proses ini menggunakan metode akses langsung ke file seperti yang sudah diterangkan sebelumnya. Akhirnya, sistem membuat daftar transaksi dimana akan dilakukan pencocokkan dengan daftar pembayaran oleh petugas departemen piutang. (James Hall, 2001) 22

17 Gambar 2-3 Flowchart Sistem Penerimaan Kas Berbasis Komputer Sumber : James Hall (2001 :220) 23

18 C). Sistem Informasi Akuntansi Pada Siklus Pengeluaran Siklus pengeluaran terdiri dari transaksi pemerolehan barang atau jasa. Barang yang diperoleh perusahaan dapat berupa aktiva tetap dan surat berharga yang akan digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun atau sediaan dalam surat berharga yang akan dikonsumsi atau digunakan untuk menghasilkan pendapatan dalam jangka waktu 1 tahun atau kurang. Jasa yang diperoleh perusahaan dapat dibagi menjadi 2: yang menghasilkan manfaat 1 tahun atau kurang (jasa personel, bunga, asuransi, iklan) dan jasa yang menghasilkan manfaat lebih dari 1 tahun ( aktiva tidak berwujud). Sedangkan menurut Bodnar dan Hopwood (2003: 141) Siklus pengeluaran mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan dalam perolehan barang dan jasa yang digunakan untuk menjalankan operasi. Siklus pengeluaran mencakup perolehan barang untuk dijual kembali atau digunakan dalam produksi, perolehan jasa-jasa perorangan, dan perolehan aktiva dan peralatan. Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan barang, peralatan dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyiapkan order pembelian, menerima kiriman barang dan persediaan. 1. Aktivitas Sistem Pembelian dan Pengeluaran Kas Sistem pembelian pada umumnya menggunakan sistem batch. Berikut ini adalah rangkaian aktivitas yang dilakukan pada sistem pembelian.(james Hall, 2001: 211) menyatakan bahwa 24

19 a. Departemen Pemrosesan Data: Langkah 1 Proses pembelian dimulai dalam departemen pemrosesan data, dimana fungsi kontrol persediaan dilakukan. Ketika persediaan dikurangi oleh penjualan ke pelanggan atau digunakan dalam produksi, sistem menentukan jika item-item yang dipengaruhi dalam file buku besar persediaan telah sampai pada titik pemesanan kembali. Jika demikian, pencatatan dilakukan di file permintaan pembelian terbuka. Setiap pencatatan (record) dalam file permintaan terbuka menunjukkan item persediaan terpisah yang harus diisi kembali stoknya. Record tersebut berisi nomor item persediaan, keterangan item, jumlah yang dipesan, dan harga unit standar, dan nomor pemasok dari pemasok utama. b. Departemen Pembelian Departemen pembelian menyiapkan pesanan pembelian menjadi lima bagian, salinan-salinan tersebut ke pemasok, departemen utang dagang, penerimaan, pemrosesan data, dan disimpan dalam departemen pembelian sendiri. Untuk menghindari terjadinya kesalahan pembelian, maka prosedur pemesanan yang lebih efisien dapat diterapkan yang pertama sistem ini menyiapkan dokumen pesanan pembelian dan mengirimkannya ke departemen pembelian untuk diperiksa dan ditanda tangani. Agen pembelian kemudian mengirimkan pesanan pembelian yang sudah disetujui ke pemasok dan mendistribusikan salinannya ke pemakai internal lainnya. Yang kedua mempercepat proses pesanan dengan mendistribusikan pesanan pembelian langsung ke pemasok dan 25

20 pemakai internal, dengan demikian tidak melewati departemen pembelian. Yang ketiga menunjukkan rekayasa teknologi. Metode ini tidak memproduksi dokumen fisik (pesanan pembelian atau pesanan penjualan).melainkan, sistem komputer dari perusahaan penjual dan pembeli dihubungkan oleh jalur telekomunikasi khusus. c. Departemen Pemrosesan Data: Langkah 2 Pesanan pembelian digunakan untuk menciptakan record pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer record korespondensinya dalam file permintaan pembelian terbuka ke file permintaan pembelian tertutup. d. Pemrosesan Data: Langkah 3 Departemen pemrosesan data menjalankan pekerjaan batch yang mengupdate file buku besar pembantu persediaan dari laporan penerimaan dan memindahkan tanda dalam Pemesanan dari record persediaan. Sistem ini menghitung total batch dari bukti tanda terima persediaan untuk prosedur update buku besar umum dan kemudian menutup record korespondensi dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup. e. Utang Dagang Ketika petugas administrasi utang dagang menerima faktur pemasok, ia merekonsiliasikannya dengan dokumen pendukung yang sebelumnya ditempatkan dalam file penundaan utang dagang. Petugas itu kemudian 26

