PROSEDUR MUTU REGISTRASI MAHASISWA. Diperiksa oleh : Dibuat oleh :

Transkripsi

1 Telp. (024) , , Fax. (024) dari 7 1. TUJUAN Prosedur ini adalah untuk menguraikan mekanisme pelaksanaan tugas baku dalam pelayanan registrasi mahasiswa agar berjalan lancar efektif dan efisien. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini meliputi hal-hal yang berkaitan dengan administrasi proses pendaftaran ulang registrasi mahasiswa di Universitas Negeri Semarang sampai dengan memperoleh Kartu Tanda (KTM) bagi mahasiswa baru dan KRS bagi mahasiswa lama. 3. REFERENSI 3.1 Keputusan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 225/O/2000 tentang Statuta Universitas Negeri Semarang. 3.2 Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor 07/Dikti/Kep/1987 tentang Pedoman Umum Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi di Lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 3.3 Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 9 Tahun 2009 tentang Registrasi Universitas Negeri Semarang. 4. DEFINISI 4.1 Universitas Negeri Semarang adalah peserta didik yang terdaftar pada salah satu program studi baik program reguler maupun nonreguler di lingkungan Universitas Negeri Semarang. 4.2 Program reguler adalah pendidikan akademik, pendidikan vokasi, atau pendidikan profesi yang diselenggarakan sesuai dengan jadwal waktu dan persyaratan lain yang telah ditetapkan. 4.3 Program nonreguler adalah pendidikan akademik, pendidikan vokasi, pendidikan profesi, program kerjasama, atau program jangka pendek yang diselenggarakan dengan jadwal waktu dan persyaratan tersendiri. 4.4 Registrasi mahasiswa adalah bentuk pelayanan yang dilakukan dengan tujuan untuk memberikan status terdaftar kepada mahasiswa sehingga, dengan demikian mahasiswa berhak mengikuti kegiatan akademik dan kemahasiswaan serta berhak menggunakan semua fasilitas yang ada di Universitas Negeri Semarang. 5. KETENTUAN UMUM 5.1 Calon baru Melakukan pembayaran SPP, Sardik, Iuran Kemahasiswaan, dan sumbangan SPL (sesuai dengan tarif) pada Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line dengan menunjukkan kartu peserta Tes sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan Menyerahkan bukti pembayaran yang mencantumkan nama, nomor pendaftaran, validasi setoran, dan cap stempel Bank. (diserahkan pada saat registrasi).

2 Telp. (024) , , Fax. (024) dari Menyerahkan kartu tanda peserta Tes. (diserahkan pada saat registrasi) Menyerahkan fotokopi KTP/SIM, pas foto berwarna terbaru (dof) ukuran 3x3 sebanyak 6 lembar. (diserahkan pada saat registrasi) Menyerahkan Form Registrasi mahasiswa yang (dicetak secara on-line) Menyerahkan pernyataan kesanggupan mahasiswa yang ditandatangani diatas meterai Rp.6.000,-yang diketahui/disetujui Orangtua /wali (dicetak secara on-line). 5.2 Lama Melakukan pembayaran SPP, sardik, dan biaya lain sesuai dengan jumlah yang telah ditetapkan mellalui Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line dengan menunjukkan kartu tanda mahasiswa sesuai jadwal waktu yang telah ditentukan yang sudah melakukan registrasi administrasi tetapi tidak melakukan registrasi akademik sampai dengan batas waktu yang ditentukan dengan sendirinya memperoleh status cuti. dengan status ini hanya dapat mengambil kembali biaya Sarana Pendidikan dan iuran kemahasiswaan yang berstatus cuti wajib melakukan registrasi administrasi sesuai dengan jadwal waktu registrasi. tersebut dibebaskan dari kewajiban membayar SPP, Sarana Pendidikan, dan iuran kemahasiswaan yang pada suatu semester tidak melakukan registrasi administrasif dan akademik sampai dengan batas waktu yang ditentukan dinyatakan sebagai mahasiswa tidak terdaftar. Pada semester berikutnya, mahasiswa tersebut wajib membayar seluruh biaya pada semester yang ditinggalkan yang berstatus tidak aktif tidak diizinkan untuk mengikuti kegiatan akademik dan kemahasiswaan dalam bentuk apapun. Apabila yang bersangkutan tetap mengikuti kegiatan, keikutsertaannya dinyatakan tidak sah dan batal dengan status tidak terdaftar dalam waktu dua semester berturut-turut atau tiga semester tidak berturut-turut dibatalkan status kemahasiswaannya. 6. PROSEDUR Uraian prosedur-prosedur yang diperlukan dituangkan dalam diagram proses di bawah ini.

3 Telp. (024) , , Fax. (024) dari Diagram Prosedur Registrasi Baru (Pengurusan KTM) Bank BAAK (Sub.Bagian Registrasi dan Statistik) UPT PTIK Membayar dan menerima Berkas Registrasi Menerima pembayaran dari MHS Penjelasan Tata Cara Registrasi memperbaiki Isian Berkas Pelayanan Entri Data Registrasi On Line Display Registrasi On-line Tidak Lengkap dan Benar? Ya Pengambilan pas foto untuk pembuatan KTM Pencetakan BUREKOL Bank Cetak KTM Pemeriksaan Kesehatan Terdaftar Administratif menerima KTM Pengembalian berkas

