BAB 4 SISTEM YANG DIUSULKAN

Transkripsi

1 BAB 4 SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Prosedur yang diusulkan Sistem baru yang diusulkan pada PT. Masdi Kerta Putra adalah dengan mengubah pola pembagian pada saat sortir dengan dukungan model transportasi. Dengan menggunakan model transportasi, maka akan mengubah pola pembagian tidak berdasarkan cabang, tetapi berdasarkan region. Sehingga didapat biaya angkut yang termurah. Sistem Pengiriman Bagian penjualan menerima order pengiriman surat-surat tagihan dari pelanggan melalui telepon, , fax, atau datang langsung ke perusahaan. Kemudian bagian penjualan mengambil surat-surat tagihan pelanggan dan data mengenai alamat tujuan dari tiap surat-surat tagihan tersebut di tempat yang telah ditentukan. Setelah itu, surat-surat tagihan pelanggan diserahkan ke bagian pengiriman untuk diproses lebih lanjut. Bagian pengiriman mengecek labelisasi tiap surat-surat tagihan tersebut. Jika belum dilabelisasi, maka diberi label sesuai dengan alamat yang dituju. Selanjutnya disortir apakah alamat yang dituju surat-surat tagihan tersebut masuk wilayah cakupan PT. Masdi Kerta Putra atau tidak. Jika tidak masuk wilayah cakupan maka akan dikonfirmasi ke pelanggan untuk kelangsungan pengiriman surat tersebut. Pelanggan bisa minta untuk dikirimkan via kantor pos atau di kembalikan ke pelanggan. Jika surat-surat tagihan tersebut masuk ke dalam wilayah cakupan PT. Masdi Kerta Putra, maka akan diproses secara administrasi. Data-data mengenai alamat tujuan tersebut akan dimasukkan ke dalam database komputer PT. Masdi Kerta Putra. Untuk data-data alamat tujuan yang telah ada, maka akan diabaikan. Selanjutnya database tersebut dicetak berikut tanda terimanya dan di staples ke tiap surat-surat tagihan pelanggan sesuai dengan alamat tujuan. Sebelum surat- 27

2 28 surat tagihan pelanggan tersebut dikirim ke tiap cabang PT. Masdi Kerta Putra, dilakukan proses sortir sesuai dengan wilayah cakupan atas alamat tujuan. Saat surat-surat tagihan pelanggan tiba di cabang, akan dilakukan proses administrasi kembali. Tiap cabang akan memasukkan ke database dan melakukan sortir sesuai dengan alamat tujuannya. Kemudian surat-surat tagihan tersebut akan diberikan ke jasa tiap sesuai dengan areal lingkup masing-masing kurir. Untuk surat-surat tagihan pelanggan yang berhasil dikirim, maka tanda terimanya akan diserahkan kembali ke PT. Masdi Kerta Putra. Kemudian status yang berhasil dikirim dilaporkan ke PT. Masdi Kerta Putra pusat untuk dilaporkan ke pelanggan. Untuk surat-surat tagihan pelanggan yang tidak bisa dikirim juga akan dikembalikan ke PT. Masdi Kerta Putra. Kemudian cabang PT. Masdi Kerta Putra akan melaporkan ke kantor pusat. Surat-surat tagihan pelanggan tersebut juga akan dikirim kembali ke kantor pusat. Di kantor pusat akan dicek lagi kebenaran alamat tujuan sesuai database yang telah dimilki. Selanjutnya dikonfirmasi ke pelanggan untuk dikirim ulang atau dikembalikan. Bila surat akan dikirim ulang, maka proses kembali lagi ke administrasi awal di kantor pusat. Bila tidak, maka akan dikembalikan ke pelanggan berikut dengan laporannya.

3 Implementasi Metode Transportasi Dengan menggunakan sistem yang ada : Tabel 4.1 Data Asli Dengan Model Transportasi Surabaya Sidoarjo Malang Kediri per Pada tabel di atas, digunakan tabel model transportasi. Dengan data asli didapat biaya sebesar : = (2845 x ) + (674x) + (1509x) + (222x) = = 2620 = Rp ,- PT Masdi Kerta Putra juga telah memikirkan untuk mengganti dengan sistem region. Dengan perkiraan biaya dan jumlah surat tagihan yang telah diperhitungkan. Data lengkapnya dapat dilihat seperti dalam tabel dibawah ini :

