UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi dan Ekonomi Manajemen Program Studi Sistem Informasi dan Ekonomi Manajemen Skripsi Sarjana Komputer dan Sarjana Ekonomi Semester Ganjil tahun 2006/2007 ANALISIS TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN METODE NEW INFORMATION ECONOMICS (STUDI KASUS : SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PT. XYZ) Abstrak Farina Mutia 0600655813 Kelas: 09 PAY PT. XYZ adalah perusahaan produsen mobil mewah, yang memiliki pabrik perakitan dan kantor pusat di desa Wanaherang, Gunung Putri, Bogor. PT.XYZ memiliki beberapa sistem aplikasi, infrastruktur, layanan, dan manajemen yang sedang berjalan serta proyek yang akan dikembangkan untuk meningkatkan proses bisnisnya.dan maka dari itu pihak Eksekutif dan Manajemen dari PT.XYZ ingin mengetahui tingkat kepentingan dan keefektifitasan masing-masing aplikasi tersebut dengan kebutuhan perusahaan serta ingin mengetahui apakah inestasi yang telah dikeluarkan sebanding dengan besarnya dampak dan manfaatnya pada perusahaan dan mengusulkan untuk menganalisa sistem aplikasi yang berjalan dan rencana proyek TI dengan metode New Information Economics, menggunakan 4 praktek yaitu Strategic Demand/ Supply Planning, Innoation, Prioritization dan Alignment dan dan dengan enam tahapan metode New Information Economics yaitu Bussines Strategic Intentions, Assesed Portfolio, Strategic Agenda, Strategic IT Plan, Strategic IT Requirements dan Project. Hasil penelitian yang diperoleh yaitu berupa informasi mengenai strategi inestasi penerapan sistem ERP dengan aplikasi SAP 4.6C dan rencana proyek kedepan sehingga dapat mengetahui modul aplikasi dan TI mana yang lebih penting untuk dikembangkan dan modul aplkasi dan TI yang sebaiknya diabaikan agar perusahaan dapat mengalokasikan inestasi kepada proyek TI yang sehingga dapat mendukung produktifitas dan kinerja PT.XYZ. Kata Kunci : New Information Economics, Portfolio, Project dan Sistem aplikasi yang sedang berjalan.
PRAKATA Puji dan syukur kepada Allah SWT atas segala rahmat yang diberikan oleh-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini berjudul Analisis Teknologi Informasi dengan Metoda New Information Economics (Studi Kasus : Sistem dan Teknologi Informasi Pada PT. XYZ) yang penulis susun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar kesarjanaan Strata- 1 di Uniersitas Bina Nusantara, Jakarta. Dengan segala kerendahan hati penulis, penulis sangat menghargai segala saran dan kritik yang membangun dari pembaca untuk penyempurnaan skripsi ini. Penulis telah berusaha sebaik mungkin dalam menyelesaikan laporan skripsi ini. Pada kesempatan ini perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan laporan skripsi ini. Untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada : 1. Keluarga penulis (Orang Tua tercinta, Kakak dan Kakak Ipar tersayang) yang secara terus-menerus memberikan semangat, dukungan finansial, dan harapan dalam segala hal selama penulisan skripsi ini. 2. Bapak Fendy S.Kom, MM. selaku dosen pembimbing yang dengan kesabarannya, saran dan kritiknya untuk terus membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 3. Ibu Enggal Sriwardiningsih SE, Msi. selaku dosen pembimbing yang dengan kesabarannya, saran dan kritiknya untuk terus membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc, selaku Rektor Uniersitas Bina Nusantara. 