PROSEDUR PENGURUSAN REKOD

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA PEJABAT KESIHATAN KOTA TINGGI, JOHOR PROSEDUR PENGURUSAN REKOD NO KELUARAN : 04 NO RUJUKAN : JOH-PKKT-PK-S04 NO PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA : 14 OGOS 2014 PROSEDUR PENGURUSAN REKOD NAMA TANDATANGAN DISEDIAKAN OLEH Roszanah Binti Kamis N17 Cetakkan Komputer DISEMAK OLEH Dr Fazilahton Binti Rajulin Pegawai Perubatan UD54 Ketua Pengawal Dokumen Cetakkan Komputer DILULUSKAN OLEH Dr Hjh Hanihaselah bt Mohd Salleh Pakar Perubatan Keluarga UD54 Wakil Pengurusan Cetakkan Komputer

1.0 OBJEKTIF Memastikan rekod kerajaan diurus dengan cekap dan teratur selaras dengan peruntukan undang-undang, peraturan dan piawaian yang ditetapkan. 2.0 SKOP Dasar ini terpakai bagi pengurusan rekod meliputi pewujudan, penggunaan, penyelenggaraan dan pelupusan di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual kualiti Pejabat Kesihatan Daerah Kota Tinggi 3.2 Arahan Perkhidmatan Bab 3,Bab 4 dan Bab 5. 3.3 Perintah Am, Pekeliling Kementerian Kesihatan dan PKPA. 3.4 Undang-Undang Malaysia Akta Arkib Negara 2003 3.5 Jadual Pelupusan Rekod Perubatan Kementerian Kesihatan Malaysia 3.6 Panduan Pelupusan Rekod Awam 3.7 Panduan Pelupusan Rekod Perubatan 3.8 Panduan Pelupusan Rekod Kewangan 4.0 TERMINOLOGI 4.1 Rekod : Dokumen yang menyatakan pencapaian keputusan atau memberikan bukti aktiviti yang telah dilaksanakan 4.2 PKD : Pegawai Kesihatan Daerah 4.3 PPT : Penolong Pegawai Tadbir 4.4 PPP : Penolong Pegawai Perubatan 4.5 PT : 4.6 KJK : Ketua Jururawat Kesihatan 4.7 JM : Jururawat Masyarakat 4.8 PPK : Pembantu Perawatan Kesihatan 4.9 PO : 4.10 PA : Page 2

4.11 Ketua Bahagian / Ketua Unit : Personel yang dilantik untuk mengetuai sesuatu bahagian iaitu :- a) Bahagian Pembangunan Kesihatan Keluarga - Pegawai Perubatan - Jururawat - Jururawat Masyarakat a) Bahagian Inspektorat - Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran b) Bahagian Kesihatan Primer - Penolong Pegawai Perubatan c) Bahagian Pengurusan - Kanan Page 3

5.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB 5.1 TERIMAAN SURAT TINDAKAN 5.1.1 Terima surat melalui pos dan fax atau kiriman tangan dan ambil tindakan. Buka dan cop terima serta cop tindakan 5.1.2 Daftar surat didalam komputer atau Buku Daftar Surat SULIT serah kepada PKD atau Penerima tanpa dibuka 5.1.3 Hantar semua surat kepada PKD untuk tindakan. Bagi yang memerlukan tindakan segera, tagging SERTA MERTA/SEGERA hendaklah memaklumkan kepada PKD dengan kadar segera 5.1.4 PKD Semak surat dan minitkan arahan tindakan kepada pegawai yang berkaitan. 5.1.5 Semak surat yang diminitkan dan surat yang memerlukan tindakan segera hendaklah dimaklumkan kepada pegawai yang terlibat melalui telefon 5.1.6 Surat yang telah disemak dan diminit oleh PKD diedarkan mengikut arahan untuk diambil tindakan lanjut. TANGGUNGJAWAB PT PT PT / PKD PKD PT PT TINDAKAN 5.2 PENGURUSAN PENGHANTARAN SURAT 5.2.1 Terima surat-surat untuk edaran dari Unit/Bahagian PAP / PA 5.2.2 Asingkan surat dan rekod didalam buku despatch mengikut unit 5.2.3 Surat dalaman dan luar jabatan didalam daerah dihantar melalui serahan tangan dan surat luar daerah dihantar melalui pos TANGGUNGJAWAB PAP / PA PAP / PA 5.2.4 Pastikan alamat penerima lengkap. jika tidak, kembalikan kepada pengirim untuk semakan semula 5.2.5 Hantar surat kepada pegawai atau jabatan yang terlibat dengan secepat mungkin PAP / PA PAP / PA Page 4