4 30 Tabel 4.2 Proses Pengolahan Dengan Sistem Region Region Region per Dengan menggunakan metode inspeksi : Diketahui bahwa 315 merupakan biaya termurah, maka alokasi pertama dilakukan di sel ini dengan jumlah sebanyak-banyaknya dengan tetap memperhatikan persyaratan rim. Lalu tentukan lagi biaya terkecil berikutnya, dan alokasikan berikutnya dengan tetap memperhatikan persyaratan rim juga. Selanjutnya lakukan seterusnya hingga semua persyaratan rim terpenuhi. Tabel 4.3 Proses Pengolahan Dengan Metode Inspeksi Region 2 Region 3 per Berdasarkan tabel di atas, secara metode inspeksi biaya optimal yang didapat : = (2845x470) + (157x480) + (247x495) + (1509x325) + (270x580) + (222x315) = = = Rp ,-

5 31 Persoalan di atas memiliki matriks m x n. Maka dengan menggunakan metode batu loncatan, harus dicari terlebih dahulu sel yang memiliki nilai biaya kesempatan yang positif (+). Mencari nilai biaya kesempatan untuk tiap sel adalah dengan cara membuat loop tertutup. Dibawah ini adalah tabel dari loop-loop tersebut : Loop pertama dengan menggunakan metode batu loncatan : Tabel 4.4 Proses Pengolahan Dengan Loop ke-1 Metode Batu Loncatan Sel Kosong Loop Tertutup Perubahan Biaya Biaya Kesempatan - Malang Kediri Region 2 - Surabaya Region 2 - Kediri Region 3 - Surabaya Region 3 - Malang Karena tidak ada biaya kesempatan yang bernilai positif, maka secara metode inspeksi biaya yang didapat telah optimal. Maka secara metode inspeksi didapat biaya paling minimal sebesar Rp ,-. Dengan metode lain dicoba dengan menggunakan data-data yang sama seperti di atas. Tabel 4.5 Proses Pengolahan Dengan Metode Pojok Barat-Laut Region 2 Region 3 per

6 32 Persoalan di atas memiliki matriks m x n. Maka dengan menggunakan metode batu loncatan, harus dicari terlebih dahulu sel yang memiliki nilai biaya kesempatan yang positif (+). Mencari nilai biaya kesempatan untuk tiap sel adalah dengan cara membuat loop tertutup. Di bawah ini adalah tabel dari loop-loop tersebut : Tabel 4.6 Proses Pengolahan Loop ke-1 Dengan Metode Batu Loncatan Sel Kosong Loop Tertutup Perubahan Biaya Biaya Kesempatan - Malang Kediri Region 2 - Surabaya Region 2 - Kediri Region 3 - Surabaya Region 3 - Sidoarjo Ternyata didapat satu buah biaya kesempatan yang bernilai positif (+), yaitu 90 dengan nilai negatif (-) terkecilnya Berarti sel Region 3 - Sidoarjo harus masuk ke dalam perbaikan, dengan cara menambahkan 495 ke tiap sel yang bertanda positif (+) dan mengurangkan 495 ke tiap sel yang bertanda negatif (-) pada loop tersebut. Tetapi karena ada sel yang bernilai lebih kecil dari 495, maka semua sel tadi hanya di tambahkan dan dikurangkan dengan nilai 270. Tabel 4.7 Proses Pengolahan Dengan Metode Batu Loncatan ke-1 Region 2 Region per

7 33 Lalu dicari kembali biaya kesempatan yang bernilai positif (+) dari tiap sel di atas, dengan menggunakan teknik loop didapat data seperti tabel seperti di bawah : Tabel 4.8 Proses Pengolahan Loop ke-2 Dengan Metode Batu Loncatan Sel Kosong Loop Tertutup Perubahan Biaya Biaya Kesempatan - Malang Kediri Region 2 - Surabaya Region 2 - Kediri Region 3 - Surabaya Region 3 - Malang Berdasarkan tabel di atas, tidak terdapat biaya kesempatan yang bernilai positif (+). Secara metode batu loncatan program telah optimal. Maka biaya minimum yang harus dikeluarkan adalah : = (2845 x 470) + (157x480) + (247x495) + (1509x325) + (270x580) + (222x315) = = = Rp ,- Dengan menggunakan 2 metode yang berbeda dan ternyata didapat hasil yang sama, yaitu Rp ,-. Dengan menggunakan model transportasi, telah didapat biaya yang paling minimum.