PEJABAT BENDAHARI BAHAGIAN AKAUN, BELANJAWAN & PELABURAN NAMA DOKUMEN : ARAHAN KERJA PROSES PENYEDIAAN NO. RUJUKAN : PENYATA PENYESUAIAN BANK AK/BABP.BEND/002 Versi : Kedua Mod : 3 Tarikh Mod : 1 Nov 2015 1.0 OBJEKTIF 2.0 SKOP Prosedur ini disediakan untuk menerangkan proses penyediaan Penyata Penyesuaian Bank. 2.1 Arahan kerja ini merupakan sebahagian daripada Proses Pengurusan Akaun (PA/BABP.BEND/001). 2.2 Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan ini ialah untuk akaun semasa 8006053536 di CIMB Bank Berhad. 3.0 TERMINOLOGI (a) Penyata Bank Satu penyata yang dihasilkan oleh bank yang menunjukkan kedudukan akaun semasa (wang masuk dan wang keluar serta baki) untuk setiap bulan (b) Penyata Penyesuaian Bank Penyata Penyesuaian yang disediakan untuk melaraskan baki bank dan baki Lejar Am terselaras (c) BizChannel Sistem online Bank CIMB untuk akaun semasa 8006053536 4.0 SINGKATAN (a) UTM - Universiti Teknologi Malaysia (b) BABP - Bahagian Akaun, Belanjawan & Pelaburan (c) UTMFin - UTM Financial System (d) - Pembantu Tadbir Kewangan Bank Reconciliation (e) - Pembantu Tabir Kewangan Lejar (f) PBendK - Penolong Bendahari Kanan (g) KB - Ketua Bahagian (h) DD - Demand Draft (i) CA - Credit Advice (j) DA - Debit Advice (k) TT - Telegraphic Transfer (l) PTJ - Pusat Tanggungjawab (n) EFT - Electronic Fund Transfer (o) Pen.A - Penolong Akauntan 1

PEJABAT BENDAHARI BAHAGIAN AKAUN, BELANJAWAN & PELABURAN NAMA DOKUMEN : ARAHAN KERJA PROSES PENYEDIAAN NO. RUJUKAN : PENYATA PENYESUAIAN BANK AK/BABP.BEND/002 Versi : Kedua Mod : 3 Tarikh Mod : 1 Nov 2015 5.0 DOKUMEN RUJUKAN (a) Profil Tugas,, Pen.A & PBendK (b) Akta Wang Tak Dituntut 1965 (c) Peraturan Kewangan dan Perakaunan Universiti 6.0 INPUT KUALITI (UTAMA) (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Timbang Duga Mengikut Bajet (U) Credit Advice/Debit Advice Daftar Demand Draft Penyata Bank Daftar Baucer Daftar Resit Daftar Jernal 7.0 KETERANGAN PROSES KERJA Tindakan 7.1 Cetak Penyata Bank (bulanan/harian) dari BizChannel. 7.2 Muat turun transaksi bayaran (cek dan EFT), penerimaan (resit) dan transaksi jernal daripada UTMFin. Tanggungjawab Unit ICT 7.3 Pastikan Penyata Bank (bulanan) tepat dan lengkap dari segi:- (a) Kemasukan wang melalui cek/tunai/ kemasukan terus ke bank lengkap dan tepat dengan membuat perbandingan dengan transaksi resit UTMFin. (b) (c) Urusniaga melalui CA/DA lengkap dan tepat dengan membuat perbandingan dengan transaksi resit dan daftar jernal UTMFin. Urusniaga melalui DD lengkap dan tepat dengan membuat perbandingan dengan daftar baucer bulanan UTMFin. 2

