GARIS PANDUAN PENGENDALIAN MEMORANDUM PERSEFAHAMAN (MOU) DAN MEMORANDUM PERJANJIAN (MOA)

Transkripsi

1 GARIS PANDUAN PENGENDALIAN MEMORANDUM PERSEFAHAMAN (MOU) DAN MEMORANDUM PERJANJIAN (MOA) TUJUAN Garis Panduan ini disediakan bertujuan untuk memaklumkan semua Pusat Tanggungjawab (PTj) di Universiti Malaysia Perlis mengenai permohonan dan pengendalian urusan yang berkaitan dengan Memorandum Persefahaman (MoU) dan Memorandum Perjanjian (MoA) yang ingin dijalankan oleh setiap PTj. SKOP Garis panduan ini adalah terpakai kepada semua PTj di UniMAP termasuk mana-mana Pusat Pengajian, Fakulti, Jabatan, Bahagian, Unit, Pusat Kecemerlangan Akademik dan Institut. Prosedur ini terpakai sama ada bagi MoU dan MoA yang dijalinkan bersama i. universiti dalam atau luar negara; ii. syarikat dalam atau luar negara; dan iii. pertubuhan atau perbadanan dalam atau luar negara. Prosedur ini disediakan bagi memastikan pelaksanaan dan pemantauan dapat dilaksanakan dengan lebih teratur dan mematuhi peruntukan-peruntukan Perlembagaan Universiti Malaysia Perlis dan Pekeliling Pentadbiran Kementerian Pengajian Tinggi Bil.5 Tahun 2008 mengenai Penurunan Kuasa Menteri Pengajian Tinggi Kepada Lembaga Pengarah Universiti Berhubung Dengan Kelulusan Sesuatu Memorandum Persefahaman dan Memorandum Perjanjian. LATAR BELAKANG Bil Jenis Kontrak/Perjanjian Pihak Bertanggungjawab (PIC) 1 Penyelidikan, paten, pengkomersialan harta intelek Universiti 2 Hal Ehwal AKademik cth: Dual Degree, student exchange, academic collaboration Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi) a. Penyelidik b. Pusat Pengajian/Fakulti/Institut c. ECIP Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) 3 Hal Ehwal Pembangunan Kampus Perjanjian Konsesi/Sub-lease Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni

2 4 Jaringan Industri dan masyarakat seperti latihan praktikal (internship) pelajar dan penubuhan Kursi Profesor 5 Kontrak Kerja dan bekalan (pengurusan kewangan) Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Jabatan Bendahari 6 UHSB Holdings UP&I dan PTJ 7 Kenderaan Jabatan Pembangunan 8 Perkhidmatan-cucian Jabatan Pembangunan MAKSUD TERMA-TERMA Memorandum Persefahaman/Memorandum of Understanding (MoU) Suatu pernyataan persefahaman dan hasrat pihak-pihak di dalam transaksi tersebut untuk bekerjasama antara satu sama lain tanpa mewujudkan suatu hubungan perundang-undangan sesama mereka. Pihak-pihak tidak terikat kepada apa-apa obligasi-obligasi, tanggungan atau liabiliti secara perundang-undangan. Surat Niat/Letter of Intent (LoI) Suatu pernyataan awalan hasrat atau niat pihak-pihak untuk bekerjasama. Ianya tidak mengikat pihak-pihak dari segi undang-undang dan kekal sebagai suatu hasrat atau niat. Memorandum Perjanjian/Memorandum of Agreement (MoA) Perjanjian ialah apabila pihak-pihak dalam sesuatu transaksi bersetuju untuk mewujudkan suatu hubungan perundang-undangan sesama mereka dan berdasarkan kepada balasan satu atau beberapa janjian yang dibuat oleh satu pihak dan diterima oleh pihak yang satu lagi. Pihak-pihak adalah terikat kepada tanggungjawab-tanggungjawab, obligasi-obligasi dan liabiliti-liabiliti yang telah dipersetujui serta mempunyai implikasi perundangan.

