Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan kaedah menguruskan perkhidmatan kemudahan Perpustakaan. Meliputi urusan mengendalikan permohonan tempahan, penggunaan, perlanjutan tempoh penggunaan, pembatalan dan penamatan penggunaan kemudahan Perpustakaan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen OPR/PSAS/GP03/BP OPR/PSAS/GP03/BK OPR/PSAS/GP03/SLB OPR/PSAS/GP05/PKM OPR/PSAS/GP03/KW OPR/PSAS/DR03/KEL OPR/PSAS/BL03/SLB OPR/PSAS/BL05/TKM OPR/PSAS/BL03/BK Tajuk Dokumen GP Penggunaan Bilik Perbincangan GP Penggunaan Bilik Karel GP Sewa Laci Berkunci GP Penggunaan Kemudahan Media GP Kutipan Wang Senarai Kelayakan Penggunaan Perkhidmatan dan Kemudahan Perpustakaan Log Rekod Sewa Laci Berkunci Log Rekod Tempahan Kemudahan Media Log Rekod Penggunaan Bilik Karel 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BMA : Bahagian Media dan Arkib BS Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PS GP Garis Panduan Kemudahan Laci berkunci, bilik karel, bilik perbincangan, Auditorium Lukut 1 dan Lukut 2, bilik pandang dengar dan peralatan media, bilik seminar, Bilik Malawati, Bilik Termasa, Bilik Latihan PPSK, Bilik Auditorium PPSK, Bilik Perbincangan PKSB Ketua Bahagian / Ketua Perpustakaan Cawangan
Halaman: 2/9 PS PKSB PP PPP PPSK PPV 5.0 TANGGUNGJAWAB Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Perpustakaan Pembantu Perpustakaan Kanan Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan Perpustakaan Perubatan Veterinar bertanggungjawab memastikan semua kakitangan yang mengendalikan perkhidmatan kemudahan mengikuti langkah-langkah dalam prosedur ini.
Halaman: 3/9
Halaman: 4/9 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula. 7.2 Pemantauan atau Penggunaan Perkhidmatan Kemudahan? 7.2.1 Jika penggunaan perkhidmatan kemudahan, ikut langkah 7.7. 7.2.2 Jika pemantauan perkhidmatan kemudahan, ikut langkah 7.3. 7.3 Laksana Tugas Pemantauan Berpandukan Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan Bahagian Sirkulasi (OPR/PSAS/BR03/PKS) atau Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan Bahagian Media dan Arkib (OPR/PSAS/BR05/PKM) atau Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan PPSK/PKSB/PPV (OPR/PSAS/BR11/PKK) atau Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan PS (OPR/PSAS/BR14/P) dan Ambil Tindakan ke atas Masalah yang Timbul. 7.4 Ada Masalah yang Tidak Dapat Diselesaikan? 7.4.1 Jika tiada, ikut langkah 7.6. 7.4.2 Jika ada, ikut langkah 7.5. /Juruteknik /Juruteknik /Juruteknik 7.5 Maklumkan Segala Masalah yang Tidak Dapat Diselesaikan kepada Pihak-Pihak Berkenaan. 7.6 Failkan Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan Bahagian Sirkulasi (OPR/PSAS/BR03/PKS) atau Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan Bahagian Media dan Arkib (OPR/PSAS/BR05/PKM) atau Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan PPSK/PKSB/PPV (OPR/PSAS/BR11/PKK) atau Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan PS (OPR/PSAS/BR14/P) yang Telah Lengkap Diisi dalam Log Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan (OPR/PSAS/BL03/PPK). Terus /Juruteknik /Juruteknik /PPP
Halaman: 5/9 Tindakan ke Langkah 7.15. 7.7 Terima Permohonan daripada Pelanggan. 7.8 Tempah / Guna / Batal / Tamat? Kenal pasti keperluan pelanggan: 7.8.1 Jika mahu menggunakan atau menempah kemudahan, ikut langkah 7.9. 7.8.2 Jika mahu membatalkan / menamatkan penggunaan kemudahan, ikut langkah 7.14. 7.9 Pelanggan Layak? Semak sama ada pelanggan layak menggunakan kemudahan yang disediakan: 7.9.1 Jika tidak layak, ikut langkah 7.10. 7.9.2 Jika layak, ikut langkah 7.11. (Rujuk Senarai Kelayakan Penggunaan Perkhidmatan dan Kemudahan Perpustakaan (OPR/PSAS/DR03/KEL) 7.10 Maklumkan Pelanggan Bahawa Mereka Tidak Layak Menggunakan Kemudahan yang Dipohon. Terus ke Langkah 7.15. 7.11 Kemudahan Sedang Diguna / Ditempah? Semak buku rekod / log sama ada kemudahan yang dipohon sedang diguna atau ditempah oleh pelanggan lain: 7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.12. 7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.14. 7.12 Maklumkan Pelanggan bahawa Kemudahan yang Dipohon Sedang Diguna / Ditempah oleh Pelanggan Lain.