PEJABAT BENDAHARI BAHAGIAN AKAUN, BELANJAWAN & PELABURAN NAMA DOKUMEN : ARAHAN KERJA PROSES PENYEDIAAN NO. RUJUKAN : PENYATA PENYESUAIAN BANK AK/BABP.BEND/002 Versi : Kedua Mod : 3 Tarikh Mod : 1 Nov 2015 (d) Urusniaga cek/eft lengkap dan tepat dengan membuat perbandingan dengan daftar baucer bulanan UTMFin. 7.4 Pindahkan data cek dari Penyata Bank (bulanan) ke format Excel dan seterusnya laksanakan proses kontra/pemadanan cek dan EFT secara manual. 7.5 Segala perbezaan di antara Penyata Bank dan Lejar diselaraskan melalui Penyata Penyesuaian Bank sama ada di bahagian :- & (a) (b) Cek belum dikemukakan di bank/eft belum tunai Deposit belum dikreditkan ke bank 7.6 Semak dan luluskan Penyata Penyesuaian Bank. Pen.A 7.7 Sekiranya tidak lengkap, rujuk untuk tujuan pembetulan. Minta staf/ptj ambil tindakan ke atas abnormalities. 7.8 Bagi cek tamat tempoh, sediakan jernal pelarasan ke SODO wang tak tunai. /Pen.A/ PBendK 7.9 Semak dan luluskan jernal cek tamat tempoh. Pen.A/PBendK 7.10 Sekiranya tidak tepat, rujuk untuk tujuan pembetulan. 7.11 Sediakan surat-surat peringatan dan Borang Cek Belum Ditunaikan untuk pelanggan bagi permohonan cek gantian. 7.12 Semak dan tandatangani surat-surat peringatan cek tamat tempoh. 7.13 Sekiranya tidak tepat, rujuk untuk tujuan pembetulan. 7.14 Terima Borang Permohonan Gantian Cek/EFT daripada pelanggan. Semak status cek, sediakan jernal pelarasan (jika perlu) dan sediakan baucer pembayaran/cek ganti (bagi cek tamat tempoh). PBendK / 3

PEJABAT BENDAHARI BAHAGIAN AKAUN, BELANJAWAN & PELABURAN NAMA DOKUMEN : ARAHAN KERJA PROSES PENYEDIAAN NO. RUJUKAN : PENYATA PENYESUAIAN BANK AK/BABP.BEND/002 Versi : Kedua Mod : 3 Tarikh Mod : 1 Nov 2015 7.15 7.14.1 Bagi permohonan gantian EFT, rujuk kepada PTK di Unit Bayaran, Unit Amanah, Unit Rekod Harta dan Pelupusan, Pejabat Bendahari Zon atau Pusat Pengurusan Penyelidikan untuk urusan penggantian. Semak dan luluskan baucer pembayaran untuk EFT/cek ganti. Pen.A/PBendK 7.16 Sekiranya tidak tepat rujuk untuk tujuan pembetulan. 7.17 Sediakan jernal untuk memindahkan jumlah cek tak tunai (> 1 tahun) ke akaun wang tak tuntut dan serahkan jumlah yang tidak dapat diselaraskan (termasuk cagaran) kepada Pendaftar Wang Tak Tuntut:- 7.17.1 Rekodkan perihal wang tak tuntut (> 1 tahun) ke dalam Borang Daftar Wang Tak Tuntut (UMA-3 dan UMA-4). 7.17.2 Semak dan tandatangani Borang UMA-3 & UMA-4. 7.17.3 Sekiranya tidak tepat, rujuk untuk tujuan pembetulan. 7.17.4 Sediakan baucer pembayaran wang tak dituntut kepada Akauntan Negara Malaysia. PBendK/KB 7.17.5 Semak dan luluskan baucer pembayaran. Pen.A & PBendK 7.17.6 Sekiranya tidak tepat, rujuk untuk tujuan pembetulan. 7.17.7 Kemukakan kepada Pejabat Pendaftar Wang Tak Tuntut : - 2 salinan asal UMA-4-3 salinan asal UMA-3-1 CD softcopy - Cek 4