5. Bapak Siswono, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Uniersitas Bina Nusantara. 6. Bapak Idris Gautama SE, S.Kom, MM, MBA selaku Ketua Jurusan Manajemen Uniersitas Bina Nusantara. 7. Dosen-dosen Uniersitas Bina Nusantara yang pernah mengajar penulis. 8. Bapak Arie Wardhana selaku Manajer IT, yang telah memberikan bimbingan, saran dan kritik, data, informasi dan petunjuk mengenai skripsi ini. 9. Ibu Harliati selaku Manajer HRD, yang telah memberikan kesempatan untuk melakukan penelitian pada perusahaan ini. 10. Sahabat dan orang tersayang yang telah banyak memberikan semangat dan bantuan kepada penulis selama penulisan skripsi ini. 11. Teman-teman kelas 09PAY, yang selalu membantu dan memberikan dukungan, serta memberikan banyak masukkan yang berharga bagi skripsi ini. 12. Dan semua pihak yang telah membantu, membimbing dan mendoakan penulis sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan benar. Jakarta, 15 Januari 2007 Penulis
DAFTAR ISI Halaman Judul Luar... i Halaman Judul Dalam... ii Halaman Persetujuan... iii Abstrak... Prakata... i Daftar Isi... iii Daftar Tabel... xiii Daftar Gambar... xi Daftar Lampiran... xiii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Ruang Lingkup... 2 1.3 Tujuan dan Manfaat... 3 1.4 Sistematika Penulisan... 3 BAB 2 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah PT.XYZ... 5 2.2 Visi dan Misi... 6 2.3 Struktur Organisasi... 8 2.4 Proses Bisnis... 12 2.5 Jaringan Informasi dan Spesifikasi Hardware/Software... 13 2.6 Analisis SWOT... 16 2.6.1 Faktor Kekuatan Internal PT.XYZ... 16 2.6.2 Faktor Kelemahan Internal PT.XYZ... 18 2.6.3 Faktor Peluang Eksternal PT.XYZ... 19 2.6.4 Faktor Ancaman Eksternal PT.XYZ... 21 2.6.5 Matriks IFAS... 23 2.6.6 Matriks EFAS... 24 2.6.7 Pencocokan Data PT.XYZ... 24
2.6.8 Hasil Matriks Internal Eksternal... 25 2.6.9 Hasil Diagram SWOT... 26 2.6.10 Hasil Matrik SWOT... 28 2.6.11 Hasil Penelitian... 29 2.7 Analisa 5 Daya Porter... 30 2.8 Strategic Intentions... 35 BAB 3 LANDASAN TEORI 3.1 Sistem Informasi... 37 3.2 Teknologi Informasi... 38 3.3 Proyek Teknologi Informasi... 38 3.4 New Information Economics.. 39 3.4.1 Mendefinisikan Tujuan... 39 3.4.1.1 Disconnects. 41 3.4.1.2 Critical Success Factors... 42 3.4.1.3 The New Information Economics Practices 43 3.4.1.4 Practices Support... 49 3.4.1.5 Business Value Maturity Model... 49 3.4.1.6 The Strategy-to-Bottom-Line Value Chain... 51 3.4.2 Menanyakan Pertanyaan yang Tepat. 52 3.4.2.1 Affordability Questions: The Starting Point for the Right Actions 53 3.4.2.2 Impact Questions: The Roadmap for the Right Actions. 54 3.4.3 Menghubungkan dengan Bottom-Line... 57 3.4.3.1 Bottom-Line Impact Based on Cause and Effect... 58 3.4.3.2 Cause and Effect Based on Management s Intention 59 3.4.3.3 Principles of IT s Bottom-Line Impact.. 61 3.4.4 Memahami Biaya dan Sumber Daya.. 62
