UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil 2007/2008 Evaluasi Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan PT POLYPET KARYAPERSADA Mixke Kristianawati 0700694084 Theresia 0700694525 Dewi Mei Rina 0700696064 Abstrak Tujuan penelitian dalam penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisis pengendalian internal sistem informasi aplikasi pembelian dan persediaan yang sedang berjalan guna mengetahui kelemahan-kelemahannya, mengevaluasi sejauh mana pengendalian internal telah diterapkan di dalam kegiatan pembelian dan persediaan serta memberikan rekomendasi terhadap sistem informasi pembelian dan persediaan yang sedang berjalan guna memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ditemui. Metode penelitian yang digunakan adalah melalui studi pustaka, observasi, kuesioner, wawancara, studi dokumentasi, dan pengujian (testing program) untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan. Hasil pengamatan dianalisis dan dievaluasi, dibandingkan dengan teori sistem pengendalian internal. Hasil yang dicapai selama penelitian menunjukkan bahwa sistem pengendalian internal di dalam perusahaan telah berjalan sangat baik. Sistem informasi yang telah ada mampu mendukung kinerja perusahaan, hanya terdapat beberapa kelemahan di dalam pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Berdasarkan dari hasil penelitian, kelemahan-kelemahan yang terdapat di dalam perusahaan secara garis besar tidak terlalu berpengaruh pada kinerja di dalam sistem aplikasi pembelian dan persediaan tetapi apabila kelemahan tersebut dapat diatasi maka efektifitas dan efisiensi di dalam sistem informasi aplikasi pembelian dan persediaan dapat lebih ditingkatkan kinerjanya. Kata kunci : Evaluasi Sistem Informasi, Pengendalian Umum, Pengendalian Aplikasi, Pembelian dan Persediaan. iv
PRAKATA Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas kasih, anugerah dan rahmat-nya yang telah dilimpahkan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul Evaluasi Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan PT POLYPET KARYAPERSADA. Adapun tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar kesarjanaan Strata-1 pada Fakultas Ilmu Komputer Program Studi Komputerisasi Akuntansi di Universitas Bina Nusantara. Selama penyusunan skripsi ini, penulis telah memperoleh banyak bantuan, dorongan, semangat dan dukungan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, dalam kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini, yaitu kepada: 1. Alm. Ibu DR., Theresia Widia Soeryaningsih, MM., selaku perintis Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Ir., Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc., selaku Dekan Falkutas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 4. Ibu Yanti, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 5. Ibu Noerlina, S.Kom., MM., selaku Sekretaris Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. v
6. Bapak Deddy H. Sudarijanto, selaku Direktur Utama PT POLYPET KARYAPERSADA yang telah memberikan waktu dan informasi yang dibutuhkan oleh penulis dalam penyusunan skripsi ini. 7. Bapak Nelson Arianto, S.Kom., MM., selaku dosen pembimbing yang dengan sabar telah memberikan waktu, membimbing, mengarahkan, memberi masukan, memberi semangat dan membantu penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 8. Seluruh Staf PT POLYPET KARYAPERSADA yang telah memberikan kesempatan dan bantuan kepada penulis untuk melakukan penelitian dan observasi. 9. Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal ilmu yang berguna bagi penulis. 10. Orang tua tercinta dan saudara-saudara terkasih yang selama ini memberikan dukungan semangat moril dan spiritual kepada penulis. 11. Kepada teman-teman dan segenap rekan lain yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu, yang telah memberikan bantuan doa dan dukungan moril selama ini. 12. Akhir kata penulis mengharapkan semoga skripsi ini dapat berguna bagi pihak pembaca dan pihak-pihak yang membutuhkannya serta bagi PT POLYPET KARYAPERSADA. Jakarta, 25 Januari 2007 Penulis vi
