BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Tinjauan Perusahaan Dalam penulisan skripsi ini, penulis melakukan pendekatan untuk memperoleh data-data yang diperlukan dengan metode wawancara, observasi dan menyaksikan langsung kelapangan bagaimana pelaksanaan dari sistem yang berjalan. Setelah mengetahui sistem yang berjalan pada PT. Sumber Kreasi Fumiko, penulis dapat menganalisa dan mencari masukan, kekurangankekurangan pada sistem yang ada. Tinjauan terhadap sistem ini dibagi menjadi sejarah perusahaan, struktur organisasi serta fungsi yang berlaku hingga sekarang Sejarah Perusahaan PT. Sumber Kreasi Fumiko merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang usaha penjualan sepatu dan sandal untuk kalangan dewasa dan anak-anak. Pada awalnya, perusahaan yang didirikan langsung oleh Bapak Yongki Komaladi ini hanyalah sebuah home industry. Pada tahun 1989, Beliau mencoba membuat beberapa model sepatu dan ternyata mendapat respon positif dari masyarakat. Pada tahun 1992, dilakukan percobaan membuat sepatu khusus untuk wedding (pernikahan) dan karena market mendapat respon positif, Bapak Yogki Komaladi memutuskan untuk bekerja sama dengan Bridal House dan para designer terkenal di Indonesia. Pada saat ini, PT. Sumber Kreasi Fumiko tidaklah lagi memproduksi sendiri, melainkan memberikan kesempatan kepada para supplier yang terdiri dari para pengusaha pembuatan sepatu dan sandal. 27

2 28 Umumnya para supplier ini berbentuk Usaha, Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) yang masih banyak menggunakan sumber daya manusia yang cukup banyak. Dengan memberikan kesempatan kepada para UMKM untuk memproduksi sepatu dan sandal tersebut, maka PT. Sumber Kreasi Fumiko membantu pemerintah dalam membuka lapangan pekerjaan yang lebih banyak bagi masyarakat. PT. Sumber Kreasi Fumiko mewakili merk dagang perusahaan sepatu dan sandal Yongki Komaladi. Perusahaan ini menjual produk sepatu dan sandalnya dengan cara melakukan konsinyasi dengan toko-toko retail seperti Ramayana, Robinson, Matahari Departement Store, Centro, Sogo, Galeria, Metro, Pasaraya, Borobudur, Yogya dan juga mempunyai showroom sendiri untuk menampilkan 7 produkproduk sepatu dan sandal mereka. Outlet tersebut tersebar di wilayah Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi, dan kota-kota besar lainnya se-indonesia. PT. Sumber Kreasi Fumiko saat ini berlokasi di Jalan Sentani Raya Blok M No. 29, Kemayoran, Jakarta Pusat. PT. Kreasi Sumber Fumiko memperkerjakan sekitar 125 karyawan yang terdiri dari karyawan biasa, staf, kepala bagian, dan juga direktur. Segmen pasar yang diambil oleh PT. Sumber Kreasi Fumiko ini terdiri dari kelas menengah ke atas, para desainer, boutique, dan juga ikut berpartisipasi dalam berbagai show atau pertunjukan.

3 Struktur Organisasi dan Fungsi Stuktur Organisasi PT. Sumber Kreasi Fumiko: Sumber: PT. Sumber Kreasi Fumiko Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Sumber Kreasi Fumiko Fungsi Organisasi 1. Direktur sebagai pimpinan tertinggi dalam perusahaan. Tanggung jawab dari direktur adalah mengkoordinir, memerintahkan dan mengadakan pengawasan, baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap hasil kerja masingmasing bagian di dalam perusahaan. Mengambil keputusan terhadap masalahmasalah yang dihadapi perusahaan. 2. Kepala Divisi Human Resource Development (HRD) bertanggung jawab langsung kepada direktur. Dalam menjalankan tugasnya, kepala divisi HRD akan dibantu oleh chief HRD yang mengepalai beberapa staf.

