S.O.P NO INDUK MAHASISWA (NIM) S DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 001. NO. REVISI:... Bagian Akademik

Transkripsi

1 S.O.P NO INDUK MAHASISWA (NIM) S DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 001 JUDUL No Induk Mahasiswa (NIM) TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 AREA NO. REVISI:... Bagian Akademik - A. Definisi Istilah Nomor Induk Mahasiswa (NIM) adalah nomor yang diberikan oleh bagian kemahasiswaan terfhadap mahasiswa baru atau pindahan yang terdaftar di program studi tertentu di STKIP Siliwangi Bandung. B. Tujuan Prosedur 1. Tertibnya mekanisme layanan pemberian No Induk Mahasiswa (NIM) 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pemberian No Induk Mahasiswa (NIM). 3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada calon mahasiswa 4. Terkendalinya proses pemberian No Induk Mahasiswa (NIM) sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya NIM diberikan kepada mahasiswa baru atau pindahan dengan syarat mahasiswa yang bersangkutan sudah terdaftar di STKIP Siliwangi Bandung dan sudah melakukan registrasi. Masa berlakunya NIM selama mahasiswa yang bersangkutan melakukan registrasi setiap semester sehingga tercatat sebagai mahasiswa aktif. D. Prosedur Pemberian No Induk Mahasiswa (NIM) merupakan tanggung jawab bidang akademik (dalam koordinasi Wakil Ketua I) yang dilakukan melalui beberapa tahapan proses yaitu: 1. No Induk Mahasiswa (NIM) merupakan No induk wajib yang dimiliki oleh setiap mahasiswa. 2. Pemberian No Induk Mahasiswa (NIM) merupakan No induk yang diurutkan berdasarkan registrasi diawal pendaftaran 3. No Induk Mahasiswa (NIM) digunakan selama menjadi mahasiswa aktif di STKIP Siliwangi.

2 Proses pemberian No Induk Mahasiswa (NIM) dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung. Adapun prosedurnya sebagai berikut: 1. Mahasiswa melunasi syarat pembayaran registrasi 2. Bagian keuangan transfer data nim mahasiswa 3. Cek data 4. Print out daftar hadir matrikulasi 5. Menyiapkan rambu-rambu akademik 6. Pelaksanaan bimbingan akademik.

3 Berikut diagram alur prosedur pemberian NIM: MULAI BAGIAN AKADEMIK MENERIMA DATA LULUS SELEKSI DARI KEMAHASISWAAN MAHASISWA MELAKUKAN PEMBAYARAN REGISTRASI SUDAH REGISTRASI? T Y MAHASISWA DI BERI NIM OLEH BAGIAN KEUANGAN BAGIAN KEUANGAN TRANSFER DATA NIM KE BAG AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KECOCOKAN DATA KELENGKAPAN MAHASISWA DAN KEUANGAN T COCOK Y BAGIAN AKADEMIK ENTRY DATA MAHASISWA SESUAI FORMAT PELAPORAN PDPT PENGESAHAN NIM DARI PDPT SELESAI E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur Pejabat yang berhak memberi NIM adalah Kabag Kemahasiswaan dengan kualifikasi akademik minimal S1. F. Peralatan Perlengkapan dan Bahan Perangkat Komputer dan perlengkapan IT G. Catatan: diperlukan formulir pendaftaran mahasiswa baru. H. Referensi 1. Pedoman Akademik

4 2. Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru 3. Renstra 4. Panduan Umum SPMI I. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

5 S.O.P MATRIKULASI DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 002 JUDUL Matrikulasi AREA Bagian Akademik TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 NO. REVISI:... - A. Definisi Istilah Matrikulasi adalah sebuah program penyetaraan ilmu atau pengenalan kampus bagi mahasiswa baru. B. Tujuan Prosedur 1. Tertibnya mekanisme layanan Matrikulasi 2. Mengurangi perbedaan cara pandang, dan memberikan bekal akademik untuk memudahkan mahasiswa dalam mengikuti perkuliahan. 3. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan matrikulasi. 4. Meningkatkan kecepatan layanan kepada mahasiswa baru atau pun yang lama. 5. Terkendalinya proses matrikulasi sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 6. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya Matrikulasi merupakan gerbang awal sebelum memulai perkuliahan. Mahasiswa baru diberi materi sesuai dengan prodinya masing-masing sebagai gambaran umum/pengenalan mata kuliah yang akan ditempuh selama perkuliahan yang akan diikutinya. Matrikulasi tidak mengandung sks dan tidak menghasilkan nilai. Peserta matrikulasi memperoleh bukti keikutsertaan beupa sertifikat. Sertfikat matrikulasi dijadikan sebagai salah satu syarat menempuh ujian skripsi. Proses matrikulasi dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung. D. Prosedur 1. Mahasiswa baru langsung terdaftar sebagai peserta matrikulasi 2. Mahasiswa lama mendaftar dan membayar matrikulasi pada bagian keuangan 3. Bagian keuangan transfer data peserta matrikulasi ke bagian akademik 4. Cek data di bagaian akademik

6 5. Print out daftar hadir matrikulasi 6. Cek 4 kehadiran matrikulasi 7. Lolos 8. Print out sertifikat matrikulasi 9. Mahasiswa mendapatkan sertifikat Prosedur matrikulasi dilaksanakan melalui alur berikut ini. MULAI MAHASISWA MELAKUKAN PEMBAYARAN MATRIKULASI BAGIAN KEUANGAN TRANSFER DATA BAYAR MATRIKULASI KE BAGIAN AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA DATA DARI KEUANGAN T COCOK? Y T MAHASISWA MENGIKUTI MATRIKULASI SESUAI JADWAL DARI PRODI BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KEHADIRAN MHS MATRIKULASI HADIR PENUH 2 HARI? Y DATA LULUS MATRIKULASI BAGIAN AKADEMIK MELAKSANAKAN PEMBAGIAN SERTIFIKAT MATRIKULASI SELESAI

7 E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang menjalankan Prosedur Pejabat yang bertangungjawab melaksanakan matrikulasi adalah Kabag Akademik yang memiliki kulaifikasi minimal S1. Pejabat yang menandatangani sertifikat matrikulasi adalah Wakil Ketua I. F. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan Ruang kelas, perangkat komputer dan sertifikat. G. Catatan: 1. Diperlukan formulir daftar hadir matrikulasi 2. Diperlukan sertifikat matrikulasi H. Referensi 1. Pedoman Akademik 2. Pedoman Penerimaan Mahasiswa Baru 3. Pedoman SPMI 4. Renstra STKIP Siliwangi Bandung I. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