DAFTAR ISI Hal Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam Halaman Persetujuan Softcover Abstrak Prakata...iv...v Daftar Isi...vii Daftar Tabel Daftar Gambar Daftar Lampiran BAB 1 PENDAHULUAN...1 1.1 Latar Belakang...1 1.2 Ruang Lingkup... 2 1.3 Tujuan dan Manfaat...3 1.4 Metodologi Penelitian....4 1.5 Sistematika Penulisan....5 BAB 2 LANDASAN TEORI.....7 2.1 Pengertian Sistem Informasi.7 2.1.1 Pengertian Sistem.....7 2.1.2 Pengertian Informasi....7 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi..... 8 vii
2.2 Sistem Informasi Akuntansi.9 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi...9 2.2.2 Pengertian Sistem Akuntansi Pembelian....10 2.2.3 Pengertian Sistem Akuntansi Persediaan....10 2.3 Pengertian Audit Sistem Informasi....11 2.3.1 Pengertian Audit... 11 2.3.2 Pengertian Audit Sistem Informasi.....12 2.3.3 Jenis Audit....... 13 2.3.4 Tujuan Audit....... 14 2.3.5 Prosedur Audit Sistem Informasi..... 15 2.3.6 Metode Audit Sistem Informasi..... 16 2.3.7 Standard Audit.. 16 2.3.8 Tahapan Audit Sistem Informasi.. 18 2.3.9 Instrumen Audit Sistem Informasi... 22 2.3.10 Teori Penetapan Resiko... 22 2.4 Pengendalian Internal... 23 2.4.1 Pengertian Pengendalian Internal...23 2.4.2 Tujuan atau Kegunaan Pengendalian Internal.25 2.4.3 Komponen Pengendalian Internal...26 2.5 Sistem Komputerisasi....... 30 2.5.1 Pengertian Sistem Komputerisasi...30 2.5.2 Sistem Komputerisasi Secara Umum.. 30 2.5.2.1 Pengendalian Umum...31 2.5.2.2 Pengendalian Manajemen Operasi...32 viii
2.5.2.3 Pengendalian Manajemen Keamanan...36 2.5.3.1 Pengendalian Aplikasi..... 39 2.5.3.2 Pengendalian Boundary..... 40 2.5.3.3 Pengendalian Masukan...... 42 2.5.3.4 Pengendalian Keluaran...... 45 2.6 Standard (COBIT)........ 50 BAB 3 Analisis Sistem Yang Berjalan......52 3.1 Gambaran Umum Perusahaan.52 3.1.1 Sejarah dan Latar Belakang Perusahaan...52 3.1.2 Produk......54 3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan......55 3.1.4 Struktur Organisasi Perusahaan......56 3.1.5 Deskripsi Tugas Serta Tanggung Jawab...58 3.2 Spesifikasi Hardware, Software, dan Brainware...69 3.3 Standar Operasi dan Prosedur Pembelian Lokal...70 3.3.1 Prosedur pembelian lokal di Kantor Pusat...70 3.3.1.1 Prosedur permintaan pembelian barang 70 3.3.1.2 Prosedur pemesanan barang...71 3.3.1.3 Prosedur penerimaan barang...72 3.3.1.4 Prosedur pembayaran...73 3.3.1.5 Prosedur pembuatan laporan...73 ix
3.3.2 Prosedur pembelian bahan baku...74 3.3.2.1 Prosedur permintaan pembelian bahan baku...74 3.3.2.2 Prosedur pembayaran...74 3.3.2.3 Prosedur pembuatan laporan...74 3.3.3 Prosedur permintaan pembelian sparepart...75 3.4 Standar Operasi dan Prosedur Persediaan...78 3.4.1 Prosedur persediaan...78 3.4.1.1 Prosedur penerimaan barang...78 3.4.1.2 Prosedur distribusi barang...78 3.4.1.3 Prosedur permintaan dan pengeluaran barang...78 3.4.2 Prosedur persediaan di Cilegon...79 3.4.2.1 Prosedur persediaan Bahan Baku...79 3.4.2.2 Prosedur persediaan sparepart... 79 BAB 4 Evaluasi Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan...82 4.1 Tujuan dan Perencanaan Audit...83 4.1.1 Tujuan Audit...83 4.1.2 Perencanaan Audit...84 4.2 Pengumpulan Bukti-Bukti Audit...85 4.3 Program Audit...87 4.3.1 Segmen Pengendalian Manajemen Operasi...87 4.3.2 Segmen Pengendalian Manajemen Keamanan..87 x