3.4.4.1 Menaksir Portfolio. 64 3.4.4.2 Menaksir Portfolio Teknologi Informasi untuk Meningkatkan Dampak pada Bottom Line... 66 3.4.4.3 Portfolio Manajemen Teknologi Informasi dalam Prioritas... 68 3.4.4.4 Portfolios dalam Praktek NIE... 69 3.4.4.5 Implementasi Portfolio Informasi dalam Praktek NIE... 72 3.4.4.6 Empat Konsep Portfolio Teknologi Informasi... 73 3.4.4.7 Integrasi Portfolio Manajemen dalam Praktek NIE... 80 3.4.4.8 Penjumlahan Portfolios dan Portfolio Manajemen dalam Teknologi Informasi... 81 3.4.5 Fokus terhadap Tujuan yang Tepat... 84 3.4.5.1 Tujuan dan Prinsip-prinsip untuk Right 84 Decision/Right Results 3.4.5.2 Tujuan dan Prinsip-prinsip yang Diaplikasikan pada Strategy-to-Bottom-Line Value Chain dan NIE Practices... 91 BAB 4 METODOLOGI PENELITIAN 4.1 Kerangka Pemikiran... 93 4.2 Jenis dan Metode Penelitian... 94 4.3 Teknik Pengumpulan Data... 94 4.4 Teknik Analisis Data... 95
4.5 Tempat Penelitian... 98 BAB 5 HASIL DAN PEMBAHASAN 5.1 Perencanaan Strategi Permintaan/Pemasok... 99 5.1.1 Strategic Agenda dalam Penggunaan Teknologi Informasi 99 5.1.2 Perencanaan Strategi Teknologi Informasi. 100 5.1.3 Strategic Requirement Information Technology Plan. 102 5.2 Inoasi... 103 5.2.1 Business and Technology Monitoring 105 5.2.2 Inoasi Visioning.. 105 5.2.3 Business Context on Choice.. 106 5.2.4 Actionable Inoasi.. 107 5.3 Prioritas.. 108 5.3.1 Project... 108 5.3.1.1 Project Plan. 109 5.3.1.2 Project Budget.... 110 5.3.2 Portfolio Project Information Technology... 112 5.3.2.1 Portfolio Strategi. 112 5.3.2.2 Portfolio Operasional.... 114 5.3.3 Strategi Inestasi Portfolio Proyek Teknologi Informasi 115 5.4 Penyelarasan 118 5.4.1 Budget Teknologi Informasi yang Berjalan. 118 5.4.2 Portfolio Teknologi Informasi yang Berjalan.. 120 5.4.2.1 Portfolio Aplikasi. 121 5.4.2.2 Portfolio Infrastruktur.... 135 5.4.2.3 Portfolio Layanan... 140
5.4.2.4 Portfolio Manajemen.... 142 5.4.3 Analisa Portfolio Teknologi Informasi yang Berjalan 147 BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN 6.1 Simpulan... 164 6.2 Saran... 165 DAFTAR PUSTAKA... 167 RIWAYAT HIDUP... 169 LAMPIRAN... L1 FOTOKOPI SURAT SURVEY
DAFTAR TABEL Tabel 2.1 Spesifikasi Hardware dan Software... 15 Tabel 2.2 Kekuatan Internal... 16 Tabel 2.3 Kelemahan Internal... 18 Tabel 2.4 Peluang Eksternal... 20 Tabel 2.5 Ancaman Eksternal... 21 Tabel 2.6 Normalisasi Bobot Faktor Internal... 23 Tabel 2.7 Normalisasi Bobot Faktor Eksternal... 24 Tabel 2.8 Hasil Matrik Internal Eksternal... 25 Tabel 2.9 Total Bobot * Rating Strength... 29 Tabel 2.10 Total Bobot * Rating Weakness... 29 Tabel 2.11 Total Bobot * Rating Opportunities... 29 Tabel 2.12 Total Bobot * Rating Threats... 