BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT. Masdi Kerta Putra adalah suatu perseroan terbatas, yang berkedudukan di Jakarta. Didirikan pada tahun 1996, tepatnya 7 Oktober 1997 dan baru beroperasi secara keseluruhan pada akhir November 1996. PT. Masdi Kerta Putra berdiri atas dasar dukungan dan adanya sumber daya yang ahli dalam bidang keuangan, bidang manajemen dan juga bidang penjualan. Perusahaan ini juga didukung oleh ratusan anggota tim yang berdedikasi tinggi dan berpengalaman dalam bidang pengantaran. PT. Masdi Kerta Putra memiliki ijin resmi dari pemerintah, yaitu : - NPWP no. 0.761.909.9-016.000 - SIPJT no. 738/DIRJEN/1999 - SIUP no. 1251/09.04/PB/III/97 PT. Masdi Kerta Putra juga merupakan anggota dari ASPERINDO (Asosiasi Perusahaan Jasa Ekspres Indonesia). Sampai saat ini PT. Masdi Kerta Putra memiliki sekitar 800 karyawan. Visi PT. Masdi Kerta Putra adalah : - Menjadi perusahaan jasa pengiriman surat yang terpilih di Indonesia. - Membangun kelompok kerja guna keefektifan dalam pelayanan dan meraih kesuksesan bagi tiap karyawan. - Menciptakan karyawan yang bertanggung jawab dan berdedikasi tinggi. - Memberikan kualitas pelayanan yang terbaik demi kepuasan pelanggan. Misi PT. Masdi Kerta Putra adalah : - Menciptakan sistem pengiriman yang lebih efektif, efisien dan lebih baik. - Fokus dalam pencetakan dan pengiriman surat dalam jumlah besar, sekali order atau pun yang rutin, dan pengiriman ke alamat yang sama. 18
19 - Memberikan solusi terbaik dalam koordinasi pengiriman dan manajemen pergudangan. - Memberikan jasa tambahan seperti pengecekan alamat dan laporan pengiriman yang paling baru. 3.1.2 Struktur Organisasi PT. Masdi Kerta Putra Setiap organisasi baik yang berorientasi laba ataupun yang nirlaba pasti melibatkan sumber daya manusia dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasinya. Pencapaian tujuan dilakukan dengan cara membagi, mengorganisasikan, dan mengkoordinasikan aktivitas organisasi kedalam struktur organisasi. Struktur organisasi dibuat dengan terlebih dahulu membagi pekerjaan, mengelompokkan aktivitas pekerjaan yang serupa agar dapat diselenggarakan secara serempak, membuat hirarki untuk membentuk suatu pola tingkat berjenjang dari sebuah struktur organisasi, serta melakukan koordinasi diantara departemen-departeman yang ada. Pada akhirnya struktur organisasi dimaksudkan agar pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab menjadi jelas sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Secara umum, struktur organisasi PT. Masdi Kerta Putra dapat digambarkan sebagai berikut :
20 Struktur Organisasi PT. Masdi Kerta Putra Komisaris Direktur Utama Direktur Operasional Bagian Penjualan dan Pengembangan Bagian Akuntansi dan Keuangan Bagian Pengiriman Bagian Pengadaan Gambar 3.1 Struktur Organisasi
21 3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Komisaris a. Memeriksa dan menyetujui rencana kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan. b. Mengawasi, memelihara dan mengembangkan jalannya operasi perusahaan. c. Mengawasi pekerjaan direktur dalam melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan dewan komisaris. 2. Direktur Utama a. Bertanggung jawab penuh terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan. b. Memeriksa dan menyetujui rencana kerja dan anggaran perusahaan secara keseluruhan. c. Mengatur dan mengawasi pekerjaan wakil direktur dan bagianbagian lainnya. 3. Direktur Operasional a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan di perusahaan. b. Memonitor dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan perusahaan. c. Mewakili perusahaan dalam mengadakan hubungan dengan perusahaan lain. d. Memimpin manajer tiap cabang. e. Bertanggung jawab atas terselenggaranya seluruh kekuatan operasional maupun non operasional yang ada dalam perusahaan. 4. Bagian Penjualan dan Pengembangan a. Membuat dan merencanakan strategi perusahaan b. Bertugas mencatat pesanan pelanggan. c. Bertugas dan bertanggung jawab terhadap penjualan yang ada di perusahaan.
22 5. Bagian Akuntansi dan Keuangan a. Membuat laporan keuangan perusahaan baik bulanan maupun tahunan. b. Memberikan laporan keuangan kepada direktur mengenai keadaan keuangan perusahaan. c. Memeriksa laporan keuangan berupa neraca, rugi laba, arus kas dan laporan perubahan modal. d. Memeriksa laporan keuangan yang telah disusun dan mengadakan analisis atas laporan keuangan tersebut. e. Memimpin, mengontrol dan membuat keputusan penting mengenai keuangan perusahaan. f. Memonitor keuangan dan penagihan. g. Mengkoordinasi kegiatan pencatatan penjualan dan pengeluaran biaya serta pengeluaran kas perusahaan. h. Bertanggung jawab dalam hal penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan. 6. Bagian Pengiriman a. Bertanggung jawab atas pengiriman dari Kantor Pusat ke tiap cabang dan dari tiap cabang ke tujuan pengiriman. b. Mengatur jumlah kiriman, lalu lintas pengiriman, dan cabang tujuan. c. Menyampaikan laporan tentang semua hal yang berhubungan dengan produk pengiriman. d. Mengkoordinasi antara kurir dan admin yang bertugas. 7. Bagian Pengadaan a. Bertanggung jawab atas semua kebutuhan yang ada. b. Bertanggung jawab atas kendaraan, bahan bakar dan pengecekan keadaan semua kendaraan operasional.