4 Telp. (024) , , Fax. (024) dari Rincian Prosedur Baru Calon yang diterima melakukan pembayaran sesuai dengan tarip yang telah ditentukan (berdasarkan program studi) di Bank yang telah ditunjuk dan dapat dilakukan secara on line datang di Universitas Negeri Semarang (Auditorium/BAAKK) sesuai jadwal yang telah ditentukan dengan menunjukkan bukti bayar dari Bank, pernyataan kesanggupan, Biodata on-line dan Nomor Peserta Tes untuk selanjutnya diberi berkas registrasi melakukan pengecekan isian biodata apakah sudah benar atau masih ada kesalahan dalam entry datanya, apabila masih ada yang belum lengkap dilakukan pembetulan melakukan pengambilan pasfoto untuk pembuatan Kartu menerima Form cetakan BUREKOL (Pembukaan Rekening Kolektif) dari Bank untuk dilengkapi sebagai syarat kelengkapan pembuatan ATM melakukan pemeriksaan uji kesehatan (Tim Kesehatan Universitas Negeri Semarang) mengembalikan berkas yang sudah diisi beserta persyaratan kelengkapan yang telah ditentukan terdaftar secara administrastif dan menerima KTM BAAKK (Sub Bagian Registrasi dan Statistik) Melakukan pelayanan entry edit biodata registrasi on line Melakukan pengambilan pas foto untuk pembuatan KTM Mencetak kartu tanda mahasiswa (KTM) Menerima dan memeriksa kelengkapan berkas manual: bukti tanda peserta tes, bukti pembayaran SPP, sarana pendidikan dan lainlain yang telah dicap lunas oleh Bank, hasil cetak pernyataan kesanggupan mentaati semua peraturan yang berlaku yang telah ditandatangani di atas meterai, yang diketahui/disetujui Orangtua/wali (dicetak secara on-line melalui Sikadu), hasil cetak formulir registrasi yang telah diisi mahasiswa (dicetak secara on-line melalui Sikadu), fotokopi ijazah SLTA yang telah dilegalisasi, kartu data pribadi mahasiswa Membagikan KTM kepada mahasiswa yang sudah selesai melakukan registrasi ulang dan menerima kelengkapan berkas.

5 Telp. (024) , , Fax. (024) dari Diagram Prosedur Registrasi Lama Bank BAAK (Sub.Bagian Registrasi dan Statistik) UPT PTIK Menerima pembayaran dari MHS Melakukan pembayaran On-line Menginformasikan Jadwal pelaksanaan Registrasi Tidak Bukti Pembayaran Ya Display Registrasi On-line Terdaftar Secara Administratif Mencetak/ Menggandakan daftar mahasiswa 6.4 Rincian Prosedur Lama Melakukan pembayaran SPP, Sardik, dan lain-lain ke Bank yang ditunjuk oleh Universitas secara on-line Bagi mahasiswa yang tidak melakukan daftar ulang pada semester sebelumnya, maka mahasiswa wajib membayar SPP semester yang tidak diikutinya dan pembayaran SPP dilakukan secara manual yang sudah melakukan pembayaran SPP, Sardik, dan lain-lain akan memperoleh status terdaftar secara administratif BAAKK (Sub Bagian Registrasi dan Statistik) Membuat Edaran dan Pengumuman informasi jadwal pelaksanaan registrasi Mencetak dan menggandakan daftar mahasiswa untuk dikirim ke Fakultas, Jurusan, Lembaga, UPT, Biro, dan Kepala Bagian Keuangan, Kepala Bagian Perencanaan dan Sistim Informasi BAPK, Kepala Bagian Pendidikan BAAKK.

6 Telp. (024) , , Fax. (024) dari Prosedur Registrasi Akademik JURUSAN/PRODI DOSEN WALI MAHASISWA UPT PTIK Menawarkan Mata Kuliah Pemesanan Mata Kuliah Display Mata Kuliah Pengecekan Mata Kuliah yang dipesan Daftar Peserta Mata Kuliah Pembimbingan Akademik (PM-AKD-03) Persetujuan Mata Kuliah Melalui Sikadu Validasi KRS Pengesahan Jurusan/Prodi Pengesahan Dosen Wali Cetak KRS memiliki KRS Dosen Wali menerima salinan KRS 6.6. Rincian Prosedur : Jurusan/Prodi menawarkan mata kuliah melalui SIKADU melakukan pemesanan mata kuliah melalui SIKADU Dosen Wali melakukan pengecekan mata kuliah yang diambil oleh mahasiswa melakukan pertemuan pembimbingan akademik dengan Dosen Wali Dosen Wali memberikan persetujuan dan melakukan validasi melalui SIKADU mencetak KRS meminta pengesahaan KRS kepada Dosen Wali meminta pengesahan kepada Jurusan/Prodi

7 Telp. (024) , , Fax. (024) dari memberikan salinan KRS kepada Dosen Wali memiliki KRS. 6.7 UPT PTIK Menyiapkan data displai regiatrasi on line Menyiapkan jurnal rekap pendaftar Menyiapkan menu cetak daftar mahasiswa. 6.8 Bank Menerima pembayaran dari mahasiswa 7. LAMPIRAN 7.1 Format alur registrasi mahasiswa baru (FM--AKD-02) 7.2 Formulir surat pernyataan tata tertib yang berlaku di Unnes (FM-02-AKD-02) 7.3 Formulir Kartu data pribadi mahasiswa (FM-03-AKD-02) 7.4 Formulir hasil pemeriksaan uji kesehatan (FM-04-AKD-02) 7.5 Format Kartu Tanda (FM-05-AKD-02) 7.6 Lembar kendali (FM-06-AKD-02)