PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN ARAHAN KERJA PROSES PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS AK/BPP.BEND/00/KL Versi Mod Tarikh Mod Kedua 14 Mac 2016 1.0 OBJEKTIF Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan langkah-langkah dalam pengurusan perolehan secara rundingan terus secara tepat, lengkap dan berkualiti dalam masa yang ditetapkan. 2.0 SKOP (a) Arahan Kerja ini merupakan sebahagian daripada Proses Perolehan (PA/BPP.BEND/001/KL). (b) Arahan Kerja ini meliputi permohonan rundingan terus bekalan dan perkhidmatan yang dibuat dengan syarikat dalam negara, bermula daripada penerimaan permohonan daripada PTJ sehingga penyediaan PT/ SST/ Dokumen Perjanjian (mana yang berkaitan). (c) Arahan Kerja ini juga tertakluk kepada perolehan yang dibuat menggunakan peruntukan Mengurus dan Amanah Universiti. (d) Kelulusan rundingan terus bagi Perolehan Peralatan dan Perkhidmatan seperti berikut A) Berkaitan Penyelidikan BIL HAD NILAI KUASA MELULUS 1 Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 2 Melebihi RM500,000.00 hingga RM1 juta Jawatankuasa Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan Penyelidikan B Jawatankuasa Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan Penyelidikan A Melebihi RM1 juta hingga RM5 juta Lembaga Perolehan Universiti A 4 Melebihi RM5 juta hingga RM10 juta Lembaga Pengarah Universiti 5 Melebihi RM10 juta Kementerian Kewangan Malaysia 1

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN ARAHAN KERJA PROSES PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS AK/BPP.BEND/00/KL Versi Mod Tarikh Mod Kedua 14 Mac 2016 B) Berkaitan Information and Communication Technology dan Rangkaian Internet JENIS PEROLEHAN Perisian Khusus HAD NILAI Sehingga RM50,000.00 Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 Melebihi RM500,000.00 hingga RM20 juta Melebihi RM20 juta hingga RM50 juta Melebihi RM50 juta KUASA MELULUS Naib Canselor / Pengarah CICT Jawatankuasa Sebut Harga Universiti Lembaga Perolehan Universiti B Lembaga Perolehan Universiti A Kementerian Kewangan Malaysia JENIS PEROLEHAN Perisian Umum HAD NILAI Sehingga RM50,000.00 Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 Melebihi RM500,000.00 hingga RM1 juta Melebihi RM1 juta KUASA MELULUS Naib Canselor / Pengarah CICT Jawatankuasa Sebut Harga Universiti Lembaga Perolehan Universiti B Kementerian Kewangan Malaysia JENIS PEROLEHAN Pangkalan Data, Jurnal dan Maklumat Secara Atas Talian HAD NILAI Sehingga RM50,000.00 Melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 Melebihi RM500,000.00 hingga RM20 juta Melebihi RM20 juta hingga RM50 juta Melebihi RM50 juta KUASA MELULUS Naib Canselor / Pengarah CICT Jawatankuasa Sebut Harga Universiti Lembaga Perolehan Universiti B Lembaga Perolehan Universiti A Kementerian Kewangan Malaysia 2

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN ARAHAN KERJA PROSES PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS AK/BPP.BEND/00/KL Versi Mod Tarikh Mod Kedua 14 Mac 2016 JENIS PEROLEHAN Pelanjutan Kontrak Penyelenggaraan & Menaiktaraf Bagi Perkhidmatan ICT dan Perkhidmatan Internet HAD NILAI Sehingga RM200,000.00 Melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00 Melebihi RM500,000.00 hingga RM20 juta Melebihi RM20 juta hingga RM50 juta Melebihi RM50 juta KUASA MELULUS Naib Canselor / Pengarah CICT Jawatankuasa Sebut Harga Universiti Lembaga Perolehan Universiti B Lembaga Perolehan Universiti A Kementerian Kewangan Malaysia C) Selain berkaitan Penyelidikan serta Information and Communication Technology dan Rangkaian Internet Bil HAD NILAI TINDAKAN 1. Melebihi RM50,000.00 Ketua PTJ menyokong dan mengesahkan pembelian Jawatankuasa Sebut Harga Universiti memperakukan Kementerian Kewangan Malaysia mempertimbang dan meluluskan

