BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN

BAB 4 ANALISIS DAN BAHASAN Pengelolaan Sumber Daya Manusia dapat mempengaruhi kinerja di suatu perusahaan sehingga perlu dilakukan audit operasional atas fungsi SDM yang dilaksanakan secara sistematis dan terarah. Tujuan audit operasional pada PT XL Axiata Tbk adalah untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas fungsi sumber daya manusia. Untuk menilai aspek 3E (Ekonomi, Efisiensi, dan Efektivitas) yang ada dalam suatu perusahaan maka dilakukan proses audit operasional yang dimulai dengan survei pendahuluan, evaluasi sistem pengendalian manajemen dan prosedur audit terinci. 4.1 Survei Pendahuluan Pelaksanaan audit operasional di PT XL Axiata Tbk didahului dengan survei pendahuluan yang bertujuan untuk memperoleh gambaran umum mengenai latar belakang dan kegiatan usaha perusahaan. Dengan survei pendahuluan, maka dapat diperoleh berbagai informasi penting yang berkaitan dengan semua aspek dalam perusahaan dimana informasi yang diperoleh dapat digunakan sebagai dasar dalam menyusun tahap-tahap audit berikutnya serta mengidentifikasikan masalah-masalah yang terjadi saat itu serta mengarahkan secara langsung perhatian penulis pada kejadian penting di dalam perusahaan tersebut. 4.1.1 Prosedur Audit Prosedur audit yang dilakukan pada tahap ini adalah: 1. Melakukan pembicaraan awal atau wawancara langsung dengan Manager HRD mengenai langkah kerja serta tujuan dilakukannya pemeriksaan atas fungsi SDM. 2. Memahami informasi umum mengenai sejarah,latar belakang,bidang usaha serta struktur organisasi maupun uraian tugas yang terkait dengan bagianbagian fungsi SDM. 4.1.2 Hasil Pemeriksaan Survei Pendahuluan Dengan melakukan survei pendahulan,maka diperoleh informasi mengenai kondisi dan keadaan perusahaan. Hasil pemeriksaan survei pendahuluan antara lain: 41

42 1. Perusahaan sudah memiliki job description secara tertulis. Namun pada praktiknya, tugas dan tanggung jawab setiap karyawan perusahaan lebih sering diberikan secara lisan oleh atasan secara langsung ke bawahan, sehingga terkadang tidak mengacu pada job description yang tersedia. 2. Perusahaan belum memiliki job requirements secara tertulis dimana dalam job requirement mengatur tentang penetapan persyaratan minimum dari tenaga kerja yang akan direkrut 3. Perusahaan belum memiliki prosedur mengenai penyampaian keluhan dari karyawan. 4. Sistem promosi jabatan dan jenjang karir belum memiliki prosedur secara tertulis 5. Perusahaan lebih mengutamakan sumber tenaga kerja internal melalui referensi dari karyawan yang telah bekerja di PT XL Axiata Tbk. pada saat perusahaan butuh sumber tenaga kerja lain dalam keadaan mendesak 6. Dalam hal penempatan karyawan terkadang tidak sesuai dengan posisi yang disetujui saat rekrutmen. Hal ini disebabkan perekrutan karyawan baru hanya berdasarkan permintaan masing-masing divisi yang membutuhkan atau ketika terjadi kekosongan pada posisi tertentu akibat promosi, mutasi, atau pemutusan hubungan kerja. 7. Dalam proses pelatihan dan pengembangan karyawan masih banyak kekurangan sehingga menyebabkan kendala dalam proses pelatihan dan pengembangan. 8. Karyawan yang melakukan masa percobaan 3 bulan belum mendapatkan hasil penilaian kinerja 9. Belum ada implementasi exit interview bagi karyawan yang keluar perusahaan 4.1.2.1 Data Statistik Karyawan Berdasarkan hasil survei pendahuluan, berikut disajikan data statistik karyawan pada PT XL Axiata Tbk di akhir periode Desember 2013

Gambar 4.1.2.1 Data Statistik Karyawan 43

44 Dari data statistik di atas terlihata bahwa XL mempekerjakan 2.021 karyawan untuk berbagai macam tingkat pendidikan, rentang usia dan pendidikan. Sekitar 80% karyawan XL berumur maksimal 40 tahun, yang mencerminkan XL sebagai perusahaan yang dinamis dan dapat menjadi modal yang berharga dalam era digital saat ini. Kualitas karyawan XL juga dapat dilihat dari latar belakang pendidikan, yang mana lebih dari 85% memiliki tingkat pendidikan minimal Strata S1 dan memiliki keahlian tertentu. Latar belakang pendidikan ini menjadi modal awal untuk terus dikembangkan sehingga mampu berkontribusi maksimal pada bidang masingmasing. 4.2 Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen bertujuan untuk menguji efektivitas dari pengendalian yang dilakukan oleh manajemen perusahaan. 4.2.1 Prosedur Audit Dalam tahap ini penulis menggunakan Internal Control Questionairs (ICQ) sebagai pedoman dalam pelaksanaan tahap pengujian atas sistem pengendalian manajemen. Internal Control Questionairs (ICQ) terdiri dari pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan fungsi SDM antara lain: fungsi perencanaan umum, fungsi rekrutmen dan seleksi, fungsi penempatan, fungsi pelatihan dan pengembangan, fungsi penilaian kinerja, fungsi promosi jabatan dan jenjang karir sampai dengan fungsi pemutusan hubungan kerja. Jawaban yang diperoleh atas hasil kuesioner tersebut menggambarkan keadaan perusahaan yang sebenarnya. 4.2.2 Hasil Evaluasi Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen Pertanyaan-pertanyaan yang terdapat dalam kuesioner disusun sedemikian rupa dimana responden harus menjawab ya dan tidak. Jika jawaban yang diperoleh sebagian besar ya, maka sistem pengendalian manajemennya fungsi SDM termasuk baik, jika jawaban yang diperoleh sebagian besar tidak, maka sistem pengendalian manajemen fungsi SDM termasuk lemah. Selanjutnya dilakukan evaluasi terhadap data yang diperoleh,sebagai berikut:

45 Tabel 4.2.2 Hasil Kuesioner Penilaian Sistem Pengendalian Manajemen No Fungsi SDM Ya Tidak 1 Perencanaan umum 45 7 2 Rekrutmen dan Seleksi 32 20 3 Penempatan 22 30 4 Pelatihan dan Pengembangan 28 24 5 Penilaian Kinerja 38 14 6 Promosi Jabatan dan Jenjang Karir 22 30 7 Pemutusan Hubungan Kerja 44 8 Jumlah 231 133 Hasil perhitungan menunjukkan bahwa total jawaban ya sebanyak 231 dan total jawaban tidak sebanyak 133. Ini menunjukkan bahwa sistem pengendalian manajemen fungsi sumber daya manusia di PT XL Axiata Tbk telah berjalan dengan baik. Dari hasil survei pendahuluan yang telah dilakukan sebelumnya serta pelaksanaan tahap pengujian dan penelahaan atas sistem pengendalian manajemen pada PT XL Axiata Tbk berdasarkan Internal Control Questionnaire (ICQ) yang telah diisi, maka ditemukan adanya beberapa temuan yang terjadi di dalam perusahaan, yaitu sebagai berikut: 1. Perusahaan sudah memiliki job description secara tertulis. Namun lebih sering diberikan secara lisan oleh atasan secara langsung ke bawahan, sehingga terkadang tidak mengacu pada job description yang tersedia. 2. Perusahaan belum memiliki job requirements secara tertulis. Pada praktiknya, penetapan persyaratan minimum dari tenaga kerja yang akan direkrut untuk tiap posisi hanya berdasarkan keterangan lisan dari tiap division head yang membutuhkan. 3. Perusahaan belum memiliki prosedur tentang penyampaian keluhan dari karyawan. Penyampaian keluhan merupakan sarana untuk menyampaian keluhan dari karyawan selama bekerja, juga sebagai masukan yang berguna untuk mengevaluasi lingkungan kerja yang terjadi di perusahaan. 4. Tidak semua lamaran yang masuk diproses lebih lanjut. Hal ini disebabkan karena terlalu banyaknya lamaran yang masuk serta untuk efisiensi waktu bagi perusahaan. 5. Dalam merekrut karyawan, perusahaan lebih mengutamakan calon karyawan yang berasal dari referensi karyawan yang telah bekerja di

46 perusahaan. Hal ini dapat berdampak bagi kemajuan perusahaan karena karyawan yang akan direkrut juga harus memiliki kompetensi yang diharapkan dapat membawa perusahaan mencapai tujuannya. 6. Dalam hal promosi jabatan dan jenjang karir, perusahaan belum memiliki prosedur secara tertulis sehingga karyawan sulit untuk memperoleh informasi mengenai syarat dan ketentuan promosi jabatan dan jenjang karir yang tersedia di dalam perusahaan. 7. Dalam hal penempatan karyawan terkadang tidak sesuai dengan posisi yang disetujui saat rekrutmen. Hal ini disebabkan perekrutan karyawan baru hanya berdasarkan permintaan masing-masing divisi yang membutuhkan atau ketika terjadi kekosongan pada posisi tertentu akibat promosi, mutasi, atau pemutusan hubungan kerja. 8. Masih banyak kendala dalam proses pelatihan dan pengembangan karyawan yang disebabkan oleh kurangnya kesadaran masing-masing karyawan dalam mengikuti tiap sesi yang ada. 9. Hasil penilaian kinerja belum disampaikan kepada karyawan yang telah melewati masa percobaan dimana penilaian kinerja karyawan tersebut penting karena dapat mengetahui kekurangan dari karyawan sehingga dapat diperbaiki untuk ke depannya. 10. Belum ada exit interview bagi karyawan yang keluar sehingga perusahaan tidak dapat mengetahui dengan pasti alasan karyawan keluar dari perusahaan. 4.3 Audit Terinci Audit Terinci adalah rincian dari langkah-langkah yang dilakukan seorang auditor untuk mengumpulkan dan melakukan evaluasi atas temuan audit. Untuk mendapatkan temuan audit dalam menilai efisiensi, efektivitas, dan ekonomisasi pelaksanaan fungsi SDM yang diterapkan oleh PT XL Axiata Tbk, maka ditetapkan tujuan serta prosedur audit. 4.3.1 Prosedur Audit Prosedur audit merupakan teknik-teknik yang diterapkan untuk menentukan apakah tujuan operasi telah dicapai. Prosedur audit dilakukan untuk mengarahkan proses audit agar berjalan efisien, efektif, dan ekonomis disamping sebagai bukti