29 Tabel 2.13 Strategic Intentions PT.XYZ 35 Tabel 5.1 Strategic Agenda Penggunaan Teknologi Informasi 99 Tabel 5.2 Strategic Intentions (Fokus Terhadap Proses Produksi) to IT Strategic Plan... 100 Tabel 5.3 Strategic Intentions (Peningkatan Efektifitas Kinerja dalam Proses Bisnis) to IT Strategic Plan. 101 Tabel 5.4 Strategic Intentions (Meningkatakan Mutu Produk dan Fokus terhadap Mutu Produk) to IT Strategic Plan... 102 Tabel 5.5 Strategic Intentions (Penekanan Biaya Logistik) to IT Strategi Plan... 103 Tabel 5.6 Strategic Requirement IT Plan... 103 Tabel 5.7 Skenario Inoasi... 107 Tabel 5.8 Project Plan e procurement... 109 Tabel 5.9 Project Plan SAP 5.0... 110 Tabel 5.10 Project Budget e procurement (Inestasi Awal)... 111 Tabel 5.11 Project Budget SAP 5.0 (Total Biaya)... 111
Tabel 5.12 Portfolio Proyek Teknologi Informasi... 112 Tabel 5.13 Business Value Scorecard Proyek e procurement... 113 Tabel 5.14 Business Value Scorecard SAP 5.0... 114 Tabel 5.15 Prioritas dengan Kaitan Nilai dan Resiko... 115 Tabel 5.16 Prioritas dengan Kaitan Nilai dan Probabilitas Kesuksesan... 116 Tabel 5.17 Portfolio Inestasi Pengembangan... 116 Tabel 5.18 Hubungan Ketergantungan dan Keluasan terhadap Biaya... 119 Tabel 5.19 Portfolio Dasar Teknologi Informasi yang Berjalan... 121 Tabel 5.20 Portfolio Aplikasi... 122 Tabel 5.21 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Finance/Controlling... 124 Tabel 5.22 Biaya Operasional Aplikasi Finance/Controlling... 124 Tabel 5.23 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Material Management... 126 Tabel 5.24 Biaya Operasional Aplikasi Material Management... 126 Tabel 5.25 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Sales and Distribution... 128 Tabel 5.26 Biaya Operasional Aplikasi Sales and Distribution... 128 Tabel 5.27 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Human Resource... 130 Tabel 5.28 Biaya Operasional Aplikasi Human Resource... 130 Tabel 5.29 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Quality Management... 132 Tabel 5.30 Biaya Operasional Aplikasi Quality Management... 132 Tabel 5.31 Bussiness Value Scorecard Aplikasi Production Planning... 134 Tabel 5.32 Biaya Operasional Aplikasi Production Planning... 134 Tabel 5.33 Portfolio Infrastruktur... 135 Tabel 5.34 Bussiness Value Scorecard Infrastruktur Serer SAP... 137 Tabel 5.35 Biaya Operasional Infrastruktur Serer SAP... 137 Tabel 5.36 Bussiness Value Scorecard Infrastruktur Network Cisco... 139 Tabel 5.37 Biaya Operasional Infrastruktur Network Cisco... 139 Tabel 5.38 Portfolio Layanan... 140 Tabel 5.39 Bussiness Value Scorecard Layanan Application Support... 142 Tabel 5.40 Biaya Operasional Layanan Application Support... 142 Tabel 5.41 Portfolio Manajemen... 143
Tabel 5.42 Bussiness Value Scorecard Manajemen Training... 145 Tabel 5.43 Biaya Operasional Manajemen Training... 145 Tabel 5.44 Bussiness Value Scorecard Manajemen Knowledge Management... 147 Tabel 5.45 Biaya Operasional Layanan Manajemen Knowledge Management... 147 Tabel 5.46 Nilai Presentase Ketergantungan... 148 Tabel 5.47 Hubungan Ketergantungan dengan Kualitas terhadap Biaya... 149 Tabel 5.48 Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan... 151 Tabel 5.49 Nilai Presentase Penyelarasan... 156 Tabel 5.50 Hubungan Penyelarasan dengan Kualitas terhadap Biaya... 158 Tabel 5.51 Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan... 159