Halaman: 6/9 Tindakan 7.13 Adakah Pelanggan Ingin Membuat Tempahan ke atas Kemudahan yang Sedang Diguna / Ditempah? 7.13.1 Jika ya, ikut langkah 7.14. 7.13.2 Jika tidak, terus ke langkah 7.15. 7.14 Uruskan Tempahan / Penggunaan / Pembatalan / Penamatan Penggunaan Kemudahan. Rujuk GP yang berkaitan: GP Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/GP03/BP). GP Penggunaan Bilik Karel (OPR/PSAS/GP03/BK). GP Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/GP03/SLB). GP Penggunaan Kemudahan Media (OPR/PSAS/GP05/PKM). 7.15 Tamat.
Halaman: 7/9 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. OPR/PSAS/BL03/SLB Log Rekod Sewa Laci Berkunci - Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) 2. OPR/PSAS/BL05/TKM Log Rekod Tempahan Kemudahan Media - Borang Tempahan Kemudahan Media (OPR/PSAS/BR05/TKM) 3. OPR/PSAS/BL05/BPD Log Penggunaan Bahan / Bilik Pandang Dengar - Borang Penggunaan Bahan / Bilik Pandang Dengar (OPR/PSAS/BR05/BPD) 4. OPR/PSAS/BL03/BK Mengumpul dan Memfail PPP/ Menyelenggara PPP/ Log Rekod Penggunaan Bilik Karel - Borang Penggunaan Bilik Karel (OPR/PSAS/BR03/BK) Tempat dan Tempoh Simpanan BS PS BMA BMA P P BS PS Kuasa Melupus 5. OPR/PSAS/BL03/BP Log Rekod Penggunaan Bilik Perbincangan -Borang Penggunaan Bilik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP) PPP/ PPP/ BS PPSK PS PKSB
Halaman: 8/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 6. OPR/PSAS/BL03/PPK Log Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan - Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan Bahagian Sirkulasi (OPR/PSAS/BR03/PKS) - Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan Bahagian Media dan Arkib (OPR/PSAS/BR05/PKM) - Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan PPSK/PKSB/PPV (OPR/PSAS/BR11/PKK) - Borang Pemantauan Perkhidmatan Kemudahan PS (OPR/PSAS/BR14/P) 7. Server Lotus Notes Pangkalan Data Tempahan - Bilik Malawati - Auditorium Lukut 1 - Auditorium Lukut 2 Mengumpul dan Memfail PPP/Juruteknik/ /PP Menyelenggara PPP/Juruteknik/ /PP Tempat dan Tempoh Simpanan BS BMA PPSK PS PKSB PPV BMA Kuasa Melupus
Halaman: 9/9 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00-02 01 02 02 02 03 OPR(PSAS)- 2/2011 OPR(PSAS)- 1/2012 OPR(PSAS)- 2/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 Mesyuarat Pengurusan PSAS ke-34 Disedia dan Disemak Ketua Pustakawan Ketua Pustakawan Ketua Pustakawan Ketua Pustakawan Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 22/08/2011 WP 30/01/2012 WP 14/08/2012