47 audit. Berdasarkan evaluasi sistem pengendalian manajemen, berikut akan dijelaskan prosedur audit yang digunakan untuk melakukan audit terinci atas audit operasional fungsi Sumber Daya Manusia pada PT XL Axiata Tbk 1. Pemeriksaan terhadap fungsi perencanaan umum Bertujuan untuk mengetahui apakah hal-hal yang berkaitan dengan fungsi SDM sudah berjalan dengan ekonomis, efisien dan efektif serta memastikan apakah fungsi manajemen SDM telah sesuai dengan tingkat kebutuhan perusahaan terhadap karyawan. Prosedur Audit: 1. Dapatkan program rencana kerja dan prosedur kebijakan perusahaan 2. Lakukan pemeriksaan atas proses penyusunan program rencana kerja 3. Analisis kebijakan yang terdapat dalam perusahaan 4. Periksa apakah program rencana kerja dan kebijakan perusahaan telah sesuai dengan rencana strategis perusahaan 5. Konfirmasi ke bagian HRD serta karyawan 6. Buat simpulan audit 2. Pemeriksaan terhadap perekrutan dan seleksi karyawan bertujuan untuk menilai apakah aktivitas perekrutan dan seleksi karyawan telah dilakukan untuk mendapatkan karyawan kompeten yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan proses perekrutan dan seleksi telah dilakukan dengan efektif, efisien, dan ekonomis. Prosedur Audit: 1. Dapatkan prosedur manual perekrutan dan aktivitas seleksi karyawan 2. Dapatkan langkah-langkah yang dilakukan oleh perusahaan dalam merekrut karyawan internal dan karyawan eksternal 3. Lakukan analisa apakah langkah-langkah rekrutman dan seleksi telah dilakukan sesuai dengan manual prosedur yang berlaku 4. Dapatkan job descriptions dan kualifikasi minimum karyawan yang ingin direkrut (job requirements) 5. Periksa mekanisme yang digunakan dalam mendapatkan informasi tentang latar belakang peserta seleksi 6. Buat simpulan audit

48 3. Pemeriksaan terhadap penempatan karyawan bertujuan untuk mengetahui apakah karyawan ditempatkan sesuai dengan posisi yang disetujui saat rekrutmen. Prosedur audit: 1. Peroleh prosedur manual penempatan karyawan 2. Periksa apakah penempatan karyawan telah sesuai dengan posisi yang disetujui saat rekrutmen 3. Buat simpulan audit 4. Pemeriksaan terhadap pelatihan dan pengembangan bertujuan untuk menilai apakah aktivitas pelatihan dan pengembangan telah diberikan secara efektif, ekonomis dan efisien. Prosedur audit: 1. Dapatkan kebijakan tertulis perusahaan mengenai program pelatihan dan pengembangan SDM 2. Telusuri apa yang ingin dicapai dalam pelatihan tersebut 3. Telusuri metode yang digunakan dalam pelatihan tersebut 4. Buat simpulan audit 5. Pemeriksaan Terhadap Penilaian Kinerja Karyawan bertujuan untuk Untuk menilai proses penilaian kinerja yang dilakukan perusahaan mendorong peningkatan motivasi dalam bekerja. Prosedur audit: 1. Dapatkan prosedur manual penilaian kinerja 2. Telusuri bagaimana perusahaan melakukan penilaian terhadap karyawannya 3. Telusuri dasar yang digunakan perusahaan untuk melakukan penilaian kinerja terhadap karyawannya 4. Telusuri apakah hasil penelitian didokumentasikan dan disampaikan kepada karyawan 5. Buat simpulan audit 6. Pemeriksaan Terhadap Promosi Jabatan dan Jenjang Karir bertujuan untuk mengetahui apakah ada promosi jabatan dan jenjang karir

49 bagi karyawan yang berprestasi sehingga karyawan termotivasi untuk bekerja lebih giat Prosedur audit: 1. Dapatkan kebijakan mengenai sistem promosi jabatan dan jenjang karier 2. Telusuri bagaimana prosedur promosi jabatan karyawan 3. Telusuri jenjang karier yang terdapat di perusahaan 4. Buat simpulan audit 7. Pemeriksaan Terhadap Pemutusan Hubungan Kerja bertujuan untuk menilai apakah proses pemberhentian karyawan dilaksanakan secara tepat dan benar sehingga hak dan kewajiban kedua belah pihak, yaitu karyawan dan perusahaan, terpenuhi atau tidak ada yang merasa dirugikan. Prosedur audit: 1. Dapatkan prosedur manual pemberhentian karyawan 2. Telusuri kondisi-kondisi yang menyebabkan pemutusan hubungan kerja 3. Buat simpulan audit 4.3.2 Hasil Pelaksanaan Audit Terinci Berdasarkan kepada prosedur-prosedur audit yang telah dilaksanakan,maka penulis dapat melakukan evaluasi terhadap hasil pelaksanaan pengujian fungsi SDM serta menemukan beberapa masalah dalam fungsi Sumber Daya Manusia pada PT XL Axiata Tbk. Temuan-temuan tersebut diperinci sebagai berikut: 4.3.2.1 Umum 1. Perusahaan belum memiliki Job Requirement tertulis Dari hasil wawancara secara langsung serta konfirmasi ke bagian HRD dan karyawan perusahaan tentang peraturan atau kebijakan perusahaan yang tersedia, ditemukan bahwa perusahaan belum memiliki job requirements secara tertulis. Pada divisi Human Resource Department menetapkan persyaratan kualitas minimum dari calon karyawan yang akan direkrut untuk setiap posisi berdasarkan keterangan secara lisan dari division head yang memerlukan.