21 menyiapkan satu voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan voucher itu ke pemrosesan data. 2. Aktivitas Sistem Pembayaran Gaji Yulu (dalam Romney, Steinbart,2003:189) menyatakan bahwa Tujuh aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem penggajian. Penggajian adalah salah satu aplikasi SIA yang terus diproses dalam bentuk batch, karena (1) cek gaji dibuat secara periodic (mingguan, dua mingguan, atau bulanan) dan (2) sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan. 1) Perbarui File Induk Penggajian Aktivitas pertama dalam sistem ini melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi. Departemen manejemen SDM memberikan informasi ini. Walaupun penggajian diproses dalam bentuk batch, departemen manajemen SDM memiliki akses on-line untuk membuat perubahan-perubahan ini pada file induk penggajian. Pemeriksaan edit yang tepat merupakan hal yang penting untuk diperlihatkan bahwa semua perubahan penggajian dimasukkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya. Akan tetapi, catatan pegawai yang berhenti atau dipecat jangan langsung dihapus, karena beberapa laporan akhir tahun, 27

22 termasuk formulir W-2 membutuhkan data mengenai semua pegawai yang pernah bekerja untuk organisasi tersebut sepanjang tahun terkait. 2) Perbaharui Tarif dan Pemotong Pajak Aktivitas kedua dalam sistem ini dengan memperbaharui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Bagian penggajian membuat perubahan-perubahan ini, tetapi perubahan jarang terjadi. Perubahan tersebut terjadiketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi. 3) Validasi Data Waktu dan Kehadiran Langkah ketiga dalam sistem ini dengan memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai. 4) Mempersiapkan Penggajian Langkah keempat dalam sistem penggajian adalah dengan mempersiapkan penggajian. Departemen tempat pegawai bekerja akan memberikan data mengenai jam yang dihabiskan dan seorang supervisor biasanya akan mengkonfirmasi data tersebut. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian. 5) Membayar Gaji Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai. Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpan langsung gaji bersih ke rekening bank 28

23 pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran secara tunai, kedua metode ini memberikan cara untuk mendokumentasikan jumlah gaji yang dibayar. 6) Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung. Hukum federal dan negara bagian mensyaratkan perusahaan memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai. 7) Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan lain-lain Aktivitas yang terakhir dalam proses penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan suka rela lainnya dari setiap pegawai organisasi harus secara periodik membuat cek/menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan dana yang secara suka rela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi. 29

24 D). Sistem Pengendalian Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas 1. Pengertian, Unsur, dan Prosedur Pengendalian Intern Kas Pengendalian internal menurut Niswonger (1999:183) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, dan bahwa perundang-undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya. Sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2008:163) meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. IAI dalam Standar Profesional Akuntan Publik (2001:319.2) mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut. Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini : keandalan pelaporan keuangan, efektivitas dan efisiensi operasi, serta kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Unsur-unsur pengendalian intern menurut (Niswonger, 1999:184) terdiri dari: a) lingkungan pengendalian, b) penilaian resiko, c) prosedur pengendalian, d) pemantauan atau monitoring, e) informasi dan komunikasi. 30

25 Sistem pengendalian intern yang dirancang dengan baik akan dapat mendorong ditetapkannya kebijakan manajemen. Selain itu juga mendorong terciptanya efisiensi operasi: 1) Melindungi aktiva perusahaan dari pemborosan 2) Kecurangan 3) Pencurian 4) Menjamin terciptanya data akuntansi yang tepat dan bisa dipercaya. Prosedur-prosedur pengendalian intern yang dapat digunakan untuk penerimaan kas (dalam Mulyadi, 2010:455)antara lain: 1. Prosedur penerimaan kas dari penjualan tunai. Berdasarkan asistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan: a. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. b. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan dengan menggunakan transaksi kartu kredit yang melibatkan bank penerbit kartu kedit dalam pencatatan transaaksi penerimaan kas. 2. Prosedur penerimaan kas dari piutang. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, prosedur penerimaan kas dari piutang mengharuskan: 31