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN ARAHAN KERJA PROSES PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS AK/BPP.BEND/00/KL Versi Mod Tarikh Mod Kedua 14 Mac 2016.0 TERMINOLOGI Rundingan Terus Jawatankuasa Sebut Harga Universiti Perolehan terus daripada pembuat, pengeluar atau pembekal tunggal bekalan atau perkhidmatan tertentu. Mempertimbang dan meluluskan Rundingan Terus berkaitan Information and Technology dan Rangkaian Internet bernilai melebihi RM50,000.00 sehingga RM500,000.00. Korum bagi setiap kali mesyuarat adalah 4 orang termasuk pengerusi dan salah seorang hendaklah terdiri daripada wakil jabatan lain yang dilantik. Jawatankuasa Rundingan Harga Universiti Jawatankuasa Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan Penyelidikan B Jawatankuasa Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan Penyelidikan A Mengadakan perbincangan bersama pihak syarikat untuk merundingkan harga ke paras terendah yang menguntungkan Universiti supaya Universiti mendapat best value for money untuk bekalan dan perkhidmatan yang ditawarkan syarikat. Mempertimbangkan dan meluluskan perolehan Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan untuk tujuan penyelidikan, pengajaran dan pembelajaran bernilai melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 Korum bagi setiap kali mesyuarat adalah 4 orang termasuk pengerusi dan salah seorang hendaklah terdiri daripada wakil jabatan lain yang dilantik. Mempertimbangkan dan meluluskan perolehan Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan untuk tujuan penyelidikan, pengajaran dan pembelajaran bernilai melebihi RM500,000.00 hingga RM1 juta. Korum bagi setiap kali mesyuarat adalah 4 orang termasuk pengerusi dan salah seorang hendaklah terdiri daripada wakil jabatan lain yang dilantik. 4

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN 4.0 SINGKATAN ARAHAN KERJA PROSES PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS AK/BPP.BEND/00/KL Versi Mod Tarikh Mod Kedua 14 Mac 2016 BPP - Bahagian Pengurusan Perolehan PT - Pesanan Tempatan JKSU - Jawatankuasa Sebut Harga Universiti JKRU Jawatankuasa Runding Harga Universiti KKM - Kementerian Kewangan Malaysia KB - Ketua Bahagian PB - Penolong Bendahari Pen. A - Penolong Akauntan PTK - Pembantu Tadbir Kewangan PBUTM - Pejabat Bendahari UTM Kuala Lumpur SST - Surat Setuju Terima 5.0 DOKUMEN RUJUKAN - Pekeliling Bendahari Bil. 6/2014-Tatacara Perolehan Universiti. - Pekeliling Pejabat Bendahari Bil. 5/2014 Tatacara Perolehan Universiti Bagi Aktiviti Yang Menggunakan Dana Pendidikan - Pekeliling Perbendaharaan, Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Surat Arahan Perbendaharaan yang masih berkuatkuasa. - Pekeliling Pejabat Bendahari yang masih berkuatkuasa. - Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti. - Arahan Perbendaharaan. 6.0 INPUT KUALITI (UTAMA) Permohonan perolehan secara rundingan terus yang diterima daripada PTJ meliputi dokumen dan format yang telah ditetapkan. 7.0 KETERANGAN PROSES TANGGUNGJAWAB 7.1 7.2 Terima dan rekod permohonan rundingan terus daripada PTJ yang meliputi perkara-perkara berikut i) Tarikh terima permohonan ii) Nama syarikat iii) Jumlah perolehan Semak permohonan Rundingan Terus yang diterima. i. Pendaftaran permohonan pembelian ii. Borang kelulusan spesifikasi alat iii. Sebutharga daripada pembekal iv. Memorandum Perolehan Secara Rundingan Terus v. Surat lantikan sebagai pembekal tunggal. vi. Salinan Sijil Kementerian Kewangan untuk pembekal tempatan PTK PTK 5

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN ARAHAN KERJA PROSES PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS AK/BPP.BEND/00/KL Versi Mod Tarikh Mod Kedua 14 Mac 2016 7.2.1 Dokumen yang tidak lengkap dikembalikan kepada pemohon atau minta pemohon majukan dokumen yang diperlukan. 7. Uruskan mesyuarat JKSU seperti berikut PTK i. Surat panggilan mesyuarat ii. Minit mesyuarat terdahulu iii. Laporan perkara berbangkit dahulu iv. Salinan permohonan perolehan 7.4 Pembentangan permohonan perolehan untuk pertimbangan dan kelulusan JKSU. Pen.A 7.4.1 Lulus. Rujuk 7.7 7.4.2 Bagi permohonan yang had nilai melebihi kuasa melulus JKSU, ianya diperakukan dan dikemukakan kepada Pihak Berkuasa Melulus yang berkaitan untuk kelulusan. Pen. A / PTK 7.4. Maklum kepada pemohon jika permohonan tidak lulus. Pen. A / PTK 7.4.4 Bagi permohonan yang diluluskan bersyarat, laksanakan syarat-syarat JKSU. Proses seterusnya rujuk 7.6. Pen. A / PTK 7.5 Pertimbangan dan kelulusan Pihak Berkuasa Melulus berkaitan. i) Lulus. Rujuk 7.7. ii) Maklum kepada pemohon jika permohonan tidak lulus. Pen. A / PTK iii) Bagi permohonan yang diluluskan bersyarat, laksanakan syarat-syarat Pihak Berkuasa Melulus. Proses seterusnya rujuk 7.6. Pen. A / PTK 6