50 Job requirements harus disusun secara tertulis untuk setiap posisi agar persyaratan kualitas minimum calon karyawan yang diseleksi dapat diketahui secara jelas dan perusahaan mendapatkan orang yang tepat untuk mengisi jabatan yang tepat. Pihak Perusahaan menyatakan bahwa belum disusunnya job requirements tersebut disebabkan oleh padatnya waktu serta kurangnya tenaga kerja untuk menyusun job requirements tersebut. Namun perusahaan saat ini sedang berupaya untuk menyusunnya, dan direncanakan di tahun berikutnya sudah dapat direalisasikan. Akibatnya, karyawan yang direkrut tidak sesuai dengan jabatan yang ditempatinya, sehingga membuat kinerjanya tidak optimal, karyawan tidak dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan pekerjaan, dan juga dapat terjadi perbedaan pendapat antara user dan departemen Sumber Daya Manusia mengenai karyawan yang direkrut. Selain itu, akan menimbulkan masalah di masa mendatang, seperti perusahaan gagal mencocokkan karakteristik individu dengan persyaratan jabatan. Perusahaan sebaiknya menyusun job requirements segera mungkin karena itu penting bagi kelangsungan perusahaan. Dalam menyusun job requirements ini, sebaiknya perusahaan membuat peta kompetensi apa saja yang diperlukan untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas. job requirements memuat informasi mengenai jenis kelamin, pengalaman kerja, pendidikan, dan kompetensi teknis yang dibutuhkan. 2. Penyampaian Keluhan Karyawan Belum Dilakukan Tindak Lanjut. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi dengan beberapa karyawan yang bekerja di perusahaan, diketahui bahwa terdapat beberapa keluhan yang sudah disampaikan kepada pihak terkait di perusahaan, namun belum dilakukan tindak lanjut. Karyawan mengajukan ketidakpuasannya secara lisan kepada manajer unitnya yang kemudian manajer unit tersebut akan memanggil karyawannya untuk mendengarkan dan mengklarifikasikan keluhan tersebut. Apabila keluhan tidak dapat diselesaikan pada tingkat manajer, maka karyawan dapat mengajukan secara tertulis kepada Kepala Departemen disertai keterangan hasil pembicaraan langkah sebelumnya. Perusahaan menyatakan bahwa penyampaian keluhan secara langsung dari karyawan akan segera dilakukan tindak lanjut sesuai dengan peraturan

51 perusahaan. Namun untuk beberapa keluhan seperti kenaikkan gaji, masih harus dipertimbangkan sesuai dengan kinerja karyawan tersebut. Selain itu, karena padatnya waktu dan banyaknya pekerjaan lain yang lebih penting, maka tidak ada waktu untuk menindaklanjuti keluhan karyawan. Akibatnya, karyawan kurang merasa puas dan merasa terbebani pikirannya pada saat bekerja. Hal ini dapat mengakibatkan kinerja karyawan menurun dan terciptanya lingkungan kerja yang kurang efektif dan efisien. Perusahaan sebaiknya segera melakukan tindak lanjut atas keluhan yang masuk, agar dapat menciptakan lingkungan kerja yang baik didalam perusahaan, sehingga karyawan akan merasa puas dan dapat bekerja tanpa adanya hal yang membebani pikiran mereka. Perusahaan juga sebaiknya membuat prosedur dalam penyampaian keluhan terkait dengan lingkungan pekerjaan perusahaan, sehingga perusahaan dapat menerima masukan yang efektif. 4.3.2.2 Rekrutmen dan Seleksi 1. Tidak semua lamaran yang masuk di XL dapat diproses lebih lanjut Semua lamaran yang telah masuk dan diterima oleh staff dari departemen sumber daya manusia tidak dapat diproses lebih lanjut. Dalam proses perekrutan, prosedur yang dilakukan adalah memeriksa jumlah lamaran yang masuk dan diterima serta konfirmasi ke bagian yang menangani perihal proses perekrutan karyawan. proses pemenuhan kebutuhan atas tenaga kerja eksternal dilakukan melalui pemasangan iklan baik di media cetak maupun media elektronik. Semua lamaran yang masuk diproses dan ditangani oleh Staff dari departemen Sumber Daya Manusia. Dalam Standard Operating Procedure perekrutan karyawan, perusahaan menetapkan bahwa data calon karyawan yang diperoleh dari berbagai sumber harus diproses lebih lanjut. Hal ini disebabkan karena banyaknya lamaran yang masuk dan sedikitnya posisi yang dibutuhkan. Selain itu,beranggapan bahwa hal ini akan lebih menghemat waktu dan tenaga. Akibatnya, perusahaan mengalami kemungkinan akan kehilangan kandidat atau calon karyawan yang potensial, padahal perusahaan sudah memasang lowongan pekerjaan dengan biaya yang relatif tinggi.

52 Peusahaan sebaiknya dalam menerima semua lamaran yang masuk tidak ditangani oleh 1 orang saja yaitu staff Sumber Daya Manusia, tetapi kepala divisi departemen Sumber Daya Manusia juga melakukan pemeriksaan atas semua lamaran yang masuk. Hal ini dilakukan juga untuk meminimalisasi kelalaian dari Staff yang mungkin terjadi. Selain itu, perusahaan juga harus menambah staff yang menangani aktivitas perekrutan karyawan baru. 2. Bagi Kandidat yang Berasal Dari Referensi Karyawan Tidak Dilakukan Tes Awal Setelah melakukan wawancara dengan bagian HRD untuk mengetahui dasar pemilihan sumber daya manusia, memeriksa jumlah lamaran yang masuk dengan yang diterima, memeriksa hasil tes awal karyawan yang diterima, serta melakukan wawancara atas karyawan sebagai konfirmasi untuk mengetahui apakah ada hubungan kekeluargaan antara karyawan yang masuk dengan manajemen perusahaan. Berdasarkan langkah kerja yang telah dilakukan, diketahui bahwa tidak ada hubungan kekeluargaan antara karyawan yang masuk dengan manajemen perusahaan, namun sebagian besar karyawan perusahaan berasal dari referensi karyawan yang sudah bekerja di perusahaan terlebih dahulu. Karyawan yang berdasarkan referensi tersebut juga hanya melalui tes wawancara saja tanpa melalui tes awal. Wawancara ini dilakukan untuk memberikan gambaran mengenai kemampuan calon karyawan. Di dalam peraturan perusahaan yang telah ditetapkan, disebutkan bahwa setiap pelamar harus melalui prosedur penerimaan diantaranya adalah melalui tes yang telah ditetapkan perusahaan. Perusahaan tidak melakukan tes awal untuk kandidat yang berasal dari referensi karyawan dikarenakan bahwa karyawan yang akan direkrut dibutuhkan dengan sangat cepat sehingga tidak cukup waktu untuk dilakukan tes awal dan lainnya. Perusahaan berasumsi bahwa karyawan yang direkomendasikan oleh karyawan yang sudah bekerja sebelumnya, terutama karyawan lama dan memiliki jabatan yang tinggi, sudah memiliki keahlian serta dapat menghemat waktu.