TINDAKAN 5.3 PEMBUKAAN / PENDAFTARAN FAIL 5.3.1 Teliti kandungan surat / dokumen yang hendak difailkan. Semak klasifikasi fail dan kod klasifikasi Fail dibuka apabila: i. Fail yang diperlukan belum ada ii. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid baru iii. Fail asal tidak dapat dikesan iv. Fail asal didapati rosak dan perlu diganti dengan kulit baru v. Perubahan pentadbiran sesuatu Pejabat Awam vi. Skima Klasifikasi Fail dirombak atau bertukar kepada Sistem Klasifikasi yang baru 5.3.2 Buat analisa perkara / kandungan surat/ dokumen mengikut pengkelasan keselamatan terperingkat i. Fail Putih ( Perkara Terbuka ) ii. Fail Hijau ( Perkara Sulit ) 5.3.3 Tentukan nama dan tajuk fail untuk fail baru. Buka kulit fail baru i. Tebuk lubang pada kulit fail dan kertas minit ii. Tulis tajuk fail dan nombor rujukan fail iii. Masukkan tali hijau dan kertas minit 5.3.4 Masukkan kandungan, catat nombor kandungan pada bahagian atas sebelah kanan surat dan minitkan lampiran pada kertas minit 5.3.5 Daftarkan fail baru dalam Klasifikasi Fail Pejabat Kesihatan Kota Tinggi dan sediakan indeks TANGGUNGJAWAB Page 5

TINDAKAN 5.4 PENGGUNAAN DAN KAWALAN FAIL 5.4.1 Fail dikeluarkan berdasarkan kepada permohonan sama ada secara lisan atau menggunakan borang permohonan fail 5.4.2 Setiap fail yang dikeluarkan hendaklah ditulis didalam doket pergerakan fail terlebih dahulu. Catatkan dengan jelas singkatan nama dan jawatan dan tarikh pegawai menggunakan fail. Doket hendaklah diletakkan di rak fail disimpan untuk rujukan. Lampiran A- Doket Fail 5.4.3 Kad pinjaman fail hendaklah diletakkan di hadapan fail bagi memastikan fail hanya boleh dipinjam selama 2 minggu Lampiran B- Kad pinjaman fail 5.4.4 Bagi fail-fail yang telah selesai diambil tindakan, hendaklah dikemaskini tarikh pemulangan fail didalam Doket fail 5.4.5 Memisahkan fail aktif dan fail tidak aktif di Jabatan Fail tidak aktif: i. Segala tindakan ke atas fail telah selesai/tamat ii. Fail tidak digunakan dan dirujuk lagi 5.4.6 Fail tidak aktif hendaklah ditutup dan dituliskan DITUTUP PADA. Pada muka hadapan kulit TANGGUNGJAWAB 5.4.7 Fail ditutup dan simpan sebelum tindakan pelupusan Page 6