3 TATACARA BIL. PROSES PEGAWAI YANG MELULUSKAN / DIRUJUK 1 Penyediaan dokumen - dokumen lengkap berkaitan perlaksanaan MoU/MoA kepada CIGC/CIA CIGC/CIA (a) PTj perlu mengemukakan dokumen - dokumen berkenaan permohonan perlaksanaan MoU/MoA ke CIGC/CIA untuk semakan, jika 1. Melibatkan institusi dalam negara melalui Pusat Kerjasama Industri dan Agensi Kerajaan (CIGC), dan 2. Melibatkan institusi luar negara melalui Pusat Hal Ehwal Antarabangsa (CIA) (b) Dokumen-dokumen yang perlu dihantar oleh PTj adalah seperti berikut i) Senarai semak melaksanakan MoU/MoA ii) Draf dokumen MoU/MoA iii) Kertas kerja memohon pelaksanaan MoU/MoA iv) Ringkasan maklumat MoU/MoA v) Dokumen Slide Presentation Pelaporan MoU/MoA (c) Permohonan yang dihantar selepas tarikh yang ditetapkan CIGC/CIA pada setiap bulan atau dokumen tidak lengkap tidak akan diproses dalam kitaran tersebut dan hanya akan diproses pada kitaran seterusnya. 2 Perakuan Dokumen oleh Dekan/Ketua Jabatan dan Penghantaran Dokumen ke CIGC/CIA Perlu ambil langkah-langkah berikut sebelum sesuatu MoU/MoA ingin dilaksanakan : Pemohon / wakil PTj Ketua Jabatan PTj terlibat (a) Pastikan bahawa MoU/MoA yang ingin diadakan itu adalah dengan institusi, syarikat atau badan yang ternama dan diiktiraf; (b) Pastikan bahawa PTj diwakili oleh pegawai yang diberi kuasa oleh PTj untuk mengadakan perbincangan dengan pihak yang satu lagi itu; (c) Pastikan bahawa di dalam perbincangan tersebut segala kegiatan yang ingin dilakukan di bawah MoU tidak melibatkan komitmen Universiti dari segi kewangan/pembiayaan; (d) Pastikan bahawa sekiranya MoU/MoA tersebut melibatkan penggunaan ruang, kemudahan atau penglibatan kakitangan Universiti, kelulusan Universiti mengenainya hendaklah diperolehi terlebih dahulu; dan (e) Pastikan bahawa Universiti akan mendapat faedah dari perlaksanaan MoU/MoA tersebut;

4 (f) Wakil PTj atau pemohon hendaklah mengisi senarai semak melaksanakan MoU/MoA dan diserahkan kepada ketua jabatan PTj masing-masing bagi kelulusan dan perakuan dan seterusnya menghantar dokumen tersebut ke CIGC/CIA. 3 Mesyuarat Perlaksanaan MoU/MoA melibatkan pemohon/ wakil PTj bersama CIGC/CIA (Dibuat secara berkala sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua bulan) kecuali PENTING CIGC/CIA (a) CIGC/CIA akan mengadakan mesyuarat perlaksanaan MoU/ MoA bersama dengan pemohon/ wakil PTj yang terlibat untuk sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh masa dua bulan kecuali kes-kes khas yang mendesak dan penting; (b) Perbincangan merangkumi: i) Semakan draf dokumen MoU/MoA dan pembetulan berdasarkan komen Unit Perundangan dan Integriti ii) Semakan Borang Permohonan Melaksanakan MoU/MoA iii) Semakan Ringkasan Maklumat MoU/ MoA iv) Semakan Kertas Kerja Permohonan Melaksanakan MoU/ MoA untuk dimasukkan ke dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) v) Dokumen Slide Presentation Pelaporan MoU/MoA (c) Pihak CIGC/CIA akan mempertimbangkan sama ada MoU/MoA tersebut perlu diproses oleh UniMAP atau diproses oleh pihak yang satu lagi; (d) Sekiranya permohonan tidak diluluskan, proses dikira tamat dan pihak PTj mestilah mengambil maklum. 4 Penghantaran dokumen permohonan melaksanakan MoU/ MoA kepada Unit Perundangan dan Integriti Unit Perundangan dan Integriti (UP&I) (a) Permohonan yang disertakan bersama dokumen yang lengkap kepada pihak CIGC/CIA akan diproses dan dimajukan kepada Unit Perundangan dan Integriti (UP&I) untuk semakan dan perhatian; (b) Draf yang telah disemak atau disediakan oleh UP&I akan diserahkan kembali kepada CIGC/CIA untuk perhatian dan PTj yang berkenaan untuk dipinda dan semakan semula; (c) Bergantung kepada semakan dan ulasan UP&I dan CIGC/CIA, PTj perlu mendapatkan kelulusan Senat/Bendahari (sekiranya berkaitan); (d) Pihak PTj perlu mengemukakan draf yang telah dipinda atau disediakan tersebut kepada pihak yang satu lagi untuk persetujuan atau ulasan;

5 (e) Setelah kandungan MoU/MoA tersebut dimuktamadkan, kemukakan salinan muktamad MoU/MoA tersebut ke CIGC/CIA untuk perhatian dan UP&I untuk semakan terakhir; (f) Draf yang telah disemak atau disediakan oleh UP&I pada semakan terakhir akan diserahkan kembali kepada CIGC/CIA untuk perhatian dan PTj yang berkenaan untuk dipinda dan semakan semula; (g) Pihak PTj perlu menghantar draf MoU terkini yang telah dibetulkan berdasarkan komen UP&I dalam semakan terakhir bersama dokumen dokumen yang diperlukan kepada CIGC/CIA untuk dimasukkan ke dalam mesyuarat bersama TNC P&I. 5 Mesyuarat bersama TNC (P&I) untuk meneliti keputusan hasil mesyuarat CIGC bersama PTJ (Di buat secara berkala 3 atau 4 bulan sekali) kecuali "PENTING" (a) Mesyuarat ini adalah untuk meneliti keputusan dan penyediaan laporan yang telah diluluskan hasil mesyuarat berkala CIGC. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) (b) Kertas cadangan tersebut hendaklah mengemukakan antara lainnya: i) Maklumat mengenai institusi/badan yang terlibat; ii) Tujuan MoU/MoA; iii) Bidang yang terlibat; iv) Tarikh kuatkuasa dan tempoh perlaksanaan; v) Penglibatan Universiti dari segi kewangan, kakitangan, ruang dan kemudahan, di mana yang berkenaan; dan vi) Faedah/Manfaat/KPI yang Universiti perolehi. (c) Pihak PTj perlu membuat pembetulan yang sepatutnya sekiranya terdapat arahan untuk berbuat demikian, hasil dari mesyuarat ini; (d) Sekiranya permohonan tidak diluluskan, proses tersebut dikira tamat dan PTj perlu mengambil maklum. 6 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) (a) Semua dokumen MoU/MoA yang telah lulus pada mesyuarat bersama TNC (P&I) akan dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU)/ Naib Canselor untuk kelulusan. Jawatankuasa Pengurusan Universiti dan Naib Canselor (b) PTj mendapat maklum balas dari JPU (cabutan minit mesyuarat) berkenaan dengan status permohonan sama ada