53 Akibatnya, semakin berkembangnya perusahaan dan proyek-proyek besar yang ditangani perusahaan, dengan tidak adanya tes awal yang dilakukan perusahaan sebelumnya, maka akan dapat menimbulkan masalah di kemudian hari, seperti perusahaan tidak dapat menilai keahlian calon karyawan yang akan direkrut, yang juga dikarenakan perekrutan hanya berdasarkan referensi saja. Jika perusahaan gagal menilai kemampuan karyawan tersebut di awal, maka selama karyawan tersebut bekerja di perusahaan akan dapat menimbulkan kerugian karena tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Selain itu, perusahaan juga dapat kehilangan calon karyawan potensial yang bukan berasal dari referensi karyawan lama jika hanya mementingkan sumber tenaga kerja yang berasal dari referensi saja. Perusahaan sebaiknya tidak hanya mengandalkan sumber tenaga kerja yang berasal dari referensi karyawan lama saja, namun juga mempertimbangkan calon karyawan lain. Selain itu, perusahaan juga harus melakukan tes awal terhadap semua karyawan tanpa adanya pengecualian untuk mendapatkan gambaran mengenai kemampuan calon karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 4.3.2.3 Penempatan Manajemen sangat menyadari bahwa dari proses merekrut dan seleksi karyawan sampai menempatkan orang-orang yang kompeten pada suatu posisi berdampak signifikan kepada kinerja perusahaan. Untuk itu, XL telah membangun suatu proses berstandar tinggi agar kandidat yang terpilih memenuhi persyaratan pekerjaan yang ada. Untuk menunjang agar kualitas penempatan karyawan semakin baik, para pimpinan XL telah dibekali dengan keterampilan untuk mengidentifikasi dan memilih kandidat yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Berdasarkan Peraturan tertulis perusahaan pada pasal 7 disebutkan bahwa penerimaan dan penempatan karyawan menrupakan hak prerogative. Penerimaan dan penempatan karyawan didasarkan pada prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. Berdasarkan pada kebutuhan usaha perusahaan dan diputuskan oleh pimpinan perusahaan. 2. Berdasarkan pada persyaratan jabatan yang ditentukan oleh perusahaan. 3. Untuk mengisi kelowongan suatu jabatan tertentu.

54 4. Dilakukan tanpa memandang agama, aliran, suku/ras, jenis kelamin maupun golongan. 5. Mengoptimalkan tenaga kerja yang ada dengan memprioritaskan pengisian lowongan jabatan dari dalam perusahaan. 6. Melakukan rekrutmen secara selektif untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan memenuhi kebutuhan usaha perusahaan. Dari hasil evaluasi di atas, masih ditemukan masalah dalam sistem pengendalian manajemen SDM,yaitu: 1. Penempatan Karyawan Terkadang Tidak Sesuai Dengan Posisi Yang Disetujui Saat Rekrutmen. Ada beberapa karyawan yang terkadang ditempatkan tidak sesuai dengan posisi yang disetujui saat rekrutmen. Pada saat proses perekrutan, setiap kandidat yang lolos dalam proses seleksi akan ditempatkan pada posisi yang telah disetujui saat rekrutmen. Hal ini disebabkan karena perekrutan karyawan baru hanya berdasarkan permintaan masing-masing divisi yang membutuhkan atau ketika terjadi kekosongan pada posisi tertentu akibat promosi, mutasi, atau pemutusan hubungan kerja. Akibatnya, adanya ketidaksesuaian kompetensi antara karyawan yang tersedia dengan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini dapat menimbulkan masalah di masa yang mendatang, seperti perusahaan tidak dapat menilai keahlian calon karyawan yang akan direkrut, yang juga dikarenakan perekrutan hanya berdasarkan permintaan divisi saja. Jika perusahaan gagal menilai kemampuan karyawan tersebut di awal, maka selama karyawan tersebut bekerja di perusahaan akan dapat menimbulkan kerugian karena tidak dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan keahliannya. Sebaiknya perusahaan merekrut karyawan dengan menempatkannya pada posisi yang disetujui saat rekrutmen. Perusahaan menempatkan karyawan berdasarkan hasil seleksi harus sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya agar karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya secara optimal.