5.5 PELUPUSAN FAIL TINDAKAN 5.5.1 Mengenalpasti samada rekod telah tamat tindakan dan telah memenuhi tempoh simpanan yang dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod 5.5.2 Rekod disusun dan diikat bundle dan hendaklah disenaraikan didalam borang pelupusan 5.5.3 Pegawai Rekod Jabatan hendaklah membuat penilaian ke atas setiap unit rekod bagi menentukan sama ada rekod mempunyai nilai utama untuk kepentingan jabatan. Penilaian ini hendaklah dicatatkan dalam boring permohonan pelupusan sama ada rekod tersebut dicadang simpan atau musnah. 5.5.4 Pengisian borang pelupusan rekod mengikut jenis rekod Mengikut Akta Arkib Negara Malaysia 2003 TANGGUNGJAWAB Arkib 2/08 Arkib 3/08 Arkib 4/08 - Borang Pemusnahan Rekod Awam - Borang Permohonan Rekod Elektronik - Borang Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan Arkib 5/08 - Borang pelupusan fail yang tidak mempunyai jadual Arkib 6/08 - Borang pelupusan rekod kartografi yang tidak mempunyai jadual Arkib 7/08 - Borang pelupusan rekod seni bina yang tidak mempunyai jadual Arkib 8/08 - Borang pelupusan rekod pandang dengar yang tidak mempunyai jadual Arkib 9/08 - Borang pelupusan rekod terbitan dan bahan bercetak yang tidak mempunyai jadual Arkib 10/08 - Borang pelupusan rekod elektronik yang tidak mempunyai jadual 5.5.5 Kemukakan satu salinan borang permohonan bagi Pemusnahan rekod awam ke Jabatan Arkib Negara Malaysia. Bagi rekod kewangan dan perakaunan satu salinan borang hendaklah dikemukakan ke Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara 5.5.6 Terima surat kebenaran pemusnahan daripada Arkib Negara. Sekiranya melibatkan rekod kewangan dan perakaunan surat kebenaran pemusnahan daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara Page 7

hendaklah disertakan bersama. 5.5.7 Rekod-rekod yang diputuskan simpan hendaklah dilaksanakan pemindahan rekod ke Arkib Negara dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan yang diterima. Rekod-rekod yang diputuskan musnah hendaklah dilaksanakan pemusnahan rekod-rekod berkenaan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan yang diterima. 5.5.8 Setelah rekod dimusnahkan/dipindahkan secara fizikal, pengesahan bahawa rekod tersebut telah dimusnahkan hendaklah dimaklumkan kepada Arkib Negara dalam tempoh satu (1) bulan daripada tarikh pemusnahan. Arkib 11/08 - Borang permohonan pemindahan rekod awam Arkib 12/08 - Penentusahan pemusnahan rekod awam Arkib 13/08 - Penentusahan pemusnahan rekod kewangan dan perakaunan Page 8

6.0 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( TERIMAAN SURAT ) MULA Terima Surat / JIKA SURAT SULIT Hendaklah di Cop Terima dan Dicop untuk tindakan Daftar Surat Hantar Surat kepada PKD untuk diminitkan PKD semak dan minitkan arahan Pegawai Kesihatan Daerah Semak surat, maklumkan kepada pegawai menikut arahan PKD Edarkan Surat Page 9

6.1 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD (PENGURUSAN PENGHANTARAN SURAT) Terima Surat Edaran Asingkan surat dan rekod dalam buku despatch mengikut unit Surat Dalaman Surat Luaran Surat Pos Pastikan alamat pengirim lengkap YA TIDAK Pulangkan kepada Pengirim Edarkan Surat Page 10

6.2 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( PEMBUKAAN & PENDAFTARAN FAIL ) Terima Surat / Semak kandungan surat yang hendak difailkan samada fail telah dibuka atau tidak Buat analisa kandungan surat mengikut pengkelasan keselamatan terperingkat Tentukan nama dan tajuk fail untuk membuat fail baru Masukkan surat, catat nombor kandungan dan masukkan kertas minit Daftar fail dan buat indeks Page 11

6.3 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( PENGGUNAAN & KAWALAN FAIL ) Terima Permohonan Cari fail dan tulis pergerakan fail didalam doket Letak kad pinjaman fail di bahagian hadapan fail Kemaskini fail setelah tamat tindakan didalam doket Semak fail-fail yang aktif atau tidak aktif Tutup fail yang tidak aktif Fail disimpan sebelum tindakan pelupusan Page 12