4.3.3 Segmen Pengendalian Boundary......88 4.3.4 Segmen Pengendalian Masukan......88 4.3.5 Segmen Pengendalian Keluaran...89 4.4 Pelaksanaan Audit...90 4.4.1 Audit terhadap Pengendalian Manajemen Operasi...90 4.4.1.1 Pengumpulan Bukti Audit... 90 4.4.1.2 Matriks Temuan Audit terhadap Pengendalian Manajemen Operasi... 93 4.4.1.3 Tingkat resiko pada Pengendalian Manajemen Operasi... 93 4.4.2 Audit terhadap Pengendalian Manajemen Keamanan...98 4.4.2.1 Pengumpulan Bukti Audit... 98 4.4.2.2 Matriks Temuan Audit terhadap Pengendalian Manajemen Keamanan 102 4.4.2.3 Tingkat resiko pada Pengendalian Manajemen Keamanan... 103 4.4.3 Audit terhadap Pengendalian Masukan...108 4.4.3.1 Pengumpulan Bukti Audit... 108 4.4.3.2 Matriks Temuan Audit terhadap Pengendalian Masukan... 111 4.4.3.3 Tingkat resiko pada Pengendalian Masukan... 111 xi
4.4.4 Audit terhadap Pengendalian Keluaran...114 4.4.4.1 Pengumpulan Bukti Audit... 114 4.4.4.2 Matriks Temuan Audit terhadap Pengendalian Keluaran... 117 4.4.4.3 Tingkat resiko pada Pengendalian Keluaran... 117 4.4.5 Audit terhadap Pengendalian Batasan...121 4.4.5.1 Pengumpulan Bukti Audit... 121 4.4.5.2 Matriks Temuan Audit terhadap Pengendalian Batasan... 127 4.4.5.3 Tingkat resiko pada Pengendalian Batasan... 127 4.5 Matriks hasil audit tingkat pengendalian dan resiko...133 4.6 Hasil pengujian subtantive...134 4.7 Hasil Wawancara...135 4.7.1 Pengendalian manajemen operasi...135 4.7.2 Pengendalian manajemen operasi...136 4.7.3 Pengendalian masukan...138 4.7.4 Pengendalian keluaran...140 4.7.5 Pengendalian batasan...141 4.8 TOAD...144 4.9 Tampilan Layar Aplikasi...146 4.10 Laporan Audit...155 xii
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 158 5.1 Simpulan...158 5.2 Saran...159 Daftar Pustaka Daftar Riwayat Hidup Lampiran-lampiran Fotocopy Surat Survei xiii
DAFTAR TABEL Tabel 4.1 Kuesioner terhadap Pengendalian Manajemen Operasi......92 Hal Tabel 4.2 Tingkat resiko terhadap Pengendalian Manajemen Operasi Tabel 4.3 Kuesioner terhadap Pengendalian Manajemen Keamanan..97......101 Tabel 4.4 Tingkat resiko terhadap Pengendalian Manajemen Keamanan....106 Tabel 4.5 Kuesioner terhadap Pengendalian Masukan Tabel 4.6 Tingkat resiko terhadap Pengendalian Masukan Tabel 4.7 Kuesioner terhadap Pengendalian Keluaran Tabel 4.8 Tingkat resiko terhadap Pengendalian Keluaran Tabel 4.9 Kuesioner terhadap Pengendalian Batasan Tabel 4.10 Tingkat resiko terhadap Pengendalian Batasan Tabel 4.11 Hasil Audit tingkat pengendalian dan resiko.......110...113.......116...120.......126...132.......133 Tabel 4.12 Hasil pengujian subtantive...134
DAFTAR GAMBAR Hal Gambar 2.1 Gambar 3.1 Gambar 3.2 Flowchart Tahapan Audit Sistem Informasi......21 Struktur Organisasi PT. Polypet Karyapersada.......57 Diagram Context Sistem Informasi Aplikasi Pembelian Lokal PT Polypet Karyapersada... 76 Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Informasi Aplikasi Pembelian Lokal PT Polypet Karyapersada... 77 Gambar 3.4 Diagram Context Sistem Informasi Aplikasi Persediaan PT Polypet Karyapersada... 80 Gambar 3.5 Diagram Nol Sistem Informasi Aplikasi Persediaan PT Polypet Karyapersada... 81 Gambar 4.1 Aplikasi TOAD pada General Ledger...144 Gambar 4.2 Aplikasi TOAD untuk jumlah Vendors.....145 Gambar 4.3 Gambar 4.4 Gambar 4.5 Gambar 4.6 Gambar 4.7 Gambar 4.8 Gambar 4.9 Layar Login...146 Layar Navigator-Purchasing Requestor... 147 Layar Navigator-Purchasing Buyer....148 Layar Navigator-Purchasing Receiver.....149 Layar Navigator-Purchasing Super User..... 150 Layar Supplier Merge...151 Layar Find Supplier.........152 Gambar 4.10 Layar PO_Autocreate_Sourcing_RFQ -Netscape.......153 Gambar 4.11 Layar Navigator Inventory.......154
DAFTAR LAMPIRAN Hal Purchase Order Summary...L1 Raw Material Purchasing Report......L2 Material Receiving Report- Warehouse......L3 Material Receiving Report- MIS.......L4 Material Receiving Report- Store.........L5 Purchase Order....L6 Purchase Order yang sudah terisi Material Receiving Report.......L7....L8 Material Receiving Report yang sudah terisi.....l9 Purchase Requisition...L10 Purchase Requisition yang sudah terisi......l11 Bank Disbursement Payment Request..L12...L13 Tanda Terima..L14 Request Form.L15 Request Form yang sudah diisi..l16