Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Menerangkan tatacara proses perkhidmatan pengguna di PSAS. Meliputi : a. Pengurusan keahlian, b. Sirkulasi termasuk aktiviti penyelenggaraan bahan dan perkhidmatan kemudahan perpustakaan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Virtua (Online Documentation Circulation Module) UPM/OPR/PSAS/AK22 UPM/OPR/PSAS/AK21 UPM/OPR/PSAS/AK20 OPR/PSAS/GP03/PP OPR/PSAS/GP03/PKP OPR/PSAS/GP03/KW Arahan Kerja Sirkulasi Arahan Kerja Pengurusan Keahlian Arahan Kerja Penyelenggaraan Bahan Garis Panduan Perkhidmatan Pengguna Garis Panduan Perkhidmatan Kemudahan Perpustakaan Garis Panduan Kutipan Wang 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AK : Arahan Kerja GP : Garis Panduan : Bahagian Perkhidmatan Pengguna / Seksyen Perkhidmatan Pelanggan PS BSTM : Bahagian Sistem dan Teknologi Maklumat BMAP : Bahagian Media, Arkib dan Pemuliharaan BPM : Bahagian Pengurusan Maklumat BKPM : Bahagian Koleksi Pertanian Malaysia : Perpustakaan Kejuruteraan dan Senibina
Halaman: 2/9 PS : Perpustakaan Kampus Bintulu Sarawak : Perpustakaan Perubatan Veterinar : Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan : Ketua Bahagian Perkhidmatan Pengguna / Ketua Perpustakaan Cawangan : Pegawai Yang Bertanggungjawab PSAS : Perpustakaan Sultan Abdul Samad 5.0 TANGGUNGJAWAB bertanggungjawab memastikan semua kakitangan yang mengendalikan proses perkhidmatan pengguna langkah-langkah dalam prosedur ini.
Halaman: 3/9 6.0 PROSES TERPERINCI A. Pengurusan Keahlian Carta Alir Perincian /Dokumen Rujukan Proses/ 6.1 Mula 6.1 Mula Proses/ 6.2 Sediakan jadual bertugas 6.2 a. Sediakan jadual staf bertugas di kaunter perkhidmatan b. Pastikan Sistem Virtua boleh digunakan c. Sediakan borang dan dokumen berkaitan AK Sirkulasi Proses/ 6.3 Terima Permohonan 6.3 Terima permohonan 6.4 Laksana pendaftaran/ pembaharuan/ penamatan keahlian 6.5 Tamat 6.4 6.5 Laksana aktiviti: a. Pendaftaran Keahlian b. Pembaharuan keahlian c. Penamatan keahlian Tamat AK Pengurusan Keahlian GP Kutipan Wang Borang Permohonan/ Pembaharuan Keahlian Borang Permohonan/ Pembaharuan Keahlian keluarga Kakitangan Tetap UPM/Pesara UPM Borang Urusan Keahlian Borang Penyerahan Kutipan Wang Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (Borang diakses secara atas talian)
Halaman: 4/9 B. Sirkulasi Carta Alir Perincian /Dokumen Rujukan Proses/ 6.1 Mula 6.1 Mula AK Sirkulasi Proses/ 6.2 Sediakan jadual bertugas 6.2 a. Sediakan jadual staf bertugas di kaunter perkhidmatan b. Pastikan staf berada di semua kaunter perkhidmatan c. Pastikan Sistem Virtua boleh digunakan d. Pastikan borang dan dokumen berkaitan GP Perkhidmatan Pengguna GP Kutipan Wang GP Perkhidmatan Kemudahan Perpustakaan Proses/ 6.3 Terima Bahan/Tempahan 6.3 Terima bahan/tempahan perkhidmatan kemudahan 6.4 Laksana peminjaman/ pembaharuan/ pemulangan/ tempahan perkhidmatan kemudahan 6.5 Laksana aktiviti penyelenggaraan Bahan 6.4 6.5 Laksana peminjaman/ pembaharuan/ pemulangan/ tempahan perkhidmatan kemudahan Laksana aktiviti penyelenggaraan Bahan Borang Kutipan Denda Harian Borang Penyerahan Kutipan Wang Borang Tempahan Bahan Borang Penggunaan ik Karel Borang Penggunan ik Perbincangan Arahan Kerja Penyelenggaraan Bahan 6.6 Tamat 6.6 Tamat
