Halaman: 1/25 1.0 TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pelaksanaan cuti yang dikategorikan di bawah Cuti-Cuti Lain (CCL) iaitu Cuti Rehat selepas berkursus lebih 12 (Dua Belas) bulan, Cuti atas sebab Kecemasan Am, Kemudahan Cuti Haji, Kemudahan Cuti Menjaga Anak dan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikuti Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri. 2.0 SKOP Arahan Kerja ini meliputi penerimaan, kelulusan, pemakluman dan pelaporan permohonan CCL. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Perintah-Perintah Am (Bab C) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1984 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 1986 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2007 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2007 Tajuk Dokumen Cuti Peraturan Mengenai Kelayakan Cuti Haji Di Bawah Perintah-Perintah Am 34 dan 35, Bab C Peraturan Memberikan Kebenaran Hadir Kerja Atas Sebab-Musabab Kecemasan Am Pelaksanaan Sistem Saraan Baru Berdasarkan Laporan Jawatankuasa Khas Kabinet mengenai Gaji Sektor Awam 1991. Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Penjelasan Mengenai Perkara Perkhidmatan Dalam Melaksanakan Pemberian Kemudahan Cuti Menjaga Anak Kemudahan Cuti Menjaga Anak
Halaman: 2/25 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 29 Tahun 2009 Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikuti Pasangan Mereka Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri - E-Panduan Kemudahan Cuti - Panduan Cuti On Web (Kerani) - Panduan Cuti On Web (Umum) 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN CCL : Cuti-cuti Lain CR : Cuti Rehat CB : Cuti Bersalin CH : Cuti Haji CG : Cuti Gantian CTG : Cuti Tanpa Gaji CTGMA : Cuti Tanpa Gaji Menjaga Anak CTGMP : Cuti Tanpa Gaji Mengikut Pasangan PTJ : Pusat Tanggungjawab NC : Naib Canselor PEND : Pejabat Pendaftar KB : Ketua Bahagian KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab KS : Ketua Seksyen KJ : Ketua Jabatan
Halaman: 3/25 PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar) PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab) PL : Pegawai Pelulus PS : Pegawai Penyokong PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar : Pegawai yang Melaksana Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pusat Tanggungjawab Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains 5.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.
Halaman: 4/25 6.0 CARTA ALIR
Halaman: 5/25 Mula 7.1 Kenal Pasti Jenis CCL 7.2 CR Selepas Berkursus Lebih 12 Bulan 7.4 Ada Baki CR ng Di Simpan Isi Borang Permohonan Hantar Borang Permohonan Terima dan Semak Permohonan 7.9 Layak? Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ 7.11 Sokong/Lulus? Maklum Keputusan KPTJ/KJ Bercuti 7.3 7.6 7.7 7.8 7.10 7.12 7.13 7.5 Lapor Diri Bertugas Cuti Atas Sebab Kecemasan Am Maklum / Lapor ke PTJ Dapatkan Pengesahan Kejadian Isi Borang Permohonan Hantar Borang Permohonan Terima dan Semak Permohonan 7.14 7.15 Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ 7.16 7.17 7.18 7.19 7.20 Kemudahan Cuti Haji (CH) Isi Borang Permohonan Hantar Borang Permohonan Terima dan Semak Permohonan Disokong? Majukan Borang Permohonan Semak Kelayakan Layak? Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu Lulus? 7.25 7.28 7.30 Maklum Keputusan Kuasa Tertentu Laksana Pemantauan 7.21 7.22 7.23 7.24 7.26 7.27 7.29 7.31 7.32 Kemudahan Cuti Menjaga Anak (CTGMA) 7.34 Layak? Isi Borang Permohonan Hantar Borang Permohonan Terima dan Semak Permohonan Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ 7.39 Disokong? Majukan Borang Permohonan Semak Kelayakan dan Baki CTGMA 7.42 Layak? Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.44 Lulus? Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.33 7.35 7.36 7.37 7.38 7.40 7.41 7.43 7.45 7.46 CTG Mengikut Pasangan Bertugas/ Berkursus di Dalam Atau Di Luar Negeri (CTGMP) Isi Borang an Hantar Borang an Terima dan Semak Permohonan Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ 7.56 Disokong? Majukan Borang an Semak Kelayakan dan Baki CTGMP 7.59 Layak? Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.61 Lulus? Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.51 7.52 7.53 7.54 7.55 7.57 7.58 7.60 7.62 7.63 Bercuti Habiskan CR ng Layak 7.47 7.64 Laksana Pemantauan Laksana Pemantauan 7.65 7.48 Lanjut CTGMA? 7.49 Lapor Diri Bertugas 7.50 Memulakan CTGMP 7.66 Lanjut CTGMP? 7.67 Lapor Diri Bertugas Lanjut CTGMA Y a 7.68 Lanjut CTGMP 7.69 Kemaskini Rekod Tamat 7.70
Halaman: 6/25 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula Tanggungjawab 7.2 Kenalpasti Jenis CCL 7.2.1 Kenalpasti jenis cuti CCL yang hendak dipohon berdasarkan syarat-syarat kelayakan. Rujuk: E-Panduan Kemudahan Cuti; Pekeliling Perkhidmatan. Jika memohon : - Cuti Rehat Selepas Berkursus Lebih 12 (Dua Belas) Bulan, ikut langkah 7.3; - Kebenaran Hadir Kerja Atas Sebab Kecemasan Am, ikut langkah 7.14; - Kemudahan Cuti Haji, ikut langkah 7.21; - Kemudahan CTG Menjaga Anak, ikut langkah 7.33; dan - CTG Mengikut Pasangan Kerana Berkursus atau Bertugas di Dalam atau di Luar Negeri ikut langkah 7.51. 7.3 CR Selepas Berkursus Lebih 12 (Dua Belas) Bulan 7.3.1 Semak dengan rekod baki CR yang disimpan. 7.3.2 Pastikan ada baki CR maksima sebanyak tujuh (7) hari sebelum memulakan Cuti Berkursus Lebih 12 (dua belas) bulan.
Halaman: 7/25 7.4 Ada Baki CR ng Disimpan? 7.4.1 Jika ya, ikut langkah 7.6. 7.4.2 Jika tidak, ikut langkah 7.5 dan 7.69. 7.5 Lapor Diri Bertugas 7.5.1 Lapor diri di PTJ setelah menamatkan kursus/belajar. 7.5.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ. 7.5.3 Ikut langkah 7.69. 7.6 Isi Borang Permohonan 7.6.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) jika ada baki CR yang disimpan sebelum berkursus atau cuti belajar yang melebih 12 (Dua Belas) bulan. / PT PTJ// KPTJ/KJ 7.7 Hantar Borang Permohonan 7.7.1 Hantar borang permohonan yang telah lengkap diisi kepada di PTJ. Lampirkan borang pengesahan lapor diri yang telah diperakui oleh KPTJ/KJ. 7.8 Terima dan Semak Permohonan 7.8.1 Terima dan semak borang permohonan yang dilampirkan dengan dokumen sokongan. 7.8.2 Jika tidak lengkap, minta pemohon melengkapkan.