26 a. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank (girobilyet). b. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. Unsur pengendalian intern yang standar dalam sistem penerimaan kas adalah: 1. Organisasi. a. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas. b. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan: a. Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi. b. Penerimaan kas diverifikasi dan divalidasi oleh pihak yang berwenang. 3. Praktek yang sehat. a. Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke kas dengan segera. b. Perhitungan saldo kas yang ada ditangan dengan kas secara periodik. c. Para penagih (kasir) harus diasuransikan. Sementara itu, pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengendalian yang baik, prosedur pengeluaran kas harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 32

27 1. Semua pengeluaran kas harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu. 2. Adanya pemisahan tugas. Tujuan dilakukannya pemisahan fungsi adalah untuk mencegah seseorang secara penuh melakukan sebuah transaksi dan yang efektif harus menciptakan kondisi yang sulit atau tidak memungkinkan bagi seseorang untuk mencuri kas atau aktiva lainnya. Unsur pengendalian intern yang harus ada pada sistem pengeluaran kas (dalam Mulyadi, 2010: )adalah sebagai berikut: 1. Organisasi. a. Fungsi operasional, fungsi pencatatan, dan fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi. b. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian keuangan sejak awal hingga akhir, tanpa campur tangan pihak lain. 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan. a. Pengeluaran kas harus mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwenang. b. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapatkan otorisasi dari pejabat yang berwewenang dan dilampirkan dengan dokumen pendukung. 33

28 3. Praktik yang sehat. a. Saldo kas harus dilindungi dari kemungkinan penggunaan yang tidak semestinya dan kasir dilengkapi alat-alat pencegahan pencurian kas. b. Dokumen dasar dari pendukung transaksi pengeluaran kas harus diverifikasi oleh bagian keuangan setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan. c.. Semua pengeluaran dilakukan dengan sistem akuntansi, pengeluaranpengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil. d. Cek menggunakan nomor urut dan semua nomor cek harus diverifikasi pihak berwenang. e. Stempel cek yang digunakan disimpan oleh pihak yang berhak menandatangani cek saja. f. Perputaran jabatan untuk menjaga independensi. E). Peranan Sistem Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Dalam Mendukung Pengendalian Intern Sistem akuntansi mempunyai beberapa fungsi penting di dalam organisasi, begitu juga dengan pengendalian intern. (dalam Mulyadi, 2010:542) menyatakan bahwa Hubungan antara system akuntansi dan pengendalian intern dapat terlihat dari beberapa fungsi dan tujuan yang sama-sama hendak dicapai oleh keduanya. Pengendalian intern merangkum kebijakan, praktik, dan prosedur yang digunakan oleh organisasi untuk mencapai berbagai tujuan, seperti menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan 34

29 data akuntansi, mendorong efisiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Sistem akuntansi mempunyai peranan untuk menyediakan pengamanan atas harta kakayaan perusahaan melalui penyelenggaraan pencatatan aktiva dengan baik. Informasi yang diperoleh adalah melalui pencatatan dibandingkan dengan informasi yang diperoleh dari investasi fisik. Perbedaan yang ditemukan dapat diselidiki agardiketahui penyebabnya dan selanjutnya dilakukan tindakan koreksi untuk mencegah terjadinya penyimpangan yang sama. Sistem akuntansi bertujuan untuk mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, yaitu dengan memanfaatkan sistem tata buku berpasangan. Sistem pembukuan ini mengharuskan perbandingan antara jumlah debet dan kredit pada saat penyusunan neraca saldo, sehingga akan memberikan suatu pengawasan terhadap ketelitian proses pembukuan. Sistem akuntansi juga memberikan andil besar dalam mendorong efisiensi pelaksanaan operasi perusahaan. Manajemen dapat menetapkan standar biaya produksi dalam aktivitas operasionalnya. Adanya informasi perbandingan antara biaya standar dengan biaya yang sesungguhnya terjadi dapat digunakan manajer untuk mengidentifikasi penyebab perbedaan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan sehingga efisiensi usaha akan lebih mudah dicapai. Sistem akuntansi juga mempunyai peranan dalam rangka mendorong ditaatinya kebijakan menejemen yang telah ditetapkan. Sistem akuntansi akan mengolah data transaksi menjadi informasi, informasi kemudian akan dikomunikasikan 35