8 S.O.P BIMBINGAN AKADEMIK DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 003 JUDUL Bimbingan Akademik AREA Bagian Akademik TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 NO. REVISI:... - A. Definisi Istilah Pedoman akademik adalah seperangkat petunjuk pelaksanaan di sebuah lembaga pendidikan untuk menjalankan program berdasarkan kurikulum yang telah ditetapkan. B. Tujuan Prosedur 1. Memahami kemampuan potensial yang dimiliki mahasiswa serta memanfaatkan potensi itu sebaik-baiknya dalam mengikuti dan menyelesaikan studi. 2. Memahami kendala dan kesulitan yang dihadapi mahasiswa dan mampu memecahkan atau mengatasinya secara tepat hingga kendala dan kesulitan itu tidak menjadi hambatan dalam mengikuti dan menyelesaikan studinya. 3. Memahami dan memanfaatkan bimbingan yang disediakan untuk menanggulangi kesulitan. 4. Memahami dan menerapkan prosedur dan peraturan yang berlaku yang dapat memberikan kemudahan untuk mengikuti dan menyelesaikan studinya. C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya Bimbingan akademik merupakan tanggung jawab bidang akademik (dalam koordinasi Wakil Ketua II) yang dilakukan melalui beberapa tahapan proses yaitu: 1. Persiapan: menyiapkan perangkat bimbingan akademik meliputi tata tertib, angket evaluasi pembelajaran selama satu semester. 2. Pelaksanaan: Ketua Prodi, Sekretaris Prodi beserta staf melaksanakan bimbingan dalam hal sosialisasi registrasi, jadwal kuliah, pengisian KRS, dan program akademik lainnya yang akan ditempuh di semester yang akan dating. 3. Evaluasi: Prodi mengevaluasi hasil angket. D. Prosedur Bimbingan Akademik 1. Mahasiswa melunasi syarat pembayaran registrasi 2. Bagian keuangan transfer data nim mahasiswa ke bagian akademik

9 3. Cek data oleh bagian akademik 4. Print out daftar hadir matrikulasi 5. Menyiapkan rambu-rambu akademik 6. Pelaksanaan bimbingan akademik Diagram alur bimbingan akademik seperti di bawah ini. MULAI MAHASISWA MELAKUKAN PEMBAYARAN REGISTRASI BAGIAN AKADEMIK DAN PRODI MELAKSANAKAN BIMBINGAN AKADEMIK BAGIAN KEUANGAN TRANSFER DATA BIMBINGAN AKADEMIK KE BAG AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KEHADIRAN BIMBINGAN AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA DATA DARI BAGIAN KEUANGAN T HADIR DAN TEPAT WAKTU? T HUKUMAN MEMBAWA BUNGA / POHON DISERAHKAN KE BAGIAN AKADEMIK COCOK? Y DATA PESERTA BIMBINGAN AKADEMIK Y BAGIAN AKADEMIK MEMEGANG DAFTAR HADIR BIMBINGAN AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MENYIAPKAN DAFTAR HADIR, RAMBU-RAMBU DAN ANGKET UNTUK BIMBINGAN AKADEMIK SELESAI E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur Bimbingan akademik dilaksanakan dalam kewenangan Bagian Akademik dan Program Studi. Pejabat yang berwenang malaksanakan bimbingan akademik terdiri atas Kabag Akademik dengan kualifikasi pendidikan minimal S2; Ketua

10 Program Studi, kualifikasi pendidikan minimal S2; Sekretaris Program Studi, kulifikasi pendidikan minimal S2, beserta staf akademik dan staf Program Studi, kualifikasi minimal S1. F. Peralatan, Perlengkapan, dan bahan Perlatan yang menunjang pelaksanaan bimbingan akademik meliputi: ruang kelas, dokumen tatatertib, panduan bimbingan akademik, dan angket evaluasi proses pembelajaran. G. Catatan: diperlukan formulir angket untuk mahasiswa H. Referensi I. 1. Pedoman Akademik 2. Pedoman SPMI 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung J. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Cimahi, Desember 2014 Ketua BPH YKJS Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

11 S.O.P RENCANA KEGIATAN AKADEMIK DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 004 JUDUL Rencana Kegiatan Akademik AREA Bagian Akademik TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 NO. REVISI:... A. Definisi Istilah Rancana kegiatan akademik dan nonakademik STKIP Siliwangi merupakan pedoman penyusunan rencana dan pelaksanaan kegiatan seluruh civitasakademik STKIP Siliwangi. B. Tujuan Prosedur 1. Tertibnya mekanisme segala kegiatan-kegiatan sampai dengan kegiatan perkuliahan dimulai. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan penerimaan mahasiswa baru. 3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada calon mahasiswa 4. Terkendalinya proses penerimaan mahasiswa baru sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 1. Rancanakegiatan Akademik dan nonakademik merupakan landasan dalam rangka perencanaan kegiatan,pengembangan program, pengembangan sumber daya, penyusunan prosedur kegiatan serta acuan pelaksanaan evaluasi 2. Rancanakegiatan Akademik dan non akademik akan mengarahkan penyelenggaraan proses pembelajaran yang berkualitas sesuai dengan visi, misi dan tujuan STKIP Siliwangi 3. Bagi mahasiswa, Rancanakegiatan Akademik dan non akademik akan mengarahkan kepada apa yang harus diketahui dan dapat dicapai oleh mahasiswa dalam mengikuti proses pendidikan. 4. Rancanakegiatan akademik dan non akademik menjadi acuan bagi program studi dan seluruh civitas

12 Proses rancanakegiatandilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung. D. Prosedur Rencana Kegiatan Akademik 1. Menyusun kegiatan-kegiatan akademik 2. Melakukan konsultasi dengan wakil ketua ii 3. Melakukan sosialisasi ke semua program studi 4. Revisi rencana kegiatan 5. Publikasi rencana kegiatan akademik 6. Merealisasikan semua rencana kegiatan akademik