4 30 Adapun tugas dan tanggung jawabnya dari divisi human resource development adalah sebagai berikut: a. Mengendalikan dan menyelenggarakan kegiatan di bidang administrasi kepegawaian. b. Melaksanakan proses penyeleksian, pengangkatan, penggajian, kenaikan pangkat, mutasi, kesejahteraan karyawan dan pembinaan serta pelatihan untuk karyawan. c. Memantau semua kegiatan yang berhubungan dengan tenaga kerja dan semua hal yang menunjang kegiatan perusahaan. d. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepegawaian kepada Direktur. 3. Kepala Divisi Marketing bertanggung-jawab langsung kepada direktur. Dalam menjalankan tugasnya, kepala divisi marketing akan dibantu oleh chief marketing, chief merchandiser, dan chief IT yang mengepalai beberapa staf. Adapun tugas dan tanggung jawab divisi marketing adalah sebagai berikut: a. Merencanakan, mengontrol dan mengkoordinir proses penjualan dan pemasaran untuk mencapai target penjualan dan mengembangkan pasar secara efektif dan efisien. b. Menentukan harga jual, produk yang akan di-launching, jadwal kunjungan serta sistem promosi. c. Melakukan peramalan untuk perkiraan pasar pada masa depan. d. Menganalisa dan mengembangkan strategi marketing untuk meningkatkan jumlah pelanggan dan layanan terhadap pelanggan.

5 31 4. Kepala Divisi Accounting and Finance bertanggung-jawab langsung kepada direktur. Dalam menjalankan tugasnya, kepala divisi accounting and finance akan dibantu oleh chief accounting and finance yang mengepalai beberapa staf. Adapun tugas dan tanggung jawab divisi accounting and finance adalah sebagai berikut : a. Mengendalikan dan mengawasi kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan perusahaan. b. Mengendalikan dan mengawasi pendapatan dan pengeluaran perusahaan. c. Merencanakan dan mengendalikan sumber-sumbr pendapatan pembelanjaan dan kekayaan perusahaan. d. Melakukan analisis terhadap laporan keuangan dan akuntansi perusahaan. e. Membuat dan mengevaluasi laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, laporan arus kas, dan laporan akuntansi lainnya) yang auditable secara berkala beserta perinciannya. 5. Kepala Divisi Warehouse and Logistic bertanggung-jawab langsung kepada direktur. Dalam menjalankan tugasnya, kepala divisi warehouse and logistic akan dibantu oleh chief warehouse and logistic dan chief quality control yang mengepalai beberapa staf. Adapun tugas dan tanggungjawab kepala divisi warehouse and logistic adalah sebagai berikut: a. Menyelenggarakan seluruh kegiatan pergudangan dan logistik yang meliputi kegiatan penerimaan barang dari supplier, pengiriman, serta kegiatan penunjang lainnya. b. Memberdayagunakan aset perusahaan dalam hal ini transportasi secara efektif dan efisien.

6 32 c. Memastikan produk yang dikirim dari supplier dalam kondisi baik. d. Mengawasi dan mengendalikan kegiatan quality control produk. e. Mengawasi dan mengendalikan pengiriman produk. f. Mengawasi kegiatan staf purchase order. 6. Chief Human Resource Development bertanggung-jawab langsung kepada kepala divisi human resource development. Tugasnya adalah membantu pelaksanaan kegiatan divisi human resource development. 7. Chief Marketing bertanggung-jawab langsung kepada kepala divisi marketing. Tugasnya adalah membantu pelaksanaan kegiatan divisi marketing. 8. Chief Merchandise bertanggung-jawab langsung kepada kepala divisi marketing. Adapun tugas dan tanggung-jawab chief merchandise adalah sebagai berikut: a. Membuat Purchase Order Draft (PO Draft) yang berisikan mengenai spesifikasi produk secara detail, jatah kirim dan jumlah kirim. b. Menentukan harga beli dan harga jual produk. c. Melakukan pengawasan pada outlet-outlet modern retail yang tersebar di Indonesia. d. Menata display dan layout produk pada showroom. e. Bekerjasama dengan chief marketing dan chief IT untuk mencapai target penjualan perusahaan. 9. Chief IT bertanggungjawab langsung kepada kepala divisi marketing. Adapun tugas dan tanggungjawab chief IT adalah sebagai berikut :

7 33 a. Mengelola pekerjaan Teknologi Informasi (TI) dalam operasional sehari - hari dalam lingkungan perusahaan b. Memberikan solusi dan konsultansi teknologi untuk mencapai tujuan dan strategi bisnis perusahaan. c. Bekerja sama dengan pimpinan bisnis unit lain dalam memberikan konsultansi, rekomendasi tentang rencana kerja yang akan datang dan pengembangan sumber daya teknologi seperti hardware, infrastruktur, telekomunikasi, dan lainnya. d. Bertanggung jawab pada kesiapan dan ketersediaan sistem komputer atau aplikasi dalam lingkungan perusahaan serta membuat dan/atau implementasi semua sistem dan aplikasi e. Merancang, mengelola dan mengawasi serta mengevaluasi operasional dari sistem informasi ( software dan aplikasi) dan pendukungnya ( hardware, infrastruktur, telekomunikasi, network). 10. Chief Accounting And Finance bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi accounting and finance. Tugasnya adalah membantu pelaksanaan kegiatan divisi accounting and finance Chief Warehouse And Logistic bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi warehouse and logistic. Tugasnya adalah membantu pelaksanaan kegiatan divisi warehouse and logistic. Dalam menjalankan tugasnya, Chief warehouse and logistic akan dibantu oleh staf gudang dan staf purchase order. 12. Chief Quality Control bertanggung jawab langsung kepada kepala divisi quality control. Tugasnya adalah membantu pelaksanaan kegiatan divisi warehouse and logistic.

