DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 1.0 Tujuan Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan kaedah dan proses kerja yang terlibat dalam urusan penyewaan, pembaharuan sewa, pembatalan sewa dan pemantauan sewa laci berkunci. 2.0 Kadar Bayaran Sewa Bulanan = RM2.00 (Had masa sewaan tidak melebihi 3 bulan). 3.0 Kelayakan Pelanggan: Laci berkunci ialah untuk kegunaan mahasiswa dan kakitangan UPM yang berdaftar sebagai ahli Perpustakaan. 4.0 Proses Kerja 4.1 Penyewaan Laci Berkunci Terima permohonan daripada pelanggan Ambil kunci laci berkunci Isi Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) di dalam pangkalan data Lotus Notes kecuali PKBS Terima bayaran dan serahkan kunci dan bil tunai (salinan putih) untuk sewa laci berkunci kepada pelanggan. Maklumkan pelanggan tarikh akhir sewa laci berkunci Simpan salinan bil tunai merah dan kuning dalam laci berkunci. Wang kutipan disimpan dalam peti simpanan wang. [Rujuk GP Kutipan Wang TARIKH KUATKUASA : 01/04/ drp. 5 PPKn/PO

2 (OPR/PSAS/GP03/KW) untuk proses penyerahan wang kepada Ketua Bahagian] Masukkan maklumat sewa laci di rekod pelanggan di dalam sistem VIRTUA. b) Pada skrin Patron Access, pilih Alternate, c) Pada skrin Patron Information, pilih Card e) Pada skrin MARC Editor, klik kanan tetikus dan pilih Add tag. f) Taipkan 500. g) Pada medan 500, masukkan nombor rujukan sewa laci dan tarikh tamat tempoh sewaan. h) Tekan F Failkan Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) dalam Log Rekod Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BL03/SLB). 4.2 Pembaharuan Sewa TARIKH KUATKUASA : 01/04/ drp Terima permohonan untuk melanjutkan sewa laci Semak Log Rekod Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BL03/SLB). Pastikan pelanggan telah membayar semua sewa tertunggak Cop pembatalan pada Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB). Pastikan

3 pelanggan telah membayar semua sewa tertunggak. Minta pelanggan isi catatan kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan Isi Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) yang baharu dan kemaskini maklumat pelanggan dalam pangkalan data Lotus Notes kecuali di PKBS Terima bayaran dan serah bil tunai (salinan putih) untuk sewa laci berkunci kepada pelanggan. Maklumkan pelanggan tarikh akhir sewa laci berkunci Simpan salinan bil tunai merah dan kuning dalam laci berkunci. Wang kutipan disimpan dalam peti simpanan wang. [Rujuk GP Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW) untuk proses penyerahan wang kepada Ketua Bahagian] Sunting maklumat sewa laci di rekod pelangan di dalam sistem VIRTUA: b) Pada skrin Patron Access, pilih Alternate, c) Pada Patron Information, pilih Card e) Pada skrin MARC Editor, sunting tarikh tempoh sewa pada tag 500. f) Jika perlu, klik tag 043, klik kanan tetikus, pilih Delete Tag dan klik Yes. g) Tekan F Failkan Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) dalam Log Rekod Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BL03/SLB). PPKn//PO TARIKH KUATKUASA : 01/04/ drp. 5

4 4.3 Memulangkan Kunci Terima kunci daripada pelanggan Semak borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) di dalam pangkalan data Lotus Notes kecuali di PKBS. Pastikan pelanggan telah membayar sewa tertunggak Cop pembatalan pada Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB). Minta pelanggan isi catatan kepuasan pelanggan terhadap perkhidmatan Simpan kunci di kabinet kunci. Sekiranya pelanggan menghilangkan kunci, denda akan dikenakan sebanyak RM [Rujuk GP Kutipan Wang (OPR/PSAS/GP03/KW) untuk proses penyerahan wang kepada Ketua Bahagian] Buang maklumat sewa laci di rekod pelanggan di dalam sistem VIRTUA: b) Pada skrin Patron Access pilih Alternate, c) Pada Patron Information, pilih Card e) Pada skrin MARC Editor, buang tag 500 dan tag 043, jika perlu. f) Tekan F11. /PO TARIKH KUATKUASA : 01/04/ drp. 5

5 4.4 Pemantauan Semak borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) sentiasa di dalam pangkalan data Lotes Notes kecuali di PKBS dan menghantar peringatan atau telefon sebelum tamat tempoh. Sekat rekod pelanggan di dalam sistem Virtua sekiranya ada yang tertunggak Uruskan penggantian kunci yang hilang. PPKn/PO TARIKH KUATKUASA : 01/04/ drp. 5