13 Diagram Alir Rencana Kegiatan Akademik MULAI BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN RENCANA KEGIATAN AKADEMIK KABAG AKADEMIK MELAKUKAN KONSULTASI DENGAN WAKIL KETUA II Y ADA REVISI? T DATA RENCANA KEGIATAN AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN SOSIALISASI KE SEMUA PRODI Y ADA MASUKAN? T BAGIAN AKADEMIK MEMPUBLKASIKAN RENCANA KEGIATAN AKADEMIK PADA WEB DAN FACEBOOK AKADEMIK CIVITAS AKADEMIKA MELAKSANAKAN SEMUA KEGIATAN AKADEMIK SESUAI RENCANA KEGIATAN AKADEMIK YANG TELAH DISYAHKAN SELESAI E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur Pejabat yang berwenang malaksanakan kegiatan akademik adalah Kabag Akademik dengan kualifikasi pendidikan minimal S2.. F. Peralatan, Perlengkapan, dan bahan Perlatan yang menunjang pelaksanaan kegiatan akademik meliputi: ruang kelas, dokumen tatatertib, dan panduan kegiatan akademik. G. Catatan: diperlukan formulir isian kegiatan akademik

14 H. Referensi 4. Pedoman Akademik 5. Pedoman SPMI 6. Renstra STKIP Siliwangi Bandung I. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

15 S.O.P JADWAL KULIAH DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 001 JUDUL Jadwal Kuliah AREA Bagian Akademik TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 NO. REVISI:... - A. Definisi Istilah Jadwal kuliah adalah rincian tentang waktu perkuliahan sebuah program studi di lembaga pendidikan, memuat lamanya waktu belajar, nama mata kuliah, dosen pengampu dan ruangan tempat pelaksanaannya. B. Tujuan Prosedur 1. Tertibnya mekanisme jadwal kuliah dan penggunaan ruangan sampai dengan kegiatan perkuliahan dimulai. 2. Petunjuk kerja proses penyusuunan jadwal kuliah setiap semester 3. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan penerimaan mahasiswa baru. 4. Terkendalinya jadwal kuliah dan penggunaan ruangan sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya Jadwal kuliah adalah susunan mata kuliah yang ditawarkan kepada mahasiswa untuk menyelesaikan studi pada jalur tertentu sesuai dengan kurikulum. Proses perumusan jadwal kuliah dan penggunaan ruangan dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung. Jadwal kuliah disusun oleh Program Studi di setiap semester sebelum semester berjalan. D. Prosedur Prosedur penyusunan jadwal ini menjelaskan tahapan-tahapan yang harus dilakukan dalam menyusun jadwal kuliah dan penggunaan ruangan dengan mempertimbangkan daya tamping ruang tatap muka, jadwal MKDK serta MKDU serta rencana kegiatan akademik, dengan tahapan sebagai berikut:

16 1. Ketua Program Studi melakuakan rapat/koordinasi dengan dosen pengampu mata kuliah untuk menyesuaikan jadwal 2. Ketua Program Studi beserta sekretaris prodi menyusun jadwal MKDK dan MKK 3. Ketua Program Studi berkoordinasi dengan program studi yang lain untuk menyusun mata kuliah umum/mkdu dibawah arahan wakil ketua II 4. Ketua Program Studi menyerahkan draf jadwal perkuliahan kepada bagian akademik umtuk di entry ke program PDPT kemudian dipublikasikan kepada mahasiswa. 5. Bagaian akademik mengentry jadwal dan apabila masih ada yang bentrok baik dosen, jadwal dan ruangan, maka akan berkoordinasi dengan ketua prodi untuk segera diperbaiki. Bagan alur penyusunan jadwal kuliah seperti berikut ini. MULAI BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN TANGGAL- TANGGAL PERKULIAHAN BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN SOSIALISASI TANGGAL PERKULIAHAN PADA PRODI PRODI MENYUSUN JADWAL KULIAH SESUAI TANGGAL PERKULIAHAN DARI AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KECOCOKAN JADWAL PERKULIAHAN DARI PRODI Y ADA REVISI? T DATA JADWAL PERKULIAHAN BAGIAN AKADEMIK MENGENTRY JADWAL KULIAH KE PROGRAM PDPT BAGIAN AKADEMIK MEMPUBLIKASIKAN JADWAL SELESAI E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur

17 Pejabat berwenang yng menyusun jadwal kuliah adalah Ketua Program Studi/Sekretaris Program Studi. Kualifikasi pendidikan minimal S2. Yang berhal menandatangani jadwal adalah Ketua Program Studi dan Wakil Ketua I. F. Peralatan, Perlengkapan, dan bahan Perangkat komputer dan perangkat IT G. Referensi 1. Pedoman Akademik 2. Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung 4. Pedoman SPMI. H. Catatan: diperlukan format jadwal kuliah I. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

18 S.O.P PENENTUAN DOSEN PENGAMPU MATA KULIAH DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 006 JUDUL Penentuan Dosen AREA Bagian Akademik TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 NO. REVISI:... - A. Definisi Istilah Dosen pengampu mata kuliah adalah dosen yang menjadi penanggungjawab dalam mata kuliah yang tercantum di jadwal perkuliahan pada sebuah program studi dalam kurun waktu satu semester. B. Tujuan Prosedur Standar prosedur penetuan dosen pengajar mata kuliah ini adalah mengatur tata cara penunjukan dan penentuan dosen pengajar mata kuliah pada setiap semester dalam setiap tahun akademik dengan rincian tujuan sbb: 1. Tertibnya mekanisme penentuan dosen sampai dengan kegiatan perkuliahan dimulai. 2. Menentukan dosen pengajar pada setiap semester pada setia tahun ajaran 3. Mendapatkan dosen pengajar yang sesuai dengan latar belakang/tupoksi mata kuliah yang diajarkan. 4. Terkendalinya proses penentuan dosen sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya Penentuan dosen pengampu mata kuliah merupakan hak wewenang program studi berdasarkan hasil musyawarah antara ketua progam studi, koordinator dosen Kelompok Bidang Kajian (KBK), dan dosen yang bersangkutan. Penentuan dosen pengampu mata kuliah berlandaskan pada keahlian dosen yang bersangkutan atau berdasarkan situasi dan kondisi kebutuhan yang diperlukan pada semester tersebut. D. Prosedur Prosedur penentuan dosen pengampu mata kuliah memperhatikan hal-hal berikut ini:.