30 dalam bentuk laporan pelaksanaan. Sebagai contoh, manajemen membuat kebijakan pemberian kredit sampai pada batas tertentu atas persetujuan dari manajemen tertinggi. Dalam hal ini system akuntansi akan menghasilkan laporan dari analisa piutang. Laporan ini dapat digunakan manajemen sebagai dasar dalam melakukan penilaian apakah kebijakan pemberian kredit ini telah ditaati dan jika diperlukan akan mengambil tindakan perbaikan. Berdasarkan uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa terdapat suatu hubungan yang erat antara sistem akuntansi dengan pengendalian intern, yaitu untuk menghasilkan suatu sistem akuntansi yang efektif maka diperlukan unsur pengendalian intern di dalamnya. Pengendalian intern tidak mungkin berjalan tanpa adanya sarana (alat) yang menjalankannya yaitu sistem akuntansi. Pelaksanaan sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas yang baik dan benar dapat meningkatkan efektifitas pengendalian intern hasil penerimaan dan pengeluaran kas. Artinya, melalui sistem informasi akuntansi tersebut maka terciptalah suatu informasi yang akurat dan dapat dipercaya, yang dapat digunakan perusahaan sebagai alat untuk meningkatkan pengendalian intern penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga perusahaan dapat menjalankan aktivitasnya secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. 36

31 F). Tinjauan Penelitian Terdahulu Nama Judul Penelitian Hasil Penelitian Aulia Yunu Ikbal (2010) Rannita (2013) Analisis Penerapan Pengendalian Intern Kas Pada PT Kaltim Nusa Etika (KNE) Di Bontang Analisis Sistem Pengendalian Intern Penerimaan dan Pengeluaran Kas Pada PT. Sinar Galesong Prima Cabang Manado PT Kaltim Nusa Etika (KNE) belum sepenuhnya memenuhi unsur unsur pengendalian intern. Untuk prosedur akuntansi pada sistem akuntansi penerimaan kas di PT Kaltim Nusa Etika (KNE) telah sesuai dengan standar sistem akuntansi penerimaan kas pada umumnya karena telah memenuhi unsur-unsur fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi, dokumen yang digunakan, unsur pengendalian intern, serta prosedur penerimaan kas yang terstandardisasi. Sedangkan untuk sistem dan prosedur pegeluaran kas pada PT Katim Nusa Etika (KNE) belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian intern, karena masih terdapat unsur unsur pengendalian intern di dalam perusahaan yang belum sepenuhnya dilakukan antara lain penempatan kasir yang berada satu ruangan dengan karyawan lainnya, kas yang ada di tangan dan kasir tidak diasuransikan, rekonsiliasi bank tidak dilakukan oleh bagian pemeriksaan intern, stempel cek dipegang oleh pembuat cek tersebut, dan juga PT Kaltim Nusa Etika (KNE) tidak melakukan perputaran jabatan (job rotation) secara rutin. (1). Sistem pengendalian intern penerimaan kas di PT. Sinar Galesong Prima telah efektif. Dilihat dengan telah memenuhi unsur-unsur pengendalian intern. (2). Sistem pengendalian intern pengeluaran kas di PT. Sinar Galesong Prima belum efektif, karena masih terdapat unsur-unsur pengendalian intern di dalam perusahaan yang belum sepenuhnya dilakukan, antara lain penempatan kasir yang berada satu ruangan dengan karyawan lainnya, kas 37

32 Merystika (2013) Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan dan Pengeluaran Kas Untuk Perencanaan dan Pengendalian Keuangan Pada Organisasi Nirlaba Keagamaan GMIM Nafiri Tabel 3.1 Tinjauan Penelitian Terdahulu G). Kerangka Konseptual yang ada ditangan dan kasir tidak di asuransikan, rekonsiliasi bank tidak dilakukan oleh bagian pemeriksaan intern, stempel cek dipegang oleh pembuat cek tersebut, dan juga PT. Sinar galesong Prima tidak melakukan perputaran jabatan secara rutin sehingga kemungkinan terjadinya penyelewengan masih sangat besar. Jemaat GMIM Nafiri masih menggunakan sistem manual yang memiliki kelemahan pada pemisahan tugasantara pencatatan dan penyimpanan kas, tetapi sistem informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas dalam rangka perencanaan dan pengendalian keuangan pada Jemaat GMIM Nafiri dapat dikatakan telahberjalan efektif, karena telah sesuai dan memenuhi unsurunsur pokok suatu sistem informasi akuntansi dan prosedur-prosedur pengendalian internal PT Bank Syariah Mandiri, Tbk Cabang Pematangsiantar Internal Control Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas Internal Control Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas Standar Prosedur Pengendalian Intern Kas 38