6.4 CARTA ALIRAN KAWALAN REKOD ( PELUPUSAN FAIL ) Fail Tamat Tempoh Rekod disusun mengikut tahun pelupusan Buat penilaian fail samada rekod perlu disimpan atau musnah Isi borang pelupusan fail Hantar ke Arkib Negara / Jabatan Akauntan Negara / Jabatan Audit Negara Terima Surat Kebenaran SIMPAN Pindah Ke Arkib MUSNAH Buat Pelupusan TAMAT Page 13

7.0 REKOD KUALITI BIL JENIS REKOD LOKASI 1 Fail Aktif Bilik Rekod 2 Fail Tutup Stor fail Pentadbiran / Kewangan TEMPOH PENYIMPANAN Sehingga Diperlukan Mengikut Jadual Pelupusan 3 Daftar Klasifikasi Fail Bilik Rekod Kekal Selamanya 4 Doket Fail Bilik Rekod Mengikut fail aktif 5 Kad Pinjaman Fail Bilik Rekod 1 tahun 6 Borang Arkib 2 hingga 13/08 Bilik Rekod Kekal Selamanya Page 14

8.0 INPUT 8.1 SUMBER MANUSIA 8.1.1 Pegawai Kesihatan Daerah 8.1.2 8.1.3 Pegawai Yang Diberi Kuasa 8.1.4 8.1.5 8.1.6 Ketua Unit / Ketua Bahagian 8.2 DATA / MAKLUMAT 8.2.1 Fail Jabatan 8.2.2 Kad-Kad 8.2.3 Borang-borang 8.3 PERALATAN 8.3.1 Komputer 8.3.2 Mesin Perincih 8.3.3 Tali 9.0 OBJEKTIF PROSES 9.1 OBJEKTIF KESELURUHAN Memastikan rekod-rekod diselenggara dengan teratur mengikut Peraturan dan Akta Arkib Negara Malaysia 2003 9.2 OBJEKTIF SUB PROSES 9.2.1 9.2.2 Memastikan 100% permohonan pelupusan rekod dihantar ke Arkib Negara dalam tempoh 1 bulan dari tarikh permohonan diterima dari unit-unit/klinik Kesihatan/ Klinik Desa di Pejabat Kesihatan Kota Tinggi Memastikan 100% permohonan pelupusan rekod dihantar oleh setiap unit ke unit rekod sekurang-kurangnya sekali setahun 10.0 KLAUSA YANG BERKAITAN 10.1 Kawalan Rekod Page 15

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH NO KELUARAN NO PINDAAN M/S BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN 01.03.2013 03 00 Keseluruhan Perubahan Keseluruhan Muka Surat Berdasarkan Keperluan Pengawal Dokumen Cetakkan Komputer 11.05.2013 03 01 11 Pengguguran Objektif Sub Proses lama digantikan dengan Objektif Sub Proses yang Baru Cetakkan Komputer 01.03.2014 04 00 Keseluruhan Perubahan / Penambahbaikan format Dokumen mengikut keperluan yang lebih mudah Cetakkan Komputer Terdapat 50% pemegang prosedur telah bertukar dan terdapat cadangan pindaan dilakukan Terdapat perubahan sasaran dan KPI yang ditetapkan oleh JKNJ / KKM. Page 16

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen terkawal ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaanpindaan yang dinyatakan di dalam Rekod Pindaan HALAMAN DIPINDAAN TARIKH NO KELUARAN NO PINDAAN M/S BUTIR-BUTIR PINDAAN DILULUSKAN 14.08.2014 04 01 15 Memastikan 100% permohonan pelupusan rekod dihantar oleh setiap unit ke unit rekod sekurangkurangnya sekali setahun Cetakkan Komputer Page 17