19 1. Kualifikasi dosen 2. Bidang keahlian dosen 3. Konsultasi dengan Wakil Ketua II 4. Wakil Ketua II Memutuskan 5. Dosen mendapatkan jadwal mengajar 6. Dosen menerima SK mengajar Bagan alur penentuan dosen pengampu mata kuliah tercantum pada bagan berikut. MULAI Bagian akademik menerima hard copy jadwal perkuliahan dari bagian prodi (MKDU belum diisi) Bagian akademik memberikan hard copy jadwal ke Wakil Ketua II untuk diisi nama dosen mkdu JADWAL PERKULIAHAN BAGIAN AKADEMIK MENGHUBUNGI PARA DOSEN MKDU T DOSEN SIAP MENGAJAR? Y BAGIAN AKADEMIK MEMPUBLIKASIKAN JADWAL PERKULIAHAN KE WEBSITE DAN FACEBOOK AKADEMIK selesai E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Peosedur Pejabat yang berwenang menentukan dosen pengampu mata kuliah adalah Ketua Program Studi yang disetujui oleh Wakil Ketua II. Kualifikasi pendidikan Ketua Program Studi minimal S2 dengan jabatan akademik minimal lektor.

20 F. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan Perangkat komputer dan perangkat IT, format jadwal kuliah, dan format SK mengajar. G. Catatan: diperlukan format jadwal kuliah dan format SK mengajar. H. Referensi 1. Peraturan Pemerintah Nomor 154 tahun Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung Pedoman Akademik 5. Pedoman SPMI STKIP Siliwangi Bandung I. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

21 S.O.P ENTRY DAN UPLOAD NILAI DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 001 JUDUL ENTRY NILAI DAN UPLOAD NILAI TANGGAL DIKELUARKAN Desember 2014 NO. REVISI:... AREA Bagian Akademik A. Definisi Istilah Entry nilai adalah kegiatan memasukkan nilai mahasiswa dari dosen ke sistem penilaian. Upload nilai adalah mengunggah nilai yang sudah dientry melalui website STKIP Siliwangi Bandung. B. Tujuan Prosedur 1. Tertibnya mekanisme layanan informasi hasil studi mahasiswa 2. Meningkatkan kecepatan layanan kepada mahasiswa yang telah menempuh Ujian Akhir Semester (UAS). 3. Terkendalinya proses pengumpulan hasil UAS dari dosen untuk dipublikasikan kepada mahasiswa STKIP Siliwangi Bandung. 4. Menjamin terpenuhinya mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaanya Penginputan nilai merupakan tanggung jawab bidang akademik (dalam koordinasi Wakil Ketua I) yang dilakukan melalui beberapa tahapan proses yaitu: 1. Menerima Hasil UAS dari Dosen dan disetujui oleh dosen Pembina Mata Kuliah 2. Menginput nilai yang sudah ditetapkan ke sistem PDPT STKIP Siliwangi 3. Cek Data 4. Mengupload Nilai ke Website STKIP Siliwangi: stkipsiliwangi.ac.id 5. Informasi Nilai dapat diakses oleh mahasiswa melalui internet 6. Perkuliahan Entri atau input nilai dilakukan pada setiap akhir semester. Proses pengentrian nilai dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan informasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung.

22 D. Prosedur 1. Prosedur pengentrian nilai baru adalah sebagai berikut: a. Mahasiswa telah mengikuti Ujian Akhir Semester sesuai dengan Kalender Akademik STKIP Siliwang b. Program studi mengkoordinasikan dosen agar menyerahkan nilai akhir tepat waktu ke bagian akademik c. Dosen menyerahkan nilai ke bagian akademik d. Bagian akademik mengentri nilai ke system PDPT e. Bagian akademik menggunggah nilai melalui website STKIP Siliwangi Bandung. f. Mahasiswa melihat nilai secara online. g. Bagian akademik menjilid kumpulan nilai sebagai arsip akademik. Bagan alur pengentrian nilai seperti berikut ini. MULAI BAGIAN AKADEMIK MENERIMA DAFTAR NILAI UAS DARI DOSEN BAGIAN AKADEMIK LANGSUNG ENTRY NILAI KE SISTEM PDPT BAGIAN AKADEMIK MENG-UPLOAD NILAI MELALUI ONLINE KE WEB STKIP SILIWANGI MAHASISWA MELIHAT NILAI MELALUI ONLINE BAGIAN AKADEMIK MENYIMPAN BERKAS NILAI UAS UNTUK DIJILID DAN MENJADI ARSIP DATA NILAI UAS YANG SUDAH DIJILID SELESAI E. Wenang Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Peosedur Petugas yang berwenang mengentri nilai adalah staf akademik di bawah koordinator Kabag Akademik. Kualifikasi petugas pengenri nilai minimal S1.

23 F. Referensi 1. Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung 2. Renstra STKIP Siliwangi Bandung Pedoman Akademik G. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan Peralatan yang diperlukan berupa perangkat komputer dan perangkat IT. H. Catatan: diperlukan format isian nilai. I. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

24 S.O.P DAFTAR HADIR KULIAH DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 007 JUDUL Daftar Hadir Kuliah TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 AREA NO. REVISI:... Bagian Akademik - A. Difinisi Istilah Daftar hadir kuliah adalah format isian untuk mengecek kehadiran mahasiswa dalam setiap kali pertemuan kuliah sesuai dengan jadwal yang berlaku. B. Tujuan Prosedur 1. Tertibnya mekanisme daftar hadir kuliah sampai dengan kegiatan perkuliahan dimulai. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam pembuatan daftar hadir kuliah. 3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada semua mahasiswa, khususnya dalam perkuliahan 4. Terkendalinya proses belajar mengajar sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya Daftar Hadir kuliah merupakan perangkat pembelajaran yang wajib ada di dalam perkuliahan, merupakan tanggungjawab bidang akademik (dalam koordinasi Wakil Ketua I). Daftar hadir kuliah disimpan di ruang Program Studi yang harus diambil oleh dosen setiap menjelang perkuliahan dimulai dan dosen yang bersangkutan mengembalikan daftar hadir kuliah ke ruang Program Studi jika perkuliahan telah selesai. Daftar hadir ditantandatangi oleh dosen yang bersangkutan, ketua kelas, dan diparaf oleh staf prodi. Proses pembuatan dan penggunaan daftar hadir dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung. D. Prosedur 1. Mahasiswa melunasi syarat pembayaran registrasi 2. Bagian keuangan transfer data nim mahasiswa 3. Cek data 4. Print out daftar hadir kuliah