PEJABAT BENDAHARI BAHAGIAN AKAUN, BELANJAWAN & PELABURAN NAMA DOKUMEN : ARAHAN KERJA PROSES PENYEDIAAN NO. RUJUKAN : PENYATA PENYESUAIAN BANK AK/BABP.BEND/002 Versi : Kedua Mod : 3 Tarikh Mod : 1 Nov 2015 7.17.8 Failkan salinan Borang UMA-3 dan UMA-4 untuk rujukan. 7.18 Failkan Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank. 8.0 OUTPUT KUALITI (UTAMA) Penyata Penyesuaian Bank 9.0 CARTA ALIR Carta Alir Proses Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank 10.0 DOKUMEN SOKONGAN (a) (b) (c) Borang Cek Belum Ditunaikan - Permohonan Cek Ganti Borang Daftar Wang Tak Dituntut UMA-3 Borang Daftar Wang Tak Dituntut UMA-4 11.0 REKOD KUALITI Rekod Rujukan Fail Lokasi Penyata Penyesuaian Bank BABP/023/Tahun Rak 5

AK/BABP.BEND/002 CARTA ALIR PENYEDIAAN PENYATA PENYESUAIAN BANK MULA 7.1 Cetak Penyata Bank (bulanan/harian) dari BizChannel. 7.2 Muat turun transaksi bayaran (cek/eft), penerimaan (resit) dan transaksi jernal daripada UTMFin. 7.3 Pastikan Penyata Bank (bulanan) tepat dan lengkap dari segi:- (a) Deposit Wang (b) Urusniaga melalui Credit Advice/Debit Advice (c) Urusniaga melalui Demand Draft (d) Bayaran Wang 7.4 Pindahkan data cek dari Penyata Bank (bulanan) ke format Excel. Laksanakan proses kontra/pemadanan cek secara manual. Buat pembetulan 7.7 7.5 Selaraskan perbezaan di antara Penyata Bank dan Lejar melalui Penyata Penyesuaian Bank. tidak lengkap 7.6 7.8 lengkap Semak dan luluskan Penyata Penyesuaian Bank. Minta staf/ptj ambil tindakan segera ke atas abnormalities. Bagi cek tamat tempoh, sediakan jernal pelarasan. Pamerkan cek belum tunai secara online, jika perlu. Buat pembetulan 7.10 tidak tepat 7.9 Semak dan luluskan jernal bagi cek tamat tempoh. tepat

AK/BABP.BEND/002 Buat pembetulan 7.13 7.11 Sediakan surat-surat peringatan dan Borang Permohonan Gantian Cek/EFT untuk pelanggan bagi permohonan cek gantian. Buat pembetulan 7.16 tidak tepat 7.12 tepat 7.14 Semak dan tandatangani surat - surat peringatan cek tamat tempoh. Terima Borang Permohonan Gantian Cek/EFT daripada pelanggan dan sediakan baucer pembayaran /cek ganti. Bagi gantian EFT, rujuk kepada UBA, URHP, Pejabat Zon dan RMC untuk urusan gantian. tidak tepat 7.15 7.17 tepat Semak dan luluskan baucer pembayaran/cek ganti. Sediakan jernal untuk memindahkan jumlah cek tak tunai (>1 tahun) ke akaun wang tak tuntut dan serahkan jumlah yang tidak dapat diselaraskan kepada Pendaftar Wang Tak Tuntut. Luluskan jernal wang tak tuntut. 7.18 Failkan Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank. Buat pembetulan Buat pembetulan 7.17.3 tidak tepat 7.17.6 tidak tepat 7.17.1 7.17.2 tepat 7.17.4 7.17.5 tepat 7.17.7 TAMAT Rekodkan perihal wang tak tuntut (>1 tahun) ke dalam Borang Daftar Wang Tak Tuntut (UMA-3 dan UMA-4). Semak dan tandatangani Borang UMA-3 dan UMA-4 Sediakan baucer pembayaran wang tak dituntut kepada Akauntan Negara Malaysia Semak dan luluskan baucer pembayaran Kemuka Borang UMA-3 (3 salinan), UMA-4 (2 salinan), 1 CD softcopy dan cek kepada Pendaftar Wang Tak Tuntut. 7.17.8 Failkan salinan Borang UMA-3 dan UMA-4 untuk rujukan TAMAT