Halaman: 8/25 7.9 Layak? 7.9.1 Jika ya, ikut langkah 7.10 7.9.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. 7.10 Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ 7.10.1 Dapatkan sokongan dan kelulusan daripada KPTJ/KJ. PT PTJ/ KPTJ/KJ/ PT PTJ/ 7.11 Sokong/Lulus? 7.11.1 Jika ya, ikut langkah 7.12. 7.11.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. 7.12 Maklum Keputusan KPTJ/KJ 7.12.1 Maklum keputusan kepada pemohon dengan mengemukakan salinan borang permohonan. 7.12.2 Masukkan borang permohonan yang asal ke dalam Fail Cuti Staf. PT PTJ/ 7.13 Bercuti 7.13.1 bercuti mengikut tarikh dan baki kelayakan CR yang telah diluluskan. 7.13.2 Ikut langkah 7.69. 7.14 Cuti Atas Sebab Kecemasan Am 7.14.1 Kenal pasti Cuti atas sebab Kecemasan Am jika mengalami kejadian berikut yang menghalang perjalanan ke tempat kerja: tanah runtuh; jambatan runtuh; banjir; gempa bumi; bencana alam;
Halaman: 9/25 Rujuk: 7.15 Maklum/Lapor ke PTJ perintah berkurung; dan perintah sekatan am. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 1 Tahun 1986 7.15.1 Hubungi PTJ (telefon, e-mel dll) untuk makluman kejadian. 7.16 Dapatkan Pengesahan Kejadian 7.16.1 Dapatkan surat perakuan pengesahan kejadian kecemasan am daripada Pegawai Daerah/ Penghulu/ Pejabat Polis/ Jabatan Penerangan/ Jabatan Kebajikan atau Media Massa untuk menyokong pemberian pelepasan/cuti. 7.17 Isi Borang Permohonan 7.17.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 20 (Perakuan Hadir Ke Pejabat atas sebab-sebab Kecemasan Am) dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah hadir bertugas semula. 7.17.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang jika permohonan dibuat melebihi tiga (3) hari bekerja setelah hadir bertugas semula. 7.18 Hantar Borang Permohonan 7.18.1 Hantar borang permohonan lengkap disertakan surat/dokumen pengesahan kejadian kecemasan am kepada PT PTJ/ di PTJ.
Halaman: 10/25 7.19 Terima dan Semak Permohonan 7.19.1 Terima dan semak borang permohonan yang dilampir dengan surat/dokumen pengesahan kejadian kecemasan am. PT PTJ/ 7.20 Dapatkan Sokongan dan Kelulusan KPTJ/KJ 7.20.1 Hantar borang permohonan yang lengkap untuk dapat sokongan dan kelulusan daripada KPTJ/KJ. 7.20.2 Rekod kelulusan permohonan ke dalam Sistem e-cuti dan masukkan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf. 7.20.3 Ikut langkah 7.69 KPTJ/KJ PT PTJ/ 7.21 Kemudahan Cuti Haji (CH) 7.21.1 Kenal pasti syarat dan kelayakan untuk memohon Kemudahan CH dan buat permohonan. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1984; Perintah Am Bab C; dan E-Panduan Kemudahan Cuti. 7.22 Isi Borang Permohonan 7.22.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) sebaik sahaja menerima jadual penerbangan dari Tabung Haji atau agensi berkaitan. 7.23 Hantar Borang Permohonan 7.23.1 Hantar borang permohonan lengkap yang disertakan jadual penerbangan dari Tabung Haji atau agensi kepada di PTJ.
Halaman: 11/25 7.24 Terima dan Semak Permohonan 7.24.1 Terima dan semak borang permohonan yang dilampirkan dokumen sokongan. 7.24.2 Hantar borang permohonan untuk dapatkan sokongan. 7.25 Disokong? 7.25.1 Jika ya, ikut langkah 7.26. 7.25.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. PT PTJ/ KPTJ/KJ/ 7.26 Majukan Borang Permohonan 7.26.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar. 7.26.2 Masukkan salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf. PT PTJ/ 7.27 Semak Kelayakan 7.28 Layak? 7.27.1 Buat penyemakan syarat dan kelayakan pemohon melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-ihrams. Rujuk : Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1984; Perintah Am Bab C; dan E-Panduan Kemudahan Cuti. 7.28.1 Jika ya, ikut langkah 7.29. 7.28.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. PT(P/O)
Halaman: 12/25 7.29 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.29.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk memohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu iaitu Pendaftar kecuali kelulusan CH dalam kalangan ahli Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU) diluluskan oleh Naib Canselor. PT /PT (P/O) 7.30 Lulus? 7.30.1 Jika ya, ikut langkah 7.31. 7.30.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. 7.31 Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.31.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan). PT(P/O) 7.32 Laksana Pemantauan 7.32.1 Pantau rekod pengambilan CH yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya. 7.32.2 Ikut langkah 7.69 PT/PT (P/O) 7.33 Kemudahan Cuti Menjaga Anak (CTGMA) 7.33.1 Kenalpasti syarat dan kelayakan untuk memohon Kemudahan CTGMA dan buat permohonan. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2007; Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2007; dan E-Panduan Kemudahan Cuti.
