No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 1/12 PROSEDUR JUALAN BORANG SEBUTHARGA / TENDER Disediakan oleh : Disemak oleh : PENOLONG BENDAHARI TIMBALAN BENDAHARI Diluluskan oleh : BENDAHARI
No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 2/12 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini disediakan untuk menghuraikan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan oleh Jabatan Bendahari dalam membuat kutipan hasil jualan borang sebutharga / tender bagi meningkatkan pendapatan universiti dalam memenuhi Sistem Pengurusan Kualiti UniMAP. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses penjualan borang sebutharga / tender oleh Unit Hasil di Jabatan Bendahari, UniMAP. 3.0 SINGKATAN UniMAP NC PBDH Pacc PTO Pbcc Sh T CIDB PKK PTj : Universiti Malaysia Perlis : Naib Canselor : Penolong Bendahari : Penolong Akauntan : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) : Pembantu Akauntan : Sebutharga : Tender : Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia : Pusat Khidmat Kontraktor : Pusat Tanggungjawab
No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 3/12 4.0 DEFINISI Kod akaun : Kod akaun adalah kod yang diberikan kepada sesuatu item ataupun perkara yang dikenakan mengikut Peraturan Kewangan Universiti. Sebutharga : Kerja Perolehan melebihi RM 20,0. sehingga RM 5,0. Bekalan dan perkhidmatan Perolehan melebihi RM 50,0. sehingga RM 5,0. Tender : Tender adalah semua bekalan / perkhidmatan dan kerja yang melebihi amaun RM 5,0.. Dokumen Tawaran : Naskah tawaran yang dikeluarkan oleh pihak UniMAP apabila universiti berhasrat untuk melaksanakan sesuatu projek baru. Kod Bidang : Kategori / gred pendaftaran pembekal yang diiktiraf oleh Kementerian Kewangan / CIDB / PKK. Resit Rasmi : Resit rasmi mestilah dikeluarkan sebagai akuan terima wang yang dibayar kepada seseorang pegawai awam. Resit mestilah dikeluarkan pada masa urusan dibuat dan jika seseorang pembayar hadir sendiri, resit itu mestilah diserahkan kepadanya. Apabila wang diterima melalui pos atau penghantar, resit baginya hendaklah dihantar pada hari itu juga. (AP60 : Borang Resit)
No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 4/12 5.0 DOKUMEN RUJUKAN Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan 5.1 Arahan Perbendaharaan Laman web Perbendaharaan AP60 (Edisi terkini) 5.2 Peraturan Kewangan Dan Perakaunan UniMAP 5.3 Dokumen Perolehan (www.treasury.gov.my) Bahagian Pentadbiran Jabatan Bendahari Unit Tender dan Sebutharga Buku Peraturan Kewangan (Edisi terkini) Sh/UniMAP/PTj/Tahun/Nombor rujukan fail T/UniMAP/PTj/Tahun/Nombor rujukan fail 5.4 Arkib Negara www.arkib.gov.my Pelupusan Rekod Akta Arkib Negara 23 (Akta 629)
No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 5/12 6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab NC Pacc PBDH Tindakan 1. Melantik pegawai yang diberi kuasa untuk menerima wang tunai / wang pos / bank draf dan lain lain dokumen kewangan bagi pihak Universiti. 1. Memastikan pembekal membawa sijil pendaftaran asal / salinan bagi setiap pembelian borang sebutharga / tender. 2. Tentukan kod bidang syarikat menepati kod bidang sebutharga / tender yang telah ditentukan. 3. Pastikan syarikat tersebut adalah bumiputera sekiranya syarat pembelian sebutharga / tender adalah bertaraf bumiputera sahaja. 4. Pembekal yang layak hanya dibenarkan membeli satu dokumen tender / sebutharga sahaja untuk satu tawaran perolehan. 5. Mengeluarkan resit, berdasarkan harga jualan borang sebutharga / tender. 6. Pastikan nama syarikat, nombor rujukan dokumen tender/sebutharga, tujuan bayaran, keterangan kod akaun, amaun pada resit adalah betul sebelum diserahkan kepada pembeli. 7. Pastikan salinan resit rasmi asal diberikan kepada pembekal. 8. Salinan resit pejabat disimpan sebagai rekod rujukan. 1. Menyemak dan mengesahkan resit rasmi yang telah dikeluarkan oleh Pembantu Akauntan / Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi) 1. Posting transaksi resit ke lejar am Sistem IUS Kewangan