8 Proses Bisnis Sistem Adapun proses bisnis sistem berjalan penggajian karyawan pada PT. Sumber Kreasi Fumiko adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Absen Karyawan Karyawan datang langsung melakukan absen dengan media absen finger print atau mesin finger print yang ditaruh pada samping pintu masuk kantor sebelum karyawan melakukan pekerjaan dan absen dilakukan dua kali, yaitu absen datang dan absen pulang. 2. Prosedur Rekap Ulang Absen Chief IT memberikan data absen ke divisi accounting and finance untuk diproses, setelah itu dilakukan koreksi absen, kemudian dilakukan proses klarifikasi absen dan menyerahkan klarifikasi pada karyawan, selanjutnya karyawan memberikan klarifikasi yang sudah diperiksa dan di acc untuk dicatat oleh divisi accounting and finance. 3. Prosedur Perhitungan Gaji Sumber rekap absen dari chief IT diberikan kepada divisi accounting and finance untuk dilakukan penghitungan gaji karyawan dengan melihat rekap absen karyawan. Kemudian gaji dibuat rekapitulasinya oleh divisi accounting and finance dan selanjutnya meminta persetujuan dari direktur. 4. Prosedur Pembayaran Gaji Divisi accounting and finance membayar gaji kepada karyawan dengan memberikan slip gaji karyawan. Slip gaji tersebut berisi rincian detail gaji yang diterima karyawan untuk ditanda-tangani sebagai bukti pembayaran.

9 35 5. Prosedur Laporan Gaji Setelah semua prosedur selesai, maka divisi accounting and finance membuat laporan gaji, kemudian diberikan kepada direktur untuk diperiksa, jika direktur menyetujui maka direktur acc hasil laporan yang telah diberikan, jika tidak maka laporan akan dikembalikan untuk diperbaiki oleh divisi accounting and finance. Karyawan Mesin Finger Print Gambar III.2 Activity Diagram Prosedur Absensi Karyawan PT. Sumber Kreasi Fumiko

10 36 Chief IT Divisi Accounting and Finance Karyawan Gambar III.3 Activity Diagram Prosedur Rekap Ulang Absen Karyawan PT. Sumber Kreasi Fumiko Chief IT Divisi Accounting and Finance Direktur Gambar III.4 Activity Diagram Prosedur Perhitungan Gaji Karyawan PT. Sumber Kreasi Fumiko

11 37 Divisi Accounting and Finance Karyawan Gambar III.5 Activity Diagram Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan PT. Sumber Kreasi Fumiko Divisi Accounting and Finance Direktur Gambar III.6 Activity Diagram Prosedur Laporan Gaji PT. Sumber Kreasi Fumiko

12 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan Adapun spesifikasi dokumen sistem berjalan yang ada di PT. Sumber Kreasi Fumiko adalah sebagai berikut: a. Nama Dokumen : Tampilan dari Format Finger Print Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi : Untuk bukti kehadiran karyawan : Chief IT : Karyawan : Mesin : Setiap hari Format : Lampiran A-1 b. Nama Dokumen : Rekap Absensi Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi : Digunakan karyawan untuk meminta arsip : Karyawan : Divisi Accounting and Finance : Kertas : Setiap hari Format : Lampiran A-2 c. Nama Dokumen : Rekapitulasi Gaji Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi : Untuk mengetahui data gaji karyawan : Divisi Accounting and Finance : Karyawan : Kertas : Setiap bulan Format : Lampiran A-3

13 39 d. Nama Dokumen : Slip Gaji Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi : Untuk bukti pembayaran gaji karyawan : Divisi Accounting and Finance : Karyawan : Kertas : Setiap bulan Format : Lampiran A-4 e. Nama Dokumen : Laporan Gaji Karyawan Fungsi Sumber Tujuan Media Frekuensi : Sebagai laporan absensi dan laporan gaji : Divisi Accounting and Finance : Direktur : Kertas : Setiap bulan Format : Lampiran A-5