Halaman: 5/9 7.0 REKOD 1. - Patron 2. UPM/PSAS//8.3.101 UPM/PSAS/BMAP/8.5.101 UPM/PSAS//8.11.101 UPM/PSAS/PS/8.14.101 UPM/PSAS//8.12.101 UPM/PSAS//8.10.101 Kutipan Wang Pelayan Virtua Sehingga bahan dikembalikan BMAP PS 7 tahun - Borang Kutipan Denda Harian (OPR/PSAS/BPM03/KDH) - -bil tunai - Borang Penyerahan Kutipan Wang (OPR/PSAS/BPM03/PKW) 3. OPR/PSAS/BL03/PBT Log Penerimaan / Penyerahan Tunai / Slip Resit - rekod terima / serah bil tunai / slip resit 4. OPR/PSAS/BL03/PW Log Penyerahan Wang ke Pejabat KP / Pejabat PS PS 7 Tahun BMAP BPM PS 7 tahun
Halaman: 6/9 5. OPR/PSAS/BL03/PKW Log Penyerahan Wang Kutipan Kepada Ketua Bahagian /Pustakawan - bil tunai - Borang Kutipan Denda Wang Harian (OPR/PSAS/BPM03/KDH) 6. OPR/PSAS/BL03/RD Log Resit Denda PS 7 tahun PS 7. UPM/PSAS/BPM/8.6.161 UPM/PSAS/PS/8.14.70 7 tahun BPM PS Perkhidmatan Pendidikan Jarak Jauh - Dokumen permohonan dan surat-surat berkaitan 8. OPR/PSAS/BL03/AHL1 Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Beryuran) - Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Luar (OPR/PSAS/BR03/AHL1) 9. OPR/PSAS/BL03/AHL2 Log Pendaftaran / Pembaharuan Keahlian (Tidak Beryuran) - Borang Permohonan / Pembaharuan Keahlian Keluarga Kakitangan Tetap UPM / Pesara 5 tahun Setahun selepas tamat tempoh keahlian Setahun selepas tamat tempoh keahlian
Halaman: 7/9 (UPM (OPR/PSAS/BR03/AHL2) 10. OPR/PSAS/BL03/RUK Log Urusan Keahlian Borang Urusan Keahlian (OPR/PSAS/BR03/RUK 11. UPM/PSAS//8.3.160 Peringatan Pembaharuan / Denda / Pemulangan Buku (Keahlian Luar) surat menyurat 12. OPR/PSAS/BL03/SLB Log Sewa Laci Berkunci - Borang Permohonan Sewa Laci Berkunci (OPR/PSAS/BR03/SLB) 13. OPR/PSAS/BL05/TKM Log Tempahan Kemudahan Media - Borang Tempahan Kemudahan Media (OPR/PSAS/BR05/TKM) 14. OPR/PSAS/BL05/BPD Log Penggunaan Bahan / ik Pandang Dengar - Borang Penggunaan Bahan / ik Pandang Dengar (OPR/PSAS/BR05/BPD) 15. OPR/PSAS/BL03/BK Log Penggunaan ik Karel - Borang Penggunaan ik Karel (OPR/PSAS/BR03/BK) PS 5 Tahun PS BMAP BMAP PS
Halaman: 8/9 16. OPR/PSAS/BL03/BP Log Penggunaan ik Perbincangan -Borang Penggunaan ik Perbincangan (OPR/PSAS/BR03/BP) PS 17. Log Tempahan Bahan OPR/PSAS/BL03/TB PS Borang Tempahan bahan OPR/PSAS/BR03/TB 18. UPM/PSAS/BS/8.3.48 UPM/PSAS//8.11.46 UPM/PSAS//8.10.48 UPM/PSAS//8.12.48 UPM/PSAS/PS/8.14.46 Pelupusan Bahan PS 20. OPR/PSAS/BL03/PPB 5 Tahun Log Laporan Pemantauan Penyelenggaraan Bahan - Borang Laporan Bacaan Rak (OPR/PSAS/BR03/LBR) BKPM PS
Halaman: 9/9 21. OPR/PSAS/BL03/PSB Log Laporan Pemantauan Penyisihan Bahan - Borang Pemantauan Penyisihan Bahan (OPR/PSAS/BR03/PSB) PS 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa 02 00 OPR: (PSAS)- 2/2015 Mesyuarat Pengurusan PSAS ke- 42 Ketua Pustakawan WP 05/06/2015