Halaman: 13/25 7.34 Layak? 7.34.1 Jika ya, ikut langkah 7.35. 7.34.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. 7.35 Isi Borang Permohonan 7.35.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) dalam tempoh 30 (tiga puluh) hari sebelum tamatnya cuti bersalin. 7.35.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan tidak dikemukakan seperti tempoh yang dinyatakan pada 7.35.1. PT PTJ/ 7.36 Hantar Borang Permohonan 7.36.1 Hantar borang permohonan lengkap yang disertakan dengan sijil perakuan bersalin kepada di PTJ. 7.37 Terima dan Semak Permohonan 7.37.1 Terima dan semak borang yang dilampir dengan Sijil Perakuan Bersalin. PT PTJ/ 7.38 Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ 7.38.1 Hantar borang permohonan yang telah lengkap untuk dapat sokongan daripada KPTJ/KJ. 7.39 Disokong? 7.39.1 Jika ya, ikut langkah 7.40. 7.39.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. KPTJ/KJ PT PTJ/ PT PTJ/
Halaman: 14/25 7.40 Majukan Borang Permohonan 7.40.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar. 7.40.2 Masuk salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf. 7.41 Semak Kelayakan dan Baki CTGMA 7.41.1 Buat penyemakan melalui rekod di Fail Pegawai, Sistem e-ihrams dan juga Sistem e-cuti syarat dan kelayakan pemohon. 7.41.2 Semak baki kelayakan yang boleh diambil jika pemohon pernah diluluskan CTGMA supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya. PT PTJ/ 7.42 Layak? 7.42.1 Jika ya, ikut langkah 7.43. 7.42.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. 7.43 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.44 Lulus? 7.43.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk mohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar). 7.44.1 Jika ya, ikut langkah 7.45. 7.44.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. PT(P/O) PT(P/O)
Halaman: 15/25 7.45 Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.45.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan). 7.45.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima. 7.45.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CTGMA ke dalam Sistem e-ihrams. 7.46 Bercuti 7.46.1 Mulakan CTGMA mengikut tempoh yang diluluskan seperti berikut: PT(P/O) 7.47 Laksana Pemantauan tempoh kemudahan CTGMA akan bermula pada tarikh selepas tamatnya tempoh CB bagi pegawai yang menggunakan kemudahan CB; tempoh kemudahan CTGMA akan bermula pada tarikh pegawai melahirkan anak bagi pegawai yang telah menggunakan sepenuhnya kemudahan CB. 7.47.1 Pantau rekod pengambilan Kemudahan CTGMA yang diambil oleh staf supaya tidak melebihi jumlah kelayakan maksimum 1,825 hari (5 tahun) sepanjang tempoh perkhidmatan. 7.47.2 Kemaskini rekod di Sistem e-ihrams dan Fail Pegawai. PT(P/O)
Halaman: 16/25 7.48 Lanjut CTGMA? 7.48.1 Jika ya, ulang semula langkah 7.35 hingga langkah 7.50. NC/Pendaftar/ KPTJ/KJ/PT PTJ/// 7.48.2 Jika tidak, ikut langkah 7.49. 7.49 Lapor Diri Bertugas 7.49.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan). 7.49.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ. 7.49.3 Majukan borang lapor diri yang telah disahkan oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar. 7.49.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang lapor diri diterima. 7.49.5 Ikut langkah 7.69 7.50 Lanjut CTGMA 7.50.1 Terima surat kelulusan permohonan untuk melanjutkan CTGMA dari Pejabat Pendaftar. 7.50.2 Mula CTGMA sehingga tempoh yang telah diluluskan. 7.50.3 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk lanjutkan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh permohonan yang diluluskan diterima.