6 lulus/tangguh/pinda/tidak lulus i) Jika lulus, kertas cadangan MoU/MoA perlulah dikemukakan kepada Urusetia/ Setiausaha LPU untuk mendapat makluman ii) Jika tangguh, PTj perlulah mendapatkan penangguhan dan membuat tindakan susulan seperti yang telah diputuskan dalam mesyuarat JPU iii) Jika pinda, PTj perlulah membuat pindaan seperti yang telah diputuskan dalam mesyuarat JPU iv) Jika tidak lulus, PTj perlulah mengambil perhatian keputusan JPU 7 Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) (Makluman Lembaga Pengarah Universiti (LPU) (a) Pusat Kerjasama Industri dan Agensi Kerajaan (CIGC) akan mengumpul dan menyediakan maklumat dan kertas kerja kepada Sekretariat Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) melalui pejabat TNC (P&I). (b) Kesemua permohonan melaksanakan MoU yang telah diluluskan di peringkat Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) akan dimasukkan ke dalam mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) untuk makluman. (c) Semua pihak perlu menerima keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah, jika ada pindaan dan semakan yang diarahkan oleh LPU, PTj akan mengambil tindakan sepertimana yang diarahkan. 8 Pementeraian MoU/MoA Naib Canselor/ wakil (a) Suatu MoU/MoA hanya boleh ditandatangani oleh Naib Canselor sebagai Pihak Berkuasa Universiti, kecuali sekiranya Naib Canselor merasakan bahawa seseorang pegawai Universiti yang lain boleh menandatangani MoU/MoA tersebut, beliau boleh menurunkan kuasa tersebut kepada pegawai berkenaan selari dengan peruntukan seksyen 56(1) Perlembagaan Universiti Malaysia Perlis; (b) Suatu MoU/MoA yang melibatkan mana-mana pihak di dalam Universiti hendaklah dimasuki oleh UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS sebagai pihak-pihak dalam MoU/MoA berkenaan dan bukannya atas nama PTj; walaubagaimanapun nama PTj yang akan mengimplementasikan MoU/MoA harus dinyatakan secara jelas di dalam MoU/MoA tersebut; (c) MoU/MoA ditandatangan melalui pos, majlis atau kunjungan

7 hormat (d) Untuk tujuan simpanan, rekod dan pemantauan, satu salinan MoU/MoA yang telah ditandatangani dan dimatikan setem duty stamped perlu di hantar kepadai.pusat Hal Ehwal Antarabangsa (jika berkaitan); dan ii.pusat Kerjasama Industri & Agensi Kerajaan (jika berkaitan) 9 Pemantauan (a) Pastikan bahawa pemantauan dibuat secara berterusan ke atas kegiatan aktiviti yang dilakukan selepas empat bulan tandatangan di bawah MoU/MoA tersebut supaya Universiti memperolehi manfaat daripadanya. PTj CIGC/CIA TNC P&I (b) Pemantauan MoU/MoA akan dibuat setiap enam bulan selepas pementeraian MoU/MoA dilaksanakan. (c) Pemantauan boleh berlaku sama ada sebagai salah satu agenda mesyuarat perlaksanaan MoU/MoA di peringkat CIGC/CIA dan mesyuarat bersama TNC (P&I) ataupun dalam bentuk laporan atau kedua-duanya sekali. 10 Pelanjutan/pembaharuan UP&I (a) Sekiranya MoU/MoA tersebut hendak diperbaharui atau dilanjutkan selepas tamat tempoh kuatkuasanya, kemukakan untuk kelulusan Jawatankuasa Pengurusan Universiti tiga (3) bulan sebelum tarikh tamat tersebut atau mengikut tempoh yang ditetapkan di dalam MoU/MoA, yang mana lebih awal. (b) Sekiranya diluluskan, kemukakan butir-butir mengenai perlanjutan/pembaharuan tersebut ke UP&I dari segi kandungan MoU/MoA (sama ada hendak kekalkan peruntukan yang sedia ada atau perlu diubah) dan juga tarikh kuatkuasa yang baru bagi MoU/MoA tersebut.