25 5. Digunakan dalam pelaksanaan perkuliahan 6. Semua daftar hadir kuliah di simpan diprodi Bagan alur pembuatan dan penggunaan daftar hadir sebagai berikut. MULAI BAGIAN AKADEMIK MENERIMA JADWAL KULIAH DARI PRODI BAGIAN AKADEMIK MENGENTRY JADWAL KULIAH KE PDPT BAGIAN AKADEMIK MENGAMBIL DATA MAHASISWA YANG SUDAH REGISTRASI BAYAR? Y BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN PRINTOUT DHMD T TIDAK MUNCUL PADA DAFTAR HADIR BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN DHMD PADA MAP SESUAI PRODI DHMD SIAP DIBAGIKAN PADA PRODI SELESAI E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur Petugas yang berwenang menyusun daftar hadir adalah staf akademik, berkualifikasi minimal S1. F. Referensi 1. Peraturan Pemerintah Nomor 154 tahun Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung G. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan Perangkat komputer H. Catatan: diperlukan formulir daftar hadir kuliah mahasiswa

26 I. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

27 S.O.P KARTU RENCANA STUDI DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 008 JUDUL Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) AREA Bagian Akademik TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 NO. REVISI:... - A. Definisi Istilah Kartu Rencana Studi rencana program perkuliahan, baik yang sudah ditentukan oleh STKIP Siliwangi, maupun yang disusun oleh mahasiswa dengan berkonsultasi kepada pembimbinga akademik dan disetujui oleh Ketua Prodi, yang telah sesuai dan disepakati bersama pada awal semester sesuai dengan beban studi per semester. B. Tujuan Prosedur 1. Tertibnya mekanisme pengisian KRS 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pengisian Kartu Rencana Studi (KRS). 3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada mahasiswa 4. Terkendalinya proses Pengisian Kartu Rencana Studi (KRS) sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya Kartu Rencana Studi (KRS) diisi oleh mahasiswa sesuai paket mata kuliah dan SKS yang telah ditetapkan program studi untuk setiap semester. Setiap KRS berlaku untuk satu semester dan diajukan pada setiap awal semester. Proses Pengisian Kartu Rencana Studi dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung. D. Prosedur Pengisian KRS 1. Mahasiswa melunasi syarat pembayaran registrasi 2. Mahasiswa mendapat formulir pengisian KRS 3. Mahasiswa mengisi formulir krs dengan jadwal yang sudah ditentukan prodi masing-masing 4. Formulir yang sudah diisi diserahkan ke bagian akademik 5. Print out KRS 6. Mahasiswa menerima print out KRS

28 Bagan alur pengisian KRS seperti berikut ini. MULAI BAGIAN AKADEMIK MENGAMBIL DATA MHS YANG SUDAH REGISTRASI DARI KEUANGAN SUDAH BAYAR? T Y BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN PENGISIAN KRS MAHASISWA MENGAMBIL KRS DI BAGIAN AKADEMIK MAHASISWA MENDAPATKAN PRINT OUT KRS SELESAI E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur Kualifikasi akademik petugas yang berwenang untuk menyiapkan KRS minimal S1. F. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan Perangkat computer G. Catatan: diperlukan format isian Kartu Rencana Studi H. Referensi 1. Peraturan Pemerintah Nomor 154 tahun Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung

29 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung I. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

30 S.O.P DAFTAR HADIR DOSEN DAN MAHASISWA UNTUK PENGGAJIAN DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 001 JUDUL Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian AREA Bagian Akademik TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 NO. REVISI:... - A. Definisi Istilah:- B. Tujuan Prosedur 1. Menjamin pelaksanaan kegiatan belajar mengajar serta kehadiran dosen dan mahasiswa terdokumentasi dengan baik dan benar. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan rekapitulasi Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian. 3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada calon mahasiswa 4. Terkendalinya proses rekapitulasi Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 1. Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian adalah dokumen yang mencatat kehadiran dosen dan mahasiswa, yang dibuat untuk menjamin waktu yang digunakan untuk proses (tatap muka, praktikum, pemberian tugas yang terstruktur) serta untuk data rekap penggajian agar dapat terlaksana sesuai target yang telah ditetapkan. 2. Dosen adalah tenaga edukatif, baik yang berstatus dosen tetap yayasan atau pun dosen luar biasa dengan penugasan sesuai dengan kebutuhan STKIP Siliwangi Proses Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung. D. Prosedur Daftar Hadir Dosen Dan Mahasiswa Untuk Penggajian 1. Bagian prodi menyerahkan rekap absen dosen ke bagian akademik

31 2. Bagian akademik merekap kehadiran dosen dan menghitung jumlah honor dosen 3. Data yang sudah divalidasi bagian akademik di serahkan ke bagian keuangan 4. Bagian keuangan melaporkan seluruh jumlah honor dosen ke wakil ketua ii 5. Proses 6. Data di kirim ke pikah Bank BTN Diagram Alir Daftar Hadir Dosen dan Mahasiswa Untuk Penggajian MULAI PRODI MENYERAHKAN REKAP KEHADIRAN DOSEN KE BAGIAN AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MEREKAP KEHADIRAN DOSEN DAN MENGHITUNG JUMLAH HONOR & TRANSPORT DOSEN DATA YANG SUDAH DIVALIDASI BAGIAN AKADEMIK KEMUDIAN DISERAHKAN KE BAGIAN KEUANGAN BAGIAN KEUANGAN MENJUMLAHKAN SELURUH GAJI DOSEN BAGIAN KEUANGAN MELAPORKAN DATA PENGGAJIAN DOSEN KEPADA WAKIL KETUA II T ACC WAKIL KETUA II? Y DATA YANG SUDAH VALID DIPERSIAPKAN UNTUK DIKIRIM KE PIHAK BANK BTN UNTUK PENGGAJIAN DOSEN PERBULAN SELESAI E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur Kualifikasi akademik petugas yang berwenang untuk menjalankan prosedur daftar hadir dosen untuk pengajian minimal S1.

32 F. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan Perangkat computer G. Catatan: diperlukan format isian daftar hadir dosen untuk penggajian H. Referensi 1. Peraturan Pemerintah Nomor 154 tahun Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung I. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

33 S.O.P UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS) DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 010 JUDUL Ujian Akhir Semester (UAS) TANGGAL DIKELUARKAN Dovember 2014 AREA NO. REVISI:... Bagian Akademik - A. Definisi Istilah Ujian Akhir Semester (UAS) adalah ujian yang menguji kemampuan mahasiswa atas penguasaan materi kuliah selama satu semester. B. Tujuan Prosedur 1. Tertibnya mekanisme pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) agar dapat terselenggara dengan baik. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS). 3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada mahasiswa 4. Terkendalinya proses pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tujuan pendidikan STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunannya 1. UAS merupakan bagian penilaian dari beberapa bentuk penilaian lainnya untuk mengukur pemahaman mahasiswa terhadap materi perkuliahan yang telah dilaksanakan. 2. UAS dilaksanakan secara terjadwal pada akhir perkuliahan dalam satu semester sesuai dengan kalender akademik. 3. UAS diawasi oleh pengawas/langsung oleh dosen pengampu mata kuliah. 4. Bentuk pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS) adalah bentuk pengujian kemampuan mahasiswa atas penguasaan materi kuliah yang berbentuk tes tulis (essay), tes praktik/lisan, tes penugasan objektif, ataupun tugas ujian yang dikerjakan di luar waktu ujian dan dikumpulkan beberapa waktu kemudian (Take Home). Proses pelaksanaan Ujian Akhir Semester (UAS)dilakukan dengan mengedepankan kemudahan layanan administrasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung.