55 4.3.2.4 Pelatihan dan Pengembangan XL berkomitmen untuk terus meningkatkan semua potensi karyawan melalui aktivitas pelatihan dan pengembangan. Manajemen mempercayai bahwa investasi yang dikeluarkan untuk melaksanakan program-program pelatihan dan pengembangan karyawan mempunyai dampak langsung terhadap kinerja perusahaan. Memperhatikan tantangan bisnis dan perkembangan bisnis layanan digital, kompetensi karyawan perlu ditingkatkan dan disesuaikan secara terus-menerus. Kompetensi ini harus ditingkatkan dengan melakukan pelatihan dan pengembangan yang meliputi kompetensi kepemimpinan, manajerial, teknis dan umum. Saat ini, sebagian program-program dilakukan secara on the job training agar proses pengembangan berlangsung lebih cepat. Program-program tersebut diantaranya adalah coaching, penugasan khusus, pelaksanaan ide-ide inovasi dan lain-lain. Selain on the job training, pelatihan secara in class training tetap juga dilakukan untuk program-program yang bersifat umum. Selama 2013 ini, program pelatihan dan pengembangan kompetensi teknis difokuskan pada bisnis data dan layanan digital. Beberapa program pengembangan yang sudah dilaksanakan adalah pengembangan ide dan inovasi, pengembangan aplikasi-aplikasi dan strategi pemasaran layanan digital. Berdasarkan peraturan perusahaan pada pasal 28 tentang Pendidikan dan Pelatihan karyawan dijelaskan bahwa: a. Perusahaan memberikan pendidikan dan pelatihan untuk mengembangkan kemampuan karyawan agar dapat melakukan pekerjaannya dengan lebih baik b. Pelatihan dapat dilakukan didalam perusahaan atau diluar perusahaan, baik di dalam kota, luar kota maupun luar negeri. c. Apabila seorang karyawan mengikuti pelatihan di luar kota atau di luar negeri, akan diberlakukan ketentuan perjalanan dinas d. Apabila biaya pelatihan seperti biaya-biaya transportasi, akomodasi dan lain-lain, telah termasuk dalam biaya pelatihan, maka karyawan tidak berhak lagi untuk memperoleh biaya perjalanan secara penuh atau sebagian. e. Selama mengikuti pendidikan/pelatihan, karyawan tidak berhak atas upah lembur f. Karyawan wajib mengikuti pelatihan yang ditetapkan baginya.

56 Dalam proses pelatihan dan pengembangan masih terdapat berbagai masalah antara lain: 1. Waktu Pelatihan Yang Cukup Lama Training yang dilaksanakan di XL memakan waktu yang cukup lama yaitu 2-3 hari. Pelatihan dan pengembangan wajib diikuti oleh seluruh karyawan tidak terkecuali dalam menghadapi tantangan dan perkembangan bisnis yang semakin maju. Karena banyaknya aktivitas program pelatihan dan pengembangan yang diadakan oleh perusahaan. Akibatnya, karyawan meninggalkan tugas dan pekerjaannya untuk mengikuti sesi pelatihan dan pengembangan. Selain itu, XL mengadakan pelatihan spesifikasi yang hanya dilakukan overseas. Hal ini menyebabkan apabila ada pekerjaan urgent yang harus diselesaikan karyawan menjadi terbengkalai. Perusahaan sebaiknya mengadakan pelatihan pada waktu-waktu tertentu dimana tidak menganggu jam kerja karyawan seperti mengambil waktu pada saat hari libur karyawan (akhir minggu, hari libur nasional) atau pada saat jam pulang kantor yang dilakukan setiap hari selama beberapa jam. Hal ini dimaksudkan agar proses pelatihan dapat berjalan dengan efektif tanpa harus menelantarkan tugas dan tanggung jawab karyawan di kantor. 2. Kurangnya Komitmen Karyawan Untuk Mengikuti Setiap Sesi Tidak semua karyawan dalam perusahaan mempunyai kesadaran untuk mengikuti setiap sesi dalam proses pelatihan dan pengembangan. Proses pelatihan dan pengembangan dimaksudkan untuk mengembangkan kemampuan karyawan agar lebih baik dan sesuai dengan standar kerja perusahaan demi tercapainya tujuan perusahaan. Hal ini disebabkan karena banyaknya program-program pelatihan dan pengembangan membuat karyawan merasa hanya membuang waktu dan ditambah pekerjaan mereka yang masih belum selesai. Akibatnya,Perusahaan tidak dapat menilai sejauh mana karyawan memperoleh kemajuan dalam hal penguasaan konsep,informasi dan keahlian yang ditanamkan selama proses pelatihan dan pengembangan. Perusahaan sebaiknya mengambil tindakan tegas terhadap karyawan yang tidak memiliki kesadaran dalam mengikuti sesi training secara seluruhnya

57 dimana maksud perusahaan mengadakan training adalah untuk meningkatkan keahlian dan keterampilan karyawan yang selanjutnya dapat menjadi harta yang berharga bagi perusahaan. Melalui pelatihan dan pengembangan, karyawan akan bertambah kemampuannya dan demikian pula bagi perusahaan, yaitu memperbaiki pengetahuan kerja dan keahlian pada semua level perusahaan. Selain itu pelatihan dan pengembangan karyawan juga dapat memenuhi tuntutan sekarang. Kebutuhan untuk memenuhi tuntutan sekarang biasanya dapat dikenali dari prestasi karyawannya yang tidak sesuai dengan standar hasil kerja yang dituntut pada jabatan itu. 4.3.2.5 Penilaian Kinerja Kinerja perusahaan tidak terlepas dari pencapaian kinerja para karyawan di semua level organisasi. Pengelolaan kinerja karyawan dilaksanakan secara komprehensif melalui tahapan perencanaan, pemantauan dan penilaian kinerja secara periodik. XL sangat menghargai karyawan yang berkinerja tinggi,hasil penilaian kinerja digunakan sebagai masukan untuk pengembangan karir dan program pengembangan karyawan. Di lain pihak, manajemen juga memperhatikan karyawan yang mempunyai kinerja rendah. Setiap karyawan yang mempunyai kinerja rendah akan mengikuti program peningkatan kinerja yang difasilitasi oleh para pimpinan masing-masing. Pengelolaan kinerja dan penghargaan serta sistem manajemen Human Capital lainnya sangat berpengaruh terhadap tingkat keikutsertaan (engagement) karyawan kepada perusahaan. Di tahun 2013, XL mendapat nilai keterikatan pegawai (employee engagement) sebesar 80%. Hubungan kinerja para karyawan yang telah mengikuti proses pelatihan dan pengembangan adalah saling terkait dengan skema monitoring, dari penilaian atasan, rekan satu tim dan rekan kerja antar tim. Karyawan yang memiliki kinerja tinggi akan diberikan penghargaan seperti diberikan kesempatan untuk promosi jabatan, diberikan untuk melakukan perpindahan departemen, program rekreasi untuk pencapaian tertentu, kenaikan pendapatan serta diberikan penambahan jumlah tim di departemen. Pada penilaian kinerja masih terdapat permasalahan,yaitu:

58 1. Hasil Penilaian Kinerja Belum Disampaikan Kepada Karyawan yang Telah Menyelesaikan Masa Percobaan Pada masa percobaan selama 3 bulan, HR Services Department Head belum menyampaikan hasil penilaian kinerja karyawan kepada karyawan yang sudah menyelesaikan masa percobaan. Semua calon karyawan wajib menjalani masa percobaan paling lama 3 bulan trhitung sejak diterima sebagai karyawan. Selama masa percobaan kedua belah pihak dapat memutuskan hubungan kerjanya dengan pemberitahuan sekurang-kurangnya 2 hari sebelumnya tanpa persyaratan dan kewajiban apapun dari kedua belah pihak, kecuali upah yang belum dibayar. Hal ini disebabkan karena HR Services Department Head menyatakan bahwa penyampaian hasil evaluasi kinerja terhadap karyawan yang sudah mengikuti masa percobaan tidak perlu dilakukan karena divisi HR akan melakukan penilaian kinerja terhadap semua karyawan setiap bulan September. Oleh karena itu, HR Services Department Head menganggap penyampaian hasil penilaian kinerja karyawan kepada karyawan yang sudah mengikuti masa percobaan kurang efektif. Akibatnya, setelah selesai mengikuti masa percobaan selama 3 bulan, karyawan tidak mengetahui kelemahan dan kekuatan mereka sehingga karyawan tidak dapat memperbaiki kelemahan serta meningkatkan kekuatan mereka agar mereka menjadi lebih produktif. HR Services Department Head sebaiknya menyampaikan hasil penilaian kinerja kepada karyawan yang sudah mengikuti masa percobaan. Penyampaian tersebut bermanfaat untuk memberikan umpan balik kepada karyawan sehingga tidak hanya menjadikan mereka menjadi lebih produktif, tetapi juga agar mereka mengembangkan keahlian mereka seiring dengan perkembangan perusahaan. HR Services Department Head dapat mendiskusikan hasil penilaian kinerja tersebut dengan karyawan yang bersangkutan serta atasan langsung dari karyawan tersebut sehingga karyawan memahami kualitas kerja mereka. 4.3.2.6 Promosi Jabatan dan Jenjang Karir Program promosi jabatan dan perencanaan karir bertujuan untuk menyelaraskan kebutuhan, kemampuan, dan tujuan karyawan dengan kesempatan

59 dan tantangan saat ini maupun masa depan di dalam perusahaan. Prosedur penggantian jabatan pada XL dilakukan berdasarkan kebutuhan perusahaan. Bila ada jabatan yang kosong akan diinformasikan kepada karyawan untuk kemungkinan pengisian posisi. Dalam promosi jabatan dan jenjang karir ditemukan permasalahan, yaitu: 1. Perusahaan Belum Memiliki Prosedur Tertulis Terkait Promosi Jabatan dan Jenjang Karir Perusahaan belum menyusun prosedur dan aturan terkait dengan sistem promosi jabatan dan jenjang karir. Pengisian jabatan yang kosong hanya diinformasikan kepada karyawan secara lisan. Prosedur promosi, transfer, dan demosi jabatan bermanfaat untuk memberikan panduan kepada karyawan agar karyawan mengetahui langkah-langkah aktivitas promosi, transfer, dan demosi secara jelas dan agar aktivitas promosi, transfer, dan demosi berjalan dengan lancar dan terencana. Selain itu, prosedur promosi, transfer, dan demosi jabatan bertujuan untuk menciptakan pengendalian atas aktivitas promosi, transfer, dan demosi. Misalkan, perusahaan dapat memantau pelaksanaan aktivitas promosi, transfer, dan demosi jabatan yang berlangsung guna memastikan divisi HR mengikuti prosedur tersebut secara benar. Hal ini disebabkan, perusahaan belum membuat prosedur tertulis secara rinci perihal ketentuan-ketentuan apa saja yang harus dilaksanakan untuk mendapatkan promosi jabatan maupun proses transfer hingga terjadi demosi. Selain itu, belum adanya gambaran jelas terkait dengan perencanaan jenjang karir karyawan. Akibat dari tidak adanya prosedur tersebut, aktivitas promosi, transfer, dan demosi menjadi bias dan tidak jelas sehingga karyawan tidak mengetahui jenis, syarat-syarat dan dasar pertimbangan yang digunakan oleh perusahaan untuk mempromosikan karyawan, mentransfer karyawan,dan mendemosikan karyawannya. Kejelasan ini perlu diketahui oleh karyawan untuk memotivasi karyawan agar berusaha mencapai syarat- syarat promosi dan transfer, serta mencegah karyawan melanggar peraturan tata tertib kerja, kedisplinan, dan tidak berprestasi yang mengakibatkan demosi. Tanpa adanya prosedur ini, pengendalian atas aktivitas promosi, transfer, dan demosi juga akan sulit dilaksanakan.