23 3.2 Sistem PT. Masdi Kerta Putra Yang Berjalan 3.2.1 Prosedur Pengiriman Prosedur yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : Bagian penjualan menerima order pengiriman surat-surat tagihan dari pelanggan melalui telepon, email, fax, atau datang langsung ke perusahaan. Kemudian bagian penjualan mengambil surat-surat tagihan pelanggan dan data mengenai alamat tujuan dari tiap surat-surat tagihan tersebut di tempat yang telah ditentukan. Setelah itu, surat-surat tagihan pelanggan diserahkan ke bagian pengiriman untuk diproses lebih lanjut. Bagian pengiriman mengecek labelisasi tiap surat-surat tagihan tersebut. Jika belum dilabelisasi, maka diberi label sesuai dengan alamat yang dituju. Selanjutnya disortir apakah alamat yang dituju surat-surat tagihan tersebut masuk wilayah cakupan PT. Masdi Kerta Putra atau tidak. Jika tidak masuk wilayah cakupan maka akan dikonfirmasi ke pelanggan untuk kelangsungan pengiriman surat tersebut. Pelanggan bisa minta untuk dikirimkan via kantor pos atau di kembalikan ke pelanggan. Jika surat-surat tagihan tersebut masuk ke dalam wilayah cakupan PT. Masdi Kerta Putra, maka akan diproses secara administrasi. Data-data mengenai alamat tujuan tersebut akan dimasukkan ke dalam database komputer PT. Masdi Kerta Putra. Untuk data-data alamat tujuan yang telah ada, maka akan diabaikan. Selanjutnya database tersebut dicetak berikut tanda terimanya dan di staples ke tiap surat-surat tagihan pelanggan sesuai dengan alamat tujuan. Sebelum suratsurat tagihan pelanggan tersebut dikirim ke tiap cabang PT. Masdi Kerta Putra, dilakukan proses sortir sesuai dengan wilayah cakupan atas alamat tujuan. Saat surat-surat tagihan pelanggan tiba di cabang, akan dilakukan proses administrasi kembali. Tiap cabang akan memasukkan ke database dan melakukan sortir sesuai dengan alamat tujuannya. Kemudian surat-surat tagihan tersebut akan diberikan ke tiap kurir sesuai dengan areal lingkup masing-masing kurir.
24 Untuk surat-surat tagihan pelanggan yang berhasil dikirim, maka tanda terimanya akan diserahkan kembali ke PT. Masdi Kerta Putra. Kemudian status yang berhasil dikirim dilaporkan ke PT. Masdi Kerta Putra pusat untuk dilaporkan ke pelanggan. Untuk surat-surat tagihan pelanggan yang tidak bisa dikirim juga akan dikembalikan ke PT. Masdi Kerta Putra. Kemudian cabang PT. Masdi Kerta Putra akan melaporkan ke kantor pusat. Surat-surat tagihan pelanggan tersebut juga akan dikirim kembali ke kantor pusat. Di kantor pusat akan dicek lagi kebenaran alamat tujuan sesuai database yang telah dimilki. Selanjutnya dikonfirmasi ke pelanggan untuk dikirim ulang atau dikembalikan. Bila surat akan dikirim ulang, maka proses kembali lagi ke administrasi awal di kantor pusat. Bila tidak, maka akan dikembalikan ke pelanggan berikut dengan laporannya.
3.2.2 Workflow 25
26 3.3 Permasalahan Yang Sedang Dihadapi PT. Masdi Kerta Putra PT. Masdi Kerta Putra merupakan perusahaan yang cukup optimal dalam menjalankan prosedurnya. Tetapi mengingat tidak adanya ahli yang berperan untuk melakukan pemodelan secara matematika, maka PT. Masdi Kerta Putra masih merasa ada yang bisa diubah sehingga kinerja perusahaan akan semakin baik. Selama ini PT. Masdi Kerta Putra menjalankan perusahaan hanya berdasarkan pengalaman yang sudah-sudah. Sehingga PT. Masdi Kerta Putra tidak pernah tahu jika ada cara untuk mencari perbaikan secara teoritis. 3.4 Alternatif Penyelesaian Masalah Sesuai dengan masalah yang terdapat pada PT. Masdi Kerta Putra, maka penulis memberikan suatu alternatif penyelesaian masalah, yaitu dengan menggunakan model matematika untuk memperbaiki daerah pembagian ke cabang. 3.5 Metodologi Penelitian Penulis menggunakan satu metode penelitian, yaitu metode studi kepustakaan. Penulis mendapatkan teori dari buku-buku panduan dan buku-buku pelajaran. Setiap penelitian pasti memerlukan data, penulis mengambil data primer dari database perusahaan. Setelah data-data ini terkumpul, lalu dianalisis dengan menggunakan model matematika yaitu Model Transportasi.