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN ARAHAN KERJA PROSES PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS AK/BPP.BEND/00/KL Versi Mod Tarikh Mod Kedua 14 Mac 2016 7.6 Laksanakan syarat-syarat JKSU atau Pihak Berkuasa Melulus berkaitan. Pen. A Permohonan yang diluluskan dengan syarat runding harga, hendaklah mengadakan mesyuarat JKRU dan uruskan perkara berikut Sebelum mesyuarat i) Surat Niat kepada pembekal ii) Surat panggilan mesyuarat kepada Ahli JKRU iii) Surat lantikan sebagai Ahli JKRU kepada Pemohon Sediakan Minit Mesyuarat dengan ditandatangani oleh Pengerusi dan wakil syarikat. Pen.A Dapatkan kelulusan Pihak Berkuasa Melulus yang lain atau maklumkan hasil rundingan (jika berkaitan). 7.7 Sediakan PT di sistem kewangan atau SST mengikut keperluan. Pen. A / PTK 7.8 Lulus PT di sistem kewangan. KB / PB 7.9 Cetak PT atau SST. PTK 7.10 Sediakan surat akuan pembida berjaya dan dokumen perjanjian (jika perlu). 7.11 Tandatangan PT atau SST dan dokumen perjanjian mengikut kuasa menandatangani yang telah ditetapkan. 7.12 Sedia dan tandatangan surat pemfaktoran atau arahan bayaran jika syarikat memohon. Untuk PT berjumlah melebihi RM20,000.00 sahaja. Surat pemfaktoran disediakan untuk syarikat pemfaktoran yang berdaftar dengan KKM. Permohonan oleh syarikat untuk bayaran selain daripada syarikat pemfaktoran yang berdaftar dengan KKM, surat arahan bayaran disediakan. PTK KB / PB / Pen.A KB / PB / Pen.A 8.0 OUTPUT KUALITI (UTAMA) Surat Niat, PT, SST dan Dokumen Perjanjian. 9.0 CARTA ALIR Rujuk Carta Alir Proses Perolehan secara Rundingan Terus 7

PEJABAT BENDAHARI PROSES PERKHIDMATAN KEWANGAN PEROLEHAN NAMA DOKUMEN NO. DOKUMEN ARAHAN KERJA PROSES PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS AK/BPP.BEND/00/KL Versi Mod Tarikh Mod Kedua 14 Mac 2016 10.0 DOKUMEN SOKONGAN Tiada 11.0 REKOD KUALITI Rekod Rujukan Fail Lokasi a) Dokumen Rundingan Terus meliputi i) Memorandum Rundingan Terus ii) Surat lantikan sebagai pembekal tunggal iii) Sebut harga daripada syarikat iv) Salinan sijil KKM dan bertaraf Bumiputera (jika ada). b) Minit Mesyuarat, Laporan Perkara Berbangkit dan Keputusan Mesyuarat JKSU BPP/005/RT (Tahun) BPP/ 004/No. Bil. Mesyuarat JKSU Rak Fail A / Arkib Rak Fail Pen.A / Arkib 8

AK/BPP.BEND/00/KL CARTA ALIR PROSES PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS Mula 7.1 Terima permohonan pembelian daripada PTJ Minta pemohon lengkapkan 7.2.1 Tidak 7.2 Lengkap? Ya 7. Mesyuarat JKSU 7.4 Pertimbangan & kelulusan JKSU Keputusan JKSU Lulus 7.4.1 Peraku 7.4.2 Tidak Lulus 7.4. Lulus bersyarat 7.4.4 Lulus 7.5 Tidak Lulus Tamat Lulus bersyarat Sediakan PT/ SST 7.7 7.6 7.8 Luluskan PT/ Keluarkan SST 7.9 Cetak PT 7.10 Sediakan surat, akuan pembida berjaya dan dokumen perjanjian (jika perlu). 7.11 7.12 Tandatangan PT, surat dan dokumen perjanjian (Ikut kuasa menandatangan). Sediakan Surat Pemfaktoran atau Arahan Bayaran (jika diminta oleh syarikat). (Rujuk PA Perolehan 7.4) Tamat