7.50.4 Rekod tarikh pelanjutan CTGMA ke dalam Sistem e-ihrams dan Fail Pegawai. 7.50.5 Ikut langkah 7.69. Halaman: 17/25 PT(P/O) 7.51 CTG Mengikut Pasangan Bertugas/Berkursus di Dalam atau di Luar Negeri (CTGMP) 7.51.1 Kenalpasti syarat dan kelayakan untuk memohon CTGMP dan buat permohonan. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 29 Tahun 2009; E-Panduan Kemudahan Cuti. 7.52 Isi Borang Permohonan 7.52.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri) dua (2) minggu sebelum hendak memulakan CTGMP. 7.52.2 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang, jika permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh yang dinyatakan pada 7.52.1. 7.53 Hantar Borang Permohonan 7.53.1 Hantar borang permohonan lengkap yang disertakan dengan surat arahan bertugas atau diluluskan berkursus oleh Ketua Jabatan kepada PT PTJ/ di PTJ. /PT PTJ/ 7.54 Terima dan Semak Permohonan 7.54.1 Terima dan semak borang permohonan serta pastikan dilampir dengan dokumen sokongan. PT PTJ/
Halaman: 18/25 7.55 Dapatkan Sokongan KPTJ/KJ 7.55.1 Hantar borang permohonan yang lengkap untuk dapat sokongan daripada KPTJ/KJ. 7.56 Disokong? 7.56.1 Jika ya, ikut langkah 7.57. 7.56.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. KPTJ/KJ/ PT PTJ/ 7.57 Majukan Borang Permohonan 7.57.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar. 7.57.2 Masuk salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf. 7.58 Semak Kelayakan dan Baki CTGMP 7.58.1 Buat penyemakan syarat dan kelayakan pemohon melalui rekod di Fail Pegawai dan Sistem e-ihrams. 7.58.2 Semak baki kelayakan dan tempoh diluluskan CTGMP yang telah diambil jika pemohon pernah diluluskan CTGMP supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya. PT PTJ/ 7.59 Layak? 7.59.1 Jika ya, ikut langkah 7.60 7.59.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. PT(P/O) 7.60. Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.60.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk mohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar). NC/Pendaftar/
Halaman: 19/25 7.61 Lulus? 7.61.1 Jika ya, ikut langkah 7.62. 7.61.2 Jika tidak, ikut langkah 7.69. 7.62 Maklum Keputusan Kuasa Tertentu 7.62.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum keputusan permohonan (lulus/tidak diluluskan). 7.62.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima. 7.62.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CTG ke dalam Sistem e-ihrams. 7.62.4 Ikut langkah 7.64 bagi permohonan lanjut CTGMP. PT(P/O) PT(P/O) PT(P/O) 7.63 Habiskan CR ng Layak 7.63.1 Semak baki CR pada tahun semasa di Sistem e-cuti dan jika ada baki maklum kepada pemohon supaya menghabiskan CR yang masih layak sebelum memulakan CTGMP. 7.63.2 Luput baki CR yang tidak dihabiskan pada tahun semasa di Sistem e-cuti. 7.63.3 Cetak penyata cuti, sahkan dan fail dalam Fail Cuti Staf. PT PTJ/
Halaman: 20/25 7.64 Laksana Pemantauan 7.64.1 Pantau rekod pengambilan CTGMP yang diambil oleh staf. Tempoh CTG terhad kepada tiga (3) tahun sahaja atau selama tempoh berkhidmat/berkursus pasangan pegawai, mana yang lebih pendek; CTG yang berikutnya hanya boleh dipohon selepas kembali berkhidmat selama satu (1) tahun dari tarikh CTG sebelumnya tamat. 7.64.2 Kemaskini rekod di Sistem e-ihrams dan Fail Pegawai. 7.65 Memulakan CTGMP 7.65.1 Mula CTGMP mengikut tarikh dan tempoh yang telah diluluskan. 7.66 Lanjut CTGMP? 7.66.1 Jika ya, ulang semula langkah 7.52 hingga 7.68 kecuali pada langkah 7.63 dan 7.65. NC/Pendaftar/ KPTJ/KJ/PT PTJ/// 7.66.2 Jika tidak, ikut langkah 7.67.