DAFTAR GAMBAR Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT.XYZ... 8 Gambar 2.2 Business Process PT.XYZ. 12 Gambar 2.3 Jaringan Informasi PT.XYZ... 14 Gambar 2.4 Hasil Diagram SWOT... 26 Gambar 2.5 Hasil Matrik SWOT... 28 Gambar 2.6 Analisa Porter... 31 Gambar 3.1 Our Goal Is The IT Improement Zone... 40 Gambar 3.2 New Information Economics Practices... 44 Gambar 3.3 Perencanaan Strategi Permintaan/Pemasok dan Inoasi dalam Value Chain... 46 Gambar 3.4 Prioritas dalam Value Chain... 47 Gambar 3.5 IT IM Maturity Stages and Critical Process... 50 Gambar 3.6 Strategy -to-bottom-line Value Chain... 51 Gambar 3.7 The Impact Question... 55 Gambar 3.8 Cause and Effect to The Bottom-Line... 59 Gambar 3.9 Basic Portfolio Template... 63 Gambar 3.10 Contoh Portfolio Aplikasi... 64 Gambar 3.11 Portfolio Manajemen Sementara dalam Information Economics Pembagian dalam Pengembangan Aplikasi... 68 Gambar 3.12 Portfolios dalam Praktek NIE... 71 Gambar 3.13 Pembagian Total Sumber Daya Teknologi Informasi dalam Portfolio... 74 Gambar 3.14 Empat Portfolio yang Berjalan... 76 Gambar 3.15 Pembagian Inestasi Aplikasi Baru dalam Empat Portfolio Untuk Keseimbangan dan Pengambilan Keputusan... 77 Gambar 3.16 Empat Kategori Portfolio... 78 Gambar 3.17 Contoh Keseimbangan dalam Portfolio Teknologi Informasi... 79 Gambar 3.18 Portfolios Digunakan dalam Praktek NIE... 80
Gambar 3.19 Analisa Portfolio untuk Pengambilan Keputusan... 81 Gambar 3.20 Portfolio Inestasi Pengembangan... 82 Gambar 3.21 Portfolio Proyek Untuk Pengambilan Keputusan... 83 Gambar 3.22 Hasil dari Tujuan 1... 85 Gambar 3.23 Hasil dari Tujuan 2... 87 Gambar 3.24 Hasil dari Tujuan 3... 88 Gambar 3.25 Hasil dari Tujuan 4... 89 Gambar 3.26 Hasil dari Tujuan 5... 90 Gambar 3.27 Kaitan Tujuan pada Prinsip Prinsip Praktek... 91 Gambar 4.1 Kerangka Pemikiran... 93 Gambar 5.1 Presentase Biaya Proyek... 111 Gambar 5.2 Hubungan Resiko dan Dampak Terhadap Biaya Proyek... 116 Gambar 5.3 Hubungan Probabilitas dan Dampak terhadap Biaya Proyek... 117 Gambar 5.4 Presentase Budget Teknologi Inf ormasi yang Sedang Berjalan... 119 Gambar 5.5 Presentase Ketergantungan... 148 Gambar 5.6 Hubungan Ketergantungan dan Kualitas terhadap Biaya... 150 Gambar 5.7 Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan... 151 Gambar 5.8 Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan... 152 Gambar 5.9 Strategi Inestasi untuk Portfolio... 152 Gambar 5.10 Presentase Penyelarasan Strategi... 156 Gambar 5.11 Hubungan Penyelarasan dengan Kualitas Terhadap Biaya... 158 Gambar 5.12a Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan... 159 Gambar 5.12b Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan... 160 Gambar 5.12c Strategi Inestasi Portfolio yang Berjalan... 160 Gambar 5.13 Strategi Inestasi Portfolio... 161
DAFTAR LAMPIRAN Kuisioner Portfolio Perhitungan Bobot Portfolio Perhitungan Resiko.. Probabilitas Kesuksesan L1 L2 L7 L12 Wawancara Management Agenda Tabel Normalisasi IFAS dan EFAS.. L21 L14