60 Perusahaan sebaiknya menyusun prosedur promosi, transfer, dan demosi jabatan dan menginformasikannya kepada karyawan. Promosi, transfer, dan demosi memiliki beberapa manfaat. Promosi dapat mendorong semangat kerja yang dimiliki karyawan, menjamin stabilitas kepegawaian,dan mendayagunakan keahlian dan kemampuan karyawan semaksimal mungkin. Transfer diberikan ke karyawan dengan tujuan menempatkan karyawan pada posisi yang tepat sehingga karyawan yang bersangkutan mendapatkan kepuasan kerja dan dapat memberikan prestasi yang sebesar-besarnya. Demosi dapat terjadi karena karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan parameter yang dapat diterima oleh perusahaan. Perusahaan sebaiknya menyusun prosedur dan aturan terkait dengan jenjang karir untuk karyawannya. Gambaran yang jelas mengenai karirnya, akan membuat karyawan semakin mampu dan mau membuat komitmen kepada perusahaan untuk memikul tanggung jawab yang lebih besar di kemudian hari. Perencanaan karir harus melibatkan karyawan yang bersangkutan, atasan langsung, dan divisi HR. Manfaat yang diperoleh dari perencanaan karir tersebut, antara lain: menunjukan sikap peduli perusahaan terhadap kemajuan karir para karyawannya sehingga karyawan mengetahui peluang untuk berkembang atau dipromosikan, meningkatkan kinerja karyawan, dan membantu karyawan dalam menganalisis kemampuan dan minatnya. 4.3.2.7 Pemutusan Hubungan Kerja Setiap karyawan di perusahaan diberikan prosedur kebijakan peraturan perusahaan yang didalamnya termasuk sanksi yang diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran. Kondisi-kondisi yang menyebabkan pemutusan hubungan kerja antara lain karena adanya karyawan yang mengundurkan diri dengan alasan tertentu dan karyawan dipecat dengan alasan tertentu. Sebelum melakukan pemutusan hubungan kerja oleh pihak perusahaan, perusahaan terlebih dahulu memberikan teguran dan surat peringatan atas jenis-jenis pelanggaran karyawan. Apabila karyawan masih menghiraukan teguran maupun surat peringatan yang diberikan, maka pihak perusahaan berhak untuk melakukan pemutusan hubungan kerja.

61 Tabel 4.3.2.7 Jenis Pelanggaran Karyawan Tindakan Teguran SP 1 SP 2 SP 3 Jenis Pelanggaran Terlambat, meninggalkan tempat kerja tanpa izin, tidak memelihara properti perusahaan,merokok/makan di area kerja, menggunakan properti perusahaan untuk kepentingan pribadi Melakukan kembali pelanggaran yang telah diberikan teguran, tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan,melanggar kewajiban untuk menjaga kerahasiaan informasi perusahaan. Lalai/ceroboh dalam melaksanakan pekerjaan, menghilangkan properti perusahaan, menunda menyerahkan laporan>5 hari kerja 3x berturut-turut menolak instruksi yang diberikan atasan, menyebarkan isu/gosip yang dapat menganggu ketenangan kerja Berdasarkan tabel diatas dapat dijelaskan setiap karyawan yang melakukan pelanggaran akan diberikan tindakan disiplin oleh pihak perusahaan. Tindakan disiplin ini dilakukan oleh atasan kepada bawahannya yang melanggar etika kerja. Berdasarkan pada peraturan tertulis perusahaan pada pasal 51 ayat 1 bahwa pemutusan hubungan kerja dapat terjadi apabila: a. Karyawan mengundurkan diri b. Karyawan melakukan pelanggaran peraturan perusahaanyang dapat berakibat pada pemutusan hubungan kerja c. Karyawan tidak mampu bekerja melakukan pekerjaannya walaupun sudah dilakukan pembinaan/peningkatan keterampilan melalui pelatihan d. Karyawan tidak mampu bekerja karena alasan kesehatan e. Karyawan meninggal dunia f. Karyawan memasuki usia pensiun Dalam fungsi SDM pemutusan hubungan kerja terdapat masalah,yaitu: 1. Belum Dilaksanakannya Exit Interview bagi karyawan yang akan keluar. Belum diimplementasikannya exit interview bagi karyawan yang akan keluar perusahaan. Exit interview kepada karyawan dilakukan untuk memahami alasan pengunduran diri karyawan. Exit interview juga bertujuan untuk mengumpulkan informasi guna meningkatkan praktik manajemen dan kebijakan perusahaan, serta mengklarifikasi kesan negatif yang dirasakan oleh karyawan.

62 Hal ini disebabkan karena pihak perusahaan menyatakan bahwa exit interview dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan kurang efektif karena karyawan yang bersangkutan tidak merespons pertanyaan yang diajukan dengan jujur. Hal ini disebabkan karyawan tersebut ingin mendapatkan referensi yang bagus dari perusahaan. Akibat tidak adanya exit interview berakibat perusahaan tidak mendapatkan informasi mengenai persepsi karyawan terhadap perusahaan selama karyawan tersebut bekerja. Selain itu, perusahaan tidak mengetahui alasan karyawan tersebut mengundurkan diri dan kemungkinan timbul rasa tidak puas bagi karyawan yang akan keluar. Perusahaan sebaiknya menyelenggarakan exit interview untuk mendorong karyawan mengutarakan alasan-alasan pengunduran diri secara terbuka dan bebas. Dengan exit interview, perusahaan mampu mengumpulkan informasi mengenai berbagai masalah yang dialami karyawan di tempat kerjanya. Hasil exit interview dapat didokumentasikan untuk membantu perusahaan dalam menandai kecenderungan atau mengungkap isu yang bisa diperbaiki untuk meminimalisir keluarnya karyawan di masa yang akan datang. Exit interview juga dapat membantu perusahaan dalam menentukan seberapa banyak aktivitas dari kebijakan perusahaan yang menyebabkan pengunduran diri karyawan. Misalnya, karena komunikasi yang buruk, kurangnya pelatihan, dan keterbatasan akses.