34

35 D. Prosedur 1. Membuat jadwal UAS 2. Membuat jadwal pengawas 3. Penagihan soal UAS 4. Mahasiswa melunasi syarat pembayaran UAS 5. Bagian keuangan transfer data nim mahasiswa 6. Cek data 7. Print out kartu UAS 8. Pelaksanaan UAS Bagan alur pelaksanaan UAS seperti berikut ini.

36 MULAI BAGIAN AKADEMIK MEMBUAT EDARAN UAS UPLOAD EDARAN UAS KE WEB STKIP DAN FACEBOOK AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MEMBUAT JADWAL UAS PENANDATANGANAN JADWAL UAS BAGIAN AKADEMIK DENGAN PRODI MEMINTA SOAL UAS KE TIAP-TIAP DOSEN BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN KEPERLUAN ATK BAGIAN AKADEMIK KONSULTASI KEPERLUAN ATK DENGAN WAKIL KETUA II ADA REVISI? T DATA ATK YANG SUDAH DITANDATANGANI PEMESANAN ATK Y BAGIAN AKADEMIK MENYIMPAN SEMUA SOAL BAGIAN AKADEMIK MENGGANDAKAN SOAL BAGIAN AKADEMIK MEMBUAT JADWAL PENGAWAS UAS BAGIAN AKADEMIK MENGAMBIL DATA KEUANGAN YANG BAYAR UAS VERIFIKASI DATA T BAGIAN AKADEMIK KONSULTASI DENGAN WAKIL KETUA II ADA REVISI? T JADWAL PENGAWAS Y SESUAI? Y DATA PESERTA UAS BAGIAN AKADEMIK MENENTUKAN RUANGAN UAS BERDASARKAN JUMLAH PESERTA UAS MAHASISWA MENDAPATKAN KRS BAGIAN AKADEMIK MENYIAPKAN BERKAS SOAL UAS BAGIAN AKADEMIK PRINT OUT DAFTAR HADIR UAS PELAKSANAAN UAS SELESAI

37 E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur Kualifikasi pelaksana UAS minimal S1, merupakan staf bagian akademik. F.Referensi 1. Peraturan Pemerintah Nomor 154 tahun Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung Pedoman Akademik G.Peralatan, Perlengkapan, dan bahan Perangkat Komputer H. Catatan: diperlukan format jadwal UAS J. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

38 S.O.P STANDAR PROSEDUR PERBAIKAN NILAI DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 012 JUDUL Pembelajaran Remedial dan Ujian Perbaikan Nilai TANGGAL DIKELUARKAN Desember 2014 NO. REVISI:... AREA Bagian Administrasi Akademik dan Program Studi A. Definisi Istilah Perbaikan nilai merupakan proses memperbaiki nilai yang diperoleh mahasiswa dalam UAS yang belum memenuhi target kelulusan. B. Tujuan Prosedur 1. Tertibnya mekanisme pembelajaran remedial dan ujian perbaikan nilai. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan kegiatan pembelajaran remedial dan ujian perbaikan nilai 3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada mahasiswa 4. Terkendalinya proses pembelajaran remedial dan ujian perbaikan nilai sesuai dengan peraturan yang berlaku dan pedoman akademik STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Pengunaannya 1. Proses perbaikan nilai merupakan proses akademik yang sama dengan pembelajaran remedial. 2. Perbaikan nilai diberikan kepada mahasiswa yang memiliki nilai D dan E 3. Perbaikan nilai diberikan kepada mahasiswa yang memperoleh nilai C jika Indeks Prestasi yang diperoleh mahasiswa yang bersangkutan di bawah D. Prosedur Prosedur perbaikan nilai adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa Mengecek dan mencetak Nilai Hasil Studi 2. Mahasiswa menunjukkan mata kuliah yang tidak lulus dengan nilai D dan E untuk diajukan perbaikan. 3. Mahasiswa Melakukan Registrasi Ujian Perbaikan Nilai Ke Bagian Keuangan. 4. bagian keuangan memberikan formulir perbaikan nilai kepada mahasiswa yang telah melakukan pembayaran. 5. Mahasiswa mengisi dan menyetorkan form ujian perbaikan nilai kebagian akademik. 6. Bagian akademik menginput Mata Kuliah Perbaikan kedalam sistem PDPT.

39 7. Bagian akademik menyerahkan rekapitulasi peserta ke jurusan. 8. Melaksanakan ujian perbaikan nilai sesuai dengan kalender akademik. 9. Menginput hasil perbaikan nilai ke sistem pdpt dan data nilai diupload untuk dapat di akses oleh mahasiswa melalui internet. Berikut bagan alur perbaikan nilai.

40 MULAI MAHASISWA MENDAPAT DATA NILAI UNTUK UJIAN PERBAIKAN NILAI MELALUI ONLINE NILAI SEBELUM PERBAIKAN? F / G NILIA F: MENGHUBUNGI DOSEN YBS NILAI G: MENGULANG SEMESTER BERIKUTNYA D / E MAHASIWA MELAKUKAN REGISTRASI UPN KE BAGIAN KEUANGAN MAHASISWA MENGISI DAN MENYETOR FORM UPN KEBAGIAN AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN ENTRY MATA KULIAH KE SISTEM PDPT BAGIAN AKADEMIK MEREKAP JUMLAH PESERTA DAN MATA KULIAH REKAPITULASI UJIAN PERBAIKAN NILAI PENYERAHAN REKAP UPN KE WAKIL KETUA II DAN PROGRAM STUDI WAKIL KETUA II DAN PRODI MENGISI DOSEN UPN DAN MENGEMBALIKAN KE BAGIAN AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN RUANGAN UPN BAGIAN AKADEMIK DAN PRODI MENGHUBUNGI PARA DOSEN UPN JADWAL UPN BAGIAN AKADEMIK MENG- UPLOAD JADWAL PELAKSANAAN UPN MAHASISWA MASUK KE RUANGAN UPN YANG TELAH DIJADWALKAN LULUS TES LISAN? Y DOSEN MEMBERIKAN NILAI UPN DAN HONOR DI BAGIAN KEUANGAN BAGIAN KEUANGAN MEMBERIKAN DAFTAR NILAI UPN KE BAGIAN AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN ENTRY NILAI PERBAIKAN MELALUI SISTEM PDPT DAN MENG-UPLOAD MELALUI WEBSITE DAN FACEBOOK STKIP SILIWANGI MAHASISWA DAPAT MELIHAT NILAI SECARA ONLINE T MENGULANG SEMESTER DEPAN SELESAI E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur Kualifikasi petugas yang melaksanakan perbaikan nilai minimal S1.