Halaman: 21/25 7.67 Lapor Diri Bertugas 7.67.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan). 7.67.2 Dapatkan pengesahan lapor diri bertugas semula daripada KPTJ/KJ. 7.67.3 Majukan borang lapor diri yang telah disahkan oleh KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar. 7.67.4 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk mengaktifkan semula gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh borang lapor diri diterima. 7.68 Lanjut CTGMP 7.68.1 Terima surat kelulusan permohonan untuk melanjutkan CTGMP dari Pejabat Pendaftar. 7.68.2 Mula CTGMP sehingga tempoh yang telah diluluskan. 7.68.3 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari untuk lanjutkan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja dari tarikh permohonan yang diluluskan diterima. 7.68.4 Rekod tarikh pelanjutan CTGMP ke dalam Sistem e-ihrams. PT(P/O) 7.68.5 Ikut langkah 7.69
Halaman: 22/25 7.69 Kemaskini Rekod 7.69.1 Masukkan kelulusan permohonan CR selepas berkursus lebih 12 (Dua Belas) bulan, Cuti atas sebab Kecemasan Am, CH, CTGMA dan CTGMP ke dalam Sistem e-cuti/e-ihrams selewat-lewatnya tiga (3) hari selepas kelulusan diterima. 7.69.2 Masukkan permohonan yang tidak diluluskan ke dalam Sistem e-cuti selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja selepas keputusan diterima. 7.69.3 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf/Fail Pegawai manamana rekod kualiti yang berkenaan: Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-cuti tidak berfungsi; Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 20 (Perakuan Hadir Ke Pejabat atas sebabsebab Kecemasan Am) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikuti Pasangan Bertugas atau berkursus Di dalam atau Di luar Negeri) Borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan). Surat rasmi kelulusan Kuasa Tertentu Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai. PT (P/O)/ PT (P/O)/ PT (P/O)/ 7.70 Tamat
Halaman: 23/25 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 1. UPM/(No. Staf) Fail Pegawai PT (P/O) Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar Pendaftar SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar Negeri) yang lengkap Surat permohonan CTG Surat kelulusan CTG Surat kelulusan permohonan CH Jadual penerbangan Haji Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap Dokumen sokongan CTG Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar negeri 2. UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf Seksyen Pengurusan Rekod dan Data PT PTJ Sepanjang tempoh perkhidmatan PTJ Arkib PTJ SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-cuti tidak berfungsi SOK/BUM/BR01/B-Cuti 02 (Permohonan Cuti Berekod) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 07 (Permohonan Cuti Haji) yang lengkap Sepanjang tempoh perkhidmatan
Halaman: 24/25 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap SOK/BUM/BR01/B-Cuti 15 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji bagi pegawai yang Mengikut Pasangan Bertugas atau berkursus Di dalam atau Di luar negeri) yang lengkap surat pengesahan kejadian kecemasan am daripada Pegawai Daerah, Penghulu, Pejabat Polis, Jabatan Penerangan, Jabatan Kebajikan, Media Massa Sijil Perakuan Bersalin Surat permohonan CTG Surat kelulusan CTG Surat kelulusan permohonan CH Jadual penerbangan Haji Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap Dokumen sokongan CTG Mengikut Pasangan Bertugas atau Berkursus Di dalam atau Di luar negeri Surat pengesahan lapor diri daripada Cuti Belajar/Berkursus Penyata Tahunan Cuti Staf 3. e-ihrams Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Integrated Human Resource Management Systems) Pegawai Teknologi Maklumat idec idec
Halaman: 25/25 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 4. e-cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my) Pegawai Teknologi Maklumat idec idec UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti) UPM/(kod PTJ /100-43/2/7 (Sistem e-cuti) PTJ PTJ 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD 02 00 Keseluruhan 02 01 02 02 SOK (BUM) 3/2011 SOK (BUM) 3/2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu pensijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali ke-2 Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali Ke-231 Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia Disahkan Oleh Tarikh Kuat kuasa WP 15/02/2011 WP 08/08/2011 WP 09/05/2012