No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 6/12 7.0 REKOD KUALITI Bil. Nama Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh Penyimpanan 7.1 Surat lantikan kuasa menerima wang..) Jabatan Bendahari Sepanjang tempoh lantikan di Unit Hasil 7.2 Resit dan Salinan sijil Kementerian Kewangan / CIDB / PKK dan surat kebenaran khas dari CIDB 7.3 Dokumen Perolehan R (tahun)- ( 5 digit no resit) Contoh:R24-12345..02) 2. Sh/UniMAP/PTj/Tahun/Nombor rujukan fail 3. T/UniMAP/PTj/Tahun/Nombor rujukan fail Unit Hasil Unit Hasil dan Unit Tender & Sebutharga 3 tahun Sepanjang iklan perolehan 7.4 Penyata Hasil / Terimaan IUS Kewangan..03) http://siskewangan.unimap.edu. my:7778/ims/finance..04) Pusat Data IUS Kewangan Kekal dalam Sistem IUS Kewangan
No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 7/12 8.0 LAMPIRAN No. Lampiran Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Tajuk Carta Alir Prosedur Contoh Dokumen Tender / Sebutharga Skrin IUS Kewangan WRF2-Customer Receipt Entry Contoh Resit Rasmi LAMPIRAN 1 CARTA ALIR PROSEDUR JUALAN BORANG SEBUTHARGA / TENDER Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti Mula NC 1 2 1.Melantik staf yang diberi kuasa untuk menerima kutipan hasil di kaunter Jabatan Bendahari. 2.a) Pembekal yang belum berdaftar dengan UniMAP - Menerima sijil Kementerian Kewangan / CIDB / PKK dan surat kebenaran khas dari CIDB untuk melayakkan pembelian dokumen yang melebihi gred kelayakan asal...)..02)
No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 8/12 Ya 3 4 5 Tidak 2.b) Pembekal yang berdaftar dengan UniMAP Menerima surat kebenaran khas dari CIDB untuk melayakkan pembelian dokumen yang melebihi gred kelayakan asal. 3.Membuat semakan untuk memastikan syarikat memenuhi syarat kelayakan seperti diiklankan. (Kod bidang / taraf bumiputera). Jika tidak memenuhi syarat, pembekal tidak dibenarkan membeli dokumen. 4.Menerima wang tunai / wang pos / cek / bankdraf sekiranya pembekal memenuhi syarat kelayakan. 5.Data-data berikut dimasukkan ke dalam sistem IUS Kewangan : a. Kod akaun jualan borang tender dipilih b. Masukkan kuantiti borang sebutharga / tender. c. Masukkan nombor siri dokumen sebutharga /tender. d. Pilih mod bayaran..02)..04)
No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 9/12 PAcc PBDH 6 7 8 9 e.masukkan jumlah bayaran yang tepat dengan wang yang diterima. f. Data resit disimpan dalam IUS Kewangan. Nombor resit terhasil mengikut turutan. 6. Resit dicetak pada kertas berkarbon iaitu salinan pelanggan (biru), salinan bendahari (merah jambu), salinan pejabat (kuning). 7.Serahkan salinan asal kepada pembekal beserta dengan dokumen tender/sebutharga. 8. Menyemak dan mengesahkan resit rasmi yang telah dikeluarkan oleh Pembantu Akauntan/Pembantu Tadbir (Perkeranian / Operasi). 9. Posting transaksi resit ke lejar am Sistem IUS Kewangan...02)..02)..04)..04) TAMAT
No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 10/12 LAMPIRAN 2 CONTOH DOKUMEN TENDER / SEBUTHARGA
No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 11/12 SKRIN IUS KEWANGAN WRF2-CUSTOMER RECEIPT ENTRY LAMPIRAN 3
No Rujukan PK.UniMAP.Bend.(0).. Mukasurat 12/12 LAMPIRAN 4 CONTOH RESIT RASMI