Halaman: 1/7 1.0 Tujuan 2.0 Skop Menerangkan proses-proses yang dijalankan pada bahan baru diterima sebelum bahan dipamer atau diletakkan ke rak koleksi. Meliputi: a. Semua bahan yang diterima. b. Proses penerimaan, penyemakan dan pameran. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen - Sistem Virtua UPM/OPR/PSAS/P009 UPM/PGR/P003 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN BS PAP PS PKSB POKn PP PPP PPV Tajuk Dokumen Prosedur Penyelenggaraan Bahan Prosedur Kawalan Keatas Produk/ Perkhidmatan Yang Tidak Patuh : Bahagian Sirkulasi / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PS : Ketua Bahagian / Ketua Perpustakaan Cawangan : Pembantu Am Pejabat : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina : Pembantu Tadbir Kanan (Perkeranian dan Operasi) : Pembantu Perpustakaan : Pembantu Perpustakaan Kanan : Penolong Pegawai Perpustakaan : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Perpustakaan Perubatan Veterinar
Halaman: 2/7 5.0 bertanggungjawab memastikan semua staf yang terlibat mengikuti langkahlangkah dalam arahan kerja ini.
Halaman: 3/7
Halaman: 4/7 7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula. 7.2 Terima Bahan Baru. PAP/PP/POKn/ 7.3 Sahkan Penerimaan Bahan: 7.3.1 Untuk jurnal baru, penghantar dan penerima menandatangani Borang Penghantaran Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/HTR) 7.3.2 Untuk buku baru, penghantar dan penerima menandatangani Log Rekod Penerimaan Bahan Baru (OPR/PSAS/BL03/PBB). 7.4 Catatkan Jumlah Bahan Diterima dan Tarikh: 7.4.1 Untuk jurnal yang baru diterima, catatkan pada Log Rekod Penerimaan BTB (OPR/PSAS/BL02/TRM). 7.4.2 Untuk buku baru diterima, catatkan pada Log Rekod Penerimaan Bahan Baru (OPR/PSAS/BL03/PBB). PAP/PP/ POKn/ PAP/PP/POKn/ 7.5 Tentukan Tindakan yang Perlu Dilakukan: 7.5.1 Jika jurnal baru, ikut langkah 7.6. 7.5.2 Jika buku baru, ikut langkah 7.12. 7.6 Adakah Jurnal Baru Diterima Keluaran Terkini atau Kebelakangan? PAP/PP/POKn/ 7.6.1 Jika keluaran terkini, ikut langkah 7.7. 7.6.2 Jika keluaran kebelakangan, ikut langkah 7.11.
Halaman: 5/7 Tindakan 7.7 Tampal Penanda di Sudut Kanan Setiap Jurnal dan Catat Nombor Identifikasi Rak. 7.8 Susun Jurnal di Rak Koleksi BTB Kini Mengikut Nombor Identifikasi / Nombor Panggilan. 7.9 Semak di Rak BTB Kini, Adakah Terdapat Isu/Keluaran Terdahulu di Rak? 7.9.1 Jika ada, ikut langkah 7.10. 7.9.2 Jika tiada, terus ke langkah 7.25. 7.10 Keluarkan Jurnal Isu Terdahulu. 7.11 Susun Jurnal Isu Terdahulu di Rak Koleksi BTB Kebelakangan Mengikut Nombor KK / Nombor Panggilan, dan Terus Ke Langkah 7.25. 7.12 Untuk Setiap Buku Baru yang Diterima, Copkan Tarikh Diterima di Bahagian atas Muka Surat 5 atau Helaian Kelima yang Bercetak. 7.13 Semak Maklumat Berikut: - Tag RFID boleh dibaca dan nombor item yang diprogram adalah sama dengan nombor item pada bahan dan rekod Virtua. - Nombor panggilan pada bahan dan rekod Virtua adalah sama. 7.14 Maklumat Betul? 7.14.1 Jika semua maklumat adalah betul, ikut langkah, 7.16. 7.14.2 Jika ada maklumat yang tidak betul, ikut langkah 7.15.
Halaman: 6/7 Tindakan 7.15 Isi Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP) (Rujuk Prosedur Kawalan Keatas Produk / Perkhidmatan yang Tidak Patuh (UPM/PGR/P003) dan Kembalikan Bahan beserta Borang Ke Bahagian / Unit Berkenaan. Terus ke Langkah 7.25. 7.16 Tukar Status Buku dalam Sistem Virtua, daripada Status In Process kepada Status Available / Non-Circ. 7.17 Susun Buku di Rak Pameran Buku Baru. 7.18 Apabila Buku-Buku Baru Lain diterima dan Sedia untuk Dipamer, Kumpul dan Susun Buku yang Telah Dipamer ke Rak / Troli Penyisihan. 7.19 Susun Buku ke Rak Koleksi yang Berkenaan (Rujuk Prosedur Penyelenggaraan Bahan (UPM/OPR/PSAS/P009)). 7.20 Tamat.
Halaman: 7/7 8.0 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. PGR/BL05/LOG-LTB Log Tindakan Pembetulan - Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP) 2. OPR/PSAS/BL02/TRM 3. Log Rekod Penerimaan BTB OPR/PSAS/BL03/PBB Log Rekod Penerimaan Bahan Baru Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan BS PS PKSB PPV 2 Tahun PP PP BS 1 Tahun PP PP BS PS PKSB PPV 1 Tahun Kuasa Melupus 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan Ketua Pustakawan WP 03/01/2011 02 01 OPR(PSAS)- 2/2011 Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Ketua Pustakawan WP 22/08/2011 02 02 OPR(PSAS)- 1/2012 Mesyuarat Pengurusan Khas 1/2012 Ketua Pustakawan WP 30/01/2012