41 F. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan Perangkat komputer dan perangkat IT G. Catatan: diperlukan formulir perbaikan nilai H. Referensi 1. Pedoman Akademik 2. Renstra STKIP Siliwangi Bandung Tahun I. Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

42 S.O.P STANDAR PROSEDUR PENYUSUNAN DATA MAHASISWA AKTIF DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 013 JUDUL Penyusunan Data Mahasiswa Aktif TANGGAL DIKELUARKAN Desember 2014 NO. REVISI:... AREA Bagian Administrasi Akademik dan Keuangan A. Definisi Istilah Mahasiswa aktif adalah mahasiswa yang terdaftar dalam PDPT dan melakukan registrasi pada semester berjalan. B. Tujuan Prosedur 1. Terkontrolnya data mahasiswa aktif dan tidak aktif 2. Meningkatkan kecepatan pelaporan data mahasiswa 3. Terkendalinya sirkulasi data mahasiwa yang diperlukan untuk pelaporan mhasiswa STKIP Siliwangi Bandung. 4. Memenuhi kebutuhan pelaporan data baik untuk internal STKIP Siliwangi Maupun untuk tingkat Kopertis dan DIKTI C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 1. Proses rekapitulasi data mahasiswa aktif diambil berdasarkan pembayaran registrasi, SPP dan Kontrak Rencana Studi (KRS) mahasiswa. 2. Melakukan sinkronisasi data mahasiswa dengan bagian akademik terkait dengan registrasi SPP dan Kontrak Rencana Studi (KRS) mahasiswa. D. Prosedur Prosedur penyusunan data mahasiswa aktif adalah sebagai berikut: 1. Mahasiswa melunasi pembayaran SPP dan Registrasi 2. Bagian keuangan memberikan formulir pengisian Kontrak rencana studi (KRS) kepada mahasiswa yang telah melakukan pembayaran. 3. Bagian akademik menginput rencana studi mahasiswa ke sistem PDPT. 4. Bagian Akademik dan Keuangan Melakukan Sinkronisasi data Mahasiswa. 5. Mengecek secara keseluruhan data mahasiswa yang telah melakukan kontrak rencana studi. 6. Membuat rekapitulasi mahasiswa aktif berdasarkan kontrak mata kuliah.

43 Bagan alur penyusunan mahasiswa aktif seperti pada bagan di bawah ini MULAI BAGIAN AKADEMIK MEREKAP JUMLAH PESERTA UAS YANG HADIR PENGECEKAN DAFTAR YANG HADIR UAS DAN KEUANGAN SESUAI? Y DATA MAHASISWA AKTIF SELESAI E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur Pendataan mahasiswa aktif dilakukan oleh staf akademik di bawah koordinasi Kabag Akademik. Kualifikasi akademik petugas minimal S1. F.Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan Perangkat computer dan perangkat IT G. Catatan: diperlukan formulir untuk mendata mahasiswa aktif.

44 H. Referensi 1. Pedoman Akademik 2. Renstra STKIP Siliwangi Bandung Tahun I.Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

45 S.O.P STANDAR PROSEDUR KOMPLAIN NILAI DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 014 JUDUL KOMPLAINNILAI AREA Bagian Akademik A. Definisi Istilah: - TANGGAL DIKELUARKAN Desember 2014 NO. REVISI:... B. Tujuan Prosedur 1. Transparansi objektifitas penilaian Dosen 2. Meningkatkan layanan kepada mahasiswa yang telah menempuh Ujian Akhir Semester. 3. Menentukan penilaian hasil studi mahasiswa secara tepat 4. Menjamin terpenuhinya mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya Kompain nilai terhadap hasil studi dilakukan sebagai berikut 1. Memberkan penjelasan informasi capaian hasil studi mahasiswa 2. Mahasiswa mendapatkan nilai sesuai dengan capaian perkuliahannya 3. Layanan terhadap mahasiswa yang mendapat masalah dengan penilaian hasil studi Proses komplain Nilai Hasil Studi Mahasiswa dilakukan dengan mengedepankan kemudahan dan transparansi layanan informasi secara efisien dan efektif dengan mengacu pada pedoman akademik yang berlaku di STKIP Siliwangi Bandung. D. Prosedur 1. Mahasiswa mengkonsultasikan hasil ujian akhir ke dosen yang bersangkutan. 2. Dosen mengklarifikasi nilai yang telah diberikan. 3. Cek data. 4. Jika ada revisi nilai maka dosen memberikan nilai revisi kepada bagian akademik. 5. Bagian akademik mengentri kembali hasil studi mahasiswa dan mengunggah ke website STKIP Siliwangi. Berikut bagan alur komplain nilai.

46 MULAI BAGIAN AKADEMIK MENERIMA DATA NILAI YANG TIDAK SESUAI DARI MAHASISWA BAGIAN AKADEMIK MEMERIKSA KESESUAIAN DATA NILAI DARI DOSEN DAN DATA BASE NILAI DARI SISTEM PDPT SESUAI? T BAGIAN AKADEMIK MENGHUBUNGI DOSEN YBS Y BAGIAN AKADEMIK MEMPERLIHATKAN BUKTI DATA NILAI DARI DOSEN BAGIAN AKADEMIK LANGSUNG MERUBAH NILAI MELALUI IJIN DARI DOSEN YBS MAHASISWA MENERIMA PENJELASAN DARI BAGIAN AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MENG-UPLOAD NILAI MELALUI ONLINE KE WEBSITE STKIP DAN FACEBOOK SELESAI E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur Kualifikasi pendidikan petugas yang melayani komplain nilai mahasiswa minimal S1, merupakan staf bagian akademik di bawah koordinasi Kabag Akademik. F. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan Perangkat komputer dan perangkat IT

47 G. Catatan: diperlukan format untuk komplain nilai H. Referensi 1. Ketetapan Senat Akademik STKIP Siliwangi Bandung 2. Renstra STKIP Siliwangi Bandung Pedoman Akademik 4. Pedoman SPMI I.Verifikasi: No. Unsur Verifikasi 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Lolos Tidak Cimahi, Desember 2014 Ketua BPH YKJS Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd

48 S.O.P STANDAR PROSEDUR SEMESTER PENDEK (SP) DOKUMEN LEVEL Standar Operating Procedure KODE S.O.P Akademik 015 JUDUL Semester pendek TANGGAL DIKELUARKAN Desember 2014 NO. REVISI:... AREA Bagian Administrasi Akademik dan Program Studi A. Definisi Istilah Semester Pendek (SP) adalah proses belajar mengajar yang dipersiapkan oleh lembaga untuk memfasilitasi mahasiswa yang memerlukan kelengkapan nilai bawaan sehingga dapat menuntaskan masa belajarnya tepat waktu. B. Tujuan Prosedur 1. Tertibnya mekanisme pelaksanaan semester pendek bagi mahasiswa yang mempunyai nilai bawaan untuk memenuhi masa studi yang telah ditetapkan. 2. Terkoordinasinya unit kerja dan personil yang terlibat dalam layanan pelaksanaan semester pendek. 3. Meningkatkan kecepatan layanan kepada mahasiswa 4. Terkendalinya proses kegiatan semester pendek sesuai dengan peraturan yang berlaku dan kurikulum STKIP Siliwangi Bandung. 5. Menjamin terpenuhinya baku mutu standar layanan C. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya SP dilaksanakan pada masa libur antarsemester dengan ketentuan sebagai berikut: 1. SP dilaksanakan atas permintaan mahasiswa 2. SP diberikan kepada mahasiswa yang memiliki nilai bawaan untuk memenuhi kekurangan SKS pada transkrip nilai konversi. 3. SP dilaksanakan apabila ada mata kuliah yang harus ditempuh mahasiswa tetapi tidak ada dalam jadwal perkuliahan biasa. 4. Jenis mata kuliah yang ditawarkan dalam SP tidak boleh memuat komponen praktikum. 5. Jumlah pertemuan atau tatap muka tiap mata kuliah dalam SP minimal sama dengan perkuliahan biasa. 6. Jumlah sks yang dapat dikontrak mahasiswa dalam satu periode SP maksimal 14 sks. 7. Mahasiswa diperbolehkan mengambil SP di luar transkrip nilai konversi dengan syarat a. Memperbaiki nilai yang diperoleh pada semester yang telah ditempuh

49 b. Menyesuaikan waktu penyelesaian studi sesuai dengan lama studi minimal yang telah ditetapkan. c. Membuktikan yang bersangkutan bukan mahasiswa Do 8. Kontrak Mata Kuliah dan Nilai SP terintegrasi di PDPT STKIP Siliwangi Bandung. D. Prosedur Prosedur pelaksaanaan semester pendek adalah: 1. Semester pendek diukuti oleh mahasiswa lanjutan d2 sampai s1 dan memiliki nilai bawaan 2. Mahasiswa berkonsultasi dengan ketua/sekretaris program studi masingmasing tentang mata kuliah yang akan diambil dalam semester pendek 3. Mahasiswa melakukan registrasi semester pendek ke bagian keuangan 4. Mahasiswa mengisi form dan menyetorkan mata kuliah SP ke bagian akademik. 5. Bagian akademik menginput mata kuliah SP perbaikan ke sistem PDPT. 6. Akademik menyerahkan rekapitulasi Semester Pendek ke jurusan 7. Jurusan Menentukan dosen Semester Pendek 8. Melaksanakan Semester Pendek Sesuai dengan Kalender Akademik

50 Alur pelaksanaan SP sebagai berikut. MULAI BAGIAN AKADEMIK MEMBUAT EDARAN PELAKSANAAN SEMESTER PENDEK WAKIL KETUA II DAN PROGRAM STUDI MENGISI DATA DOSEN SEMESTER PENDEK MAHASISWA MELAKUKAN PEMBAYARAN KE BAGIAN KEUANGAN BAGIAN AKADEMIK MENERIMA REKAP SP YANG SUDAH TERISI DOSEN LENGKAP BAGIAN AKADEMIK MENERIMA DATA PESERTA SEMESTER PENDEK DARI BAGIAN KEUANGAN BAGIAN AKADEMIK MENYUSUN JADWAL SEMESTER PENDEK DAN PEMBAGIAN RUANGAN BAGIAN AKADEMIK MENERIMA FORM SEMESTER PENDEK BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN ENTRY KONTRAK MATA KULIAH SEMESTER PENDEK BAGIAN AKADEMIK MELAKUKAN REKAPITULASI SEMESTER PENDEK BERDASARKAN SKS DAN JUMLAH PESERTA DARI KEUANGAN T BAGIAN AKADEMIK MENG-UPLOAD JADWAL SP KE WEBSITE DAN FACEBOOK AKADEMIK BAGIAN AKADEMIK MEMPERSIAPKAN DAFTAR HADIR MAHASISWA DAN DOSEN UNTUK 4 KALI KEHADIRAN PELAKSANAAN SP COCOK? SELESAI Y BAGIAN AKADEMIK MEMBERIKAN REKAP SP KE WAKIL KETUA II DAN PROGRAM STUDI E. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur Kualifikasi pendidikan petugas yang mengatur semester pendek minimal S1, merupakan staf akademik dan staf program studi. F. Peralatan, Perlengkapan dan Bahan Perangkat computer dan perangkat IT

51 G. Catatan: diperlukan format KRS Semester Pendek H. Referensi 1. Pedoman Akademik STKIP Siliwangi Bandung 2. Kurikulum Program Studi di STKIP Siliwangi Bandung 3. Renstra STKIP Siliwangi Bandung Tahun I.Verifikasi: No. Unsur Verifikasi Lolos Tidak 1. Definisi Istilah 2. Tujuan Prosedur 3. Luas Lingkup Prosedur dan Penggunaannya 4. Prosedur 5. Kualifikasi Pejabat/Petugas yang Menjalankan Prosedur 6. Peralatan, Perlengkapan, dan Bahan 7. Catatan 8. Referensi Ketua BPH YKJS Cimahi, Desember 2014 Ketua STKIP Siliwangi Drs. KH. Olih Komarudin Dr. H. Heris Hendriana, M.Pd